辦公自動(dòng)化筆記

筆記一、正確的開(kāi)機(jī)和關(guān)機(jī)的方法：開(kāi)機(jī)：先開(kāi)顯示器后按主機(jī)箱關(guān)機(jī)：先關(guān)主機(jī)后關(guān)顯示器二：鼠標(biāo)的使用方法：左鍵：?jiǎn)螕綦p擊拖動(dòng)中鍵：用來(lái)瀏覽網(wǎng)頁(yè)或長(zhǎng)文檔（滑動(dòng)上下拖動(dòng)）右鍵:單擊拖動(dòng)單擊左鍵:選定對(duì)象或確定操作雙擊左鍵：打開(kāi)對(duì)象左鍵拖動(dòng)：移動(dòng)對(duì)象單擊右鍵：彈出對(duì)象的右鍵菜單右鍵拖動(dòng)：移動(dòng)或復(fù)制對(duì)象三:鍵盤(pán)的分區(qū)（一）：功能鍵區(qū):ESC F12ESC放棄鍵:取消當(dāng)前執(zhí)行的操作或退出。（二）:主鍵盤(pán)區(qū):字母鍵區(qū)ASDFJKL;FJ:盲點(diǎn)雙符鍵：上下兩種字符組成Capslock：大寫(xiě)字母鎖定鍵Shift:上檔鍵--#-檔,如信函、傳真、公文、報(bào)刊、書(shū)刊和簡(jiǎn)歷等，在商務(wù)辦公領(lǐng)域應(yīng)用廣泛，文員必不可缺少的一門專業(yè)技能，辦公室不可短缺的重要工具。二:Word的特點(diǎn)：1、所見(jiàn)既所得:打印的效果在屏幕上一目了然2、直觀操作：鼠標(biāo)直接可以操作3、圖文混排：文本和圖片同時(shí)排版，并能很好的處理文本和圖片之間的關(guān)系4、強(qiáng)大的制表功能5、拼寫(xiě)與語(yǔ)法檢查6、自動(dòng)更正7、自帶實(shí)用模板8、郵件功能9、打印輸出功能先進(jìn)，設(shè)置方便快捷三：Word的啟動(dòng)方式：1、桌面快捷方式圖標(biāo)2、開(kāi)始/所有程序四:界面組成；.標(biāo)題欄.菜單欄.工具欄4。標(biāo)尺（視圖/標(biāo)尺）文本對(duì)齊滑塊.滾動(dòng)條:滾動(dòng)條頁(yè)面便于用戶查看不同的位置。（工具-選項(xiàng)-視圖—“水平、垂直滾動(dòng)條"）.視圖方式7。狀態(tài)欄視圖方式：1、普通視圖：用于輸入、編輯和編排格式,分頁(yè)不明顯.2、Web版式:窗口左側(cè)顯示文章結(jié)構(gòu)圖，聯(lián)機(jī)版式添加背景不能打印.3、頁(yè)面視圖：顯示速度慢,在屏幕上模擬打印所得到的文檔。（常用）4、大綱視圖：可以折疊文檔，適合于層次性較強(qiáng)的文章。（創(chuàng)建目錄）5、閱讀版式：2003新增功能,針對(duì)長(zhǎng)文，閱讀方便。Word文檔的基本操作：1、創(chuàng)建新文檔：.文件--—新建錯(cuò)誤!.新建空白文檔按鈕錯(cuò)誤!.Ctrl+N錯(cuò)誤!.2。文件的打開(kāi)；文件菜單—-—打開(kāi)錯(cuò)誤!標(biāo)準(zhǔn)工具條———打開(kāi)按鈕錯(cuò)誤!錯(cuò)誤!Ctrl+O3.保存文檔保存（ctrl+S）和另存為（ctrl+shift+S）的區(qū)別（存儲(chǔ)的默認(rèn)位置是我的文檔）新文檔保存和另存為是一致的，對(duì)已存文件則有區(qū)別;保存：將更改的結(jié)果存儲(chǔ)到現(xiàn)有的文檔上；另存為:會(huì)再次讓選路徑和更改名稱。文字的錄入:1、閃動(dòng)的光標(biāo)所在位置（雙擊定位插入點(diǎn)）調(diào)整文字大小:Ctrl+[/]加粗文字：Ctrl+B傾斜：ctrl+I加下劃線:Ctrl+U文字對(duì)齊:左對(duì)齊：ctrl+L 右對(duì)齊:ctrl+R居中對(duì)齊:ctrl+E撤銷：ctrl+Z反撤銷：ctrl+Y背景：格式———-背景只有水印能打印插入特殊符號(hào)：1。插入--—符號(hào)2。右鍵—符號(hào)工具欄編輯文本：1、文本的選定人、任意選?。菏髽?biāo)拖拽刷黑B、詞中雙擊C、段中三擊（段落標(biāo)記，非打印字符其出現(xiàn)說(shuō)明一段落結(jié)束了）0、選定矩形塊:按Alt+拖拽E、非連續(xù)文本的選定按氤瑁+拖拽（快捷鍵）2、移動(dòng)文本A、選定后直接拖動(dòng)到目標(biāo)位置（適合同一文件）B、選定-剪切一定位一粘貼（復(fù)制、剪切分別四種方法）3、刪除文本a、Delete刪除光標(biāo)后面的字符b、BackSpace光標(biāo)前面的字符c、選定內(nèi)容一編輯-清除（格式、內(nèi)容）4、替換文本：A、編輯-查找和替換 批量更改文章時(shí)候很重要。格式刷：的作用復(fù)制文字的格式但是不復(fù)制內(nèi)容。.字體的格式設(shè)置:選中文字-——格式菜單--—字體.文字的上標(biāo)和下標(biāo)：選中要上標(biāo)或下標(biāo)的文字--—格式—--上標(biāo)和下標(biāo)3．字間距的調(diào)整：間距：文字與文字的距離（靠空格鍵來(lái)添加文字的距離位置：文字的提升或降低六:通過(guò)格式欄進(jìn)行格式設(shè)置:1段落:選擇內(nèi)容-——格式-—-段落2特殊格式：首行縮進(jìn)：每段的第一行：除了第一行選中內(nèi)容或定位光標(biāo)的位置將標(biāo)尺上的首行縮進(jìn)或懸掛縮進(jìn)的按鈕，單擊拖動(dòng)1。行距:格式——-段落—--縮進(jìn)和間距——-行距--—固定值基本排版：1、格式—-字體、段落（通常想在緊密一些用固定值來(lái)調(diào)整）項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)：（為了使敘述更具有層次性）1格式——項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)邊框和底紋的設(shè)置:格式下的邊框和底紋（應(yīng)用于文字和段落）使用時(shí)選定要編輯的文本段落則定位光標(biāo)即可為段落加邊框的時(shí)候可以選擇性的添加頁(yè)面邊框：格式-邊框和底紋默認(rèn)是針對(duì)整篇文檔。（多了個(gè)藝術(shù)型的設(shè)置）頁(yè)眉和頁(yè)腳的設(shè)置：視圖——頁(yè)眉和頁(yè)腳雙擊頁(yè)眉會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)工具欄插入自動(dòng)圖文集時(shí)光標(biāo)定位在英文則為英文,中文則為中文。添加頁(yè)碼:1.“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄上,有插入“頁(yè)碼按鈕”--—格式可在“設(shè)置頁(yè)碼格式”按鈕中進(jìn)行.2?？稍谡木庉嫚顟B(tài)下選擇“插入” —“頁(yè)碼”，從而設(shè)置頁(yè)碼。3。設(shè)置奇偶頁(yè)不同:單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中的”頁(yè)面設(shè)置”按鈕—--—“版式”——“奇偶頁(yè)不同"———確定。4。設(shè)置首頁(yè)不同：視圖————頁(yè)眉和頁(yè)腳--——頁(yè)面設(shè)置按鈕-—版式-——-勾選“首頁(yè)不同”-———“插入頁(yè)碼”按鈕—關(guān)閉批注：選中文字—插入———-批注隱藏\顯示標(biāo)注：視圖—-—標(biāo)記刪除批注：在批注上右擊刪除批注腳注和尾注:給文字加注釋插入-——引用--—腳注和尾注刪除腳注和尾注：選中文章中文字的標(biāo)號(hào)—--Delete腳注加在頁(yè)面的左下角，尾注加在文章的左下角書(shū)簽：插入—書(shū)簽—輸入數(shù)千名（漢字或字母）--添加查看書(shū)簽：插入-—-書(shū)簽--—選中書(shū)名——-定位顯示書(shū)簽符號(hào)：工具--—選項(xiàng)-——-視圖勾選“書(shū)簽”刪除書(shū)簽：插入-—--書(shū)簽—--—選中書(shū)簽名-—-—?jiǎng)h除巧妙排版1、分欄對(duì)部分內(nèi)容進(jìn)行分欄要選定部分內(nèi)容。選定文本時(shí)候注意段落標(biāo)記的選和不選，內(nèi)容少的時(shí)候不選段落標(biāo)記則分欄成功。目錄的制作1、自動(dòng)創(chuàng)建目錄適合于長(zhǎng)文檔輸入有級(jí)別的文字（標(biāo)題一、標(biāo)題二、正文之類的）--大綱視圖—--—設(shè)置級(jí)別——光標(biāo)定在文章的起始位置-—插入/引用/索引與目錄——目錄 確定回到頁(yè)面視圖（按ctrl可以鏈接目錄）更新目錄：全選目錄 右鍵 更新域更換頁(yè)面:ctrl+回車（可把目錄與正文分開(kāi)）按住ctrl鍵用鼠標(biāo)點(diǎn)擊要看的內(nèi)容的目錄的位置，即可實(shí)現(xiàn)一步到位，跳轉(zhuǎn)到要看的頁(yè)數(shù).圖片和圖形的處理圖片的導(dǎo)入:插入——-—圖片-—-—剪貼畫(huà) 管理剪輯 office收藏集 選中圖片直接拖入文件中圖形的創(chuàng)建（工具/選項(xiàng)/常規(guī)/自動(dòng)創(chuàng)建繪圖畫(huà)布）文本框：插入—文本框（橫排、豎排）文本框右鍵設(shè)置文本框格式藝術(shù)字:插入——-圖片———藝術(shù)字；繪圖工具欄中的藝術(shù)字按鈕組織結(jié)構(gòu)圖插入圖片———組織結(jié)構(gòu)圖超鏈接：.本文件下的鏈接:插入書(shū)簽-—-定光標(biāo)—--插入-—--超鏈接————書(shū)簽—-—選中書(shū)簽名稱-—-輸入要顯示的文字——-確定.連接其他文件:定光標(biāo)—--右鍵———-超鏈接————瀏覽文件—選擇文件（文件類型選擇所有文件）-—-輸入要顯示的文字—--確定表格表格的創(chuàng)建與刪除：“表格和邊框”工具欄中的“插入表格”按鈕表格—--插入——-表格“表格和邊框”工具欄中的“繪制表格”表格的刪除：選中—--退格鍵調(diào)整行高、列寬：拖動(dòng)行高、列寬的間隔線。（按住Alt鍵實(shí)現(xiàn)小幅度移動(dòng)）同時(shí)調(diào)整多行多列：選中多行、多列—-—-右鍵———-表格屬性———-行或列下輸入數(shù)值（勾選指定寬度）整表的調(diào)整：拖動(dòng)表跟右下角的按鈕。合并單元格：1。選中—--—右鍵-—-—合并單元格2.選中——--“表格和邊框”工具欄的“合并單元格"按鈕3。橡皮擦拆分單元格：1、單擊“表格和邊框”工具欄上的“拆分表格”按鈕2、將光標(biāo)定位在要拆分的單元格中--—-右鍵———-拆分單元格表格內(nèi)容的對(duì)齊方式：選中內(nèi)容——-—--右鍵—--——單元格對(duì)齊方式選中內(nèi)容———--單擊“表格和邊框”工具欄上的“對(duì)齊方式”按鈕更改文字方向：1。右鍵——--文字方向2?！俺Ｓ谩辈藛巍?—文字方向在Word中，求表格中橫向數(shù)據(jù)的和；原則:從最下列往上求和.（如果從上往下求和，求的是列數(shù)據(jù)的和）繪制斜線表頭:表格-—--繪制斜線表頭--—-輸入行/列標(biāo)題插入行/列：表格——--—插入或選中行/列-— 右鍵———-—插入行/列刪除行/列:選中———右鍵—-——?jiǎng)h除行/列排序：“表格和邊框”工具欄-—-升序/降序重復(fù)標(biāo)題行:光標(biāo)定位在第一行內(nèi)————表格-——標(biāo)題行重復(fù)設(shè)置表格環(huán)繞：選中表格—-————右鍵—-————表格屬性-——-—表格-——-選擇環(huán)繞方式拆分表格:1.光標(biāo)定位在要拆分的地方—-—--—表格———-拆分表格2。Ctrl+shift+回車刪除表格：Delete鍵只刪除內(nèi)容退格鍵刪除全部（內(nèi)容和表格）打?。何募?—打印Excel2003電子表格制作一:界面組成：標(biāo)題欄菜單欄工具欄編輯欄工作區(qū)狀態(tài)欄編輯欄:名稱框：顯示單元格名稱及選擇單元格.編輯欄：a.顯示單元格內(nèi)容。b.編輯單元格內(nèi)容二：Excel默認(rèn)文件名為book。（工作簿）。每個(gè)工作簿默認(rèn)包含3張工作表，最多可包含255張,每張工作表又包含256列，65536行。按ctrl+方向鍵：移至最后一行、最后一列。三：工作表的基本操作：插入工作表：.插入——-—工作表或工作表名稱部位擊右鍵—插入工作表.工具———-選項(xiàng)——-—常規(guī)--—-在“新工作簿內(nèi)的工作表數(shù)"-—-—-中輸入數(shù)值.工作表的移動(dòng):拖動(dòng)工作表名稱部位。（內(nèi)容跟著移動(dòng)）工作表的重命名：1。在名稱部位雙擊2。右鍵—--重命名工作表的復(fù)制：.按ctrl拖動(dòng)工作表名稱部位.名稱部位擊右鍵—-—-移動(dòng)或復(fù)制工作表——-—建立副本（可在不同工作簿之間復(fù)制）工作表的刪除：工作表名稱部位右鍵 刪除工作表名稱背景顏色的更改：名稱部位右鍵—-—-工作表標(biāo)簽顏色單元格的選擇:1。單個(gè)：點(diǎn)擊或名稱框輸入；2。多個(gè)：連續(xù)的：對(duì)角線拖動(dòng)；按shift鍵點(diǎn)擊不連續(xù)的：按ctrl點(diǎn)擊或拖動(dòng)；行、列的選擇:.單列：?jiǎn)螕粜小⒘刑?hào)。.多列：拖動(dòng)行、列號(hào)或按ctrl點(diǎn)擊行、列號(hào).整表的選擇:1。Ctrl+A（光標(biāo)定位，定在內(nèi)容的表內(nèi)選擇有內(nèi)容的表，定在外面，整張表格全選）2.單擊行和列交叉的左上角空白位置。內(nèi)容的輸入:漢字和字母直接輸入:數(shù)值的輸入：.連續(xù)：相等的：輸入一個(gè)數(shù),拖動(dòng)此單元格填充柄。.不連續(xù):等差數(shù)列:方法：先輸入兩個(gè)數(shù)，拖動(dòng)這兩個(gè)數(shù)單元格填充柄。先輸入一個(gè)數(shù)————重新選擇有內(nèi)容的單元格-——-編輯——--填充—序列（步長(zhǎng)值為差值,終止值必須填）等比數(shù)列:方法:先輸入一個(gè)數(shù)-—-重新選擇此單元格-———編輯 填充———--序列（步長(zhǎng)值為倍數(shù)，終止值必須輸入）日期的輸入:分隔符：“-”、“/"日期格式的設(shè)置:格式—--單元格—“數(shù)字”下選擇“日期”分?jǐn)?shù)的輸入：0（零）空格分子/分母（正分?jǐn)?shù)的輸入法）減號(hào)0（零）空格分子/分母或把正分?jǐn)?shù)放在括號(hào)內(nèi)。注意：把0和空格跟數(shù)字一起放入括號(hào)中，但括號(hào)前無(wú)需放減號(hào),輸入完數(shù)值按回車。編號(hào)的輸入：1。輸入編號(hào)前先輸入單引號(hào)“’”（英文輸入法狀態(tài)下）2。格式——-單元格 （數(shù)字下）文本多個(gè)單元格輸入相同的內(nèi)容：選中多個(gè)單元格—-——輸入內(nèi)容———-ctrl+回車單元格格式設(shè)置：1.在同一個(gè)單元格內(nèi)換行輸入：按alt+回車.2。自動(dòng)換行:格式——-單元格“對(duì)齊”下勾選“自動(dòng)換行”表頭居中：選中單元格—--—格式工具欄點(diǎn)擊“合并及居中”按鈕表格邊框:格式—--—單元格-—-邊框或工具欄。行高、列寬的設(shè)置:拖動(dòng)行、列的間隔線。選中行、列———右鍵—-—-行高、列寬—-—輸入數(shù)值插入行、列：選中行、列-—-右鍵—--插入（注意：插入的是：所選行的上面、所選列的前面）表格在頁(yè)中居中：文件-—-頁(yè)面設(shè)置-——-頁(yè)邊距-—-勾選“水平”“垂直"或在打印預(yù)覽中點(diǎn)擊“設(shè)置”隱藏行、列：.選中行、列-—-—右鍵--—隱藏.取消隱藏：選中所隱藏行、列的上下兩行或列的左右兩列————右鍵-———取消隱藏自動(dòng)套用格式：格式-——自動(dòng)套用格式（光標(biāo)定在表內(nèi)）自定義序列：自定義序列的應(yīng)用：輸入任意字段，拖動(dòng)填充柄。添加自定義序列：工具--—選項(xiàng)-——自定義序列--—新序列-—--右側(cè)輸入字段（用回車分隔）————添加內(nèi)容的移動(dòng)、復(fù)制、刪除：移動(dòng)：選中拖動(dòng)邊框復(fù)制：選中 ctrl+拖動(dòng)邊框刪除：1.選中一--Delete（只刪內(nèi)容）2.編輯清除格式或全部數(shù)據(jù)的運(yùn)算：變量運(yùn)算：引用單元格地址的運(yùn)算（運(yùn)算前必須先輸入“=”號(hào)）.相對(duì)引用:復(fù)制公式時(shí),單元格地址的引用會(huì)自動(dòng)變更。.絕對(duì)引用：無(wú)論將公式復(fù)制到哪里，都將引用同一個(gè)單元格地址.絕對(duì)引用方法：在列號(hào)和行號(hào)前分別加“$”,如$人$1.混合應(yīng)用：在一個(gè)單元格地址中，既有絕對(duì)引用又有相對(duì)引用，如九九乘法表函數(shù)運(yùn)算：利用公式調(diào)用公式的方法：1．插入 函數(shù).工具欄 “￡”（西格瑪）.編輯欄-—--“f”常用函數(shù)： xSum：求和Average:平均值Max：最大值Min：最小值Count（計(jì)數(shù)）：統(tǒng)計(jì)有數(shù)據(jù)的單元格的個(gè)數(shù)。（漢字和空格不統(tǒng)計(jì)在內(nèi)）Countif（條件統(tǒng)計(jì)函數(shù)）：計(jì)算某個(gè)區(qū)域中滿足給定條件的單元格的數(shù)目。IF函數(shù):邏輯函數(shù)，具有判斷力。參數(shù)1：表示（輸入）被判斷的條件.參數(shù)2：表示（輸入）如果參數(shù)1的條件成立時(shí)，將產(chǎn)生的值。參數(shù)3：表示（輸入）如果參數(shù)1的條件不成立時(shí)，將產(chǎn)生的值。注意：IF函數(shù)能進(jìn)行循環(huán)使用，可連續(xù)使用7次，當(dāng)進(jìn)行循環(huán)時(shí),光標(biāo)要定位在第三個(gè)單元格內(nèi)，（即條件的第三個(gè)框內(nèi)）對(duì)話框中的“與”和“或"的區(qū)別：“與”:代表同時(shí)滿足二者的條件；而“或”則表示:滿足其中一個(gè)條件就可以的數(shù)值。保留小數(shù)位數(shù)調(diào)整:選中數(shù)據(jù)右鍵-——-設(shè)置單元格格式數(shù)值--—小數(shù)位數(shù)。數(shù)據(jù)排序：?jiǎn)瘟信判颍嚎捎贸Ｓ霉ぞ邫谏系摹芭判?按鈕進(jìn)行.多列排序:“數(shù)據(jù)"-—-—“排序"菜單分別在“主要關(guān)鍵字”、’次要關(guān)鍵字”和”第三關(guān)鍵字”框中選擇需要的字段名和排序次序，單擊“確定”按鈕。注意“有標(biāo)題行"表示選定區(qū)域的第1行作為標(biāo)題行，不參與排序;“無(wú)標(biāo)題行”表示第1行作為普通數(shù)據(jù)看待，同樣參與排序。數(shù)據(jù)篩選：自動(dòng)篩選：?jiǎn)螕艄ぷ鞅碇腥我粏卧瘛?-數(shù)據(jù)—-—篩選自動(dòng)篩選。?還可以“自定義”篩選。會(huì)有對(duì)話框彈出.取消自動(dòng)篩選:數(shù)據(jù)———篩選——-自動(dòng)篩選高級(jí)篩選：使用自動(dòng)篩選命令的尋找條件不能太復(fù)雜,而高級(jí)篩選可以允許使用多個(gè)條件。使用高級(jí)篩選時(shí),可以使用兩列或多于兩列的條件，也可以用單列中的條件，甚至計(jì)算結(jié)果也可以作為條件。具體如下：“輸入列標(biāo)志與篩選條件”——--“單擊數(shù)據(jù)清單中的任一單元格”--—“數(shù)據(jù)”-—-“篩選”—--“高級(jí)篩選”.在“列表區(qū)域"中輸入“數(shù)據(jù)清單中的所有數(shù)據(jù)”；在“條件區(qū)域中輸入所列的條件"-——確定。注意：條件區(qū)域與數(shù)據(jù)清單之間至少要有一個(gè)空列或空行.取消高級(jí)篩選：數(shù)據(jù)—--篩選-—-全部顯示同時(shí)滿足幾個(gè)條件:條件的輸入可在任意位置,但幾個(gè)條件要從左到右挨著輸入,不能有空格輸入；例：滿足其中一個(gè)條件之一即可;例:性別女滿足其中一個(gè)條件之一即可;例:性別女工齡10年民族漢分類匯總是對(duì)數(shù)據(jù)清單中的某個(gè)關(guān)鍵字段分類，相同值為一類,然后對(duì)各類進(jìn)行匯總。步驟如下：1.在工作表中將要進(jìn)行分類匯總的列進(jìn)行升序或降序排列.2．選擇該列中的任意一個(gè)單元格，選擇“數(shù)據(jù)"—“分類匯總”菜單,打開(kāi)“分了匯總"對(duì)話框。3.在“分類字段"列表中選擇要分類的字段，在“匯總方式”列表中選擇匯總方式，在“選定匯總項(xiàng)”列表中選擇要匯總的項(xiàng)目,之后單擊“確定”.刪除分類匯總：在“分類匯總”對(duì)話框中，單擊“全部刪除”按鈕.PowerPoint幻燈片制作