檔案管理操作規(guī)范1

檔案管理操作規(guī)范目的為進(jìn)一步加強(qiáng)本公司庫房檔案管理工作，確保庫藏檔案的安全、完善和齊全，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定如下管理規(guī)范。適用范圍適用于公司檔案管理部檔案管理工作。工作內(nèi)容接收檔案接收檔案時(shí)必須由兩名或兩名以上庫房人員一起進(jìn)行，并由其中一名庫房人員作為接收工作的主要負(fù)責(zé)人。檔案清點(diǎn)時(shí)，須持有客戶提供的檔案清單并與相關(guān)檔案進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。有缺失或遺漏的情況發(fā)生，需在檔案清單上注明并取得客戶的簽字認(rèn)可。檔案清點(diǎn)結(jié)果與客戶清單有異時(shí)，在未取得客戶確認(rèn)前，不得進(jìn)行裝箱作業(yè)。檔案裝箱時(shí)，要求按客戶清單上排列的先后順序，依次裝箱并在外箱上注明相應(yīng)的箱號(hào)或裝箱明細(xì)。如客戶檔案有分類的，則不同分類的檔案不得混裝。不得隨意、糊亂裝箱，避免為二次確認(rèn)時(shí)制造人為障礙。在裝箱過程中，不得隨意翻閱客戶檔案或討論與裝箱工作無關(guān)的話題。裝箱工作中主要負(fù)責(zé)人需每日填寫工作進(jìn)度表，注明裝箱內(nèi)容、箱數(shù)以及裝箱人簽名等內(nèi)容。裝箱結(jié)束后，對(duì)檔案存放設(shè)備進(jìn)行逐一檢查，確保沒有遺漏。完成檔案接收工作后，由檔案接收主要負(fù)責(zé)人出具檔案交接單給客戶。檔案整理檔案入庫后，由兩名或兩名以上庫房人員一起進(jìn)行檔案整理及二次確認(rèn)，并由其中一名庫房人員作為二次確認(rèn)的主要負(fù)責(zé)人。檔案整理時(shí)，須持有經(jīng)雙方簽字確認(rèn)的檔案清單。整理人員根據(jù)清單與箱號(hào)對(duì)入庫檔案進(jìn)行一一核查，確認(rèn)無誤后制作帶條碼的檔案清單。檔案整理過程中，主要負(fù)責(zé)人需每日填寫工作進(jìn)度表，注明確認(rèn)進(jìn)度、異常情況以及確認(rèn)人員簽名等內(nèi)容。在整理過程中，整理人員不得隨意折閱客戶檔案。整理工作未結(jié)束前，主要負(fù)責(zé)人每日下班前必須檢查整理庫內(nèi)的待整理箱的包裝情況是否有異常、整理庫房的門是否已上鎖，確保檔案安全。整理工作完成后，整理人員在核對(duì)制作的帶條碼的檔案清單無誤后簽字確認(rèn)。檔案整理完畢，根據(jù)外箱上的條碼次序，依次排列上架。檔案整理完成后，根據(jù)工作表所記錄的匯總，對(duì)有異常情況的追溯檔案接收負(fù)責(zé)人的相應(yīng)