X公司會(huì)議管理制度

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X公司會(huì)議管理制度之相關(guān)制度和職責(zé)，會(huì)議管理制度1、目的:為規(guī)范公司會(huì)議管理,提高會(huì)議質(zhì)量,降低會(huì)議成本,特制定本制度。2、適用范圍:本制度適用于廣州市百利文儀實(shí)業(yè)有限公司廣州總部會(huì)議管理。3、管理權(quán)責(zé):3.1總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司...

會(huì)議管理制度

1、目的:為規(guī)范公司會(huì)議管理,提高會(huì)議質(zhì)量,降低會(huì)議成本,特制定本制度。

2、適用范圍:本制度適用于廣州市百利文儀實(shí)業(yè)有限公司廣州總部會(huì)議管理。

3、管理權(quán)責(zé):

3.1總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。

3.2會(huì)議提擬人或主辦部門(含各中央/部門)負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作,并有權(quán)對(duì)違背本制度的行為提出處罰。

3.3會(huì)議的審批權(quán)限詳見(jiàn)“5.1會(huì)議提擬與審批”。

4、會(huì)議分類:

序

號(hào)

會(huì)議名稱

主題/特點(diǎn)

類別

主持人

參加人

1

例會(huì)

(含早會(huì))

固定時(shí)光、固定匯報(bào)程序,

盡量解決即席提出的問(wèn)題。

公司例會(huì)

主辦中央/部門

負(fù)責(zé)人

部門/中央或公司

全體人員

2

動(dòng)員會(huì)

發(fā)言固定、沒(méi)有研究程序

公司暫時(shí)

行政會(huì)議

主辦中央/部門

負(fù)責(zé)人

會(huì)議提擬人提擬

3

研討會(huì)

對(duì)某一課題或問(wèn)題切磋、探

討,不肯定有結(jié)果

公司暫時(shí)

行政會(huì)議

中央/部門

負(fù)責(zé)人

會(huì)議提擬人提擬

4

鑒定/評(píng)審會(huì)

對(duì)某事物的價(jià)值、性能,質(zhì)

量鑒別,務(wù)必有結(jié)論

公司暫時(shí)

行政會(huì)議

集團(tuán)總經(jīng)理或其指定

會(huì)議提擬人提擬

5

專題會(huì)

為某一專題而開(kāi),務(wù)必有結(jié)

論

公司暫時(shí)

行政會(huì)議

提擬人指定

會(huì)議提擬人提擬

6

評(píng)選會(huì)

普通在年底或某一重大活動(dòng)

結(jié)束后召開(kāi)

公司例會(huì)

人力資源中央

總監(jiān)

會(huì)議提擬人提擬

7

總結(jié)會(huì)

總結(jié)前一段工作,討論、部

署下階段工作

公司例會(huì)

中央/部門

負(fù)責(zé)人

會(huì)議提擬人提擬

8

匯報(bào)會(huì)

下級(jí)向上級(jí)或有關(guān)人員匯報(bào)

工作狀況

公司暫時(shí)

行政會(huì)議

會(huì)議提擬人指定

會(huì)議提擬人提擬

9

調(diào)度會(huì)

任務(wù)支配,人員派遣,設(shè)備

物資狀況的調(diào)動(dòng)

公司暫時(shí)

行政會(huì)議

會(huì)議提擬人提擬

會(huì)議提擬人提擬

10

部門例會(huì)

各中央/部門固定匯報(bào)程序

部門會(huì)議

中央/部門負(fù)責(zé)人

自定

5、管理內(nèi)容:

5.1會(huì)議提擬與審批。

5.2會(huì)議方案與統(tǒng)籌。

5.3會(huì)議預(yù)備。

1、已列入月度會(huì)議方案表的會(huì)議,月中無(wú)調(diào)節(jié)的,不再另行通知,由中央/部門按方案表挺直通知與會(huì)人;

2、屬下列狀況之一者,按“誰(shuí)提擬,誰(shuí)通知”的原則舉行會(huì)議通知:

(1)未列入月度會(huì)議方案而暫時(shí)提擬的會(huì)議;

(2)固然已列入月度會(huì)議方案,但需對(duì)會(huì)議議題、需預(yù)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)支配等作特殊解釋;

(3)其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的狀況。

3、會(huì)議通知期普通應(yīng)提前一天以上,通知對(duì)象為與會(huì)人、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門;

4、會(huì)議通知形式普通為電話通知。但需對(duì)會(huì)議議題、需預(yù)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)支配等作特殊解釋的會(huì)議,應(yīng)以會(huì)議通知單舉行書(shū)面通知;涉及多個(gè)部門和參與人數(shù)眾多的大型會(huì)議,主辦部門還應(yīng)編制具體的會(huì)議方案通知相關(guān)部門。

1、會(huì)議提擬部門應(yīng)提前做好會(huì)議資料(如會(huì)議議程議題、提案、匯報(bào)材料、方案草案、決議打算草案、與會(huì)人應(yīng)提交資料等)預(yù)備的組織工作;

2、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會(huì)務(wù)預(yù)備工作,如落實(shí)會(huì)場(chǎng),布置會(huì)場(chǎng),備好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等;

3、公司總部召開(kāi)的公司級(jí)會(huì)議會(huì)務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。

4、部門在總部召開(kāi)的會(huì)議需用公共會(huì)場(chǎng)的,應(yīng)向會(huì)議室管理部門(人力資源部)書(shū)面提出,由會(huì)議室管理部門(人力資源部)統(tǒng)籌支配。

5.4會(huì)議組織。

1、主持人應(yīng)不遲于會(huì)前5分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng),檢查會(huì)務(wù)落實(shí)狀況,做好會(huì)前預(yù)備。

2、主持人普通應(yīng)于會(huì)議開(kāi)頭后,將會(huì)議的議題、議程、須解決問(wèn)題及達(dá)成目標(biāo)、議程推動(dòng)中應(yīng)注重的問(wèn)題等,舉行須要的解釋。

3、會(huì)議舉行中,主持人應(yīng)按照會(huì)議舉行中的實(shí)際狀況,對(duì)議程舉行適時(shí)、須要的控制,并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)光和中止與議題無(wú)關(guān)的發(fā)言,以確保議程順當(dāng)推動(dòng)及會(huì)議效率。

4、屬研究、決策性議題的會(huì)議,主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出結(jié)論。對(duì)須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述,適時(shí)提交與會(huì)人表白意見(jiàn);對(duì)未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)支配統(tǒng)一意見(jiàn)。

5、主持人應(yīng)將會(huì)議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人(部門)、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)光等會(huì)后跟進(jìn)支配向與會(huì)人明確。

1、應(yīng)及時(shí)到會(huì),并在《會(huì)議簽到表》(詳見(jiàn)附件3)上簽到。

2、會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡(jiǎn)意賅,緊扣議題。

3、遵循會(huì)議主持人對(duì)議程控制的要求。

4、屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議,原則上不在會(huì)上舉行研究性發(fā)言。

5、遵守會(huì)議紀(jì)律,與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動(dòng)或?qū)⑹謾C(jī)呼喊轉(zhuǎn)移至部門另一未與會(huì)人處,原則上不允許接聽(tīng)電話,如須接聽(tīng),請(qǐng)離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。

6、做好本人的會(huì)議紀(jì)錄。

5.5會(huì)議記錄。

2、會(huì)議記錄遵照“誰(shuí)組織,誰(shuí)記錄”的原則,如有須要,主持人可按照本原則及考慮會(huì)議議題所涉及業(yè)務(wù)的需求,暫時(shí)指定會(huì)議記錄員。

3、集團(tuán)總經(jīng)理主持的公司例會(huì)、暫時(shí)行政會(huì)議原則上由集團(tuán)總經(jīng)理秘書(shū)負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作,集團(tuán)總經(jīng)理另有指定的,從集團(tuán)總經(jīng)理指定。

1、以專用會(huì)議記錄本做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議考勤記錄,按照需求收拾會(huì)議紀(jì)要。

2、會(huì)議記錄應(yīng)盡量采納實(shí)錄風(fēng)格,確保記錄的原始性。

3、對(duì)會(huì)議已議決事項(xiàng),應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明“議決”字樣。

4、會(huì)議原始記錄應(yīng)于會(huì)議當(dāng)日、會(huì)議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名。

5、做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作,準(zhǔn)時(shí)將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會(huì)議簽到表》的考勤記錄報(bào)考勤人員。

1、公司各類暫時(shí)行政會(huì)議;

2、須會(huì)后對(duì)會(huì)議精神貫徹落實(shí)舉行跟進(jìn)的會(huì)議;

3、其它主持人要求收拾會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議。

1、本部門負(fù)責(zé)組織的公司各類行政會(huì)議的會(huì)議記錄,由本部門常設(shè)會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管,但用盡后的記錄本應(yīng)作為機(jī)要檔案準(zhǔn)時(shí)轉(zhuǎn)總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔備查。

2、本部門會(huì)議記錄由本部門常設(shè)會(huì)議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。

5.6會(huì)議跟進(jìn)。

5.7獎(jiǎng)懲。

1、遲到。全部參與會(huì)議的人員在會(huì)議規(guī)定召開(kāi)時(shí)光后5分鐘內(nèi)未到的,計(jì)為遲到。

2、早退。凡參與會(huì)議人員,如未經(jīng)主持人同意在會(huì)議召開(kāi)結(jié)束前5分鐘提前離開(kāi)

會(huì)場(chǎng)的,計(jì)為早退。

3、缺席。凡務(wù)必參與會(huì)議人員未經(jīng)請(qǐng)假擅自不參與會(huì)議或請(qǐng)假未批準(zhǔn)而不參與會(huì)議的,計(jì)為缺席。

1、無(wú)正值理由遲到、早退每次處10元的罰款。

2、無(wú)正值理由缺席每次處以20元的罰款。

3、凡因通知緣