公司視頻會議管理辦法參考模板范本

公司視頻會議管理辦法公司視頻會議管理辦法//公司視頻會議管理辦法視頻會議管理辦法為貫徹集團公司精簡會議、厲行節(jié)約的要求,解決公司地處兩省四市，交流、管控力度薄弱的問題，進一步加強視頻會議管理,提高會議效率,特制定本辦法。第一章視頻會議系統(tǒng)管理與維護第一條：公司視頻會議系統(tǒng)覆蓋兩省四市共九處會場，點多面廣。各有關(guān)單位和部門要指定專門的熟悉電腦操作的視頻會議系統(tǒng)管理員負責本會場的維護和調(diào)試工作。第二條：系統(tǒng)管理員須堅持每周一次對設備的例行檢查和清理工作。內(nèi)容包括：各會議室電源、燈光、麥克風、音箱、調(diào)音臺、攝像頭等會議設施，監(jiān)測網(wǎng)絡狀況是否良好、有無網(wǎng)絡大量包丟失，音箱與麥克風是否出現(xiàn)干擾等現(xiàn)象。在正式會議開始前一小時要求一切準備就緒，防止開會時出現(xiàn)技術(shù)問題。第三條：參加視頻會議的各分會場提前一天與主會場聯(lián)網(wǎng)調(diào)試，調(diào)好后凍結(jié)為會議狀態(tài)，無特殊情況不再調(diào)試，各分會場如因不可抗力無法參會，須提前說明及請假，可在會后學習觀摩錄制資料。如召開緊急會議，各參會單位系統(tǒng)管理員應在接到通知后立即到達視頻會議設備現(xiàn)場參加聯(lián)調(diào)，保證系統(tǒng)盡快進入正常運行狀態(tài)，并在聯(lián)調(diào)后立即開始值機。第四條：各會場須保持整潔、干燥、通風，避免線路和設備受潮、損壞。攝像頭用畢應將鏡頭封蓋。第五條：各單位如經(jīng)常性遇有網(wǎng)絡、電力問題，應提前做好應對準備。如：使用高速無線網(wǎng)卡、備用發(fā)電設備等。第六條：視頻系統(tǒng)及各單位賬戶由管理員負責操作使用，嚴禁無關(guān)人員操作。第二章會議期間的服務保障與注意事項第七條：各參會會場管理員須提前一小時到達會場，開啟電源、燈光、麥克風、音箱、調(diào)音臺、攝像頭等會議設施，確保會議提前進入使用狀態(tài)。第八條:視頻會議連接后，主會場采用如下方式點名：“我是主會場，現(xiàn)在進行會議點名，——會場聽到請回答”。各分會場應答時采用如下方式：我是—分會場，主會場點名已聽到，設備一切正常，完畢。第八條：會議主攝像鏡頭固定后，嚴禁移動、插拔攝像頭及線路。系統(tǒng)管理員應隨時關(guān)注攝像頭位置，防止偏轉(zhuǎn)、移動，甚至出現(xiàn)不應有的畫面。嚴禁隨意更改設備的系統(tǒng)設置。第九條：根據(jù)會議內(nèi)容，提前把需要在會議上演示的講演稿、圖片等上傳到HAO會議系統(tǒng)演講稿選項中。第十條：各分會場如果發(fā)言，可以“申請發(fā)言”來實現(xiàn)發(fā)言（注：在沒有得到主會場同意的情況下，不能使用“我來主講”功能（在主席權(quán)利沒有被釋放之前，其它分會場不得申請獲得主席權(quán)限）。各分會場不發(fā)言時，應將話筒調(diào)至靜音狀態(tài)第十一條：會議期間，管理員根據(jù)會議發(fā)言情況，切換畫面，收授發(fā)言權(quán)。會議中場休息時間由主會場播放音樂，各分會場不得播放。

第三章會場紀律與會議記錄第十二條：會議期間，各個會場與會人員手機開到靜音或震動。必須接電話時，禁止因出門穿越、觸碰攝像頭連接線。無特殊情況不得中途退場。第十三條：與會人員須保持著裝整潔、坐姿端正，不得喧嘩。第十四條：會議系統(tǒng)具備會議錄制功能，各會場根據(jù)需要將相關(guān)會議資料形成會議紀要或有關(guān)文件，入檔備案。第十五條：各會場系統(tǒng)管理員要做好視頻會議資料的保密工作。未經(jīng)批準,不得對外公布有關(guān)信息。第十六條：各