物業(yè)行政采購(gòu)管理規(guī)定工作制度

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物業(yè)行政選購(gòu)管理規(guī)定工作制度之相關(guān)制度和職責(zé)，物業(yè)行政工作制度:選購(gòu)管理規(guī)定9選購(gòu)管理規(guī)定9.1目的規(guī)范物管公司各管理處物品選購(gòu),物品入倉(cāng)、出倉(cāng)的程序,確保選購(gòu)物品吻合規(guī)定要求。9.2適用范圍適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)...

物業(yè)行政工作制度:選購(gòu)管理規(guī)定

9選購(gòu)管理規(guī)定

9.1目的

規(guī)范物管公司各管理處物品選購(gòu),物品入倉(cāng)、出倉(cāng)的程序,確保選購(gòu)物品吻合規(guī)定要求。

9.2適用范圍

適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)品選購(gòu)工作,供給商管理及倉(cāng)庫(kù)管理等。

9.3職責(zé)

9.3.1各管理處行政助理負(fù)責(zé)編制管理處的月資金用法方案及選購(gòu)清單,并負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)管理

作及貨款報(bào)銷、選購(gòu)資料存檔管理工作。

9.3.2各管理處主任負(fù)責(zé)審核本管理處的月資金用法方案及選購(gòu)清單。

9.3.3公司資源部負(fù)責(zé)收集有關(guān)供給商信息及資料,負(fù)責(zé)審核各管理處的月資金用法方案及選購(gòu)清單,并匯總編制物管公司的月資金用法方案,報(bào)總經(jīng)理審批,負(fù)責(zé)落實(shí)供給商的評(píng)審管理工作。

9.3.4財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)資金審核及調(diào)撥。

9.3.5總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批各管理處及物管公司的月資金用法方案及選購(gòu)清單。

9.3.6倉(cāng)管員負(fù)責(zé)物品的驗(yàn)收、領(lǐng)用,庫(kù)存物品的管理。

9.4選購(gòu)制度要點(diǎn)

9.4.1修理物料的選購(gòu)原則:采取補(bǔ)倉(cāng)制,由各管理處行政助理與倉(cāng)管員核準(zhǔn)倉(cāng)庫(kù)最高庫(kù)存量及最低庫(kù)存量。每月保持物品庫(kù)存量在倉(cāng)庫(kù)最高庫(kù)存量及最低庫(kù)存量之間。倉(cāng)存金額最高限額在10,000元內(nèi),零星或補(bǔ)儲(chǔ)備倉(cāng)的選購(gòu)每月的次數(shù)不超過(guò)(含)三次。

9.4.2選購(gòu)行為分類

9.4.2.1固定資產(chǎn)類

指單位價(jià)值在1000元以上(含1000元)且用法期不少于2年的、在廣州zz物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處內(nèi)用法的資產(chǎn)。包括電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公家具、辦公設(shè)備、車輛、工程設(shè)備、電機(jī)等物品。

9.4.2.2非固定資產(chǎn)物品/費(fèi)用類

指單位價(jià)值在1000元以下(物品的用法期不限)的物品/費(fèi)用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設(shè)備的修理費(fèi)、辦公室綠化費(fèi)、公務(wù)交通費(fèi)、飲用水費(fèi)、郵遞費(fèi)及其它雜項(xiàng)品。

9.4.3選購(gòu)方式

9.4.3.1長(zhǎng)久協(xié)議范圍:

員工宿舍租賃、辦公設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)(協(xié)議期限普通為一年)等。

9.4.3.2固定供給商范圍:

文具/辦公用品、工程物料、征服洗滌、對(duì)講機(jī)購(gòu)置維保、電腦設(shè)備購(gòu)置及維保、消防保安用品、征服制作、飲用水供給商等。

9.4.3.3普通供給商

經(jīng)市場(chǎng)調(diào)查,固定供給商無(wú)法供給的、或在同等條件下固定供給商的價(jià)格高時(shí),暫時(shí)尋覓的供給商,選購(gòu)品單價(jià)在300元(含)以上,或總價(jià)值在1,000元(含),要求有3家或3家以上供給商來(lái)舉行比較、核價(jià)。

9.4.4選購(gòu)審批權(quán)限按《廣州zz物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)審批權(quán)限》執(zhí)行。

9.5其他選購(gòu)要求:

9.5.1盡量要求按時(shí)送貨,如需外出選購(gòu),行政助理應(yīng)支配集中物品選購(gòu)。

9.5.2選購(gòu)物品均要求供給商提供官方的商品銷售發(fā)票。

9.5.3對(duì)于批量貨品或大宗物品,均要求供給商送貨上門。

9.6選購(gòu)程序普通分請(qǐng)購(gòu)、詢/比/議價(jià)、呈核訂購(gòu)、驗(yàn)收、報(bào)銷及存檔跟蹤管理六個(gè)階段。

9.6.1請(qǐng)購(gòu)

9.6.1.1倉(cāng)管員于每月月底編制好倉(cāng)庫(kù)存量報(bào)表,以便審核各部門提交的請(qǐng)購(gòu)方案,并于每月25日前匯總本管理處下月的資金用法方案(附請(qǐng)購(gòu)清單),依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。

9.6.1.2資源部匯總審核各管理處的資金用法方案,并交總經(jīng)理批準(zhǔn)。

9.6.1.3急需及暫時(shí)需選購(gòu)的小件物品價(jià)值在人民幣五百元以下,由申請(qǐng)部門填寫《請(qǐng)購(gòu)表》交行政助理審核,經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后交行政助理統(tǒng)籌選購(gòu),價(jià)值在人民幣五百元以上,一律報(bào)公司資源部及總經(jīng)理批準(zhǔn)。

9.6.1.4大件貴重物品除根據(jù)資金用法程序報(bào)批外,仍需由用法管理處擬寫書面具體申請(qǐng)報(bào)告報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

9.6.1.5固定資產(chǎn)(1000元以上)選購(gòu)需填寫《固定資產(chǎn)選購(gòu)申請(qǐng)表》。

9.6.2詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)

9.6.2.1行政助理按月資金用法方案中的選購(gòu)清單或《請(qǐng)購(gòu)表》的緩急,參考市場(chǎng)行情及過(guò)去選購(gòu)記錄舉行詢價(jià)作業(yè),若因特別狀況(獨(dú)家創(chuàng)造或代理等緣由)應(yīng)于《請(qǐng)購(gòu)單》上注明并填報(bào)《獨(dú)家特約托付方/供給商審批表》外,原則上應(yīng)精選三家以上的供給商辦理比價(jià),或經(jīng)分析后議價(jià)。

9.6.2.2行政助理應(yīng)獵取正式書面的報(bào)價(jià)資料,內(nèi)容須具體、真切,除包括產(chǎn)品的須要信息外(如貨號(hào)、規(guī)格、產(chǎn)地、價(jià)格、貨期等),還須顯示供給商的具體資料,須要時(shí)要有蓋章確認(rèn),并附上公司簡(jiǎn)介、產(chǎn)品樣板、技術(shù)參數(shù)資料、質(zhì)檢證實(shí)等。

9.6.3呈核、訂購(gòu)

9.6.3.1行政助理須將經(jīng)議價(jià)后的報(bào)價(jià)資料匯總,歸納收拾報(bào)價(jià)分析,并將擬選定的產(chǎn)品、終于價(jià)格及供給商資料填制于《請(qǐng)購(gòu)單》上,依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。

9.6.3.2于議價(jià)后約定的貨品規(guī)格與選購(gòu)清單上載明的有出入或?qū)俅闷?行政助理應(yīng)在《請(qǐng)購(gòu)單》上注明并附上具體資料,一同呈報(bào)用法部門核準(zhǔn)后,再依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。

9.6.3.3選購(gòu)材料較專業(yè)復(fù)雜時(shí),行政助理需密切聯(lián)系用法部門,并先把《請(qǐng)購(gòu)單》交用法部門確認(rèn)無(wú)誤后,才依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。

9.6.3.4《請(qǐng)購(gòu)單》經(jīng)核準(zhǔn)后,如數(shù)量、金額發(fā)生變更尤其增強(qiáng)時(shí),行政助理應(yīng)重新依權(quán)限報(bào)批。

9.6.3.5行政助理接到核準(zhǔn)后的《請(qǐng)購(gòu)單》后,應(yīng)密切跟進(jìn)交貨事宜,并及早做好相關(guān)的收貨預(yù)備工作。

9.6.4驗(yàn)收

9.6.4.1驗(yàn)收原則上應(yīng)有行政助理和倉(cāng)管員會(huì)同用法部門人員共同檢驗(yàn),專業(yè)產(chǎn)品還需求專業(yè)人員伴隨驗(yàn)收,驗(yàn)收合格后驗(yàn)貨人需在《送貨單》上簽名確認(rèn)收貨,如不合格,由驗(yàn)貨人填寫《不合格產(chǎn)品驗(yàn)收表》要求供貨商簽名,交人事資源部存檔備案,月底總結(jié),如《不合格產(chǎn)品驗(yàn)收單》超過(guò)肯定數(shù)量,取消供貨資歷,另?yè)Q其它供貨商。

9.6.4.2倉(cāng)管員須準(zhǔn)時(shí)做好貨品的入倉(cāng)進(jìn)帳紀(jì)錄,對(duì)退換及分批交貨產(chǎn)品需準(zhǔn)時(shí)反饋用法部門,并作出跟進(jìn)。

9.6.4.3行政助理持手續(xù)完備的《請(qǐng)購(gòu)表》、《入倉(cāng)單》、相關(guān)申請(qǐng)報(bào)告及發(fā)票到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。

9.6.5存檔跟蹤管理

9.6.5.1購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)設(shè)立檔案,便于查閱,以及做好跟蹤管理工作。

9.6.5.2貨品的保修、用法解釋等相關(guān)資料,須由行政助理統(tǒng)一管理。

9.6.5.3行政助理應(yīng)定期收拾資料,做好歸類、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作,隨時(shí)為管理處提供確切的記錄信息

。

9.6.5.4選購(gòu)記錄及規(guī)程須接受各部門、財(cái)務(wù)人員、總經(jīng)理及業(yè)主的定期稽核監(jiān)督。

9.7倉(cāng)庫(kù)管理

9.7.1.物品出倉(cāng)

9.7.1.1各部門出倉(cāng)物品范圍:《請(qǐng)購(gòu)單》中申購(gòu)的物品;必需的辦公用品。

9.7.1.2各部門按照出倉(cāng)物品范圍憑《工作任務(wù)單》向行政助理辦理材料出倉(cāng)手續(xù)。

9.7.1.3行政助理將天天出倉(cāng)的物品數(shù)量登記在《庫(kù)存物品盤點(diǎn)表》上。

9.7.2物品盤點(diǎn)

9.7.2.1每月25日前,人事行政助理對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)物品舉行逐一清點(diǎn)。由財(cái)務(wù)部復(fù)核。

9.7.2.2按照清點(diǎn)結(jié)果,填寫《庫(kù)存物品盤點(diǎn)表》。

9.7.2.3將庫(kù)存物品明細(xì)賬的庫(kù)存物品額和盤點(diǎn)表上的實(shí)物余額舉行核對(duì)。

9.7.2.4在次月1日前將前月《庫(kù)存物品盤點(diǎn)表》、《入倉(cāng)單》、《出倉(cāng)單》交人事資源部主任審核。

9.7.3倉(cāng)庫(kù)管理

9.7.3.1倉(cāng)庫(kù)物品應(yīng)擺放整齊,由大到小、由重到輕、從上到下的順序依次擺放;

9.7.3.2物品應(yīng)分名別類,在物品前掛上物品標(biāo)簽卡;

9.7.3.3倉(cāng)庫(kù)除倉(cāng)管員外,無(wú)特別狀況其他人員不準(zhǔn)入內(nèi);

9.7.3.4倉(cāng)庫(kù)應(yīng)通風(fēng)良好,做好防鼠、防潮等措施,定期投放鼠藥,對(duì)易腐爛、發(fā)霉的物品應(yīng)定期晾曬;

9.7.3.5倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的機(jī)械設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)上油;

9.7.3.6倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)擺放足夠的滅火器;

9.7.3.7倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)做好平安用電管理,不準(zhǔn)在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)舉行加工、烹調(diào)等作業(yè),務(wù)必做到人走燈關(guān);

9.7.3.8倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)做好防范措施,門、窗、鎖保持完好;

9.7.3.9倉(cāng)管員歇息或不在崗位時(shí),應(yīng)將倉(cāng)庫(kù)房間鑰匙及鑰匙箱鑰匙以封條形式交于最高當(dāng)值主管,在此期間如需領(lǐng)用物品須有兩人同往,并做好登記記錄。

9.8物品供給商評(píng)審管理

9.8.1評(píng)審范圍

9.8.1.1長(zhǎng)久供貨合作的供給商/托付方;

9.8.1.2成交標(biāo)的大額的供給商/托付方

9.9行政助理應(yīng)該對(duì)合格供給商準(zhǔn)時(shí)建檔,包括以下內(nèi)容:

9.9.1供給商/托付方的名稱、注冊(cè)地址

9.9.2營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件

9.9.3資質(zhì)等級(jí)證書

9.9.4評(píng)審結(jié)果和記錄

9.9.5其他證實(shí)材料

9.10物管公司資源部每半年起碼應(yīng)該對(duì)各管理處所管理的合格供給商情況面面組織跟蹤、評(píng)審一次,并編制成一覽表報(bào)總經(jīng)理閱示。詳細(xì)要求:

9.10.1把握托付方/供給商內(nèi)部管理的情況

9.10.2托付方/供給商產(chǎn)品價(jià)格的改變

9.10.3社會(huì)信譽(yù)的改變

9.10.4同本管理處合作的狀況跟蹤

9.10.5其他應(yīng)該跟蹤管理的要素

9.11跟蹤評(píng)