企業(yè)采購(gòu)管理制度原輔材料及包裝材料的采購(gòu)管理辦法

本資料為word版本——可編輯、可修改本資料為word版本——可編輯、可修改本資料為word版本——可編輯、可修改采購(gòu)治理制度起草人年月日頒發(fā)部門采購(gòu)物流部審核人年月日生效日期年月日批準(zhǔn)人年月日實(shí)施部門采購(gòu)物流部文件編號(hào)JSB-28-2013全文目錄TOC\o"1-3"\h\z\u一、目的與范圍 1二、采購(gòu)治理內(nèi)容 1三、采購(gòu)計(jì)劃與審批程序 2四、采購(gòu)價(jià)格控制 3五、采購(gòu)與驗(yàn)收控制 3六、貨款支付與賬目核對(duì) 4七、采購(gòu)業(yè)務(wù)的監(jiān)督控制 5八、委托服務(wù)采購(gòu)治理辦法 5九、原輔材料及包裝材料的采購(gòu)治理辦法 6一、目的與范圍1、為了加強(qiáng)公司采購(gòu)業(yè)務(wù)治理，規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)行為，根據(jù)公司采購(gòu)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和治理需要，制定本制度。2、本制度所指采購(gòu)業(yè)務(wù)包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)審批、合同訂立、價(jià)格評(píng)審、物資入庫(kù)、購(gòu)貨發(fā)票、入賬付款等業(yè)務(wù)。3、本制度適用于公司下屬乳品廠和奶牛場(chǎng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)治理與控制。二、采購(gòu)治理內(nèi)容1、公司設(shè)置“采購(gòu)治理委員會(huì)”?！安少?gòu)治理委員會(huì)”為公司常設(shè)決策機(jī)構(gòu)，歸公司總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)，成員由公司采購(gòu)、生產(chǎn)、技術(shù)、財(cái)務(wù)、牛場(chǎng)及專家等相關(guān)人員組成，其工作職責(zé)與權(quán)限主要是為公司采購(gòu)業(yè)務(wù)的正確決策提供科學(xué)依據(jù)和參考。公司“采購(gòu)物流部”為具體的采購(gòu)執(zhí)行部門，公司下屬的乳品廠和奶牛場(chǎng)所需物資的采購(gòu)業(yè)務(wù)均由該部門具體實(shí)施（詳見(jiàn)采購(gòu)物資目錄表）?！安少?gòu)物流部”內(nèi)部應(yīng)設(shè)采購(gòu)執(zhí)行和采購(gòu)稽核兩個(gè)崗位，建立相應(yīng)的崗位責(zé)任制，明確規(guī)定各崗位的職責(zé)與權(quán)限與權(quán)限，保證辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。2、公司物資采購(gòu)業(yè)務(wù)嚴(yán)格執(zhí)行如下程序：一、年度及月采購(gòu)計(jì)劃制定與審批；二、請(qǐng)購(gòu)與審批；三、詢價(jià)與核價(jià)；四、確定供給商；五、訂立合同；六、采購(gòu)與驗(yàn)收；七、物資入庫(kù)；八、賬簿登記與支付采購(gòu)款。3、公司采購(gòu)業(yè)務(wù)的基本分工如下：一、生產(chǎn)部、奶牛場(chǎng)、技術(shù)部根據(jù)需要填制材料申購(gòu)計(jì)劃或《請(qǐng)購(gòu)單》；二、采購(gòu)部負(fù)責(zé)制定《年度物資采購(gòu)計(jì)劃》、并根據(jù)生產(chǎn)部、奶牛場(chǎng)、技術(shù)部的申購(gòu)計(jì)劃編制月采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)“詢價(jià)與價(jià)格談判”、“簽訂合同”等業(yè)務(wù)，確定供給商實(shí)施采購(gòu)。三、品控部負(fù)責(zé)物資入庫(kù)前的質(zhì)量驗(yàn)收；四、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)結(jié)算采購(gòu)款項(xiàng)、登記相應(yīng)賬簿等；五、庫(kù)管員負(fù)責(zé)辦理物資入庫(kù)，登記保管賬等。4、公司對(duì)具體辦理物資采購(gòu)業(yè)務(wù)工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)膷徫惠啌Q。5、物資的采購(gòu)價(jià)格、付款政策要嚴(yán)格執(zhí)行公司授權(quán)文件的規(guī)定，各級(jí)審批人要在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)，不得超越審批權(quán)限。6、公司對(duì)基本建設(shè)、機(jī)器設(shè)備的采購(gòu)，以及大宗物資材料采購(gòu)一律執(zhí)行公開(kāi)招標(biāo)辦法采購(gòu)。三、采購(gòu)計(jì)劃與審批程序1、公司對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)執(zhí)行計(jì)劃治理和采購(gòu)目標(biāo)責(zé)任制。每年12月份，采購(gòu)部要向采購(gòu)治理委員會(huì)提交公司《年度物資采購(gòu)計(jì)劃》，經(jīng)批準(zhǔn)后，公司總經(jīng)理與采購(gòu)部經(jīng)理簽訂下一年度的《采購(gòu)目標(biāo)責(zé)任書(shū)》，明確全年的采購(gòu)目標(biāo)、價(jià)格目標(biāo)、費(fèi)用指標(biāo)及獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)政策。2、實(shí)施物資采購(gòu)的具體審批程序如下：生產(chǎn)、技術(shù)、奶牛場(chǎng)等部門每月26日根據(jù)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)及生產(chǎn)需要填制月份材料申購(gòu)計(jì)劃報(bào)采購(gòu)部，采購(gòu)部根據(jù)申購(gòu)計(jì)劃并依據(jù)《年度物資采購(gòu)計(jì)劃》，于月底前向采購(gòu)治理委員會(huì)提交月份材料采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)批準(zhǔn)后按時(shí)實(shí)施采購(gòu)。屬計(jì)劃內(nèi)物資且已確定供給商及采購(gòu)價(jià)格，在采購(gòu)量范圍內(nèi)實(shí)施采購(gòu)時(shí)，無(wú)需填制材料請(qǐng)購(gòu)單；對(duì)計(jì)劃外采購(gòu)或雖屬計(jì)劃內(nèi)但供給商及采購(gòu)價(jià)格發(fā)生變化的，需填制材料請(qǐng)購(gòu)單，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可實(shí)施采購(gòu)；四、采購(gòu)價(jià)格控制1、物資采購(gòu)過(guò)程中的價(jià)格決策要做到科學(xué)有效、公開(kāi)公正、比質(zhì)比價(jià)、監(jiān)督制約，杜絕采購(gòu)過(guò)程中的不正當(dāng)行為發(fā)生。2、采購(gòu)部要廣泛收集采購(gòu)物資的質(zhì)量、價(jià)格等市場(chǎng)信息，把握主要采購(gòu)物資的信息變化，建立供給商及采購(gòu)物資信息檔案。公司常年需要的大宗物資要定期進(jìn)行市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)分析和趨勢(shì)判定，每季度形成文字材料上報(bào)總經(jīng)理。3、物資采購(gòu)價(jià)格的確定要履行詢價(jià)、核價(jià)、審批、談判和備案五項(xiàng)程序：一、詢價(jià)：采購(gòu)物流部按照部門提出的《材料申購(gòu)計(jì)劃》，根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的時(shí)間要求，在了解市場(chǎng)行情、參考過(guò)去采購(gòu)記錄的基礎(chǔ)上，向供給商咨詢價(jià)格。接受詢價(jià)的供給商應(yīng)在三家以上，詢價(jià)過(guò)程和供給商的報(bào)價(jià)要如實(shí)登記備案。二、核價(jià)：采購(gòu)物流部采購(gòu)稽核崗位根據(jù)采購(gòu)人員提供的詢價(jià)情況，在了解詢價(jià)過(guò)程的基礎(chǔ)上，通過(guò)電話、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等渠道查詢、核實(shí)詢價(jià)結(jié)果，確定最高限價(jià)，并將核價(jià)的情況記錄備案，并編制材料采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)公司財(cái)務(wù)審核后報(bào)總經(jīng)理審批。三、審批：總經(jīng)理對(duì)材料采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審批，必要時(shí)由總經(jīng)理組織采購(gòu)治理委員會(huì)討論，確定最高限價(jià)，確定采購(gòu)操作方式。四、采購(gòu)：采購(gòu)物流部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批的最高限價(jià)、采購(gòu)方式，與供給商進(jìn)行具體采購(gòu)，力爭(zhēng)以較低的價(jià)格簽訂采購(gòu)合同。五、備案：采購(gòu)部與供給商最終確定的采購(gòu)價(jià)格或與供給商簽訂的《物資采購(gòu)合同》，報(bào)公司財(cái)務(wù)部備案。五、采購(gòu)與驗(yàn)收控制1、根據(jù)采購(gòu)物資的性質(zhì)不同，公司分別采取如下采購(gòu)方式：一、一般采購(gòu)物資在貨比三家的基礎(chǔ)上，采用訂單或合同訂購(gòu)方式采購(gòu)（詢價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判）；二、小額零星物品采用擇優(yōu)定點(diǎn)采購(gòu)方式（定點(diǎn)采購(gòu)、）；三、符合采用公開(kāi)招標(biāo)的采購(gòu)業(yè)務(wù)一律執(zhí)行招標(biāo)采購(gòu)。2、除僅有唯一供貨單位或公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有非凡要求外，公司主要物資的采購(gòu)應(yīng)當(dāng)選擇兩個(gè)以上的供貨商，要從質(zhì)量、價(jià)格、供貨能力、信譽(yù)等方面擇優(yōu)定點(diǎn)采購(gòu)。3、公司主要物資采購(gòu)及有非凡要求的物資采購(gòu)，應(yīng)當(dāng)審查供貨單位資格，必要時(shí)可進(jìn)行實(shí)地考核；對(duì)已確定的供貨單位，應(yīng)當(dāng)及時(shí)把握其質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)的變化情況。4、物資采購(gòu)到廠，需辦理如下驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)：一、采購(gòu)物流部通知品控部對(duì)待入庫(kù)物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，奶牛場(chǎng)由技術(shù)副場(chǎng)長(zhǎng)或場(chǎng)長(zhǎng)負(fù)責(zé)檢驗(yàn)；二、品控部根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果填寫(xiě)《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告單》,并建立相應(yīng)檔案及賬簿。奶牛場(chǎng)對(duì)每次購(gòu)入材料物資的品質(zhì)等重要指標(biāo)要具體記載登記；三、庫(kù)管員對(duì)答應(yīng)入庫(kù)物資辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《入庫(kù)單》；四、財(cái)務(wù)部根據(jù)《入庫(kù)單》和供給商開(kāi)具的增值稅發(fā)票辦理入賬或付款業(yè)務(wù)。5、質(zhì)量檢驗(yàn)人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)和程序（ISO9001)進(jìn)行檢驗(yàn)，并對(duì)檢驗(yàn)結(jié)果承擔(dān)責(zé)任。六、貨款支付與賬目核對(duì)1、采購(gòu)物資的付款由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)，付款的依據(jù)要同時(shí)滿足如下條件：一、基本原則為貨到付款，即物資驗(yàn)收入庫(kù)，憑采購(gòu)票據(jù)（發(fā)票）及驗(yàn)收證明辦理付款；二、訂有采購(gòu)合同的，要參照合同規(guī)定的時(shí)間、方式、金額付款；三、零星小額材料采購(gòu)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)可預(yù)支部分貨款，貨到及時(shí)清帳。2、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的核對(duì)與清理，要每個(gè)季度至少與供給商核對(duì)一次賬目，核對(duì)結(jié)果要填制《應(yīng)付賬款核對(duì)表》備案；核對(duì)出的未達(dá)賬項(xiàng)，要逐項(xiàng)逐筆查明原因，杜絕串戶等錯(cuò)誤現(xiàn)象的發(fā)生。3、采購(gòu)物流部要按供給商設(shè)置物資采購(gòu)臺(tái)賬，及時(shí)登記每一供給商的供貨、開(kāi)票、付款及應(yīng)付賬款余額增減變動(dòng)情況。七、采購(gòu)業(yè)務(wù)的監(jiān)督控制4、公司董事會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)公司的采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督檢查。5、采購(gòu)業(yè)務(wù)監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：一、采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況；二、采購(gòu)業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況；三、采購(gòu)計(jì)劃與合同情況；四、采購(gòu)價(jià)格及采購(gòu)渠道情況；五、貨款結(jié)算情況；六、應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的治理情況；七、有關(guān)單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況。八、委托服務(wù)采購(gòu)治理辦法1目的對(duì)委托服務(wù)的采購(gòu)進(jìn)行控制，保證采購(gòu)的委托服務(wù)滿足規(guī)定要求。2適用范圍適用于本公司檢定、檢驗(yàn)等委托服務(wù)的采購(gòu)。3職責(zé)與權(quán)限質(zhì)量治理小組負(fù)責(zé)檢定、檢驗(yàn)等委托服務(wù)采購(gòu)的治理。4本公司委托服務(wù)主要為委托外單位所進(jìn)行檢定、校準(zhǔn)和檢驗(yàn)、測(cè)試。5委托服務(wù)單位應(yīng)取得相應(yīng)資格，具有合法地位。質(zhì)量治理小組在選擇委托服務(wù)單位時(shí)應(yīng)查驗(yàn)對(duì)方的資格證書(shū)。6強(qiáng)制檢定計(jì)量器具，質(zhì)量治理小組負(fù)責(zé)向政府計(jì)量行政部門指定的檢定機(jī)構(gòu)申請(qǐng)檢定。7非強(qiáng)制檢定計(jì)量器具，質(zhì)量治理小組負(fù)責(zé)向法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)或政府計(jì)量行政部門授權(quán)的檢定機(jī)構(gòu)申請(qǐng)檢定。8校準(zhǔn)的測(cè)量設(shè)備，質(zhì)量治理小組負(fù)責(zé)向法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)、經(jīng)政府有關(guān)部門認(rèn)可的機(jī)構(gòu)及制造廠申請(qǐng)校準(zhǔn)。9檢驗(yàn)選擇經(jīng)政府有關(guān)部門認(rèn)可的機(jī)構(gòu)。選擇未經(jīng)政府有關(guān)部門認(rèn)可的機(jī)構(gòu)時(shí)，質(zhì)量治理小組會(huì)同有關(guān)部門對(duì)該單位的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)。10檢定、校準(zhǔn)和檢驗(yàn)、測(cè)試報(bào)告、證書(shū)等由文件治理存檔保管。九、原輔材料及包裝材料的采購(gòu)治理辦法1 目的保證進(jìn)廠包裝物及輔料符合生產(chǎn)的實(shí)際需求。2 適用范圍公司進(jìn)廠的包裝物及輔料的質(zhì)量治理。3引用文件相關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《不合格品治理辦法》4職責(zé)與權(quán)限、權(quán)限4.2采購(gòu)物流部負(fù)責(zé)各類包裝物及輔料的采購(gòu)計(jì)劃及實(shí)施，應(yīng)保證庫(kù)存能夠滿足生產(chǎn)的需要。4.3質(zhì)檢中心負(fù)責(zé)各類包裝物及輔料的檢驗(yàn)工作，并進(jìn)行結(jié)果反饋。4.4生產(chǎn)部庫(kù)房治理員負(fù)責(zé)包裝物及輔料的入庫(kù)、治理和標(biāo)識(shí)。5工作程序5.1生產(chǎn)部根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃編制輔料、包裝材料采購(gòu)申請(qǐng)計(jì)劃，經(jīng)批準(zhǔn)后交由采購(gòu)物流部實(shí)施采購(gòu)，保證各種輔料質(zhì)量、數(shù)量符合規(guī)定要求。5.2采購(gòu)部采購(gòu)人員按公司的規(guī)定采購(gòu)質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、合格的包裝物及輔料，并向廠家索取相關(guān)的產(chǎn)品合格證、產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告（技術(shù)監(jiān)督局頒發(fā)的）、衛(wèi)生許可證、產(chǎn)品執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，并收集、整理、歸檔。5.3庫(kù)房保管員對(duì)進(jìn)廠輔料、包裝材料的數(shù)量、重量、外觀質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，庫(kù)房保管員做好入庫(kù)產(chǎn)品的名稱、數(shù)量、重量、產(chǎn)地、進(jìn)貨日期、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、包裝情況、隨貨所附證件的情況的記錄，并按入庫(kù)時(shí)間先后順序分類存放，做到先進(jìn)先出，以免貯存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而變質(zhì)。5.4進(jìn)廠輔料、包裝材料必須堅(jiān)持“先檢驗(yàn)，合格后使用”的原則。進(jìn)廠輔料、包裝材料到廠后，生產(chǎn)部庫(kù)房保管員填寫(xiě)《來(lái)料申請(qǐng)檢驗(yàn)單》交質(zhì)檢中心，該批材料未經(jīng)檢驗(yàn)合格前不得辦理入庫(kù)手續(xù)，不能出庫(kù)。5.5質(zhì)檢中心接到《來(lái)料申請(qǐng)檢驗(yàn)單》后，即按規(guī)定要求安排對(duì)該批輔料、包裝材料進(jìn)行取樣檢驗(yàn)、記錄。5.6質(zhì)檢中心根據(jù)《原材料檢驗(yàn)結(jié)果單》的檢驗(yàn)結(jié)果，在接到《來(lái)料申請(qǐng)檢驗(yàn)單》及時(shí)反饋生產(chǎn)部保管。合格的通知庫(kù)房辦理入庫(kù)手續(xù)，不合格的通知生產(chǎn)部進(jìn)行標(biāo)識(shí)、單獨(dú)存放，生產(chǎn)部及時(shí)采取措施。5.7輔料、包裝材料出庫(kù)時(shí)，庫(kù)房保管員辦理出庫(kù)手續(xù)，記錄出庫(kù)輔料、包裝材料的名稱、產(chǎn)地、數(shù)量、重量、進(jìn)貨日期、發(fā)貨日期、領(lǐng)用部門，以便于追溯。5.8在生產(chǎn)過(guò)程中，如操作人員發(fā)現(xiàn)輔料或包裝材料出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)質(zhì)檢中心，質(zhì)檢中心通知庫(kù)房保管員將其做“待檢”標(biāo)識(shí)并通知檢驗(yàn)員進(jìn)行復(fù)檢。若檢驗(yàn)合格，則通知庫(kù)房保管員該批輔料或包裝材料合格，答應(yīng)在生產(chǎn)中使用；若復(fù)檢不合格，報(bào)生產(chǎn)部按不合格處理。5.9質(zhì)檢中心對(duì)輔料、包裝材料抽樣檢驗(yàn)后，庫(kù)房保管員要采取措施保證輔料、包裝材料的完好，以防變質(zhì)或受