采購過程控制程序

修改記錄文件版本修改日期修改頁次修改摘要修改人審核人批準(zhǔn)人注：不足時可另加頁。物資、設(shè)備采購過程控制程序1.目的保證自行采購的物資、設(shè)備符合規(guī)定要求，確保為生產(chǎn)和服務(wù)提供的物資、設(shè)備都是合格品。2.適用范圍適用于我院范圍內(nèi)為生產(chǎn)和服務(wù)提供使用物資、設(shè)備的采購、驗(yàn)證、驗(yàn)收、貯存和標(biāo)識的控制。3.職責(zé)3.1院資產(chǎn)部a)負(fù)責(zé)監(jiān)督、抽檢使用單位物資、設(shè)備采購、管理情況;b)匯總合格供方評定資料。3.2各生產(chǎn)單位a)負(fù)責(zé)合格供方的評定并上報院資產(chǎn)部；b)負(fù)責(zé)編制主要物資（三材）、設(shè)備需用計劃，并上報院資產(chǎn)部。c)負(fù)責(zé)簽訂物資、設(shè)備采購合同，并上報資產(chǎn)部，實(shí)施采購；d)需經(jīng)院資產(chǎn)部委托后進(jìn)行采購物資的驗(yàn)證、檢驗(yàn)、標(biāo)識和貯存。4.工作內(nèi)容與要求4.1合格供方評價4.1.1評價的供方是生產(chǎn)廠家，應(yīng)提供下列部分資料（原件或復(fù)印件均可）：a)企業(yè)的資質(zhì)證明、產(chǎn)品生產(chǎn)許可證；b)產(chǎn)品鑒定證明資料（包括省、市的認(rèn)證或鑒定資料）；c)產(chǎn)品質(zhì)量證明；d)產(chǎn)品質(zhì)量保證體系資料（包括第三方認(rèn)證證書或質(zhì)量手冊等資料）；e)產(chǎn)品生產(chǎn)能力證明資料；f)院以往多年使用的證明資料。4.1.2評價的供方是經(jīng)銷商，應(yīng)提供下列部分資料（原件或復(fù)印件均可）：a)營業(yè)許可證；b)商品質(zhì)量證明（質(zhì)量保證證明資料）；c)第三方出具的同品牌產(chǎn)品的使用證明資料（旁證資料）；d)院以往多年使用同品牌產(chǎn)品的證明資料。4.1.3砂、石等地方材料供方的評價資料：a)使用單位的調(diào)查報告；b)使用單位的調(diào)查采樣的檢驗(yàn)報告和證明資料；c)使用單位長期使用的證明資料；d)產(chǎn)品的生產(chǎn)許可證或其他證明資料。4.1.4生產(chǎn)單位采用調(diào)查的方式對供方進(jìn)行確定。4.1.5必要時，生產(chǎn)單位確定合格供方提供物資質(zhì)量的控制辦法，以保證其供應(yīng)的物資的質(zhì)量穩(wěn)定?？刂妻k法有以下幾種：a)封樣；b)增加抽樣檢查頻率；c)在供貨方的生產(chǎn)過程中設(shè)置我方檢驗(yàn)點(diǎn)；d)貨源處檢驗(yàn)與入庫檢驗(yàn)相結(jié)合。4.1.6評價記錄生產(chǎn)單位評價人員在評價過程中做好記錄，并填寫《物資、設(shè)備供方調(diào)查評價表》，并由生產(chǎn)單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后上報院資產(chǎn)部。4.1.7經(jīng)評價為合格的供方，由生產(chǎn)單位評價人員填入《合格供方花名冊》，并報院資產(chǎn)部審核匯總，主管院長批準(zhǔn)后印發(fā)使用單位和相關(guān)部門。4.1.8生產(chǎn)單位根據(jù)需要不定期對合格供方進(jìn)行調(diào)整和更換。a)需要增加供方時，按照本程序4.1.3～4.1.7條規(guī)定進(jìn)行。b)采購中發(fā)現(xiàn)供方在質(zhì)量保證、供應(yīng)能力等方面出現(xiàn)較大失誤或不合格時，提出終止該供方合格資質(zhì)，在《合格供方花名冊》中將其刪除。《合格供方花名冊》持有部門同時刪除該供方。4.2采購文件4.2.1使用單位根據(jù)項(xiàng)目的月度或季度需用計劃，平衡庫存情況后，編制月度、季度采購計劃（《物資采購計劃表》），使用單位負(fù)責(zé)人審定批準(zhǔn)，并報院資產(chǎn)部備案。4.2.2對外訂購與加工成品、半成品的訂貨和加工訂貨合同必要時附加工單或簡圖，并寫明品種、規(guī)格、數(shù)量、金額和檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。4.2.3采購計劃不足需現(xiàn)場追加采購時，使用單位根據(jù)需要編制追加采購計劃，報經(jīng)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后采購。4.2.4訂貨合同的簽約人資格和合同內(nèi)容應(yīng)符合國家頒布的《合同法》規(guī)定。4.2.5合同由雙方代表簽字后加蓋單位合同專用章。4.2.6與供方的電話、電報等口頭協(xié)議，必須明確質(zhì)量保證和要求，做好記錄。必要時，補(bǔ)簽書面協(xié)議。4.3采購4.3.1采購員接到采購計劃后，首先檢查采購文件是否齊全，不全時及時報告、補(bǔ)齊必備文件。4.3.2采購員依據(jù)采購計劃的要求在《合格供方花名冊》中選擇合適的供方。4.3.3應(yīng)監(jiān)理工程師要求時，主要物資的供方選擇可經(jīng)監(jiān)理認(rèn)可。4.3.4顧客指定的供方，應(yīng)按本程序4.1.3～4.1.7進(jìn)行評價。4.3.5選定供方后，采購員應(yīng)與供方達(dá)成口頭協(xié)議或書面合同，履行責(zé)任和義務(wù)，督促供方按需要供貨。4.3.6采購業(yè)務(wù)完成后，采購員及時登記《物資采購供應(yīng)臺賬》。4.4驗(yàn)證和檢驗(yàn)4.4.1物資驗(yàn)證4.4.1.1物資入庫（場）前，采購員提前通知保管員做好以下準(zhǔn)備：a)驗(yàn)證必備的器具，如計量、場內(nèi)搬運(yùn)工具等；b)熟悉物資技術(shù)規(guī)范、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，必要時熟悉圖樣；c)規(guī)劃堆碼場地和保管方式。4.4.1.2物資到場后，保管員核對進(jìn)庫物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等是否符合采購計劃、加工、訂貨合同，核對產(chǎn)品出廠證明、質(zhì)量證明等資料是否齊全，填寫《物資驗(yàn)證記錄》，無誤后方可同意入庫。4.4.1.3包裝品驗(yàn)證，采取隨機(jī)抽查的方法。抽查中發(fā)現(xiàn)不合格時，擴(kuò)大范圍直至全部重新驗(yàn)證。4.4.1.4數(shù)量驗(yàn)收采取全數(shù)點(diǎn)驗(yàn)；重量驗(yàn)收全部檢斤；鋼材可采取點(diǎn)數(shù)后，理論換算計量，以實(shí)際驗(yàn)證結(jié)果為實(shí)收數(shù)。4.4.1.5驗(yàn)證中發(fā)現(xiàn)問題的處理：a)入庫（場）物資的質(zhì)量證明資料不齊全時，做待驗(yàn)收處理，并做好標(biāo)識，另行臨時保管，待證件齊全后驗(yàn)收。b)入庫（場）物資數(shù)量不足時，及時催促采購員，盡快解決所差部分，問題未解決前，做待驗(yàn)收處理。c)如驗(yàn)證中出現(xiàn)以上兩種情況，但由于生產(chǎn)急需又不能等待，對第一種情況，如果是需檢驗(yàn)的物資先取樣試驗(yàn)，合格的可先驗(yàn)收，不需檢驗(yàn)的物資可先驗(yàn)收，同時做好標(biāo)識和記錄，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時追回；對第二種情況，可先按實(shí)到數(shù)驗(yàn)收，待貨到齊后，補(bǔ)驗(yàn)后到部分。d)物資經(jīng)驗(yàn)證質(zhì)量不合格時，按《不合格品控制程序》執(zhí)行。4.4.2質(zhì)量檢驗(yàn)4.4.2.1驗(yàn)證后，對下列物資還要進(jìn)行檢驗(yàn)：a)國家和地方政府規(guī)定的必須復(fù)檢的物資；b)質(zhì)量證明文件缺項(xiàng)、數(shù)據(jù)不清、實(shí)物與質(zhì)量證明資料不符的物資；c)超出保質(zhì)期或規(guī)格型號混存不明的物資。4.4.2.2材料員在試驗(yàn)員的指導(dǎo)下，根據(jù)規(guī)定的見證取樣方法，采取樣品填寫《試驗(yàn)委托單》后，交指定并具有相應(yīng)資格試驗(yàn)室，試驗(yàn)合格后才能使用。如果試驗(yàn)不合格，則按《不合格品控制程序》執(zhí)行。4.4.3需要在供方處對采購物資進(jìn)行驗(yàn)證和檢驗(yàn)時，要在合同中做出安排或提前書面通知供方，明確時間、方式和善后處理方法。4.4.4如工程合同規(guī)定，顧客或其代表人有權(quán)在物資供方處或在我方對所采購物資進(jìn)行驗(yàn)證時，應(yīng)為顧客提供驗(yàn)證的方便。4.5搬運(yùn)4.5.1從市場采購的原材料，對外加工訂貨的成品和半成品的運(yùn)輸，若由供方送貨到指定地點(diǎn)，則運(yùn)輸中的防護(hù)由供方負(fù)責(zé)。4.5.2工程間的運(yùn)輸和現(xiàn)場二次倒運(yùn)，由現(xiàn)場材料員根據(jù)材料性能，選擇合適的運(yùn)輸方式。4.6物資貯存、保管和發(fā)放4.6.1進(jìn)入現(xiàn)場的物資由材料員負(fù)責(zé)貯存、保養(yǎng)；進(jìn)入庫房的物資由倉庫保管員負(fù)責(zé)貯存、保養(yǎng)。4.6.2物資貯存保管應(yīng)滿足下列條件：a)物資堆放場地和庫房必須地面平整、排水暢通；b)針對不同物資存放的要求分別有防火、防盜、防雨、防潮、防漏、防塵、防凍、防霉、防腐、防曬、防銹、防蟲、防毒措施；c)貴重、易燃、易爆、有毒物品必須標(biāo)識，并做到專庫、專人存放保管；d)合理堆碼，保證庫區(qū)整齊規(guī)范，大宗物資要支墊、齊頭，分層堆放，散料要成堆。受大氣影響、易散失、易變質(zhì)的物資要入棚、入庫貯存；e)產(chǎn)品質(zhì)量有保持期限要求的要標(biāo)明進(jìn)場時間，做到先進(jìn)先出。4.6.3過期變質(zhì)的物資，保管員要及時報告部門負(fù)責(zé)人，同時通知取樣試驗(yàn)，以確定能否繼續(xù)使用，合格后方可繼續(xù)使用。不合格品按《不合格品控制程序》處理。4.6.4保管員對庫存物資應(yīng)經(jīng)常檢查，保證庫存物資的質(zhì)量完好。4.6.5待驗(yàn)收物資，不能與已驗(yàn)收物資混存。積壓物資做好標(biāo)識和記錄，單獨(dú)立賬，未處理前按正常物資貯存。4.6.6保管員必須憑單發(fā)料，按照領(lǐng)料單上的物資名稱、規(guī)格、數(shù)量核對實(shí)物后與領(lǐng)料人當(dāng)面核清，雙方在領(lǐng)料單上簽字。4.6.7發(fā)料時，保管員應(yīng)及時簽發(fā)材料的質(zhì)量證明資料。做到數(shù)量準(zhǔn)，質(zhì)量符、手續(xù)清。4.6.8發(fā)料完畢后，保管員要依據(jù)發(fā)料憑證，及時銷賬，更換標(biāo)識，做到賬、卡、物相符。4.7物資標(biāo)識4.7.1物資標(biāo)識的內(nèi)容有：物資名稱、規(guī)格型號、檢驗(yàn)狀態(tài)等主要內(nèi)容。檢驗(yàn)狀態(tài)分為：合格、不合格、待驗(yàn)、已檢待定四種。4.7.2物資標(biāo)識可采用標(biāo)識牌、標(biāo)簽和劃分區(qū)域等方式。4.7.3對于有保質(zhì)期限的材料如水泥、油漆、化工、防水材料等，應(yīng)在標(biāo)識內(nèi)容中增加出廠時間。4.7.4危險品、爆炸品、有毒物品的標(biāo)識應(yīng)特別醒目，采用紅色特殊標(biāo)記。4.8過程監(jiān)控4.8.1資產(chǎn)部對使用單位的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，方式可以選擇以下其中之一：a)電話詢問，應(yīng)作好記錄；b)授權(quán)自查，并上報自查報告；c)實(shí)地檢查過程控制記錄和狀態(tài)。4.8.2檢查結(jié)果應(yīng)由檢查人員進(jìn)行記錄，填寫《物資質(zhì)量檢查記錄》。檢查中發(fā)現(xiàn)的不足應(yīng)按《不合格品控制程序》的規(guī)定處置，由受檢單位限期整改，檢查單位跟蹤驗(yàn)證。4.8.3檢查單位保存檢查記錄，資產(chǎn)部每年在管理評審前對物資管理情況進(jìn)行總結(jié)，并提出可行的改進(jìn)建議。5.引用文件5.1《設(shè)備管理程序》5.2《不合格品控制程序》5.3《中鐵西北科學(xué)研究院資產(chǎn)管理辦法》（中鐵西北資【2005】46號文）5.4《中鐵西北科學(xué)研究院低值設(shè)備管理辦法》（中鐵西北資【2005】46號文）6.質(zhì)量記錄6.1《物資、設(shè)備供供方調(diào)查評評價表》QQRP088-016.2《合格供方方花名冊》QRP08-026.3《物資采購計劃劃表》QRP008-0336.4《物資采購登記記臺賬》QRP008-0446.5《物資驗(yàn)證記錄錄》QRP008-0556.6《物資質(zhì)量檢查查記錄》QRP008-066物資、設(shè)備供方方調(diào)查評價價表供應(yīng)方名稱：聯(lián)系人：：供應(yīng)方地址：電話或傳傳真：提供商品和服務(wù)務(wù)：供應(yīng)方提供的有有關(guān)質(zhì)量和和質(zhì)量保證證文件目錄錄：（可附附頁）序號文件名稱內(nèi)容簡介評價和建議意見見：評價人簽簽字：年月日評價結(jié)論生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人人簽字：年月日資產(chǎn)部負(fù)責(zé)人簽簽字：年月日QRP08-001《合格供方花名名冊》建冊單位：編號號：單位名稱地址聯(lián)系電話聯(lián)系人主營物資編制：審批：QRP08-002物資采購計劃表表編制日日期：年月日序號請購單位物資名稱預(yù)計費(fèi)用(元))采購時間備注編制：審審批：QRP08-003物資采購登記臺臺賬采購單位：編號：序號物資名稱計量單位規(guī)格型號采購數(shù)量采購計劃編號采購時間供應(yīng)方物資去向材質(zhì)編號復(fù)驗(yàn)編號備注單位全稱在冊編號說明：本臺賬只只登記院自自行采購或或顧客提供供已驗(yàn)證、檢檢查的重要要物資和一一般物資QRP08-004物資驗(yàn)證記錄編號：