1文件控制程序

浙江國蒙汽車零部件有限公司質量管理體系程序文件文件管理程序編號：GM/B-GL—01編 制日期審 核日期批 準日期受控狀態(tài)：分發(fā)號：文件更改記錄序號更改狀態(tài)頁號更改單號更改人/日期批準人/日期

文件編號文件管理程序修訂狀態(tài)GM/B—GL—011324浙江國蒙汽車零部件有限公司程序文件 版本:A1。過程目的建立文件編制、審批、發(fā)放、評審、更改、回收和銷毀的統(tǒng)一管理辦法，防止不適用或舊版文件、作廢文件的非預期使用；保證文件的符合性、適宜性和有效性。2.過程范圍適用于本公司質量體系文件、技術文件、外來文件、行政文件等的控制.3。術語和定義體系文件:質量手冊、程序文件、支持性文件、記錄、體系報告與質量管理有關的各種文件等。技術文件：產品標準、圖紙和資料、檢驗指導書作業(yè)、指導書等。3。3行政文件：公司行政部制定的規(guī)章制度、管理規(guī)定等。3。4外來文件：法律法規(guī)、條例、相關標準、顧客圖紙、工程規(guī)范等來自外部的文件.4。作業(yè)流程輸 入銷售部 技術部 品質部 顧客信息、顧客要求技術部 品質部 法律法規(guī)技術部 品質部 質量信息最高管理者 質量體系策劃擔當部門業(yè)務流程要點及記錄4.1、文件編制、審批、發(fā)放流程品質部/技術部/行政部(文件分類^)1、文件包括質量手冊、程序文件、體系管理規(guī)定、技術文件、電子軟件和記錄表格。2、按受控要求分受控和不受控兩類.3、按歸類要求體系文件、行政文件由行政部管理;技術文件嶺術部管理。4、技術文件、外來技術文件的管理流程說明。品質部、行政部1r5、質量手冊。編制4 品質部/技術部6、程序文件、質量管理規(guī)定.技術部7、技術文件.管理者代表1n NC8、質量手冊審核?？偨浝?、質量手冊批準.副總經理/管理者代表審批/批準二＞—10、程序文件、體系管理規(guī)定審核。總經理-OK11、程序文件批準。技術部12、技術文件審核。副總經理13、技術文件批準。行政部/品質部/技術部1r14、受控文件標識文件號及發(fā)文編寫。在網絡發(fā)布的電子文件一經打印就成為非受控文件，除非有受控標識。15、作廢保留文件加蓋“作廢”印章。文件標識編制部門申請部門1F16、確定文件發(fā)放范圍。管理者代表文件發(fā)放17、文件發(fā)放范圍審批.行政部/技術部18、受控文件歸檔.1T19、文件發(fā)放并填寫《文件發(fā)放/回收記錄》。第2頁，共4頁第2頁，共4頁第1頁,共4頁擔當部門業(yè)務流程要點及記錄接收部門1、建立部門《文件受控清單》擔當部門業(yè)務流程要點及記錄接收部門1、建立部門《文件受控清單》4.2、受控文件更改/復制/作廢/配備流程使用部門歸口部門OK技術部

品質部文件更改/復制1、文件更改時，填寫《文件更改申請單》.2、使用者丟失文件后,應填寫《文件領用登記表》重新辦理領用手續(xù)。3、為法律和/或積累知識的目的，所保留的任何已作廢的文件，需蓋“作廢保存”印象，并妥善保管。4、原審批部門審批，若指定其它部門審批時，該部門應獲得審批所需依據(jù)的有關背景資料。顧客的工程變更應在兩周內完成，并記錄實際的實施日期。5、換版時，文件需重新審批、會簽和打印，并注明新的版本號。6、文件更改時需在文件更改記錄中注明更改狀態(tài);更改狀態(tài)依修改順序為：0、1、2……。使用部門使用部門歸口部門OK技術部

品質部文件更改/復制1、文件更改時，填寫《文件更改申請單》.2、使用者丟失文件后,應填寫《文件領用登記表》重新辦理領用手續(xù)。3、為法律和/或積累知識的目的，所保留的任何已作廢的文件，需蓋“作廢保存”印象，并妥善保管。4、原審批部門審批，若指定其它部門審批時，該部門應獲得審批所需依據(jù)的有關背景資料。顧客的工程變更應在兩周內完成，并記錄實際的實施日期。5、換版時，文件需重新審批、會簽和打印，并注明新的版本號。6、文件更改時需在文件更改記錄中注明更改狀態(tài);更改狀態(tài)依修改順序為：0、1、2……。使用部門文件簽收7、實際實施更改的日期記錄在《文件更改申請單》。行政部/品質部/技術部8、過期、失效或作廢的文件應及時從使用現(xiàn)場撤出、收回，并標識其所處狀態(tài)以防誤用.文件回收/歸檔行政部/品質部/技術部處理9、文件更改后的實施時間在實施后3日內通知相關部門；歸口部門應在《文件發(fā)放/回收記錄》中加以記錄。銷毀文件應填寫《文件銷毀記錄表》10、保留失效的文件原稿以供必要時查閱文件的演變過程.11、對收回/到期且無保存價值的文件，經管理者代表批準后統(tǒng)一銷毀。4.3、外來文件的管理技術部/品質部/行政部評審^)1填寫《外來文件登記表》。<^審核批^>2組織相關部門評審，評審無誤后在外來文件上蓋外來文件評審章.歸口部門文件歸檔/發(fā)放1依據(jù)評審結果歸檔或發(fā)放相關部門。4。4、文件編號規(guī)則貫標小組GM/A—20n質量手冊編號:GM企業(yè)代號、A質量手冊代號、2011代表手冊頒布年號第4頁,共4頁第4頁,共4頁第3頁，共4頁第3頁，共4頁行政部GM[/B-X:X-XX 順序編號部門代號程序文件編號:GM：企業(yè)代號、B程序文件代號、部門代號為GL一行政部、JS-技術部、PG—品質部、CG一采購部、XS一銷售部、CW-財務部、SC一生產部、GD-管理者代表、ZJ-總經理企業(yè)代號歸口部門GM/C-X:X-XX 順序編號部門代號支持文件編號：C代表支持文件，部門編號同程序文件歸口部門GM/D-X：X-XX順序編號部門代號質量記錄表單編號：D代表記錄類，部門編號同程序文件4.5文件的管理文件經簽署完畢后，原始文件交文件管理人員登入歸檔登記臺帳，存入電子媒體的文件也應由文件管理人員進行歸檔登記.電子文檔也應有書面的文件接收或發(fā)放記錄。發(fā)放到供方的受控文件如（如圖紙、技術規(guī)范等），皿術部負責發(fā)放、登記及回收等管理工作，對需要更改的嶺術部及時回收,更改后再發(fā)放或以更改后的新文件調換原文件。質量體系文件的有效版本保存期限為長期.4。5。4文件保存環(huán)境要適宜，防止損壞、變質和丟失。4。5.5質量手冊、程序文件和公司級的管理文件及外來文件由行政部管理。技術文件邂術部管理。輸 出部門內 容申請部門/品質部質量手冊、程序文件、體系管理規(guī)定、技術文件、電子軟件和記錄表格各部門/接收部門文件一覽表、外來圖紙、標準5 過程績效指標項目指標責任部門5.1受控文件受控率100%行政部/技術部5.2文件發(fā)放準確率100%行政部/技術部6質量記錄編號記錄名稱保存部門保存期限GM/D-GL-01文件發(fā)放審批記錄行政部、技術部3年GM/D-GL—02文件發(fā)放/回收記錄行政部、技術部3年GM/D-GL—03文件更改單行政部、技術部3年GM/D-GL-04文件領用記錄表行政部、技術部3年GM/D—GL-05文件銷毀記錄行政部、技術部3年GM/D-GL-06受控文件清單行政部、技術部3年GM/D—GL—07外來文件登記表行政部、技術部3年7支持性文件文件編號文件名稱GM/B-GL-02記錄控制管理程序GM/C—JS-01技術文件管理規(guī)定

附1:文件簽署一覽表文件名稱編寫組織部門校對審核批準技術文件設計文件/工藝文件技術部組長或相關人員主管副總經理管代設計工藝更改單技術部組長或相關人員主管副總經理管代通知單主管部門/主管副總經理管代技術管理標準技術部組長或相關人員主管副總經理管代控制計劃品質部/核心小組管代檢驗標準品質部/主管副總經理管代管理體系文件手冊管理者代表組織/管理者代表總經理程序文件貫標小組/主管副總經理總經理第三層次文件主管部門/主管副總經理管代體系文件更改單原文件編寫部門/主管副總經理管代行政管理文件企業(yè)管理標準行政部/主管副總經理總經理規(guī)章制度行政部或主管部門/主管副總經理總經理注1:外來文件由技術部復制（其中檢驗文件由品質部復制）、翻譯；注2：未列入的文件，根據(jù)文件的性質和重要度，參照上表進行簽署；注3:凡涉及產品性能參數(shù)變更、結構變更、選用材料變更、工藝更改，須由主管副總經理批準。附2:文件分發(fā)號一覽表序號部門或人員分發(fā)號序號部門或人員分發(fā)號1總經理019財務部092副總經理/管代0210車間103行政部0311倉庫114項目部04125品質部05136生產部06147銷售部07158采購部0816文件發(fā)放審批記錄表GM/D—GL—01 NO：序文件名稱文件編號010203040506070809101112131415合計總經理管代行政部技術部品質部生產部銷售部采購部務部車間倉庫123456789101112制表/日期:審批/日期：

制表/日期:文件發(fā)放/回收記錄表編制/日期:文件更改單文件領用申請單編號：GM/D—GL-04 NO.日期