某公司行政管理工作標(biāo)準(zhǔn)工作卡

某公司行政管理工作標(biāo)準(zhǔn)工作卡二級(jí)事項(xiàng)三級(jí)事項(xiàng)四級(jí)事項(xiàng)五級(jí)事項(xiàng)工作編號(hào)證照辦理證照辦理、年檢公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照的年檢組織機(jī)構(gòu)代碼證年檢證照變更辦理公司名稱(chēng)核準(zhǔn)審批單辦理工商登記組織機(jī)構(gòu)代碼辦理文秘服務(wù)會(huì)務(wù)管理印章管理事業(yè)部印章用印事業(yè)部印章保管事業(yè)部各部門(mén)印章報(bào)刻行政車(chē)輛調(diào)度事業(yè)部行政用車(chē)安排編制事業(yè)部號(hào)碼表事業(yè)部號(hào)碼表制作事業(yè)部號(hào)碼表更新行政服務(wù)事業(yè)部總經(jīng)理辦公室環(huán)境衛(wèi)生的整理、維護(hù)事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)需審批（閱）文件傳遞事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)定期文書(shū)整理、報(bào)送總經(jīng)理存查的檔案資料的整理、立卷與定期歸檔部門(mén)負(fù)責(zé)人日清收發(fā)報(bào)刊雜志的收發(fā)甄選事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)日常接待甄選事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)甄選事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)函件整理事業(yè)部文秘檔案事業(yè)部公文報(bào)送各部門(mén)會(huì)議管理受理各部門(mén)會(huì)議申請(qǐng)事業(yè)部會(huì)議管理事業(yè)部級(jí)會(huì)議議題收集事業(yè)部級(jí)會(huì)議通知安排會(huì)議座次會(huì)議記錄編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要會(huì)議評(píng)價(jià)公文管理發(fā)文處理事業(yè)部公文撰寫(xiě)事業(yè)部公文審核事業(yè)部公文報(bào)送收文處理外單位來(lái)文處理內(nèi)部文件處理督查督辦編制督查督辦單督辦工作實(shí)施督辦評(píng)價(jià)檔案管理檔案制度修編及指導(dǎo)工作等檔案管理制度的制訂、修改完善檔案管理制度的制訂檔案管理制度的修改完善對(duì)外施工單位所需歸檔資料整編工作的指導(dǎo)各相關(guān)部門(mén)做資料整理歸檔的指導(dǎo)檔案資料收發(fā)對(duì)外文件資料發(fā)放對(duì)內(nèi)文件資料發(fā)放圖紙資料的發(fā)放依據(jù)設(shè)備合同，給相關(guān)設(shè)備廠(chǎng)家郵寄所需設(shè)備圖紙參加設(shè)備開(kāi)箱參加工程竣工驗(yàn)收檔案資料收集檔案資料形成檔案進(jìn)行審查檔案資料整理檔案資料保管檔案資料利用借閱手續(xù)辦理檔案歸還、歸位檔案的鑒定檔案的銷(xiāo)毀檔案統(tǒng)計(jì)工作員工體檢體檢策劃體檢策劃審核組織分批體檢取體檢結(jié)果日常行政事務(wù)報(bào)表管理公司內(nèi)部報(bào)表內(nèi)部報(bào)表的編制內(nèi)部報(bào)表的審批內(nèi)部報(bào)表的網(wǎng)絡(luò)上傳外部報(bào)表外部報(bào)表編制、匯總外部報(bào)表審核外部報(bào)表報(bào)送辦公用品管理辦公固定資產(chǎn)的添置辦公固定資產(chǎn)的日常管理辦公固定資產(chǎn)的折舊報(bào)廢處理復(fù)印管理信息問(wèn)題處理信息、問(wèn)題的收集信息、問(wèn)題的調(diào)查、處理信息、問(wèn)題的反饋總部信息轉(zhuǎn)辦閱覽室管理閱覽室書(shū)籍的管理閱覽室借閱者的管理事業(yè)部行政物資審批事業(yè)部行政物資需求計(jì)劃初審事業(yè)部行政物資需求計(jì)劃復(fù)核公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照的年檢工作卡工作崗位：行政副主管考核崗位：辦公室主任編號(hào)：01目的國(guó)家對(duì)企業(yè)的規(guī)范化管理,通過(guò)年檢，企業(yè)取得合法的法人資格目標(biāo)通過(guò)年檢對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量40h單次參考工時(shí)40h工作頻率1年1次（上半年完成）觸發(fā)條件每年4月份信息輸入1、財(cái)務(wù)年度報(bào)告（經(jīng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)的報(bào)告）；2、年檢表格；3、資質(zhì)證件；4、營(yíng)業(yè)執(zhí)照；5、特殊情況需提交驗(yàn)資報(bào)告。輸出年審材料異常判定財(cái)務(wù)報(bào)告數(shù)據(jù)不符異常處理財(cái)務(wù)人員調(diào)整合格工作步驟與要求：1、掌握年檢事項(xiàng)；2、收集年檢資料，如企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照正、副本及復(fù)印件、企業(yè)批準(zhǔn)證書(shū)復(fù)印件、消防許可證、辦公場(chǎng)地房屋產(chǎn)權(quán)證明復(fù)印件、經(jīng)會(huì)計(jì)事務(wù)所審計(jì)的財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等；3、填報(bào)年檢申請(qǐng)表格；4、辦理簽字蓋章手續(xù)；5、提交工商審核；6、工商行政機(jī)關(guān)履行審批手續(xù)；7、交工商手續(xù)辦理費(fèi)用，辦理證照年檢。組織機(jī)構(gòu)代碼證年檢工作卡工作崗位：行政副主管考核崗位：辦公室主任編號(hào)：02目的國(guó)家對(duì)企業(yè)的規(guī)范化管理，企業(yè)通過(guò)年檢取得合法資格。目標(biāo)通過(guò)年檢對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量40h單次參考工時(shí)40h工作頻率1年1次（上半年完成）觸發(fā)條件每年4月份信息輸入1、通過(guò)年檢的營(yíng)業(yè)執(zhí)照；2、公司公章；3、經(jīng)辦人身份證復(fù)印件；4、法定代表人身份證復(fù)印件；5、年檢表格。輸出年審材料異常判定無(wú)法定代表人身份證復(fù)印件；沒(méi)有攜帶公司公章（或者未在年檢表格上蓋章）。異常處理準(zhǔn)備證件和加蓋公章工作步驟與要求：1、掌握年檢事項(xiàng)；2、按照相關(guān)主管行政機(jī)關(guān)要求，收集年檢資料；3、填報(bào)年檢表格；4、辦理簽字蓋章手續(xù)；5、呈報(bào)資料給質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門(mén)；6、行政副主管機(jī)關(guān)相關(guān)責(zé)任人履行審核手續(xù)；7、辦理組織機(jī)構(gòu)代碼年檢。證照變更工作卡工作崗位：行政副主管考核崗位：辦公室主任編號(hào)：03目的業(yè)務(wù)發(fā)展、變更需要和工商規(guī)定目標(biāo)資料收集完畢后一周內(nèi)取得新的證照對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量50h單次參考工時(shí)50h工作頻率根據(jù)公司需要觸發(fā)條件當(dāng)公司情況發(fā)生變更時(shí)信息輸入1、公司法定代表人簽署的《公司變更登記申請(qǐng)書(shū)》（公司加蓋公章）；2、公司簽署的《指定代表或者共同委托代理人的證明》（公司加蓋公章）及指定代表或委托代理人的身份證復(fù)印件（本人簽字）；3、公司章程修正案（公司法定代表人簽署）；4、董事會(huì)、股東會(huì)決議；5、公司簽署的《公司股東（發(fā)起人）出資情況表》（公司加蓋公章）；6、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本；7、依法設(shè)立的驗(yàn)資機(jī)構(gòu)出具的驗(yàn)資證明。輸出變更材料異常判定1、材料準(zhǔn)備不齊全2、不熟悉變更程序異常處理1、按照要求對(duì)材料進(jìn)行修改和完善2、了解和熟悉材料審核人員,加強(qiáng)溝通工作步驟與要求：1、掌握變更事項(xiàng)，理清目的和思路；2、掌握變更程序和需要提交的資料清單；3、按行政副主管機(jī)關(guān)要求，收集變更資料；4、完善簽字與蓋章手續(xù)；5、提交工商等管理部門(mén)審核；6、掌握審核進(jìn)度，做好解釋工作；7、完善、補(bǔ)充材料內(nèi)容；8、取得審批意見(jiàn)；9、取得新的證照。辦理公司名稱(chēng)核準(zhǔn)審批單工作卡工作崗位：行政副主管考核崗位：辦公室主任編號(hào)：04目的確定企業(yè)名稱(chēng)，不發(fā)生經(jīng)營(yíng)糾紛目標(biāo)取得工商行政管理部門(mén)頒發(fā)的名稱(chēng)核準(zhǔn)書(shū)對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量48h單次參考工時(shí)48h工作頻率根據(jù)公司需要觸發(fā)條件當(dāng)公司情況發(fā)生變更時(shí)信息輸入股東單位簽署的共同投資合同書(shū)輸出公司名稱(chēng)核準(zhǔn)審批單異常判定提交的名稱(chēng)不符合工商登記要求異常處理找出字號(hào)與名稱(chēng)不相近或相同的名稱(chēng)工作步驟與要求：1、召開(kāi)股東會(huì)議，形成股東會(huì)議決議，簽署共同投資合同書(shū)2、組織各股東單位提交營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件3、填寫(xiě)名稱(chēng)預(yù)核申請(qǐng)表4、取得名稱(chēng)查詢(xún)意見(jiàn)5、辦理公司名稱(chēng)核準(zhǔn)審批單辦理工商登記工作卡工作崗位：行政副主管考核崗位：辦公室主任編號(hào)：05目的完善登記手續(xù)，以便合法經(jīng)營(yíng)目標(biāo)完成資料收集，辦理正式登記，取得營(yíng)業(yè)執(zhí)照對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量72h單次參考工時(shí)72h工作頻率根據(jù)公司需要觸發(fā)條件當(dāng)公司情況發(fā)生變更時(shí)信息輸入工商登記表等相關(guān)資料輸出營(yíng)業(yè)執(zhí)照異常判定1、提交的資料不符合工商登記要求2、相關(guān)辦理人員出差在外異常處理1、修改資料內(nèi)容，完善資料2、找直接領(lǐng)導(dǎo)安排其他人辦理工作步驟與要求：1、填寫(xiě)登記表格；2、驗(yàn)資報(bào)告；3、簽署公司章程；4、擬任法定代表人簽字；5、各股東單位蓋章；6、資料提交工商審核。組織機(jī)構(gòu)代碼辦理工作卡工作崗位：行政副主管考核崗位：辦公室主任編號(hào)：06目的辦理法人資質(zhì)證明目標(biāo)取得質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門(mén)批復(fù)的機(jī)構(gòu)代碼證對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量80h單次參考工時(shí)80h工作頻率根據(jù)公司需要觸發(fā)條件新公司成立時(shí)信息輸入1、公司公章2、法定代表人身份證復(fù)印件3、年檢后營(yíng)業(yè)執(zhí)照正本及復(fù)印件輸出組織機(jī)構(gòu)代碼異常判定無(wú)法定代表人身份證復(fù)印件；沒(méi)有攜帶公司公章。異常處理準(zhǔn)備好法定代表人身份證復(fù)印件和公章工作步驟與要求：1、填寫(xiě)登記表格；2、向總部申請(qǐng)?zhí)崛I(yíng)業(yè)執(zhí)照正本及復(fù)印件；3、備齊資料提交質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局審核；4、辦理組織機(jī)構(gòu)代碼證。事業(yè)部印章用印工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：13目的規(guī)范印章使用，防控風(fēng)險(xiǎn)目標(biāo)1、錯(cuò)誤用印次數(shù)為0；2、不按規(guī)范程序用印次數(shù)為0。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則《印章管理規(guī)則》Q(chēng)-GZ-CD01-011年工作量h單次參考工時(shí)h工作頻率10次/月觸發(fā)條件各部門(mén)提交的需用印文件信息輸入1、《印章管理規(guī)定》2、《用印登記表》3、各部門(mén)需用印文件輸出完成用印的文件異常判定1、錯(cuò)誤用??；2、未按程序用印；3、用印不清晰。異常處理1、收回錯(cuò)誤用印的文件；向上級(jí)匯報(bào)。2、重新用印。工作步驟與要求：1、審查各部門(mén)提交的需用印文件；2、審查通過(guò)后指導(dǎo)提交人填寫(xiě)《用印登記表》；3、由申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可后送部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；4、在文件上規(guī)定位置用印，章形不歪斜，印跡清晰。5、完成用印后將印章放回原處，上鎖。事業(yè)部印章保管工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：14目的規(guī)范印章保管，防控風(fēng)險(xiǎn)，延長(zhǎng)印章使用壽命目標(biāo)1、無(wú)印章丟失；1、用印墨跡清晰易辨認(rèn)；2、使用年限達(dá)5年。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則《印章管理規(guī)則》Q(chēng)-GZ-CD01-011年工作量10h單次參考工時(shí)h工作頻率隨時(shí)觸發(fā)條件1、行政專(zhuān)責(zé)崗位職責(zé)；2、用印不清晰；3、一年以不上使用的印章申請(qǐng)銷(xiāo)毀；4、機(jī)構(gòu)調(diào)整信息輸入《印章管理規(guī)定》輸出/異常判定印章遺失異常處理1、向上級(jí)匯報(bào)；2、發(fā)公告停止遺失印章的使用；3、向公安機(jī)關(guān)報(bào)案。工作步驟與要求：1、每次用印時(shí)檢查印油是否足量，用印不明顯時(shí)需添加印油，印油不宜添加過(guò)多；2、每次用印后蓋好印章蓋；3、放入存放柜，上鎖；4、每年年初（一至二月份）對(duì)前一年各部門(mén)印章使用情況進(jìn)行清理，要求各部門(mén)填寫(xiě)《印章清理登記表》，對(duì)印章提出保留、封存、銷(xiāo)毀建議。5、對(duì)各部門(mén)提交的《印章清理登記表》進(jìn)行審核、調(diào)查，確認(rèn)無(wú)誤后提交辦公室主任審批后，按審批意見(jiàn)對(duì)印章進(jìn)行處理。事業(yè)部各部門(mén)印章報(bào)刻工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：15目的規(guī)范印章印刻，防控風(fēng)險(xiǎn)目標(biāo)1、受理及時(shí)率100%；2、服務(wù)到位。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則《印章管理規(guī)則》Q(chēng)-GZ-CD01-011年工作量20h單次參考工時(shí)3h工作頻率隨機(jī)觸發(fā)條件機(jī)構(gòu)調(diào)整；職責(zé)調(diào)整信息輸入1、《印章管理規(guī)定》2、《印章刻制申請(qǐng)表》輸出1、審核通過(guò)的《印章刻制申請(qǐng)表》2、填寫(xiě)完整的《印章領(lǐng)用/移交登記表》異常判定不能在規(guī)定時(shí)間完成印章報(bào)刻異常處理1、向申請(qǐng)部門(mén)說(shuō)明情況；2、向上級(jí)匯報(bào)。工作步驟與要求：1、各部門(mén)根據(jù)工作需要按要求填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》；2、審核各部門(mén)提交《印章刻制申請(qǐng)表》；3、交辦公室主任審核，在通過(guò)后一個(gè)工作日內(nèi)至長(zhǎng)沙總部行政部門(mén)；4、根據(jù)刻制申請(qǐng)要求定期催辦企管中心完成印章刻制。5、在接到企管中心刻制完的印章后，填寫(xiě)《印章領(lǐng)用/移交登記表》，按要求蓋上印模；6、通知申報(bào)部門(mén)到辦公室領(lǐng)取《印章領(lǐng)用/移交登記表》后按要求在相應(yīng)的欄目中簽字；7、《印章領(lǐng)用/移交登記表》一式兩份，申報(bào)部門(mén)一份，辦公室一份存檔備查；8、根據(jù)填寫(xiě)完整的《印章領(lǐng)用/移交登記表》將印章交給申報(bào)部事業(yè)部行政用車(chē)安排工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：16目的車(chē)輛使用規(guī)范，滿(mǎn)足工作用車(chē)目標(biāo)1、車(chē)輛利用率100%，無(wú)違反規(guī)定用車(chē)情況2、領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意度100%3、部門(mén)滿(mǎn)意度90%對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則《事業(yè)部行政用車(chē)管理流程》Q(chēng)-LC-CD01-004年工作量96h單次參考工時(shí)h工作頻率60次/月觸發(fā)條件1、各部門(mén)因工作需要使用車(chē)輛；2、事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)因工作需要使用車(chē)輛。信息輸入1、各部門(mén)提交的《用車(chē)單》；2、XXXX車(chē)隊(duì)提供的車(chē)輛信息。輸出審核通過(guò)的《用車(chē)單》異常判定1、審核錯(cuò)誤，造成公車(chē)私用等違反制度的現(xiàn)象；車(chē)輛使用沖突。異常處理1、立即通知司機(jī)回司；調(diào)查原因；向上級(jí)匯報(bào)。2、根據(jù)工作的重要性合理調(diào)整。工作步驟與要求：1、各部門(mén)根據(jù)工作需要按要求規(guī)范、完整填寫(xiě)《用車(chē)單》；2、審核《用車(chē)單》是否符合申請(qǐng)要求，重點(diǎn)對(duì)用車(chē)事宜進(jìn)行申核；3、與車(chē)隊(duì)班長(zhǎng)確定車(chē)輛；根據(jù)當(dāng)天的派車(chē)情況確定是否派車(chē)，在《用車(chē)單》上調(diào)度欄審核簽字（長(zhǎng)途需辦公室主任批準(zhǔn)）；4、根據(jù)用車(chē)的輕重緩急協(xié)調(diào)車(chē)輛使用，如有兩個(gè)部門(mén)以上同一時(shí)段去同一地點(diǎn)要求使用一輛車(chē)。5、要求用車(chē)人憑審核簽字后的《用車(chē)單》乘坐車(chē)輛。6、除特殊和緊急情況外，不得先派車(chē)，后補(bǔ)《用車(chē)單》。事業(yè)部號(hào)碼表制作工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：17目的內(nèi)部溝通順暢目標(biāo)1、格式美觀(guān)、整齊，無(wú)號(hào)碼錯(cuò)誤2、發(fā)表及時(shí)率100%對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量6h單次參考工時(shí)h工作頻率1次/月觸發(fā)條件行政專(zhuān)責(zé)崗位職責(zé)信息輸入1、各部門(mén)號(hào)碼表2、人員異動(dòng)或變更明細(xì)輸出事業(yè)部號(hào)碼表異常判定1、各部門(mén)不能及時(shí)提供號(hào)碼2、號(hào)碼錯(cuò)誤。異常處理1、督促2、及時(shí)修改后重新發(fā)布。工作步驟與要求：1、要求各部門(mén)綜合管理員按規(guī)范格式，上報(bào)部門(mén)號(hào)碼資料至辦公室；2、辦公室行政專(zhuān)責(zé)按部門(mén)分類(lèi)制作號(hào)碼表，排版布局合理、數(shù)據(jù)清晰無(wú)誤。3、一個(gè)工作日內(nèi)使用網(wǎng)站發(fā)布、郵件發(fā)送等方式向各部門(mén)公布號(hào)碼表；4、不得泄露公司領(lǐng)導(dǎo)的手機(jī)號(hào)碼。事業(yè)部號(hào)碼表更新工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：行政副主管編號(hào)：18目的內(nèi)部溝通順暢目標(biāo)更新及時(shí)率100%對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量h單次參考工時(shí)h工作頻率2次/月觸發(fā)條件1、機(jī)構(gòu)調(diào)整；2、各部門(mén)人員變動(dòng)。信息輸入1、各部門(mén)號(hào)碼表2、長(zhǎng)沙總部號(hào)碼表輸出事業(yè)部號(hào)碼表異常判定/異常處理/工作步驟與要求：1、發(fā)生機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員異動(dòng)、變更等情況，所在部門(mén)的綜合管理員必須在兩個(gè)工作日內(nèi)，按公布格式上報(bào)資料至辦公室；2、辦公室行政專(zhuān)責(zé)在一個(gè)工作日內(nèi)完成號(hào)碼表更新；3、用網(wǎng)站或電子郵件方式發(fā)布更新完畢的號(hào)碼表。事業(yè)部總經(jīng)理辦公室環(huán)境衛(wèi)生的整理、維護(hù)工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：19目的為事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造干凈整潔的工作環(huán)境目標(biāo)1、辦公設(shè)施整齊，桌面、地面無(wú)灰塵2、領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意度100%對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量h單次參考工時(shí)h工作頻率22次/月觸發(fā)條件1、每日7：40分以前到領(lǐng)導(dǎo)辦公室；2、桌面文件較多時(shí)，需及時(shí)清理；客人離去后，及時(shí)清理辦公室。信息輸入/輸出/異常判定領(lǐng)導(dǎo)提前到達(dá)辦公室。異常處理使用最短的時(shí)間完成文件歸檔與桌面清理。工作步驟與要求：1、每個(gè)工作日的7：40分前到達(dá)事業(yè)部總經(jīng)理辦公室；2、準(zhǔn)備抹布、拖把等清潔物品；3、首先進(jìn)行辦公桌面的文件整理，按文件類(lèi)型歸檔；4、用抹布清潔所有桌椅、門(mén)窗；5、用拖把清潔地面；6、詢(xún)問(wèn)總經(jīng)理后沖泡水和茶水；7、每月進(jìn)行一次大掃除，使用皮革保護(hù)劑清潔皮質(zhì)沙發(fā)和座椅，使用玻璃清潔劑清潔所有窗戶(hù)。事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)需審批（閱）文件傳遞工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：20目的規(guī)范文件呈報(bào)程序，使事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)從繁瑣的日常工作中解脫。目標(biāo)1、及時(shí)率100%；2、遺漏率0%、丟失率0%；3、文件無(wú)重大質(zhì)量問(wèn)題和低級(jí)錯(cuò)誤。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量108h單次參考工時(shí)h工作頻率30次/月觸發(fā)條件1、緊急文件立即呈送；已批示文件第一時(shí)間返回呈送部門(mén)或通知取文。2、其他文件根據(jù)情況，一般為上午、下午各送一次。信息輸入1、各部門(mén)報(bào)送的文件；2、來(lái)往文件登記表3、《文書(shū)考核規(guī)則》輸出1、審核通過(guò)的文件；2、審核未通過(guò)的文件；3、領(lǐng)導(dǎo)批示后的文件。異常判定1、緊急文件需批示；2、文件丟失。異常處理1、如領(lǐng)導(dǎo)在辦公室則馬上請(qǐng)示，如不在辦公室則通過(guò)通訊工具請(qǐng)示；2、向上級(jí)匯報(bào)。工作步驟與要求：1、接收各部門(mén)呈送的文件；2、對(duì)各部門(mén)呈送文件進(jìn)行審核，對(duì)行文方向、內(nèi)容表述不正確的文件要求呈送部門(mén)重新編制；3、登記需批示的報(bào)告（請(qǐng)示）；4、視輕重緩急將文件送至分管領(lǐng)導(dǎo)審批，按請(qǐng)示和報(bào)告形式分開(kāi)放于辦公桌上；5、緊急文件及時(shí)傳遞；重要文件一個(gè)工作日內(nèi)完成傳遞；其他文件兩個(gè)工作日內(nèi)完成傳遞；6、緊急文件在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提醒領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)審批，其他文件定時(shí)取回；7、在《呈報(bào)文件明細(xì)表》上登記領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容及取文者姓名；8、通知承辦部門(mén)或呈報(bào)部門(mén)閱文、取文，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)要求修改的文件及時(shí)通知呈送部門(mén)修改后重新報(bào)事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)定期文書(shū)整理、報(bào)送工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：21目的協(xié)助事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)處理日常文案目標(biāo)1、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容全面、數(shù)據(jù)無(wú)誤2、初稿修改率不超10%3、在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成擬搞、送審對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量120h單次參考工時(shí)1h工作頻率10次/月觸發(fā)條件1、上級(jí)部門(mén)下發(fā)通知或指令；2、事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)指令；3、每月、每周定期整理、報(bào)送。信息輸入1、與事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)溝通交流；2、文字草稿輸出上報(bào)機(jī)構(gòu)要求的規(guī)范格式文件。異常判定領(lǐng)導(dǎo)因外出無(wú)法審核稿件。異常處理1、向事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示報(bào)送方式（電子郵件或）；2、如需推遲報(bào)送則向報(bào)送機(jī)構(gòu)說(shuō)明原因。工作步驟與要求：1、了解領(lǐng)導(dǎo)思想意圖與主要內(nèi)容；2、按格式和要求完成初稿；3、送領(lǐng)導(dǎo)審閱，根據(jù)意見(jiàn)進(jìn)行修改；4、進(jìn)行文字校對(duì)，確保無(wú)錯(cuò)字、病句；5、在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)送至相關(guān)機(jī)構(gòu)、人員?？偨?jīng)理存查的檔案資料的整理、立卷與定期歸檔工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：22目的使事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)從繁瑣的日常工作中解脫。目標(biāo)文件分類(lèi)存放，五分鐘內(nèi)可準(zhǔn)確查找對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量78h單次參考工時(shí)h工作頻率25次/月觸發(fā)條件每周分類(lèi)整理到文件夾，每月歸檔至文件盒，每年移交檔案室。信息輸入總經(jīng)理所需查閱的文件、資料輸出規(guī)范分類(lèi)的文件夾異常判定重要文件資料缺失異常處理向相關(guān)部門(mén)重新取得文件；如無(wú)法取得則向上級(jí)匯報(bào)。工作步驟與要求：1、建立分類(lèi)檔案盒和文件夾；2、常用報(bào)表與文件分類(lèi)存放至文件夾；3、每月將文件夾內(nèi)文件分類(lèi)存放至檔案盒；4、每年將資料整編后存于檔案室或銷(xiāo)毀。部門(mén)負(fù)責(zé)人日清收發(fā)工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：23目的加強(qiáng)事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)與部門(mén)負(fù)責(zé)人的溝通目標(biāo)1、日清表收發(fā)及時(shí)率100%；2、不影響當(dāng)日填寫(xiě)。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量78h單次參考工時(shí)h工作頻率25次/月觸發(fā)條件每日十點(diǎn)前收齊信息輸入各部門(mén)負(fù)責(zé)人當(dāng)天填寫(xiě)的日清表輸出經(jīng)事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)批示的日清表異常判定不能按時(shí)收齊日清表異常處理1、督促未提交人，詢(xún)問(wèn)未提交原因；2、向事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。工作步驟與要求：1、每日十點(diǎn)前督促各部門(mén)第一負(fù)責(zé)人填寫(xiě)日清；2、收齊各部門(mén)第一負(fù)責(zé)人當(dāng)日填寫(xiě)的日清表；3、分送各事業(yè)部分管領(lǐng)導(dǎo)；4、次日下午下班前從事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)處收回后分發(fā)。報(bào)刊雜志的收發(fā)工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：24目的使事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)獲取行業(yè)信息，擴(kuò)大知識(shí)面。目標(biāo)報(bào)刊送閱及時(shí)率100%對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量48h單次參考工時(shí)h工作頻率25次/月觸發(fā)條件報(bào)刊雜志每日下午送閱。信息輸入當(dāng)日?qǐng)?bào)刊雜志。輸出分類(lèi)放置于報(bào)刊架的報(bào)刊雜志。異常判定當(dāng)日?qǐng)?bào)刊雜志未按時(shí)收到。異常處理向事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明未情況工作步驟與要求：1、在接到檔案室送到的報(bào)刊后，于當(dāng)天送至事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)辦公室；2、按分類(lèi)和日期放置于報(bào)刊架；3、報(bào)刊架上報(bào)刊較多時(shí)應(yīng)按日期將較早的報(bào)刊雜志取下，送至檔案室或另行保存。甄選事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)日常接待工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：25目的使事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)從繁瑣的日常工作中解脫。目標(biāo)及時(shí)率100%，客戶(hù)滿(mǎn)意度100%，領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意度100%。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量h單次參考工時(shí)h工作頻率5次/月觸發(fā)條件1、來(lái)賓到訪(fǎng)；2、上級(jí)指令；3、門(mén)崗值班人員通知。信息輸入1、門(mén)崗來(lái)電；2、領(lǐng)導(dǎo)指示輸出/異常判定遇到未得到批準(zhǔn)而執(zhí)意要見(jiàn)和吵鬧的來(lái)賓異常處理請(qǐng)執(zhí)勤保安按規(guī)定處理。工作步驟與要求：1、日常客戶(hù)至辦公樓門(mén)崗后，視來(lái)訪(fǎng)情況通報(bào)事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)；2、在得到事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，確定接待地點(diǎn)；3、通知領(lǐng)導(dǎo)至接待點(diǎn)或引領(lǐng)來(lái)賓至領(lǐng)導(dǎo)辦公室；4、根據(jù)來(lái)賓人數(shù)泡茶水；5、視會(huì)談時(shí)間半小時(shí)添加一次茶水。甄選事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：26目的使事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)從繁瑣的日常工作中解脫。目標(biāo)及時(shí)率100%，準(zhǔn)確率100%，客戶(hù)滿(mǎn)意度100%，領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意度100%。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量h單次參考工時(shí)h工作頻率10次/月觸發(fā)條件來(lái)訪(fǎng)信息輸入外接來(lái)電輸出來(lái)電登記本異常判定/異常處理/工作步驟與要求：1、接到找事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)的來(lái)電，禮貌詢(xún)問(wèn)來(lái)電人所屬單位和來(lái)電事宜，做好內(nèi)容記錄；2、根據(jù)來(lái)電內(nèi)容決定是否立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，一般事件告知相關(guān)部門(mén)聯(lián)系方式或禮貌婉拒來(lái)電人；3、緊急事件及時(shí)通知事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)。甄選事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)函件工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：27目的使事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)從繁瑣的日常工作中解脫。目標(biāo)及時(shí)率100%，準(zhǔn)確率100%，廢件0件，領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意度100%。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量h單次參考工時(shí)h工作頻率10次/月觸發(fā)條件函件寄到信息輸入信件輸出經(jīng)來(lái)文處理的外來(lái)函件異常判定重要信件處理錯(cuò)誤異常處理向上級(jí)匯報(bào)工作步驟與要求：1、收到外來(lái)函件；2、屬個(gè)人信件當(dāng)日呈送事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)；3、屬文件類(lèi)做外單位來(lái)文處理；4、屬公司總部的函件，在最短時(shí)間內(nèi)帶至公司總部；5、其他視情況發(fā)至各部門(mén)。整理事業(yè)部文秘檔案工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：28目的維護(hù)檔案資料的完整齊全，為公司服務(wù)。目標(biāo)歸檔及時(shí)率100%，資料齊全率100%。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量30h單次參考工時(shí)h工作頻率5次/月觸發(fā)條件1、每周分類(lèi)歸檔；2、每年初移交檔案室信息輸入1、《檔案管理規(guī)定》2、未整理的文件輸出檔案目錄明細(xì)異常判定重要文件資料缺失異常處理向相關(guān)部門(mén)重新取得文件；如無(wú)法取得則向上級(jí)匯報(bào)。工作步驟與要求：1、每周五定期將一周內(nèi)處理的文件按規(guī)范分類(lèi)歸檔；2、按日期順序排列整編；3、外單位來(lái)文一季度整編一次，移交公司總部行政部門(mén)；4、其他文書(shū)檔案每年三月份統(tǒng)一按要求整編，打印檔案卷內(nèi)目錄和備考表，放于檔案盒內(nèi)，移交檔案室。事業(yè)部公文報(bào)送工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：29目的規(guī)范內(nèi)部制發(fā)公文的管理目標(biāo)1、送審及時(shí)100%；2、發(fā)放登記無(wú)漏項(xiàng)，重要文件一個(gè)工作日內(nèi)發(fā)放到位，普通文件二個(gè)工作日內(nèi)發(fā)放到位。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量60h單次參考工時(shí)h工作頻率10次/月觸發(fā)條件完成公文簽發(fā)信息輸入1、《公文管理規(guī)定》；2、《公文管理規(guī)則》；3、已簽發(fā)的文件輸出1、事業(yè)部發(fā)文：紅頭文件加蓋印章；2、公司發(fā)文：將領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文處理紙和電子文檔發(fā)至長(zhǎng)沙企管中心制作。異常判定1、文件正式下發(fā)后發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤；2、事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)出差，無(wú)法簽發(fā)文件；3、出現(xiàn)文件泄密。異常處理1、可收回的文件在第一時(shí)間收回，修改后重新發(fā)文；不可收回的文件（發(fā)外單位）向發(fā)往機(jī)構(gòu)說(shuō)明情況后重新發(fā)送。2、請(qǐng)經(jīng)授權(quán)后的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，如未授權(quán)則用通訊工具請(qǐng)示事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)。3、按照《保密管理規(guī)定》處理。工作步驟與要求：1、根據(jù)事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的發(fā)文稿紙打印文件；2、按規(guī)范用印；3、事業(yè)部?jī)?nèi)部文件發(fā)至相關(guān)部門(mén)，可使用網(wǎng)站發(fā)布和郵件發(fā)送等形式，根據(jù)需要在公告欄上張貼；4、發(fā)至外部的文件（函、報(bào)告、請(qǐng)示等）以寄送和方式報(bào)送，也可以經(jīng)辦（責(zé)任）部門(mén)自行報(bào)送；5、原件存擋備查。受理各部門(mén)會(huì)議申請(qǐng)工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：30目的規(guī)范會(huì)議，提高會(huì)議效果目標(biāo)1、受理及時(shí)率100%；2、服務(wù)到位。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則1、《會(huì)議管理規(guī)定》Q(chēng)-GD-0012、《會(huì)議管理流程》Q(chēng)-LC-CD01-0033、《會(huì)議管理規(guī)則》Q(chēng)-GZ-CD01-001年工作量h單次參考工時(shí)h工作頻率6次/月觸發(fā)條件各部門(mén)提交《會(huì)議申請(qǐng)（策劃）書(shū)》信息輸入各部門(mén)提交的《會(huì)議申請(qǐng)（策劃）書(shū)》輸出審核通過(guò)《會(huì)議申請(qǐng)（策劃）書(shū)》異常判定1、辦公室主任外出，無(wú)法審核；2、事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)外出，無(wú)法審批；異常處理1、請(qǐng)示；2、向上級(jí)匯報(bào)。工作步驟與要求：1、接收各部門(mén)提交的《會(huì)議申請(qǐng)（策劃）書(shū)》；2、行政專(zhuān)責(zé)在一個(gè)工作日內(nèi)審核《會(huì)議申請(qǐng)（策劃）書(shū)》，重點(diǎn)對(duì)會(huì)議目的、主題、議程進(jìn)行審核；3、初審?fù)ㄟ^(guò)后送辦公室主任復(fù)核；4、復(fù)核通過(guò)后送事業(yè)部分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5、對(duì)不符合要求的會(huì)議申請(qǐng)要求申請(qǐng)部門(mén)重新修改；6、審核通過(guò)的會(huì)議申請(qǐng)?jiān)诋?dāng)日將原件反饋至申請(qǐng)部門(mén)，可進(jìn)入一下程序（會(huì)議通知）。事業(yè)部級(jí)會(huì)議議題收集工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：31目的確定會(huì)議主題，確保會(huì)議高效目標(biāo)議題收集及時(shí)率100%對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則1、《會(huì)議管理規(guī)定》Q(chēng)-GD-0012、《會(huì)議管理流程》Q(chēng)-LC-CD01-0033、《會(huì)議管理規(guī)則》Q(chēng)-GZ-CD01-001年工作量h單次參考工時(shí)h工作頻率5次/月觸發(fā)條件會(huì)前一天。信息輸入1、《會(huì)議管理規(guī)定》；2、《會(huì)議管理規(guī)則》；3、參會(huì)人員提供的議題。輸出1、《會(huì)議議題匯總表》；2、確定的會(huì)議議題。異常判定1、不能按時(shí)收集議題；2、議題無(wú)法收集齊。異常處理向主持人說(shuō)明情況工作步驟與要求：1、對(duì)需要討論議題的會(huì)議，于會(huì)前一天收集參會(huì)人員上報(bào)的議題；2、按時(shí)匯總整理；3、對(duì)未及時(shí)上報(bào)的人員采取等方式進(jìn)行催促；4、打印議題匯總表，呈送會(huì)議主持人審定。事業(yè)部級(jí)會(huì)議通知工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：32目的確保會(huì)前準(zhǔn)備充分，提高會(huì)議的有效性目標(biāo)1、通知及時(shí)率100%；2、通知事項(xiàng)無(wú)遺漏；3、通知人員無(wú)遺漏。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則1、《會(huì)議管理規(guī)定》Q(chēng)-GD-0012、《會(huì)議管理流程》Q(chēng)-LC-CD01-0033、《會(huì)議管理規(guī)則》Q(chēng)-GZ-CD01-001年工作量h單次參考工時(shí)h工作頻率10次/月觸發(fā)條件1、計(jì)劃內(nèi)會(huì)議召開(kāi)前；2、事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)開(kāi)會(huì)指令。信息輸入1、確定的會(huì)議議題；2、事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的開(kāi)會(huì)要求。輸出《會(huì)議通知》異常判定會(huì)議時(shí)間提前，會(huì)議地點(diǎn)變更異常處理及時(shí)通知參會(huì)人員工作步驟與要求：1、需要討論議題的會(huì)議，在會(huì)議主持人確定議題后，通知參會(huì)人員會(huì)議主題，作好會(huì)前準(zhǔn)備；2、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)會(huì)議的要求，通知參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間和會(huì)議地點(diǎn)；3、不定期會(huì)議在接到開(kāi)會(huì)指令后立即通知參會(huì)人員，確保不耽誤會(huì)議召開(kāi)。安排會(huì)議座次工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：33目的規(guī)范會(huì)議，提高會(huì)議效果目標(biāo)座次排列無(wú)誤對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則1、《會(huì)議管理規(guī)定》Q(chēng)-GD-0012、《會(huì)議管理流程》Q(chēng)-LC-CD01-0033、《會(huì)議管理規(guī)則》Q(chēng)-GZ-CD01-001年工作量30h單次參考工時(shí)h工作頻率5次/月觸發(fā)條件會(huì)議召開(kāi)前信息輸入?yún)?huì)人員職務(wù)、發(fā)言順序、人數(shù)輸出會(huì)議座次定置表異常判定座次排列錯(cuò)誤異常處理1、向上級(jí)匯報(bào)；2、馬上調(diào)整。工作步驟與要求：1、整理、核對(duì)所有參會(huì)人員的姓名與職務(wù)；2、根據(jù)參會(huì)人員職務(wù)、發(fā)言順序、人數(shù)合理排列座次；3、制作會(huì)議定置圖；4、會(huì)前交后勤部制作座次卡，按定置圖擺放；5、會(huì)前對(duì)座次卡擺放進(jìn)行檢查，確保無(wú)誤。會(huì)議記錄工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：34目的記載會(huì)議內(nèi)容和決議目標(biāo)1、書(shū)寫(xiě)速度快；2、打字速度120字/分；3、記錄全面；4、字跡清晰，書(shū)寫(xiě)整齊。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則1、《會(huì)議管理規(guī)定》Q(chēng)-GD-0012、《會(huì)議管理流程》Q(chēng)-LC-CD01-0033、《會(huì)議管理規(guī)則》Q(chēng)-GZ-CD01-001年工作量270h單次參考工時(shí)h工作頻率15次/月觸發(fā)條件1、每月、每周定期會(huì)議；2、事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)開(kāi)會(huì)指令信息輸入會(huì)議發(fā)言?xún)?nèi)容輸出會(huì)議記錄異常判定未記錄全面和清楚的事項(xiàng)異常處理會(huì)后及時(shí)詢(xún)問(wèn)發(fā)言人和會(huì)議主持人。工作步驟與要求：1、參會(huì)人員發(fā)言的同時(shí)記錄發(fā)言?xún)?nèi)容，延誤不超過(guò)3秒鐘；2、重要講話(huà)時(shí)可使用錄音器材收錄，宜放在發(fā)言人附近，不超出5米；3、有條件可使用便攜式電腦進(jìn)行記錄。4、會(huì)后有未記錄全面和不清楚的事項(xiàng)及時(shí)詢(xún)問(wèn)發(fā)言人和會(huì)議主持人。編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：35目的會(huì)議精神和決議得到貫徹執(zhí)行目標(biāo)1、會(huì)后四小時(shí)內(nèi)完成紀(jì)要編寫(xiě)，及時(shí)率100%；2、記載完整率100%；3、下發(fā)及時(shí)率100%，無(wú)遺漏。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則1、《會(huì)議管理規(guī)定》Q(chēng)-GD-0012、《會(huì)議管理流程》Q(chēng)-LC-CD01-0033、《會(huì)議管理規(guī)則》Q(chēng)-GZ-CD01-001年工作量240h單次參考工時(shí)2h工作頻率10次/月觸發(fā)條件1、會(huì)議召開(kāi)完畢2、會(huì)后四小時(shí)信息輸入整理后的會(huì)議記錄輸出會(huì)議紀(jì)要初稿異常判定不能按時(shí)完成編寫(xiě)異常處理向上級(jí)匯報(bào)工作步驟與要求：1、在會(huì)后兩個(gè)小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議記錄的整理；2、根據(jù)整理后的會(huì)議記錄在兩個(gè)小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要編寫(xiě)，報(bào)上級(jí)審核；3、紀(jì)要內(nèi)容全面，真實(shí)記載會(huì)議內(nèi)容，無(wú)遺漏事項(xiàng)；用語(yǔ)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確，無(wú)錯(cuò)字、病句；4、紀(jì)要下發(fā)可使用復(fù)印、電子郵件、網(wǎng)站發(fā)布等形式發(fā)送至參會(huì)人員和部門(mén)綜合管理員；5、留存一份紀(jì)要存檔備查。會(huì)議評(píng)價(jià)工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：行政副主管編號(hào)：36目的會(huì)議精神和決議得到貫徹執(zhí)行目標(biāo)1、會(huì)議有效率90%以上；2、會(huì)議違章率0。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則1、《會(huì)議管理規(guī)定》Q(chēng)-GD-0012、《會(huì)議管理流程》Q(chēng)-LC-CD01-0033、《會(huì)議管理規(guī)則》Q(chēng)-GZ-CD01-001年工作量24h單次參考工時(shí)h工作頻率10次/月觸發(fā)條件會(huì)議紀(jì)要已簽發(fā)信息輸入復(fù)印后的會(huì)議紀(jì)要輸出登記完畢的發(fā)文登記本。異常判定/異常處理/工作步驟與要求：1、對(duì)會(huì)議組織部門(mén)提出的會(huì)議申請(qǐng)策劃書(shū)的完成情況進(jìn)行核對(duì)，提出評(píng)價(jià)意見(jiàn)；2、會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)價(jià)；3、組織部門(mén)根據(jù)評(píng)價(jià)意見(jiàn)改進(jìn)會(huì)議組織策劃；4、辦公室對(duì)會(huì)議中違反會(huì)議制度的行為提出考核意見(jiàn)，如遲到、早退、接打手機(jī)等。事業(yè)部公文撰寫(xiě)工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：37目的執(zhí)行公司政令，推進(jìn)工作進(jìn)度。目標(biāo)1、擬搞及時(shí)率100%；2、初稿一次通過(guò)率85%對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量120h單次參考工時(shí)1h工作頻率10次/月觸發(fā)條件1、需向事業(yè)部范圍內(nèi)通報(bào)、通知重要事項(xiàng)時(shí)，以事業(yè)部名義發(fā)文；2、需向外單位聯(lián)系工作和請(qǐng)示匯報(bào)時(shí)，以事業(yè)部或公司名義發(fā)文。信息輸入1、《公文管理規(guī)定》；2、《公文管理規(guī)則》；3、公司政令、工作安排4、發(fā)文稿紙。輸出責(zé)任部門(mén)所擬初稿異常判定不能按時(shí)完成初稿擬制異常處理1、督促擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)人；2、向上級(jí)匯報(bào)。工作步驟與要求：1、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指令或工作需要，以及部門(mén)專(zhuān)業(yè)職責(zé)由承辦部門(mén)擬訂初稿，重要文件由承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人親自擬訂或組織；2、形成初稿后填寫(xiě)《XXXX鋁業(yè)發(fā)文稿紙》，擬稿人將內(nèi)容填寫(xiě)完整，并在擬稿欄上簽名；3、將《XXXX鋁業(yè)發(fā)文稿紙》與初稿合訂后交至部門(mén)負(fù)責(zé)人。事業(yè)部公文審核工作卡工作崗位：辦公室主任考核崗位：事業(yè)部總/副總經(jīng)理編號(hào)：38目的規(guī)范內(nèi)部制發(fā)公文的管理目標(biāo)1、發(fā)文稿件校核后正確率100%，2、送領(lǐng)導(dǎo)審核的文件無(wú)重大文字錯(cuò)誤，差錯(cuò)率為0。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量120h單次參考工時(shí)1h工作頻率10次/月觸發(fā)條件接到公文初稿信息輸入1、《公文管理規(guī)定》；2、《公文管理規(guī)則》；3、責(zé)任部門(mén)所擬初稿。輸出已簽發(fā)的文件異常判定1、辦公室主任外出，無(wú)法審核文件；2、事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)外出，無(wú)法簽發(fā)文件；異常處理1、請(qǐng)示；2、向上級(jí)匯報(bào)。工作步驟與要求：1、部門(mén)負(fù)責(zé)人審核初稿后在《XXXX鋁業(yè)發(fā)文稿紙》的核稿欄上簽名；2、涉及兩個(gè)部門(mén)以上的文件需進(jìn)行會(huì)簽，在《XXXX鋁業(yè)發(fā)文稿紙》的會(huì)簽欄上簽字，由責(zé)任部門(mén)組織；3、會(huì)簽完后交辦公室校核；4、辦公室行政人員對(duì)文件進(jìn)行校核后在《XXXX鋁業(yè)發(fā)文稿紙》的辦公室一欄簽名；重要文件由辦公室主任復(fù)核；5、將審核完畢的文件送事業(yè)部分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；事業(yè)部公文報(bào)送工作卡工作崗位：行政專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：39目的規(guī)范內(nèi)部制發(fā)公文的管理目標(biāo)1、送審及時(shí)100%；2、發(fā)放登記無(wú)漏項(xiàng)，重要文件一個(gè)工作日內(nèi)發(fā)放到位，普通文件二個(gè)工作日內(nèi)發(fā)放到位。對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量60h單次參考工時(shí)h工作頻率10次/月觸發(fā)條件完成公文簽發(fā)信息輸入1、《公文管理規(guī)定》；2、《公文管理規(guī)則》；3、已簽發(fā)的文件輸出1、事業(yè)部發(fā)文：紅頭文件加蓋印章；2、公司發(fā)文：將領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文處理紙和電子文檔發(fā)至長(zhǎng)沙企管中心制作。異常判定1、文件正式下發(fā)后發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤；2、事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)出差，無(wú)法簽發(fā)文件；3、出現(xiàn)文件泄密。異常處理1、可收回的文件在第一時(shí)間收回，修改后重新發(fā)文；不可收回的文件（發(fā)外單位）向發(fā)往機(jī)構(gòu)說(shuō)明情況后重新發(fā)送。2、請(qǐng)經(jīng)授權(quán)后的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，如未授權(quán)則用通訊工具請(qǐng)示事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)。3、按照《保密管理規(guī)定》處理。工作步驟與要求：1、根據(jù)事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的發(fā)文稿紙打印文件；2、根據(jù)文件性質(zhì)判斷是否需要編號(hào)，對(duì)公文進(jìn)行登記編號(hào)；3、按規(guī)范程序用??；4、事業(yè)部?jī)?nèi)部文件發(fā)至相關(guān)部門(mén)，可使用網(wǎng)站發(fā)布和郵件發(fā)送等形式，根據(jù)需要在公告欄上張貼；5、發(fā)至外部的文件（函、報(bào)告、請(qǐng)示等）以寄送和方式報(bào)送，也可以經(jīng)辦（責(zé)任）部門(mén)自行報(bào)送；6、原件存擋備查。外單位來(lái)文處理工作卡工作崗位：行政副主管考核崗位：辦公室主任編號(hào)：40目的對(duì)來(lái)自本公司外部的公文進(jìn)行處置與管理目標(biāo)1、及時(shí)率100%、準(zhǔn)確率100%，保密性好2、登記無(wú)漏項(xiàng)3、一般文件二個(gè)工作日內(nèi)、重要文件一個(gè)工作日內(nèi)、緊急文件半日完成審核、擬辦、批辦4、對(duì)批示后的文件進(jìn)行督查、催辦對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則《來(lái)文處理流程》Q(chēng)-LC-CD01-002年工作量180h單次參考工時(shí)1h工作頻率15次/月觸發(fā)條件外單位來(lái)文信息輸入1、《公文管理規(guī)定》；2、《公文管理規(guī)則》；3、外來(lái)信件、文件、；4、公文處理紙。輸出1、經(jīng)事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)批示的文件2、來(lái)文匯總表異常判定1、文件處理時(shí)間超時(shí)；2、出現(xiàn)文件泄密。異常處理1、向上級(jí)匯報(bào)；2、按照《保密管理規(guī)定》處理。工作步驟與要求：1、接收到外來(lái)單位文件；2、按格式填寫(xiě)公文處理紙；3、送辦公室主任擬辦；4、按擬辦意見(jiàn)呈送事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)批示；5、按領(lǐng)導(dǎo)批示通知承辦部門(mén)或人員查閱文件，視情況領(lǐng)取文件復(fù)印件；6、及時(shí)跟蹤指令落實(shí)情況；7、辦理完畢回收文件存檔。內(nèi)部文件處理工作卡工作崗位：行政副主管考核崗位：辦公室主任編號(hào)：41目的確保內(nèi)部政令和信息暢通目標(biāo)1、及時(shí)率100%，準(zhǔn)確率100%2、發(fā)放無(wú)遺漏對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則《發(fā)文處理流程》Q(chēng)-LC-CD01-001年工作量180h單次參考工時(shí)1h工作頻率15次/月觸發(fā)條件上級(jí)部門(mén)和其他部門(mén)來(lái)文信息輸入1、《公文管理規(guī)定》；2、《公文管理規(guī)則》；3、總部來(lái)文、工作聯(lián)系單4、公文處理紙。輸出1、經(jīng)事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)批示的文件2、來(lái)文匯總表異常判定1、文件處理時(shí)間超時(shí)；2、出現(xiàn)文件泄密。異常處理1、向上級(jí)匯報(bào)；2、按照《保密管理規(guī)定》處理。工作步驟與要求：1、接收到長(zhǎng)沙總部文件；2、公文類(lèi)按格式填寫(xiě)公文處理紙；工作聯(lián)系單無(wú)須填寫(xiě)公文處理紙；3、送辦公室主任擬辦；4、呈送事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)閱示；5、公文類(lèi)分至各部門(mén)，并在公告欄公布；工作聯(lián)系單發(fā)至相關(guān)部門(mén)；6、原文存檔。編制督查督辦單工作卡工作崗位：督查督辦副主管考核崗位：辦公室主任編號(hào)：42目的確保督辦信息的有效收集和運(yùn)用目標(biāo)1、信息準(zhǔn)確性100%2、信息收集及時(shí)率100%3、溝通有效性100%4、標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化、量化，具有考核操作性5、責(zé)任到具體人6、工作措施有效7、無(wú)文書(shū)錯(cuò)誤對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則1、《督查督辦管理流程》Q(chēng)-LC-CD01-0052、《督查督辦管理規(guī)則》Q(chēng)-GZ-CD01-003年工作量240h單次參考工時(shí)4h工作頻率5次/月觸發(fā)條件1、當(dāng)工作督辦指令下達(dá)時(shí)/2、周二16：00前要將本周的督查督辦單下發(fā)信息輸入事業(yè)部會(huì)議紀(jì)要領(lǐng)導(dǎo)指令輸出督查督辦單異常判定1、信息不準(zhǔn)確2、雙方意見(jiàn)分歧比較大，無(wú)法達(dá)成一致3、對(duì)方未收到郵件，或網(wǎng)絡(luò)不通異常處理1、重新收集、確認(rèn)信息2、請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，按照領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的指令執(zhí)行3、重新再發(fā)督辦郵件，或下發(fā)督查督辦紙質(zhì)文件工作步驟與要求：1、參加事業(yè)部會(huì)議，及時(shí)記錄會(huì)議督辦信息，要求記錄準(zhǔn)確、無(wú)差錯(cuò)。2、完成記錄后需與會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)生信息不統(tǒng)一的情況，以會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn)。如會(huì)議記錄在周二下午17：00前不能發(fā)出，那將以督查會(huì)議記錄為督查依據(jù)。3、依據(jù)工作內(nèi)容和工作難度，由督查督辦副主管草擬督查工作完成時(shí)間、工作完成標(biāo)準(zhǔn)、工作責(zé)任人；要求工作完成時(shí)間設(shè)計(jì)符合實(shí)際情況、標(biāo)準(zhǔn)合理、工作責(zé)任到人。4、在督查督辦副主管草擬督查工作完成時(shí)間、工作完成標(biāo)準(zhǔn)、工作責(zé)任人后，由督查督辦副主管采用或現(xiàn)場(chǎng)溝通的方式跟執(zhí)行部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，如執(zhí)行部門(mén)對(duì)完成時(shí)間存在異議，督查督辦副主管需到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行核實(shí)相關(guān)情況重新確定完成時(shí)間、工作完成標(biāo)準(zhǔn)、工作責(zé)任人等信息，并將有關(guān)上報(bào)辦公室主任，辦公室主任認(rèn)可后，督查督辦副主管負(fù)責(zé)將重新修訂后的信息與執(zhí)行部門(mén)進(jìn)行重新溝通、確定，如再存在異議將以辦公室核定的內(nèi)容為準(zhǔn)。要求督查督辦副主管要根據(jù)督辦事項(xiàng)的難易度、人員狀況、物料情況、工作方法、外部因素、內(nèi)部因素等方面進(jìn)行考慮確定督辦事項(xiàng)完成的標(biāo)準(zhǔn)。5、督查事項(xiàng)信息必須進(jìn)行溝通，如無(wú)法進(jìn)行有效溝通，一般以督查督辦副主管核定的信息為準(zhǔn)。如在督辦事項(xiàng)執(zhí)行過(guò)程中責(zé)任人發(fā)生變動(dòng)，需重新確定督辦責(zé)任人。6、將收集準(zhǔn)確的信息寫(xiě)入督辦單，要求在8小時(shí)內(nèi)完成編制、下發(fā)工作。7、如事業(yè)部有臨時(shí)要緊的事情需要督辦，將以事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的指令為準(zhǔn)，相關(guān)程序與上相同。8、將督查督辦單通過(guò)E-MAIL發(fā)到責(zé)任人郵箱，確認(rèn)查收。督辦工作實(shí)施工作卡工作崗位：督查督辦副主管、辦公室主任考核崗位：辦公室主任編號(hào)：43目的確保政令暢通和工作有效，促進(jìn)公司的重大決策、重要工作部署的落實(shí)與執(zhí)行目標(biāo)重大督辦事項(xiàng)完成率100%重大督辦事項(xiàng)有效率≥80%督辦事項(xiàng)不良率≤5%工作督促率100%對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則1、《督查督辦管理流程》Q(chēng)-LC-CD01-0052、《督查督辦管理規(guī)則》Q(chēng)-GZ-CD01-003年工作量756h單次參考工時(shí)3h工作頻率21次/月觸發(fā)條件工作督辦指令下達(dá)到執(zhí)行部門(mén)后信息輸入督查督辦工作完成情況輸出督查督辦工作情況通報(bào)異常判定1、了解信息片面，不準(zhǔn)確或信息反饋不準(zhǔn)確或不及時(shí)異常處理1、重新調(diào)查，并處理檢查人工作步驟與要求：1、對(duì)事業(yè)部和公司要求督辦的事項(xiàng)及時(shí)跟蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)匯報(bào)，突出過(guò)程管理和控制，將能及時(shí)整改或糾偏的及時(shí)要求整改與糾偏，并將執(zhí)行情況詳細(xì)記錄，要求對(duì)所督查督辦的工作進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查了解情況，督促相關(guān)部門(mén)和責(zé)任人按照督辦要求完成工作。2、工作要求：相關(guān)部門(mén)第一負(fù)責(zé)人為重大督辦事項(xiàng)的第一責(zé)任人，對(duì)重大督查督辦事項(xiàng)要求四小時(shí)復(fù)命，工作完成時(shí)或不能按時(shí)按質(zhì)完成時(shí)有書(shū)面報(bào)告報(bào)辦公室。對(duì)于重大督辦事項(xiàng)，辦公室督查人員須定時(shí)到現(xiàn)場(chǎng)跟進(jìn)、核實(shí)情況，對(duì)工作過(guò)程和結(jié)果有詳細(xì)的記錄，做到至少1個(gè)工作日1督促。對(duì)于一般督辦事項(xiàng)，辦公室督查人員在事項(xiàng)結(jié)束和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)時(shí)到現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)情況，并對(duì)過(guò)程有所了解，做到至少2個(gè)工作日1督促。3、了解督查督辦完成情況包括如下方法：詢(xún)問(wèn)相關(guān)當(dāng)事人；現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研，收集第一手信息。但需要將所了解的情況與相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行溝通，如雙方存在比較大的差異，可以組織相關(guān)人員召開(kāi)說(shuō)清楚會(huì)。4、在督查督辦的過(guò)程中如遇問(wèn)題，按照如下步驟操作：?jiǎn)栴}調(diào)研，尋找問(wèn)題發(fā)生原因；羅列各類(lèi)解決措施；討論解決措施有效性；提出成熟的問(wèn)題解決措施，等報(bào)批后督促相關(guān)責(zé)任方按照整改措施實(shí)施整改；現(xiàn)場(chǎng)了解問(wèn)題解決進(jìn)度；記錄問(wèn)題解決過(guò)程；協(xié)助問(wèn)題整改部門(mén)開(kāi)展問(wèn)題整改工作（主要是資源支持）；及時(shí)向分管高管層匯報(bào)工作進(jìn)度。5、每周日24點(diǎn)前將所收集的督辦情況整理好錄入到周督查事項(xiàng)反饋表中報(bào)辦公室主任。督辦評(píng)價(jià)工作卡工作崗位：督查督辦副主管、辦公室主任考核崗位：辦公室主任編號(hào)：44目的提高工作雙效性，工作激勵(lì)，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，營(yíng)造和維護(hù)公司執(zhí)行文化氛圍目標(biāo)督辦事項(xiàng)評(píng)價(jià)準(zhǔn)確率≥95%對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則1、《督查督辦管理流程》Q(chēng)-LC-CD01-0052、《督查督辦管理規(guī)則》Q(chēng)-GZ-CD01-003年工作量240h單次參考工時(shí)4h工作頻率5次/月觸發(fā)條件督辦工作完成后或無(wú)法完成時(shí)信息輸入督查督辦工作完成情況輸出督查督辦工作情況通報(bào)異常判定1、評(píng)價(jià)不準(zhǔn)確2、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確異常處理1、處理責(zé)任人2、重新評(píng)價(jià)和統(tǒng)計(jì)工作步驟與要求：1、依據(jù)督查事項(xiàng)情況反饋表將完成情況好/不好的事項(xiàng)羅列出來(lái)，逐一分析原因，尋找工作經(jīng)驗(yàn)/教訓(xùn)。2、分析過(guò)程中注重?cái)?shù)據(jù)的收集，按照數(shù)理要求進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理、統(tǒng)計(jì)，計(jì)算事業(yè)部和各部門(mén)的整體執(zhí)行率、工作良好率、工作不良率，同時(shí)比照上月數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。3、依據(jù)分析結(jié)果對(duì)執(zhí)行情況好/不好的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行通報(bào)表?yè)P(yáng)/批評(píng)。4、依據(jù)以上信息在每月10日前編制完成事業(yè)部月度督查通報(bào)，報(bào)分管高管層審批后，在事業(yè)部宣傳欄和信息系統(tǒng)進(jìn)行公布，并將結(jié)果交企管部進(jìn)行考評(píng)運(yùn)用。另外，每周辦公室負(fù)責(zé)出一期督查督辦周報(bào)，通報(bào)各項(xiàng)工作完成情況，并對(duì)相關(guān)督辦事項(xiàng)進(jìn)行評(píng)價(jià)，并在周工作例會(huì)上通報(bào)。5、辦公室將不定時(shí)對(duì)完成優(yōu)秀/差的督辦事項(xiàng)組織案例討論。6、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。好：工作投入產(chǎn)出比在1：5以上，或單項(xiàng)工作一次性為公司節(jié)約/多產(chǎn)出100萬(wàn)以上的價(jià)值；非職責(zé)性工作得到了事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)及以上人員表?yè)P(yáng)；職責(zé)工作完成效果好，超出領(lǐng)導(dǎo)期望，得到CEO表?yè)P(yáng)；在確保工作質(zhì)量的前提下，工作進(jìn)度較計(jì)劃縮短1/2以上。平：工作投入產(chǎn)出比在1：3以上；職責(zé)性工作按時(shí)完成，工作不存在不足之處，領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意率100%。差：工作沒(méi)有按時(shí)完成，且在一周以?xún)?nèi)；工作質(zhì)量上有不足；投入產(chǎn)出比低于1：3以下。檔案管理制度的制訂工作卡工作崗位：檔案專(zhuān)責(zé)、辦公室主任考核崗位：辦公室主任編號(hào)：45目的規(guī)范檔案管理目標(biāo)使檔案管理合乎規(guī)范對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則1、《檔案管理規(guī)定》Q(chēng)-GD-002年工作量20h單次參考工時(shí)20h工作頻率根據(jù)制度運(yùn)行情況而定觸發(fā)條件規(guī)范檔案管理信息輸入/輸出/異常判定應(yīng)用中出現(xiàn)漏洞異常處理修改完善制度工作步驟與要求：1、根據(jù)檔案管理內(nèi)容，明確需制訂那些制度；2、草擬制度，要求所訂制度規(guī)范、合理，能有效覆蓋檔案管理內(nèi)容，包括收集歸檔、分類(lèi)整理、保管維護(hù)、提供利用、鑒定銷(xiāo)毀、保密等方面。3、反復(fù)修改，完善。要求無(wú)錯(cuò)字、別字，無(wú)病句，通俗易懂，便于執(zhí)行。4、檔案管理制度符合IS09000管理體系要求。檔案管理制度的修改完善工作卡工作崗位：檔案專(zhuān)責(zé)、辦公室主任考核崗位：辦公室主任編號(hào)：46目的規(guī)范檔案管理目標(biāo)使檔案管理合乎規(guī)范對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則1、《檔案管理規(guī)定》Q(chēng)-GD-002年工作量15h單次參考工時(shí)15h工作頻率根據(jù)制度運(yùn)行情況而定觸發(fā)條件每年若干次信息輸入/輸出/異常判定應(yīng)用中出現(xiàn)漏洞異常處理持續(xù)修改完善制度工作步驟與要求：1、針對(duì)需修改的制度，組織全體檔案管理人員逐項(xiàng)逐條逐句進(jìn)行討論，力求把檔案管理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題盡力提出。要求與會(huì)人員熟知檔案管理過(guò)程，討論中暢所欲言；2、針對(duì)提出的問(wèn)題對(duì)原有制度逐條逐句逐字進(jìn)行修改；3、對(duì)修改稿再次進(jìn)行討論，要求與會(huì)人員各抒己見(jiàn)，將問(wèn)題徹底提出；4、根據(jù)討論意見(jiàn)對(duì)修改稿進(jìn)行完善。要求修改后的制度更加規(guī)范、合理、能有效執(zhí)行。對(duì)外施工單位所需歸檔資料整編工作的指導(dǎo)工作卡工作崗位：檔案專(zhuān)責(zé)考核崗位：辦公室主任編號(hào)：47目的規(guī)范檔案整理目標(biāo)上交資料規(guī)范率100%對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則1、《檔案管理規(guī)定》Q(chēng)-GD-0022、《檔案整編作業(yè)規(guī)程》Q(chēng)-GC-CD01-001年工作量24h單次參考工時(shí)h工作頻率4次/月觸發(fā)條件每年若干次信息輸入/輸出/異常判定/異常處理/工作步驟與要求：1、施工單位資料員將需歸檔的資料按規(guī)范進(jìn)行初步整理，并將未裝訂初稿提交檔案室審查；2、檔案管理人員依據(jù)國(guó)家《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》及基建工程竣工資料整編細(xì)則逐項(xiàng)進(jìn)行審查，包括案卷外觀(guān)質(zhì)量、格式、圖紙折疊、修改、字跡材料是否合符規(guī)范、歸檔資料內(nèi)容是否齊全等；3、根據(jù)審查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，提出整改事項(xiàng)和整改要求，要求指出問(wèn)題全面、徹底；4、針對(duì)存在的問(wèn)題逐項(xiàng)對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的指導(dǎo)，要求針對(duì)性強(qiáng)，整改后的資料合乎規(guī)范。各相關(guān)部門(mén)做資料整理歸檔的指導(dǎo)工作卡工作崗位：檔案專(zhuān)責(zé)、檔案管理員考核崗位：檔案專(zhuān)責(zé)/辦公室主任編號(hào)：48目的規(guī)范檔案整理目標(biāo)上交資料規(guī)范率100%對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則1、《檔案管理規(guī)定》Q(chēng)-GD-0022、檔案整編作業(yè)規(guī)程》Q(chēng)-GC-CD01-001年工作量24h單次參考工時(shí)h工作頻率4次/月觸發(fā)條件每年若干次信息輸入/輸出/異常判定/異常處理/工作步驟與要求：1、相關(guān)單位責(zé)任人將需歸檔的資料按規(guī)范進(jìn)行初步整理后，提交檔案室審查；2、檔案管理人員依據(jù)國(guó)家《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》逐項(xiàng)進(jìn)行審查，包括案卷外觀(guān)質(zhì)量、格式、圖紙折疊、修改、字跡材料是否合符規(guī)范、歸檔資料內(nèi)容是否齊全等；3、根據(jù)審查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，提出整改事項(xiàng)和整改要求，要求指出問(wèn)題全面、徹底；4、針對(duì)存在的問(wèn)題逐項(xiàng)對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的指導(dǎo)，要求針對(duì)性強(qiáng)，整改后的資料合乎規(guī)范。對(duì)外文件資料發(fā)放工作卡工作崗位：檔案專(zhuān)責(zé)、檔案管理員考核崗位：檔案專(zhuān)責(zé)/辦公室主任編號(hào)：49目的傳遞信息，保證工程建設(shè)順利開(kāi)展目標(biāo)1、文件保密2、登記、發(fā)放及時(shí)、準(zhǔn)確率100%對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量480h單次參考工時(shí)h工作頻率160次/月觸發(fā)條件1、每天若干次2、檔案管理員，應(yīng)將收到的文件及時(shí)登記，在5分鐘內(nèi)通知到位信息輸入工作聯(lián)系單、設(shè)計(jì)修改通知、合同、技術(shù)協(xié)議等輸出外部文件發(fā)放登記表異常判定1、登記錯(cuò)誤2、漏登異常處理1、糾正錯(cuò)誤2、補(bǔ)登工作步驟與要求：1、接收各部門(mén)發(fā)送的文件；2、檔案管理人員認(rèn)真核對(duì)接收的文件，要求逐項(xiàng)核對(duì)，包括簽字手續(xù)是否完備、是否蓋印、數(shù)量是否相符等，核對(duì)準(zhǔn)確無(wú)誤后簽字認(rèn)可；3、將接收的文件留取一份存檔，余下文件詳細(xì)登記在《外部文件發(fā)放登記表》上；4、通知相關(guān)部門(mén)領(lǐng)取文件，要求5分鐘內(nèi)通知到位，特殊情況除外；5、領(lǐng)取文件人核對(duì)文件名稱(chēng)、數(shù)量等無(wú)誤后簽字確認(rèn)；6、文件發(fā)放完成。對(duì)內(nèi)文件資料發(fā)放工作卡工作崗位：檔案專(zhuān)責(zé)、檔案管理員考核崗位：檔案專(zhuān)責(zé)/辦公室主任編號(hào)：50目的傳遞信息，保證工程建設(shè)順利開(kāi)展目標(biāo)1、文件保密2、登記、發(fā)放及時(shí)、準(zhǔn)確率100%對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量600h單次參考工時(shí)h工作頻率200次/月觸發(fā)條件1、每天若干次2、檔案管理員，應(yīng)將收到的文件及時(shí)登記，在10分鐘內(nèi)通知送達(dá)到位信息輸入工作聯(lián)系單、設(shè)計(jì)修改通知、監(jiān)理月報(bào)、周報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等輸出內(nèi)部文件發(fā)放登記表異常判定1、登記錯(cuò)誤2、漏登異常處理1、糾正錯(cuò)誤2、補(bǔ)登工作步驟與要求：1、接收施工、監(jiān)理等單位發(fā)送的文件；2、檔案管理人員認(rèn)真核對(duì)接收的文件，要求認(rèn)真核對(duì)，包括簽字手續(xù)是否完備、是否蓋印、數(shù)量是否相符等，核對(duì)準(zhǔn)確無(wú)誤后再簽字確認(rèn)；3、將接收的文件詳細(xì)登記在《內(nèi)部文件發(fā)放登記表》上；4、將文件發(fā)送至相關(guān)部門(mén)，要求5分鐘內(nèi)送達(dá)到位，特殊情況除外；5、收取文件人核對(duì)文件名稱(chēng)、數(shù)量等內(nèi)容無(wú)誤后簽字確認(rèn)；6、文件發(fā)送完成。圖紙資料的發(fā)放工作卡工作崗位：檔案專(zhuān)責(zé)、檔案管理員考核崗位：檔案專(zhuān)責(zé)/辦公室主任編號(hào)：51目的保證工程建設(shè)順利開(kāi)展目標(biāo)登記、發(fā)放及時(shí)、準(zhǔn)確率100%對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量126h單次參考工時(shí)h工作頻率15次/月觸發(fā)條件1、每月若干次2、檔案管理員，應(yīng)將收到的圖紙資料及時(shí)登記，在當(dāng)天內(nèi)發(fā)送到所需單位信息輸入設(shè)計(jì)圖紙、廠(chǎng)家資料等輸出圖紙資料發(fā)放登記表異常判定1、登記錯(cuò)誤2、漏登異常處理1、糾正錯(cuò)誤2、補(bǔ)登工作步驟與要求：1、接收設(shè)計(jì)等單位發(fā)送的圖紙資料；2、檔案管理人員根據(jù)發(fā)送清單進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，包括圖紙名稱(chēng)、數(shù)量是否相符等，若不符應(yīng)告知發(fā)送單位；3、確認(rèn)無(wú)誤后將所收?qǐng)D紙資料詳細(xì)錄入電腦（包括圖紙資料名稱(chēng)、責(zé)任單位、數(shù)量等）；4、依據(jù)合同或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的交代確認(rèn)圖紙資料發(fā)放單位；5、將需發(fā)放圖紙資料詳細(xì)登記在《圖紙資料發(fā)放登記本》上；6、通知相關(guān)單位領(lǐng)取資料；7、收取人核對(duì)無(wú)誤后簽字確認(rèn)；8、開(kāi)放行單；9、存檔（剩余圖紙）。依據(jù)設(shè)備合同，給相關(guān)設(shè)備廠(chǎng)家郵寄所需設(shè)備圖紙工作卡工作崗位：檔案專(zhuān)責(zé)、檔案管理員考核崗位：檔案專(zhuān)責(zé)/辦公室主任編號(hào)：52目的保證工程建設(shè)順利開(kāi)展目標(biāo)郵寄及時(shí)，準(zhǔn)確率100%對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則/年工作量h單次參考工時(shí)h工作頻率4次/月觸發(fā)條件1、檔案管理員，應(yīng)將所需郵寄的圖紙資料及時(shí)處理，郵寄到所需單位2、工程建設(shè)進(jìn)行中信息輸入設(shè)計(jì)圖紙輸出快件發(fā)票異常判定1、郵寄不及時(shí)2、郵寄地址有誤異常處理1、及時(shí)郵寄，否則造成延誤按相關(guān)制度處罰2、核對(duì)地址無(wú)誤方可郵寄，否則造成延誤按相關(guān)制度處罰工作步驟與要求：1、確認(rèn)需郵寄的資料內(nèi)容，要求逐項(xiàng)核對(duì)，包括資料名稱(chēng)、數(shù)量等；2、明確郵寄單位地址，包括、收件人等內(nèi)容；3、交付郵寄，若交與他人代寄，應(yīng)將郵寄地址、收件人等逐項(xiàng)交代清楚；4、憑發(fā)票簽字報(bào)帳。參加設(shè)備開(kāi)箱工作卡工作崗位：檔案專(zhuān)責(zé)、檔案管理員考核崗位：檔案專(zhuān)責(zé)/辦公室主任編號(hào)：53目的維護(hù)檔案資料的完整、齊全，為公司工作服務(wù)目標(biāo)1、收集齊全率98%以上對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則1、《檔案管理規(guī)定》Q(chēng)-GD-002年工作量384h單次參考工時(shí)4h工作頻率8次/月觸發(fā)條件得到參加設(shè)備開(kāi)箱的通知信息輸入開(kāi)箱通知輸出開(kāi)箱收集設(shè)備資料異常判定資料不齊全異常處理責(zé)令補(bǔ)齊工作步驟與要求：1、設(shè)備到貨后，有關(guān)部門(mén)通知檔案室派員與相關(guān)責(zé)任人共同參加設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收，禁止在無(wú)檔案人員在場(chǎng)的情況下開(kāi)箱驗(yàn)收；2、設(shè)備開(kāi)箱時(shí)，箱內(nèi)一切文件資料、清單等原始資料由檔案員收集，核對(duì)登記存檔，并負(fù)責(zé)提供利用，任何單位個(gè)人嚴(yán)禁將開(kāi)箱資料據(jù)為已有；3、開(kāi)箱驗(yàn)收后發(fā)現(xiàn)缺少的出廠(chǎng)文件及說(shuō)明書(shū)等，應(yīng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門(mén)索取補(bǔ)齊，檔案室工作人員催辦。參加工程竣工驗(yàn)收工作卡工作崗位：檔案專(zhuān)責(zé)、檔案管理員考核崗位：檔案專(zhuān)責(zé)/辦公室主任編號(hào)：54目的規(guī)范檔案管理，為公司工作服務(wù)目標(biāo)1、竣工資料準(zhǔn)確率達(dá)100%對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則1、《檔案管理規(guī)定》Q(chēng)-GD-002年工作量384h單次參考工時(shí)4h工作頻率8次/月觸發(fā)條件得到參加驗(yàn)收的通知信息輸入/輸出/異常判定資料不合要求異常處理按規(guī)范整改工作步驟與要求：1、工程竣工驗(yàn)收時(shí)，有關(guān)部門(mén)通知檔案部門(mén)派人共同參加驗(yàn)收；2、驗(yàn)收時(shí)，檔案人員根據(jù)基建工程檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其竣工資料進(jìn)行初步審查，包括歸檔內(nèi)容、案卷質(zhì)量等3、及時(shí)指出在驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題逐一進(jìn)行指導(dǎo)，并提出整改意見(jiàn)；4、參加竣工驗(yàn)收總結(jié)會(huì)。檔案資料形成工作卡工作崗位：檔案專(zhuān)責(zé)、檔案管理員考核崗位：檔案專(zhuān)責(zé)/辦公室主任編號(hào)：55目的維護(hù)檔案資料的完整、齊全，為公司工作服務(wù)目標(biāo)1、案卷質(zhì)量應(yīng)100%符合《國(guó)家科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》2、收集齊全率98%以上對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則1、《檔案管理規(guī)定》Q(chēng)-GD-002年工作量180h單次參考工時(shí)h工作頻率30次/月觸發(fā)條件1、工程前期籌備完成后2、工程項(xiàng)目招投標(biāo)工作完成后3、設(shè)備開(kāi)箱及設(shè)備安裝調(diào)試驗(yàn)收后4、工程竣工驗(yàn)收兩個(gè)月后信息輸入/輸出/異常判定1、文件不齊2、漏登3、未作移交清單4、登記錯(cuò)誤異常處理1、要求移交人補(bǔ)齊2、補(bǔ)登3、要求移交人補(bǔ)作移交清單4、糾正錯(cuò)誤工作步驟與要求：1、工程前期文件資料形成；2、招、投標(biāo)及合同文件形成；3、設(shè)備開(kāi)箱后形成設(shè)備資料;4、設(shè)計(jì)出圖；5、竣工資料資料形成；6、生產(chǎn)檢修資料形成。檔案進(jìn)行審查工作卡工作崗位：檔案專(zhuān)責(zé)、檔案管理員考核崗位：檔案專(zhuān)責(zé)/辦公室主任編號(hào)：56目的維護(hù)檔案資料的完整、齊全，為公司工作服務(wù)目標(biāo)1、案卷質(zhì)量應(yīng)100%符合《國(guó)家科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》2、收集齊全率98%以上對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則1、《檔案管理規(guī)定》Q(chēng)-GD-002年工作量360h單次參考工時(shí)1h工作頻率30次/月觸發(fā)條件所形成的資料移交到檔案室信息輸入/輸出/異常判定1、文件不齊異常處理1、要求移交人補(bǔ)齊工作步驟與要求：1、基建施工及安裝資料：依據(jù)《國(guó)家科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》及基建工程竣工資料整編細(xì)則進(jìn)行認(rèn)真審查，包括案卷外觀(guān)質(zhì)量、格式、圖紙折疊、修改、字跡材料是否合符規(guī)范，所交資料是否齊全等，不符則退回有關(guān)單位進(jìn)行整改，并指出問(wèn)題所在，提出改進(jìn)意見(jiàn)；設(shè)備資料：依據(jù)開(kāi)箱清單逐項(xiàng)審核，包括資料名稱(chēng)、數(shù)量等內(nèi)容，若不齊全則要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人責(zé)令廠(chǎng)家補(bǔ)齊；招投標(biāo)資料、合同、生產(chǎn)檢修等資料：依據(jù)移交清單逐項(xiàng)核對(duì)，包括資料名稱(chēng)、數(shù)量等，若不齊則要求有關(guān)責(zé)任人補(bǔ)齊；2、審查合格，雙方在移交清單上辦理簽字手續(xù)；3、將接收的資料整理入庫(kù)。檔案資料整理工作卡工作崗位：檔案專(zhuān)責(zé)、檔案管理員考核崗位：檔案專(zhuān)責(zé)/辦公室主任編號(hào)：57目的規(guī)范檔案管理，檔案管理達(dá)二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)目標(biāo)1、案卷質(zhì)量應(yīng)100%符合《國(guó)家科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》2、資料整理達(dá)國(guó)家二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)應(yīng)流程/規(guī)則1、《檔案整編作業(yè)規(guī)程》Q(chēng)-GC-CD01-0012、《檔案管理規(guī)定》Q(chēng)-GD-002年工作量3600h單次參考工時(shí)1h工作頻率300次/月觸發(fā)條件收集的資料均按科學(xué)技術(shù)檔案構(gòu)成的一般要求進(jìn)行規(guī)范化整理后方可入庫(kù)存檔信息輸入收集的資料輸出檔案案卷異常判定1、分類(lèi)不準(zhǔn)2、案卷整理未按科學(xué)技術(shù)檔案構(gòu)成要求異常處理1、依據(jù)分類(lèi)大綱重分2、嚴(yán)格按要求對(duì)案卷進(jìn)行整理工作步驟與要求：1、檔案資料分類(lèi)：鋁廠(chǎng)資料依據(jù)《XXXX鋁業(yè)科技檔案分類(lèi)體系表》進(jìn)行分類(lèi)，電廠(chǎng)資料依據(jù)XXXX電廠(chǎng)科技檔案分類(lèi)大綱進(jìn)行分類(lèi)，所有資料先分大類(lèi)，后分小類(lèi)；然后按小類(lèi)進(jìn)行排序；2、單份文件拆釘裝訂：裝訂時(shí)必須先剔除金屬物（永久、長(zhǎng)期保管案卷），然后采用線(xiàn)裝后膠粘，三孔一線(xiàn)，孔間距為7cm，扣結(jié)在封底；裝訂的文件要求右、下齊，美觀(guān)一致；3、圖紙折疊：所有圖紙折疊成手風(fēng)琴式，符合A4規(guī)格；4、編頁(yè)號(hào)、檔號(hào)：要求無(wú)錯(cuò)號(hào)、漏號(hào)、重號(hào)，準(zhǔn)確率100%；5、輸入及打印卷內(nèi)目錄及卷內(nèi)備考表，所有檔案均應(yīng)有卷內(nèi)目錄及卷內(nèi)備考表，項(xiàng)目填寫(xiě)齊全，內(nèi)容不隨意更改、簡(jiǎn)化；