會計電算化復(fù)習(xí)資料（三）

本文格式為Word版，下載可任意編輯——會計電算化復(fù)習(xí)資料（三）4.3.3報表公式設(shè)置1.報表運算公式的設(shè)置（1）常用函數(shù)簡介帳務(wù)取數(shù)函數(shù)函數(shù)格式：

函數(shù)名(科目編碼,會計期間,[方向],[賬套號],[會計年度],[編碼1]，[編碼2])常用帳務(wù)取數(shù)函數(shù)：

期初額函數(shù)：QC、sQC、wQC期末額函數(shù)：QM、sQM、wQM發(fā)生額函數(shù)：FS、sFS、wFS

累計發(fā)生額函數(shù)：LFS、sLFS、wLFS凈額函數(shù)：JE、sJE、wJE說明：

各參數(shù)的位置需要保存

有些參數(shù)可以省略不寫，例如方向、賬套號、會計年度、編碼等

假使省略的參數(shù)后面沒有內(nèi)容了，則可以不寫逗號；假使省略的參數(shù)后面還有內(nèi)容，則必需寫逗號，把它們的位置留出來。例：

QM(\月)：省略了方向、賬套號、會計年度、編碼1、編碼2QM(\月,,,,\單位編碼\：省略了方向、賬套號、會計年度、編碼2函數(shù)中的參數(shù)除了科目必需加引號\之外，其他參數(shù)可以不加引號函數(shù)中的引號、逗號等標(biāo)點符號支持全角和半角。

?自本表本頁取數(shù)的函數(shù)

數(shù)據(jù)合計：PTOTAL()例：G5=PTOTAL(C5:F5)平均值：PAVG()計數(shù)：PCOUNT()最大值：PMAX()最小值：PMIN()

?自本表其他表頁取數(shù)的函數(shù)

取確定頁號表頁的數(shù)據(jù)：C1=C2@2

C1單元取自于其次張表頁C2單元數(shù)據(jù)本表他頁取數(shù)函數(shù)SELECT

例：C1=SELECT（C2，月@=月+1）C1單元取自于上個月的C2單元的數(shù)據(jù)月@：當(dāng)前月月：當(dāng)前月的前一個月

?報表與報表間的計算公式

在進行報表與報表間的取數(shù)時，不僅僅要考慮取哪一個表哪一個單元的數(shù)據(jù)，還要考慮數(shù)據(jù)源在哪一頁。例如，5月份的《資產(chǎn)負(fù)債表》中的利潤，需要去取《利潤表》中5月份的利潤數(shù)據(jù)。

報表間的計算公式與同一報表內(nèi)各表頁間的計算公式很相近，主要區(qū)別就是把本表表名換為他表表名。公式格式：

=“〞->[@][條件]說明：當(dāng)缺省時為本表各頁分別取他表各頁數(shù)據(jù)。例：

①令當(dāng)前表頁C4的值等于表“hbzj〞第2頁C4的值：C4=“hbzj〞->C4@2

②令本表各頁C4的值等于表“hbzj〞各頁C4的值：C4=“hbzj〞->C4FORALL

③令當(dāng)前表所有表頁B4的值等于表“hbzj〞第3頁中B6的值與表“hbzj〞第2頁中B2的值之和：B4=“hbzj〞->B6@3+“hbzj〞->B2@2

④令當(dāng)前表所有表頁C5的值等于表“hbzj〞第1頁中C10的值與當(dāng)前表第2頁中C2的值之和：C5=“hbzj〞->C10@1+C2@2（2）輸入公式方法?直接輸入法

選定單元（C4）—“數(shù)據(jù)〞—“編輯公式〞—“單元公式〞—輸入公式QC（〞101〞,月，，，1999，）

?利用函數(shù)向?qū)л斎?/p>

選定單元（D5）—“fx〞—“函數(shù)向?qū)Ж暋坝糜褞?wù)函數(shù)〞—“期末余額〞—“下一步〞—“參照〞—“帳套號〞：默認(rèn)、“會計年度〞：1999、科目：102、期間：月、方向：默認(rèn)—“確定〞2．報表審核公式的設(shè)置

在經(jīng)常使用的各類財經(jīng)報表中的每個數(shù)據(jù)都有明確的經(jīng)濟含義，并且各個數(shù)據(jù)之間一般地都有一定的勾稽關(guān)系。如在一個報表中，小計等于各分項之和；而合計又等于各個小計之和等等。在實際工作中，為了確保報表數(shù)據(jù)的確鑿性，需經(jīng)常用這種報表之間或報表之內(nèi)的勾稽關(guān)系對報表進行勾稽關(guān)系檢查。UFO系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)的審核公式，它將報表數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系用公式表示出來報表審核公式設(shè)置方法：

在“格式〞狀態(tài)下—“數(shù)據(jù)〞—“編輯公式〞—“審核公式…〞—“定義審核關(guān)系〞對話框—輸入審核公式—“確認(rèn)〞審核公式格式：

MESSAGE“〞例：貨幣資金表的審核公式為

?C6=C4+C5MESS“期初貨幣資金總額合計數(shù)期初現(xiàn)金及銀行合計數(shù)”

?D6=D4+D5MESS“期末貨幣資金總額合計數(shù)期末現(xiàn)金及銀行存款合計數(shù)〞3．編輯舍位平衡公式

舍位平衡公式是指用來重新調(diào)整報表數(shù)據(jù)進位后的小數(shù)位平衡關(guān)系的公式平衡公式。其中，進行進位的操作叫做舍位，舍位后調(diào)整平衡關(guān)系的操作叫做平衡調(diào)整公式。定義舍位平衡關(guān)系操作：

在格式狀態(tài)下—“數(shù)據(jù)〞—“編輯公式〞—“舍位公式…〞—輸入舍位平衡公式—“完成〞公式說明：

舍位表名：和當(dāng)前文件名不能一致，默認(rèn)在當(dāng)前目錄下。

舍位范圍：舍位數(shù)據(jù)的范圍(區(qū)域，如D6：D12)，要把所有要舍位的數(shù)據(jù)包括在內(nèi)

舍位位數(shù)：1-8位。舍位位數(shù)為1，區(qū)域中的數(shù)據(jù)除10；舍位位數(shù)為2，區(qū)域中的數(shù)據(jù)除100；以此類推。平衡公式：

1）倒順序?qū)懀紫葘懽罱K運算結(jié)果，然后一步一步向前推。

2）每個公式一行，各公式之間用逗號“,〞隔開，最終一條公式不用寫逗號。3）公式中只能使用“+〞“-〞符號，不能使用其他運算符及函數(shù)。4）等號左邊只能為一個單元（不帶頁號和表名）。5）一個單元只允許在等號右邊出現(xiàn)一次。例：將“貨幣資金表〞數(shù)據(jù)由元進位到千元：舍位表名：SW1舍位范圍：C4：D6

舍位位數(shù)：3（進位到千位，即數(shù)據(jù)除1000）4.套用格式和模板功能的使用（1）套用格式

采用UFO表提供的固定格式操作方法：

選取區(qū)域—“格式〞—“套用格式〞—選取格式—“確定〞

說明：區(qū)域套用格式之后，區(qū)域中原有格式和數(shù)據(jù)全部丟失。

有些套用格式中已設(shè)置了計算公式，當(dāng)前區(qū)域套用該格式后，公式同時寫入了相應(yīng)單元中（2）報表模板

UFO提供的報表模板包括了19個行業(yè)的70多張標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)報表（包括現(xiàn)金流量表），也可以包含用戶自定義的模板?？梢愿鶕?jù)所在行業(yè)挑揀相應(yīng)的報表套用其格式及計算公式。操作方法：

在格式狀態(tài)—“格式〞—“報表模板〞—選取行業(yè)和財務(wù)報表名—“確認(rèn)〞注意：當(dāng)前報表套用標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)報表模板后，原有內(nèi)容將丟失。（3）自定義模板

用戶可以根據(jù)本單位的實際需要定制內(nèi)部報表模板,并將自定義的模板參與系統(tǒng)提供的模板庫內(nèi),也可以根據(jù)本行業(yè)的特征，增加或刪除各個行業(yè)及其內(nèi)置的模板。定制行業(yè)

將本單位名稱或則單位所屬的行業(yè)參與到模板的行業(yè)類型中，在套用模板時可以直接選擇定制的行業(yè)或單位名稱

操作步驟：

在UFO中作出本單位的模板—“格式〞—“自定義模板〞—“增加〞—輸入模板所屬的行業(yè)名稱（單位名稱）—“下一步〞—“增加〞—輸入模板名稱（如：貨幣資金表）—選擇模板保存的路徑及文件—“添加〞—“完成〞4.4報表處理子系統(tǒng)日常工作的處理4.4.1報表編制1.生成報表數(shù)據(jù)

如取數(shù)公式中未指定帳套號及會計年度，則應(yīng)進行帳套初始操作2.增加表頁

“編輯〞—“追加〞—“表頁〞—輸入表頁數(shù)—“確認(rèn)〞

說明：增加的表頁需分別輸入關(guān)鍵字并按月排序（“數(shù)據(jù)〞—“排序〞—“表頁〞—選擇“月〞、“遞增〞—“確認(rèn)〞3.用審核關(guān)系驗證報表

在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)中，當(dāng)報表數(shù)據(jù)產(chǎn)生后，應(yīng)對報表進行審核，以檢查報表各項數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系的確鑿性。操作步驟：

在“數(shù)據(jù)〞狀態(tài)—“數(shù)據(jù)〞—“審核〞—出現(xiàn)提醒信息—修改報表數(shù)據(jù)—重新進行審核—直到不出現(xiàn)任何提醒信息，表示該報表各項勾稽關(guān)系正確

每當(dāng)對報表數(shù)據(jù)進行過修改后，都應(yīng)當(dāng)進行審核，以保證報表各項勾稽關(guān)系正確。4.對報表進行舍位平衡操作

在“數(shù)據(jù)〞狀態(tài)—“數(shù)據(jù)〞—“舍位平衡〞—顯示舍位平衡后的數(shù)據(jù)開啟舍位平衡公式指定的舍位表，也可看到調(diào)整后的報表5.查看公式列表

格式狀態(tài)—“數(shù)據(jù)〞—“公式列表〞4.4.2報表輸出

4.4.3報表的匯總和分析1.數(shù)據(jù)匯總

利用UFO提供的匯總功能可以快速、簡捷地完成報表匯總（報表數(shù)據(jù)的疊加）操作。表頁匯總:

把整個報表的數(shù)據(jù)進行立體方向的疊加，匯總數(shù)據(jù)可以存放在本報表的最終一張表頁或生成一個新的匯總報表。

可把匯總數(shù)據(jù)保存在本報表中，也可形成一個新的匯總表；可匯總報表中所有的表頁，也可只匯總符合指定條件的表頁操作步驟：

在數(shù)據(jù)狀態(tài)下—“數(shù)據(jù)〞—“匯總〞—“表頁〞—步驟1/3—指定匯總數(shù)據(jù)保存的位置—“下一步〞—步驟2/3—指定匯總哪些表頁—“下一步〞—步驟3/3處理報表中的可變區(qū)—“完成〞說明：UFO將自動給匯總表頁設(shè)置“表頁不計算〞標(biāo)志。2.數(shù)據(jù)分析

（1）圖形分析法?UFO的圖表

可以生成直方圖、圓餅圖、折線圖、面積圖4大類共10種格式的圖表。?圖表與報表的關(guān)系

圖表是利用報表文件中的數(shù)據(jù)生成的，圖表與報表存在著緊湊的聯(lián)系，當(dāng)報表中的源數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，圖表也隨之變化。一個報表文件可以生成多個圖表，最多可以保存12個圖表。?圖表的存在方式

圖表以圖表窗口的形式存在。圖表并不是獨立的文件，它的存在依附于源數(shù)據(jù)所在的報表文件，只有開啟報表文件后，才能開啟有關(guān)的圖表。報表文件被刪除之后，由該報表文件中的數(shù)據(jù)生成的圖表也同時刪除。?圖表的操作

圖表可以命名，可以選擇圖表名開啟圖表，可以修改圖表，保存或刪除圖表。與報表文件一樣，圖表可以打印輸出。?圖表的組成

有直方圖、圓餅圖、折線圖、面積圖4大類共10種格式，但不同格式的圖表的組成是類似的。?插入圖表對象

在UFO的報表文件的數(shù)據(jù)狀態(tài)下，插入一個圖表對象。插入的圖表對象與創(chuàng)立它的報表數(shù)據(jù)相鏈接。當(dāng)報表數(shù)據(jù)改變時，圖表對象也隨之更新。操作步驟：

在數(shù)據(jù)狀態(tài)下—選取一個數(shù)據(jù)區(qū)域（A3：D6）—“工具〞——“插入圖表對象“—拖動鼠標(biāo)至適當(dāng)大小—出現(xiàn)對話框—定義以“行〞或以“列〞為X軸（行）、數(shù)據(jù)操作范圍（當(dāng)前表頁）、圖表名稱（資金分析圖）、標(biāo)題（資金對比）、X軸標(biāo)題（期間）、Y軸標(biāo)題（金額）、圖表格式（成組直方圖）—“確認(rèn)〞

?圖表窗口的管理

?開啟圖表窗口

“工具〞—“圖表窗口〞?開啟圖表

?“圖表〞—“開啟〞—選擇圖表—“確認(rèn)“?刪除圖表

?“圖表〞—“刪除〞?關(guān)閉圖表

?“圖表〞—“退出圖表窗口〞4.4.4報表的維護1.報表格式管理

(1)在固定區(qū)中插入行（列）

在固定區(qū)中插入的行列格式與當(dāng)前表一致操作步驟：

在格式狀態(tài)下—選取要插入行—“編輯〞—“插入〞—選擇“行〞或“列〞—輸入要插入的行（列）數(shù)說明：

插入行后，表尺寸隨之增加

插入行后，單元公式的絕對引用不變，相對引用隨之變化。絕對引用：D5+D6

相對引用：？D5+？D6例：

如B5單元的單元公式為：B5=B3

D5單元的單元公式為：D5=?D3

在第2行上插入一行，單元公式將變?yōu)椋築6=B3（絕對引用）D6=?D4（相對引用）（2）追加行（列）

在表格的最終一行（列）增加行（列）操作步驟：

在格式狀態(tài)下—“編輯〞—“追加〞—選擇“行〞（“列〞）—輸入要追加的行（列）數(shù)說明：

追加行后，表尺寸隨之增加（3）交換行

1．交換固定區(qū)中的行

交換固定區(qū)的行是將一張表頁中的指定的行的所有內(nèi)容（包括格式和數(shù)據(jù)）進行交換。操作步驟：

在格式狀態(tài)下—“編輯〞—“交換〞—“行〞（“列〞）—在“源行號〞和“目標(biāo)行號〞編輯框中輸入兩個要相互交換位置的行號說明：

?可以一次交換多個行，多個行號之間用“，〞隔開?固定區(qū)的行和可變區(qū)的行不能交換

?在交換多個行時，假使源行數(shù)和目標(biāo)行個數(shù)不一致，將出現(xiàn)提醒框“輸入的源行數(shù)應(yīng)與目標(biāo)行數(shù)應(yīng)當(dāng)一一對應(yīng)。〞

?斜線不參與交換。（五）刪除行（列）1．刪除固定區(qū)中的行操作步驟：

在格式狀態(tài)下—選取要刪除的行的區(qū)域—“編輯〞—“刪除〞—選擇“行〞（列）—“確認(rèn)〞說明：刪除行列后，在刪除位置中的單元公式將隨之刪除。

在其他行列中的單元公式中，絕對引用不變，相對引用隨之變化。2．刪除可變行（列）（略）

二．表頁管理

（一）插入表頁和追加表頁

向一個報表中增加表頁有追加和插入兩種方式，插入表頁即在當(dāng)前表頁前面增加新的表頁，追加表頁即在最終一張表頁后面增加新的表頁。操作步驟：

在數(shù)據(jù)狀態(tài)下—點擊要插入表頁的表頁頁標(biāo)，使它成為當(dāng)前表頁—“編輯〞—“插入〞/“追加〞—“表頁〞—輸入要插入或追加的表頁數(shù)—“確認(rèn)〞（二）交換表頁

交換表頁是將指定的任何表頁中的全部數(shù)據(jù)進行交換操作步驟：

在數(shù)據(jù)狀態(tài)下—“編輯〞—“交換〞—“表頁〞—在“源表頁號〞和“目標(biāo)表頁號〞—輸入要相互交換位置的表頁頁號。說明：可以一次交換多個表頁，多個表頁號用“，〞隔開。（三）刪除表頁

刪除表頁是將指定的整個表頁刪除，報表的表頁數(shù)相應(yīng)減少。操作步驟：

在數(shù)據(jù)狀態(tài)下—“編輯〞—“刪除〞—“表頁〞—如不指定表頁號和刪除條件，則確認(rèn)后刪除當(dāng)前表頁—如輸入要刪除的表頁號可同時刪除多張表頁說明：

?多個表頁號之間用逗號“，〞隔開。

?假使要刪除符合刪除條件的表頁，在“刪除條件〞