淺析時間管理

PAGEPAGE9高級管理學(xué)課程論文題目：淺析時間管理姓名：學(xué)號：學(xué)院：八方物流學(xué)院專業(yè)：物流工程年級：指導(dǎo)老師：（簽名）目錄一、選題背景和意義 3（一）背景 3（二）意義 3二、歷史文獻回顧與述評 3(一)具有代表性的時間管理理論 3(二)公認的時間管理原則和方法 4三、時間管理內(nèi)涵 5（一）時間的特性 5（二）時間管理的內(nèi)涵 5四、新的時間管理觀念——GTD 6（一）GTD的內(nèi)涵和原則 6（二）GTD的基本方法 6（三）實現(xiàn)GTD的五類工具 7五、高效管理者的時間管理 7(一)高效管理者時間管理的必要性 7(二)高效管理者時間管理的內(nèi)容 8六、總結(jié) 9參考文獻 10淺析時間管理一、選題背景和意義（一）背景時間，不可再生，不能停滯，不可伸縮，也沒有替代物。時間的特性決定了它是世界上最稀有、最珍貴的資源。雖然時間公平地給每個人以每天24小時，但每個人卻活在不同的24小時里，因為時間是因人而異的，可變的。時間管理研究專家楊杰說“智者利用時間來創(chuàng)造機會，所以他的成功機會永遠比別人多；庸者將時間拿來把握機會，所以他只會獲得一點點的成功：愚者則浪費時間來錯過機會，所以他永遠不會成功"鋤。所以，時間是可以管理而且需要管理的。（二）意義時間管理能力是通用能力中的一個重要內(nèi)容，是個人發(fā)展的核心競爭力，是在不同的階段、職位和工作中可以復(fù)制、通用的知識和技能。因此，學(xué)會時間管理，不僅在目前的學(xué)習(xí)階段大有用處，對今后的事業(yè)成功也會起到重要的促進作用。學(xué)會管理時間可以減輕各方面壓力。學(xué)會管理時間可以提個人的生活質(zhì)量和樂趣。二、歷史文獻回顧與述評(一)具有代表性的時間管理理論美國“柯維領(lǐng)導(dǎo)中心"的創(chuàng)始人史蒂芬·柯維在回顧了人類研究時間管理歷史的基礎(chǔ)上把時間管理理論分為四代。第一代：“便條式"管理理論。它提倡人們利用便條和備忘錄對每天要做的事情給予安排和提醒，備忘的條目可根據(jù)實際情況進行調(diào)整或增刪。其特點是靈活性較強，但顯得比較隨意，容易出現(xiàn)疏漏。第二代：“時間表式"管理理論。它強調(diào)通過使用記事簿來進行時間的規(guī)劃與準(zhǔn)備，并注明事情應(yīng)完成的期限。其特點是效率和完成率較高，但存在比較教條死板的缺陷。第三代：“做最重要的事”理論。它引入了價值觀，將目標(biāo)與計劃置于價值觀之上，認為“最重要的事"是價值與目標(biāo)的總和。這種理論講求優(yōu)先順序，根據(jù)任務(wù)的輕重緩急來設(shè)定短中長期目標(biāo)，以實現(xiàn)效率的最大化，其缺點是過度追求效率可能導(dǎo)致事業(yè)、家庭與社會生活之間的失衡與矛盾。第四代：這代時間管理理論是在前三代理論的基礎(chǔ)上，強調(diào)以原則為重心，兼顧重要性與急迫性，注重生命因素的均衡發(fā)展。該理論極力主張個人管理，甚至否定時間管理這個名詞，認為與其著重于時間與事務(wù)的安排，不如把重心放在維持產(chǎn)出與產(chǎn)能的平衡上?？戮S的“四代理論說”在國際上產(chǎn)生了巨大的影響，許多研究者就是沿著他的思路進行深入的研究。比如，我國管理專家周坤先生(2006)把柯維的四代管理理論進行了進一步發(fā)展，并將其分別比喻為“公雞型"、“倉鼠型"、“北極熊型”和“群狼型"管理模式，同時指出這些理論都存在著各自的問題和不足，都不是最優(yōu)的時間管理方式@。由此，他創(chuàng)立了所謂的“第五代時間管理"——“熊貓型’’時間管理理論。該理論認為，時間管理要講究均衡，要融合時問效益和個人舒適，要在追求社會公益的前提下，追求個人的人生價值①。它倡導(dǎo)“丁作就是享受，消費就是創(chuàng)造，創(chuàng)持旃是消費"的理念圓。雖然這一理論似乎并不成熟，也比較難懂，但它強調(diào)的個人利益和社會利益的均衡理念確實是一種很高的境界?！暗谖宕鷷r間管理理論"能否為學(xué)界接受暫時還不能定論，但它至少給了我們兩點啟示：一是時間管理理論是在不斷地發(fā)展的，二是時間管理應(yīng)該越來越關(guān)注人本身，體現(xiàn)人與社會、環(huán)境的和諧統(tǒng)一。(二)公認的時間管理原則和方法在時間管理方面，有一些具有代表性、受到公認的原則和方法，在管理領(lǐng)域產(chǎn)生了重要的影響，其中以帕累托原理、艾森豪威爾原理、ABC分析法等最為突出。帕累托原理。19世紀(jì)末，意大利經(jīng)濟學(xué)家帕累托發(fā)現(xiàn)：20％的意大利人支配著80％的國民財富。后來又發(fā)現(xiàn)許多事物中都存在著類似80／20的規(guī)律，如：20％的活動獲得的成果在所有成果中約占80％，20％的客戶占你約80％的銷售量，20％的產(chǎn)品或服務(wù)約占你80％的利潤，等等。帕累托的這條“二八不均衡分配定律”在管理學(xué)中被稱為“帕累托原理”。這個原理也被奉為時間管理的核心原則之一，它給人的啟示是：避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因為就算你花了80％的時間，你也只能取得20％的成效；你應(yīng)該將時間花于重要的少數(shù)問題上，因為掌握了這些重要的少數(shù)問題，你投入時間少卻成效大。根據(jù)這個原理，人們可以有效地定義目標(biāo)，采取措施，付諸行動。美國的德懷特·艾森豪威爾進一步發(fā)展了帕累托原理，提出了“艾森豪威爾法則"。法則告訴我們，根據(jù)任務(wù)的緊急程度和重要程度，可進行如下排序：A重要且緊急，必須立即做；B重要但不緊急，應(yīng)當(dāng)當(dāng)成緊急的事情去做，而不是拖延；C緊急但不重要，只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事；D既不緊急也不重要，有閑工夫再說。艾森豪威爾法則給了我們在面對紛雜事情的時候如何安排時間的基本法則，它既是人們紙上計劃時間的法則，也是后來電子時間優(yōu)化法直至計算機專業(yè)時間計劃的基本原理。ABC分析法，又稱帕累托分析法、ABC分類管理法、重點管理法等，是根據(jù)事物在技術(shù)或經(jīng)濟方面的主要特征，進行分類、排序的，以有區(qū)別地實施管理的一種分析方法。它把每天要完成的工作按照A、B、C分成三等排成順序，從而確定一個鮮明的優(yōu)先原則。A類工作是最重要的工作，只能由專人或者團隊去完成，不能授權(quán)他人；B類工作也很重要，但可以部分地授權(quán)他人；C類工作雖說價值小，但在工作中所占的份額卻最大。ABC分析法并非只是讓我們完成A類工作，完全放棄C類工作，而是遵照優(yōu)先原則，把它們分成級別，按照先后順序排列好，以便當(dāng)天完成。三、時間管理內(nèi)涵（一）時間的特性時間是物質(zhì)運動的順序性和持續(xù)性，是一種特殊的資源。時間具有以下的四項獨特性：1.供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少。2.無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。3.無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。4.無法失而復(fù)得：時間無法象失物一樣失而復(fù)得。（二）時間管理的內(nèi)涵時間管理就是指在同樣的時間消耗下，為提高時間的利用率和有效性而進行的一系列控制工作?；蛘哒f，時間管理就是克服時間浪費，為時間的消耗而設(shè)計的一種系統(tǒng)程序，并選擇一切可以利用的科學(xué)方法及手段，以使結(jié)果向預(yù)期目標(biāo)盡量靠攏。四、新的時間管理觀念——GTD（一）GTD的內(nèi)涵和原則GTD是英文GettingThingsDone的縮寫，主要原則在于一個人需要通過記錄的方式把頭腦中的各種任務(wù)移出來，通過這樣的方式，頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情，是一種消滅壓力的高效工作方法。（二）GTD的基本方法GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟。1.收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜（未整理的念頭）（GTD中稱為stuff）統(tǒng)統(tǒng)羅列出來，放入inbox中，這個inbox既可以是用來放置各種實物的實際的文件夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項的紙張或PDA。收集的關(guān)鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作。2.整理：將stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地進行整理，清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動進行區(qū)分整理，對于不能付諸行動的內(nèi)容，可以進一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾類，而對可行動的內(nèi)容再考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成，如果可以則立即行動完成它，如果不行對下一步行動進行組織。3.組織：個人感覺組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。對參考資料的組織主要就是一個文檔管理系統(tǒng)，而對下一步行動的組織則一般可分為：下一步行動清單，等待清單和未來/某天清單。等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作，未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃、電子等等。而下一步清單則是具體的下一步工作，而且如果一個項目涉及到多步驟的工作，那么需要將其細化成具體的工作。GTD對下一步清單的處理與一般的to-dolist最大的不同在于，它作了進一步的細化，比如按照地點(context)（電腦旁、辦公室、電話旁、家里、超市）分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動，而當(dāng)你到這些地點后也就能夠一目了然地知道應(yīng)該做那些工作。4.回顧：回顧也是GTD中的一個重要步驟，一般需要每周進行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單并進行更新，可以確保GTD系統(tǒng)的運作，而且在回顧的同時可能還需要進行未來一周的計劃工作。5.執(zhí)行：現(xiàn)在你可以按照每份清單開始行動了，在具體行動中可能會需要根據(jù)所處的環(huán)境，時間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單以及清單上的事項來行動有關(guān)GTD的用品，目前國內(nèi)可以到時間堂挑選。（三）實現(xiàn)GTD的五類工具1、網(wǎng)絡(luò)：資源很多，可以直接查找如RTM(rememberthemilk)Googleapp2、計算機：outlookMLOlifebanlance3、PDA：MLO(wm版)lifebanlance(Palm)4、紙+筆：GTD筆記本5、計算機+PDA：文夾GTD工具6、軟件：Evernote（下載安裝到計算機上）五、高效管理者的時間管理高效管理者每天都要面對各種各樣的事務(wù)，千頭萬緒，涉及到方方面面。如何在繁多的事務(wù)中抓住重點，以點帶面，從而促進相關(guān)工作的開展和完成，時間管理有著重要的作用?？茖W(xué)、規(guī)范、有序的時間管理不僅對高效管理者本人極為重要，對提高整個高效的工作效率、降低辦學(xué)成本也極為重要。但因為主觀客觀上的原因，我們都習(xí)慣了不將時間列入辦學(xué)成本進行計算。(一)高效管理者時間管理的必要性高效管理者為什么要對時間進行管理，這雖是個見仁見智的問題，但由于很多高效管理者未對時間進行科學(xué)有效的管理，往往造成疲于奔命卻大事抓不了、小事抓不到，浪費時間的現(xiàn)象廣泛存在，造成高效管理者時間浪費的原因是多方面的，從主觀上說，一方面可能是因為管理者想做的事情太多，但確因沒有科學(xué)區(qū)分事情的輕重緩急，甚至缺乏明確的目標(biāo)，導(dǎo)致各項工作缺乏優(yōu)先順序，最后可能有頭無尾；另一方面也可能是因為不擅于授權(quán)導(dǎo)致自己不得不花費大量的時間于具體事務(wù)，或因倉促決策導(dǎo)致了整個學(xué)校的時間以及其他資源的浪費。從客觀上說，高效管理者浪費時間的原因來自于上級領(lǐng)導(dǎo)、工作系統(tǒng)以及生活工作條件等方面。不管是何種原因，高效管理者的時間一旦出現(xiàn)浪費，對整個部門甚至整個高效的傷害極大，嚴(yán)重的可能會導(dǎo)致部門、單位乃至整個高效低效率重復(fù)勞動，最終成效不彰。為了避免浪費時間的現(xiàn)象重復(fù)出現(xiàn)，必須對高效管理者的時間進行管理。高效管理者永遠沒有時間做每件事，但應(yīng)通過對時間進行管理，保證他們永遠有時間做最重要的事。(二)高效管理者時間管理的內(nèi)容高效管理者的時間管理并非是對時間這一資源進行管理，而是對管理者自身進行管理，通過提高管理者的時間使用效率，減少浪費，從而達到提高工作效率的目標(biāo)。對管理者自身進行管理主要包括四個方面的內(nèi)容。1.掌握工作的關(guān)鍵高效不同層次的管理者盡管工作任務(wù)和工作責(zé)任不盡相同，但管理活動卻是一致的，可簡單歸結(jié)為三個掌握，即掌握關(guān)鍵工作，掌握關(guān)鍵人物，掌握關(guān)鍵活動。高效發(fā)展目標(biāo)能否實現(xiàn)的重點不在于每個環(huán)節(jié)、每個步驟，而在于制約性因素。制約性因素往往體現(xiàn)在關(guān)鍵工作，關(guān)鍵人物和關(guān)鍵活動上，抓住了這三個關(guān)鍵，高效管理者也就解決了制約性因素。所謂“大智有所不慮，大巧有所不為”之所以成為大智大巧者，在于能夠揚其長而避其短。高效管理者無論職位、社會地位、學(xué)術(shù)水平高低，都是普通勞動者，不可能是全能的，也不需要面面俱到，因此，只要掌握了關(guān)鍵也就抓住了時間管理的要訣。具體地說，出現(xiàn)重要而且緊急的事情時，高效管理者應(yīng)首先進行處理，但要避免成為工作常規(guī)，應(yīng)保證高效管理者的大部分時間花在重要而不緊急的事情上。高效管理者專注于處理重要的事情說明抓住了影響整個部門乃至整個高效的工作全局，主要精力放在不緊急的事情上則意味著未雨綢繆，防患于未然。2.簡化工作程序工作流程越簡化，越不容易出問題，執(zhí)行部門及人員在工作過程中會越加細致，執(zhí)行效果越好。同時，簡化程序有利于解決高效中出現(xiàn)的“文山會?！爆F(xiàn)象，不該發(fā)的文不發(fā)，不該開的會不開，提高行文和會議效率，降低管理成本。就開會而言，會前必須明確會議的目的，是分享信息、辯論還是決策，決策性的會議材料應(yīng)該在會前幾天分發(fā)參會者，讓參會者能盡早熟悉會議內(nèi)容并有足夠的考慮時間，以提高決策的質(zhì)量和速度，避免會議流于形式，避免將會議時間浪費在泛泛而談上卻做不出任何科學(xué)決策。3.合理安排工作時間應(yīng)該做好每天、每周、每月以及每年的工作計劃，列出每一時間單位內(nèi)應(yīng)該完成的工作，排出優(yōu)先次序，突出重點并確認完成時間，并適當(dāng)安排“不被干擾”的時間。高效管理者常常需要整塊的時間去思考一些重要決策或完成重要的任務(wù)，在進行這些任務(wù)的過程中，不能被外界打斷，否則重新進入深度思考與完全工作狀態(tài)往往需要更長的時間。高效管理者集中時間不受干擾地處理一些重大事項而把其他事情都推到一邊，可能會給本部門甚至整個學(xué)校帶來一些意想不到的麻煩，但如果能有足夠必要的時間，不受任何人任何事干擾地思考或者從事對整個部門甚至整個高效至關(guān)重要的工作，那么這些可能的麻煩將是微不足道的。4.合理授權(quán)任何一位高效管理者都不可能獨自完成本部門乃至整個高效的所有工作，也不可能獨自對所有的事情做出科學(xué)決策，因此將一些事情指派或授權(quán)給別人，讓其他人對工作進行分擔(dān)，是提高時間使用效率的有效方式之一。列出工作中所有可以授權(quán)的事項，并授權(quán)于適當(dāng)?shù)娜藖頉Q策和執(zhí)行，會提高整個學(xué)校的辦學(xué)效率。高效管理者的授權(quán)必須充分，同時必須重視監(jiān)督和檢驗，保證被授權(quán)者的行為符合學(xué)校的整體利益。在授權(quán)過程中，管理者應(yīng)避免出現(xiàn)把別人當(dāng)成自己提高效率多做事的資源或者障礙、干擾者的傾向，否則可能會出現(xiàn)控制他人的欲望，傾向于讓被授權(quán)人按照要求做事，或者讓“他們