行政制度及表格

部門主要操作流程圖（一）印章使用流程圖部門部門行政文員總經(jīng)辦主任副總經(jīng)理總經(jīng)理提出要求確定是否需報(bào)告判斷是否需報(bào)告取出公章遞送審閱瀏覽文件內(nèi)容送交文件開始結(jié)束接收文件遞送審閱確定是否需報(bào)告遞送審閱要求蓋章登記存放印章蓋章是是是是否否是是（二）發(fā)文流程圖開始開始準(zhǔn)備待發(fā)文件準(zhǔn)備待發(fā)文件填發(fā)文登記本填發(fā)文登記本文件發(fā)至部門文件發(fā)至部門收件人填收文時(shí)間收件人簽字各部門收到文件收件人填收文時(shí)間收件人簽字各部門收到文件結(jié)束結(jié)束（三）收文流程圖總經(jīng)理副總經(jīng)理外部總經(jīng)辦主任行政文員部門總經(jīng)理副總經(jīng)理外部總經(jīng)辦主任行政文員部門開始開始開始開始拿取文件傳遞文件接收文件拿取文件傳遞文件接收文件瀏覽文件瀏覽文件判斷文件類型判斷文件類型外來文件報(bào)告外來文件報(bào)告一般文件審閱審閱分類報(bào)批分類報(bào)批呈報(bào)簽署意見呈報(bào)簽署意見合理安排工作并傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)要求結(jié)束對(duì)應(yīng)存放合理安排工作并傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)要求結(jié)束對(duì)應(yīng)存放作出要求，安排工作作出要求，安排工作返回部門返回部門編訂文號(hào)編訂文號(hào)填寫文件目錄填寫文件目錄存放文件存放文件結(jié)束結(jié)束（四）公文制作流轉(zhuǎn)程序總經(jīng)辦文員草擬文稿，對(duì)文件編號(hào)，附發(fā)文稿紙總經(jīng)辦文員草擬文稿，對(duì)文件編號(hào)，附發(fā)文稿紙交行政主管審閱打印樣稿交行政主管審閱打印樣稿交總經(jīng)辦主任審閱交總經(jīng)辦主任審閱返回行政主管送酒店領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)返回行政主管送酒店領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)若有修改，由行政主管校對(duì)修改，正式出稿若有修改，由行政主管校對(duì)修改，正式出稿交酒店領(lǐng)導(dǎo)確定簽發(fā)交酒店領(lǐng)導(dǎo)確定簽發(fā)安排文員打印、裝訂并蓋章安排文員打印、裝訂并蓋章擬稿發(fā)文擬稿發(fā)文（五）外線接聽流程圖結(jié)束開始結(jié)束開始說“你好，總經(jīng)辦”鈴響兩聲接聽通話結(jié)束仔細(xì)聽對(duì)方講話重要事項(xiàng)詢問對(duì)方單位、姓名獲取對(duì)方的講話內(nèi)容不重要事項(xiàng)告知對(duì)方需匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)后回電并詢問對(duì)方號(hào)碼向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)聽領(lǐng)導(dǎo)安排回電對(duì)方據(jù)事件靈活回復(fù)對(duì)方說“再見”掛斷（六）內(nèi)線接聽流程圖結(jié)束結(jié)束說“你好，總經(jīng)辦”鈴響兩聲接聽開始掛斷說“再見通話結(jié)束獲取對(duì)方的講話內(nèi)容禮貌回復(fù)對(duì)方若能從對(duì)方音色辨認(rèn)對(duì)方禮貌稱呼對(duì)方仔細(xì)聽對(duì)方講話告訴對(duì)方不在辦公室需領(lǐng)導(dǎo)聽領(lǐng)導(dǎo)不在領(lǐng)導(dǎo)在外面掛領(lǐng)導(dǎo)接起轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)接聽用手捂住話筒（七）接待客人來訪流程圖開始開始結(jié)束詢問客人來訪目的客人來訪客人有事在等待中告知領(lǐng)導(dǎo)接待給客人倒水詢問對(duì)方單位、稱呼找酒店領(lǐng)導(dǎo)問是否有預(yù)約有預(yù)約其它事件無預(yù)約客人離開客人要離開送客至外門妥善回復(fù)客人獲取事情信息匯報(bào)被訪領(lǐng)導(dǎo)（八）總經(jīng)辦文件、物資交接程序文件、物資保管人整理所負(fù)責(zé)的文件、物資明細(xì)單文件、物資保管人整理所負(fù)責(zé)的文件、物資明細(xì)單打印出稿打印出稿行政主管監(jiān)督交接根據(jù)物資交接明細(xì)清單與接收人一一核對(duì)行政主管監(jiān)督交接根據(jù)物資交接明細(xì)清單與接收人一一核對(duì)接收人核對(duì)明細(xì)清單后確認(rèn)簽字接收人核對(duì)明細(xì)清單后確認(rèn)簽字監(jiān)交人簽字監(jiān)交人簽字部門負(fù)責(zé)人簽字部門負(fù)責(zé)人簽字接收人整理文件、物資接收人整理文件、物資行政管理制度（一）印章管理制度1、各部門的印章，由各部門經(jīng)理指定專人保管。2、未經(jīng)主管及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，印章保管人員不得委托他人代為保管、使用印章，不得隨意將印章攜帶出辦公室。3、印章必須妥善保管、隨用隨取，用后立即存放原處，并及時(shí)上鎖。4、下列情況可以使用印章：（1）以酒店名義對(duì)外發(fā)出的公文；（2）以酒店名義對(duì)外聯(lián)、商洽業(yè)務(wù)工作的介紹信、證明信等；（3）以酒店名義與有關(guān)單位簽署合同、協(xié)議等；（4）本單位職工辦理私事，確需酒店出具的證明信等；（5）經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)其它需要使用印章的情況；（6）酒店內(nèi)部下發(fā)的文件、通知；5、使用酒店印章必須經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)同意，使用部門印章必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，并及時(shí)做好印章使用登記。6、印章保管人員發(fā)現(xiàn)不符合上述印章使用權(quán)限規(guī)定的，應(yīng)拒絕蓋印并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。7、酒店印章使用記錄，要留底存查，作廢的蓋印要及時(shí)碎除，不得外流。（二）收發(fā)文件管理制度1、文件收發(fā)（1）文件資料的發(fā)出、接收、整理、建檔、保存等工作，均由總經(jīng)辦公室行政文員負(fù)責(zé)，主管進(jìn)行督查和指導(dǎo)；（2）總經(jīng)辦發(fā)放的文件初稿由辦公室文員負(fù)責(zé)打印，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，其他人員不得擅自使用電腦打印文件；（3）打印文件的程序：①文件初稿擬寫后，先用回收紙張打印出來（回收紙不可利用的一面須加蓋“作廢”章或用鉛筆劃斜線注明），并交擬稿人校對(duì)；②校對(duì)后交上級(jí)修改并定稿，由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)確定套用的文號(hào)和文件頭，文員不得擅自套用文號(hào)和文件頭；③文員對(duì)初稿有改動(dòng)的內(nèi)容進(jìn)行修改，并編排文號(hào)，加入文件頭；④將修改后的文件加入文件頭，形成正式文件，連同修改稿一起交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審閱；⑤如果上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)正式文件再次修改，則將第二稿修改后，按照第④步程序再次報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審閱；⑥上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審閱確定可以發(fā)放后，文員按主送、報(bào)送、抄送等單位發(fā)文，未經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意發(fā)文，不得發(fā)出任何文件；⑦對(duì)已經(jīng)發(fā)出的文件，要在辦公室電腦分類保存，并將文件正稿登記存檔；（3）發(fā)出文件：①由總經(jīng)辦發(fā)出的文件（、傳達(dá)、領(lǐng)取、郵寄、電子郵件等），需加強(qiáng)審核、校稿的程序，凡屬酒店領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議口述后要求下發(fā)的記錄文件，須交當(dāng)事領(lǐng)導(dǎo)審核同意后方可下發(fā)，辦公室文員進(jìn)行詳細(xì)登記；②任何形式的發(fā)文必須在當(dāng)日或次日向應(yīng)收文部門發(fā)出；③發(fā)文送到收文人處或被領(lǐng)取后必須由收文人簽字確認(rèn)，以便日后查詢；④如果是或電子郵件的發(fā)文，必須由發(fā)文人在向收文單位確認(rèn)收文情況和收文人姓名并進(jìn)行記錄，如給領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)文只能與其秘書聯(lián)系和確認(rèn)，原則上對(duì)未確認(rèn)收到的發(fā)文應(yīng)每天詢問一次，如在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未收到，應(yīng)馬上向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并重新補(bǔ)發(fā)；⑤如酒店領(lǐng)導(dǎo)對(duì)發(fā)文有特殊要求，應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)的指示辦理，并做好紀(jì)錄；接收文件：任何人接收到文件資料時(shí)，必須交給相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，并在收文簿上詳細(xì)登記；（5）整理文件：辦公室文員應(yīng)及時(shí)回收、整理各部門借閱或領(lǐng)導(dǎo)審閱的文件資料，避免丟失和損壞，整理時(shí)要認(rèn)真核對(duì)收、發(fā)文件登記，確保文件無遺漏，保持文件的完整和清潔；（6）建檔、存盤：辦公室的文件資料必須確保有電子檔案和文件正稿，部分文件要按收發(fā)日期建立檔案，對(duì)需要長(zhǎng)時(shí)間保存的文件先裝訂，再存檔。檔案應(yīng)分門別類地存放于檔案柜和電腦硬盤中，每個(gè)檔案柜或電腦中的檔案盤要有目錄表，所有檔案要有總目錄；（7）文件保存：存放任何文件資料時(shí)，由負(fù)責(zé)保管文檔的文員做好檔案目錄登記，按文件類別存放于檔案柜和電腦中。如有部門需要查詢文件資料時(shí)，應(yīng)向行政文員辦理借閱手續(xù)，行政文員按期收回借出的文件資料，未經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意，行政文員不得讓其他人私自從檔案柜中拿取文件資料；2、文件傳遞（1）收文：收到文件后，首先應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行部門分類和性質(zhì)分類；（2）報(bào)送：各部門報(bào)送的文件應(yīng)在“文件傳遞登記簿”中進(jìn)行登記（包括時(shí)間、報(bào)送人、文件內(nèi)容、傳遞請(qǐng)求等內(nèi)容），然后由行政主管交酒店領(lǐng)導(dǎo)閱示，或者交相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)承辦；（3）領(lǐng)導(dǎo)批示：酒店領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件閱示簽批后，總經(jīng)辦主管安排文員將簽批后的文件進(jìn)行傳閱或復(fù)印發(fā)放給相關(guān)部門，并在發(fā)文登記本上簽字確認(rèn)；（4）經(jīng)辦或傳閱反饋：交各部門負(fù)責(zé)人辦理或傳閱的文件，部門負(fù)責(zé)人需將辦理結(jié)果或傳閱意見標(biāo)注在文件空白處，并及時(shí)上交行政綜合辦；（5）復(fù)議：如各部門負(fù)責(zé)人對(duì)文件辦理或傳閱存在異議，總經(jīng)辦將文件按照以上程序再次進(jìn)行登記和傳遞；（6）存檔：文件辦理或傳閱完畢，由總經(jīng)辦文員整理后按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔；（三）檔案管理制度1、總經(jīng)辦文員收集各部門辦理完畢的文件(含會(huì)議文件)、資料，按“條款類目”分別存放，翌年經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔。2、文件整理原則：（1）制定一套能充分解決酒店文件記錄保存方法的檔案管理制度。無論歸檔方案是按字母順序排列，還是按題目分類，或是按地區(qū)、時(shí)間等形式分類，其目的是為了查找的迅速方便，因此都必須在檔案夾里清楚地標(biāo)明并把檔案保存好，對(duì)每一份文件都要清楚地注明歸入的檔案類目；（2）每天要對(duì)文件進(jìn)行清理歸檔，以免資料堆積；（3）熟悉辦公室的檔案管理；（4）每年清理一次檔案，及時(shí)清除不必要保存的材料；（5）準(zhǔn)確地做好文件索引，以便查找；（6）文件存檔注意整潔，存檔前先把資料分類，按類別分組裝入一個(gè)文件夾，確保所有材料都有目可查，避免盲目查找；（7）存檔按過期和現(xiàn)期分類存，存檔文件要把正文和底稿，文件和附件，請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，以便有備可查；3、文件按年代、使用期限分開保管，每個(gè)文件盒要編上序號(hào)并注明存放文件的年號(hào)。4、注意做好保密工作，做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠等措施。5、每年對(duì)檔案文件的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。6、對(duì)于已失去作用的文件要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)處理。銷毀文件材料要經(jīng)過認(rèn)真審閱，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)確定后方可銷毀。7、銷毀文件材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷，防止文件失密。（四）行文管理制度為了使酒店行政管理具有法定效力和規(guī)范體式的文書體制，要求公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)的工作更加銜接有序，應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，逐步建立規(guī)范的行文工作制度，現(xiàn)對(duì)酒店內(nèi)外行文作如下統(tǒng)一規(guī)定。1、公文的種類（1）決定，適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)部門及人員，變更或者撤銷下級(jí)的決定事項(xiàng)；（2）通知，適用于傳達(dá)要求下級(jí)部門辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員；（3）通報(bào)，適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況；（4）報(bào)告，適用于向上級(jí)部門匯報(bào)工作、反映情況，答復(fù)上級(jí)部門的詢問；（5）請(qǐng)示，適用于向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)；（6）批復(fù)，適用于答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)；（7）意見，適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法；（8）函，適用于不相隸屬部門之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)；（9）會(huì)議紀(jì)要，適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)；（10）簡(jiǎn)報(bào)，適用于在酒店范圍內(nèi)開展各項(xiàng)活動(dòng)后的通報(bào)事項(xiàng)；2、基本原則（1）行文一般不得越級(jí)，如須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)抄報(bào)越過的主管領(lǐng)導(dǎo)或部門；（2）呈報(bào)的公文應(yīng)一文一事；（3）除總經(jīng)辦公室外其他部門不得對(duì)外正式行文；（4）行政講求情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚、直述不曲、字詞規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)正確、篇幅力求簡(jiǎn)短；（5）行文中的人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確，引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義，日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日，使用國(guó)家法定計(jì)量單位；（6）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”、第二層為“(一)”、第三層為“1、”、第四層為“(1)”；（7）行文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名；（8）行文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字；3、格式要求（1）公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定；（2）公文頁邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：20mm±1mm公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）即頁邊距設(shè)置為：上、下2.1CM，左2.8CM，右2.6CM（3）正文用小三號(hào)仿宋體或宋體字，文中如有小標(biāo)題可用小三號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排32個(gè)字，頁面行距設(shè)為24—28磅；（4）公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書間的距離為3mm~5mm；無壞釘、漏釘、重釘，針腳平伏牢固；后脊不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無毛茬或缺損；（5）組成公文的要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記；（6）由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上空2行向下依次標(biāo)識(shí)；發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm×15mm(高×寬)；（7）發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文機(jī)關(guān)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。對(duì)外行文編號(hào)統(tǒng)一為：龍鼎〔年份〕XX號(hào)等；內(nèi)部行文編號(hào)統(tǒng)一為：龍鼎字決〔年份〕XX號(hào)、龍鼎行通〔年份〕XX號(hào)等；（8）上報(bào)的公文須標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字，簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名；（9）公文標(biāo)題位于紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)；（10）主送機(jī)關(guān)位于標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送；（11）公文正文位于主送機(jī)關(guān)名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行；（12）公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件：1、×××××”)；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第l行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件(或帶序號(hào))；（13）成文日期用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“〇”；（14）公文生效標(biāo)識(shí)是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人姓名。公文生效標(biāo)識(shí)有以下兩種情況，一種是單一發(fā)文機(jī)關(guān)如何標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí)，另一種是聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)如何標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí)；（15）制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文l行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上；（16）當(dāng)排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決；（17）公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文日期下1行；（18）主題詞用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字；（19）公文如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)；（20）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下(無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下)占l行位置，用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空l字，印發(fā)日期右空1字，印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；（21）版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心；（22）版記應(yīng)置于公文最后一面，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行；（23）頁碼用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)識(shí)頁碼；（24）公文如需附表，對(duì)橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊；4、對(duì)外行文（1）酒店對(duì)外發(fā)文，由擬稿人按發(fā)文格式撰文后，交部門經(jīng)理核稿簽字；（2）部門經(jīng)理審閱后上報(bào)副總經(jīng)理核稿；（3）副總經(jīng)理審閱確定內(nèi)容后交行政主管呈報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)；（4）經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)，交總經(jīng)辦文員打印，加蓋酒店公章后對(duì)外發(fā)文；（5）凡是酒店對(duì)外的發(fā)文，總經(jīng)辦必須留存一份以備查；5、內(nèi)部行文（1）部門上報(bào)酒店領(lǐng)導(dǎo)的書面請(qǐng)示、報(bào)告，由承辦人以部門名義擬文，交總經(jīng)辦登記；（2）由行政主管將部門請(qǐng)示、報(bào)告逐級(jí)送交酒店領(lǐng)導(dǎo)審批。如部門上報(bào)的報(bào)告是酒店相關(guān)文件、制度中已經(jīng)明確的內(nèi)容，部門請(qǐng)示參照?qǐng)?zhí)行的報(bào)告交由常務(wù)副總經(jīng)理審批即可；如部門上報(bào)的報(bào)告是臨時(shí)性的變動(dòng)事項(xiàng)、各項(xiàng)方案的修改或更新、涉及財(cái)務(wù)部資金等方面的報(bào)告由常務(wù)副總經(jīng)理審批后交總經(jīng)理審批；（3）經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)審批后的請(qǐng)示、報(bào)告，交行政主管根據(jù)文件內(nèi)容交待文員復(fù)印相應(yīng)份數(shù)分別發(fā)放給相關(guān)部門留存、承辦；（4）各部門呈報(bào)的公文應(yīng)適時(shí)詢問審批情況，以防止延時(shí)、誤事；（5）內(nèi)部報(bào)告的格式參照附表；6、請(qǐng)示、報(bào)告（1）凡屬下列事宜各部門必須向酒店領(lǐng)導(dǎo)寫出書面請(qǐng)示報(bào)告：①部門的經(jīng)營(yíng)方針和工作任務(wù)調(diào)整的匯報(bào)；②與外單位進(jìn)行合作，簽訂意向書、協(xié)議書、合同書等；③邀請(qǐng)團(tuán)體或個(gè)人來訪或參加酒店各項(xiàng)活動(dòng)等；④部門舉行各種工作會(huì)議、評(píng)優(yōu)工作、部門活動(dòng)等；⑤部門突發(fā)的重大事件、人事變動(dòng)或開除員工等情況匯報(bào)；⑥部門購買大型設(shè)施設(shè)備；⑦對(duì)部門員工的優(yōu)秀事跡通報(bào)表揚(yáng)；（2）文電方面：①向上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示報(bào)告；②以酒店名義向外單位或個(gè)人發(fā)出的公文、函件、稿、稿；③接收到上級(jí)職能部門下發(fā)的文件及酒店經(jīng)營(yíng)情況的機(jī)密報(bào)表；④需要使用酒店印章的特殊文件；（3）人事方面：①員工的選調(diào)；②對(duì)員工晉升工資及對(duì)管理人員的除名處分；③員工的涉密及違法亂紀(jì)行為；④優(yōu)秀員工評(píng)選；⑤申請(qǐng)各部門的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)；⑥部門開除員工的報(bào)告；（4）財(cái)務(wù)方面：①年度的經(jīng)費(fèi)預(yù)算和上年的經(jīng)費(fèi)決算；②經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的可行性分析和營(yíng)業(yè)情況；③為福利事業(yè)等社會(huì)活動(dòng)捐款；（5）凡屬下列情況各部門工作人員必須向本部門領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示報(bào)告：①拾金不昧、收到客人贈(zèng)送的禮品，按規(guī)定上報(bào)；②按酒店的休假制度提交申請(qǐng)報(bào)告；③按人事離職條例提交申請(qǐng)報(bào)告；（五）操作規(guī)范1、接聽（1）聽到鈴響時(shí),在鈴響十秒鐘內(nèi)接起：“您好！總經(jīng)辦”；（2）若對(duì)方要找的人不在時(shí)，應(yīng)禮貌的詢問對(duì)方：“××總/經(jīng)理/主管，對(duì)不起，×××現(xiàn)在不在辦公室，您可以稍后打來或留下您的口訊，如果需要我可以幫您留言”；（3）若對(duì)方要找的人在辦公室，要禮貌的說：“××總/經(jīng)理/主管，請(qǐng)稍候，”而后捂住聽筒告知當(dāng)事人有，如果當(dāng)事人不愿接聽，則告知對(duì)方：“對(duì)不起，他現(xiàn)在不在辦公室，您可以留下您的口訊”；（4）若已經(jīng)接聽了之后又要讓第二人再接聽，應(yīng)把對(duì)方的姓名、工作單位、職務(wù)等信息告知接聽人，避免重復(fù)詢問對(duì)方；（5）如果是政府部門的通知或來要求的事項(xiàng)，則應(yīng)作詳細(xì)紀(jì)錄，并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告；（6）接聽要細(xì)心、耐心，態(tài)度要誠(chéng)懇、友好，語速要適中，吐詞要清晰，要使用禮貌用語，如“您好”、“請(qǐng)稍候”、“謝謝您”、“不客氣”、“再見”等。通話完畢，要等對(duì)方掛機(jī)后方可掛斷；2、撥打找人，應(yīng)主動(dòng)向?qū)Ψ綀?bào)你的單位和姓名，再告知對(duì)方你要找誰：“你好，我是龍鼎酒店管理××，請(qǐng)問××在辦公室嗎？”在對(duì)方幫助你之后要表示感謝。3、接（打）任何性質(zhì)的，都要立意明確、簡(jiǎn)明扼要，不得長(zhǎng)篇大論、漫無邊際地長(zhǎng)談和閑聊。4、通話完畢要輕放并檢查是否掛好，以免出現(xiàn)問題。（六）會(huì)議制度1、總經(jīng)辦按照酒店會(huì)議制度的要求，組織召開每日、每月的定期例會(huì)，并通知與會(huì)人員。2、總經(jīng)辦組織會(huì)議負(fù)責(zé)人根據(jù)每次會(huì)議內(nèi)容，事先準(zhǔn)備好會(huì)議所需的材料，作好會(huì)場(chǎng)的準(zhǔn)備。3、例會(huì)由總經(jīng)理或授權(quán)人主持，各部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人參加，按部門匯報(bào)工作的順序，對(duì)前段的工作情況和當(dāng)日的工作安排做簡(jiǎn)單匯報(bào)。4、各部門參加會(huì)議人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議，如因故無法出席需授權(quán)或委派下一級(jí)主管人員參加會(huì)議。與會(huì)人員不得遲到、早退、無故缺席，有事須在會(huì)議開始前一小時(shí)請(qǐng)假，否則按酒店的考勤制度處理。5、若屬各部門專題會(huì)議，應(yīng)提前通知總經(jīng)辦主任派總經(jīng)辦人員參加，并作會(huì)議紀(jì)要，于次日抄報(bào)總經(jīng)理，如會(huì)議形成決議則一同呈報(bào)總經(jīng)理，并根據(jù)會(huì)議決議進(jìn)行文件下發(fā)、存檔。6、總經(jīng)辦每月召開兩次部門工作例會(huì)，要求對(duì)上級(jí)交代已完成事項(xiàng)、未完成事項(xiàng)、領(lǐng)導(dǎo)新安排工作、晨會(huì)上已經(jīng)作處理后需告知總經(jīng)理的事項(xiàng)、需要請(qǐng)示、報(bào)告的事項(xiàng)以及部門物資申購的事項(xiàng)。7、總經(jīng)理辦公會(huì) （1）召集人：總經(jīng)理；（2）參會(huì)人員：總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理、分管副總經(jīng)理、總經(jīng)辦主任、各部門經(jīng)理；（3）會(huì)議內(nèi)容：①研究酒店的重大決策；②分析酒店前期的經(jīng)營(yíng)情況；③向總經(jīng)理匯報(bào)近日的工作情況；④通報(bào)部門當(dāng)前重要工作；⑤聽取總經(jīng)理安排指令；⑥部門間無法協(xié)調(diào)工作的匯報(bào)；⑦客人意見的反饋；8、行政例會(huì)（1）召集人：總經(jīng)理；（2）參加人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)辦主任、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、人力資源部經(jīng)理、行政主管；（3）會(huì)議內(nèi)容：①每月召開兩次例會(huì)工作；②要求對(duì)上級(jí)交代已完成事項(xiàng)、未完成事項(xiàng)、領(lǐng)導(dǎo)新安排工作及收集到各部門員工提出的困難或建議進(jìn)行匯報(bào)；③晨會(huì)上已作處理，但事件嚴(yán)重，可能對(duì)酒店有一定影響和晨會(huì)中未作處理的事項(xiàng)，需要請(qǐng)示、報(bào)告及部門物資申購的事項(xiàng)；④討論酒店的政策、制度、業(yè)務(wù)及存在的問題；⑤總經(jīng)理點(diǎn)評(píng)前期的工作情況并對(duì)后期的工作做出安排、布置；部門例會(huì)（1）召集人：總經(jīng)辦主任；（2）參加人員：總經(jīng)辦主任、行政主管、辦公室文員；（3）會(huì)議內(nèi)容：①傳達(dá)總經(jīng)辦例會(huì)安排的工作；②對(duì)部門人員近期的工作情況進(jìn)行點(diǎn)評(píng)并做培訓(xùn)；③對(duì)優(yōu)秀和典型事例進(jìn)行表彰；④評(píng)選優(yōu)秀員工；10、會(huì)議要求（1）為維護(hù)酒店管理的規(guī)范化，保障政令暢通，信息傳送及時(shí)，各部門負(fù)責(zé)人必須按時(shí)召開各部門例會(huì)；（2）例會(huì)召開以解決困難、聽取匯報(bào)、下達(dá)指令、協(xié)調(diào)工作為宗旨，簡(jiǎn)明扼要、切忌扯皮、拖拉；（3）任何與會(huì)人員要遵守會(huì)議紀(jì)律，無法參加須向會(huì)議召集人請(qǐng)假，得到批準(zhǔn)后方可缺席；（4）例會(huì)所做出的限期工作布置，由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)記錄，并向責(zé)任部門跟蹤落實(shí)；（5）參加人員必須及時(shí)、完整的向下級(jí)傳達(dá)會(huì)議內(nèi)容、精神；（6）每日晨會(huì)及每月例會(huì)做好會(huì)議紀(jì)要并整理下發(fā)各部門作為實(shí)施、檢查和貫徹例會(huì)精神的依據(jù)；（7）會(huì)議期間禁止吸煙、接打(未把傳呼、打到振動(dòng))、睡覺、談?wù)撆c會(huì)議無關(guān)的話題、頂撞會(huì)議發(fā)言人員；11、任何部門如違反本規(guī)定，總經(jīng)辦將根據(jù)酒店規(guī)章制度予以處理。適用文種：決定、通知、批復(fù)、通報(bào)、意見[秘密等級(jí)、保管期限、★、緊急程度：小三號(hào)加粗黑體]0000001[公文份數(shù)序號(hào)：小三號(hào)黑體]機(jī)密★××年特急[發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)字號(hào)：12×21mm]龍鼎酒店管理文件[發(fā)文字號(hào)：小三號(hào)仿宋]龍鼎發(fā)字〔20××〕××號(hào)[標(biāo)題：小二號(hào)加粗黑體]龍鼎酒店管理關(guān)于×××××××××的通知××××××××：[正文：小三號(hào)仿宋]×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。特此通知。二○××年××月××日[主題詞：小三號(hào)黑體，詞目：小三號(hào)仿宋]主題詞：××××××通知抄送：×××，×××，×××。[抄送及單位：小三號(hào)仿宋]龍鼎酒店管理20××年×月×日印發(fā)[印制單位及印制日期：小三號(hào)仿宋]打印人：×××校對(duì)人：×××共印××份[打印人、校對(duì)人、印制份數(shù)：小四號(hào)仿宋]適用文種：通知、批復(fù)、通報(bào)、意見[秘密等級(jí)、保管期限、★、緊急程度：小三號(hào)號(hào)黑體]0000001[公文份數(shù)序號(hào)：小三號(hào)黑體]機(jī)密★××年特急[發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)字號(hào)：12×21mm]龍鼎酒店管理[發(fā)文字號(hào)：小三號(hào)仿宋]龍酒行辦〔20××〕××號(hào)[標(biāo)題：小二號(hào)黑體加粗]龍鼎酒店管理總經(jīng)辦關(guān)于×××××××××的批復(fù)××××××××：[正文：小三號(hào)仿宋]××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。二〇××年××月××日[主題詞：小三號(hào)黑體，詞目：小三號(hào)仿宋]主題詞：××××××批復(fù)抄送：×××，×××，×××。[抄送及單位：小三號(hào)仿宋]龍鼎酒店管理總經(jīng)辦20××年×月×日印發(fā)[印制單位及印制日期：小三號(hào)仿宋]打印人：×××校對(duì)人：×××共印××份[打印人、校對(duì)人、印制份數(shù)：小4仿宋]內(nèi)部文件內(nèi)部文件MEMORANDUMAttn呈：總經(jīng)理/財(cái)務(wù)部/房務(wù)部Ref文號(hào)：（）號(hào)From由：銷售部SC.密級(jí)：CC抄送：XX副總經(jīng)理Subj主題：關(guān)于XXXXXX的報(bào)告關(guān)于XXXXXX的報(bào)告關(guān)于XXXXXXXXXXXXXXXXXXX，報(bào)告如下：一、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX．二、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX．三、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX．以上報(bào)告/建議/請(qǐng)示，當(dāng)否？請(qǐng)批示/指示。特此報(bào)告/建議/。[平行文為：特此致函/特此知會(huì)][正文宋體/仿宋小三號(hào)字]銷售部：XXX20XX年X月XX日[空四個(gè)字]第四節(jié)表格及使用要求一、文件傳閱單（一）表格樣式文件傳閱單來文（電）單位時(shí)間文（電）標(biāo)題序號(hào)/編號(hào)領(lǐng)導(dǎo)意見傳閱人意見簽字：領(lǐng)導(dǎo)批示備注（二）使用要求1、文件傳閱單由總經(jīng)辦文員保管。2、來文（電）單位、文（電）標(biāo)題、時(shí)間、序號(hào)/編號(hào)由總經(jīng)辦文員填寫。3、總經(jīng)辦文員對(duì)照表內(nèi)各欄要求附傳閱文件交相關(guān)人員批示簽字。4、外來文件傳閱時(shí)必須將文件傳閱單附后。5、要求填表時(shí)認(rèn)真，填寫內(nèi)容詳細(xì)、真實(shí)。二、印章使用登記表（一）表格樣式印章使用登記表蓋章時(shí)間文件名稱公章類別次數(shù)批準(zhǔn)人代印人備注（二）使用要求1、印章使用登記表由總經(jīng)辦文員使用及保管。2、要求填寫蓋章時(shí)間、文件名稱、印章類別、次數(shù)及批準(zhǔn)人，前來蓋章的部門相關(guān)人員在代印欄上簽字。3、要求填表時(shí)認(rèn)真，填寫內(nèi)容詳細(xì)、真實(shí)。三、文件目錄表（一）表格樣式文件目錄表序號(hào)編號(hào)字號(hào)內(nèi)容發(fā)文日期備注（二）使用要求1、文件目錄表為總經(jīng)辦文員使用及保管。2、用于酒店通知、龍鼎酒店管理文件、總經(jīng)辦公室文件、簡(jiǎn)報(bào)、外來文件、通報(bào)、人力資源部發(fā)文等文件存檔目錄表。3、填寫時(shí)要求統(tǒng)一用黑色中性碳素筆。4、要求填表時(shí)認(rèn)真，填寫內(nèi)容詳細(xì)、真實(shí)。四、內(nèi)部報(bào)告目錄（一）表格樣式內(nèi)部報(bào)告目錄序號(hào)編號(hào)內(nèi)容由何部門至何部門發(fā)文日期備注（二）使用要求1、內(nèi)部報(bào)告目錄為總經(jīng)辦文員使用，為酒店內(nèi)部報(bào)告存檔目錄表。2、填寫時(shí)要求統(tǒng)一用黑色中性碳素筆。3、要求填表時(shí)認(rèn)真，填寫內(nèi)容詳細(xì)、真實(shí)。五、會(huì)議籌備通知目錄（一）表格樣式會(huì)議籌備通知目錄序號(hào)編號(hào)辦會(huì)單位會(huì)議名稱發(fā)文日期備注（二）使用要求1、會(huì)議籌備通知目錄為總經(jīng)辦文員使用，為酒店會(huì)議籌備通知存檔目錄表。2、填寫時(shí)要求統(tǒng)一用黑色中性碳素筆。3、要求填表時(shí)認(rèn)真，填寫內(nèi)容詳細(xì)、真實(shí)。六、消防安全責(zé)任書目錄（一）表格樣式消防安全責(zé)任書目錄序號(hào)編號(hào)部門內(nèi)容發(fā)文日期備注（二）使用要求1、消防安全責(zé)任書目錄為總經(jīng)辦文員使用，為酒店消防安全責(zé)任書存檔目錄表。2、填寫時(shí)要求統(tǒng)一用黑色中性碳素筆。3、要求填表時(shí)認(rèn)真，填寫內(nèi)容詳細(xì)、真實(shí)。七、非受控文件目錄（一）表格樣式非受控文件目錄序號(hào)編號(hào)內(nèi)容發(fā)文日期備注（二）使用要求1、非受控文件目錄為總經(jīng)辦文員使用，為酒店消防安全責(zé)任書存檔目錄表。2、填寫時(shí)要求統(tǒng)一用黑色中性碳素筆。3、要求填表時(shí)認(rèn)真，填寫內(nèi)容詳細(xì)、真實(shí)。八、會(huì)議紀(jì)要目錄（一）表格樣式會(huì)議紀(jì)要目錄序號(hào)編號(hào)字號(hào)內(nèi)容日期備注（二）使用要求1、會(huì)議紀(jì)要目錄為總經(jīng)辦文員使用，為酒店會(huì)議紀(jì)要存檔目錄表。2、填寫時(shí)要求統(tǒng)一用黑色中性碳素筆。3、填寫必須認(rèn)真，要求詳細(xì)、如實(shí)填寫各項(xiàng)內(nèi)容。九、總值情況記錄表目錄（一）表格樣式總值情況記錄表目錄序號(hào)編號(hào)總值經(jīng)理內(nèi)容總值時(shí)間備注（二）使用要求1、總值情況記錄表目錄為總經(jīng)辦文員使用，為酒店總值情況記錄表存檔目錄表。2、填寫時(shí)要求統(tǒng)一用黑色中性碳素筆。3、要求填表時(shí)認(rèn)真，填寫內(nèi)容詳細(xì)、真實(shí)。十、前臺(tái)營(yíng)業(yè)日?qǐng)?bào)表目錄（一）表格樣式前臺(tái)營(yíng)業(yè)日?qǐng)?bào)表目錄序號(hào)編號(hào)當(dāng)班人內(nèi)容時(shí)間備注（二）使用要求1、前臺(tái)營(yíng)業(yè)日?qǐng)?bào)表目錄為總經(jīng)辦文員使用，為酒店前臺(tái)營(yíng)業(yè)日?qǐng)?bào)表存檔目錄表。2、填寫時(shí)要求統(tǒng)一用黑色中性碳素筆。3、要求填表時(shí)認(rèn)真，填寫內(nèi)容詳細(xì)、真實(shí)。十一、工作總結(jié)及計(jì)劃目錄(一)表格樣式工作總結(jié)及計(jì)劃目錄序號(hào)編號(hào)月份內(nèi)容備注（二）使用要求1、工作總結(jié)及計(jì)劃目錄為總經(jīng)辦文員使用，為酒店各月工作總結(jié)及計(jì)劃存檔目錄表。2、填寫時(shí)要求統(tǒng)一用黑色中性碳素筆。3、要求