Excel輕松入門基礎(chǔ)知識

Word第第頁Excel輕松入門基礎(chǔ)知識一、Excel可以做什么?

作為微軟Office家族的重要組件之一，Excel可以做的事特別多，功能也特別強(qiáng)大。它的基本職能是對數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄、計(jì)算與分析。在實(shí)際應(yīng)用中，它小到可以充當(dāng)一般的計(jì)算器，或者記算個人收支狀況，計(jì)算貸款或儲蓄等等;大到可以進(jìn)行專業(yè)的科學(xué)統(tǒng)計(jì)運(yùn)算，以及通過對大量數(shù)據(jù)的計(jì)算分析，為公司財政政策的制定，供應(yīng)有效的參考。

在實(shí)際的行業(yè)運(yùn)用中，老師、企業(yè)辦公文秘人員、政府審計(jì)部門、統(tǒng)計(jì)部門和一般的工作人員等等那個都會或多或少的用到Excel。大量的實(shí)際應(yīng)用閱歷說明，假如能夠嫻熟地使用Excel，將會大大提高我們的學(xué)習(xí)和工作的效率，運(yùn)用于商業(yè)管理中，直接帶來的就是經(jīng)濟(jì)效益的提高，還是那句話，花些時間學(xué)習(xí)Excel是值得的。

二、基本概念

進(jìn)入詳細(xì)的操作性學(xué)習(xí)之前，這里先說明幾個基本的概念，理解這個幾個概念是進(jìn)一步學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)。

(一)文件

用術(shù)語說，文件就是存儲在磁盤上的信息實(shí)體。用電腦，可以說我們幾乎每天都在和文件打交道。對我們初學(xué)者來說，要明白文件是有不同的類型的，我們可以通過它的后綴名來區(qū)分。就拿微軟Office家族來講，Word創(chuàng)建的文件文檔文件后綴名為DOC，Excel創(chuàng)建的工作薄文件后綴名為XLS，PowerPoint創(chuàng)建的演示文稿文件的后綴名為PPT等。

不過類型的文件，需要不同的應(yīng)用程序才能打開它，有的初學(xué)者從別的電腦上復(fù)制了一個用Excel創(chuàng)建的工作薄文件到自己的電腦上，可是無論如何也打不開它，后來才明白緣由是自己的電腦上沒有安裝Excel應(yīng)用程序。

所以，要順當(dāng)?shù)剡M(jìn)行后面的學(xué)習(xí)，請如今你的電腦上安裝Excel2023，其它版本的Excel雖然可以仿照操作，但是由于本系列課程都是以Excel2023為藍(lán)本的，因此建議讀者伴侶盡量使用Excel2023進(jìn)行學(xué)習(xí)。

(二)工作薄和工作表

學(xué)習(xí)和使用Excel，確定要和兩個概念打交道，那就是工作薄和工作表。前面已經(jīng)說過，工作薄是一種由Excel創(chuàng)建的文件，而工作表則是工作薄的組成部分?？梢赃@樣形象的理解，工作薄是一個筆記本，而工作表是這個筆記本里的每頁紙。操作和使用Excel，絕大部分工作是在工作表中進(jìn)行的。

三、Excel的工作環(huán)境和基本操作

(一)啟動Excel

啟動Excel2023之前，先要確定你的電腦上已經(jīng)安裝過它。

我們可以通過三種方式啟動Excel。

1、通過開頭菜單

操作步驟：依次單擊桌面上的開頭→全部程序→MircosoftOffice→MicrosoftOfficeExcel2023指令，一會消失Excel2023的閃屏，隨即可啟動Excel2023。

2、通過桌面快捷方式

操作步驟：假如在桌面上建立過Excel2023的.快捷方式，則雙擊該快捷方式的圖標(biāo)即可啟動。

3、通過Excel工作薄文件

操作步驟：假如你的電腦中存儲有由Excel創(chuàng)建的工作薄文件，則可雙擊該文件啟動Excel。

(二)熟悉Excel的工作環(huán)境

啟動Excel2023后，我們將看到Excel的工作窗口。假如你完全是一個新手，那么可能會這個工作環(huán)境感覺有點(diǎn)冗雜。如有你有使用Office家族中如Word等應(yīng)用程序的閱歷，那么應(yīng)當(dāng)有點(diǎn)似曾相識的感覺。由于它們的菜單、工具欄、任務(wù)窗格和編輯窗口的布局是大體相同的。

下面我們來介紹一下這個工作環(huán)境的狀況。了解各部分的稱呼(名稱)，如菜單、工具欄、任務(wù)窗格等等都是必要的，由于我們后面的操作將使用這些稱呼。

(1)標(biāo)題欄這里顯示程序的名稱，以及當(dāng)前工作薄文件的名稱。

(2)菜單欄可以通過選擇相應(yīng)的菜單指令來向Excel發(fā)出指令。Excel為了用戶便于記憶，將類似的指令分門別類地放到同一菜單項(xiàng)目中，菜單可以依據(jù)自己的習(xí)慣定制。

(3)工具欄可以通過單擊相應(yīng)的按鈕來向Excel發(fā)出相應(yīng)的指令。工具欄可以依據(jù)自己的習(xí)慣定制。

(4)公式欄在單元格中輸入數(shù)據(jù)或公式后，將在這里顯示輸入的內(nèi)容。對輸入數(shù)據(jù)或公式的編輯在這里進(jìn)行相當(dāng)便利。

(5)列標(biāo)題從A到IV的256個字母。每個字母代表工作表256列中的一列，從按英文字母挨次A開頭到Z，Z之后是AA，AB，AC，依此類推到AZ。AZ之后是BA，BB，BC，依此類推到BZ，最終一列是IV。單擊列標(biāo)題可以選中整列。

(6)活動單元格指示器這個黑色邊框的指示器代表當(dāng)前活動的單元格，所謂活動，即當(dāng)前被選中的單元格。

(7)行標(biāo)題從1到65536的數(shù)字，每個數(shù)字代表工作表的一行。單擊行標(biāo)題可選中整行的單元格。同時，由于有256列，則Excel工作表的單元格總數(shù)為256×65536=16777216個，我們用列標(biāo)題和行標(biāo)題就可以確定一個單元格，如A4，代表第A列，第4行那個單元格，其余依次類推。

(8)任務(wù)窗格這是2023版本開頭消失的新特性，便利快速選擇相關(guān)的任務(wù)，例如新建工作薄、使用剪貼板等。

(9)垂直滾動條使用該滾動條可以垂直滾開工作表。

(10)水平滾動條使用該滾動條可以水平滾開工作表。

(11)工作表標(biāo)簽每個標(biāo)簽代表工作薄中不同的工作表，每個工作表的名稱都顯示在標(biāo)簽上，選擇單擊標(biāo)簽即可切換到相應(yīng)工作表。一個工作薄可以包含任意數(shù)量的工作表，但是為了便利管理，工作表數(shù)量最好不要太多。

(三)使用Excel的菜單和工具欄

要想嫻熟地使用Excel完成自己的任務(wù)，菜單和工具欄是必需把握的。

我們要讓Excel做事，必需向它發(fā)出指令。發(fā)出指令的方法通常有四種：使用菜單、使用快捷鍵、使用快捷菜單和使用工具欄。

下面通過一個詳細(xì)任務(wù)的操作進(jìn)行說明。

任務(wù)：在A1單元格中輸入字符語文，并把該內(nèi)容復(fù)制到A5單元格。

1使用菜單

操作步驟：

(1)選中A1單元格在其中輸入語文，可以看到單元格中的插入點(diǎn)光標(biāo)還處于閃動狀態(tài)，Excel等待我們輸入其它的內(nèi)容，由于確認(rèn)輸入完畢，則按下鍵盤回車鍵，可以看到活動單元格指示器跳到B1單元格。

(2)如今用鼠標(biāo)單擊A1單元格，可以看到活動單元格指示器重新回到A1單元格，這時單擊菜單編輯，在綻開的菜單項(xiàng)選擇項(xiàng)中選擇復(fù)制指令，可以看到A1單元格四周消失黑白相間的滾動條，表示復(fù)制指令已被執(zhí)行。

(3)然后選中A5單元格，再單擊菜單編輯，在綻開菜單項(xiàng)選擇項(xiàng)的中選擇粘貼指令。可以看到A1單元格中的內(nèi)容被復(fù)制到了A5單元格中，按下鍵盤回車鍵完成操作。

說明：在第1步中，為什么輸入語文后，要按下回車，再重新選擇A1單元格呢?這是由于，當(dāng)輸入語文后，插入點(diǎn)光標(biāo)在單元格中閃動，這時假如直接通過菜單執(zhí)行復(fù)制指令，那么該指令是針對單元格中的插入點(diǎn)光標(biāo)的，由于該光標(biāo)什么也沒選中，因此相當(dāng)于沒有復(fù)制任何內(nèi)容。而按下回車后重新選擇A1單元格，可以看到A1單元格中沒有插入點(diǎn)光標(biāo)，所以這時通過菜單執(zhí)行復(fù)制指令，就是復(fù)制A1單元格中的內(nèi)容語文。

值得留意的一個區(qū)分是：單擊A1單元格是激活它，讓它成為活動單元格，可以直接輸入數(shù)據(jù)或公式，執(zhí)行復(fù)制粘貼等指令;而雙擊A1單元格是編輯它，可以在內(nèi)部修改數(shù)據(jù)或公式。其它單元格依此類推。

2使用快捷鍵

假如你認(rèn)為綻開層層菜單操作比較麻煩，那么可以通過快捷鍵操作。大部分常用的指令都有快捷鍵。比方復(fù)制的快捷鍵為Ctrl+C，Excel把常用指令的快捷鍵放在了菜單列表中對應(yīng)指令的右邊。

操作步驟：

(1)先刪去A5單元格中的語文，然后用鼠標(biāo)單擊一下A1單元格，按下鍵盤組合鍵Ctrl+C，和前面一樣，A1單元格四周消失黑白相間的滾動條，表示復(fù)制指令已被執(zhí)行。

(2)選中A5單元格，按下鍵盤組合鍵Ctrl+V，可以看到語文已被貼貼到A5單元格中，按下鍵盤回車鍵完成操作。

3使用快捷菜單

操作步驟：

(1)先刪除A5單元格中的語文，然后選中A1單元格，并單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單項(xiàng)選擇項(xiàng)中選擇復(fù)制指令。

(2)然后選中A5單元中，并單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇粘貼指令，按下鍵盤回車完成操作。

4使用工具欄

操作步驟：

(1)先刪除A5單元格中的語文，然后選中A1單元格，單擊工具欄復(fù)制圖標(biāo)。

(2)選中A5單元格，單擊工具欄的粘貼圖標(biāo)，按下鍵盤回車鍵即可完成操作。

上面通過一個簡潔的任務(wù)，初步介紹了一下向Excel發(fā)出指令的常用方式，大家可不要小看了這些基本技能的學(xué)習(xí)，以后完成更冗雜的任務(wù)，都要靠它們哦。

(四)了解對話框

假如你夠認(rèn)真，應(yīng)當(dāng)會發(fā)覺有的菜單項(xiàng)選擇項(xiàng)中的指令后帶有省略號(三個小黑點(diǎn))，當(dāng)你單擊這種指令時，將會顯示一個對話框。

對話框的用處是，Excel可以通過它獲得更多的信息，以便能夠完成更為冗雜的指令。比方我們選擇文件→頁面設(shè)置指令，顯示頁面設(shè)置對話框，在這里可以設(shè)置頁面的方向、縮放的比例、頁面的大小等等參數(shù)，Excel通過這個對話框接受這些信息后，才能精確執(zhí)行我們的指令。通過對話框操作是相當(dāng)便利的。

關(guān)于使用對話框的詳情，會在后面的詳細(xì)任務(wù)中具體介紹，在實(shí)踐中把握對話框的操作方法是特別好的途徑。

(五)創(chuàng)建新的工作薄

用Excel工作，首先要創(chuàng)建一個工作薄，啟動Excel后，它會自動創(chuàng)建創(chuàng)建一個工作薄，名稱為Book1。默認(rèn)狀況下，它包含三個工作表，名稱分別為Sheet1、Sheet2和Sheet3。假如我們要開頭一個新的項(xiàng)目，可以通過下面的三種方法創(chuàng)建新的工作薄。

方法一：使用菜單

操作方法：選擇菜單文件→新建指令，Excel將在窗口的右邊打開新建工作薄任務(wù)窗格，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。

方法二：使用工具欄

操作方法：單擊常用工具欄上的新建按鈕，即可新建一個工作薄。

方法三：使用快捷鍵

操作方法：按下鍵盤組合鍵Ctrl+N即可新建一個工作薄。

(六)打開已有的工作薄

在實(shí)際工作中，我們確定會經(jīng)常打開已有的工作薄，進(jìn)行修改、添加等操作，因此學(xué)會打開已有工作薄是必需的。

打開已有的工作薄，可以通過下面的五種方法。

方法一：使用任務(wù)窗格

操作方法：在開頭工作任務(wù)窗格面板上的打開區(qū)單擊要打開的工作薄。

方法二：使用文件菜單列表

操作方法：單擊文件菜單，在下面的列表中選擇需要打開的工作薄。

說明：以上兩種方法適用于打開最近幾次使用過的工作薄的情形。

方法三：使用文件菜單打開指令

操作方法：單擊菜單文件→打開指令，彈出打開對話框，通過該對話框定位到工作薄文件的存儲位置，選中要打開的工作薄文件，單擊打開按鈕即可。

方法四：使用工具欄按鈕

操作方法：單擊常用工具欄上的打開按鈕，彈出打開對話框，其余操作和方法三相同。

方法五：使用快捷鍵

操作方法：按下鍵盤組合鍵Ctrl+O，彈出打開對話框，其余操作和方法三相同。

(七)保存工作薄

從學(xué)習(xí)的開頭就要重視保存工作薄的重要性，不管是人為的疏忽還是遇到意外的狀況而沒有保存工作薄，那么花費(fèi)巨大心血的勞動成果就可能付諸東流。

保存工作薄的操作特別簡潔，可以通過下面三種方法。

方法一：使用菜單文件→保存指令。

方法二：單擊常規(guī)工具欄上的保存按鈕。

方法三：按鈕鍵盤組合鍵Ctrl+S。

假如是第一次保存，三種方法都將打開另存為對話框，先選擇文件要保存的位置，然后在文件名欄內(nèi)輸入文件的名稱，單擊保存按鈕即可。

(八)關(guān)閉工作薄和退出Excel

當(dāng)工作全部完畢后，我們應(yīng)當(dāng)關(guān)閉工作薄，以釋放內(nèi)存。

關(guān)閉工作薄可以使用以下二種方法：

方法一：使用菜單文件→關(guān)閉指令。

方法二：單擊工作薄標(biāo)題欄上的關(guān)閉窗口按鈕。

說明：以上方法只是關(guān)閉了工作薄，并沒有退出Excel程序，假如還要進(jìn)行新的項(xiàng)目，可以依據(jù)前面介紹的新建工作薄的方法創(chuàng)建新的工作薄進(jìn)行新的工作。

下面介紹兩種退出Excel程序的方法。

方法一：選擇菜單文件→退出指令。

方法二：按下鍵盤組合鍵Alt+F4。

四、小結(jié)

介紹了學(xué)習(xí)和使用Excel必需的最基本學(xué)問，即使是完全沒有接觸過Excel的讀者來說，也是可以輕松學(xué)習(xí)的。不過本節(jié)的缺點(diǎn)是沒有介紹具有實(shí)際意義的任務(wù)，難免讓學(xué)習(xí)的過程有點(diǎn)枯燥。

Excel基礎(chǔ)學(xué)問

一、創(chuàng)建圖表連接符

首先繪制需要連接的基本性狀。在“繪圖”工具欄上單擊“自選圖形”按鈕，選擇“連接符”，并選中需要使用的連接符類型。鼠標(biāo)指針將變成帶有4條放射線的方形，當(dāng)鼠標(biāo)停留在某個樣子上，樣子上預(yù)先定義的連接點(diǎn)將變成邊界上彩色的點(diǎn)，單擊盼望連接符連接的點(diǎn)。然后在另一樣子的連接點(diǎn)上重復(fù)這個過程。

二、將Excel單元格轉(zhuǎn)換成圖片形式插入到Word中

選中要進(jìn)行轉(zhuǎn)換的單元格區(qū)域，然后按住Shift鍵，單擊“編輯→復(fù)制圖片”指令，在彈出的“復(fù)制圖片”對話框中，選擇“如屏幕所示”，這里可以進(jìn)一步選擇“圖片”和“位圖”兩種格式。選擇“如屏幕所示”和“圖片”單項(xiàng)選擇按鈕，單擊“確定”按鈕。然后進(jìn)入Word中，單擊“編輯→粘貼”指令，即可。

三、給圖表增加新數(shù)據(jù)系列

使用“數(shù)據(jù)源”對話框激活圖表，單擊“圖表→源數(shù)據(jù)→系列”，單擊“添加”按鈕，在“名稱”欄中指定數(shù)據(jù)系列的名稱，在“值”欄中指定新的數(shù)據(jù)系列，單擊“確定”按鈕即可。

四、快速修改圖表元素的格式

雙擊圖表元素，將會調(diào)出此圖表元素的格式對話框。依據(jù)選擇的圖表元素不同，此對話框會有所不同。

五、旋轉(zhuǎn)三維圖表

使用“設(shè)置三維視圖格式”對話框激活三維圖表，單擊“圖表→設(shè)置三維視圖格式”指令，選擇合適的掌握指令或數(shù)據(jù)來旋轉(zhuǎn)和進(jìn)行透視轉(zhuǎn)變。

六、拖動圖表數(shù)據(jù)點(diǎn)轉(zhuǎn)變工作表中的數(shù)值

選擇圖表數(shù)據(jù)系列中的一個數(shù)據(jù)點(diǎn)，然后根據(jù)數(shù)值增大或削減的方向拖動數(shù)據(jù)點(diǎn)，工作表中的相應(yīng)數(shù)值就會隨著圖中數(shù)據(jù)點(diǎn)的新位置轉(zhuǎn)變而轉(zhuǎn)變。

Excel中的快捷鍵操作：

一、選定單元格、行和列以及對象

Ctrl+空格鍵選定整列。

Shift+空格鍵選定整行。

Ctrl+A選定整張工作表。

Shift+Backspace在選定了多個單元格的狀況下，只選定活動單元格。

Ctrl+Shift+空格鍵在選定了一個對象的狀況下，選定工作表上的全部對象。

Ctrl+6在隱蔽對象、顯示對象和顯示對象占位符之間切換。

二、輸入數(shù)據(jù)

Enter完成單元格輸入并選取下一個單元格。

Alt+Enter在單元格中換行。

Ctrl+Enter用當(dāng)前輸入項(xiàng)填充選定的單元格區(qū)域。

Shift+Enter完