某旅游集團酒店管理訂房服務(wù)費管控制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔廈門夏商旅游集團酒店管理公司酒店訂房訂房服務(wù)費管控暫行規(guī)定制訂：財會部修訂日期：2008年2月為健全酒店管理公司內(nèi)控制度，規(guī)范各酒店訂房服務(wù)費的操作、計算、復(fù)核、審批、支付等流程，特指定此制度。請各單位認(rèn)真執(zhí)行：定義：訂房服務(wù)費指酒店住客通過旅行社、訂房中心等中介機構(gòu)預(yù)定或由中介方直接帶入酒店入住，酒店根據(jù)雙方約定的金額或比例支付給中介方的勞務(wù)報酬。規(guī)范訂房協(xié)議各酒店應(yīng)與旅行社等中介單位簽定訂房協(xié)議，今后若酒店管理公司有統(tǒng)一的訂房協(xié)議，各酒店應(yīng)與對方簽定統(tǒng)一的訂房協(xié)議，協(xié)議內(nèi)容須包含各類型客房的結(jié)算價格、訂房服務(wù)費金額（比例）、結(jié)算方式以及實際結(jié)算價應(yīng)扣除手續(xù)費等相關(guān)內(nèi)容，所有訂房中介單位應(yīng)扣除的手續(xù)費費率統(tǒng)一為10%，如遇特殊情況應(yīng)單獨寫報告說明原由報酒店管理公司批準(zhǔn)，并將批準(zhǔn)后的報告交酒店管理公司財會部報備。與訂房協(xié)議單位簽定的訂房協(xié)議或約定的結(jié)算價格應(yīng)在簽定協(xié)議后報備酒店管理公司財會部,以后結(jié)算價格若發(fā)生變化也應(yīng)及時報財會部存檔備查。規(guī)范訂房流程：（一）外地網(wǎng)絡(luò)訂房中心一般以電話、傳真的方式提前向酒店預(yù)定客房，酒店銷售部或總臺收到訂房單傳真并確認(rèn)有房，將傳真件簽字回傳后，預(yù)定生效，客人實際入住時，酒店前臺按傳真件上指定的價格向客人收取房費等相關(guān)費用，結(jié)算時以實際入住后的訂房單傳真件為有效結(jié)算依據(jù)。（二）本地旅行社等訂房中介機構(gòu)以電話、傳真等方式預(yù)定的，預(yù)定方式與網(wǎng)絡(luò)訂房中心一致，但客人入住當(dāng)天總臺接待人員應(yīng)找出該住客的訂房單傳真件并在上面簽字確認(rèn)，若訂房單傳真件上確定有房人員與前臺接待人員為同一人時，還應(yīng)要求當(dāng)日的值班經(jīng)理在訂房單傳真件上簽字確認(rèn)，值班經(jīng)理當(dāng)日不在場的，可讓銷售或總臺的其他人員簽字確認(rèn)；另有一些是通過對方業(yè)務(wù)員或司機直接帶客人前往總臺辦理入住手續(xù)的，對方派車將客人帶到酒店后，由酒店總臺人員負(fù)責(zé)接待并向?qū)Ψ介_具入住證明單，證明單上應(yīng)填寫客人姓名、房號、房價、入住日期等相關(guān)信息，酒店接待人員應(yīng)在接待人處簽字，同時值班經(jīng)理應(yīng)在入住證明單上簽字證明，如果當(dāng)日值班經(jīng)理沒在場也可讓當(dāng)班保安簽字證明，并要求對方司機或業(yè)務(wù)人員簽名及寫下車號以及對方聯(lián)系電話等。以上信息須書寫規(guī)范、工整，簽名應(yīng)填寫全名、且能辨認(rèn)。特別強調(diào)不得發(fā)生偽造訂房單或入住證明單私自將自入散客做成需支付服務(wù)費住客的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將嚴(yán)肅處理相關(guān)責(zé)任人。預(yù)提當(dāng)月服務(wù)費：在每個月的最后一天之前，由銷售部統(tǒng)計出各家旅行社等中介機構(gòu)的服務(wù)費金額，按要求填寫酒店服務(wù)費預(yù)提統(tǒng)計表，交各酒店相應(yīng)的核算會計入賬，為確保核算準(zhǔn)確，酒店銷售部門在統(tǒng)計服務(wù)費時，應(yīng)認(rèn)真細(xì)致，力求與實際金額大致相符，不應(yīng)偏差太大，若單筆服務(wù)費支付實際數(shù)與預(yù)提數(shù)偏差達(dá)到10%，且金額在500元以上的，需書面提交差異原因報告并經(jīng)管理公司領(lǐng)導(dǎo)審核。填制結(jié)算明細(xì)單：結(jié)算時，須填寫財會部統(tǒng)一制作的服務(wù)費結(jié)算明細(xì)單，由銷售部按要求詳細(xì)填寫客人姓名、房間號、抵離日期、對客價、結(jié)算價、間天服務(wù)費、服務(wù)費小計以及服務(wù)費總計及扣手續(xù)費后的實際支付金額等相關(guān)內(nèi)容，若結(jié)算明細(xì)單是由對方統(tǒng)計計算的，其表格須反映以上各項內(nèi)容，銷售部填制完結(jié)算表后由總臺復(fù)核后交由酒店第一責(zé)任人把關(guān)審核，請各相關(guān)責(zé)任人務(wù)必認(rèn)真審核、從嚴(yán)把控，維護(hù)公司利益，對于徇私舞弊及濫用權(quán)利者，一經(jīng)查處將嚴(yán)肅處理。服務(wù)費請款：請款時要求對方提供正規(guī)稅務(wù)發(fā)票（不能使用旅行社專用發(fā)票），發(fā)票項目應(yīng)要求對方填寫服務(wù)費（對方旅行社有要求的，也可填寫綜合服務(wù)費），并由銷售部填寫用款申請單，用款申請單內(nèi)容應(yīng)寫明支付某月服務(wù)費，對于外地網(wǎng)絡(luò)訂房中心的付款應(yīng)附上服務(wù)費結(jié)算明細(xì)單，前臺結(jié)算單及訂房單傳真件由各門店相關(guān)部門自行保管，以便酒店及酒店管理公司財會部抽查核對；對于本地旅行社等中介訂房機構(gòu)除附上服務(wù)費結(jié)算明細(xì)單外，還應(yīng)附上相應(yīng)住客的前臺結(jié)算單以及訂房單傳真件或入住證明單，前臺結(jié)算單和訂房單傳真件可用復(fù)印件代替，財會部支付款項前應(yīng)對所附單據(jù)進(jìn)行審核，對于手續(xù)不全者應(yīng)拒絕付款，審核中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通報酒店管理公司領(lǐng)導(dǎo)。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔廈門夏商旅游集團酒店管理公司請款作業(yè)暫行規(guī)定制訂：財會部修訂日期：2008年2月一、制定目的為規(guī)范公司各類資金的支出行為，執(zhí)行精確化管理的思路，同時方便各部門的請款作業(yè)，特制訂本規(guī)定，對各類資金支出的單據(jù)規(guī)范及操作流程予以明確。二、適應(yīng)范圍（一）本規(guī)定適用于包括貨款支付、費用支出、資金調(diào)撥、暫借等所有涉及資金支出的交易行為。（二）本規(guī)定適應(yīng)于廈門夏商旅游集團酒店管理公司(簡稱管理公司,下同)各部門及其下屬和托管單位(簡稱各單位,下同)。三、審批權(quán)限及審批流程本規(guī)定適用的審批權(quán)限具體參照《廈門夏商旅游集團酒店管理公司審批權(quán)限及流程管理暫行辦法》執(zhí)行。四、表單要求本規(guī)定共設(shè)計三種財務(wù)表單，分別適用于不同的資金支出行為：（一）、用款申請單1、適用范圍：凡是需要從財會部支出資金的任何行為，無論是采取現(xiàn)金還是轉(zhuǎn)帳方式，均要填寫《用款申請單》。例如費用報銷、沖帳補款、供應(yīng)商貨款等?！队每钌暾垎巍肥枪举Y金支出的主要內(nèi)部表單，其他財務(wù)表單僅作為其附件使用。2、單據(jù)樣本(具體請參照內(nèi)控表單)3、填寫要求：（1）填制時間：即填制本表單的當(dāng)天（2）單位：即管理公司或下屬及托管單位的單位名稱代碼（3）部門：即經(jīng)辦人所屬部門,最好是成本負(fù)擔(dān)部門（4）收款單位：即交易方公司名稱或經(jīng)辦人個人,如果是交易方,則名稱必須要和其發(fā)票上的簽章一致.（5）單據(jù)：即后附原始憑證的張數(shù)（6）付款方式：依所需要的付款方式在相應(yīng)的□內(nèi)劃√即可，若非現(xiàn)金或轉(zhuǎn)帳方式，則選“其他”，并把需要的付款方式填在后面，如承兌匯票等。（7）匯入銀行帳號：僅在轉(zhuǎn)帳付款方式下才要填寫,即對方的銀行名稱及帳號（8）請款金額：即本次所需報銷或付款的金額。請依上述規(guī)范填寫。（9）用途：即本次用款申請的理由，若有多項，請分門別類詳細(xì)填寫。（二）暫借款沖帳單1、適用范圍：凡是因暫時無法取得正式報銷憑證而又必須預(yù)先支出資金的行為，均要填寫《暫借款沖帳單》，僅作為《用款申請單》的附件使用，不能作為直接支出資金的表單。如預(yù)付貨款、差旅費等。2、單據(jù)樣本和操作流程(具體請參照附件一)3、填寫要求：還款沖賬單（1）填制日期、單位、部門、收款單位、單據(jù)、用途等欄位的填寫請參照《用款申請單》，數(shù)字填寫規(guī)范亦同。（2）應(yīng)補(退)金額：即借款金額減沖帳金額后的余額，正則退，負(fù)則補。若是補，則需要一并填寫《用款申請單》才可領(lǐng)款。（3）沖帳金額：即實際報銷或付款金額，即實際支出金額，（4）本表單在請款時無須審批,沖帳時才需要按權(quán)限進(jìn)行審批。借款單根據(jù)借款的時間、金額、原因、預(yù)計還款時間、方式等相關(guān)內(nèi)容填寫，注意在“借款人：處簽字確認(rèn)。還款證明單根據(jù)借款人的還款沖賬單辦理完還款沖賬手續(xù)后，由核算會計填寫此單，簽名確認(rèn)后交給借款人以證明款項還清，借款人應(yīng)保管好此單。（三）、內(nèi)部報銷單1、適用范圍：僅適用確實無法取得正式發(fā)票的小額資金支出行為，僅作為《用款申請單》的附件使用，不能作為直接支出資金的表單。如工資、過節(jié)費、外購水果等無法取得發(fā)票的外購行為及內(nèi)部行為。該表單使用要嚴(yán)格限制。2、單據(jù)樣本(具體請參照內(nèi)控表單)。3、填寫要求（1）填制日期、單位、部門、數(shù)字填寫規(guī)范等同《用款申請單》。（2）事由：即發(fā)生支出的具體內(nèi)容，需詳細(xì)填寫。（3）姓名/內(nèi)容：即發(fā)生事由的具體項目或?qū)ο?，如人員名單或項目。（4）公司標(biāo)準(zhǔn)：公司規(guī)定該項目的具體標(biāo)準(zhǔn)。（5）金額：依相應(yīng)欄位填寫小寫數(shù)字即可。（6）領(lǐng)款人：即受益人或經(jīng)辦人。請對號簽核，空白處劃“∫”。（7）合計：即上述金額的匯總小寫數(shù)字。（8）實發(fā)金額：即對應(yīng)的大寫數(shù)字四、相關(guān)操作規(guī)定（一）財務(wù)表單作為公司內(nèi)部控制重要的原始單據(jù)，要嚴(yán)格按照上述規(guī)定進(jìn)行填寫，字跡要求清楚工整，不得涂改，否則視為無效單據(jù)不得報銷。（二）財務(wù)表單的使用要嚴(yán)格按照公司規(guī)定的審批權(quán)限及審批流程進(jìn)行，不得顛倒審批順序或者越級簽核。（三）各類表單和原始憑證在申請用款之前，要求用膠水進(jìn)行粘貼，不得用大頭針或曲別針代替，以防單據(jù)丟失，具體粘貼要求如下：1、粘貼時要求同類單據(jù)粘貼在一起，若厚度過厚時，要攤平粘貼在一張厚紙上，圖示如下；…8642…864297531975312、粘貼時要求統(tǒng)一粘貼單據(jù)的左側(cè)或左上角，超出《用款申請單》的部分要折疊到小于等于《用款申請單》的面積為止。（四）不同付款方式或不同受益人的支出要分開填寫，不能使用一張《用款申請單》。（五）申請用款或沖帳時，除要附上對等金額的正式發(fā)票以外(包括內(nèi)部報銷單)，還要附上相應(yīng)的其他資料，以表示交易的完整性或安全性。具體列舉如下：1、差旅費：暫借款時要附上暫借款沖帳單和出差申請單沖帳時要附上出差費用明細(xì)表和出差工作報告2、預(yù)付款時要附上對方的報價單、公司內(nèi)部請購單、合同或是其他能夠證明此筆支出的資料，除差旅費外，嚴(yán)禁不明確具體金額就申請支出。3、若是一筆交易多次付款的，第一次必須附上相應(yīng)的合同或付款計劃，后續(xù)請款時可不必再附，但必須注明付款進(jìn)度及總金額、已付金額、未付金額等。4、付貨款時需附上內(nèi)部驗收單等。5、其他未盡事項以財務(wù)實際需要為準(zhǔn)。（六）若牽涉到其他部門或公司要求統(tǒng)一管控的，均需要相關(guān)部門會簽。比如書籍的購買需要辦公室會簽，人事方面需要人事部會簽