XX公司存貨管理的調(diào)查分析與研究

前言近幾年來，實業(yè)作為一種利潤較低的行業(yè)，其在經(jīng)濟圈中的主導(dǎo)地位已經(jīng)逐漸被金融等一些抽象化的、高利潤的行業(yè)所取代。然而近幾十年來，頻繁的經(jīng)濟危機也悄悄地向人們暗示著，實業(yè)作為一種較為穩(wěn)定、影響因素較少的行業(yè)必將重回霸主巔峰。美國作為經(jīng)濟危機的最大受害者已經(jīng)意識到實業(yè)的重要性，不斷地出臺政策拯救實業(yè)，這足以說明回歸實業(yè)將成為本世紀(jì)各國發(fā)展的重要任務(wù)。上海第科自動控制有限公司作為美國Xaerus在中國市場的一級代理商就是我們研究的好對象，其近乎于“零”庫存的理念更是我對其產(chǎn)生濃厚興趣的一點。本文通過對上海第科自動控制有限公司存貨管理中存貨的購入、存儲和銷售這一整體流程的調(diào)研，結(jié)合公司體制與運營思想，來分析在日常實際運營過程中出現(xiàn)的一些問題，總結(jié)管理上的漏洞，找出改進辦法，并為其提供一些簡單的參考意見。另外將桔子酒店存貨管理的方法與ABC存貨分類法相結(jié)合找出更有利于該公司的存貨管理方法。一、公司簡介及存貨分類1.1公司簡介空調(diào)冷凍行業(yè)上海第科自動控制有限公司，成立于2005年，主要經(jīng)銷美國Xaerus冷凍油全系列潤滑油、3GS/4GS/5GS/5GD冷凍油，美國瑞孚（Shrieve）冷凍油。以及美國丹納赫（Danaher）壓力、溫度、流量、液位傳感器。意大利萊富康（Refcomp）低溫活塞螺桿壓縮機，丹麥丹佛斯（Danfoss）壓縮機，膨脹閥等產(chǎn)品。本公司為美國Xaerus合成潤滑油在中國市場的總代理，現(xiàn)為全國多家中央空調(diào)、冰箱冰柜及汽車生產(chǎn)廠以及空氣壓縮機廠家配套供貨。1.1.1公司定位公司是美國Xaerus在中國市場的一級代理商，是一家以進口為主的貿(mào)易公司，主要經(jīng)營冷凍空調(diào)行業(yè)、制冷壓縮機行業(yè)、空氣壓縮器行業(yè)的部分流體科技產(chǎn)品及自動控制部件。1.1.2公司經(jīng)營模式公司以從國外進口、對內(nèi)分銷為主，實行區(qū)域銷售制，交貨時及時壓縮交貨期，以達到公司“零”庫存的經(jīng)營理念（實際上還是會有一些庫存，以防止臨時由于國際運輸耗時較長而失去重要客戶），由于資金鏈單一所以公司較為重視收款期，對客戶的信用評級較為重視。一般實行款到發(fā)貨制度。主要客戶群：OEM工廠、中小型（個體）企業(yè)的售后維修服務(wù)部門采購，一份復(fù)印件交給采購申請部門，一份復(fù)印件交給財務(wù)專員用以入賬，一份復(fù)印件與之前收到的采購指令單復(fù)印件和貨物清單作為收貨單據(jù)自己存檔，還有一份復(fù)印件作為是否為投資物品憑證將貨物劃分為投資存貨、常規(guī)貨物兩種。另外，值得一說的是，為了方便管理，物流助理手下只有兩名司機及兩輛貨車，只有接收、發(fā)出少量貨物時，或者近距離送貨時，采用公司的貨車運輸，對于一般長距離大量貨物的接收和發(fā)送，公司會采用大三方大型物流機構(gòu)如圓通等。2.2.2貨物接收的后續(xù)問題在采購申請時，采購申請部門會將采購指令單復(fù)印件留存作為臨時存檔，收到收貨人員的收貨報告后，與之前的臨時存檔一同歸建為存檔以備日后審查。倉儲部門在接收收貨單復(fù)印件后，根據(jù)采購意圖，將歸建后的存檔分為投資存檔與日常存檔兩部分。采購部門的臨時存檔與收貨報告一同歸建為存檔以備日后審查。2.2.3貨物的存儲倉儲部門收到貨物以后會根據(jù)物流人員提供的貨物清單進行核查，然后將貨物卸在地上倉庫中等待其運走，如若當(dāng)天不能運走的貨物，將會轉(zhuǎn)運到地下倉庫。倉庫賬目文員會根據(jù)當(dāng)日的進出的貨物進行盤點。值得注意的是，由于供貨商與購買商對于貨物單位體積的不同需求，我們會在給購買商送貨之前進行分裝，分裝過程全憑操作員根據(jù)重量手工分裝。另外，由于從國外進口運輸時間較長，為了滿足客戶臨時需要，公司一般會長期存放一批貨物，以防止因為滿足不了臨時訂單而導(dǎo)致失去客戶。倉庫賬目文員在日常盤點的時候，如若發(fā)現(xiàn)某些主要貨物存貨較少時，可以經(jīng)由倉儲部門主管審批后向采購部門提出采購申請。提前購買貨物儲存起來以獲得利潤。再有由于貨物屬于國際采購，那么貨物的價格會因為多種因素而產(chǎn)生較大的波動，在某一時期如果覺得貨物的價格會有明顯上浮時，公司也會以投資為2.3銷售2.3.1貨物的銷售在銷售方面，公司有自己的一套銷售訂單系統(tǒng)。首先由客戶下訂單（預(yù)定），然后根據(jù)其訂單我們將倉庫里的貨物發(fā)送出去，或者為其專門進行采購。直接發(fā)貨時，出貨人員需要提前備貨并準(zhǔn)備好貨物清單，物流專員準(zhǔn)備好裝箱單、物流單，三個單據(jù)的復(fù)印件作為銷售單據(jù)一并存檔。在簽訂合同之前，我們還會根據(jù)內(nèi)部的信用評級對客戶信息進行審核，確定信用條款之后再審批銷售單。所有手續(xù)完成之后，等待物流公司取貨，裝箱后填制裝箱單，復(fù)印件留作存檔。物流部門人員確定所裝貨物為訂單要求貨物，審核物流信息，確定發(fā)到時間，審核完畢后制定物流單，復(fù)印件留作存檔。至此，整個貨物從采購、存儲再到銷售的全部過程就陳述完畢了。2.4財務(wù)工作公司設(shè)財務(wù)專員一名專門記錄應(yīng)付款等往來賬務(wù)。會計專員分別收到采購申請單、采購指令單和收貨單復(fù)印件后將三分復(fù)印件整理好作為臨時存檔，收到供貨商開出的發(fā)票并核查無誤后即可入賬。憑證匯總后將整個過程記錄，并將憑證與臨時存檔編制為存檔，供日后編制總賬查詢。公司目前使用管家婆的ERP財務(wù)軟件。由于公司總經(jīng)理在香港開設(shè)其他公司，為方便統(tǒng)籌，兩家公司總賬賬目匯總編制，交由代理公司編制并進行審計工作。三、存在的問題3.1倉儲部門人員安排不合理由于客觀因素，每天的訂單或者收貨大多在下午收到，這樣一來就造成了倉庫賬目文員下午忙不完，上午沒事干。當(dāng)物流人員來送（?。┴洉r，賬目文員需要一路跟隨出（入）庫員核查搬運的貨物數(shù)量是否夠，型號是否正確，在下午的高峰期，賬目文員很難抽出時間到計算機前登帳，所以他只能記錄下來之后在短暫的時間內(nèi)將多筆業(yè)務(wù)集中登帳，這樣一來就特別容易出現(xiàn)賬目記錄的錯誤，使得賬目經(jīng)常出現(xiàn)紅字更改，增加了審計、總賬登錄的麻煩。3.2產(chǎn)品分裝方法誤差大為了節(jié)約成本、方便運輸，公司在向海外供貨商買貨時一般購買大包裝產(chǎn)品，但是國內(nèi)的客戶經(jīng)常要求購買小包裝產(chǎn)品。所以在倉庫整理時，備貨人員負責(zé)將打包裝整理為小包裝，由于技術(shù)、設(shè)備的不足，備貨人員只能利用稱來大致測量分裝在小包裝里貨物的重量，這樣就造成了月末盤點時貨物會經(jīng)常性出現(xiàn)大量的虧空或盈余。曾經(jīng)再一次盤點中發(fā)現(xiàn)盈余三大桶冷凍油，價值數(shù)十萬元。3.3銷售人員整體素質(zhì)不高銷售人員作為與客戶溝通的橋梁，其綜合素質(zhì)的高低有時候決定著銷售成功率的高低，就目前來講，現(xiàn)有銷售人員素質(zhì)較差，不能完全為客戶提供深度理論性的咨詢，服務(wù)熱情也不高，不能為上門咨詢的顧客提供一種“家”一般的溫馨，無法使顧客發(fā)自內(nèi)心的十分愿意購買我們的貨物。3.4網(wǎng)絡(luò)營銷還需下功夫?qū)τ诖笮涂蛻?，公司一般都是長期合作，由總經(jīng)理單獨聯(lián)系。其余中小客戶一般為網(wǎng)上咨詢后確定購買意向。然而進入上海第科自動控制有限公司的主頁我們可以看到，主頁的內(nèi)容比較少、字體較小，頁面上彈出的窗口也比較多，比較不利于客戶對公司有更升入的認識。另外，當(dāng)你在主頁上停留的時候，每隔25秒左右，系統(tǒng)就會在屏幕最中間自動彈出是否需要幫助的對話框，影響客戶瀏覽介紹內(nèi)容。3.5倉庫管理制度公司的理念是“零”庫存，雖然仍然有部分庫存貨物，但那時為了規(guī)避因運貨時間問題失去客戶的現(xiàn)象、投資行為等因素。所以公司并沒有一個屬于自己的大型的倉庫，而是租用國營倉庫的一部分，等到必要的時候存儲貨物。租用的倉庫分地上、地下兩個，得上的較小，用來臨時存放貨物，地下的稍大，用來長期存放貨物，而且地下倉庫每次運貨時都需要租用倉庫中的叉車，這樣一來，管理人員更愿意在地上倉庫堆積貨物，造成地上倉庫較為擁擠。并且地下倉庫由于是租用大型國營長褲的一部分，所以不能堆積，地上倉庫可以堆積起來。四、改進意見4.1對于倉儲部門人員安排不合理的改進意見由于工作時間與內(nèi)容上的限制，對于倉庫賬目文員的工作應(yīng)該做一些調(diào)整，當(dāng)日入庫的貨物盡量集中一處，減少核查、等待的時間，騰出時間給倉庫賬目文員在ERP財務(wù)軟件中登入當(dāng)前賬目，以減少集中登帳出現(xiàn)的錯誤。當(dāng)日賬目當(dāng)日必須完成，如若時間不夠，應(yīng)加班完成并給予相應(yīng)的加班費用。手工帳目于第二天上午完成。頭一天堆放的貨物于第二天上午進行歸類分放。另外，如果能給倉庫帳目文員配備小型移動設(shè)備在等待核查的過程中就可以完成ERP電子賬目的業(yè)務(wù)，這樣既省時又省力。4.2對于產(chǎn)品分裝方法誤差大的改進意見現(xiàn)有的分裝方法由于全靠備貨人員的掌握及稱所顯示的重量大致分裝，誤差太過明顯，分裝過程中的損耗必定較大。如若能配備類似加油站汽車加油裝置一樣的電子計數(shù)噴槍，備貨人員才做起來會更方便，損耗更小，而且能大大減小分裝時所帶來的誤差。4.3對于銷售人員整體素質(zhì)不高的改進意見由于現(xiàn)有銷售人員經(jīng)驗豐富，全部換為新招聘的銷售人員效果必定不佳，為了提高銷售人員的整體素質(zhì)，公司應(yīng)該出臺相應(yīng)政策，定期對銷售人員進行業(yè)務(wù)、理論、服務(wù)方法、銷售技巧等相關(guān)培訓(xùn)，引進高學(xué)歷技術(shù)人員為銷售人員隨時講解，從根本上解決銷售人員不懂理論的漏洞。另外，還應(yīng)該指定相應(yīng)的獎懲機制，隨即抽查銷售人員的服務(wù)態(tài)度、講解內(nèi)容以及客戶滿意程度，按照一定的比例進行打分，分數(shù)高銷售人員可以獲得公司表彰已經(jīng)現(xiàn)金獎勵，分數(shù)低的銷售人員需要到培訓(xùn)機構(gòu)進行培訓(xùn)。4.4對于網(wǎng)絡(luò)營銷的改進意見21世紀(jì)是信息化的時代，網(wǎng)絡(luò)是人們離不開的工具。當(dāng)客戶想要了解公司形象、產(chǎn)品信息時一定會登陸公司的網(wǎng)站進行詳細的閱讀。我們應(yīng)該將網(wǎng)頁內(nèi)的內(nèi)容更加詳細化、具體化。例如公司簡介應(yīng)該放到頁面的中上部而不是現(xiàn)在的右側(cè)一個不明顯的小地方，簡介的內(nèi)容應(yīng)該再豐富一些；產(chǎn)品的圖片、介紹應(yīng)該再具體些，每一種產(chǎn)品旁的文字都應(yīng)該能夠顯示出來，目前有些產(chǎn)品照片下面的名稱都顯示不全；網(wǎng)站全部字體偏小，沒有行間距，這樣閱讀起來比較累眼。另外詢問幫助的對話框彈出一次就夠了，關(guān)閉之后就最小化到旁邊的位置，經(jīng)常出現(xiàn)十分影響閱讀。4.5對于倉庫管理制度的改進意見由于目前租用國營倉庫無法堆積，距離地上倉庫較遠，每次搬運貨物都需要租用國營倉庫的叉車，給日常貨物的管理藏成了一定的麻煩。建議改用一個稍大的地上倉庫，專門騰出一部分作為每天進貨入庫堆積處，避免進貨入庫時耽誤倉庫賬目文員過長的時間，第二天上午再進行細致整理。兩庫合一也可以減少取貨、存貨時兩庫之間的麻煩，即省人工又省錢。4.6引入ABC管理法（1）基本思想企業(yè)存貨包括的范圍相當(dāng)?shù)膹V泛，品種也很多，尤其是在大中型企業(yè)中存貨量可能多達上萬種甚至是數(shù)十萬種。另外，各種不同存貨對企業(yè)財務(wù)目標(biāo)實現(xiàn)具有不同作用。所以，要對各類存貨實行統(tǒng)一的管理，在實務(wù)中是很難做到的。有些存貨數(shù)量很少，但金額巨大；有些存貨數(shù)量很多，但金額微小。對于差別如此之大的存貨，無論從管理能力角度還是經(jīng)濟角度考慮．企業(yè)都應(yīng)當(dāng)區(qū)別對待。ABC存貨分類管理正式在這一慮的基礎(chǔ)上提出的。其目的在于使企業(yè)分清主次，突出重點，提高存貨資金管理的整體效果。但是當(dāng)前的許多企業(yè)，基礎(chǔ)薄弱、起點較低．對所有存貨管理僅做最基本的收發(fā)存控制，還有些企業(yè)對所有存貨采用同樣辦法進行的管理．這種粗放的管理方式增加了存貨的管理成本，還造成企業(yè)管理支出的浪費。ABC存貨管理法可以幫助企業(yè)很好解決存貨區(qū)別管理的難題。ABC存貨管法亦稱為成本比重分析法或巴雷特分析法。這種方法是意大利經(jīng)濟學(xué)家巴雷特于19世紀(jì)首創(chuàng)的，經(jīng)過不斷的發(fā)展與完善．現(xiàn)在已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于存貨管理、成本管理以及生產(chǎn)管理方面。這種管理方法的原理就是按照重要程度，消耗數(shù)量，價值大小，資金占用等情況，對存貨進行分類排隊，將企業(yè)的存貨劃分為A、B、C三類，分別實行重點管理、一般控制和靈活掌握的存貨管理方法。（2）ABC存貨分類標(biāo)準(zhǔn)劃分存貨的分類標(biāo)準(zhǔn)主要有金額標(biāo)準(zhǔn)和品種數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)兩個。其中以金額標(biāo)準(zhǔn)為主。一般而言．三類存貨的金額比重大致為A：B：C=0．7：0．2：0．1，而品種數(shù)量大致為A：B：C=0．1：0．2：0．7。具體劃分步驟為：（1）列示企業(yè)全部存貨的明細表。并計算出每種存貨的價值總額及占全部存貨金額的百分比；（2）按照金額標(biāo)志由大到小進行排序并累加金額百分比；（3）當(dāng)金額百分比累加到70％左右時，以上存貨視為A類存貨，百分比介于70％~90％之間的存貨作B類存貨，其余則為C類存貨。上海第科自動控制有限公司存貨分類劃分：A類：制冷壓縮機冷凍油、空氣壓縮機潤滑油B類：壓縮機、制冷控制元件、壓力開關(guān)等、C類：辦公用品（3）存貨分類管理對于A類存貨的控制。由于其占用企業(yè)絕大部分的存貨資金，且數(shù)量較少，企業(yè)應(yīng)對它進行重點管理，對A類存貨的每一個品種進行控制。制冷壓縮機冷凍油、空氣壓縮機潤滑油分裝時的損耗、虧空盈余記錄清楚，定期盤點，不定期抽盤，對盤盈盤虧及時處理。對于B類存貨的控制。對于壓縮機、制冷控制元件、壓力開關(guān)等產(chǎn)品，由于其并不是公司主要銷售產(chǎn)品，存儲上并沒有一個數(shù)量上的規(guī)定，全靠倉儲人員以及銷售人員對歷年銷售情況、購買情況的總結(jié)進行有意識的提前購買，一般應(yīng)客戶需要臨時購買比較多。對于C類存貨的控制。由于C類存貨盡管品種數(shù)量繁多。但所占金額很小，大部分由行政綜合部自行采購，財務(wù)需配合副經(jīng)理做好相關(guān)物品耗用的控制。對于耗材而言合理發(fā)放即可。結(jié)論通過在上海第科自動控制有限公司的調(diào)研與學(xué)習(xí)，我了解到了關(guān)于外貿(mào)行業(yè)的一些具體操作方法，