OA辦公系統(tǒng)需求模塊說明

OA辦公系統(tǒng)需求模塊說明2017年2月16日版本說明目錄20220第一部分需求分析 1164991.1項(xiàng)目概況 1299601.2建設(shè)目的 126699第二部分總體規(guī)劃 26063系統(tǒng)功能層次模塊圖 331087第三部分概要設(shè)計(jì) 48731系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì) 495353.1個人事務(wù) 4121673.2.工作流 4296973.3.公共信息 5249123.4.行政辦公 6315203.5.人力資源 747773.6.合同管理 7160183.7.客戶管理 8161243.8項(xiàng)目管理 8241233.9.檔案管理 9225853.10.系統(tǒng)管理 930590第四部分系統(tǒng)的界面展示 9第一部分需求分析現(xiàn)代辦公需要先進(jìn)的OA辦公系統(tǒng)。電子化、無紙化以及協(xié)同辦公，都已成為提高辦公效率，加強(qiáng)管理的有效手段。集團(tuán)的文檔材料、公文審批、財(cái)務(wù)明細(xì)、項(xiàng)目管理，基本的審批流程是每天必不可少的日常工作，因此需要一套先進(jìn)的、高效率的、覆蓋本集團(tuán)的辦公自動化軟件來代替以往的手工傳遞作業(yè)，提供更好的文件管理功能，充分發(fā)揮協(xié)同辦公的威力。1.1項(xiàng)目概況為了滿足當(dāng)前辦公業(yè)務(wù)的實(shí)際需求，滿足企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需要，進(jìn)一步提高企業(yè)辦公效率，加快企業(yè)信息化的進(jìn)程，達(dá)到增收節(jié)支的目的，急須建設(shè)的OA移動化辦公系統(tǒng)，使系統(tǒng)覆蓋從董事長到基層的各個單位，使企業(yè)范圍內(nèi)每個人之間都可以通過電子郵件快速、安全地通訊，為企業(yè)建立一個安全、強(qiáng)壯的通訊基礎(chǔ)設(shè)施，并在此基礎(chǔ)之上擴(kuò)充OA系統(tǒng)應(yīng)用的功能和范圍，把主要辦公業(yè)務(wù)流程計(jì)算機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)文件電子化，無紙辦公，形成企業(yè)辦公網(wǎng)絡(luò)，從而使工作人員之間可以更快地交換信息、更好地協(xié)同工作，提高辦公效率，降低企業(yè)開支，建立一個先進(jìn)技術(shù)的、流程控制完備的OA辦公系統(tǒng)。1.2建設(shè)目的1）實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公和移動辦公，隨時(shí)隨處辦理工作事務(wù)無論您身處國外、國內(nèi)，無論您在機(jī)場、酒店、家中……都可以隨時(shí)投入到工作中來，方便快捷地掌握集團(tuán)內(nèi)部的工作進(jìn)度與情況，及時(shí)處理工作問題。2）通過工作流轉(zhuǎn)的自動化，實(shí)現(xiàn)高效快捷地辦公通過OA實(shí)現(xiàn)各部門、各級之間橫向縱向工作流程處理的自動化，將大大提高辦公效率，保證快捷，準(zhǔn)確地處理工作。3）有效監(jiān)督工作人員的工作情況，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)工作任務(wù)的監(jiān)督與催辦及時(shí)有效監(jiān)控各部門、各個人員的工作進(jìn)度情況；實(shí)時(shí)全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，從而減少錯誤，防止低效率辦公。系統(tǒng)將記錄每個工作的全程辦理狀態(tài)信息。4）明確工作崗位與工作職責(zé)，增強(qiáng)人員的責(zé)任感，減少推托，扯皮等現(xiàn)象明確賦予各崗位的權(quán)限與職責(zé)，任何人都不可越權(quán)處理工作，使得各自責(zé)任明確，落實(shí)到人，查有所依；杜絕工作中出現(xiàn)權(quán)職不明、相互推托扯皮現(xiàn)象。解決多崗位、多部門的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作辦公。5）方便領(lǐng)導(dǎo)同各級工作人員的有效溝通多種途徑，多種方式，使管理者同各級人員保持有效、快捷的工作交流與信息溝通，排除了信息溝通不暢給企業(yè)發(fā)展帶來的羈絆。

第二部分總體規(guī)劃系統(tǒng)功能層次模塊圖第三部分概要設(shè)計(jì)系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)3.1個人事務(wù)個人設(shè)置：設(shè)置個人信息；查看設(shè)置用戶個人密碼；修改用戶的姓名、聯(lián)系方式等基本信息；出差、休假用戶可設(shè)定相應(yīng)狀態(tài)，便于系統(tǒng)管理。待辦事宜：待辦事宜模塊集中了用戶當(dāng)前需辦理的工作和需處理的事務(wù)。包括系統(tǒng)大部分模塊，如郵件、消息、日程安排、辦文、閱文等；用戶登錄系統(tǒng)后，各類待辦事宜分類列出，點(diǎn)擊相應(yīng)鏈接即可進(jìn)入相應(yīng)頁面辦理，起到引導(dǎo)用戶完成工作的作用。郵件：將企業(yè)郵箱整合到OA系統(tǒng)中。日程安排：方便個人安排每天日程，方便領(lǐng)導(dǎo)安排監(jiān)督下屬工作任務(wù)。工作日志：便于個人總結(jié)，可直接生成周報(bào)發(fā)送郵件，便于上級檢查工作，便于和同事分享項(xiàng)目信息。消息提醒：設(shè)置消息提醒功能每當(dāng)用戶登陸系統(tǒng)時(shí)彈出提示窗口。3.2.工作流工作流簡單的說就是一組人員分多個步驟完成某一項(xiàng)業(yè)務(wù)所進(jìn)行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。幾乎所有的業(yè)務(wù)過程都是工作流，特別是辦公公文審批流轉(zhuǎn)處理。每一項(xiàng)工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達(dá)流程的終點(diǎn)（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。固定流程：是公司規(guī)章制度中規(guī)定的流程，包括“辦公”中的請假管理、帶薪假核定、加班管理、物品管理、會議管理、用車申請、車輛維修保養(yǎng)申請，以及各部門根據(jù)工作需要建立的固定流程。自由流程：各部門根據(jù)實(shí)際工作需要可新建自由流程。流程表單日常辦公：工作日報(bào)、工作周報(bào)、請假條、出差申請、物品采購單、加班申請單、調(diào)休申請單、外出登記單表、公章用印申請單、證照實(shí)用審批登記表、通用工作流、跟蹤項(xiàng)目表、加班補(bǔ)助審批表。綜合部門：考勤異常登記表、辦公用品領(lǐng)取登記表、用車申請表、領(lǐng)用申請表、行政部入庫單人事行政：辭職申請表、員工離職交接表、績效考核表測繪部：數(shù)據(jù)提交流程表、數(shù)據(jù)備份記錄表、公司內(nèi)部數(shù)據(jù)借閱記錄單、數(shù)據(jù)提交單市場部：項(xiàng)目立項(xiàng)表、支付流轉(zhuǎn)審批表財(cái)務(wù)部：差旅費(fèi)報(bào)銷單、項(xiàng)目生產(chǎn)備用金申請單、借款單、支出憑證、支票領(lǐng)用單會議：會議申請表審批基本流程：3.3.公共信息公共信息系列模塊提供了一個信息發(fā)布和共享平臺，滿足了個人之間，上下級之間，集體間交換信息的需求。

公告欄：公告欄內(nèi)可設(shè)置多個欄目，供某個部門使用或者全體人員使用。授權(quán)人員可在相應(yīng)欄目發(fā)布管理文章。公司新聞：用于發(fā)布單位的公共信息如新聞、行業(yè)動態(tài)等。規(guī)范制度：如iso等各類流程制度。共享文件：提供了一個用戶共享單位內(nèi)部各類資料的平臺。3.4.行政辦公此系列模塊提供了一般單位日常事務(wù)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理方式，旨在減輕相關(guān)辦公人員的工作壓力，提高工作效率。

考勤管理：由指紋簽到機(jī)導(dǎo)出數(shù)據(jù)到考勤管理，便于人力統(tǒng)計(jì)上下班及請假情況。會議管理：實(shí)現(xiàn)了會議的智能化管理。用戶可查看各個會議室的當(dāng)前使用情況，避免使用沖突；授權(quán)用戶可直接召開會議，發(fā)布會議通知；一般用戶可提出會議計(jì)劃，經(jīng)上級審議后，發(fā)放會議通知；負(fù)責(zé)人員可整理每次會議，形成歷史會議記錄，供日后查詢。車輛管理：提供了對單位公用車輛的檔案管理和使用管理，包括對車輛的基本信息、使用記錄進(jìn)行各種管理操作；以及車輛維修保養(yǎng)管理，結(jié)合工作流提供車輛申請功能。出差管理：結(jié)合工作流提供出差申請等功能，便于人力統(tǒng)計(jì)考勤以及財(cái)務(wù)借款等。公章管理：結(jié)合工作流提供公章使用審批功能，實(shí)現(xiàn)使用登記情況、查詢等功能。物品管理：提供了單位內(nèi)固定資產(chǎn)、辦公用品等分類管理。主要實(shí)現(xiàn)了對固定資產(chǎn)的登記、查詢和轉(zhuǎn)移等功能；結(jié)合工作流提供辦公物品請購等功能3.5.人力資源人事管理：主要解決了人事檔案的記錄和查詢，重點(diǎn)解決了復(fù)雜查詢的問題和系統(tǒng)紀(jì)錄更新過程復(fù)雜的問題。包括對員工人事檔案的登記、檢索、查看、修改、刪除等操作。登記檔案時(shí)可分別添加用戶的基本信息和其他信息，并可存儲用戶照片；檢索用戶可自定義查詢條件，使得查詢結(jié)果更加精確；結(jié)合工作引擎提供請假申請、出差申請功能。招聘管理：結(jié)合工作流實(shí)現(xiàn)由部門向上的招聘需求問題，提供人才庫等功能。培訓(xùn)管理：結(jié)合工作流實(shí)現(xiàn)由部門向上的培訓(xùn)需求問題，以及人力對培訓(xùn)后的記錄、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等功能?？冃Э己斯芾恚簩?shí)現(xiàn)每個員工的績效存檔，年中/年底考核等功能。自助查詢：員工可根據(jù)情況自助查詢自己的各項(xiàng)情況。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)權(quán)限可實(shí)現(xiàn)多人查詢等功能。3.6.合同管理合同審批：錄入合同信息后，通過工作流實(shí)現(xiàn)合同的審批，可以對合同進(jìn)行修改、變更、關(guān)聯(lián)等功能。合同臺賬：統(tǒng)計(jì)所有合同信息的情況。收付款提醒：根據(jù)每個合同錄入信息，到期提醒相關(guān)人的功能。報(bào)表輸出：可以自行定制字段導(dǎo)出excel表格。3.7.客戶管理客戶信息：客戶的基本資料的添加\修改\刪除聯(lián)系記錄：記錄項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與客戶的聯(lián)系情況，便于領(lǐng)導(dǎo)查詢?？蛻絷P(guān)懷：節(jié)假日等對客戶的關(guān)懷，實(shí)現(xiàn)事前提醒以及事后記錄的功能。3.8項(xiàng)目管理對人員的設(shè)定、相關(guān)文檔、材料，清晰掌握，有力支持項(xiàng)目監(jiān)控，降低風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目查詢：記錄每個分公司，部門項(xiàng)目情況，便于領(lǐng)導(dǎo)查詢。項(xiàng)目計(jì)劃：項(xiàng)目實(shí)施前對項(xiàng)目的人員分配、預(yù)算，周期做合理安排。項(xiàng)目監(jiān)控：對項(xiàng)目的整體進(jìn)度進(jìn)行把控與監(jiān)督。3.9.檔案管理案卷管理：根據(jù)不同類型進(jìn)行分類保存，并提供查詢功能。檔案借閱：提供案卷目錄及檔案目錄供用戶選擇，通過工作流實(shí)現(xiàn)借閱申請審批的功能。檔案銷毀：各部門按管轄范圍進(jìn)行檔案銷毀工作，可實(shí)現(xiàn)“還原”“刪除”等操作。3.10.系統(tǒng)管理參數(shù)設(shè)定：設(shè)置各個模塊相關(guān)參數(shù)。權(quán)限設(shè)置:用于設(shè)置各操作員使用系統(tǒng)的權(quán)限，為了方便設(shè)置，一