【政府文案】公文寫作業(yè)務(wù)培訓(xùn)：修改公文“六步法”

公文寫作業(yè)務(wù)培訓(xùn)：修改公文“六步法”公文的修改，是公文撰寫過程中必不可少的重要一環(huán)。因此，在撰寫過程中，隨時注意修改自己所寫的公文，是寫好公文的重要條件之一。一篇公文的撰寫過程，大體可分為三個階段，即準(zhǔn)備階段、寫作階段和修改階段。一般所說的修改，是指在公文初稿寫成以后的修改，即公文寫作過程中的最后階段一一修改階段。但實(shí)際上，修改工作是貫穿在公文寫作的全過程之中的。撰寫一篇公文，從接受任務(wù)到立意構(gòu)思，從謀篇布局到初稿寫成，往往需要反復(fù)推敲、反復(fù)琢磨，有時還需要反復(fù)進(jìn)行討論和研究。這些雖然屬于寫作前的準(zhǔn)備階段，但都帶有修改的性質(zhì)。而當(dāng)提筆撰寫時，一般也都是邊寫邊改。因此，我們也可以說，公文是改出來的。公文的撰寫過程，也就是一個不斷修改的過程。公文只有經(jīng)過修改以后，才能更好地反映領(lǐng)導(dǎo)意圖和客觀實(shí)際。因?yàn)楣膶懽魍乃囎髌坊蚱渌恼虏煌皇亲髡呦雽懯裁淳蛯懯裁?，也不是想怎樣寫就怎樣寫。公文，不是作者個人創(chuàng)作的作品，也不是自己的研究成果，而是完成領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人交辦的撰寫任務(wù)。因此，初稿完成之后，必須征求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的意見，有的還要經(jīng)過集體討論，才能最后定稿。因此，這道修改的工序，是不能缺少的。公文又是指導(dǎo)性、法規(guī)性和實(shí)用性很強(qiáng)的一種文體，它要求表述準(zhǔn)確，邏輯嚴(yán)密，行文流暢，而這些，也只有經(jīng)過反復(fù)修改才能達(dá)到。文不厭改，公文是改出來的。不經(jīng)修改的公文是沒有的。同時，撰稿人員，也只有不斷修改，才能不斷提高公文寫作水平和思想政策水平，才能逐步提高觀察問題、分析問題的能力。公文修改的內(nèi)容，小到標(biāo)點(diǎn)符號，大到主題思想，都屬于修改的范圍。主要有以下六個方面：第一，修改主題。主題是公文的靈魂和統(tǒng)帥，也是一篇公文的中心思想之所在。因此，修改公文，首先要考慮主題的修改?？纯粗黝}思想是否正確，主題的論述是否集中，主題挖掘的是否深刻。只有主題改好了，其他方面的修改才會有所依據(jù)。主題的變動和修改，一般有兩種情況，一個是變動主題，一個是深化主題。所謂變動主題，主要是指對原來不夠確切或不夠突出的主題所做的較大的修改,或者原來的主題根本不符合要求，需要推倒重來，重新確立新的主題。這種情況在起草大的工作報告或者工作總結(jié)時，由于撰稿人員的政治思想水平的限制，起草的文稿站得不高，看得不遠(yuǎn)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)討論后，需要做較大的修改，或者推倒重來是常有的事。有時甚至反復(fù)幾遍，也是屢見不鮮的。所謂深化主題，主要是指原來的主題思想基本上正確，但是表現(xiàn)的還不夠深刻有力，需要進(jìn)一步補(bǔ)充、挖掘和深化，使主題思想更加明確，更加集中，而所做的修改和補(bǔ)正。這種情況，在一般公文起草過程中，是常常遇到的。因?yàn)槲覀冊陂_始撰稿時，由于工作水平的局限性，對一些問題的認(rèn)識往往看得不深，想得不透，因此起草的稿子，常常犯一般化的毛病，文稿缺乏新意。經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)及同志們的討論和反復(fù)修改，主題思想才得到進(jìn)一步的深化和提高。古今中外的經(jīng)典作家，都強(qiáng)調(diào)“文不厭改”，而且,他們也大都是苦心孤詣地修改自己的文章的圣手。馬克思寫《資本論》，從擬定寫作計劃到初稿完成，經(jīng)過了多次的醞釀和修改。第一卷寫完后，還作了一次文字上的修飾才出版的。第二，修改觀點(diǎn)。公文中的大小觀點(diǎn)，都應(yīng)該鮮明正確。觀點(diǎn)錯誤或片面，必然會影響公文的質(zhì)量，給工作帶來危害。因此，修改公文要考慮觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無問題。凡屬思想感情不健康，看法不夠全面，提法不夠妥當(dāng)，概念模糊，以及推理、論證不合邏輯的地方，都應(yīng)該進(jìn)行修改。否則就會影響內(nèi)容的表達(dá)，甚至產(chǎn)生不良的后果。第三，修改材料。材料是公文的基礎(chǔ)，公文中的觀點(diǎn)是從材料中提煉出來的。有了正確的觀點(diǎn)，還要通過恰當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。公文中的材料，不在于多，而在于精。材料要足以說明觀點(diǎn)，要做到觀點(diǎn)和材料的有機(jī)統(tǒng)一。如果公文只有觀點(diǎn)而無材料，或者有了材料而不能說明觀點(diǎn)，或者材料過多而淹沒了觀點(diǎn)，在這種情況下，對材料就要進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷?。修改材料，一般采用以下四種方法：1、去偽求真。公文所引用的材料，首要的條件，就是必須準(zhǔn)確、真實(shí)。不確切的材料，用在公文中輕則會傷害公文的說服力和權(quán)威性，重則會給黨和國家的工作帶來損失和危害。一九五八年“大躍進(jìn)”時，有些地區(qū)和部門，違背實(shí)事求是的原則，把一些不切實(shí)際的材料寫入公文中，如“小麥畝產(chǎn)一萬斤”等等，給工作帶來很大的影響，其教訓(xùn)是深刻的。因此，在公文修改過程中，必須認(rèn)真考慮所運(yùn)用的材料是否準(zhǔn)確和真實(shí)。凡不準(zhǔn)確和翔實(shí)的地方，都應(yīng)該認(rèn)真地加以修改和更換。2、充實(shí)豐潤。公文要具有說服力，必須有典型材料，如果內(nèi)容空泛，說理不充分，抽象的議論過多，缺乏典型具體的材料，在修改過程中，就要設(shè)法增加和補(bǔ)充一些新的材料，使之更加完滿和充實(shí)。當(dāng)然，增加材料，決不能“多多益善”，有什么材料都寫上去，而應(yīng)該恰到好處，多少適度，能夠說明問題為止。因此，增加材料必須注意選擇，要選用那些能夠真正反映事物本質(zhì)的典型材料，而不能不顧需要，隨便堆加。3、刪繁就簡。寫公文，材料堆砌過多，勢必使公文臃腫，甚至使主題和觀點(diǎn)被埋沒在材料之中。這就要刪繁就簡，突出主題。一是要刪除不典型，和主題無關(guān)的材料。善刪要肯干割愛。要把那些雖然生動，但從表達(dá)的需要來看，用多了反而不利于觀點(diǎn)的突出，這樣的材料就要割舍。二是要去掉多余的或重復(fù)的例證，使公文主題更加集中。收集材料要以十當(dāng)一，選擇和運(yùn)用材料時要以一當(dāng)十。因此,凡是與表達(dá)主題思想觀點(diǎn)無關(guān)的材料，應(yīng)當(dāng)全部刪去。即使與思想觀點(diǎn)有關(guān)，甚至很生動的材料，也要精選。能用兩個典型材料說明問題的，就不要用三個四個。4、精雕細(xì)琢。公文的初稿擬出后，一般來說還是比較粗糙的，只是按照大致的思路將一些材料寫進(jìn)去，因此，還有考慮得不夠細(xì)致的地方，如有的材料不完善，有的自相矛盾等等。凡此種種，在修改過程中，都需要仔細(xì)地加以修改。革命導(dǎo)師對自己論著中的材料，向來是嚴(yán)肅認(rèn)真的?？唆斊账箍▼I曾經(jīng)說過，列寧從不憑記憶“大致不差地”來敘述事實(shí)，他敘述事實(shí)是極確切的。在他的筆記本里仔細(xì)地寫了很多的統(tǒng)計表，當(dāng)涉及有巨大意義和巨大比重的數(shù)字時,他連已公布的數(shù)字表的總計也加以檢查。仔細(xì)地檢查每一事實(shí)，每一數(shù)字，是他始終采用的方法。列寧這種嚴(yán)肅的寫作態(tài)度是很值得我們學(xué)習(xí)的。第四，修改結(jié)構(gòu)。一篇公文，除了內(nèi)容要正確以外，還要有一個與之相適應(yīng)的結(jié)構(gòu)形式，形式不好，也會影響到內(nèi)容的表達(dá)。在修改公文過程中，還要注意公文結(jié)構(gòu)的修改。修改公文結(jié)構(gòu)，包括公文總體結(jié)構(gòu)的修正，起承轉(zhuǎn)合的調(diào)整，層次位置的改變，以及詳略的更動等等，其目的都在于使公文更加嚴(yán)謹(jǐn)、暢達(dá)、勻稱和完整。因此，對公文結(jié)構(gòu)的修改，是非常必要的。公文結(jié)構(gòu)的調(diào)整，一般有兩種情況，一種是全篇結(jié)構(gòu)欠妥，需要重新另搭架子，重新組合，這種情況比較少；另一種是局部結(jié)構(gòu)需要作一些調(diào)整，小修小改，這種情況一般經(jīng)常碰到。結(jié)構(gòu)主要是解決材料的安排問題。比如，怎樣安排層次和段落，怎樣開頭，怎樣結(jié)尾，等等，都要認(rèn)真加以考慮。在調(diào)整結(jié)構(gòu)時，對那些與主題無關(guān)的或關(guān)系不大的枝蔓，要堅決剪除；對那些平淡無味的句段，要認(rèn)真地加工潤色。第五，修改語言。公文的語言，要求準(zhǔn)確、鮮明、精煉、生動。因此，對公文的語言必須進(jìn)行加工錘煉。公文語言的修改和錘煉，主要有以下幾種方法：1、修改不通順的詞句。用詞造句不恰當(dāng)，是公文寫作中常見的毛病之一。因此，初稿完成之后，應(yīng)該反復(fù)推敲，把有毛病的詞句去掉，這是公文寫作用好語言的第一點(diǎn)。寫公文運(yùn)用語言，首先應(yīng)該要求準(zhǔn)確，在準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，再求簡潔、生動。因此，語句通順合理，這是寫應(yīng)用文最起碼的要求。不然，不僅影響意義的表達(dá)，還會造成各種錯誤。2、刪掉多余的字句，力避重復(fù)。在修改公文時，不僅要注意有無錯別字或漏句、掉字，而且還要把多余的文字語句刪去。魯迅的文章，語言十分精練，從不拖泥帶水。他說：“寫完后至少看兩遍，竭力將可有可無的字、句，段刪去，毫不可惜J（《答北斗雜志社問》）3、錘煉字句。由于公文寫作語言的特點(diǎn)，要求語言精確、簡練。因此，必須在語言上狠下功夫。魯迅是很善于煉字煉句的，他的語言精煉有力，是與他平時注意鍛煉字句分不開的。第六，修改標(biāo)點(diǎn)符號°標(biāo)點(diǎn)符號是書面語言的“五官”，也是公文不可缺少的有機(jī)組成部分。寫公文，就要根據(jù)不同情況，準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)氖褂脴?biāo)點(diǎn)符號。在公文寫作中，標(biāo)點(diǎn)符號使用上的毛病，存在著各種不同的情況，我們在修改公文時，決不要忽視標(biāo)點(diǎn)符號的修正，不然就會給文件帶來不利的影響，使公文不能很好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用。修改公文十分重要，也十分復(fù)雜。要改好公文，需要注意以下幾個方面：第一，要有整體觀念。修改公文，要統(tǒng)觀全局，要從全篇著眼，先從大處著手。公文對于實(shí)際工作，有時起著一字千鈞的作用，因此一字一句都要用得恰如其分。但開始修改時，不能急于逐字逐句去摳，而要首先從全局著眼，統(tǒng)觀全篇，樹立整體觀念。根據(jù)工作需要，首先要從思想內(nèi)容、主題、觀點(diǎn)和結(jié)構(gòu)等方面去考慮，看看中心思想是否突出，觀點(diǎn)是否正確，措施是否切實(shí)可行。然后再考慮局部問題，以及遣詞造句等表現(xiàn)形式問題。千萬不要本末倒置。一切修改都要服從和服務(wù)于表達(dá)主題的需要，只有從全篇著眼，先從大處著手，才能把公文修改好。第二，要有正確的態(tài)度。修改公文，必須虛心聽取大家的意見，認(rèn)真把公文修改好。寫公文和自己寫文章不同。寫公文一般是代表組織或領(lǐng)導(dǎo)人和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān),因此，公文的