公函改錯常見錯誤

公函改錯常見錯誤一、版頭利用中的常見錯誤公函首頁紅色分隔線以上的部份稱為版頭，注意發(fā)文機關標志、發(fā)文字號和簽發(fā)人。１、發(fā)文機關標志：由發(fā)文機關全稱或標準化簡稱加“文件”二字組成（下行文），也能夠利用發(fā)文機關全稱或標準化簡稱（上行文）。發(fā)文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦利用小標宋體字，顏色為紅色，以奪目、美觀、莊重為原那么。聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱，一樣應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關名稱右邊，以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布。２、編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布。順序是：機關代字+年份+發(fā)文順序號。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。３、簽發(fā)人由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。版頭利用中的常見錯誤一、版頭混用。

將下行文版頭用于上行文；利用“××文件”式樣的版頭用于向上級報告、請示工作、任免干部或批復等；利用不帶“文件”字樣的版頭用于發(fā)布黨的方針、政策，重要工作部署或批轉下級的重要報告、請示。二、利用非標準版頭。

利用設計或印刷不標準的版頭。常見的是：格式不對、尺寸不標準、非紅色印刷、發(fā)文機關字體不莊重等。3、利用沒有版頭的白紙印發(fā)文件發(fā)文字號中的常見錯誤 編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。一、年號不全。如：將“1997”省略為“97”。二、括弧不對。

《國家機關公函格式》規(guī)定發(fā)文年度用六角括弧“〔〕”括入。錯用成圓括弧“（）”、方括弧“［］”、方頭括弧“【】”。3、位置不妥。將發(fā)文年度位置提早到了機關代字前面。如：將×校字[1997]×號錯為[1997]×校字×號。4、序號累贅。

發(fā)文順序號中多加了“0”變成“0×”。五、一文多字號。

聯(lián)合發(fā)文時并用了幾個單位的發(fā)文字號。六、一字號多文。

用同一發(fā)文字號制作兩份不同的文件。7、跳號。

沒有按自然數(shù)的順序依次排列，中間顯現(xiàn)跳號現(xiàn)象。二、主體部份常見錯誤公函首頁紅色分隔線（不含）以下、公函末頁首條分隔線（不含）以上的部份稱為主體。（一）公函題目應由“發(fā)文機關+關于+事由+文種”組成，對內發(fā)文可省略發(fā)文機。公函題目中的常見錯誤一、缺少發(fā)文機關或通過決議、決定的會議名稱

?！皼Q議”、“決定”等文種的題目不能省略發(fā)文機關或通過決議、決定的會議名稱。如：“第八屆全國人民代表大會第五次會議關于批準設立重慶直轄市的決定”不能簡寫為“關于批準設立重慶直轄市的決定”。二、用發(fā)文字號代替文件名稱。如：“關于××字〔1997〕×號文的批復”，這種題目的事由，除極少數(shù)熟悉題目中所述文件的內容的人外，其他人是不能明白的。3、文字累贅。

如：《××××人民政府關于認真貫徹落實×政發(fā)[××××]××號文件精神，踴躍動員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農業(yè)奪取豐收的情形的報告》，發(fā)文機關可省略，所引文件的發(fā)文字號應刪掉，事由可歸納，改成《關于春耕播種情形的報告》就簡明了。另外，在題目中常顯現(xiàn)文字或詞義重復的現(xiàn)象，如《關于貫徹××××通知的通知的通知》，應為《關于貫徹××××通知的通知》；又如《關于請求解決××××的請示》，應為《關于解決××××的請示》，后面有請示，前面用請求確實是多余的。4、濫用標點符號。

除批轉法規(guī)性文件外，公函題目中一樣不加書名號。常見非法規(guī)、規(guī)章名稱用了書名號，如《關于認真貫徹〈×××決定〉的通知》、《關于批轉〈××××報告〉的通知》、《關于〈××××請示〉的批復》，題目中加書名號是錯的。五、缺少文種。如《××市人民政府批轉市教委關于成立高等院校學習基地的報告》，誤把被轉發(fā)部門的“報告”看本錢公函的文種，應在其后補上“通知”這一文種。另外，在發(fā)布事項、工作要點的公函中也常缺少文種，如：《××大學一九九×年重點抓的八件實事》就缺少“決定”這一文種。六、發(fā)文機關簡稱不標準。如：《××市計委二〇〇×年工作打算》，“計委”容易引發(fā)歧義，若是是“打算經濟委員會”應簡稱為“計經委”，若是是“打算生育委員會”應簡稱為“計生委”。７、文種利用錯誤,將公告與通告、請示與報告、請示與函混用。錯誤２、公函題目中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一樣不用標點符號。如：“關于印發(fā)《華東師范大學公章治理方法》的通知”。上文題目中的書名號、引號都是多余的，應該去掉。（二）主送機關中的常見錯誤主送機關編排于題目下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。一、缺主送機關。除發(fā)布性文件外，一樣文件都必需標明主送機關。但有的文種如會議記要等，主送機關一樣放在文尾末頁下端。二、主送機關表述不標準。未按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊、有關部門的順序排列；未用全稱或標準化簡稱，如“市府”應為“××市人民政府”；分類排列時未按類內用頓號、類間用逗號的原那么辦理；隨意利用統(tǒng)稱，如“市內各單位”。3、多頭主送。主送機關不止一個。向上級機關行文，只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送的形式，但不得同時抄送下級機關。4、主送個人。公函不得主送領導者個人。五、越級主送。一樣不得越級請示，專門情形下必需越級請示時，應當抄送被越過的機關。（三）正文中的常見錯誤正文一樣用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每一個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層順序數(shù)依次能夠用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一樣第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。一、錯別字。要緊表現(xiàn)：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出”……；（2）因辨析不準，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職”錯成“贖職”，“嚴厲”錯成“嚴勵”……二、標點符號錯誤。常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用……3、數(shù)字利用不標準。公文中的數(shù)字，除部份結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必需用漢字書寫，其余的應當利用阿拉伯數(shù)字。應該用阿拉伯數(shù)字的用了漢字，如“20世紀90年代”錯成“二十世紀九十年代”；應該用漢字的用了阿拉伯數(shù)字，如“黨的十四大”錯成“黨的14大”。 日期應當寫明具體的年、月、日，年份一概用全數(shù)，不得省略。幸免利歷時刻代詞，現(xiàn)在年年初。4、隨意簡稱

如將“社會主義精神文明建設”簡稱為“社精文建設”，“高速公路公司”簡稱為“高速公司”。五、引文標注錯誤。未按所引用公函的發(fā)文時刻、題目的發(fā)文字號的順序引用。如“你校×校字［1997］第×號文件（關于×××的請示）收悉?！币霉瘧斚纫}目（題目用書名號，不用雙引號），后引發(fā)文字號，發(fā)文字號標注在括號之內。如《關于撥款修建XX辦公大樓的批復》（X府[2020]X號）六、隨意利用字體字號。正確的選項是利用3號仿宋體。7、隨意設定字距行距

正確的字距為0點距（電腦打字點距下同）；行距為24點距。8、公函中的人名、地名、時刻、數(shù)字、引文必需準確、具體。公函里所提到的人物應利用全名，不能只用姓氏加上職務，一個學校可能會有兩個王校長，不用全名會引發(fā)沒必要要的麻煩。對外行文尤其要注意?！包h先政后”的排列順序在我國是約定俗成的，校長和書記同時顯現(xiàn)時應把書記排在前面?！拔覇挝弧睉獮椤埃兀貑挝弧?、項目不宜利用代號。（四）附件如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，利用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件標識中常見的錯誤一、有附件不標注二、附件名未標全稱3、標注不標準

“附件”二字頂格標注（正確的選項是頂格空二字）；只標了一個“附”字（正確的選項是標“附件”二字）；附件未全數(shù)標注；附件題目末用了標點符號。4、內容不適

在印發(fā)、轉發(fā)、批轉公函的通知中，錯將所印發(fā)、轉發(fā)、批轉的公函作為附件特殊說明。印發(fā)、轉發(fā)、批轉通知和所印發(fā)、轉發(fā)、批轉件是一起組成一件公函的，且已在題目中說明，無需作附件標注。（五）發(fā)文機關簽名、成文日期和印章發(fā)文機關標識中的錯誤一、未標發(fā)文機關名稱，用印章代替二、發(fā)文機關未用全稱或標準化簡稱3、位置不妥

常見的錯誤是居中標識或靠右邊頂格標識。正確位置一樣是從全頁垂直中線起向右書寫，而且發(fā)文機關最后一個字比正文縮四個字或與成文日期標識和諧（成文日期的最后一個字比正文縮兩個字）。在以下兩種情形下發(fā)文機關標識可越過中線：一是發(fā)文機關全稱字數(shù)多，從中線向右寫，一行寫不下時；二是聯(lián)合發(fā)文單位多，豎列太長阻礙美觀時。成文日期標識中的常見錯誤成文日期中的數(shù)字必需用阿拉伯數(shù)字，將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。一、將擬稿日期作為成文日期二、將打印日期作為成文日期3、漢字和阿拉伯數(shù)字亂用

在發(fā)文機關簽名后標識成文日期時，用阿拉伯數(shù)字書寫，如：“2005年3月20日”。4、標識不全

只署月日不署年份，如：“三月二十日”，只署月日不署年份。正式公函成文時期必需將年月日標示完整。五、位置不妥或與落款不和諧。成文日期一樣右空四字編排?？偟脑敲词?，成文日期的標識是與發(fā)文機關標識和諧，以維持文面的美觀。機關印章利用中的常見錯誤一、當用不用

干部任免通知等重要文件應該用印而未用印。二、不妥用卻用了

印制的有特定版頭的一樣普發(fā)性文件也用了印。3、位置不妥

用印既不壓發(fā)文機關也不壓成文日期或只壓其中一個。印章端正、居中下壓發(fā)文機關簽名和成文日期。4、模糊不清

未及時清洗印章，使印記模糊不清。主題辭標識中的常見錯誤一、不標引主題辭二、將題目簡單切后分當主題辭標引

主題辭的要緊作用是反映公函的類別、主題和表現(xiàn)形式，為檢索查詢提供方便，由范圍（類別詞）+內容（類屬詞）+文種（文件形式）組成，其中的類別詞反映公函內容所涉及的范圍和應歸屬的類別，題目中一樣可不能顯現(xiàn)；題目的要緊作用是歸納公函的性質和要求，由發(fā)文機關+事由+文種組成，其中的發(fā)文機關一樣不宜作為主題辭標引。因此，標引主題辭時不能簡單地切分題目，而應依照公函內容進行分析，弄清公函的類別、主題和表現(xiàn)形式后，再按主題辭標引的標準進行標引。3、任意生造主題辭