人事檔案管理規(guī)定辦法

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人事檔案管理規(guī)定方法之相關(guān)制度和職責(zé)，人事檔案管理規(guī)定第一條為了實(shí)現(xiàn)人事檔案收拾工作的規(guī)范化,便于檔案的保管和利用,按照《干部檔案工作條例》(以下簡(jiǎn)稱《條例》)及有關(guān)規(guī)定,特制訂本細(xì)則。第二條人事檔案的收拾工作,...

人事檔案管理規(guī)定

第一條為了實(shí)現(xiàn)人事檔案收拾工作的規(guī)范化,便于檔案的保管和利用,按照《干部檔案工作條例》(以下簡(jiǎn)稱《條例》)及有關(guān)規(guī)定,特制訂本細(xì)則。

第二條人事檔案的收拾工作,是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。它是將收集起來的每個(gè)教工的檔案材料,舉行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷,并在此基礎(chǔ)上,不斷對(duì)檔案內(nèi)容舉行補(bǔ)充的工作。

第三條人事檔案管理部門,均應(yīng)按本細(xì)則和有關(guān)規(guī)定的要求,對(duì)所管理的人事檔案舉行仔細(xì)的收拾。

第四條收拾人事檔案,須做到仔細(xì)鑒別、分類確切、編排有序、名目清晰、裝訂整齊。通過收拾使每卷檔案達(dá)到完整、真切、條理、精煉、有用的要求。

第五條收拾人事檔案,事先要收集好人事檔案材料,并備齊卷皮、名目紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)、縫紉機(jī)等必需的物品和設(shè)備。

第六條收拾人事檔案的人員,務(wù)必努力學(xué)習(xí)黨的人事工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)學(xué)問,認(rèn)識(shí)收拾人事檔案的有關(guān)規(guī)定,把握收拾工作的基本辦法和技能,仔細(xì)負(fù)責(zé)地做好收拾工作。

第七條人事檔案材料的鑒別工作,是檔案管理部門對(duì)收集起來預(yù)備歸檔的材料舉行審查,甄別材料的真?zhèn)?判定材料的保存價(jià)值,確定其是否歸入人事檔案的工作。

第八條鑒別歸檔材料,務(wù)必按照中心有關(guān)文件的精神,以《條例》和《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù),嚴(yán)厲仔細(xì)地舉行。

第九條鑒別工作應(yīng)堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn),詳細(xì)問題詳細(xì)分析,按照形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價(jià)值,確定材料是否歸入檔案。

第十條鑒別歸檔材料的詳細(xì)做法:

(一)判定材料是否屬于本校的材料及應(yīng)歸入人事檔案的內(nèi)容。發(fā)覺有同名異人、張冠李戴的,或不屬于人事檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料,應(yīng)清理出來。對(duì)其中有保存價(jià)值的文件、資料,可交文書檔案或轉(zhuǎn)有關(guān)部門保存。不屬于人事檔案內(nèi)容,比較重要的證件、文章等,組織不需求保存的,退給本人。無保存價(jià)值又不宜退回本人的,應(yīng)登記報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀;

(二)審查材料是否齊全、完整。政審材料普通應(yīng)具備審查結(jié)論、（調(diào)查報(bào)告）、上級(jí)批復(fù)、主要（證實(shí)）材料、本人的交待等。處分材料普通應(yīng)具備處分打算(包括免予處分的打算)、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人檢討或?qū)μ幏值囊庖姷取?/p>

上述材料,屬于成套的,務(wù)必齊全;每份歸檔材料,務(wù)必完整。對(duì)頭尾不清、來源和時(shí)光不明的材料,要查清注明后再歸檔,凡是查不清晰或?qū)ο蟛幻鞔_的材料,不能歸檔;

(三)審查材料是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的,要有組織蓋章。審查結(jié)論,處分打算、組織鑒定、民-主評(píng)議和組織考核中形成的綜合材料,應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面。任免呈報(bào)表;須注明任開除務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批注時(shí)光和文號(hào)。出國(guó)、出境審批表,須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時(shí)光。凡不吻合歸檔要求,手續(xù)不完備的檔案材料,須補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸檔;

(四)鑒別中發(fā)覺涉及干部政治歷史問題或其它重要問題,需求查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料,不能歸入人事檔案,應(yīng)交有關(guān)組織處理;

(五)鑒別時(shí),發(fā)覺檔案中缺少的有關(guān)材料,要準(zhǔn)時(shí)舉行登記并收集補(bǔ)充。

第十一條對(duì)歸檔的材料務(wù)必根據(jù)《干部檔案工作條例》中關(guān)于正、副本十類內(nèi)容的劃分舉行分類。

第十二條人事檔案正本,由歷史地、面面地反映干部狀況的材料構(gòu)成。其內(nèi)容分類:

第一類履歷材料

干部履歷表(書)、（簡(jiǎn)歷）表,干部、職工、老師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、同學(xué)等各類人員登記表,干部簡(jiǎn)要狀況表,干部信息管理登記表,以“簡(jiǎn)歷”為標(biāo)題的個(gè)人材料(主要推薦不同時(shí)光學(xué)習(xí),工作的地點(diǎn)、單位、任職狀況),更改姓名、籍貫的證實(shí)材料等。干部履歷表和簡(jiǎn)歷表有鑒定的,以履歷為主,歸第一類。

第二類自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料

自傳(自己寫的個(gè)人經(jīng)受),個(gè)人撰寫的簡(jiǎn)歷材料(主要內(nèi)容為:個(gè)人簡(jiǎn)歷、家庭狀況及社會(huì)關(guān)系)等。帶自傳的履歷材料或簡(jiǎn)歷表,以自傳為主,歸第二類。

第三類鑒定(含自小編鑒定),考察、考核材料

1、考核材料:干部年度考核表,專業(yè)技術(shù)人員年度考核表,考察材料,現(xiàn)實(shí)表現(xiàn),領(lǐng)導(dǎo)干部年度考核量化測(cè)評(píng)表,參與形勢(shì)教導(dǎo)干部實(shí)績(jī)考核表,領(lǐng)導(dǎo)干部黨風(fēng)廉政建設(shè)狀況報(bào)告表,后備干部登記表,干部掛職鍛煉表,干部掛職介紹意見,干部掛職鍛煉（總結(jié)）及鑒定表,民-主評(píng)議綜合材料。

2、評(píng)語鑒定:高等學(xué)校招生政治思想品德考查(核)表,報(bào)考討論生思想政治狀況表,同學(xué)操行評(píng)語,全部不帶學(xué)習(xí)成果、考試成果的鑒定(包括:同學(xué)、培訓(xùn)、工作、出國(guó)、團(tuán)員、黨員、軍人、“三講”、蹲點(diǎn)干部、少數(shù)民族干部、知青),各類人員評(píng)(鑒評(píng)表)等,黨員民-主鑒定表,干部年度考核表等。

3、（審計(jì)報(bào)告）:任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)報(bào)告、審計(jì)意見的材料、,離任審計(jì)表等。

第四類學(xué)歷、學(xué)位、成果、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)等綜合材料

1、學(xué)歷材料:同學(xué)登記表(初中、高中),同學(xué)成果登記表,考生報(bào)名登記表,新學(xué)員審批審批登記表,選拔同學(xué)登記表,畢業(yè)生登記表,畢業(yè)生分配登記表,畢業(yè)生登記及鑒定表,畢業(yè)論文成果登記表,學(xué)員結(jié)業(yè)論文登記表,學(xué)籍登記表,討論生登記表,介紹上學(xué)意見書,同意介紹上學(xué)的證實(shí),高考志愿書(申請(qǐng)報(bào)考書),退學(xué)證實(shí),肄業(yè)材料,同學(xué)學(xué)年小結(jié)表,證實(shí)畢業(yè)時(shí)光的材料,中心黨校學(xué)員登記表,中心黨校學(xué)員黨性鍛煉思想小結(jié),中心黨校學(xué)員學(xué)習(xí)小結(jié),中心黨校學(xué)員黨性思想考評(píng)表,畢業(yè)(結(jié)業(yè))證復(fù)印件,學(xué)歷證實(shí),學(xué)位申請(qǐng)書,干部學(xué)歷學(xué)位認(rèn)定狀況登記表,全部帶學(xué)習(xí)成果、考試成果的鑒定,出國(guó)留學(xué)審查登記表,報(bào)考(申請(qǐng))表,同意參與高考的證實(shí),攻讀博士學(xué)位專家介紹書,定向(合同)培養(yǎng)高校同學(xué)合同書等。

2、專業(yè)技術(shù)材料:老師登記表,老師資歷過渡申請(qǐng)表,老師任職資歷申報(bào)表,醫(yī)務(wù)人員登記表,醫(yī)師資歷認(rèn)定申請(qǐng)審核表,技術(shù)(兼職)（聘書）(如經(jīng)濟(jì)師、工程師、教授、會(huì)計(jì)師、指導(dǎo)老師等),專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任合同書,專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資歷評(píng)審表,科學(xué)技術(shù)干部業(yè)務(wù)考績(jī)檔案,專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審聘任呈報(bào)表,關(guān)于申請(qǐng)任職資歷的報(bào)告,申報(bào)條件和任職資歷檢查表,評(píng)審專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資歷狀況簡(jiǎn)表,科學(xué)技術(shù)干部技術(shù)職稱評(píng)定表,技術(shù)干部定職、升職呈報(bào)表,專業(yè)技術(shù)職務(wù)任命書,專業(yè)技術(shù)職務(wù)復(fù)查考核表,思想政治工作人員專業(yè)職務(wù)申報(bào)表,思想政治工作人員職務(wù)任職資歷申報(bào)表,科學(xué)技術(shù)成績(jī)鑒定證書等。

3、培訓(xùn)材料:黨校輪訓(xùn)培訓(xùn)班學(xué)員考核表,崗位職務(wù)培訓(xùn),培訓(xùn)學(xué)員學(xué)習(xí)考核登記表,學(xué)員考核登記表,干部進(jìn)修登記表,培訓(xùn)證實(shí),準(zhǔn)備役培訓(xùn),干部理論學(xué)習(xí)檔案卡片等。

4、科研成績(jī):制造發(fā)明、著作及有重大影響的論文(如獲獎(jiǎng)或在全國(guó)性報(bào)刊上發(fā)表的)等名目。

第五類政審材料

個(gè)人的解釋材料(主要解釋家庭狀況及社會(huì)關(guān)系),家庭成員及社會(huì)關(guān)系登記表,軍婚證實(shí),軍婚報(bào)告及批復(fù),愛人(對(duì)象)狀況登記表,對(duì)其家屬、親友調(diào)查狀況的證實(shí),招工政治審查表,入伍政治審查表,高等學(xué)?？忌螌彶楸?外出培訓(xùn)人員審查表,學(xué)徒審查登記表,藏匿選拔和競(jìng)爭(zhēng)上崗任職人員的資歷審查表,學(xué)問青年上山下鄉(xiāng)參與工作期間的表現(xiàn),學(xué)問青年上山下鄉(xiāng)證,更改(確認(rèn))年齡、工齡(參與工作時(shí)光)、民族、國(guó)籍、入伍時(shí)光的證實(shí),“三齡一歷(即年齡、工齡和黨齡、學(xué)歷)”的審核表,干部在制止動(dòng)-亂、平靜反革命斗爭(zhēng)中的表現(xiàn)狀況,在文-化-大-革-命期間的表現(xiàn)狀況,家庭成員旁證材料,關(guān)于黨內(nèi)職務(wù)狀況的解釋等。

第六類黨團(tuán)材料

入團(tuán)志愿書,（入團(tuán)申請(qǐng)書）,退團(tuán)申請(qǐng)書,超齡離團(tuán)登記表,入黨志愿書,入黨申請(qǐng)書(如有多份僅保留第一份和最后一份,其他材料歸入本人檔案的散材料中),轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書,轉(zhuǎn)正的意見,入黨樂觀分子培訓(xùn)考核表,進(jìn)展黨員方案審核登記表,民-主評(píng)議黨員登記表,黨員“雙學(xué)”活動(dòng)登記表,1985年、1990年制的黨員重新登記表及申請(qǐng),確認(rèn)團(tuán)齡、黨齡的相關(guān)材料,加入其他黨派的申請(qǐng)書、登記表及證實(shí),由單位開具的黨、團(tuán)材料走失的證實(shí)(解釋)等。

第七類嘉獎(jiǎng)(包括科技和業(yè)務(wù)嘉獎(jiǎng))材料

全部嘉獎(jiǎng)文件、獎(jiǎng)狀的復(fù)印件、先進(jìn)事跡材料,黨員民-主評(píng)議登記表(被評(píng)為優(yōu)秀黨員的),得獎(jiǎng)的著作登記單,獎(jiǎng)學(xué)金審批表,通報(bào)表彰等。

第八類干部違背黨紀(jì)、政紀(jì)、法律規(guī)矩等材料

紀(jì)檢監(jiān)察、公安、檢-察-院、法院等行政管理部門對(duì)個(gè)人的處分打算,上級(jí)批復(fù),核定(調(diào)查)報(bào)告,本人的檢查,交待,對(duì)處分打算的意見,復(fù)查報(bào)告、打算、結(jié)論,免予、解除,撤銷處分的打算、意見、通知,通報(bào)批判材料,對(duì)個(gè)人的治安管理處罰打算書,不起訴打算書,刑事判決書,懲處性民事判決書,方案生育處罰打算等。

第九類工資、任免、身份等方面的材料

1、干部工資、定級(jí)、待遇材料:工資檔案,工資審批表,晉升工資文件,浮動(dòng)工資表,帶工資的任免表,轉(zhuǎn)正定級(jí)登記表(含無工資額的),因受嘉獎(jiǎng)晉升工資相關(guān)表格,工資關(guān)系轉(zhuǎn)移推薦信,職工考核升級(jí)審批表,工作變動(dòng)登記表,各類津貼呈報(bào)審批表,待遇問題的審批表等。

2、干部任免材料:任職任免文,任免表,戰(zhàn)士提升職務(wù),級(jí)別報(bào)告表,干部提升晉級(jí)報(bào)告表,軍官任免晉銜報(bào)告表(職務(wù)軍銜或警銜同時(shí)變動(dòng)的任免表),工資待遇不變晉升職務(wù),干部職務(wù)任(免)歸檔材料,選為與其主要工作相關(guān)的各委員會(huì)委員的登記表(如:共青團(tuán)、政協(xié)、紀(jì)委等),對(duì)總會(huì)計(jì)師,總經(jīng)濟(jì)師等的任免表等?？疾觳牧?、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)也可放在任免表的后面形成一系列的材料。

3、干部因公出國(guó)(境)材料

因公出國(guó)人員審批表,因公出國(guó)人員備案表,初次出國(guó)人員審查表等。審查表與備案表只存?zhèn)浒副怼?/p>

4、招工、軍警、代表等材料:

(1)招工材料:招收(新)工人登記表,就業(yè)人員審批表,招收新工人審批表,招收工人審查登記表,選調(diào)生錄取審批表,職工子女申請(qǐng)支配工作登記表,學(xué)徒工審查登記表,畢業(yè)生選留介紹表、同意介紹招工的證實(shí),轉(zhuǎn)干審批表,“汲取錄取”干部審批表(登記表),汲取錄取老師表,高、初中畢業(yè)生和城鎮(zhèn)青年安置表,選拔錄取干部審批表,“以工代干”人員轉(zhuǎn)干審批表,組織對(duì)組織初具的證實(shí)因?yàn)槠浼彝ゾ売砂笾涔ぷ鞯臓顩r解釋或證實(shí)等。

(2)軍警材料:入伍登記表,應(yīng)征公民兵役役登記表,軍(警)官文職干部轉(zhuǎn)服準(zhǔn)備役報(bào)告表,退伍軍人登記表,軍官轉(zhuǎn)業(yè)審批報(bào)告表,評(píng)定授予軍官軍銜報(bào)告表,法官、檢察官、警官等級(jí)變動(dòng)審批(評(píng)定)表,轉(zhuǎn)業(yè)干部介紹表,軍用汽車駕駛執(zhí)照申請(qǐng)表,車輛駕駛員年度審驗(yàn)表(軍人)等。

(3)代表材料:各類代表大會(huì)代表登記表,當(dāng)選與非主要工作(兼職工作)相關(guān)的各類組織委員的登記表(如:書畫協(xié)會(huì),青年聯(lián)合會(huì)等)等。

(4)其它:公務(wù)員過渡審批表,公務(wù)員重新登記表(《公務(wù)員法》頒布后制定的),參照機(jī)關(guān)工作人員管理審批表,兼職聘書(職務(wù)),調(diào)動(dòng)工作審批表,辭職申請(qǐng)書報(bào)告及審批表,任職責(zé)任合同書,勞動(dòng)合同書或協(xié)議書等。

第十類其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料

體檢表(有殘疾),殘疾等級(jí)材料,各類通知書,家屬隨軍登記(報(bào)告)表,領(lǐng)導(dǎo)干部收入申報(bào)表,干部住房狀況表,干部掛職鍛煉總結(jié)或小結(jié),學(xué)習(xí)小結(jié),自愿生一個(gè)孩子申請(qǐng),獨(dú)生子女證申請(qǐng)登記表,各類函件(如:調(diào)動(dòng)工作推薦信、報(bào)名推薦信),結(jié)婚報(bào)告(非軍人),共同培養(yǎng)協(xié)議書,工會(huì)入會(huì)申請(qǐng),工會(huì)會(huì)員登記表,報(bào)到證,申請(qǐng)下基層的申請(qǐng)書,合同(協(xié)議)書,人事爭(zhēng)議仲裁裁決書,傷殘,工傷等級(jí)診斷書及有關(guān)材料,干部逝世后報(bào)紙報(bào)道的消息或訃告,悼詞(生平),非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)狀況的遺書等。

不能裝入干部檔案的材料:工作總結(jié),生活小結(jié),（思想?yún)R報(bào)）,接轉(zhuǎn)材料交接單,工作證復(fù)印件,檔案收拾復(fù)制責(zé)任卡,（入黨誓詞）,常住人員登記表(戶口本復(fù)印件),論文,各類試卷,同學(xué)證等。

可不裝入干部檔案的材料:檔案?jìng)淇急?和文-革有關(guān)的解釋須歸入檔案),（述職報(bào)告）(如有年度考核表配套的需歸入檔案),附有索取證實(shí)材料的函(如無索取證實(shí)材料的歸入檔案)。

第十三條人事檔案副本內(nèi)容,是由正本中以下類別主要材料的重復(fù)件或復(fù)制件構(gòu)成:

第一類的近期履歷材料。

第三類的主要鑒定,教工考核材料。

第四類的學(xué)歷、學(xué)位,評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料。

第五類的政治歷史狀況的審查結(jié)論(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。

第七類的嘉獎(jiǎng)材料。

第八類的處分打算(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。

第九類的任免呈報(bào)表和工資、待遇的審批材料。

其它類別多余的重要材料,也可歸入副本。

第十四條內(nèi)容交錯(cuò)的材料,可按照材料的主要內(nèi)容或用途確定類別。

(一)帶自傳的履歷或簡(jiǎn)歷表,以自傳為主,歸第二類。

(二)履歷表和簡(jiǎn)歷表有鑒定的,以履歷為主,歸第一類。

(三)有任開除務(wù)內(nèi)容的登記表、任免呈報(bào)表所附的考察材料或主要表現(xiàn)狀況的綜合材料、提升工資級(jí)別的評(píng)級(jí)、評(píng)定軍銜的鑒定表等材料,以其主要用途為主,歸第九類。

(四)政治歷史問題與違紀(jì)錯(cuò)誤混同一起賦予處分的結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、處分打算等材料,一律歸第八類;凡未賦予處分,以政治歷史問題為主的,歸第五類,以違紀(jì)錯(cuò)誤為主的歸第八類。

第十五條每類人事檔案材料,都要按照材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的連接或材料的形成時(shí)光排列順序,并在每份材料的右上角編上類號(hào)和順序號(hào),在其右下角編寫頁數(shù)。

第十六條檔案材料排序的基本方式:

第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類等七類材料按時(shí)光先后順序排列。

第五類材料:若形成一系列有結(jié)論性的證實(shí)材料的排列順序?yàn)榻Y(jié)論或上級(jí)批復(fù)在前,其余材料按時(shí)光先后排列在后;若為單獨(dú)的證實(shí)解釋材料則按時(shí)光先后排列。

第六類材料:首先是入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請(qǐng)書;其次是入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書;黨員登記表可按時(shí)光先后依次排序。

第八類材料:上級(jí)批復(fù),結(jié)論或處分打算,本人對(duì)結(jié)論或處分打算的意見,調(diào)查報(bào)告,證實(shí)材料,本人的檢查或交待材料等,其證實(shí)材料應(yīng)按照每份材料所證實(shí)的主要問題相應(yīng)集中排列。

第十七條每卷人事檔案務(wù)必有具體的檔案材料名目。名目是整本干部人事檔案材料的索引,有了名目就便利了干部人事檔案內(nèi)容的查閱,起到了提綱挈領(lǐng)的作用。

(一)根據(jù)類別排列順序及檔案材料名目格式,逐份逐項(xiàng)地舉行填寫。每大類的第一行填寫大類號(hào)及其名稱,大類號(hào)用漢字一至十表示。第二行開頭根據(jù)各類別歸檔材料排列順序逐份用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3、4……填寫;

(二)按照材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料,應(yīng)擬定題目。材料的題目過長(zhǎng),可適當(dāng)簡(jiǎn)化。擬定或簡(jiǎn)化題目,務(wù)必準(zhǔn)確反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。凡原材料題目不吻合實(shí)際內(nèi)容的,須另行擬定題目或在名目上加以注明;

(三)“材料形成時(shí)光”,普通采納材料落款標(biāo)明的最后時(shí)光。復(fù)制的檔案材料,采納原材料形成時(shí)光;

(四)填寫“材料份數(shù)”,以每份完整的材料為一份(包括附件),普通均為一份;材料頁數(shù)的算計(jì),采納圖書編頁法,每面為一頁,印有頁碼的材料、表格,應(yīng)如數(shù)填寫;

(五)內(nèi)容排布:

①共十大類,每大類與大類之間間隔為四行;

②各大類材料中,若無該類檔案材料,其大類標(biāo)題仍舊保留,注重空足四行,再進(jìn)入下一大類材料的輸入;

③第九類“工資任免等材料”分四小類,每小類與小類之間間隔為三行;

④第九類“工資任免等材料”中,若無哪小類材料,其標(biāo)題不保留,注重空足三行,再進(jìn)入下一小類材料的輸入;

⑤名目輸入完畢后,將最后一頁空表行數(shù)補(bǔ)足滿頁,再舉行打印。

⑥打印出來的名目要工整、正確、清晰、美觀,不得有過于顯然的印黑、涂抹和皺褶。

第十八條檔案材料載體變質(zhì)或字跡退色不清時(shí),須舉行搶救。搶救材料,普通可采納修復(fù)、打印、抄寫、復(fù)印等辦法。凡打印、抄寫的材料,務(wù)必仔細(xì)細(xì)致、核對(duì)無誤,注明復(fù)制單位和日期。

第十九條建立檔案副本的材料不夠時(shí),可挑選正本中的材料舉行復(fù)制,將復(fù)制件存副本,其原件務(wù)必存入正本。

第二十條為便于裝訂、保管和利用,延長(zhǎng)檔案材料的壽命,對(duì)一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料,應(yīng)舉行技術(shù)加工。其主要辦法:

(一)對(duì)超出16開(26cm×19cm)規(guī)格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情舉行裁剪。裁剪檔案材料要按照裁紙刀所標(biāo)橫豎坐標(biāo)裁切,做到橫平豎直,統(tǒng)一尺度,前后一致,保證檔案材料的規(guī)范。

裁切不能損壞檔案材料內(nèi)容,檔案內(nèi)容距離裁切右邊應(yīng)有0.8-1.2厘米距離,包邊時(shí)檔案左邊應(yīng)留出2-2.5厘米距離,防止打孔時(shí)損壞檔案材料。不能緊靠?jī)?nèi)容裁切或裁掉表分外框(包括表框外的字和與檔案材料內(nèi)容無關(guān)的字跡)。

裁切筒子紙要按照內(nèi)容折疊整齊,不能裁斷。對(duì)于超出16開規(guī)格且無法裁切的檔案材料,須舉行折疊。折疊時(shí),要按照材料的詳細(xì)狀況,采納橫折疊、豎折疊、橫豎交錯(cuò)或梯形折疊等方法。普通橫邊折疊折下邊,不折表頭,折疊邊離裁切邊要有1厘米的距離。折疊后的檔案材料,要保持囫圇案卷的平整,文字、照片不得損壞,便于綻開閱讀。

(二)小于16開規(guī)格檔案材料,要用宣紙裱邊(注重宣紙不能太薄)。裱邊時(shí)橫邊補(bǔ)上不補(bǔ)下,碰到大量需求裱橫邊的材料可以隔頁裱邊,豎邊務(wù)必補(bǔ)齊。裱邊要粘牢,同時(shí)不能把下一頁粘住。

(三)對(duì)于破損、卷角、折皺的檔案材料,要舉行裱糊。裱糊用的襯紙,務(wù)必采納白紙。漿糊要根據(jù)水和漿糊2:1的比例調(diào)制,涂抹時(shí)注重適量,不能過多或過少。

(四)材料包邊不能把檔案內(nèi)容粘住,并把原來的裝訂孔包在白邊里。普通材料紙張厚7頁左右包一本,紙張薄的10頁左右包一本。包邊紙普通為B5復(fù)印紙,(也可采納硬度適中的紙)并根據(jù)寬5厘米-5.5厘米的標(biāo)準(zhǔn)裁成長(zhǎng)條。

(五)編寫頁碼和編號(hào),須擦掉以前的編號(hào),新編號(hào)字體要美觀干凈,不要過大。頁碼的位置在檔案的右下角,距離下邊和右邊0.5厘米,編號(hào)的位置在檔案的右上角,距離上邊和右邊0.5厘米。

(六)檔案上原有的分類角須剪掉并用宣紙補(bǔ)齊,有些不整潔的也須剪掉重新補(bǔ)齊。收拾時(shí)要根據(jù)類別插入分類角。分類角貼在白紙的右上方,與紙的右上角徹低重疊,貼分類角的紙務(wù)必是黃底紅字的角標(biāo)紙。

(七)嘉獎(jiǎng)登記表、同學(xué)成果冊(cè)、畢業(yè)證書、學(xué)位證書、獎(jiǎng)狀等需折疊的材料,裱背后裝入檔案,粘貼時(shí)注重做到