企業(yè)檔案信息化之知識管理

企業(yè)檔案信息化之知識管理：莉蘋學(xué)號：５０００４０９０５８班級：檔案０９１摘要：本文分析了現(xiàn)代化環(huán)境下對企業(yè)檔案信息化管理提出的新要求，分析了現(xiàn)有的檔案管理的不足之處，對檔案信息化建設(shè)提出了自己的一些建議，特別是明確提出了知識管理這一新理念。詳細(xì)闡述了在知識管理理論指導(dǎo)企業(yè)檔案實現(xiàn)信息化的方法，包括集成管理、知識服務(wù)和測評。最后再結(jié)合鋼鐵集團的檔案信息化管理的例子說明新時期知識管理是企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略之選。關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案、信息化管理、知識管理、企業(yè)信息不僅是企業(yè)重要的經(jīng)濟資源，也是企業(yè)在激烈的市場競爭中所擁的競爭力。在當(dāng)今信息爆炸的時代，檔案管理信息化是21世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。為了適應(yīng)這種歷史的趨勢，我們必須要分析現(xiàn)階段檔案信息化管理的具體情況，找出其不足之處，并針對性的給出解決的方案，以實現(xiàn)和完善企業(yè)檔案管理的信息化，現(xiàn)代化。，使檔案業(yè)務(wù)工作圍不斷拓展，檔案信息資源得到充分開發(fā)利用，為企業(yè)的發(fā)展提供動力，更好地服務(wù)于社會。知識管理這一理念的出現(xiàn)無疑是為檔案的信息化管理提供了新出路，新契機。企業(yè)檔案信息化1.1企業(yè)檔案信息化的含義。企業(yè)檔案信息化就是指企業(yè)在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)作為基本平臺，對檔案信息資源進行處置、管理和開發(fā)，實現(xiàn)檔案工作為企業(yè)生產(chǎn)，經(jīng)營和管理提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的過程。就整體而言，企業(yè)檔案信息化是企業(yè)信息化的重要組成部分，企業(yè)信息化應(yīng)包括檔案管理信息化。1.2企業(yè)檔案信息化的容要素及其理論模型。根據(jù)國家檔案局《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》和《關(guān)于加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見》，結(jié)合企業(yè)檔案工作和企業(yè)信息化特點你，我認(rèn)為檔案信息化的主要容可與歸納為設(shè)施、系統(tǒng)、資源、人才、規(guī)制、安全和服務(wù)等七個方面的要素。基于上述的七個要素，我們建立了“企業(yè)檔案信息化容要素的理論模型”。該理論模型分為核心層、支撐層和應(yīng)用層三個層次。（1）核心層。由企業(yè)檔案信息化的兩個主要容—資源建設(shè)和知識服務(wù)兩大要素構(gòu)成，揭示了資源建設(shè)和知識服務(wù)在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的核心地位和作用。（2）支撐層。包括檔案信息化所需的基礎(chǔ)建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)、信息人才、信息規(guī)制、信息安全等容要素，它們對核心層起著條件、環(huán)境、手段等方面的支撐作用，并與核心層一起構(gòu)成企業(yè)檔案信息化體系。（3）應(yīng)用層。在理論模型的最外層，包括企業(yè)效益、企業(yè)信息化水平、檔案意識、需求導(dǎo)向、應(yīng)用實效、價格定位等要素，是決定檔案信息化應(yīng)用層的重要因素。1.3企業(yè)檔案信息化建設(shè)的原則(1)整體規(guī)劃，同步建設(shè)。企業(yè)要將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)的整體規(guī)劃和方案，堅持檔案信息化建設(shè)和企業(yè)信息化建設(shè)同步的原則。企業(yè)檔案部門應(yīng)加強與企業(yè)信息化建設(shè)主管部門的聯(lián)系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統(tǒng)納入企業(yè)信息化系統(tǒng)之中，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫。（2）善用技術(shù)，注重管理。企業(yè)檔案信息化必須堅持技術(shù)與管理兵種的原則。以管理統(tǒng)領(lǐng)信息技術(shù)，以信息技術(shù)促進管理創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理理念、方法、技術(shù)和手段要充分考慮信息技術(shù)的發(fā)展和最新成果的應(yīng)用信息技術(shù)應(yīng)用要服從和服務(wù)于企業(yè)管理的需要和企業(yè)信息化建設(shè)進程的整體需求。（3）資源為本，服務(wù)至上。檔案資源建設(shè)是以檔案信息化建設(shè)的基和核心，應(yīng)該以“集成管理”為理念，以電3文件歸檔管理為首要的任務(wù)和重點，一館藏檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)。以網(wǎng)絡(luò)信息資源采集為必要補充。開展企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須堅持服務(wù)至上的原則，牢固樹立為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、服務(wù)管理的意識，以知識服務(wù)為目標(biāo)，開拓服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)機制，提高服務(wù)本領(lǐng)。二，檔案管理信息化面臨的問題和挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)思維和信息化技術(shù)落后等因素，檔案管理信息化作為一種新型的檔案管理模式，其在發(fā)展中必然面臨一系列的問題和挑戰(zhàn)。梳理這些問題和挑戰(zhàn)，有利于我們更好的確定發(fā)展路徑，從而更好的促進檔案管理信息化的發(fā)展。3.1傳統(tǒng)固化的檔案管理模式的阻礙。當(dāng)前，大部分企業(yè)檔案管理已經(jīng)成為一套固化的體系，很多企業(yè)多年來一直采用手工操作的方式，形成了相對固化的檔案管理體系，其檔案管理的思維還停留在紙質(zhì)文件時代，對電子文件及其存在的技術(shù)環(huán)境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認(rèn)知，對檔案管理信息化還不適應(yīng)，不愿改變既有的狀態(tài)。3.2檔案管理信息化人才的缺乏。檔案管理信息化人才是推進檔案管理信息化的關(guān)鍵。對檔案管理人員來說，檔案管理信息化是一個全新的領(lǐng)域，不僅需要學(xué)習(xí)計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，還需要學(xué)習(xí)檔案管理信息化規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，更需要和計算機系統(tǒng)管理人員溝通，并參與到管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用中去。目前一些企業(yè)的檔案管理信息化人員隊伍的整體素質(zhì)與信息化建設(shè)的要求存在很大差距，尤其是嚴(yán)重短缺檔案管理信息化的復(fù)合型人才。3.3檔案管理信息化存在一定的安全威脅。計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)具有開放性、集成性、共享性的特點，使上網(wǎng)檔案信息的安全受到了一定威脅。3.4企業(yè)檔案評定管理滯后。企業(yè)的檔案管理不僅存在效率低下、利用困難等多方面的管理原因，更在一定程度上存在傳統(tǒng)檔案的鑒定和評定管理滯后。傳統(tǒng)的檔案應(yīng)在一定的期限進行鑒定和評定，從而建立良好的企業(yè)檔案的利用方式。傳統(tǒng)檔案的價值存在利用的期限，超過期限的企業(yè)檔案應(yīng)及時銷毀，從而保證企業(yè)檔案的有效管理和利用。然而在傳統(tǒng)的檔案管理的模式下，企業(yè)的檔案管理人員難以對封存的檔案存儲進行有效的管理和評定，致使企業(yè)檔案的鑒定和清理在一定程度上存在管理的障礙。企業(yè)的傳統(tǒng)檔案長期累積難以形成有序的管理方式，造成了企業(yè)傳統(tǒng)檔案的冗余，從而增加了企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理的難度和成本支出。3.5檔案利用落后。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，由于人工的管理和紙質(zhì)的檔案利用模式造成了企業(yè)檔案的管理和存放的無序，這也在一定程度上造成了企業(yè)檔案管理的工作繁雜、重復(fù)，增加了企業(yè)檔案利用的難度。特別是對檔案開的種種限制，造成社會對檔案利用的嚴(yán)重滯后。檔案的作用不為人知，檔案服務(wù)于社會基本上成了一句空話。三，企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略定位-----知識管理根據(jù)上文闡述的企業(yè)檔案信息化的建設(shè)的容和當(dāng)前所面臨的問題和挑戰(zhàn)。我們認(rèn)為知識管理是解決當(dāng)前問題的最好出路。所謂知識管理就是用知識管理的理念和方法進行企業(yè)檔案的管理。企業(yè)檔案知識管理的重點容是：整合企業(yè)檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源的集成管理；實現(xiàn)企業(yè)檔案信息增值，提供企業(yè)檔案信息服務(wù)：優(yōu)化企業(yè)知識資源管理，實現(xiàn)IT平臺化；建立健全企業(yè)檔案知識資源安全保障機制，確保企業(yè)檔案知識管理持續(xù)發(fā)展。3.1整合企業(yè)檔案信息資源----集成管理檔案信息資源的高度共享和知識管理的基礎(chǔ)工作，也是實現(xiàn)知識管理的必要條件。因此必須對企業(yè)各類信息資源進行整合，實現(xiàn)檔案信息資源的集成管理。企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)的主要措施：3.11館（室）藏檔案數(shù)字化。對這點有一個重要的問題就是是否對所有的非數(shù)字化檔案都要進行數(shù)字化。這是我們必須要考慮的問題。首先也是最重要的一個方面就是經(jīng)營和管理的需求。其次要考慮一個數(shù)字化優(yōu)先權(quán)的問題。其中領(lǐng)導(dǎo)的重視程度表現(xiàn)得尤為突出。最后就是預(yù)期收益情況。這雖然是比較難把握但也是最現(xiàn)實的一個因素。3.12網(wǎng)絡(luò)信息資源的采集。網(wǎng)上信息都是已經(jīng)數(shù)字化的信息而且包含著豐富的容和知識，特別是與本企業(yè)相同或相關(guān)的其它企業(yè)的網(wǎng)上信息，可以通過互聯(lián)網(wǎng)或其它專用網(wǎng)絡(luò)進行收集。需要注意的是在手收集的過程中必須對網(wǎng)上的信息進行甄選，并且要將信息的版本，元數(shù)據(jù)及背景完整的記錄下來。3.13直接采購?fù)袠I(yè)的專題數(shù)據(jù)庫。這些信息資源來源來源廣泛、種類繁多、載體形式和文件格式多種多樣，無疑是一個企業(yè)的好選擇。3.2實現(xiàn)檔案信息增值----知識服務(wù)。檔案知識管理的目的在于通過檔案的知識服務(wù)，實現(xiàn)檔案的信息和檔案服務(wù)工作的增值。不論是讀顯性知識的管理還是對隱性知識的管理，落到實處都是為了以知識為涵，以服務(wù)為中心，走知識服務(wù)之路。檔案知識服務(wù)體系建設(shè)主要包括：3.21企業(yè)檔案知識服務(wù)系統(tǒng)人文建設(shè)。第一，實體管理人文化加強檔案收集，滿足用戶需求。第二，加強人力資源管理。把員工放在首位，發(fā)揮每個人的潛力、積極性和創(chuàng)造性。第三，拓展檔案館的功能，不斷開發(fā)檔案文化精品，做好服務(wù)。第四，服務(wù)要多元化。既要滿足利用者獲取信息的需要，又要滿足利用者對環(huán)境舒適和工作方便的需要，滿足一般利用者和特殊利用者的需要。3.22企業(yè)檔案知識服務(wù)系統(tǒng)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。第一，加強對相關(guān)法律法規(guī)的研究和配套知道文件的制定。第二，標(biāo)準(zhǔn)制定，主要包括技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，管理性標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)。3.23企業(yè)檔案知識服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)。包括5個服務(wù)模塊：一，企業(yè)知識資源門戶的建設(shè)與管理；二，是為企業(yè)決策層提供戰(zhàn)略性的信息分析服務(wù)；三；為企業(yè)科技人員提供科技情報服務(wù)；四，進行檔案編研。五，保留傳統(tǒng)的圖書期刊管理與服務(wù)功能。隨著企業(yè)知識資源管理的深化，可繼續(xù)增加服務(wù)模塊。3.3優(yōu)化企業(yè)知識資源管理-----IT平臺化知識管理的技術(shù)很多，要實現(xiàn)企業(yè)檔案知識資源的優(yōu)化換了，就要為知識的開放式交流提供無縫的技術(shù)支撐平臺，建立相應(yīng)的技術(shù)支撐平臺包括建立企業(yè)檔案知識庫和企業(yè)檔案知識門戶。例如，用BS結(jié)構(gòu)設(shè)計，隨時隨地用瀏覽器訪問應(yīng)用系統(tǒng)平臺。領(lǐng)導(dǎo)和員工可以通過應(yīng)用功能前段平臺訪問和利用知識資源。3.4確保知識管理持續(xù)發(fā)展----制度安全。為了確保檔案知識管理的持續(xù)發(fā)展，必須按照制度化和安全的要求，建立健全相關(guān)的檔案知識管理制度，采取相關(guān)的知識安全管理措施。3.41在制度化方面，首先要用制度的形式確定知識資源管理的組織機構(gòu)；其次要用制度的形式確定專業(yè)人員、管理人員的職責(zé)和權(quán)益；第三，建立員工參與學(xué)習(xí)和工作應(yīng)用知識資源的獎勵措施；第四，建立訪問權(quán)限審核制度3.42安全方面，可采取以下措施:第一，在企業(yè)的各個地區(qū)機構(gòu)，分布設(shè)立訪問服務(wù)器，在總部設(shè)立應(yīng)用系統(tǒng)服務(wù)器，各服務(wù)器之間設(shè)立ＶＰＮ；第二，在應(yīng)用系統(tǒng)中對檔案知識資源分層設(shè)立安全訪問權(quán)限；第三，對應(yīng)用系統(tǒng)的登陸，設(shè)了密碼檢驗；第四，對特別重要的文件、信息，在訪問時設(shè)立指紋校驗。３.５檔案信息化管理的核心－－測評企業(yè)檔案信息化測評體系是反映企業(yè)檔案信息化情況的統(tǒng)計調(diào)查指標(biāo)，測評是企業(yè)檔案信息化管理的核心環(huán)節(jié)，是從規(guī)劃、執(zhí)行轉(zhuǎn)向改進提高的重要節(jié)點。企業(yè)信息化測評可分為四個步驟：３.５１熟悉標(biāo)準(zhǔn)。有關(guān)企業(yè)測評人員應(yīng)對企業(yè)信息化測評的相關(guān)指標(biāo)容、權(quán)重系數(shù)與等級檔次劃分、等級標(biāo)準(zhǔn)進行熟悉。明確有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，以方便測評數(shù)據(jù)的有效采集。３.５２采集信息。企業(yè)應(yīng)召集本企業(yè)檔案部門和信息部門等人員對照測評標(biāo)進行信息采集。并匯總提交企業(yè)檔案信息化測評信息采集報告。當(dāng)企業(yè)進行快捷的自我測評時，也可參照《檔案企業(yè)信息化測評信息采集問卷》對測評信息進行簡要采集。３.５３計算得分。企業(yè)測評人員依次計算１８個二級指標(biāo)的各項的得分，并匯總計算得分。３.５４形成報告。對各項得分進行描述。并對企業(yè)檔案信息化的優(yōu)勢、劣勢進行評價，提出完善和整改意見。四、知識化管理的實例－－省鋼鐵集團檔案信息化省鋼鐵集團１９９６年建廠，是中國企業(yè)５００強，企業(yè)５０強之一，是省重要的生產(chǎn)基地。韶鋼檔案館成立于１９８９年，它是韶鋼文書檔案、會計檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備（儀器）檔案、實物檔案等各門類檔案的保管利用中心，代表公司行使檔案管理職能，業(yè)務(wù)上直屬公司分管技術(shù)的副總經(jīng)理分管。韶鋼檔案館理已經(jīng)實現(xiàn)兩級變?yōu)橐患壒芾?，集團公司、全資子公司，控股子公司的安敢全部集中到檔案館庫房管理，利用檔案主要通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實現(xiàn)，各單位主要履行檔案收集、移交歸檔、利用等職責(zé)。韶鋼檔案信息化建設(shè)分為三個階段：第一階段紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理。時間是從２００１年只２００６年，建立檔案管理系統(tǒng)并購置相應(yīng)硬件設(shè)備進行檔案數(shù)字化建設(shè)，整合分散管理在各單位的檔案。韶鋼的數(shù)字檔案館有２種運作模式，一是傳統(tǒng)檔案館想數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)型模式，即在傳統(tǒng)的檔案館業(yè)務(wù)和服務(wù)的基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化和網(wǎng)手段，盡心檔案館業(yè)務(wù)重組和服務(wù)創(chuàng)新。主要包括檔案數(shù)字加工與服務(wù)管理、檔案信息服務(wù)兩方面。二是從檔案接收開始就實現(xiàn)數(shù)字化的構(gòu)想。這樣一種數(shù)字檔案館它支持檔案信息的整個生命周期的活動，即將檔案的收集、整理、提供利用都集成在網(wǎng)絡(luò)這個環(huán)境中，這完全脫離了檔案館實體的存在形式。第二階段改革檔案管理模式。時間是從２００６年３月至２００８年６月。韶鋼檔案實現(xiàn)一級管理，是檔案機構(gòu)集中、人員集中。業(yè)務(wù)集中，全方位提供檔案利用服務(wù)。檔案館全方位采用計算機管理，檔案的檢索、全文瀏覽和業(yè)務(wù)管理全都通過計算機完成。屆時，檔案館建立起一個完整的檔案實體管理中心、現(xiàn)行文件利用中心和數(shù)字檔案館。第三階段搭建管理平臺，資源大集中。時間是從２００８年７月至現(xiàn)在。２００８年７月，公司同意立項建設(shè)《建立在線歸檔管理基礎(chǔ)平臺項目》和《ＥＲＰ系統(tǒng)綜合統(tǒng)計數(shù)據(jù)歸檔模塊項目》建立資源管理平臺，實現(xiàn)公司所有檔案資源集中歸檔管理?？梢灶A(yù)期，系統(tǒng)上線使用后，檔案管理工作的中心工作位于檔案的收集和利用，將突出檔案利用，檔案工作的價值和地位將顯著上升。隨著中國市場經(jīng)濟的日益發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)的廣泛利用，特別是電子文件的大量出現(xiàn)，實行檔案信息化管理迫在眉睫。韶鋼檔案信息化建設(shè)是知識管理應(yīng)用于企業(yè)檔案管理信息化的一個非常典型的案例，具有一定的超前性和示作用。我認(rèn)為所有有潛力的企業(yè)都應(yīng)該以此為鑒，認(rèn)清楚現(xiàn)狀，總結(jié)出自己的不足之處，然后實行專業(yè)化的管理、提供