ISO14000環(huán)境體系文件控制程序

XXX有限責(zé)任公司環(huán)境體系文件控制程序編號LJ-EP05版本AEMS程序文件頁次1/41目的為了使文件、資料的發(fā)放和管理能有效地控制，能保證在環(huán)境管理體系運行中的各個場所，使用相應(yīng)文件的有效版本，并且能夠及時地從所有發(fā)放場所撤消作廢的文件，建立文件控制程序。適用范圍本程序適用于公司環(huán)境管理體系文件的控制。職責(zé)總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)環(huán)境管理手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書與方針、目標(biāo)指標(biāo)等；環(huán)境管理者代表負(fù)責(zé)審核環(huán)境手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和目標(biāo)指標(biāo)等；公司辦負(fù)責(zé)公司環(huán)境管理體系文件的編制，負(fù)責(zé)環(huán)境管理體系文件的發(fā)放、更改、回收的管理和控制；各部門負(fù)責(zé)本部門內(nèi)部環(huán)境管理體系文件的管理。程序文件的編制、批準(zhǔn)和發(fā)布4.1.1文件的分類環(huán)境管理手冊環(huán)境管理程序?ISO14001：2004標(biāo)準(zhǔn)所要求的形成文件的程序；?公司為確保環(huán)境管理體系過程的有效策劃、運行和控制所需的文件，詳見《程序文件目錄》c、第三層次文件?管理制度?外來文件或者資料d、第四層次文件記錄：體系運行產(chǎn)生的各種記錄。4.1.2文件的編寫與審批各類文件的編制與起草部門，對其所起草的文件都必須經(jīng)過規(guī)定的責(zé)任人員審核和批準(zhǔn)后方能發(fā)布。文件類別編制審核批準(zhǔn)環(huán)境手冊公司辦環(huán)境管理者代表總經(jīng)理程序文件公司辦環(huán)境管理者代表總經(jīng)理作業(yè)指導(dǎo)書公司辦/各相關(guān)部門環(huán)境管理者代表總經(jīng)理XXX有限責(zé)任公司環(huán)境體系文件控制程序編號LJ-EP05版本AEMS程序文件頁次2/44.1.2.2環(huán)境體系文件應(yīng)保持清晰，語句應(yīng)通順，易于理解和參照執(zhí)行。4.1.2.3文件應(yīng)說明文件編制的目的、使用范圍、相應(yīng)職責(zé)具體的要求（和程序）、所需的記錄4.1.2.4文件中應(yīng)注明相應(yīng)參考文件的名稱，以利于檢索，公司辦應(yīng)編制并定期更新各類文件的受控清單，以便于執(zhí)行部門檢索。文件的編號方法環(huán)境管理手冊的編號LJ-EMS--X 版本號（A、B、 依次類推） XXX有限責(zé)任公司環(huán)境管理手冊代號程序文件LJ-EP-XX 順序號（01、02、 依次類推） XXX有限責(zé)任公司環(huán)境管理體系程序文件代號作業(yè)指導(dǎo)書LJ-EW-XX 順序號（01、02、 依次類推） XXX有限責(zé)任公司環(huán)境管理體系作業(yè)指導(dǎo)書代號記錄EPXX-XX 順序號（01、02、 依次類推） XXX有限責(zé)任公司環(huán)境管理體系文件代號當(dāng)公司環(huán)境體系實施過程中的記錄和質(zhì)量體系的記錄可通用時（如：文件控制記錄、培訓(xùn)記錄等），可以直接使用質(zhì)量體系的通用表格，記錄編號按質(zhì)量體系記錄的原有編號。版本標(biāo)識版本標(biāo)識采用字母遞增方法，最初版表示為“A”，每修訂1次，版本號按字母遞增。文件的配置和發(fā)放環(huán)境管理體系文件（手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書）由公司辦統(tǒng)一發(fā)放。文件發(fā)放部門，應(yīng)填寫《文件及資料分發(fā)記錄》并對受控文件注分發(fā)號，收文部門簽收，XXX有限責(zé)任公司環(huán)境體系文件控制程序編號LJ-EP05版本AEMS程序文件頁次3/4以便確認(rèn)。文件受控與非受控受控文本——指對文本的每一次修訂、換版，負(fù)責(zé)進(jìn)行修訂的部門，需通知文本的持有者，并同時對其特有的文本進(jìn)行相應(yīng)的修改、換版，舊版同時回收的文本。受控文本一般用于公司內(nèi)部管理。非受控文本——指對文本一切修訂、換版，負(fù)責(zé)進(jìn)行修訂的部門不需通知文本持有者，也不需進(jìn)行相應(yīng)的修改、換版和回收的文本。非受控文本一般用于學(xué)習(xí)和交流。受控文本蓋“受控”章，非受控文本蓋“非受控”章。受控的環(huán)境管理體系相關(guān)文件有：(1)環(huán)境手冊(2)程序文件(3)作業(yè)指導(dǎo)書(包括操作規(guī)程、監(jiān)測規(guī)程等)體系文件的評審體系文件在運行過程中或在內(nèi)審和外審發(fā)現(xiàn)的不符合，由提出部門填寫《文件更改申請單》，交公司辦對修改內(nèi)容文件組織原編制審核批準(zhǔn)人員進(jìn)行會簽后發(fā)放各部門進(jìn)行其他受控文件相關(guān)內(nèi)容的修改。每年的管理評審會議，對體系文件的適用性、充分性及有效性進(jìn)行評審。文件的更改和修訂當(dāng)EMS文件在運行過程中或在內(nèi)審管理評審和審核認(rèn)證過程中，發(fā)現(xiàn)不符合時應(yīng)及時予以改正。對文件有異議的部門，應(yīng)反饋公司辦，如需評審，由公司辦組織相關(guān)部門進(jìn)行審議。文件的更改和修訂需經(jīng)原審批部門的同意。文件換版和作廢當(dāng)體系文件經(jīng)多次更改或進(jìn)行大幅度修改時，體系文件應(yīng)進(jìn)行換版，版本號4.1.5條款進(jìn)行變化。作廢文件，蓋“作廢”章，如為積累知識予以保留，則應(yīng)加蓋“作廢保留”章，作廢的環(huán)境管理體系文件，各部門整理后，交檔案室歸檔。文件的借閱、保管、保管期限及銷毀文件的借閱文件的借閱需申請，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)方可借閱。借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件，到期不歸還者由公司辦收回。原版文件一律不外借，防止文件丟失或損壞。環(huán)境手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書的原件(包括每次修訂的原件)由公司辦保管，各部門負(fù)責(zé)現(xiàn)行有效環(huán)境管理體系文件的保管工作。文件原件的保管期限為三年，過期后由檔案室登入《文件及資料銷毀清單》，不定期組織銷毀。受控的文件經(jīng)修改、換版作廢及到期資料上交公司辦處理，不受控的文件及資料各部門不定期自行處理。XXX有