時間管理與GTD方法

時間管理與GTD方法第1頁/共39頁時間管理的目標什么是GTD？人生規(guī)劃的“六個高度”時間管理的“五個流程”時間管理的“四象限法則”時間管理與GTD學(xué)習(xí)資源第2頁/共39頁時間管理的目標第3頁/共39頁1，用最少的時間，做最有效的事情2，把握自己的生活，達到生活、工作、家庭、社會各個方面的平衡1，提高單位時間的投入產(chǎn)出比2，減少不必要的事務(wù)平衡黑洞時間管理的目標效率每天工作的三種狀態(tài)——“精力集中的工作”、“真正的休息”、“浪費的時間”（時間黑洞）第4頁/共39頁什么是GTD？第5頁/共39頁1，GTD

=GettingThingsDone（“把事情做完”或“搞定”）2，源自DavidAllen（戴維?艾倫）的一本暢銷書《GettingThingsDone》3，GTD方法具有廣泛的影響力1，把所有事情都寫下來，存進工具，清空大腦2，一時一事，心無雜念，實現(xiàn)真正的高效工作GTD核心GTD方法是什么？要點1，清空你的大腦2，把任務(wù)和項目具體成行動第6頁/共39頁六個高度GTD方法是什么？五個流程四象限法則第7頁/共39頁人生規(guī)劃的“六個高度”第8頁/共39頁戴維?艾倫提出，我們的工作和人生是可以劃分成六個高度去進行檢視和規(guī)劃的。規(guī)劃人生的“六個高度”原則（五萬米）自己的價值觀、原則和目標，這是你工作生活的靈魂所在。目標（三萬米）比愿景更細化，通常為一年內(nèi)的階段性成果。任務(wù)（一萬米）所有需要一步以上完成的事情都是一個任務(wù)愿景（四萬米）3—5年的目標，可以是職位的，也可以是組織能力、協(xié)調(diào)能力等責任范圍（兩萬米）工作上的角色，如銷售、管理等；生活中的角色、如父親、子女等。下一步行動（跑道）這是最為細枝末節(jié)的事件，我們要將他們?nèi)糠胚M清單，一一消滅。第9頁/共39頁1，自己的價值觀、原則、人生目標2，據(jù)此對人、事、物作出評估，決定什么是最重要的，值得花費多少時間3，價值觀不在你的記憶里，需要從你的經(jīng)驗中去提煉原則人生的“六個高度”愿景目標1，根據(jù)價值觀，確定三到五年內(nèi)的各方面（健康、事業(yè)、生活、財富等）的愿景2，描繪藍圖：（1）我的目標是什么？（2）達到這個目標之后我的工作和生活會是怎樣的？不斷回顧藍圖，增強完成目標的愿望和動力。1，比愿景更細化，通常在一年內(nèi)就可以有一個階段性的成果2，好的目標給人以明確的方向，能激發(fā)出人的潛能3，好的目標，應(yīng)當符合SMART原則第10頁/共39頁好目標=SMART人生的“六個高度”Specific

具體的 目標明確Measurable

可測量 可以度量Attainable

可實現(xiàn) 具備能力Realistic

可實行 有現(xiàn)實條件Time-base

時間線 有截止時間S.M.A.R.TSMART

我要學(xué)好英語我要在60天內(nèi)完全掌握《新英語900句》，每天我花一個小時練習(xí)應(yīng)該掌握的15句話，達到在90秒內(nèi)將當天所學(xué)全部脫口說出。具體的掌握《新英語900句》可測量每天90秒內(nèi)脫口說出所學(xué)內(nèi)容可實現(xiàn)每天才花費一個小時可實行每天只需掌握15句話有時限在60天內(nèi)完成XXXXX√√√√√第11頁/共39頁針對目標進行層層分解，才能保證目標順利實現(xiàn)人生的“六個高度”目標計劃目標步驟月計劃周計劃第12頁/共39頁1，每個人都是很多角色的集合體，也在很多角色中轉(zhuǎn)換2，每個角色的使命、目標、心態(tài)和處事方法都不相同3，沒有進入當下角色，沒有正確的心態(tài)，影響執(zhí)行力角色人生的“六個高度”角色決定心態(tài)心態(tài)決定成果第13頁/共39頁人生的“六個高度”任務(wù)下一步行動1，一系列行動的組合，可分解為若干行動2，從戰(zhàn)略上總攬全局——“做正確的事”1，單一的可以立即執(zhí)行的事情，由任務(wù)分解而來2，專注地采取正確的行為——“把事做正確”第14頁/共39頁時間管理的“五個流程”第15頁/共39頁時間管理的“五個流程”收集處理組織回顧執(zhí)行第16頁/共39頁收集時間管理的“五個流程”處理組織回顧執(zhí)行1，將“一切引起我們注意的東西”放在”收集籃”里2，在清空大腦的同時達到”心如止水”的境界目的來源要點1，使用的工具越少越好2，在5秒鐘內(nèi)拿出工具3，定期清空工具1，由目標分解而得到的各種計劃和項目2，個人的突發(fā)奇想和各種突發(fā)事件第17頁/共39頁收集時間管理的“五個流程”處理組織回顧執(zhí)行1，對任務(wù)打上”可以執(zhí)行”或”不能執(zhí)行”的標簽，并對任務(wù)進行分類2，處理過程在大腦中進行，不需要寫在收集籃里處理原則1，從最上面一項開始，逐項處理2，一次只處理一件事情3，處理過不要再放回收集籃（被迫中斷的除外）第18頁/共39頁收集時間管理的“五個流程”處理組織回顧執(zhí)行不可執(zhí)行可以執(zhí)行1，2分鐘能搞定——立即去做2，需要多個步驟的項目——記入清單，任務(wù)分解3，指派給別人完成的事——把猴子甩到別人身上4，特定時間做的事——記入日程表5，待辦事項——有空就立即搞定1，垃圾——浪費時間，千萬別做2，將來某時/也許——時機不成熟，計入清單3，參考資料——無需處理，分類歸檔第19頁/共39頁收集時間管理的“五個流程”處理組織回顧執(zhí)行按照處理的分類結(jié)果，將收集籃中的材料分別放入對應(yīng)的工作清單中組織3+1清單1，收集籃2，將來某時/也許清單3，待辦事項清單4，項目清單第20頁/共39頁收集時間管理的“五個流程”處理組織回顧執(zhí)行回顧將來某時/也許清單回顧待辦事項清單回顧項目清單回顧目標第21頁/共39頁收集時間管理的“五個流程”處理組織回顧執(zhí)行1，站在3萬英尺的高度去看待問題2，讓靈感應(yīng)運而生時間作用1，每天工作第一眼2，每周定期做回顧第22頁/共39頁收集時間管理的“五個流程”處理組織回顧執(zhí)行1，采取柳比歇夫記錄法，隨手記錄2，為后續(xù)的時間分析提供充分的素材時間日志分析作用1，自己的高效時段在哪個時間段？2，本周主要完成的任務(wù)是什么？3，是否按照事情的重要程度來進行處理？4，影響工作效率的罪魁禍首是哪些事情？5，對于重要任務(wù)進行回顧，思考提高改善的方法。6，查看是否休息的時間是否充分？1，分析自己的時間投入與產(chǎn)出2，找到自己的最高效時間段第23頁/共39頁收集時間管理的“五個流程”處理組織回顧執(zhí)行根據(jù)價值觀和四象限工作法選擇下一步行動重要性環(huán)境1，根據(jù)環(huán)境對任務(wù)進行分類：打電話、計算機旁、外出等2，將相同環(huán)境下的任務(wù)集中處理，可以提高效率1，注意調(diào)節(jié)工作節(jié)奏，將難度大、耗費精力的任務(wù)與簡單任務(wù)交替安排2，有利于集中精力，有效防止疲勞精力時間1，考慮現(xiàn)在有多長可利用時間2，根據(jù)時間長短，選擇合適任務(wù)第24頁/共39頁時間管理的“四象限法則”第25頁/共39頁1，由著名管理學(xué)家史蒂芬?科維(StephenR.Covey)提出的時間管理理論2，把工作按照重要和緊急兩方面的程度，劃分為四個象限四象限時間管理四象限法則緊迫程度根據(jù)任務(wù)的時間底線確定事情的緊迫程度重要程度根據(jù)職業(yè)價值觀評估一件事情的重要程度第26頁/共39頁把自己所有的日常事務(wù)放到四象限中分析具體分析時間管理四象限法則重要且緊急不重要且不緊急不重要且緊急重要且不緊急第27頁/共39頁對待四個象限中的事務(wù)應(yīng)該采取不同的態(tài)度和處理原則對策時間管理四象限法則立即去做1，工作壓力和生活危機的主要來源2，是一個雷區(qū)，越少進入越好3，80%的事務(wù)都來自于第二象限沒有被處理好的事務(wù)交給別人去做1，我們忙碌而且盲目的源頭2，放權(quán)交給別人去做3，通過委婉拒絕減少這類事務(wù)產(chǎn)生有計劃去做1，進行任務(wù)分解，制定時間表；每次投入很少時間，就可以完成龐大任務(wù)2，處理好的話，會減少第一象限80%的事務(wù)盡量別去做1，用于緩沖調(diào)整，在疲憊時用來調(diào)整心態(tài)和身體2，投入太多精力，則是浪費生命第28頁/共39頁1，第二象限的工作是四象限的核心和最終目的2，要將自己主要的時間和精力投資在第二象限3，關(guān)鍵是做好工作相關(guān)的目標描述和任務(wù)分解第二象限時間管理四象限法則第29頁/共39頁1，一篇文章——《猴子背在誰身上》，《哈佛商業(yè)評論》1974年11-12月期，作者WillamOnckenJr.和DonaldL.Wass，被要求重新刊載次數(shù)最多的文章2，一本書——《別讓猴子跳回背上》，作者WillamOnckenJr.，從上篇文章擴展而來猴子法則時間管理四象限法則3，猴子法則——雖然管理者將猴子（任務(wù)）分配給了下屬，但是一旦任務(wù)執(zhí)行發(fā)生困難，猴子（任務(wù)）就會又跳回管理者的背上。而管理者擺脫負擔的方法就是應(yīng)該將注意力放在分配與掌控猴子（任務(wù)分配）的工作上第30頁/共39頁1，對管理人員來說，應(yīng)該多做重要的、擅長的事情，盡量把別人能做和別人擅長的事情分配出去。這樣效率才會更好。如果事無巨細，事必躬親，只會把自己累死時間管理四象限法則2，對于普通人來說，要學(xué)會拒絕無關(guān)緊要和自己不相關(guān)的事情。如果任何事情都追求完美，不知道選擇和放棄，會在生活中遇到很大問題猴子法則第31頁/共39頁時間管理與GTD學(xué)習(xí)資源第32頁/共39頁時間管理與GTD知識云圖六個高度五個流程GTD四象限法則猴子法則時間黑洞柳比歇夫記錄法3+1清單系統(tǒng)有效培養(yǎng)習(xí)慣UnbrokenTime80/20法則突發(fā)事件的處理原則建立高效辦公區(qū)時間也是一種投資筷子式清單任務(wù)的分解SMART目標提高執(zhí)行力職業(yè)價值觀目標的制定衣柜整理法時間管理每日回顧2分鐘原則清空大腦第33頁/共39頁《GettingThingsDone》，國內(nèi)翻譯為《盡管去做》或《搞定》，GTD方法的開山之作，/書籍網(wǎng)絡(luò)GTD學(xué)習(xí)資源工具最好用的工具國產(chǎn)精品跨平臺同步Mac平臺最棒《小強升職記（升級版）》，可以看做是《搞定》的中國版，相比原著，更接地氣。/warfalcon微信號：read01第34頁/共39頁GTD學(xué)習(xí)要點總結(jié)當你把所有事情都交給大腦思考時，大腦就會停止響應(yīng)。當你把大腦有效清空時，大腦才可以用來有效思考。不管是列清單、寫目標、還是做計劃，都要寫下來。這是一種態(tài)度，也是一種方法。造成你手足無措、效率低下、抗干擾能力差的原因之一就是你把”項目”當成了”行動”！什么是項目？它是由若干個單一的行動所組成的。那什么是行動呢？行動就是可執(zhí)行的步驟。腦袋里只裝一件事，也就是一時一事。至少有這么幾個好處：1，專注。2，成就感。3，擺脫壓力。4，更好的結(jié)果。任何復(fù)雜的項目都是由簡單的”下一步行動”組成的。找出”下一步行動”的秘訣：一：動詞開頭。二：內(nèi)容清晰。三：描述結(jié)果。四：設(shè)定開始時間、周期、最后期限。第35頁/共39頁GTD學(xué)習(xí)要點總結(jié)將上述的一切變成你每一個工作日里的習(xí)慣。當這個建議對你生效時，把它提供給你的同事采用。時間管理并不是你個人的事情，我們每天幾乎100%的干擾都是來自于同事。可以想象一下，每天與同事的接觸就像是搭積木，你是一個方塊，而別人都是三角形，這樣的積木能搭多高？能緊緊結(jié)合在一起嗎？不能！除非你和同事都是方塊，或者都是三角形，才能夠產(chǎn)生合力，緊緊地聯(lián)系在一起，做到