管理制度公司合同管理辦法

（管理制度)公司合同管理辦法

合同管理辦法目的：對(duì)公司所有合同和標(biāo)書(shū)的過(guò)程規(guī)范，保證公司合同、標(biāo)書(shū)過(guò)程有效性和結(jié)果適應(yīng)性，確定過(guò)程中各部門(mén)職責(zé)。第壹章總則本總則要求針對(duì)業(yè)務(wù)銷(xiāo)售、采購(gòu)、租賃、外車(chē)采購(gòu)合同。1.1格式化的合同由經(jīng)辦部門(mén)按合同紙上的要求填寫(xiě)。1.2重大合同需外聘律師參和談判或當(dāng)場(chǎng)審查的，應(yīng)提前倆日告知行政人事部。1.3合同起草前，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行下列具體工作：1.3.1對(duì)合同簽訂主體的資格進(jìn)行審查，是否具備主體資格，證照是否齊全、是否合法，是否有承擔(dān)民事責(zé)任的能力和履約能力。1.3.2對(duì)授權(quán)委托簽定合同的，應(yīng)要求對(duì)方提交授權(quán)委托書(shū)且仔細(xì)審查受委托代理人的委托代理權(quán)限及期限等。1.3.3全面了解對(duì)方資信情況，對(duì)資信不明的，應(yīng)要求對(duì)方提供相應(yīng)的擔(dān)保；1.3.4需進(jìn)行價(jià)格審核的，應(yīng)于合同簽訂前，按照關(guān)聯(lián)規(guī)定辦理。1.3.5根據(jù)實(shí)際情況需要進(jìn)行的其他工作。1.4針對(duì)外車(chē)采購(gòu)合同，簽訂前按公司要求對(duì)車(chē)輛、人員、信用進(jìn)行審查。確定符合采購(gòu)要求，方可簽訂。1.5合同簽蓋印章按《印章管理制度》執(zhí)行。第二章合同操作流程2.1合同制訂、修訂，需填寫(xiě)《文件管理通知單》，后附簽約方關(guān)聯(lián)材料，材料需包括總則1.3-1.4條所要求的審查結(jié)論和關(guān)聯(lián)證明。修訂需附簽約方意見(jiàn)書(shū)。2.2提交文件管理通知單和關(guān)聯(lián)材料至文控室，文控室按關(guān)聯(lián)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)合同申請(qǐng)進(jìn)行分類(lèi)和確定評(píng)審過(guò)程進(jìn)行推動(dòng)。2.3評(píng)審?fù)戤吅?，由提出需求部門(mén)進(jìn)行合同制訂、修訂。2.4制訂、修訂完畢，填寫(xiě)《合同評(píng)審單》提交文控室，文控室按申請(qǐng)?jiān)u審的流程再次進(jìn)行評(píng)審過(guò)程的推動(dòng)。2.5評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，文控室按要求進(jìn)行合同編碼、登記、分發(fā)、保管。2.6修訂后的新合同于下發(fā)時(shí)，舊合同即作廢回收。第三章采購(gòu)、租賃類(lèi)合同的管理3.1公司采購(gòu)、租賃合同分類(lèi)3.1.1固定資產(chǎn)采購(gòu)、租賃合同3.1.2外車(chē)外包采購(gòu)、租賃合同3.2合同橫向功能性審核規(guī)定3.2.1合同需求提出、制訂、修訂、合同執(zhí)行職責(zé)：各需求部門(mén)。3.2.2合同分類(lèi)、評(píng)審過(guò)程確定和推動(dòng)、管制：文控室。3.2.6合同涉及預(yù)算、款項(xiàng)結(jié)算、財(cái)務(wù)及稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)方面條款的審核：財(cái)務(wù)部。3.2.9有關(guān)合同“合法、合規(guī)”方面內(nèi)容的審核：由行政人事部負(fù)責(zé)。其中對(duì)合同標(biāo)的物金額于2萬(wàn)元之上的物資采購(gòu)、租賃合同，須交由公司法律顧問(wèn)審核（合同標(biāo)準(zhǔn)文本除外）。3.3合同縱向?qū)蛹?jí)性審批規(guī)定：3.3.1合同金額≤1千元的物資采購(gòu)、租賃合同：由采購(gòu)經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；3.3.2合同金額1-2千元的物資采購(gòu)、租賃合同：由財(cái)務(wù)經(jīng)理審批；3.3.3合同金額≥2千元的物資采購(gòu)、租賃合同：由公司總經(jīng)理審批。3.4合同簽署權(quán)的規(guī)定：采購(gòu)、租賃類(lèi)合同由需求部門(mén)經(jīng)理及之上的人員負(fù)責(zé)簽訂、履行。3.5臨時(shí)外車(chē)采購(gòu)合同：合同價(jià)格于運(yùn)作部確定的指導(dǎo)價(jià)格范圍內(nèi)由授權(quán)經(jīng)辦人簽訂、履行。合同價(jià)格于確定的指導(dǎo)價(jià)格范圍外的由運(yùn)作部和銷(xiāo)售部共同審批后授權(quán)經(jīng)辦人簽訂。綜合貨物價(jià)值、托運(yùn)方重要性等因素，必要時(shí)，由運(yùn)作部和銷(xiāo)售部共同請(qǐng)示總經(jīng)理審批。銷(xiāo)售類(lèi)合同的管理4.1銷(xiāo)售類(lèi)合同的分類(lèi)4.1.1運(yùn)輸、吊裝、倉(cāng)儲(chǔ)、配送合同4.1.3對(duì)外設(shè)備租賃合同4.2合同橫向功能性審核規(guī)定4.2.1銷(xiāo)售、對(duì)外租賃合同評(píng)審職責(zé)參照采購(gòu)類(lèi)合同規(guī)定4.2.1貨運(yùn)、倉(cāng)儲(chǔ)類(lèi)合同價(jià)格審核：銷(xiāo)售部、運(yùn)作部共同審核4.2.2吊裝合同4.2.5.1合同運(yùn)作方案、可行性方面審核：吊裝事業(yè)部4.2.5.2合同價(jià)格審核：銷(xiāo)售部、吊裝事業(yè)部共同審核4.3合同縱向?qū)蛹?jí)性審批規(guī)定：4.3.1合同金額≤1千元的銷(xiāo)售合同：由公司授權(quán)的業(yè)務(wù)經(jīng)辦人或銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)人審批，簽訂。4.3.2合同金額1-2千元的銷(xiāo)售合同：由銷(xiāo)售部經(jīng)理或吊裝事業(yè)部經(jīng)理審批，簽訂；4.3.3合同金額≥2千元的銷(xiāo)售合同：由公司總經(jīng)理審批4.4長(zhǎng)期、大宗銷(xiāo)售類(lèi)合同的簽訂應(yīng)經(jīng)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人、合同內(nèi)容執(zhí)行關(guān)聯(lián)部門(mén)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核同意，且于《合同審理單》上簽字確認(rèn)，《合同審理單》隨合同正本由文控室留存。4.5銷(xiāo)售類(lèi)合同的簽訂、履行人員為公司法定代表人授權(quán)的公司業(yè)務(wù)人員或吊裝事業(yè)部經(jīng)理及之上人員。3.6公司銷(xiāo)售人員應(yīng)根據(jù)授權(quán)委托書(shū)的委托的具體業(yè)務(wù)范圍和事項(xiàng)從事銷(xiāo)售活動(dòng)，不得進(jìn)行無(wú)權(quán)代理。第五章格式合同的管理5.1格式合同：工作中重復(fù)使用、涉及金額少、臨時(shí)性強(qiáng)的合同，使用部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要，可提請(qǐng)合同的定版形成常規(guī)格式合同，從而只需填寫(xiě)少量信息來(lái)多次使用，減少評(píng)審過(guò)程，提高工作效率。5.2格式合同的定版按合同操作流程和采購(gòu)類(lèi)和銷(xiāo)售類(lèi)合同規(guī)定執(zhí)行審核，所有格式合同定版均需法律顧問(wèn)進(jìn)行審核。5.3目前公司于用格式合同：外車(chē)采購(gòu)合同（壹次性運(yùn)輸合同），貨物托運(yùn)單。5.4格式合同的使用要求按各格式合同關(guān)聯(lián)使用規(guī)范執(zhí)行。5.5格式合同日常由使用部門(mén)歸檔保管，必要時(shí)按公司要求進(jìn)行傳遞。5.6全公司統(tǒng)壹使用關(guān)聯(lián)格式合同，版本保持壹致性，根據(jù)實(shí)際情況使用不同格式合同。合同版本變化，使用部門(mén)需及時(shí)更換，舊格式合同及時(shí)作廢。5.7禁止錯(cuò)用、亂用、亂填、表述不清、越權(quán)簽訂，保管不善等情況出現(xiàn)。合同審核中的異議處理6.1公司各類(lèi)合同于簽定前均應(yīng)按照上述要求進(jìn)行審核，于審核過(guò)程中，合同簽署部門(mén)對(duì)行政人事部、財(cái)務(wù)部以及其他關(guān)聯(lián)部門(mén)提出的異議予以否決的，合同簽署部門(mén)必須作出書(shū)面說(shuō)明，由直屬負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理簽字確認(rèn)后，交印章保管人用印。6.2總經(jīng)理對(duì)有爭(zhēng)議的重大合同稿具有終審權(quán)，同意則直接交印章保管人用印。合同資料的管理7.1合同作為公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和公司內(nèi)部明確職責(zé)的憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密，且及時(shí)按機(jī)密程度專(zhuān)門(mén)歸檔。7.2合同正本存留倆份，壹份存財(cái)務(wù)部，壹份存文控室，經(jīng)辦部門(mén)為復(fù)印件。若只有壹份正本的，正本存文控室，復(fù)印件存財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦部門(mén)。7.3各有關(guān)人員應(yīng)按要求妥善保管合同以及和合同有關(guān)的資料，包括有關(guān)的文書(shū)、圖表、傳真件以及文件審理單、合同評(píng)審單等。7.4每份合同履行完畢或長(zhǎng)期合同的每壹階段完成，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)將上述有關(guān)資料整理清楚，交檔案管理人員存檔。之上資料不得隨意放置、銷(xiāo)毀、遺失。7.5各片區(qū)簽訂的合同提交公司文控室進(jìn)行管制。第八章標(biāo)書(shū)8.1標(biāo)書(shū)：標(biāo)書(shū)是招標(biāo)工作時(shí)采購(gòu)當(dāng)事人均要遵守的具有法律效應(yīng)且可執(zhí)行的投標(biāo)行為標(biāo)準(zhǔn)文件。分為銷(xiāo)售標(biāo)書(shū)、采購(gòu)標(biāo)書(shū)。8.2標(biāo)書(shū)的操作按合同操作流程執(zhí)行。8.3銷(xiāo)售標(biāo)書(shū)按銷(xiāo)售類(lèi)合同管理制度執(zhí)行。8.4采購(gòu)標(biāo)書(shū)按采購(gòu)、租賃類(lèi)合同管理制度執(zhí)行。第九章法律責(zé)任8.1凡因越權(quán)處理合同事宜、未及時(shí)匯報(bào)情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的，追究其經(jīng)濟(jì)和行政責(zé)任。8.2故意或重大過(guò)失而給公司造成重大損失的，根據(jù)關(guān)聯(lián)法律法規(guī)的規(guī)定追究其法律責(zé)任。第十章附則9.1本辦法由行政人事部負(fù)責(zé)解釋、修改。文件管理通知書(shū)編號(hào)：申請(qǐng)文件作業(yè)制訂□變更□作廢□補(bǔ)發(fā)□借用□查閱□外部傳遞□更換□文件編號(hào)申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)理由：申請(qǐng)內(nèi)容（針對(duì)制訂、變更作業(yè)的合同內(nèi)容闡述、簽約方情況說(shuō)明）：申請(qǐng)人：年月日申請(qǐng)部門(mén)意見(jiàn)日期文控室意見(jiàn)日期管代意見(jiàn)日期最高管理者意見(jiàn)日期制訂、變更后的文件分級(jí)和標(biāo)識(shí)備注業(yè)務(wù)銷(xiāo)售合同、采購(gòu)、租賃合同需后附簽約方證件復(fù)印件合同審