行政部電腦文檔管理技巧

1

.分類4.整理1.1磁盤分類4.1定期整理1.2文件夾分類4.2文件遷移2.結(jié)構(gòu)5.搜索2.1文件夾邏輯5.1基本方法2.2數(shù)量和結(jié)構(gòu)5.2搜索技巧3.命名6.安全3.1文件名格式6.1加密3.2文件命名技巧6.2備份【目錄】1第一頁，共9頁。一、分類1硬盤分類硬盤分區(qū)：

分區(qū)的數(shù)量要合理

分區(qū)的大小要適中硬盤分類：

區(qū)分工作與私人

區(qū)分文檔的類型注：重要的文檔不要存在C盤；硬盤名稱、圖標(biāo)可更改。2文件夾分類文件夾分類：按文檔內(nèi)容分類按文檔性質(zhì)分類

文件夾管理技巧：

添加說明

更改圖標(biāo)

發(fā)送快捷方式到桌面2第二頁，共9頁。二、結(jié)構(gòu)1【文件夾結(jié)構(gòu)的邏輯】如何分類更利于文件管理哪種分類的先后順序更有利：先類別后年份，還是先年份后類別【文件夾數(shù)量與層級】數(shù)量不宜過多層級不宜過深【建立文件夾的結(jié)構(gòu)文檔】可使用tree命令來完成。具體方法：假設(shè)要建立E盤“工作文檔”文件夾的結(jié)構(gòu)文檔，則可以在系統(tǒng)的命令行模式下輸入：treeE:\工作文檔/f/a>E:\list.xls回車后就可在E盤生成一個名為list的Excel文件。也可生成txt文檔，將list.xls改為list.txt即可。233第三頁，共9頁。三、命名1文件名的格式文件名稱的要求：

清晰標(biāo)明文件的內(nèi)容，便于識別、引用與傳遞。文件名的格式：（序號）－單位－內(nèi)容－期間－（版本）－（注釋）例如：01逸凡偉業(yè)月度財務(wù)分析201305V1.02命名技巧批量重命名文件：在資源管理器中同時選擇幾個文件，接著按F2鍵，然后重命名這些文件中的一個，這樣所有被選擇的文件將會被重命名為新的文件名(在末尾處加上遞增的數(shù)字)。4第四頁，共9頁。四、整理1【按文檔性質(zhì)整理】臨時文件夾：待處理永久文件夾：已完成【定期整理】定期分類歸檔，將已處理文檔轉(zhuǎn)入已完成，將過期、不需要、重復(fù)的文檔刪除，或轉(zhuǎn)移至專門的文件夾存放【數(shù)據(jù)的遷移】IE收藏夾：XP系統(tǒng)默認(rèn)C:\DocumentsandSettings\用戶名\Favorites。如何遷移？…………桌面、我的文檔、下載：默認(rèn)在C盤，不安全。如何遷移？…………QQ記錄：系統(tǒng)重裝時RTX、QQ聊天記錄的備份、聊天記錄的漫游235第五頁，共9頁。五、搜索1【基本方法】按文件名搜索按包含的文字搜索【高級技巧】按日期、類型、大小搜索搜索未及時保存的臨時文檔：自動保存的文檔位置【文件夾內(nèi)快速定位】對于文件名開頭是英文的文件或文件夾，可以通過鍵盤快速敲擊文件名的前一兩個字母快速定位。236第六頁，共9頁。六、安全11【文件加密】設(shè)置打開密碼設(shè)置修改密碼【文件夾加密】Windows自帶的加密功能使用加密軟件：宏杰加密【文檔的發(fā)布】要發(fā)布的文檔最好使用PDF格式發(fā)布的文檔設(shè)置修改密碼237第七頁，共9頁。六、安全24【文檔備份】用光盤、移動硬盤備份多電腦備份【使用網(wǎng)盤】金山快盤優(yōu)點：不怕丟失，不怕誤刪，不怕被覆蓋，可找回歷史版本?？缙奖P共享，手機(jī)查看電腦文件，備份手機(jī)指定文件夾（如微信語音、QQ聊天記錄、語音）文件夾協(xié)作、部門文檔集中備份【其他】不顯示已知文件類型的文件后綴名，防止重