倉庫原始憑證處理規(guī)定倉庫各類單據(jù)與表格的保管制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔倉庫原始憑證處理規(guī)定目的原始憑證是財務(wù)核算的依據(jù)和基礎(chǔ)。為了正確、及時、清晰地反映倉庫各項(xiàng)業(yè)務(wù)的真實(shí)情況，保證財務(wù)核算的質(zhì)量，制定本規(guī)定。實(shí)施范圍所有經(jīng)倉庫辦理的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時，如收貨、退貨、領(lǐng)料、報損等，都必須取得相對應(yīng)的支持賬目更新的原始憑證。責(zé)任部門倉庫：各類原始憑證關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的操作執(zhí)行；原始憑證的整理、匯總、移交、歸檔。采購：協(xié)調(diào)供應(yīng)商開立信息完整，填寫清晰的“送貨單”。領(lǐng)料部門：按照規(guī)范填寫“領(lǐng)料單”或“物資借用單”財務(wù)：倉庫原始憑證的審核與工作指導(dǎo)。4.0原始憑證的種類4.1外來原始憑證：本司與外部單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時，從外部單位取得的原始憑證，如送貨單、收據(jù)、對賬單、發(fā)票等。4.2內(nèi)部原始憑證：本司內(nèi)部的部門或人員在辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時所填制的憑證。具體包括以下四種類別： 4.2.1一次憑證：指憑證的填制手續(xù)一次完成，用以記錄一項(xiàng)或若干項(xiàng)同類性質(zhì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證，如申購單、檢驗(yàn)單、入庫單、領(lǐng)料單等。 4.2.2累計(jì)憑證：在一張憑證中連續(xù)、累計(jì)填制在某一時期內(nèi)不斷重復(fù)發(fā)生而分次進(jìn)行的特定業(yè)務(wù)的具體情況，如收發(fā)存報表、盤點(diǎn)表、庫存明細(xì)表、員工勞保用品領(lǐng)用登記卡，工具卡、物料卡等。 4.2.3匯總原始憑證：為集中反映某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的總體情況并簡化記賬憑證的填制工作，往往將一定時期內(nèi)若干記錄同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證匯總編制成一張?jiān)紤{證，如入庫匯總表、（部門）領(lǐng)料匯總表等。 4.2.4記賬編制憑證：根據(jù)賬簿記錄而填制的原始憑證，如盤盈盤虧的入賬及報損、以舊換新物資的匯總及報損等。3.0原始憑證的填制要求3.1原始憑證的填寫必須按照憑證格式內(nèi)容根據(jù)實(shí)際情況詳細(xì)填寫，信息必須填寫齊全，不得遺漏，以確保原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實(shí)可靠、符合實(shí)際。3.2一式幾聯(lián)的原始憑證，必須用復(fù)寫紙?zhí)讓?，并連續(xù)編號，必須注明各聯(lián)的用途。作廢時必須注明“作廢”并簽名確認(rèn)，連同存根一起保留，不得撕毀。3.4經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，將批準(zhǔn)文件作為原始憑證附件。如批文需單獨(dú)歸檔，應(yīng)在憑證上注明批準(zhǔn)部門、批準(zhǔn)人、批準(zhǔn)日期和批文編號及附件存處地點(diǎn)。3.5對于多份原始憑證可以單獨(dú)裝訂保管，在匯總憑證上要注明附件另放和編號，同時在封面上注明原始憑證的名稱、編號、種類和日期及存放地點(diǎn)。3.6原始憑證要用藍(lán)色或黑色筆填寫，文字、數(shù)字書寫必須規(guī)范，容易辨識。3.7原始憑證不得隨意涂改。若填寫錯誤需要更正時，用紅線劃掉寫錯的文字或數(shù)字，，再將正確的數(shù)字或文字寫在劃線部分的上方，并由經(jīng)手人簽字確認(rèn)。4.0原始憑證的審核4.1原始憑證的審核內(nèi)容包括審核憑證對應(yīng)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和內(nèi)容是否填寫齊全，數(shù)字計(jì)算是否正確，手續(xù)是否完備，書寫是否清晰。4.2對填寫不正確、不完整、不符合財務(wù)要求的原始憑證，應(yīng)退回補(bǔ)填或更正；對偽造、涂改或經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不符合公司及財務(wù)制度的原始憑證，應(yīng)拒絕辦理業(yè)務(wù)。4.3原始憑證的傳遞應(yīng)根據(jù)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和流程及關(guān)聯(lián)部門的分工來確定，便于信息的處理和跟蹤，不得積壓和滯留。5.0原始憑證丟失的處理規(guī)定。5.1外來原始憑證丟失，經(jīng)手人必須立即上報。5.2內(nèi)部原始憑證丟失，經(jīng)手人必須立即協(xié)調(diào)相關(guān)部門及相關(guān)人員進(jìn)行妥善處理。6.0常見原始憑證的處理 6.1申購單 6.1.1“申購單”由物資需求者開出，一式三聯(lián)，按規(guī)定審批后，由物資需求者分別移交采購員和倉管員。 6.1.2倉管員在物資到貨時根據(jù)“申購單”驗(yàn)證“送貨單”所列物資是否為本司需要。 6.1.3收貨后，根據(jù)“送貨單”和”檢驗(yàn)單”入庫，打印“入庫單” 6.1.4倉管員將“申購單”、“送貨單”、“檢驗(yàn)單”和“入庫單”一起移交給相關(guān)的采購員。 6.2送貨單 6.2.1到貨時，倉管員核對“申購單”與“送貨單”信息是否一致。一致時通知檢驗(yàn)員到卸貨現(xiàn)場驗(yàn)收。 6.2.2到貨物資清點(diǎn)驗(yàn)收后，倉管員在“送貨單”上簽字確認(rèn)，并主動留置一聯(lián)作為本司倉庫入庫的憑證；將“送貨單”回單返還給送貨人員。 6.2.3檢驗(yàn)員根據(jù)實(shí)際到貨物資和“送貨單”開立“檢驗(yàn)單”。 6.2.4倉管員憑“申購單”、“送貨單”和“檢驗(yàn)單”進(jìn)行入庫并更新ERP數(shù)據(jù)并打印“入庫單”。 6.2.5倉管員將“申購單”、“送貨單”、“檢驗(yàn)單”和“入庫單”一起移交給相關(guān)的采購員。 6.3檢驗(yàn)單 6.3.1檢驗(yàn)員根據(jù)實(shí)際到貨物資和“送貨單”開立“檢驗(yàn)單“ 6.3.2倉庫入庫后，倉管員將“申購單”、“送貨單”、“檢驗(yàn)單”和“入庫單”一起移交給相關(guān)的采購員。 6.4入庫單 6.4.1倉管員憑“申購單”、“送貨單”和“檢驗(yàn)單”入庫并打印“入庫單”。 6.4.2倉管員將“申購單”、“送貨單”、“檢驗(yàn)單”和“入庫單”一起移交給相關(guān)的采購員。 6.5領(lǐng)料單 6.5.1各物資使用部門或使用者持符合填寫規(guī)范的整本“領(lǐng)料單”到倉庫領(lǐng)用物資。 6.5.2倉管員查驗(yàn)“領(lǐng)料單”：6.5.2.1對填寫不正確、不完整、不符合財務(wù)要求的“領(lǐng)料單”，應(yīng)退回補(bǔ)填或更正；6.5.2.2對偽造、涂改或經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不符合制度的“領(lǐng)料單”，應(yīng)拒絕辦理物資發(fā)放。 6.5.3倉管員在發(fā)放物資時，以“領(lǐng)料單”對照“物料卡”并以“物料卡”對照物資實(shí)物，無誤則核減領(lǐng)用數(shù)量并將物資下架轉(zhuǎn)移到發(fā)貨備料區(qū)。 6.5.4經(jīng)領(lǐng)料人查驗(yàn)無誤接收后，領(lǐng)料人簽字確認(rèn)“領(lǐng)料單”所列物資已領(lǐng)，倉管員簽名確認(rèn)物料已發(fā)放。 6.5.5倉管員憑已完成物資實(shí)物轉(zhuǎn)移的“領(lǐng)料單”進(jìn)行ERP數(shù)據(jù)的更新。 6.5.6設(shè)備部人員領(lǐng)用設(shè)備零配件必須注明所領(lǐng)用零配件的用途即更換哪臺設(shè)備的零配件；領(lǐng)用時必須交舊領(lǐng)新。 6.6物料卡 6.6.1倉管員在辦理物料入庫時按《物料卡規(guī)范》建卡。 6.6.2以后在每一次的物料數(shù)據(jù)發(fā)生變動時都必須按相對應(yīng)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)方向做卡存數(shù)量的增加或減少。 6.6.3“物料卡”必須隨物資一同在庫保管，不得損毀和丟棄；物資領(lǐng)用后庫存=0時或該物資停止采購，其“物料卡”必須留存并歸檔，且保留12個月。 6.7入庫匯總表 6.7.1倉管員在每次的到貨收貨后，在ERP錄入后，可以用Excel按供應(yīng)商，到貨日期，到貨物資明細(xì)做物資“入庫匯總表”。 6.7.2“入庫匯總表”按月進(jìn)行匯總，財務(wù)周期月末結(jié)算時封檔。 6.7.3“入庫匯總表”根據(jù)財務(wù)需要進(jìn)行對口發(fā)送。 6.8出庫匯總表 6.8.1倉管員在每次的物資出庫后，在ERP錄入后，可以用Excel按領(lǐng)用班組或個人，領(lǐng)用日期，領(lǐng)用物資明細(xì)做物資“出庫匯總表”。 6.8.2“出庫匯總表”按月進(jìn)行匯總，財務(wù)周期月末結(jié)算時封檔。 6.8.3“出庫匯總表”根據(jù)財務(wù)需要進(jìn)行對口發(fā)送。 6.9庫存明細(xì)表 6.9.1在每個財務(wù)周期的月末倉庫都必須打印出截止到財務(wù)周期月末下班前的庫存物資明細(xì)表。 6.9.2倉庫會同財務(wù)按照庫存物資明細(xì)表對在庫物資進(jìn)行盤點(diǎn)。 6.9.3盤點(diǎn)后倉庫在庫物資數(shù)量與ERP系統(tǒng)數(shù)量有差異的，倉管員負(fù)責(zé)制作“盤點(diǎn)報告”，詳細(xì)說明差異產(chǎn)生的原因及責(zé)任人，上報公司總經(jīng)理和財務(wù)請示處理意見。 6.9.4倉庫按照批示執(zhí)行實(shí)物及賬務(wù)的處理。在未接到批示的，倉庫不得做任何實(shí)物及賬務(wù)的處理。 6.9.5庫存明細(xì)表和盤點(diǎn)報告及批文做為原始憑證留置存檔。6.10員工勞保用品領(lǐng)用登記卡 6.10.1倉庫為每位員工或每個班組建立“勞保用品領(lǐng)用登記卡”。 6.10.2員工在領(lǐng)用勞保用品時，倉管員在此卡上登記領(lǐng)用，有領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。當(dāng)領(lǐng)用數(shù)量超出限額時，按月上報到人事部做工資和績效考核記錄。 6.10.4員工在職期間“勞保用品領(lǐng)用登記卡”做為原始憑證由倉庫保管；員工離職時與該員工的離職單一起移交給人事部。 6.11員工工具卡、班組工具卡 6.11.1員工入職后參加特定崗位工作需要領(lǐng)用崗位生產(chǎn)作業(yè)專用工具的，其所在部門開立“領(lǐng)料單“到倉庫領(lǐng)取工具，倉庫為其建立“**工具卡”，做為工具領(lǐng)用憑證。 6.11.2倉庫對領(lǐng)用工具的員工登記“**工具卡”，并有領(lǐng)用人簽名確認(rèn)領(lǐng)用記錄，倉管員確認(rèn)發(fā)放記錄。 6.11.3后續(xù)的工具領(lǐng)用憑“領(lǐng)料單”到倉庫按以舊換新方式領(lǐng)取其崗位專用工具，倉庫登記領(lǐng)用明細(xì)。 6.11.4員工在辦理離職手續(xù)時，倉庫可以提供“員工工具卡”，其所在班組的班組長按其在班組的工具領(lǐng)用記錄和倉庫的領(lǐng)用記錄回收其在職期間領(lǐng)用和保管的工具，由班組長按實(shí)記錄移交的工具數(shù)量或工具缺失數(shù)量并簽字，且由離職者簽名確認(rèn)。 6.11.5“員工工具卡”隨離職單一同移交人事部。（由人事部確定考核項(xiàng)目及額度）。 6.12部門（工段、班組）領(lǐng)料匯總表 6.12.1倉庫對各個部門的領(lǐng)料信息按照：主要材料、輔助材料、勞保用品（含清潔用品）、及其他分別登記“領(lǐng)料匯總表”。 6.12.3設(shè)備部的領(lǐng)料按照設(shè)備零配件、勞保用品（含清潔用品）及其他分別登記“領(lǐng)料匯總表”。 6.12.4“部門領(lǐng)料匯總表”按月上報財務(wù)。 6.13工具（物資）借用登記表 6.13.1按倉庫管理制度規(guī)定，原則上不能借用非工具類物資，非工具類物資。如遇特殊情況必須先使用物資后補(bǔ)開“領(lǐng)料單”的，倉管員必須登記“物資借用單”并由倉管員和領(lǐng)用人共同簽字確認(rèn)。 6.13.2“工具借用登記表”內(nèi)所指的工具是單位價值較高、使用頻率低、不方便個人保管的工具，必須在“工具借用登記表”內(nèi)登記，并由倉管員和工具借用人共同簽字確認(rèn)借用事實(shí)的發(fā)生。 6.13.3借用的工具歸還后，倉管員必須對所歸還的工具進(jìn)行檢查和驗(yàn)收并與工具歸還者共同在“工具借用登記表”上確認(rèn)歸還事實(shí)。 6.14呆滯物資處理申請表 6.14.1呆滯物資是指：長期閑置的物資。 6.14.2呆滯物資不能為公司創(chuàng)造利潤且占用庫容，倉庫必須及時申報并請示處理意見。待審批后，倉庫根據(jù)批示的意見做相應(yīng)的處理：實(shí)物的處理和賬務(wù)的處置。 6.15廢舊物資處理申請表 6.15.1廢舊物資是指：以舊換新退回倉庫的物資，經(jīng)分揀、拆解、維修后，確定為不能再次使用和利用的物資。 6.15.2廢舊物資必須建立“廢舊物資登記表”注明物資來源、品種、數(shù)量、交舊人員，倉庫經(jīng)手人。倉管員定期根據(jù)“廢舊物資登記表”制作“廢舊物資處理申請表”呈報總經(jīng)理和財務(wù)進(jìn)行審批。 6.15.3倉庫根據(jù)批示意見進(jìn)行相應(yīng)的處理。 6.16盤點(diǎn)表 6.15.1倉庫按照財務(wù)規(guī)定和倉庫制度進(jìn)行定期盤點(diǎn)，盤點(diǎn)記錄形成“盤點(diǎn)表”。 6.15.2盤點(diǎn)表做為倉庫盤點(diǎn)憑證，必須按月逐一留置歸檔不得遺失。 6.15.3定期將“盤點(diǎn)表”上交財務(wù)。 6.17不合格物資評審單 6.17.1到貨物資不合格時，由品管部檢驗(yàn)員根據(jù)到貨物資的實(shí)際檢驗(yàn)結(jié)果如實(shí)記錄“不合格物資評審單”，分別移交倉庫和采購各一份。 6.17.2倉庫根據(jù)品管部給定的處理意見和采購員與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)的結(jié)果進(jìn)行該物資處理。 6.17.3“不合格物資評審單”做為到貨物資入庫后與供應(yīng)商結(jié)算的原始憑證，倉庫必須妥善保管不得遺失和損毀。 6.17.4“不合格物資評審單”做為“退貨單”的附件隨“退貨單”一起生效。 6.17.5退貨完成后，倉庫留置一份“退貨單”復(fù)印件，并將原件移交給采購員做為結(jié)算憑證。 6.18退貨單 6.18.1采購到貨的物資，在未入庫時，經(jīng)品管部檢驗(yàn)確定為不合格的，倉庫不進(jìn)行入庫，待后期處理結(jié)果明確時再入庫。 6.18.2已經(jīng)入庫的物資因某種原因判定為不合格時，品管部出具“不合格物資評審單”。 6.18.3倉庫接到“不合格物資評審單”時，倉庫對準(zhǔn)備退貨的物資實(shí)行隔離隔離，登記數(shù)量，隨時準(zhǔn)備退貨。 6.18.4退貨時，“退貨單”必須由退貨物資接收人（供應(yīng)商或承運(yùn)商經(jīng)辦人員）簽字確認(rèn)，并把復(fù)印件交退貨物資接收人帶回。 6.18.5倉庫留置“退貨單”復(fù)印件一份，把“退貨單”原件交采購員做為與供應(yīng)商結(jié)算的原始憑證。 6.19化學(xué)品在庫清單 6.19.1鑒于化學(xué)品本身的倉儲特點(diǎn)，公司級倉庫必須對化學(xué)品實(shí)行嚴(yán)格的庫存管理模式。 6.19.2必須對化學(xué)品建立“化學(xué)品在庫清單”，詳細(xì)記錄在庫化學(xué)品的品種屬性信息及在庫數(shù)量。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔題目：倉庫作業(yè)異常情況處理程序編碼：GMPC-CC-020制訂：日期：審核：日期：批準(zhǔn)：日期：生效日期：頒發(fā)部門：倉儲部分發(fā)部門：生產(chǎn)部、品管部1.目的：建立倉庫物料收發(fā)存中異常情況處理規(guī)程，及時處理異常情況，保證物料管理符合生產(chǎn)和質(zhì)量管理要求。2.適用范圍：倉庫接收、發(fā)放、貯存物料過程中發(fā)生的異常情況：如外包裝破損、短少、臺風(fēng)、暴雨、停電、設(shè)備故障等異常情況的處理。3.責(zé)任：倉管員、倉庫負(fù)責(zé)人和質(zhì)量部QA負(fù)責(zé)人對本規(guī)程實(shí)施負(fù)責(zé)。4.規(guī)程：4.1異常情況的報告4.1.1由設(shè)備、設(shè)施故障引起的異常情況，（不會影響貯存物料的質(zhì)量），應(yīng)經(jīng)倉管員確認(rèn)倉庫人員無法處理或排除時，應(yīng)及時報告設(shè)備部管理人員。否則除報告設(shè)備部外，還應(yīng)報告質(zhì)量部。4.1.2因送料車間或單位的物料的內(nèi)外包裝的質(zhì)量異常（未對物料的質(zhì)量造成影響）時，有倉管員報告?zhèn)}庫負(fù)責(zé)人，否則還應(yīng)報告質(zhì)量部。4.1.3因倉管員人為造成的質(zhì)量事故時，應(yīng)由倉管員報告?zhèn)}庫負(fù)責(zé)人，然后報告質(zhì)量部。4.2各種異常情況及處理方法異常情況分類異常情況處理方法物料接收購入物料接收原