航運(yùn)公司sms內(nèi)審員培訓(xùn) 之 體系的建立、運(yùn)行與完善課件

體系的建立、運(yùn)行與完善目錄一、課題引入二、SMS涵義三、SMS建立1、建立準(zhǔn)備2、現(xiàn)狀評(píng)估3、體系設(shè)計(jì)4、文件編制四、SMS運(yùn)行1、運(yùn)行準(zhǔn)備2、內(nèi)審、評(píng)價(jià)和復(fù)查五、體系認(rèn)證六、體系的保持和完善

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一、課題引入昨天課程的回憶及其重要性現(xiàn)實(shí)規(guī)那么實(shí)施應(yīng)用效果不理想的根本原因①最高領(lǐng)導(dǎo)層的不重視；②體系建立之初的不調(diào)查、不推敲的態(tài)度；③對(duì)體系的意識(shí)模糊，不知道如何建立；上述原因造成的結(jié)果〔從誕生開(kāi)始就在主導(dǎo)思想和運(yùn)行模式上發(fā)生了質(zhì)變〕如何改變現(xiàn)狀，引入今天課題?體系的建立、運(yùn)行與完善?〔可以這樣說(shuō)規(guī)那么如是數(shù)學(xué)公式，那我們今天就是對(duì)公式的應(yīng)用?！扯?、平安管理體系涵義〔一〕定義：平安管理體系是指能夠使公司人員有效實(shí)施公司平安和環(huán)境保護(hù)方針的結(jié)構(gòu)化和文件化的體系〔規(guī)那么的解釋〕平安管理體系--SMS--SAFETYMANAGEMENTSYSTEM1〕、目標(biāo)：很明確，就是通過(guò)平安管理體系的實(shí)施來(lái)到達(dá)公司平安和環(huán)境保護(hù)方針的實(shí)現(xiàn)。2〕、根底：運(yùn)行之前首先要建立結(jié)構(gòu)化和文件化的體系。5平安管理體系涵義〔二〕文件化是體系的表現(xiàn)形式，也就是體系是以文件的形式表現(xiàn)出來(lái)。表現(xiàn)內(nèi)容包括公司制度要求、活動(dòng)程序、操作須知、紅頭文件與活動(dòng)記錄。結(jié)構(gòu)化包括①文件結(jié)構(gòu)化〔也就是體系文件的組成，公司要設(shè)計(jì)〕；②組織機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)化〔公司要設(shè)置能保證日常營(yíng)運(yùn)與管理的足夠和適合的部門、崗位〕；③職能分配結(jié)構(gòu)化〔明確各崗位之間的職責(zé)與相互關(guān)系，防止工作的推諉并保證工作的順暢〕。④確保對(duì)文件化體系所規(guī)定的程序和操作須知的落實(shí)。平安管理體系涵義〔二〕組成：組織機(jī)構(gòu)、責(zé)任、程序、過(guò)程和資源所組成?！矎?qiáng)調(diào)的是這些要素的有機(jī)整體，缺一都將是體系無(wú)法有序有效開(kāi)展〕組織機(jī)構(gòu)：指公司為實(shí)施平安和環(huán)保方針、保證其平安運(yùn)輸生產(chǎn)而設(shè)置的職能部門及所轄船舶，并具有明確的責(zé)任權(quán)力和相互關(guān)系。責(zé)任：指各級(jí)人員、各崗位的職責(zé)和相互關(guān)系。程序：為完成某項(xiàng)活動(dòng)所規(guī)定的途徑。過(guò)程：將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的一組相關(guān)的資源和活動(dòng)。船舶運(yùn)輸過(guò)程是指從運(yùn)輸市場(chǎng)調(diào)研、攬貨、組織運(yùn)輸、運(yùn)費(fèi)結(jié)算等相關(guān)的資源和活動(dòng)。資源：SMS的必要條件，是提供滿足NSM規(guī)那么的客觀根底。資源可包括人才資源和專業(yè)技能、資金、裝置、設(shè)備、技術(shù)、軟件、信息、方法等。每個(gè)公司建立和實(shí)施的SMS，資源必須得到有力的保證。7平安管理體系涵義〔三〕文件化體系應(yīng)具備的特性1〕、符合性：這是根底，在規(guī)那么就明確，平安管理體系應(yīng)當(dāng)保證①符合強(qiáng)制性規(guī)定及規(guī)那么；②對(duì)國(guó)際海事組織、主管機(jī)關(guān)、船級(jí)社和海運(yùn)行業(yè)組織所建議的適用的規(guī)那么、指南和標(biāo)準(zhǔn)予以考慮。解釋：強(qiáng)制性規(guī)定及規(guī)那么必須符合，還應(yīng)確保跟進(jìn)；相關(guān)建議可有選擇性地采用即適用于公司船舶特點(diǎn)的?！踩鐕?guó)際海運(yùn)固體散裝貨物規(guī)那么〕2〕、充分性：每項(xiàng)活動(dòng)要求描述的充分、到位、易懂〔描述原那么5w1h〕及對(duì)公司船舶管理所涉及的活動(dòng)的全覆蓋。8平安管理體系涵義〔四〕文件化體系應(yīng)具備的特性3〕、適宜性和可操作性：◆體系文件的規(guī)定在符合性的根底之上應(yīng)充分考慮公司組織機(jī)構(gòu)、人員配備、日常管理模式、船種、營(yíng)運(yùn)、地區(qū)等特點(diǎn)，〔舉例主機(jī)維護(hù)和航前檢查〕；◆體系運(yùn)行的根本目的不是為了體系而實(shí)施體系，而是對(duì)船舶的平安管理具備實(shí)效性，最終到達(dá)平安和防污染管理的目標(biāo)；◆這點(diǎn)可能也是我們目前多數(shù)運(yùn)行體系的公司所存在的普遍問(wèn)題，即體系的適宜性和可操作性差，也是我們目前體系推進(jìn)的最大屏障。9平安管理體系涵義〔五〕文件化體系應(yīng)具備的特性4〕、閉環(huán)、動(dòng)態(tài)、自我調(diào)整：這是體系的運(yùn)行方式，即PDCA模式PDCA循環(huán)又叫戴明環(huán)，是美國(guó)質(zhì)量管理專家戴明博士提出的，它是全面質(zhì)量管理所應(yīng)遵循的科學(xué)程序。其特點(diǎn)是不停頓地周而復(fù)始地運(yùn)轉(zhuǎn)的?！渤鍪緢D形講解體系運(yùn)行特點(diǎn)的實(shí)現(xiàn)〕平安管理體系涵義〔六〕運(yùn)行方式：PDCA模式

ActPlanCheckDo持續(xù)改進(jìn)目標(biāo)到達(dá)更高管理水平變化的目標(biāo)企業(yè)獲得永續(xù)經(jīng)營(yíng)時(shí)機(jī)11平安管理體系涵義〔七〕PDCA循環(huán)P〔Plan〕---方案。包括方針和目標(biāo)確實(shí)定以及活動(dòng)方案的制定；分析現(xiàn)狀找出問(wèn)題制定對(duì)策。D〔do〕---執(zhí)行，實(shí)地去做，實(shí)現(xiàn)方案中的內(nèi)容閉關(guān)記錄執(zhí)行結(jié)果。C〔cheek〕---檢查，總結(jié)執(zhí)行方案的結(jié)果，注意效果，找出問(wèn)題；日常工作的檢查和指標(biāo)、措施完成的定期驗(yàn)證。A〔action〕---行動(dòng)〔糾正〕，對(duì)總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理?！ら]環(huán)的實(shí)現(xiàn)〔通過(guò)方案、執(zhí)行、檢查、行動(dòng)等環(huán)節(jié)來(lái)保證〕分類〔年度工作閉環(huán)、活開(kāi)工程閉環(huán)、具體不符合閉環(huán)〕12平安管理體系涵義〔八〕建立體系的根本要求：1〕、滿足規(guī)那么規(guī)定的功能要求；〔出示規(guī)定〕2〕、強(qiáng)調(diào)管理優(yōu)化〔機(jī)構(gòu)、程序、操作優(yōu)化〕；3〕、強(qiáng)調(diào)預(yù)防為主〔評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，做好防范〕；4〕、強(qiáng)調(diào)過(guò)程控制〔過(guò)程決定結(jié)果〕；5〕、強(qiáng)調(diào)軟硬件結(jié)合；〔至上而下的平安理念、行之有效的文件、良好的管理模式與文化氣氛、有效的溝通方式、通暢的信息獲取途徑、提高管理技能的參考文獻(xiàn)、科學(xué)化管理的軟件等，這些都是體系有效運(yùn)行的條件〕13平安管理體系涵義〔九〕實(shí)施平安管理體系的效益〔前提、目的〕1〕、通過(guò)閉環(huán)管理，防止了各項(xiàng)平安活動(dòng)環(huán)節(jié)的脫節(jié)；2〕、通過(guò)不斷分析、調(diào)查、措施的制定，優(yōu)化了公司的管理模式，提高了員工的管理技能；3〕、通過(guò)臺(tái)賬的建立，能使管理更加系統(tǒng)化、直觀化，保證工作的持續(xù)跟進(jìn)；4〕、通過(guò)平安管理，保證了船舶和設(shè)備平安運(yùn)行的概率，也從客觀上節(jié)約了本錢、提高了船舶的航行、增加了效益；〔舉例〕5〕、通過(guò)職責(zé)的明確分配，保證公司各部門及崗位各司其職，防止了工作的推諉與扯皮，確保工作的效益與責(zé)任追究；〔例岸基機(jī)構(gòu)現(xiàn)狀與船舶配員〕6〕、公司船舶營(yíng)運(yùn)的平安性提高，樹(shù)立了公司良好的外部形象，增加攬貨機(jī)率，提高銀行對(duì)公司的貸款概率、降低保險(xiǎn)公司對(duì)船舶的保費(fèi)；7〕、最重要的是通過(guò)體系的持續(xù)有效運(yùn)行，促使公司管理人員在潛移默化中會(huì)注入平安管理理念，逐漸變平安管理為自覺(jué)性，在全公司樹(shù)立了管理氣氛。14平安管理體系涵義〔十〕規(guī)那么條款之間的相互關(guān)系目的：了解各條款之間的相互關(guān)系，以便對(duì)體系的建立有個(gè)初步構(gòu)思。為形象化，以圖示說(shuō)明平安/環(huán)保方針和目標(biāo)

1.2.37108管理支持平安操作度量和改進(jìn)外部壓力13/1416其是一個(gè)金字塔的形狀，目標(biāo)為最上，越下為越根底的工作，也就是目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)需要許多前期的工作得以支撐1〕、首先我們確立平安、環(huán)保方針與目標(biāo)；〔靈魂〕2〕、建立管理支持，也就是結(jié)構(gòu)化的根底，包括體系的功能要求、公司的責(zé)任與權(quán)力、船長(zhǎng)的責(zé)任與權(quán)力、資源與人員、培訓(xùn)支持、文件建立；3〕、建立操作須知，實(shí)施平安操作，包括關(guān)鍵性操作、應(yīng)急、維護(hù)；4〕、在運(yùn)行操作中，通過(guò)指定人員監(jiān)控、船長(zhǎng)核查與復(fù)查來(lái)發(fā)現(xiàn)文件和活動(dòng)的不符合，當(dāng)然我們也通過(guò)內(nèi)部審核來(lái)進(jìn)行度量；5〕、最后根據(jù)不符合原因分析、有效性評(píng)價(jià)和管理復(fù)查來(lái)進(jìn)行改進(jìn)，最終到達(dá)平安和環(huán)保目標(biāo)。17

三、體系的建立授課的原因：1〕、體系建立現(xiàn)狀分析；2〕、只有熟悉了體系建立的過(guò)程、體系的組成、建立體系應(yīng)考慮的環(huán)節(jié)，才能在今后的體系管理中去不斷地發(fā)現(xiàn)公司體系的缺乏，修正體系，到達(dá)不斷完善的功能，否那么可能連如何查找毛病從哪里下手都不知所云；3〕、能幫助大家對(duì)體系建立過(guò)程有個(gè)系統(tǒng)性地認(rèn)識(shí)并能幫助大家如何構(gòu)思體系的建立，不斷提高大家的管理水平與技能?？赡艿耐七M(jìn)時(shí)間表〔一〕順序推進(jìn)階段工作內(nèi)容所需時(shí)間第一階段動(dòng)員培訓(xùn)1.專門工作班子組建；2.高層領(lǐng)導(dǎo)及專門工作班子培訓(xùn)；3.實(shí)施人體動(dòng)員和分層次培訓(xùn)4.編制推進(jìn)計(jì)劃；5.編寫(xiě)培訓(xùn)教材。半個(gè)月第二階段現(xiàn)狀調(diào)查1.機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能調(diào)查；2.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)調(diào)查；3.工作標(biāo)準(zhǔn)、須知調(diào)查；4.各類記錄、報(bào)表調(diào)查；5.各類事故調(diào)查。1個(gè)月第三階段體系設(shè)計(jì)1.診斷；2.展開(kāi)SMS要素；3.職能分配；4.完善安全管理組織；5.確定。1個(gè)月19可能的推進(jìn)時(shí)間表〔二〕順序推進(jìn)階段工作內(nèi)容所需時(shí)間第四階段文件編寫(xiě)1.文件編寫(xiě)計(jì)劃制定；2.編寫(xiě)人員培訓(xùn)3.文件的編寫(xiě)、修改、審核、批準(zhǔn)、打印、校對(duì)、制作和發(fā)放。3個(gè)月第五階段體系運(yùn)行1.內(nèi)審計(jì)劃及實(shí)施；2.糾正措施落實(shí)；3.有效性評(píng)價(jià)和復(fù)查；4.記錄的完善和文件的調(diào)整。3個(gè)月第六階段外審認(rèn)證1.體系有效運(yùn)行；2.外審認(rèn)證準(zhǔn)備；3.外審認(rèn)證及獲得“符合證明”（DOC）2個(gè)月第七階段體系保持1.體系完善；2.人員培訓(xùn)。長(zhǎng)期第二階段.現(xiàn)狀調(diào)查評(píng)估目的方法范圍和內(nèi)容評(píng)估報(bào)告

21第二階段現(xiàn)狀調(diào)查〔一〕現(xiàn)狀調(diào)查的目的對(duì)公司運(yùn)行現(xiàn)狀進(jìn)行全面了解、掌握并作出正確評(píng)價(jià)，按NSM規(guī)那么的要求找出差距和薄弱環(huán)節(jié)，以便建立新的、適合本公司情況，并滿足NSM規(guī)那么要求的平安管理體系?！?shí)際體系公司建立現(xiàn)狀：①未充分進(jìn)行現(xiàn)狀調(diào)查；②根本未調(diào)查；③根本不知道如何調(diào)查，而只是采用照搬主義；結(jié)果使公司體系與日常的工作制度未有效結(jié)合，各行其事，兩套管理要求和工作程序并走，違背了規(guī)那么實(shí)施的精神，這在許多大的公司都存在，所以現(xiàn)狀調(diào)查至關(guān)重要。22第二階段現(xiàn)狀調(diào)查〔二〕現(xiàn)狀調(diào)查的方法：1〕、自上而下和自下而上的方法2〕、正向和逆向的方法3〕、運(yùn)用80～20分配方法——二八法那么4〕、走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)的方法5〕、比照分析：〔條件：熟悉規(guī)那么的要素，了解公司日常的運(yùn)作模式〕體系情況分析組織結(jié)構(gòu)分析船舶營(yíng)運(yùn)特點(diǎn)分析管理、技術(shù)和操作人員組成、結(jié)構(gòu)及水平狀況分析船舶和設(shè)備運(yùn)行狀況符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)以及管理標(biāo)準(zhǔn)情況分析不符合規(guī)定情況、事故和險(xiǎn)情分析管理根底工作情況分析23第二階段現(xiàn)狀調(diào)查〔三〕調(diào)查的范圍：1〕、機(jī)構(gòu)設(shè)置調(diào)查2〕、職能調(diào)查3〕、工作須知調(diào)查4〕、各類原始記錄調(diào)查5〕、各類報(bào)表調(diào)查6〕、強(qiáng)制性法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、建議采納7〕、軟硬件資源的配備8〕、已發(fā)生事故、發(fā)現(xiàn)的重大隱患的原因及處理調(diào)查公司現(xiàn)行安全管理機(jī)構(gòu)設(shè)置方框圖按SMS要素建議性設(shè)置方框圖備注平安管理機(jī)構(gòu)設(shè)置調(diào)查表內(nèi)容：現(xiàn)行機(jī)構(gòu)設(shè)置情況、人員編制情況是否需要調(diào)整。1、機(jī)構(gòu)設(shè)置調(diào)查內(nèi)容：職能名稱、管理內(nèi)容、職能負(fù)責(zé)部門及其他部門在職分工方面是否有交叉、是否分配給適宜的人選。平安管理職能調(diào)查表序號(hào)安全管理職能名稱主管部門/相關(guān)部門安全管理內(nèi)容備注2、平安管理職能調(diào)查263、工作程序、須知調(diào)查內(nèi)容：已開(kāi)展的工作須知、程序〔制度、模式〕流程是否順暢，是否成效，各工作環(huán)節(jié)要求是否符合到位，尚需建立哪些工作須知與程序？

工作須知〔工作程序〕調(diào)查表序號(hào)工作項(xiàng)目操作模式符合性有效性改進(jìn)建議

內(nèi)容：原始記錄名稱、適用活動(dòng)、存放地點(diǎn)、保存期限、記錄要求、尚需建立哪些。主查記錄的完整性、系統(tǒng)性、可操作性。各類平安記錄調(diào)查表4、各類原始記錄調(diào)查序號(hào)記錄名稱適用活動(dòng)記錄人要求滿足性改進(jìn)建議尚需建立

內(nèi)容：報(bào)表名稱、適用范圍、報(bào)送內(nèi)容、報(bào)往何處、報(bào)送周期尚需建立哪些。序號(hào)報(bào)表名稱報(bào)送內(nèi)容報(bào)往何處分類年報(bào)季報(bào)月報(bào)周報(bào)日?qǐng)?bào)采納/修正各類報(bào)表調(diào)查表5、各類報(bào)表調(diào)查296、強(qiáng)制性法律、法規(guī)及建議內(nèi)容：通用的法律法規(guī)、適合公司船種航線貨載的法規(guī)、主管部門行業(yè)建議的標(biāo)準(zhǔn)等采納程度。序號(hào)文件名稱發(fā)布單位文件編號(hào)生效日期適用范圍通用性適合公司特性

307、軟硬件資源配備調(diào)查

內(nèi)容：現(xiàn)有的設(shè)備等資源是否在船舶各環(huán)節(jié)管理中起到應(yīng)有效果，是否需要更新，或置辦新的設(shè)備與軟件。序號(hào)資源名稱作用現(xiàn)有數(shù)量數(shù)量是否充足是否需要更新

318、已發(fā)生事故、險(xiǎn)情的原因及處理調(diào)查目的：理清公司在日常管理和應(yīng)急反響及處理中的缺乏，并加以改正。序號(hào)事故性質(zhì)/重大隱患船舶原因反應(yīng)與處理改正建議

32第二階段現(xiàn)狀調(diào)查〔四〕評(píng)估報(bào)告1、評(píng)估報(bào)告的作用1〕為建立平安管理體系，進(jìn)行體系設(shè)計(jì)提供真實(shí)、可靠的依據(jù)；2〕是公司高層領(lǐng)導(dǎo)清醒地認(rèn)識(shí)自身，下定決心，做出決策的根由。2、評(píng)估報(bào)告的要求1〕注意用數(shù)據(jù)說(shuō)話，匯總比照分析的記錄、信息及資料2〕提供的客觀事實(shí)，要具有可追溯性3〕明確比照要素的重要度以及現(xiàn)有平安和防污染管理開(kāi)展的深度和廣度4〕注意發(fā)動(dòng)相關(guān)職能部門的人員共同參與，以便于解決接口問(wèn)題5〕注意發(fā)揚(yáng)管理民主，廣泛吸收各方意見(jiàn)和建議等定義：指為平安管理和SMS要素?cái)M定具體目標(biāo)和要求，分配細(xì)化管理職能，落實(shí)職責(zé)和職權(quán)，并籌劃、編制公司平安管理體系的根本框架結(jié)構(gòu)和文件組成方案，著手制定和解決建立體系須解決的有關(guān)問(wèn)題。其根底是要在符合強(qiáng)制性規(guī)那么、規(guī)定的根底上，盡量圍繞現(xiàn)狀調(diào)查結(jié)果，對(duì)日常行之有效的習(xí)慣做法應(yīng)予以保存或加以改進(jìn)第三階段體系設(shè)計(jì)〔一〕指導(dǎo)思想：最好、最實(shí)際?！仓灰艿竭_(dá)要求，講究語(yǔ)言描述、過(guò)程簡(jiǎn)潔明了〕核心：分析實(shí)現(xiàn)體系功能的過(guò)程網(wǎng)絡(luò)及其接口?！仓v究環(huán)節(jié)的銜接、閉環(huán)〕本卷須知：要注重先進(jìn)性和可行性強(qiáng)調(diào)實(shí)用、有效，不搞形式化要注重技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析要注重系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性體系設(shè)計(jì)〔二〕體系設(shè)計(jì)〔三〕內(nèi)容：診斷展開(kāi)SMS要素職能分配確定公司平安和環(huán)保方針平安管理組織結(jié)構(gòu)確實(shí)定平安管理體系文件結(jié)構(gòu)確實(shí)定·定義：指對(duì)SMS要求逐級(jí)展開(kāi)、分解、細(xì)化為各項(xiàng)平安和防止污染活動(dòng)，并對(duì)各處室進(jìn)行職責(zé)和職權(quán)分配?！踩说囊蛩刎灤┱麄€(gè)活動(dòng)，確定是文件編寫(xiě)的前提〕·原那么：緊靠目標(biāo)閉環(huán)管理滿足要素對(duì)應(yīng)機(jī)構(gòu)主責(zé)守一界面清晰職能分配〔一〕職能分配表〔舉例〕說(shuō)明：主管部門或主管領(lǐng)導(dǎo)

相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)條款號(hào)體系要求總經(jīng)理副總經(jīng)指定人員體系辦海務(wù)機(jī)務(wù)人事運(yùn)務(wù)船舶1總則2安全和環(huán)境保護(hù)方針3公司的責(zé)任和權(quán)力4指定人員5船長(zhǎng)的責(zé)任和權(quán)力6資源和人員7船上操作方案的制定8應(yīng)急準(zhǔn)備9不符合規(guī)定情況/事故/險(xiǎn)情報(bào)告10船舶和設(shè)備的維護(hù)11文件

12內(nèi)審、有效性評(píng)價(jià)和復(fù)查第四階段平安管理體系文件的編寫(xiě)

1SMS文件結(jié)構(gòu)2SMS文件的根本要求3體系文件編寫(xiě)要求4文件編寫(xiě)的主要工作5平安管理手冊(cè)的編寫(xiě)6程序文件的編寫(xiě)7須知的編寫(xiě)8平安管理記錄的編制9體系文件接口分析和接口方式確實(shí)定39

體系文件編寫(xiě)的前提做好了公司現(xiàn)狀的調(diào)查；領(lǐng)會(huì)了體系編寫(xiě)的指導(dǎo)思想；明確了職能的分配工作；熟悉了SMS文件結(jié)構(gòu)的構(gòu)成、作用和要求；明確了公司文件的格式和描述風(fēng)格；相關(guān)編寫(xiě)人員已進(jìn)行培訓(xùn)領(lǐng)會(huì)了規(guī)那么的精神與條款要素，并具備一定的編寫(xiě)能力；制定了編寫(xiě)方案，明確文件評(píng)審、簽發(fā)工作。SMS文件的結(jié)構(gòu)〔1〕

SMS文件結(jié)構(gòu)圖：平安管理手冊(cè)程序文件操作須知根底文件，公司其他有關(guān)管理文件按制定的平安和環(huán)保方針、目標(biāo)以及NSM規(guī)那么描述本公司的平安管理體系描述為實(shí)施平安管理體系要素所涉及的各部門的活動(dòng)詳細(xì)的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)文件內(nèi)容SMS文件的結(jié)構(gòu)〔2〕

SMS文件結(jié)構(gòu)圖：平安管理手冊(cè)程序文件操作須知根底文件，公司其他有關(guān)管理文件why

為什么who、what、when、where誰(shuí)、做什么、何時(shí)、何地how怎么做文件內(nèi)容SMS文件的結(jié)構(gòu)〔2〕

平安管理手冊(cè)：它是總體描述和實(shí)施SMS的綱領(lǐng)性文件，是SMS最高層次的文件，是總體立法。(概括性強(qiáng)〕程序文件：它是針對(duì)SMS中每一平安管理要素，規(guī)定公司船岸各級(jí)機(jī)構(gòu)應(yīng)該進(jìn)行的平安管理活動(dòng)和開(kāi)展平安管理活動(dòng)的方法，是平安管理手冊(cè)的進(jìn)一步展開(kāi)和補(bǔ)充。操作須知：它是各項(xiàng)具體的平安和防污染操作活動(dòng)的指導(dǎo)書(shū)，是對(duì)平安管理程序文件的展開(kāi)和補(bǔ)充。注：以上三個(gè)層次文件中，下層文件不應(yīng)與上一層次文件的內(nèi)容相矛盾，下一層文件更具體、更詳細(xì)，同時(shí)文件層次越高，相對(duì)而言越穩(wěn)定。反之，越會(huì)經(jīng)常隨著船舶營(yíng)運(yùn)、技術(shù)和管理的變化而變化。〔文件的相互作用，目標(biāo)的穩(wěn)定與運(yùn)行思路的轉(zhuǎn)變〕43

SMS文件的作用與要求文件的作用：1〕編制和使用SMS文件是動(dòng)態(tài)增值的過(guò)程〔經(jīng)驗(yàn)的積累，管理價(jià)值提升〕2〕SMS文件提供平安管理體系存在的根底和審核依據(jù)3〕SMS文件是不斷完善平安管理體系的保障4〕SMS文件作為全員培訓(xùn)的教材文件的要求：1〕體系文件的系統(tǒng)性〔全面、連續(xù)、閉環(huán)〕2〕體系的法規(guī)性3〕體系文件的唯一性4〕體系文件的適用性5〕體系文件的可操作性注：也就是體系文件如到達(dá)了以上5個(gè)特性，公司才能真正按照文件規(guī)定實(shí)施管理與運(yùn)作，否那么會(huì)變相和脫節(jié)。體系文件編寫(xiě)要求編寫(xiě)手冊(cè)時(shí)，要注意覆蓋NSM規(guī)那么所要求的所有要素〔符合性〕要按戴明控制原理PDCA〔方案實(shí)施檢查糾正〕循環(huán)規(guī)劃文件體系，每一個(gè)文件框架不要出現(xiàn)缺口或斷層，要形成閉環(huán)，使體系文件沿螺旋方式逐步提高。文件不要重復(fù)，下層文件可引用上層文件，管理性文件可引用技術(shù)性文件。文件層次清楚，編號(hào)簡(jiǎn)明清楚?！材康墓ぷ髁鲿常奖闼阉鳌硰氖鹿芾砣藛T編寫(xiě)文件，主管領(lǐng)導(dǎo)審核，相關(guān)部門會(huì)簽。指定人員及體系辦人員進(jìn)行檢查并進(jìn)行協(xié)調(diào)。分管的管理層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。程序文件盡量采用流程圖等?！哺庇^，更易操作，更易學(xué)習(xí)，示范〕45文件編寫(xiě)的主要工作〔一〕1、規(guī)定公司SMS文件的格式SMS文件一般格式有：------封面頁(yè)〔公司名稱、標(biāo)題、編號(hào)、版號(hào)/修改狀態(tài)、現(xiàn)行本生效日期、頁(yè)數(shù)及擬制、審核、批準(zhǔn)人簽名等；------刊頭〔公司的標(biāo)記及名稱、編號(hào)、標(biāo)題、版號(hào)/修改狀態(tài)、頁(yè)碼等〕；------刊尾〔擬制人、審核人、批準(zhǔn)人及日期〕；------修改頁(yè)〔修改號(hào)、生效日期、修改頁(yè)次、修改標(biāo)識(shí)、審核批準(zhǔn)人〕；46文件編寫(xiě)的主要工作〔二〕2、規(guī)定文件編寫(xiě)風(fēng)格規(guī)定使用的統(tǒng)一術(shù)語(yǔ)、名稱、代碼、縮略語(yǔ)等；規(guī)定文件編寫(xiě)方式；規(guī)定文件編號(hào)規(guī)那么；說(shuō)明應(yīng)注意的其他事項(xiàng)。注：該文件供編寫(xiě)人員使用，以便各人員編制的文件統(tǒng)一協(xié)調(diào)，到達(dá)標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化。47文件編寫(xiě)的主要工作〔三〕3、制訂方案〔1〕平安管理手冊(cè)編寫(xiě)工作方案方案的要點(diǎn)------編寫(xiě)目的；------編寫(xiě)要求；------責(zé)任人；------編寫(xiě)工作的檢查；------時(shí)間安排等本卷須知------責(zé)任落實(shí)；------應(yīng)有統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)稿；------須屢次征求各部門的意見(jiàn)，各部門需確認(rèn)手冊(cè)中規(guī)定的職接口方式和工作原那么；------應(yīng)安排最高管理層的介入。48文件編寫(xiě)的主要工作〔四〕〔2〕制定程序文件編寫(xiě)方案確定程序文件的主要責(zé)任者------確定各程序的主要職能部門；------由主要責(zé)任人或其他熟悉該活動(dòng)的人作為文件起草人。制定編寫(xiě)方案表------規(guī)定各程序文件的編寫(xiě)人；------規(guī)定編寫(xiě)進(jìn)度及完成日期；------規(guī)定監(jiān)督方案執(zhí)行人員；------規(guī)定進(jìn)行初審，討論等預(yù)計(jì)日期。文件編寫(xiě)的主要工作〔五〕4、文件審核、會(huì)簽、核查與批準(zhǔn)的主要內(nèi)容：查明是否符合NSM規(guī)那么的要求；從文件系統(tǒng)看是否整體上閉環(huán)；各部門活動(dòng)是否與授權(quán)相一致；文件的用語(yǔ)及結(jié)構(gòu)是否一致；提出改進(jìn)意見(jiàn)。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出問(wèn)題，讓審批者最后進(jìn)行決定。文件編寫(xiě)的主要工作〔六〕5、文件的簽發(fā)意味著文件的規(guī)定各有關(guān)方面都已認(rèn)可；意味著各有關(guān)方面都能保證按文件規(guī)定實(shí)施；簽發(fā)前一定要經(jīng)上述“5〞認(rèn)真審核、評(píng)審。平安管理手冊(cè)的編寫(xiě)平安管理手冊(cè)的結(jié)構(gòu)平安管理手冊(cè)的要求平安管理手冊(cè)的內(nèi)容平安管理手冊(cè)編寫(xiě)須知平安管理手冊(cè)的結(jié)構(gòu)封面頁(yè)修改頁(yè)目錄批準(zhǔn)頁(yè)正文頁(yè)〔按NSM規(guī)那么1-16章要求分別描述〕附錄頁(yè)〔文件清單、管轄船舶資料清單等〕53平安管理手冊(cè)的要求1、對(duì)規(guī)那么的各局部逐一予以闡述，通常包括目錄、體系實(shí)施聲明、公司簡(jiǎn)介、定義和適用范圍、平安和環(huán)境保護(hù)方針、公司平安管理組織機(jī)構(gòu)和權(quán)責(zé)分工、指定人員權(quán)責(zé)規(guī)定、船長(zhǎng)權(quán)責(zé)規(guī)定及其絕對(duì)權(quán)力聲明、資源和人員的保障、制定船上操作方案的規(guī)定、應(yīng)急準(zhǔn)備要求、事故險(xiǎn)情和不符合規(guī)定情況的處理、船舶和設(shè)備的維護(hù)要求、文件控制管理、內(nèi)審、有效性評(píng)價(jià)和管理復(fù)查及其他證書(shū)管理；2、其中對(duì)平安和環(huán)境保護(hù)方針、公司平安管理組織機(jī)構(gòu)和權(quán)責(zé)分工、指定人員權(quán)責(zé)規(guī)定、船長(zhǎng)權(quán)責(zé)規(guī)定及其絕對(duì)權(quán)力聲明應(yīng)詳細(xì)闡述；3、其他內(nèi)容應(yīng)由具體程序和須知文件支持，通常闡述平安管理規(guī)那么某項(xiàng)平安的實(shí)施要點(diǎn)，并明確相關(guān)支持性文件。每章節(jié)列出相應(yīng)支持性文件目錄，這些支持性文件反映手冊(cè)中對(duì)NSM規(guī)那么有關(guān)要素的落實(shí)，并形成了整個(gè)平安管理體系的構(gòu)架；平安管理手冊(cè)的內(nèi)容〔一〕1批準(zhǔn)頁(yè)批準(zhǔn)頁(yè)是平安管理手冊(cè)批準(zhǔn)發(fā)布的實(shí)施指令，由公司最高理者簽署發(fā)布。批準(zhǔn)頁(yè)應(yīng)簡(jiǎn)明說(shuō)明本手冊(cè)在SMS文件中的地位和重要作用，明確編制本手冊(cè)的依據(jù)與貫徹方法，以及實(shí)施、執(zhí)行本手冊(cè)的要求。批準(zhǔn)頁(yè)要明確本手冊(cè)的批準(zhǔn)日期和實(shí)施時(shí)間。原因說(shuō)明，案例示范平安管理手冊(cè)的內(nèi)容〔二〕2前言內(nèi)容：編制本手冊(cè)的目的公司概況介紹SMS文件構(gòu)成介紹等。公司概況介紹公司性質(zhì)：包括公司船舶所有人，或管理人或光船承租人，明確船舶營(yíng)運(yùn)責(zé)任和NSM規(guī)那么規(guī)定的所有責(zé)任與義務(wù)的承擔(dān)者；公司簡(jiǎn)史：包括建立時(shí)間，主要背景等；規(guī)模和能力：包括經(jīng)營(yíng)范圍、船舶噸位、員工情況、船型航線等；管理現(xiàn)狀：包括平安和防污染管理體制、機(jī)構(gòu)設(shè)置等；效勞工程：包括能提供的效勞和質(zhì)量保證方面的承諾；聯(lián)絡(luò)方法：包括公司名稱、地點(diǎn)、郵政編碼、、等。平安管理手冊(cè)的內(nèi)容〔三〕3定義：手冊(cè)應(yīng)盡量使用公認(rèn)的術(shù)語(yǔ)和定義。但需要時(shí)可根據(jù)本公司實(shí)際規(guī)定不同含義的詞和特定的含義。注意：定義應(yīng)保證對(duì)手冊(cè)內(nèi)容有完整、一致、清楚的理解。平安管理手冊(cè)的內(nèi)容〔四〕4平安和環(huán)境保護(hù)方針：平安和環(huán)保方針是公司對(duì)平安和環(huán)境保護(hù)的追求和目標(biāo)，是公司經(jīng)營(yíng)總方針的組成局部，是對(duì)貨主的承諾，是公司平安管理體系的核心、總綱和全體員工行為準(zhǔn)那么及方向，由公司最高管理者簽署，并應(yīng)定期評(píng)審以保證其適應(yīng)性和有效性。平安和環(huán)保方針應(yīng)描述如何到達(dá)NSM規(guī)那么節(jié)的目標(biāo)，即應(yīng)保證水上交通平安、防止人員傷亡、防止對(duì)環(huán)境〔特別是水域環(huán)境〕和財(cái)產(chǎn)的損害。

平安和環(huán)境保護(hù)方針－－應(yīng)描述公司如何提供：船舶營(yíng)運(yùn)的平安做法；平安的工作環(huán)境；針對(duì)已認(rèn)定的所有風(fēng)險(xiǎn)制定防范措施；不斷提高船岸人員的平安管理技能；應(yīng)急部署－－對(duì)到達(dá)高標(biāo)準(zhǔn)管理的平安和環(huán)境保護(hù)方針的具體措施平安和環(huán)境保護(hù)方針應(yīng)使用容易理解的語(yǔ)言表達(dá)，文字簡(jiǎn)練并符合公司實(shí)際。目標(biāo)要明確可行，要以規(guī)那么為起點(diǎn)，不能過(guò)份地咬文嚼字，稀奇古怪，要易于記憶，方便操作和執(zhí)行。60目標(biāo)與方針的區(qū)別1〕、規(guī)那么款中對(duì)目標(biāo)的描述，其作用就是為了我們熟悉建立體系要明確目標(biāo)；目標(biāo)是什么；為了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)應(yīng)該做好哪些前期工作；建立體系應(yīng)符合哪些要求和應(yīng)當(dāng)包括哪些功能的問(wèn)題；所以其是體系建立前的總要求總布置，不是具體做法2〕、方針是為了實(shí)現(xiàn)規(guī)那么款目標(biāo)所采取的方法、對(duì)策和措施，是體系的靈魂，也是第一項(xiàng)功能要求。在具體寫(xiě)法上，建議將方針?lè)譃樵敲?、目?biāo)和措施三個(gè)層次公司平安和環(huán)境保護(hù)方針〔舉例〕

原那么：預(yù)防為主、保證平安、保持健康、保護(hù)環(huán)境、適任適航、優(yōu)質(zhì)效勞目標(biāo)：提供船舶營(yíng)運(yùn)的平安做法和平安工作環(huán)境；防范已認(rèn)定的各種風(fēng)險(xiǎn)；不斷提高平安管理技能；對(duì)各種緊急情況均有應(yīng)急準(zhǔn)備；杜絕重大責(zé)任性事故，控制大事故，最大限度地減少一般事故和小事故，確保水上交通平安，防止人員傷亡，防止財(cái)產(chǎn)和對(duì)環(huán)境尤其是水上環(huán)境造成危害，實(shí)現(xiàn)平安優(yōu)質(zhì)運(yùn)輸。具體平安和防污染量化指標(biāo)〔接口：SMS有效性評(píng)價(jià)決議、與上級(jí)主管部門的簽訂的?平安責(zé)任狀?〕措施：嚴(yán)格遵守有關(guān)國(guó)際公約規(guī)那么和國(guó)家法律法令；建立、保持和不斷完善符合NSM規(guī)那么各項(xiàng)要求的平安管理體系；------總經(jīng)理：62原那么、目標(biāo)、措施的關(guān)系1〕原那么是對(duì)目標(biāo)的高度概括，〔相當(dāng)于口號(hào)，也就是做事的指導(dǎo)思想〕2〕目標(biāo)是對(duì)原那么的保證，就是為了實(shí)現(xiàn)原那么我們應(yīng)該做到哪些工作，至少應(yīng)涵蓋規(guī)那么節(jié)的定性目標(biāo)，但為了使目標(biāo)更直觀，更有針對(duì)性地追求，要結(jié)合公司實(shí)際突出平安指標(biāo)的量化；量化內(nèi)容可包括事故率、滯留率、違章率、死亡率、安檢缺陷數(shù)等。3〕措施是為了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)應(yīng)提供哪些支持性地條件。4〕原那么、目標(biāo)和措施是一環(huán)緊扣一環(huán)，下環(huán)為上環(huán)效勞，到達(dá)閉環(huán)功能。平安管理手冊(cè)的內(nèi)容〔五〕5公司的責(zé)任和權(quán)力對(duì)代管船舶明確向主管部門報(bào)告的責(zé)任和平安管理協(xié)議簽訂應(yīng)符合的原那么在手冊(cè)中應(yīng)重點(diǎn)描述公司最高領(lǐng)導(dǎo)層的責(zé)任和權(quán)力，有關(guān)各部門的職責(zé)、權(quán)力和相互關(guān)系可在手冊(cè)中注明后轉(zhuǎn)另冊(cè)編制部門工作職責(zé)手冊(cè)。一般應(yīng)用組織機(jī)構(gòu)圖表示機(jī)構(gòu)設(shè)置及相互關(guān)系。組織機(jī)構(gòu)圖〔舉例〕總經(jīng)理船技部副總B副總A指定人員安監(jiān)部航運(yùn)部人事部海務(wù)部船舶平安管理手冊(cè)的內(nèi)容〔六〕6指定人員在手冊(cè)中一般應(yīng)有公司總經(jīng)理對(duì)指定人員的授權(quán)聲明，明確指定人員的監(jiān)控地位與最高管理層的關(guān)系，確保按需要向船舶提供足夠的資源和岸上支持。平安管理手冊(cè)的內(nèi)容〔七〕7船長(zhǎng)的責(zé)任和權(quán)力NSM規(guī)那么節(jié)所述船長(zhǎng)的五項(xiàng)責(zé)任，是對(duì)船長(zhǎng)在平安管理體系運(yùn)行方面的責(zé)任加以規(guī)定。這些規(guī)定，應(yīng)該全部寫(xiě)入手冊(cè)之中。是對(duì)船長(zhǎng)責(zé)任承擔(dān)的保障，即授權(quán)。對(duì)“船長(zhǎng)權(quán)力的聲明〞應(yīng)突出：船長(zhǎng)擁有平安和防污染方面的絕對(duì)權(quán)力并有權(quán)要求公司給予協(xié)助。內(nèi)容應(yīng)與有關(guān)強(qiáng)制性規(guī)定、規(guī)那么相符合〔如IMOA.443第XI號(hào)決議－－關(guān)于船長(zhǎng)在海上平安和環(huán)境保護(hù)方面的決定，以及中華人民共和國(guó)海商法〕。最后由公司最高管理者簽署發(fā)布。①船長(zhǎng)根據(jù)專業(yè)判斷作出的有關(guān)船舶平安和防污染事物的必要決定不受船東、租船人或任何其他人員的約束；②船舶發(fā)生海上事故，船長(zhǎng)應(yīng)組織搶救，在船舶漂浮不可防止時(shí)，可以作出棄船決定，但除緊急情況外，應(yīng)當(dāng)報(bào)船舶所有人同意?！埠Ｉ谭ā称桨补芾硎謨?cè)的內(nèi)容〔八〕8其他條款要素的描述手冊(cè)中應(yīng)包含NSM規(guī)那么所有要求的要素。在要素描述時(shí)，一定要符合NSM規(guī)那么以及標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)那么的要求，以及公司的實(shí)際情況。根據(jù)規(guī)那么中對(duì)這些要素的要求，在此規(guī)定如何實(shí)施和控制每一要素。描述宗旨：即公司是通過(guò)什么途徑、方式、方法來(lái)到達(dá)〔保證〕規(guī)那么條款的要求，簡(jiǎn)明扼要，并引出支持性文件，手冊(cè)中每章節(jié)列出相應(yīng)支持性文件目錄，這些支持性文件反映手冊(cè)中對(duì)NSM規(guī)那么有關(guān)要素的落實(shí)，并形成了整個(gè)平安管理體系的構(gòu)架。平安管理手冊(cè)編寫(xiě)須知手冊(cè)的編寫(xiě)要從NSM規(guī)那么每項(xiàng)具體要素出發(fā)，注意在內(nèi)容、職責(zé)、格式和風(fēng)格上的統(tǒng)一，由負(fù)責(zé)統(tǒng)稿的人員掌握統(tǒng)一SMS要素描述的廣度和深度。手冊(cè)各章節(jié)的描述應(yīng)具有概括性。要注意章節(jié)之間規(guī)定的一致性、聯(lián)系性、協(xié)調(diào)性。文詞表述也應(yīng)保持一致性并易于理解，防止出現(xiàn)歧義。受某些因素影響，一些無(wú)須專門編制程序文件而NSM規(guī)那么有明確規(guī)定的問(wèn)題，那么可以在手冊(cè)中單獨(dú)規(guī)定。如NSM規(guī)那么第13章有關(guān)“發(fā)證和定期審核〞的規(guī)定。這一條對(duì)船公司來(lái)講是十分重要和必須做到的事情，但不需要專門搞一個(gè)程序文件加以規(guī)定。因此，僅需在手冊(cè)中單獨(dú)表達(dá)就可以滿足規(guī)那么要求。程序文件的編寫(xiě)程序文件編寫(xiě)的根本原那么程序文件結(jié)構(gòu)程序文件的內(nèi)容程序文件的編制方法程序文件編寫(xiě)的根本原那么遵循“最好、最實(shí)際〞的原那么貫徹“誰(shuí)干誰(shuí)寫(xiě)〞的原那么運(yùn)用“5W1H〞原那么掌握“變換組合〞的原那么

除對(duì)規(guī)那么中的總那么、平安和環(huán)境保護(hù)方針、指定人員的任命、船長(zhǎng)的絕對(duì)權(quán)利聲明等可直接在平安管理手冊(cè)中進(jìn)行描述外，其余的規(guī)那么條款都應(yīng)建立公司為了到達(dá)要求而實(shí)施的程序?！?W1H〞原那么項(xiàng)目程序相應(yīng)內(nèi)容Why（為什么做）目的、適用范圍What（做什么）定義、程序的表達(dá)Who（誰(shuí)做，誰(shuí)檢查評(píng)價(jià)）責(zé)任、資格認(rèn)可或培訓(xùn)When（什么時(shí)候做）程序的表達(dá)Where（哪里做）程序的表達(dá)How（怎樣做、依據(jù)什么、用什么方法）程序的表達(dá)、參考文件、安全運(yùn)行記錄程序文件結(jié)構(gòu)封面修改頁(yè)目錄正本頁(yè)〔目的、適用范圍、定義、職責(zé)、實(shí)施步驟、附錄頁(yè)‘流程圖、記錄表’、相關(guān)／支持性文件〕程序文件的內(nèi)容〔一〕

程序文件的內(nèi)容因體系結(jié)構(gòu)、機(jī)構(gòu)的規(guī)模、以及程序本身的要求而變化的，但程序文件通常包括以下內(nèi)容：1目的〔Why〕該節(jié)通常描述編制程序文件的理由。最通常的理由是建立處理一些活動(dòng)的要求、職責(zé)和方法。在該節(jié)中簡(jiǎn)要說(shuō)明程序文件的主題內(nèi)容，本程序應(yīng)到達(dá)的目的和要求，可采用如下用語(yǔ)：“本程序旨在……〞。數(shù)字一般不要太多，要精簡(jiǎn)。例：船岸人員培訓(xùn)程序。目的：本程序旨在標(biāo)明平安管理體系人員可能需要的一切培訓(xùn)并向所有相關(guān)人員提供這些培訓(xùn)。程序文件的內(nèi)容〔二〕2適用范圍〔When，Where〕該節(jié)通常限定程序文件的適用對(duì)象。如該程序僅僅適用于組織的一局部或僅包含標(biāo)題的一局部，這些都應(yīng)在本節(jié)陳述。可分別采用如下用語(yǔ)：“本程序適用于……〞；“本程序適用于……，也適用于……〞。例：平安管理體系內(nèi)部審核程序適用范圍：本程序適用于本公司組織的對(duì)公司各部門和公司所屬船舶的內(nèi)審。程序文件的內(nèi)容〔三〕

3定義該節(jié)應(yīng)規(guī)定本程序中使用的特定含意的詞的解釋。

4職責(zé)〔Who〕明確實(shí)施程序文件中規(guī)定的管理活動(dòng)的有關(guān)部門和人員的權(quán)責(zé)、接口及其相互關(guān)系。程序文件的內(nèi)容〔四〕5實(shí)施步驟－程序〔How〕該節(jié)是一步步地列出開(kāi)展此項(xiàng)活動(dòng)的細(xì)節(jié)。按工作過(guò)程各個(gè)環(huán)節(jié)的先后順序具體說(shuō)明工作內(nèi)容、規(guī)定各環(huán)節(jié)之間的接口，要具體規(guī)定各項(xiàng)工作由誰(shuí)〔什么部門和崗位〕，在何時(shí)、做什么、如何做、做到什么程度、到達(dá)什么要求、如何控制、形成什么記錄和報(bào)告。注明需要注意的任何例外或特殊情況，必要時(shí)，可用流程圖說(shuō)明。

程序文件的內(nèi)容〔六〕6附錄該節(jié)可包括本程序規(guī)定的記錄格式，以及填寫(xiě)須知。該節(jié)詳細(xì)列出附錄目錄。這可在附錄修改時(shí)，防止影響程序本身。在附錄中，不能放入過(guò)程的要求及職責(zé)分配，而這些屬程序本身內(nèi)容。7相關(guān)／支持性文件該節(jié)中應(yīng)列明與本程序相關(guān)聯(lián)的程序文件和引用的操作須知及其它技術(shù)文件。程序文件的編制方法設(shè)計(jì)程序描述程序書(shū)寫(xiě)程序評(píng)審程序設(shè)計(jì)程序〔一〕程序是平安管理體系的根底，其最終目的是為執(zhí)行該活動(dòng)的不同層次人員完成其工作提供指導(dǎo)和方向。因此，程序設(shè)計(jì)必須反映活動(dòng)的實(shí)際實(shí)施過(guò)程，而非編寫(xiě)者的主觀愿望，并適合于必須遵循程序的人，否那么，程序難以實(shí)施而進(jìn)行修改。為了防止一次性對(duì)程序進(jìn)行大幅度修改，設(shè)計(jì)程序時(shí)應(yīng)考慮：收集與活動(dòng)有關(guān)的信息資料并很容易找到。同一主題的所有信息資料應(yīng)放置于同一位置。(條理清楚、層次清楚)編制程序的人應(yīng)是對(duì)該活動(dòng)具有職權(quán)和職責(zé)的人，并熟悉如何進(jìn)行有效的管理。(編寫(xiě)者是活動(dòng)的管理者或操作者)設(shè)計(jì)程序〔二〕程序的編制非一人所能勝任，通常由多人組成，特別是程序涉及多個(gè)部門時(shí)。(應(yīng)廣泛聽(tīng)從意見(jiàn)，共同參與〕通常在初次設(shè)計(jì)程序時(shí)，可考慮開(kāi)展此項(xiàng)活動(dòng)的現(xiàn)有做法，作小調(diào)整，實(shí)施后，經(jīng)檢查后作修改。(結(jié)合實(shí)際)程序應(yīng)是完整的，要形成閉環(huán)。設(shè)計(jì)程序時(shí)，要向自己提出：做什么？誰(shuí)做？為什么？怎么做？在哪里？什么時(shí)間？(5w1h的原那么)描述程序〔一〕

a、在你編寫(xiě)一份程序文件之前，應(yīng)概括活動(dòng)的實(shí)際實(shí)施過(guò)程涉及的主要環(huán)節(jié)?？紤]好該程序包括幾個(gè)步驟；〔例〕按邏輯次序重新排列；仔細(xì)分析以確保：－－每一個(gè)步驟自然地導(dǎo)向下一步；－－不存在多余的步驟；－－活動(dòng)的作業(yè)鏈中不存在缺口或矛盾之處。描述程序〔一〕

b、描述程序最簡(jiǎn)便的方法是采用流程圖，它可以準(zhǔn)確地展示出活動(dòng)中各項(xiàng)工作或操作及其先后順序，監(jiān)控驗(yàn)證要求及文件或記錄的要求，簡(jiǎn)化了程序的使用并有效地分析程序的合理性和完整性。流程圖，應(yīng)按程序順序由上到下，或由左到右畫(huà)出，用箭頭指程序的先后順序和相互關(guān)系，按順序?qū)⒐ぷ鞒绦虻膬?nèi)容填入相應(yīng)合內(nèi)，文字要簡(jiǎn)潔明了。流程圖的上方為執(zhí)行的部門或人員，左側(cè)縱向?yàn)槌绦虻碾A段〔過(guò)程〕。流程圖符號(hào)要根據(jù)編制流程圖的需要來(lái)選擇。

流程圖的符號(hào)名稱和意義舉例：活動(dòng)或操作資料/歸檔文件/記錄驗(yàn)證確認(rèn)從步驟1從步驟284SMS復(fù)查程序流程圖

相關(guān)部門體系辦指定人員總經(jīng)理方案計(jì)劃擬定管理復(fù)查實(shí)施改進(jìn)措施歸檔過(guò)程部門階段管理復(fù)查方案提出審核制定管理復(fù)查方案批準(zhǔn)復(fù)查報(bào)告管理復(fù)查準(zhǔn)備實(shí)施管理復(fù)查專題會(huì)議批準(zhǔn)通知并實(shí)施改進(jìn)措施驗(yàn)證實(shí)施措施確認(rèn)NYNY審核審核歸檔書(shū)寫(xiě)程序按“程序文件編寫(xiě)指南〞，將上述流程圖用文字描述出來(lái)：按本章第3節(jié)的典型章節(jié)，根據(jù)本程序的要求和內(nèi)容編寫(xiě)程序；編寫(xiě)程序要采用本章第2節(jié)規(guī)定的結(jié)構(gòu)及規(guī)定的固定格式；按“文件編碼規(guī)定〞進(jìn)行編碼；書(shū)寫(xiě)程序應(yīng)注意：a、程序文件內(nèi)容要使使用者明了。不能期望必須遵守程序的人都是有高水平的人，才能按程序工作，要使程序每一局部清楚明了，易于操作和執(zhí)行；b、正確用字，確保你所使用的字句，正確地反映你的意見(jiàn)，且不會(huì)引起誤會(huì)；使用專門意思的詞藻，防止使用會(huì)被不同解釋的詞藻，防止使用主觀解釋的字句；重復(fù)使用的長(zhǎng)題目名稱，可采用縮寫(xiě)。c、程序簡(jiǎn)繁無(wú)一定規(guī)定，但過(guò)程要到達(dá)100%的受控。高技能＋簡(jiǎn)單文件低技能＋詳細(xì)文件受控評(píng)審程序

對(duì)程序文件草案進(jìn)行評(píng)審，應(yīng)由必須執(zhí)行此程序的部門和人員，以及與該程序有關(guān)的部門和人員參加。必須執(zhí)行此程序的部門和人員在下述方面進(jìn)行評(píng)審，并提出建議。如按程序草案的步驟執(zhí)行，有何困難，是否會(huì)影響其它部門或人員的活動(dòng)，根據(jù)他們的工作經(jīng)驗(yàn)，提出選擇一條最好而且可行的途徑。與程序有關(guān)的部門和人員在下述方面進(jìn)行評(píng)審，并提建議。如程序草案中與他們部門和人員的相互接口中有何矛盾，會(huì)否影響他們部門和人員的活動(dòng)。評(píng)審作用可增進(jìn)這些部門人員的參與和投入感，使他們?cè)敢獍闯绦蛉プ?，并知道在程序生效時(shí)如何去執(zhí)行。

程序文件推薦目錄序號(hào)條款程序名稱16.1；6.2船長(zhǎng)和船員適任和配備程序26.3新聘和轉(zhuǎn)崗人員熟悉職責(zé)程序36.4；6.5船岸人員培訓(xùn)程序46.6；6.7安全管理體系信息傳遞程序57船上關(guān)鍵性操作方案和須知制定程序68.1應(yīng)急反應(yīng)程序78.2應(yīng)急訓(xùn)練和演習(xí)程序89.1不符合規(guī)定情況、事故和險(xiǎn)情的報(bào)告程序99.2糾正措施實(shí)施程序1010.1；10.2；10.4船舶和設(shè)備的維護(hù)程序1110.3關(guān)鍵性設(shè)備和技術(shù)系統(tǒng)保障程序1211安全管理體系文件控制程序1311外來(lái)文件控制程序1412.1內(nèi)審程序1512.2有效性評(píng)價(jià)和復(fù)查程序有關(guān)程序文件編寫(xiě)內(nèi)容和要點(diǎn)SMS內(nèi)審程序〔NSMC.12.1)制定、批準(zhǔn)年度內(nèi)部平安評(píng)審工作方案和內(nèi)部審核方案；審核頻次的決定；按方案組織實(shí)施內(nèi)部平安評(píng)審；如何組成內(nèi)部審核組；審核人員的培訓(xùn)要求；內(nèi)部平安評(píng)審的實(shí)施；審核報(bào)告批準(zhǔn)及分發(fā)；審核中不符合項(xiàng)的糾正措施；對(duì)糾正措施實(shí)施有效性的驗(yàn)證；審核記錄的存檔。SMS復(fù)查程序〔NSMC.12.2)管理復(fù)查的形式和頻次〔一般每年不少于一次〕；在什么情況下可增加管理復(fù)查；復(fù)查方案的制定及監(jiān)督實(shí)施責(zé)任部門/人員；復(fù)查目的；復(fù)查的內(nèi)容；復(fù)查所需資料的準(zhǔn)備工作如何進(jìn)行；復(fù)查會(huì)議及復(fù)查報(bào)告的編制如何進(jìn)行，由誰(shuí)負(fù)責(zé)；復(fù)查報(bào)告的分發(fā)范圍；復(fù)查中出現(xiàn)的不符合項(xiàng)的糾正措施和預(yù)防措施如何進(jìn)行；對(duì)糾正措施和預(yù)防措施的跟蹤和監(jiān)督如何進(jìn)行；對(duì)糾正措施是否有效如何驗(yàn)證。SMS復(fù)查程序流程圖

相關(guān)部門體系辦指定人員總經(jīng)理方案計(jì)劃擬定管理復(fù)查實(shí)施改進(jìn)措施歸檔過(guò)程部門階段管理復(fù)查方案提出審核制定管理復(fù)查方案批準(zhǔn)復(fù)查報(bào)告管理復(fù)查準(zhǔn)備實(shí)施管理復(fù)查專題會(huì)議批準(zhǔn)通知并實(shí)施改進(jìn)措施驗(yàn)證實(shí)施措施確認(rèn)NYNY審核審核歸檔船岸人員培訓(xùn)程序〔、6.5)確定培訓(xùn)的范圍及時(shí)機(jī)；如何提出培訓(xùn)申請(qǐng)；培訓(xùn)方案的制定與審批；培訓(xùn)大綱的制定與審批；培訓(xùn)方案的實(shí)施；對(duì)培訓(xùn)方案的控制；考核及評(píng)價(jià)培訓(xùn)人員；建立各類人員的培訓(xùn)檔案；保存培訓(xùn)記錄。SMS文件控制程序〔NSMC.11.1)文件、資料的分類；受控文件的范圍；如何起草文件；文件的根本格式及要求；各類文件的批準(zhǔn)權(quán)限及批準(zhǔn)手續(xù)；文件的歸檔與分發(fā)；文件更改申請(qǐng)；文件更改的審批手續(xù)；文件更改如何控制；文件換版的控制；作廢文件的處理如何進(jìn)行；用于存檔的作廢文件的標(biāo)識(shí)和控制。糾正措施實(shí)施程序〔NSMC.9.2)說(shuō)明在何種不符合項(xiàng)發(fā)生的情況下需實(shí)施糾正措施；如何開(kāi)展不符合項(xiàng)原因的調(diào)查與分析；形成平安分析報(bào)告；落實(shí)責(zé)任部門；由責(zé)任部門制定糾正措施方案；按方案實(shí)施糾正措施；文件更改申請(qǐng)；對(duì)糾正措施的有效性進(jìn)行驗(yàn)證；穩(wěn)固取得的成果；必要時(shí)制定文件或修改文件；驗(yàn)證結(jié)果不理想重新采取措施。須知的編寫(xiě)含義須知文件編寫(xiě)要求編寫(xiě)前應(yīng)考慮的要素須知的種類與收集國(guó)際海運(yùn)聯(lián)盟推薦的船上操作須知須知的含義須知是程序文件的進(jìn)一步延伸展開(kāi)和支持。程序是為某項(xiàng)活動(dòng)所規(guī)定的部門和各個(gè)主要工作環(huán)節(jié)，因而，它偏重于整個(gè)活動(dòng)過(guò)程的描述，須知那么偏重于對(duì)某個(gè)具體工作〔操作和管理〕的要求。因此，相對(duì)程序文件而言，一個(gè)程序可能涉及多個(gè)須知，反之，多個(gè)須知可能同時(shí)支持一個(gè)程序在多個(gè)環(huán)節(jié)上的需要，或者對(duì)程序中某一工作具體詳細(xì)說(shuō)明。在一般情況下，須知又可能為幾個(gè)或某個(gè)崗位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)書(shū)97

須知文件編寫(xiě)要求編寫(xiě)格式：沒(méi)有特殊的規(guī)定。但須知作為管理性的性質(zhì)考慮，一般可包括目的、適用范圍、主題內(nèi)容和工作要求、工作完成情況檢查和工作記錄、報(bào)表、歸檔要求等。須知也應(yīng)按體系文件控制規(guī)定予以標(biāo)識(shí)、編號(hào)、規(guī)定修改方式、要求及審核、批準(zhǔn)和失效處理等。編制人員：須知是某些崗位按照技術(shù)性規(guī)定進(jìn)行工作或操作時(shí)的指導(dǎo)書(shū)。所以其在編制時(shí)應(yīng)以實(shí)際工作要求、操作要素為根底，具有較強(qiáng)的專業(yè)性，因此其編制一般是具備較強(qiáng)實(shí)際工作能力的專業(yè)人員編寫(xiě)，但生效必須經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)審批。內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)明確，并可配以檢查清單。

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編寫(xiě)前應(yīng)考慮的要素①充分考慮從某一活動(dòng)或某一操作開(kāi)始至結(jié)束的各環(huán)節(jié)要素的要求、要點(diǎn)及本卷須知，提倡預(yù)防、操作前檢查、標(biāo)準(zhǔn)操作、操作后檢查為主；②充分考慮強(qiáng)制性法律法規(guī)、行業(yè)建議、設(shè)備說(shuō)明書(shū)等的規(guī)定；〔例交通部2021年7號(hào)令?中華人民共和國(guó)船舶及其有關(guān)作業(yè)活動(dòng)污染海洋環(huán)境防治管理規(guī)定?〕③充分考慮公司、船舶、設(shè)備布置等特性，以不違背實(shí)際為準(zhǔn)那么，而不是照搬。99

須知的種類與收集按部門不同：分為岸基、船舶，甲板、輪機(jī)等；按作用不同：分為航行操作、設(shè)備操作、作業(yè)操作、應(yīng)急操作、設(shè)備維護(hù)等局部；公司可按此進(jìn)行活動(dòng)收集，文件設(shè)計(jì)歸納，有關(guān)船上操作須知往往可以經(jīng)匯編后獨(dú)立成冊(cè)，如船舶甲板操作手冊(cè)、船舶輪機(jī)操作手冊(cè)、船舶裝卸手冊(cè)、船舶防污染管理手冊(cè)和船舶訓(xùn)練手冊(cè)等。一般公司的須知清單：通用局部、特殊船種操作局部、船舶設(shè)備操作局部、應(yīng)急反響局部等。國(guó)際海運(yùn)聯(lián)盟的須知推薦：是按船舶從在港、出海、航行、到港一條航程編排國(guó)際海運(yùn)聯(lián)盟〔ISF〕提供了推薦性的船上操作須知清單：〔1〕總那么船上組織職責(zé)報(bào)告程序旅客管理船舶與公司的通信船長(zhǎng)和高級(jí)船員實(shí)施的檢查文件和記錄的提供和保存醫(yī)療安排適合工作和防止過(guò)度疲勞酒精和其他藥物的政策規(guī)定和管理程序設(shè)備的操作性維護(hù)須知，分別規(guī)定者除外船舶適航性檢查表和貨物適運(yùn)檢查表〔2〕船舶在港接受貨物和旅客裝卸程序，包括對(duì)危險(xiǎn)貨物的裝卸程序港口值班和巡視與岸上當(dāng)局的聯(lián)絡(luò)監(jiān)控吃水差和穩(wěn)性船舶暫無(wú)動(dòng)力時(shí)的程序液體貨物和船舶燃料的意外泄漏油類、有毒液體和垃圾接收設(shè)施的使用對(duì)油污事故的反響〔3〕準(zhǔn)備出海審核旅客人數(shù)、適用時(shí)審核吃水和記錄吃水核實(shí)穩(wěn)性情況評(píng)估氣象情況緊固貨物、艙口及船體上的所有口門測(cè)試主機(jī)、舵機(jī)、航行和通信設(shè)備、發(fā)電機(jī)、應(yīng)急照明及錨設(shè)備港內(nèi)崗位部署有關(guān)航行條件的文件審核防污染設(shè)備和安排核實(shí)船上是否已配備了最新的海圖和出版物〔SOLAS公約第Ｖ章第20條〕〔4〕海上航行駕駛室和機(jī)艙值班安排惡劣天氣和霧天的特殊要求無(wú)線電通信、包括VHF的使用操縱數(shù)據(jù)，分別提供除外應(yīng)急程序，分別制定的除外保衛(wèi)巡視，消防巡視及其他巡視安排海上排放含油機(jī)艙污水、貨物殘留物、有毒液體和垃圾〔5〕準(zhǔn)備到港測(cè)試主機(jī)、舵機(jī)、航行、通信設(shè)備以及發(fā)電機(jī)和錨泊設(shè)備港內(nèi)崗位部署引航港口資料和通訊評(píng)估氣象情況航路指南、潮汐表和海圖壓載直升機(jī)作業(yè)穩(wěn)性和水密完整性注：a、以上清單并非完整無(wú)遺，由于具體船舶及其作業(yè)條件的不同，可有所變化。b、作業(yè)性文件應(yīng)包括一份聲明，說(shuō)明該文件的內(nèi)容不排除船長(zhǎng)為保證人員生命，船舶平安或防止污染，采取認(rèn)為必要的措施或發(fā)布任何命令，無(wú)論這些措施或命令是否與文件內(nèi)容一致。平安管理記錄的編制

定義平安管理記錄表現(xiàn)形式與目的平安管理記錄的設(shè)計(jì)與編制要求定義平安管理記錄是為已完成的平安和防止污染活動(dòng)或到達(dá)的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件，也是SMS文件的有機(jī)組成局部。

平安管理記錄是SMS運(yùn)行的反映，也是公司組織內(nèi)部審核的依據(jù)和外部審核的依據(jù)。平安管理記錄的目的是實(shí)施證實(shí)，確保可追溯性，以及為采取預(yù)防措施和糾正提供依據(jù)。平安管理記錄可以形成書(shū)面文件，也可以使用其他信息載體記載。107平安管理記錄表現(xiàn)形式與目的

平安管理記錄表現(xiàn)形式：包括表、單、報(bào)告、紀(jì)要等?？梢詴?shū)面也可以電子文檔，但需要文件接口平安管理記錄目的：記錄的目的不是單純地留下證據(jù)，應(yīng)付審核，而是①有利于系統(tǒng)性檢查〔檢查表〕；②有利于工作的跟蹤落實(shí)〔信息處理〕；③有利于活動(dòng)環(huán)節(jié)的閉環(huán)〔不符合規(guī)定情況報(bào)告表〕；④有利于監(jiān)控〔報(bào)表〕；⑤有利于統(tǒng)計(jì)；⑥有利于查詢與管理等。108平安管理記錄的設(shè)計(jì)與編制要求〔一〕1〕根據(jù)文件表達(dá)的活動(dòng)環(huán)節(jié)提出相應(yīng)的活動(dòng)記錄，但記錄應(yīng)以到達(dá)目的為準(zhǔn)那么，切忌重復(fù)記錄，徒增工作負(fù)擔(dān)〔例應(yīng)急演習(xí)的登記〕2〕記錄格式雖沒(méi)有統(tǒng)一要求，但格式的設(shè)計(jì)需要給填寫(xiě)者及閱讀者帶來(lái)方便，表式的推進(jìn)順序流暢，讓人一目了然并易于填寫(xiě)。3〕記錄的表格應(yīng)能真實(shí)反映出活動(dòng)的名稱、開(kāi)展的部門、日期、實(shí)施人、活動(dòng)開(kāi)展的內(nèi)容與開(kāi)展結(jié)果。4〕記錄表格的設(shè)計(jì)應(yīng)符合文件的描述要求，根據(jù)活動(dòng)實(shí)施的時(shí)間跨度、部門涉及、環(huán)節(jié)追蹤等來(lái)進(jìn)行不同設(shè)計(jì)。不過(guò)為了能有效監(jiān)控活動(dòng)所有環(huán)節(jié)的落實(shí)，建議同一活動(dòng)的所有工作要求設(shè)計(jì)在同一表格中，當(dāng)然還是應(yīng)以易于操作、記錄清晰為主導(dǎo)思想。109平安管理記錄的設(shè)計(jì)與編制要求〔二〕5〕記錄表格應(yīng)具備對(duì)文件的搜索功能，即一看就可知出自的文件。6〕必要時(shí)對(duì)記錄要求可在表下進(jìn)行簡(jiǎn)單的填寫(xiě)說(shuō)明。7〕無(wú)論使用何種載體記錄，完全管理記錄都應(yīng)易于貯存、查閱、分析和控制。為便于實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一管理，平安管理記錄應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化。8〕在