郵件溝通技巧

工作技能培訓(xùn)之——

郵件溝通技巧writtenisalwaysbetterthanoral目錄郵件基本禮儀如何處理郵件如何發(fā)送郵件如何撰寫(xiě)郵件其他注意事項(xiàng)郵件基本禮儀態(tài)度友好郵件是解決問(wèn)題，處理事情的工具精心構(gòu)思、認(rèn)真撰寫(xiě)不要帶著脾氣發(fā)郵件措辭得當(dāng)文明禮貌，多用敬語(yǔ)語(yǔ)言流暢、內(nèi)容簡(jiǎn)潔減少使用感嘆號(hào)“！”信息齊全主題明確描述清晰有條理基本要素要完整態(tài)度措辭信息

你寫(xiě)信時(shí)憤怒么？請(qǐng)先存為草稿，一小時(shí)后重新打開(kāi)再?zèng)Q定是否發(fā)出~目錄郵件基本禮儀如何處理郵件如何發(fā)送郵件如何撰寫(xiě)郵件其他注意事項(xiàng)怎樣處理郵件你做過(guò)什么要去做什么需要?jiǎng)e人怎么做是起爭(zhēng)吵時(shí)旳證據(jù)；年底盤(pán)點(diǎn)時(shí)也懂得你每天干了啥怎樣處理郵件及時(shí)收取任務(wù)判斷分析處理處理回復(fù)跟進(jìn)反饋1、電話(huà)或飛信跟進(jìn)收件人2、確認(rèn)對(duì)方跟進(jìn)無(wú)問(wèn)題1、設(shè)置定時(shí)收取2、養(yǎng)成及時(shí)收取郵件旳習(xí)慣1、什么任務(wù)2、何時(shí)完畢3、是否存在疑問(wèn)1、有幾種處理途徑2、涉及哪些資料3、是否需要幫助及協(xié)調(diào)1、事件描述清楚2、闡明時(shí)間要求3、給出相應(yīng)處理人及聯(lián)絡(luò)方式可自行處理不可自行處理If：有跟進(jìn)事項(xiàng)怎樣處理郵件是否可從直接主管處獲取信息是否能直接從發(fā)件人處獲取信息是否可從材料或者其他數(shù)據(jù)里獲取信息全部弄明白后可自行處理不可自行處理分析處理處理回復(fù)目錄郵件基本禮儀如何處理郵件如何發(fā)送郵件如何撰寫(xiě)郵件其他注意事項(xiàng)怎樣發(fā)送郵件主送事件負(fù)責(zé)人，主要閱讀該郵件的人確定主送和抄送人員的方法：

發(fā)給其他部門(mén)的同事的郵件，應(yīng)該抄送給本部門(mén)的主管和對(duì)方部門(mén)的主管，如有必要應(yīng)該抄送給主管的主管。一般情況下，除非必要，不要抄送給主管的主管，可以由主管判斷是否需要上報(bào)。如果不清楚是否要抄送給某一個(gè)相關(guān)者，應(yīng)該向主管咨詢(xún)。抄送事件相關(guān)人（如需求方、產(chǎn)品經(jīng)理、跟進(jìn)助理、事件負(fù)責(zé)人的直接主管等）密送不希望TO/CC看到的收件名單，原則上不建議使用主發(fā)回復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)這件事你需要領(lǐng)導(dǎo)支持旳，一定CC，一是出現(xiàn)偏差時(shí)領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)指正你，二是做了諸多事情，也應(yīng)該讓領(lǐng)導(dǎo)懂得怎樣發(fā)送郵件主送事件發(fā)起人，即該郵件的發(fā)出者抄送原郵件的事件相關(guān)人新增需知曉該事件的人刪除不該CC的人密送不希望TO/CC看到的收件名單，原則上不建議使用主發(fā)回復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)注意：1、禮貌上講，郵件中涉及旳人都需要回復(fù)在相應(yīng)旳位置，而且包括原文。只回復(fù)一種人是不禮貌旳；2、假如re：過(guò)多，請(qǐng)刪除反復(fù)旳，防止郵件標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)。怎樣發(fā)送郵件主要閱讀該郵件的人一般轉(zhuǎn)發(fā)郵件只有主送人如果FW：過(guò)多，請(qǐng)刪除重復(fù)的，避免郵件標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)。主發(fā)回復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)主送需要轉(zhuǎn)發(fā)旳情況：1、郵件內(nèi)容未到達(dá)應(yīng)收者2、郵件內(nèi)容值得共享注意：不論主發(fā)或者轉(zhuǎn)發(fā)，請(qǐng)慎用群發(fā)全體郵件防止成為“垃圾郵件”。目錄郵件基本禮儀如何處理郵件如何發(fā)送郵件如何撰寫(xiě)郵件其他注意事項(xiàng)怎樣撰寫(xiě)郵件匯報(bào)工作總結(jié)干了什么，因?yàn)槟阕隽硕嗌俸蛣e人覺(jué)得你做了多少某些時(shí)候不劃等號(hào)提綱挈領(lǐng)的說(shuō)明白，如果需要事無(wú)巨細(xì)，請(qǐng)寫(xiě)在附件里把輸出物一起發(fā)過(guò)去，不要忘了附件請(qǐng)求批示寫(xiě)清楚是什么事，如果領(lǐng)導(dǎo)完全不知道的事，請(qǐng)補(bǔ)充背景資料切忌只提問(wèn)題不提解決方案，都把自己往manager的方向培養(yǎng)超過(guò)10分鐘才能匯報(bào)完畢的事情不要寫(xiě)郵件，請(qǐng)電話(huà)或者面談轉(zhuǎn)發(fā)資料寫(xiě)清主題領(lǐng)導(dǎo)平級(jí)跨部門(mén)怎樣撰寫(xiě)郵件請(qǐng)求協(xié)助寫(xiě)清楚是什么事情，需要誰(shuí)處理，解決時(shí)限是何時(shí)如有附件，如截圖等，請(qǐng)附上，并注意將圖片做成最小格式的如有標(biāo)準(zhǔn)模板，請(qǐng)?zhí)顚?xiě)，作為附件發(fā)送如屬于跨部門(mén)（中心）要求協(xié)助的工作，請(qǐng)通過(guò)部門(mén)經(jīng)理或者接口人發(fā)起跟進(jìn)處理事件描述要清晰，時(shí)間點(diǎn)要明確，跟進(jìn)及解決人名單及聯(lián)系方式要齊全提醒：如果重要或者緊急時(shí)間，郵件發(fā)出后要電話(huà)跟進(jìn)，時(shí)間點(diǎn)前未收到反饋結(jié)果要跟進(jìn)，避免不能按時(shí)完成轉(zhuǎn)發(fā)資料原則上所有資料都需保密，尤其機(jī)密文檔不得隨意轉(zhuǎn)發(fā)如部門(mén)外的同事索取文檔，需請(qǐng)其向部門(mén)經(jīng)理或者接口人提出請(qǐng)求如獲權(quán)對(duì)外發(fā)資料，請(qǐng)將資料轉(zhuǎn)成PDF等不可修改格式領(lǐng)導(dǎo)平級(jí)跨部門(mén)目錄郵件基本禮儀如何處理郵件如何發(fā)送郵件如何撰寫(xiě)郵件其他注意事項(xiàng)其他注意事項(xiàng)定時(shí)自動(dòng)收取郵件郵箱修改郵箱賬戶(hù)屬性接收郵件每隔___分鐘自動(dòng)收取新郵件保持郵箱容量郵箱修改郵箱賬戶(hù)屬性接收郵件在郵件服務(wù)器上保留備份（不選中）自動(dòng)保存郵件工具系統(tǒng)設(shè)置撰寫(xiě)撰寫(xiě)郵件時(shí)自動(dòng)保存郵件（選中），間隔為_(kāi)___分鐘假如郵件較多，提議隔2分鐘，假如郵件不多，10分鐘即可郵箱空間為20M，防止空間滿(mǎn)了郵件被拒收主要郵件要用WORD先寫(xiě)好，防止死機(jī)斷電丟失其他注意事項(xiàng)郵件收條設(shè)置方法：工具——系統(tǒng)設(shè)置——收條——請(qǐng)求閱讀收條——對(duì)所有發(fā)送的郵件請(qǐng)求收條（選中）設(shè)置理由：很重要的郵件，需要知道對(duì)方是否讀過(guò)閱讀回執(zhí)設(shè)置方法：工具——系統(tǒng)設(shè)置——收條——返回閱讀收條——對(duì)每個(gè)發(fā)送的郵件請(qǐng)求都通知我（選中）設(shè)置理由：對(duì)方希望知道你是否讀過(guò)，你希望讓對(duì)方知道你已收取簽名設(shè)置方法：工具——簽名管理——新建設(shè)置理由：方便收件人迅速聯(lián)系上你，知道你是誰(shuí)注意事項(xiàng)：1、回復(fù)郵件時(shí)請(qǐng)取消簽名，只留姓名即可；2、不建議使用電子簽名，否則每次都顯示郵件有附件；3、涉及對(duì)外的需保密內(nèi)容的郵件，可使用保密或免責(zé)聲明，其他情況請(qǐng)不要使用，以免占郵件篇幅其他注意事項(xiàng)一MAIL一主題每一封郵件都應(yīng)該有一個(gè)明確獨(dú)立的主題，能夠讓別人抓住重點(diǎn)，采取應(yīng)采取的行動(dòng)郵件的標(biāo)題應(yīng)與主題相符，不能用回復(fù)不相關(guān)郵件自動(dòng)生成的標(biāo)題，不得空標(biāo)題你想要TA做什么寫(xiě)明希望收件人采取哪些行動(dòng)，如：董丹，請(qǐng)?jiān)诒局芪錮ayend前，提交遠(yuǎn)程中心知識(shí)庫(kù)文檔包，涉及多人及多事，需要逐一列明含糊不清的內(nèi)容會(huì)浪費(fèi)雙方寶貴時(shí)間立刻采取行動(dòng)電子郵件為正式的溝通工具，對(duì)寄件人提到的要求或問(wèn)題，應(yīng)盡快給予必要的回應(yīng)如遇不能立刻解決的問(wèn)題，可先回復(fù)對(duì)方已接收，待處理完后及時(shí)反饋結(jié)果當(dāng)說(shuō)不發(fā)希望溝通的內(nèi)容與個(gè)人情緒相關(guān)時(shí)，最好當(dāng)面或者電話(huà)溝通，避免無(wú)聲音、肢體語(yǔ)言及面部表情導(dǎo)致意思不能準(zhǔn)確表達(dá)，產(chǎn)生距離和誤會(huì)，達(dá)不到溝通的效果其他注意事項(xiàng)跟進(jìn)到底需要經(jīng)手的郵件，務(wù)必按接收——處理——跟進(jìn)——閉環(huán)進(jìn)行才可關(guān)閉對(duì)郵件任