物業(yè)管理公司檔案管理制度范本

物業(yè)管理公司檔案管理制度范本_物業(yè)經(jīng)理人物業(yè)治理公司檔案治理制度范本

一、物業(yè)治理公司檔案治理規(guī)定：

1.公司各物業(yè)工程的檔案資料規(guī)定由物業(yè)治理公司主管(包括代理主管)負責監(jiān)視保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

2.有關物業(yè)治理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、治理制度、合約及附件設備設施及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。

3.物業(yè)治理公司檔案資料必需按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編名目索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號名目。

4.物業(yè)治理公司檔案名目及存檔文件清單每季度上報公司備案。

5.物業(yè)治理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認前方可離任。

6.物業(yè)治理公司檔案日常需常常使用局部應復印備份，原件存放在檔案中不得隨便使用。

7.因工作需要借閱、復印專管局部檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認，如有違反的作泄密處理。

8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實狀況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。

9.物業(yè)治理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業(yè)治理公司有重大影響及損害物業(yè)治理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保存追究其法律責任的權利。

二、物業(yè)治理公司保密規(guī)定：

1.在工作范圍獲有關的公司、物業(yè)治理公司內部資料，業(yè)主、用戶單元和物業(yè)治理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、特殊條款、物業(yè)治理公司及公司內部狀況、業(yè)主及用戶個人狀況等均屬工作保密范圍。

2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專人負責注記及存檔等工作，由物業(yè)治理公司主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可制止查閱。

3.物業(yè)治理公司物業(yè)治理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經(jīng)指定的授權人士，方可代為執(zhí)行以上事務

4.應工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地址等，必需隱蔽放置，不得張貼于惹眼處，不得外泄。

5.公司制定的各類物業(yè)治理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)治理處統(tǒng)一保管，高級治理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù))，每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。

6.公布的各類通知通告，應限定時效，過時收回。

7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，主動為公司及業(yè)主保守隱秘，對于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向公司報告。

8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或治理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關規(guī)定從重懲罰，并由當事人個人擔當導致的全部法律責任。

三.物業(yè)治理公司檔案資料：

1、物業(yè)治理公司驗收檔案：

1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);

2)設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像治理等部門驗收合格文件;

3)機電設備保養(yǎng)合約;

4)公共區(qū)域設施設備驗收記錄(治理公司);

5)公共區(qū)域設施設備移交記錄(進展商、承包商與治理公司);

6)單元驗收及移交記錄(承包商、業(yè)主與治理公司);

2、物業(yè)治理公司二次裝修檔案：

1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);

2)二次裝修期間治理處監(jiān)視檢查資料;

3、業(yè)戶資料：

1)入伙狀況記錄;

2)業(yè)主(租戶)狀況登記(包括名稱、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);

4、物業(yè)治理公司治理文本匯編：

1)治理合同