辦公用品管理制度辦公用品采購(gòu)與保管領(lǐng)用規(guī)定與表格

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔題目辦公用品的管理制度編號(hào)SMP-014-01頁(yè)數(shù)共5頁(yè)第1頁(yè)頒發(fā)部門(mén)行政部QA審核年月日起草人年月日批準(zhǔn)人年月日部門(mén)審核年月日生效日期年月日分發(fā)部門(mén)公司各部門(mén)、車(chē)間目的：為使公司辦公用品管理合理化，滿足工作需要及節(jié)約費(fèi)用，本著“計(jì)劃管理、統(tǒng)一采購(gòu)”的原則，特制訂本規(guī)定。適用范圍：所有辦公用品。責(zé)任人：行政部經(jīng)理、采購(gòu)員、倉(cāng)庫(kù)管理員、行政部辦公用品管理員。內(nèi)容：1.本規(guī)定所指的辦公文具分為消耗品、管理消耗品、管理品三類(lèi)；辦公設(shè)備是指用于文件處理、財(cái)務(wù)管理、文件資料管理等事務(wù)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、通信設(shè)備、資料保管設(shè)備、會(huì)議室設(shè)備、辦公區(qū)生活保障設(shè)備等；辦公器材是指辦公事務(wù)使用的各種常用低值易耗品和低值耐用品。1.2申購(gòu)程序1.2.1辦公文具用品由行政部每月30日集中采購(gòu)，各部門(mén)每月25日前提出下月辦公用品文具需求計(jì)劃交至行政部。行政部根據(jù)庫(kù)存量情況及正常消耗水平，確定訂購(gòu)數(shù)量，編制采購(gòu)計(jì)劃及所購(gòu)用品價(jià)格預(yù)算表，由行政部經(jīng)1.2.21.2.31.3.采購(gòu)程序1.3.11.3.21.3.31.3.41.4領(lǐng)用程序1.4.11.4.21.4.3新員工到職，由行政部負(fù)責(zé)發(fā)給常用辦公用品一套（包括：筆筒、剪刀、圓珠筆、書(shū)寫(xiě)筆、膠棒、回形針），并讓1.4.41.4.51.5管理1.5.11.5.21.5.3個(gè)人領(lǐng)用的辦公文具用品每三個(gè)月進(jìn)行核算1.5.41.5.52.附則2.1本規(guī)定自頒布之日起試行；2.2本規(guī)定解釋權(quán)歸行政部。附件1：部分非消耗辦公用品領(lǐng)用限額表2：入庫(kù)單、出庫(kù)單3：辦公用品個(gè)人領(lǐng)用表R(M)-AD-1014-01-0附件1：部分非消耗辦公用品領(lǐng)用限額表編號(hào)品名數(shù)量時(shí)間1圓珠筆5一年內(nèi)2書(shū)寫(xiě)筆5一年內(nèi)3筆筒1長(zhǎng)期4打孔機(jī)1長(zhǎng)期5訂書(shū)機(jī)1長(zhǎng)期6取釘器1長(zhǎng)期7計(jì)算器1長(zhǎng)期8尺子1長(zhǎng)期9剪刀1長(zhǎng)期10卷筆刀1長(zhǎng)期11衛(wèi)生紙1一個(gè)月R(M)-AD-1014-02-0附件2：入庫(kù)單交貨單位：年月日產(chǎn)品名稱規(guī)格批號(hào)單位數(shù)量單價(jià)總金額合計(jì)備注：部門(mén)主管：送貨人：倉(cāng)管員：出庫(kù)單提貨單位：年月日產(chǎn)品名稱規(guī)格批號(hào)單位數(shù)量單價(jià)總金額合計(jì)備注：部門(mén)主管：發(fā)貨人：提貨人：會(huì)計(jì)：R(M)-AD-1014-03-0附件3：辦公用品個(gè)人領(lǐng)用表部門(mén):崗位:姓名:領(lǐng)用日期:序號(hào)品名單位數(shù)量備注歸還記錄發(fā)貨人：領(lǐng)用人簽名:精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔辦公用品管理制度第一章總則第一條目的：為進(jìn)一步規(guī)范項(xiàng)目辦公用品的申購(gòu)、入庫(kù)、保管、發(fā)放、使用、報(bào)廢、盤(pán)點(diǎn)、交接程序和行為，提高辦公用品使用效率和工作效率，做到管理有序、責(zé)任明確、節(jié)儉節(jié)約、避免浪費(fèi)，特制定本制度。第二條適用范圍：XX項(xiàng)目部全體員工。第二章具體規(guī)定第三條辦公用品的管理責(zé)任部門(mén)：辦公用品的管理統(tǒng)一歸口為綜合部。第四條辦公用品分類(lèi)辦公用品按使用的性質(zhì)分為易耗低值品和耐用辦公品。1.易耗低值品：主要指簽字筆、水筆、鉛筆、圓珠筆、固體膠、透明膠、剪刀、A4紙、A3紙、筆記本、印油、文件夾、復(fù)寫(xiě)紙、卷尺、長(zhǎng)尾夾、便簽本、筆筒、回形針、訂書(shū)釘、釘書(shū)機(jī)、計(jì)算器、電話機(jī)等容易損耗的日常辦公用品。2.耐用高值品：主要指電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、相機(jī)、投影儀、文件柜、辦公桌椅等相對(duì)價(jià)值較高且耐用的辦公用品。第五條辦公用品的采購(gòu)1.辦公用品由綜合部統(tǒng)一采購(gòu)。綜合部要做好供應(yīng)商的建檔工作，編制出常用辦公用品的價(jià)格表，把握好辦公用品的價(jià)格行情，做好供應(yīng)商的比較、甄選工作，盡最大可能控制好辦公用品的采購(gòu)成本。2.綜合部于每月底編制出當(dāng)月各部門(mén)辦公用品使用情況、費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表和下月公司辦公用品使用計(jì)劃，報(bào)經(jīng)理審核。3.每月1日，綜合部根據(jù)審批過(guò)的當(dāng)月辦公用品使用計(jì)劃，結(jié)合辦公用品庫(kù)存情況，提出書(shū)面采購(gòu)建議（含庫(kù)存情況）。4.采購(gòu)人員根據(jù)書(shū)面采購(gòu)建議，填寫(xiě)采購(gòu)計(jì)劃單（附件）。采購(gòu)固定資產(chǎn)辦公用品時(shí)，要有分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)。購(gòu)買(mǎi)非常用或?qū)俎k公用品時(shí)，由申購(gòu)部門(mén)填寫(xiě)采購(gòu)計(jì)劃單，分管領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目經(jīng)理審批同意后，交由采購(gòu)人員予以采購(gòu)。5.審批后，對(duì)一次采購(gòu)數(shù)量多、金額較大需要簽訂合同的，按照合同約定的結(jié)算方式進(jìn)行結(jié)算。金額數(shù)額較小的零星采購(gòu)，采購(gòu)人員可憑審批后的采購(gòu)申請(qǐng)單到財(cái)務(wù)部借支現(xiàn)金，進(jìn)行采購(gòu)。6.常用辦公用品至少要保持五天的安全使用庫(kù)存。7.綜合部要加強(qiáng)對(duì)辦公用品采購(gòu)、保管的監(jiān)督和管理，對(duì)各部門(mén)領(lǐng)用的辦公用品要有一定的監(jiān)管,防止出現(xiàn)重復(fù)領(lǐng)用和浪費(fèi)現(xiàn)象.第六條辦公用品的入庫(kù)1.采購(gòu)人員在采購(gòu)后半日內(nèi)，憑借采購(gòu)申請(qǐng)單、對(duì)方出具的物資清單、發(fā)票等到綜合部處辦理辦公用品入庫(kù)手續(xù)，未經(jīng)入庫(kù)不得領(lǐng)用。2.綜合部辦理入庫(kù)時(shí)須核對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)單、發(fā)票與實(shí)物是否一致后，方可辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)辦公用品購(gòu)進(jìn)登記表(附件)。采購(gòu)經(jīng)辦人、綜合部主管在購(gòu)進(jìn)登記表上簽字。3.綜合部憑購(gòu)進(jìn)登記表登記存貨數(shù)據(jù)和相關(guān)賬目。第七條辦公用品的保管、申請(qǐng)、領(lǐng)用、使用及管理1.備用的辦公用品由綜合部統(tǒng)一管理保存，并實(shí)行每月盤(pán)存制。綜合部于每月末后兩天進(jìn)行辦公用品的盤(pán)存，盤(pán)存內(nèi)容包括庫(kù)存情況和檢查已發(fā)放的耐用高值品使用、保管情況，并讓相應(yīng)的保管人簽字確認(rèn)，以確保耐用高值品的使用效率。2.辦公用品的領(lǐng)用由各部門(mén)統(tǒng)計(jì)本部門(mén)所需物品數(shù)量，填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用登記表》（附件）領(lǐng)用。3.各部門(mén)領(lǐng)取人要在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上簽署本人姓名和領(lǐng)取日期,領(lǐng)用后歸部門(mén)負(fù)責(zé)使用保管。涉及耐用高值品的，必須是使用人前來(lái)領(lǐng)取并簽字，以明確具體保管責(zé)任。4.已領(lǐng)取使用的辦公用品由實(shí)際使用人和部門(mén)負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任。對(duì)因個(gè)人自身過(guò)失、非正常使用而對(duì)辦公用品造成的重大異常損耗，由責(zé)任人承擔(dān)所造成損失部分的賠償。（責(zé)任認(rèn)定分3等，含完全責(zé)任、一般責(zé)任和輕微責(zé)任，分別對(duì)應(yīng)80%，50%，20%的損失賠償比例。損失由財(cái)務(wù)部計(jì)算計(jì)提折舊后得出。如存在產(chǎn)品更新?lián)Q代，市面購(gòu)置價(jià)值降低的，也可以直接按重置成本計(jì)算，兩種賠償計(jì)算方式可以由賠償人選擇。）第八條辦公用品的報(bào)廢項(xiàng)目對(duì)耐用高值品的報(bào)廢實(shí)行審批管理。各部門(mén)如有耐用高值品損壞，不能使用的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)以下程序進(jìn)行處理。1.對(duì)一些簡(jiǎn)單問(wèn)題可自行維修處理。但對(duì)于保修服務(wù)品，且在保修期內(nèi)的，不得擅自自行處理。 2.可維修品出現(xiàn)問(wèn)題的應(yīng)當(dāng)提交《辦公用品報(bào)修單》（附件2）至綜合部，由綜合部聯(lián)系專(zhuān)業(yè)維修人員統(tǒng)一處理。3.對(duì)維修不成的耐用高值品實(shí)行報(bào)廢處理。報(bào)廢應(yīng)當(dāng)是在對(duì)可能維修的，提交過(guò)維修申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)人員維修但無(wú)法修好的情況下，或者是無(wú)條件維修的，或者維修所需人力物力金額折算接近物品價(jià)值1/2的，經(jīng)過(guò)綜合部的故障認(rèn)定，方可由該管理品的保管人填寫(xiě)《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)單》（附件3），經(jīng)所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人、綜合部、財(cái)務(wù)部簽字確認(rèn)后，報(bào)廢事項(xiàng)方為成立。報(bào)廢品原購(gòu)買(mǎi)價(jià)值單件超過(guò)1000元的，須報(bào)請(qǐng)分管副經(jīng)理批準(zhǔn)；原購(gòu)買(mǎi)價(jià)值單件超過(guò)3000元的，須報(bào)請(qǐng)經(jīng)理批準(zhǔn)。4.耐用高值品在經(jīng)過(guò)報(bào)廢審批后，由綜合部進(jìn)行回收處理，以求盡可能的開(kāi)源節(jié)流。5.耐用高值品完成報(bào)廢程序后，應(yīng)當(dāng)從《耐用高值品登記表》內(nèi)核銷(xiāo)，核銷(xiāo)時(shí)須附上《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)單》。第九條辭職清退情況處理對(duì)于辭職、離職或不在項(xiàng)目工作的員工，須在辦理完辦公用品清退手續(xù)后方可辦理工資領(lǐng)取.事項(xiàng)。第三章附則 第十條本制度由綜合部制定，并負(fù)責(zé)解釋。第十一條本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。附件2：辦公用品報(bào)修單設(shè)備名稱報(bào)修部門(mén)使用人設(shè)備編號(hào)故障現(xiàn)象處理結(jié)果或建議報(bào)修部門(mén)意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：