白領(lǐng)時(shí)間與壓力管理

白領(lǐng)時(shí)間與壓力管理第1頁/共104頁你的生活緊張嗎?0-25 你不是每天在處理緊急的事情26-45

危機(jī)處理是每天必做之事46+

你生活中不能沒有危機(jī)第2頁/共104頁做時(shí)間的控制者第3頁/共104頁你是誰?你如何利用時(shí)間?第4頁/共104頁你的一天是如何過的?From9to6第5頁/共104頁時(shí)間哪里去了?活動(dòng)小時(shí)數(shù)%={(小時(shí)數(shù)÷24)×100}工作（W）

睡覺（S）

家庭（F）

娛樂、興趣愛好（R）

社交（C）

其他瑣事（M）

其他（O）

總計(jì)24

第6頁/共104頁你的時(shí)間浪費(fèi)在那里?浪費(fèi)原因你的順序小組順序第7頁/共104頁省時(shí)or省事時(shí)間事情控制能力計(jì)劃能力可能結(jié)果增加/減少/不變主導(dǎo)配合計(jì)劃非計(jì)劃9:00~10:00第8頁/共104頁你會(huì)如何安排一天的時(shí)間?

何副總經(jīng)理的一天討論:15分鐘分享:3分鐘第9頁/共104頁關(guān)于時(shí)間管理時(shí)間能管理嗎?你真的沒時(shí)間嗎?你有多少時(shí)間用在工作上?第10頁/共104頁效率（Efficiency）V.S.

效果（Effectiveness)效率：把事情做對(duì)（Dothethingsright）效果：做對(duì)的事情（Dotherightthings）效能：把對(duì)的事情做對(duì)（Dotherightthingsright）第11頁/共104頁輸入輸出一般工作者第12頁/共104頁輸出輸入聰明工作者第13頁/共104頁自己做別人做排入工作行程Scheduling授權(quán)Delegation如何節(jié)省時(shí)間第14頁/共104頁個(gè)人精力周期圖0100%9:0012:0017:00第15頁/共104頁時(shí)間管理的基本認(rèn)識(shí)知道該做什么事,并把時(shí)間花在重要的事情上時(shí)間無法管理,事情/任務(wù)才是管理的對(duì)象浪費(fèi)的時(shí)間遠(yuǎn)比有效利用的時(shí)間多善用管理工具提升時(shí)間利用效率第16頁/共104頁時(shí)間管理和工作安排

的系統(tǒng)方法第17頁/共104頁確立目標(biāo)（Goal）/愿景（Vision）設(shè)立短期目標(biāo)（Objective）制定工作計(jì)劃（Planning）區(qū)分輕重緩急（Prioritizing）管理時(shí)間的四大任務(wù)第18頁/共104頁個(gè)人管理的四步驟確定角色選擇目標(biāo)安排進(jìn)度逐日調(diào)整第19頁/共104頁你有幾種角色討論10分鐘分享3分鐘第20頁/共104頁你的角色角色應(yīng)該表現(xiàn)重要性如何衡量成功一線經(jīng)理專業(yè)高通過TMP職業(yè)經(jīng)理人認(rèn)證擁有國(guó)家一級(jí)TCC證書每年60個(gè)小時(shí)的專業(yè)認(rèn)證培訓(xùn)完成工作目標(biāo)高工作目標(biāo)完成率100%項(xiàng)目完成率100%協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)合作中員工滿意度85%以上無嚴(yán)重顧客抱怨規(guī)劃與改善低完成單位年度發(fā)展計(jì)劃提出重大改善建議,并獲采用第21頁/共104頁制定目標(biāo)時(shí)應(yīng)該遵循法則成功的標(biāo)準(zhǔn)很清晰，目標(biāo)的達(dá)成和完成是可看見的（例如：你知道它們何時(shí)會(huì)出現(xiàn)）?？珊饬康?Measurable)是你真正希望做的。合乎需求的(Desirable)不受其他人的參加而可以隨著改動(dòng)的?？煽刂频?Controllable)能夠用文字（書面）表示出來?？上胂蟮?Conceivable)根據(jù)實(shí)際情況，是現(xiàn)實(shí)的、可以讓人接受的。可信的(Believable)將在一定時(shí)間內(nèi)本部門優(yōu)勢(shì)、能力和弱勢(shì)考慮進(jìn)去后可以完成的。可達(dá)到的(Achievable)第22頁/共104頁

I

2

危機(jī)

2

緊迫的問題

2

已到期的項(xiàng)目

2

會(huì)議

II

2

準(zhǔn)備事項(xiàng)

2

預(yù)防措施

2

價(jià)值整合

2

計(jì)劃

2

關(guān)系建立

2

真正的休閑

2

授權(quán)

III

2

不預(yù)期的打擾─如電話

2

某些信件、某些報(bào)告

2

某些會(huì)議

2

某些觸手可及的事情

2

你喜歡做的事情

IV

2

過于簡(jiǎn)單的事

2

垃圾信件

2

某些電話

2

一些會(huì)浪費(fèi)時(shí)間的事

緊急

不緊急

重

要

不重要

時(shí)間管理矩陣第23頁/共104頁

I

2

2

2

2

II

2

2

2

2

2

2

2

III

2

2

2

2

2

IV

2

2

2

2

緊急

不緊急

重

要

不重要

你的時(shí)間管理矩陣第24頁/共104頁時(shí)間管理是針對(duì)那一個(gè)矩陣象限的管理?I?II?III?IV?第25頁/共104頁IIIIII結(jié)果：完全不負(fù)責(zé)的需要到處救火依賴別人來完成基本的事情IV時(shí)間管理矩陣第26頁/共104頁I結(jié)果工作壓力大精疲力盡工作中充滿危機(jī)總是在到處救火IIIVIII時(shí)間管理矩陣第27頁/共104頁IIIIII結(jié)果：注重短期效應(yīng)工作中充滿危機(jī)以善變著稱不認(rèn)為目標(biāo)與計(jì)劃重要感覺自己受到委屈，事情在自己控制以外淺薄及破碎的人際關(guān)系IV時(shí)間管理矩陣第28頁/共104頁III結(jié)果：目標(biāo)與方向明確平衡自制與紀(jì)律狀況在控制之下較少的危機(jī)時(shí)間管理矩陣第29頁/共104頁

80%的工作是運(yùn)用

20%的時(shí)間完成的

柏拉圖定律(80/20)第30頁/共104頁ABC法則A級(jí)優(yōu)先—必須做的事B級(jí)優(yōu)先—應(yīng)該做的事C級(jí)優(yōu)先—可以去做的事第31頁/共104頁工作日志時(shí)間工作內(nèi)容工作分類實(shí)際花費(fèi)時(shí)間ABC完成第32頁/共104頁每日時(shí)間規(guī)劃法列出任務(wù)估計(jì)工作需要時(shí)間預(yù)留機(jī)動(dòng)時(shí)間給意外事件決定優(yōu)先,刪減和委派事后檢查第33頁/共104頁日程計(jì)劃第34頁/共104頁日程計(jì)劃-舉例第35頁/共104頁你會(huì)如何安排一天的時(shí)間?

結(jié)合你的各種角色討論:15分鐘分享:3分鐘第36頁/共104頁

時(shí)間日志定時(shí)將您使用時(shí)間的方式忠實(shí)記錄起來是幫助您開始時(shí)間管理的最佳方式時(shí)間工作安排工作優(yōu)先度備注7:007:157:307:458:008:158:308:459:009:159:309:4510:0010:1510:3010:4511:0011:1511:3011:4512:00第37頁/共104頁

1.

按照自己的需求修改每日時(shí)間日志

為了讓時(shí)間日志能正確的反應(yīng)出您日常的工作，因此，改正時(shí)間表，如果它不適合您的時(shí)間。

2.

填寫時(shí)間日志

隨身帶著每日時(shí)間日志，以每15分鐘為一單位，忠實(shí)正確的將你在這15分鐘所做的工作或進(jìn)行的活動(dòng)記錄起來。切記要將所有的活動(dòng)登記起來，包括您例行的工作，做白日夢(mèng)、出去午餐、聊天…等。

如何填寫每日時(shí)間日志第38頁/共104頁如何填寫每日時(shí)間日志第39頁/共104頁如何控制時(shí)間的使用1明確責(zé)任、確立優(yōu)先級(jí)和目標(biāo)2去除不必要和不合適的活動(dòng)3每日、每周規(guī)劃時(shí)間使用計(jì)劃盡可能授權(quán)留出處理意外事件的處理時(shí)段盡可能消除或減少干擾因素高效率利用精力高峰期第40頁/共104頁

計(jì)劃時(shí)間運(yùn)用的指導(dǎo)方針總是把你的計(jì)劃寫下來。保持集中力在你將預(yù)定完成的目標(biāo)上?？偸菍⒛愕娜粘瘫矸旁谀愕拿媲耙源_保工作進(jìn)度。先將主要的事項(xiàng)及活動(dòng)計(jì)劃好。多花心思在計(jì)劃每天的一開始。盡可能將有關(guān)之事項(xiàng)及活動(dòng)給歸納在一起。多留一些時(shí)間給重要的工作。確定容許足夠的時(shí)間在每一件工作上，但不能給予太多的時(shí)間。

第41頁/共104頁計(jì)劃時(shí)間運(yùn)用的指導(dǎo)方針建立一些彈性在突如其來的事件上。每一天撥出一些供思考的時(shí)間給自己。考慮如何將等待及旅行的時(shí)間變得更有用。如果可行，試著將你的生理時(shí)鐘和你的工作相配合。學(xué)習(xí)如何控制自己不去做并未排入行程的事情。每日下班前先將明日的行程排好。請(qǐng)你的秘書來協(xié)助你安排行程。將你計(jì)劃的日程表及實(shí)際履行的事情做一些比較，可以學(xué)會(huì)如何更實(shí)際及有效地安排你的時(shí)間。第42頁/共104頁時(shí)間管理專注是提高個(gè)人工作效能的關(guān)鍵.高效的經(jīng)理人堅(jiān)持要事第一,而且每次只做一件事.~彼德杜拉克第43頁/共104頁團(tuán)隊(duì)時(shí)間管理第44頁/共104頁自己做?

還是團(tuán)隊(duì)一起做?彗星撞地球第45頁/共104頁關(guān)系型直接/快間接/慢ABCD4321人際導(dǎo)向/外向社交型思考型指導(dǎo)型工作導(dǎo)向/內(nèi)向行為風(fēng)格特征概述第46頁/共104頁Exercise風(fēng)格測(cè)試第47頁/共104頁指導(dǎo)型 社交型?獲得立即的成果 ?與人接觸?有目的行為 ?留下好印象?接受挑戰(zhàn) ?表達(dá)清晰?決策迅速 ?創(chuàng)造激發(fā)人心的環(huán)境?詢問現(xiàn)況 ?熱情?采用權(quán)威 ?自娛娛人?主導(dǎo)狀況 ?樂觀?解決問題 ?參與團(tuán)體行動(dòng)

不同風(fēng)格的行為偏好第48頁/共104頁關(guān)系型思考型?態(tài)度和靄 ?關(guān)注任務(wù)及標(biāo)準(zhǔn)?耐心 ?注意細(xì)節(jié)?彈性 ?分析及權(quán)衡事情?協(xié)助他人 ?系統(tǒng)的?傾聽 ?邏輯的?使人感到快樂 ?精確的?創(chuàng)造穩(wěn)定而和諧的環(huán)境 ?規(guī)劃的?團(tuán)隊(duì)協(xié)作 ?決策緩慢 不同風(fēng)格的行為偏好第49頁/共104頁不同風(fēng)格的基本需求社交型基本需求:被肯定指導(dǎo)型基本需求:成就(表現(xiàn)成果)關(guān)系型基本需求:被人接受思考型基本需求:安全(要有正確的信息)第50頁/共104頁各種人際風(fēng)格的溝通策略關(guān)系型?誠(chéng)懇的?耐心的引導(dǎo)出目標(biāo)?保留彈性?給予支持?關(guān)注人際關(guān)系?澄清事實(shí)思考型?事先準(zhǔn)備?分析利弊得失?關(guān)注任務(wù)?系統(tǒng)的方式?對(duì)事不對(duì)人?一致性的?有耐性的社交型?親切，友好?關(guān)注團(tuán)體而非個(gè)人?重視整體而非細(xì)節(jié)?提供社交的活動(dòng)?提供支持?提供發(fā)表意見的機(jī)會(huì)

指導(dǎo)型?直接，簡(jiǎn)短，重點(diǎn)式的答覆?關(guān)注業(yè)務(wù)及成果?強(qiáng)調(diào)利益?提供挑戰(zhàn)，自由及機(jī)會(huì)?問“什么？”而非“如何？”第51頁/共104頁描述要獲得的結(jié)果—要完成什么任務(wù)評(píng)估現(xiàn)狀,分析外部的機(jī)會(huì)與威脅、內(nèi)部的強(qiáng)弱項(xiàng)界定目標(biāo)制定行動(dòng)計(jì)劃和具體步驟(列表、排序、設(shè)定期限)計(jì)算預(yù)算費(fèi)用,包括金錢、人力、時(shí)間制定時(shí)間表執(zhí)行計(jì)劃跟蹤計(jì)劃的執(zhí)行情況期望現(xiàn)狀步驟預(yù)算目標(biāo)時(shí)間表執(zhí)行跟蹤制定工作計(jì)劃的八個(gè)步驟第52頁/共104頁工作計(jì)劃WhyWhatWhoWhenWhereHowtoHowmuch?準(zhǔn)備演示綱要 ?給上司的成本分析報(bào)告 ?清理預(yù)算分析資料 ?估計(jì)制作文宣費(fèi)用?訂立商展規(guī)劃會(huì)議議程 ?顧客意見反饋分析?評(píng)估地點(diǎn) ?項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)程安排?新產(chǎn)品上市 ?擴(kuò)大市場(chǎng)占有率華東區(qū)商展列表第53頁/共104頁項(xiàng)目 排序新產(chǎn)品上市提案 1/1準(zhǔn)備演示綱要華東區(qū)商展演示 1/2給上司的成本分析報(bào)告促銷預(yù)算 3/1清理預(yù)算分析資料

3/2估計(jì)制作文宣費(fèi)用

2/1訂立商展規(guī)劃會(huì)議議程

2/2顧客意見反饋分析表排定順序第54頁/共104頁任務(wù)名稱:日期:工作項(xiàng)目重要性開始結(jié)束負(fù)責(zé)人成果評(píng)價(jià)制作工作計(jì)劃第55頁/共104頁

38125678711合計(jì)26316641

A*BCD*EF*G*人數(shù)周總計(jì)987654321

時(shí)間

（周）工序1E2E2E3E3E4E4E4E4E1E2E2E2E2E1E1E計(jì)劃甘特圖第56頁/共104頁012345678910時(shí)間（周）12345678人數(shù)計(jì)劃人員需求情況圖第57頁/共104頁制作一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃表你負(fù)責(zé)改善一個(gè)單位的重要問題,你的主管希望你提出一個(gè)有效的工作計(jì)劃.成本降低/客戶服務(wù)改善/提高績(jī)效第58頁/共104頁進(jìn)度安排質(zhì)量,成本,影響因素關(guān)鍵路線(CPM),線條圖(GANT),里程碑(Milestone)進(jìn)度控制人員職責(zé)分派工作結(jié)構(gòu)分解控制會(huì)議干擾因素分析進(jìn)度報(bào)告差異分析修訂措施問題及原因分析下一步工作安排及建議計(jì)劃推展第59頁/共104頁管理者的時(shí)間計(jì)劃善用時(shí)間排程,學(xué)會(huì)善用大段時(shí)間與零散時(shí)間預(yù)留可彈性運(yùn)用的時(shí)間以應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況將瑣碎的工作交由部屬處理將時(shí)間運(yùn)用于改善組織,改善工作方法,創(chuàng)新,提高客戶滿意度,降低成本,減少錯(cuò)誤及瑕疵的工作第60頁/共104頁誰偷了你的時(shí)間?討論10分鐘分享3分鐘第61頁/共104頁缺乏輕重緩急之分缺少計(jì)劃隨意授權(quán)無效的會(huì)議缺乏組織個(gè)人間的沖突對(duì)時(shí)間估計(jì)的不足試圖根據(jù)記憶來做事沒有能力說“不”拖延時(shí)間浪費(fèi)的陷阱第62頁/共104頁未事先約定的訪客電話給自己一段安靜的時(shí)間SayNo!拒絕與重要目標(biāo)無關(guān)的事情打交道，才能創(chuàng)造時(shí)間的最大效益避免干擾第63頁/共104頁避免干擾電話盡量減少代接與授權(quán)電話留言避免無關(guān)話題簡(jiǎn)潔回答必要時(shí)禮貌的結(jié)束對(duì)話訪客限制區(qū)域與人數(shù)在別人的工作區(qū)域討論工作座位遠(yuǎn)離門或走道站立談話第64頁/共104頁避免干擾郵件分類安排時(shí)間閱讀過濾垃圾郵件限制對(duì)象會(huì)議確定必要性讓參加會(huì)議的人清楚知道會(huì)議目的與需要信息準(zhǔn)時(shí)開始,準(zhǔn)時(shí)結(jié)束轉(zhuǎn)接電話結(jié)束前清楚說明會(huì)議結(jié)論與要求第65頁/共104頁你是新來的工程師,當(dāng)你正投入公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)的編程設(shè)計(jì)工作時(shí)，負(fù)責(zé)電子商務(wù)的項(xiàng)目經(jīng)理李嵐打電話來請(qǐng)你參加一個(gè)會(huì)議，主題是要討論電子商務(wù)的未來應(yīng)用及發(fā)展方向，他很希望你代表技術(shù)支持部門談?wù)劯黜?xiàng)新技術(shù)的應(yīng)用，時(shí)間是在下午2點(diǎn)鐘。李嵐相信你是最好的人選，而她已經(jīng)沒有其他時(shí)間來進(jìn)行這個(gè)會(huì)議。她因?yàn)樘Χ颂崆巴ㄖ?。她知道你人很好，?yīng)該會(huì)幫他這個(gè)忙。而那個(gè)時(shí)間你原來是準(zhǔn)備要學(xué)習(xí)JAVA技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。請(qǐng)問你會(huì)如何面對(duì)這次的會(huì)議邀請(qǐng)。你會(huì)怎么辦?第66頁/共104頁處理困難情境(7A)

階段一：處理人的情緒吸收Absorb表示理解Acknowledge同意某些事Agreewithsomething階段二：處理特定問題詢問

Ask增加Add建議

Advise一起的行動(dòng)計(jì)劃

Actionplantogether第67頁/共104頁1、計(jì)劃欠妥7、欠缺自律13、用人不當(dāng)2、貪求過多8、無力拒絕14、社交閑談3、不速之客9、做事絕延15、權(quán)貴混淆4、條理不清10、無效會(huì)議16、溝通不良5、事必躬親11、文件繁雜17、進(jìn)度失控6、電話干擾12、工作擱置18、應(yīng)付危機(jī)跳脫時(shí)間陷阱第68頁/共104頁經(jīng)理人應(yīng)經(jīng)常問的問題我的工作如何對(duì)公司的策略產(chǎn)生貢獻(xiàn)？我的主要角色與職責(zé)是什么？我對(duì)于組織的其它事業(yè)領(lǐng)域可以提供哪些協(xié)助？如何提供更好的服務(wù)給內(nèi)部及外部的客戶？有哪些關(guān)于工作或人員的的問題需加以特別的關(guān)注？有哪些是公司期望未來去做的事？第69頁/共104頁時(shí)間是最稀有的資源。所有的工作、所有的成果和績(jī)效都需要使用時(shí)間。與其它的資源不同,時(shí)間不能被替代、時(shí)間不能增加、不能被購(gòu)得、不能儲(chǔ)存。高效經(jīng)理人是從時(shí)間開始,而不是從任務(wù)開始。他們首先去了解:他們的時(shí)間到哪去了。PeterF.Drucker第70頁/共104頁如何進(jìn)行時(shí)間管理確立自己的角色選擇重要的事,排定優(yōu)先順序了解自己的時(shí)間到哪去了設(shè)立目標(biāo)計(jì)劃和安排日程避免干擾井然有序,逃離時(shí)間的陷阱第71頁/共104頁Q&A第72頁/共104頁

花點(diǎn)時(shí)間,什么都不做,這是放松的開始花點(diǎn)時(shí)間,去思考,這是進(jìn)步的開始花點(diǎn)時(shí)間,去閱讀,這是智慧的開始花點(diǎn)時(shí)間,去運(yùn)動(dòng),這是健康的開始花點(diǎn)時(shí)間,去旅行,這是增長(zhǎng)見聞的開始花點(diǎn)時(shí)間,去關(guān)懷社會(huì),這是服務(wù)的開始第73頁/共104頁壓力管理內(nèi)容提要認(rèn)識(shí)壓力面對(duì)壓力行動(dòng)計(jì)劃第74頁/共104頁你曾經(jīng)有壓力很大的經(jīng)驗(yàn)嗎?你學(xué)習(xí)到的寶貴經(jīng)驗(yàn)是什么?48-168分低需采取防范措施169-312分中需制定計(jì)劃來克服這些有問題的方面313-432分高必須立即采取有效措施第75頁/共104頁找出壓力冰山第76頁/共104頁壓力來源外部?jī)?nèi)部壓力無法控制的事能力無法達(dá)到的事沒有興趣的事事先沒有預(yù)料到的/突發(fā)事件控制能力情緒精神個(gè)性第77頁/共104頁你的壓力來源順序壓力來源可能原因第78頁/共104頁壓力來源Socialisolation 缺乏人際支持Thinkunrealistically 想法不切實(shí)際Rigidbody 身體緊張Emotionalrepressed 情緒壓抑Self-neglect 忽略自己的需要Sensoryoverload感官刺激過度第79頁/共104頁壓力與績(jī)效表現(xiàn)的關(guān)系最佳績(jī)效表現(xiàn)最合適壓力低度壓力厭倦高度壓力不安不快樂績(jī)效表現(xiàn)壓力程度第80頁/共104頁面對(duì)壓力對(duì)外:事件控制對(duì)內(nèi):自我調(diào)整第81頁/共104頁面對(duì)壓力事件控制突發(fā)事件不得不做的事情第82頁/共104頁突發(fā)事件處理方法：?jiǎn)栕约?“是否我該處理？”“是”—接受并面對(duì)它,努力尋找資源“不是”—請(qǐng)說no!否則，不要一邊埋怨，一邊做。第83頁/共104頁突發(fā)事件處理步驟：冷靜判斷、分析(5W2H)尋求解決方法緊急措施預(yù)防再發(fā)生第84頁/共104頁讓自己放松一下

呼吸練習(xí)第85頁/共104頁不得不做的事情心理準(zhǔn)備正面思考給自己一點(diǎn)壓力預(yù)演看見好處第86頁/共104頁練習(xí):面對(duì)不得不做的事

你正在趕一份后天要交出去的報(bào)告,你的老板非常重視這份報(bào)告,因?yàn)樗仨毮眠@份報(bào)告的資料,向董事會(huì)匯報(bào)投資的分析與建議.

你的一位下屬急匆匆的跑進(jìn)你的辦公室,向你報(bào)告有客戶抱怨你們的產(chǎn)品造成他們的生產(chǎn)線失火了,要求你們馬上到現(xiàn)場(chǎng)善后,并要求賠償他們的損失.

你決定親自去看看事故的現(xiàn)場(chǎng),了解真正的原因.第87頁/共104頁自我調(diào)整第88頁/共104頁我必須做完這件事我必須干好我在允許的時(shí)間內(nèi)盡量做我能干好別人應(yīng)付壓力的能力都比我強(qiáng)每個(gè)人都會(huì)受到壓力的影響，并不是只有我一個(gè)人合理情緒控制第89頁/共104頁合理情緒控制基本步驟A(Activatingevents)誘發(fā)性事件B(Beliefs)由A引起的信念C(emoti