為什么要會計電算化

第頁為什么要會計電算化"〔財務(wù)〕電算化'的歷史從國家"八六三計劃'到現(xiàn)在，二十多年的歷史，而作為很多財務(wù)一線的工還對此報以懷疑態(tài)度，這就不得而知了。目前要考會計從業(yè)證，都要先過會計電算化證，國家之所以定這個政策是以理由的，因為計算和處繁鎖的數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)人腦遠遠不及〔電腦〕的，儲存更是如此。在此，就單一的財務(wù)〔管理〕，列出如下財務(wù)電算化與傳統(tǒng)的手工賬的一些區(qū)別：1，傳統(tǒng)賬：建立公司賬套、登記總賬、明細賬薄子目，之后跟根發(fā)生業(yè)務(wù)做會計分錄，然后登明細賬(記賬)，算總賬，反復(fù)對賬，核算報表;2，財務(wù)電算化：由軟件服務(wù)工程師協(xié)助建立公司賬套，做好期初基礎(chǔ)設(shè)置，然后會計要做的就是在總賬系統(tǒng)填制憑證，點記賬按鈕，系統(tǒng)會自在幾秒鐘的時間完成對賬，記賬工作，然后總賬、明細賬、費用賬、報表系統(tǒng)的資產(chǎn)負債表、損益表等都自動完成;現(xiàn)在的財務(wù)軟件，通過二十多年的發(fā)展，已經(jīng)很成熟完善，更具人性化，學(xué)起來更容易上手，不必須要太高深的計算機知識與閑熟技術(shù)，會打字(實在不會打字也可以用手寫板)，一學(xué)就上手，輕輕松松擺脫手工賬的繁鎖。輕輕松松做賬，精細管理，卓越理財。用友財務(wù)軟件的財務(wù)部分，由總賬(應(yīng)收、應(yīng)付、現(xiàn)金管理)、報表(資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表)、工資、固定資產(chǎn)、財務(wù)分析等系統(tǒng)組成，是集中解決財務(wù)管理的核心應(yīng)用模塊，逐步滿足企業(yè)信息化必須求，能夠使企業(yè)盡快享受到信息化的成果。

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用友(T3)會計信息化軟件(以下簡稱用友通)是用友軟件股份有限公司面向中小型企業(yè)信息化必須求〔制定〕的管理系統(tǒng)。

用友通以客戶為核心，集產(chǎn)、供、銷、財一體解決方案，特別了對關(guān)鍵流程的控制，實現(xiàn)了對主要業(yè)務(wù)過程的全面管理，其智能化管控平臺支持立體綜合統(tǒng)計分析，使企業(yè)能夠更快應(yīng)對市場變化、更強管控關(guān)鍵流程、更全洞察運營全貌，為企業(yè)科學(xué)決策提供依據(jù)。

一、用友通總體框架

(一)總體結(jié)構(gòu)

用友通由總賬管理、往來管理、現(xiàn)金管理、項目管理、財務(wù)報表、工資管理、固定資產(chǎn)管理、財務(wù)分析、應(yīng)收管理、應(yīng)付管理、采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算等主要部分組成，這次會計電算化教材所涉及到的模塊為：總賬、財務(wù)報表、工資、固定資產(chǎn)系統(tǒng)。

(二)企業(yè)賬套建立及系統(tǒng)啟用基本操作

1.操作流程

企業(yè)建賬的工作流程如圖所示。為了方便操作，會計信息系統(tǒng)中大都設(shè)置了建賬向?qū)?，用來引?dǎo)用戶的建賬過程。

企業(yè)建賬的工作流程

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設(shè)置會計科目的內(nèi)容包括建立會計科目、修改和刪除會計科目、指定會計科目等操作。

1)建立會計科目

(1)會計科目編碼

科目編碼就是按科目編碼方案對每一科目的編碼進行定義。其作用是：便于反映會計科目間的上下級邏輯關(guān)系;便于計算機識別和處理，將會計科目編碼作為數(shù)據(jù)處理的關(guān)鍵字，便于檢索、分類及匯總等;減少輸入工作量，提升輸入速度;促進會計核算的規(guī)范化和標準化。

制定會計科目編碼首先從一級科目開始，逐級向下設(shè)置明細科目。一級科目編碼按財政部的統(tǒng)一編碼方案編制;明細科目編碼按照參數(shù)設(shè)置中對科目編碼級次和級長的規(guī)定進行設(shè)置。

通常的方法是同級科目按順序排列，以序號作為本級科目編碼，加上一級科目編碼后，組成本級科目全編碼。即：本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼。由此可見，每級科目的全編碼都包括上級科目的編碼和本級科目編碼，這樣的編碼能夠很好地反映科目上下級之間的關(guān)系。

(2)會計科目名稱

會計科目名稱是指會計科目的漢字名稱。科目編碼是計算機使用的科目代碼，而科目漢字名稱，則是證、賬、表上顯示和打印的標志，是企業(yè)與外部交流信息所使用的標志。因此在定義科目名稱時，必須嚴格按照會計制度規(guī)定的科目名稱輸入，做到規(guī)范化和標準化。輸入科目名稱時應(yīng)盡量避免重名，以免影響科目運用的準確性。

(3)科目類型

即按會計科目性質(zhì)對會計科目進行劃分。按照會計制度規(guī)定，科目類型分為六大類，即資產(chǎn)、負債、共同類、所有者權(quán)益、成本、損益。指定會計科目的類型，這是計算機自動進行分類匯總的依據(jù)。財政部規(guī)定的一級科目編碼的第一位，即科目大類代碼為："1=資產(chǎn)'，"2=負債'，"3=共同類'、"4=所有者權(quán)益'，"5=成本'，"6=損益'。因此在指定科目類型時必須將定義的類型與編碼的第一位堅持一致。

(4)賬頁格式

即依據(jù)會計核算的必須要對會計賬簿進行格式定義，賬頁格式一般有金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式等種類。

(5)輔助賬設(shè)置

輔助賬是指科目的輔助核算內(nèi)容，主要有個人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來、部門核算、項目核算等，另外還有外幣核算、數(shù)量核算、銀行賬和日記賬輔助核算。

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五大輔助核算得應(yīng)用：

手工方式下，應(yīng)收賬款應(yīng)該按照企業(yè)名稱設(shè)置明細科目，比如，應(yīng)收賬款-A公司，應(yīng)收賬款-B公司，應(yīng)收賬款-C公司。

填制憑證的時候，比如說如下分錄：

借：應(yīng)收賬款A(yù)公司30000

貸：主營業(yè)務(wù)收入30000

手工方式下，采納活頁式賬簿，因為隨著經(jīng)濟業(yè)務(wù)的變化，明細科目的內(nèi)容也在發(fā)生變動，采納活頁式賬簿比較容易核算。

計算機方式下如果采納手工記賬方式下的明細設(shè)置方法，就會出現(xiàn)信息設(shè)置重復(fù)，因此我們就應(yīng)該合計如何將應(yīng)收賬款科目和客戶檔案聯(lián)系起來。

方法是：建立應(yīng)收賬款科目的時候，我們可以將其設(shè)置為"客戶往來輔助核算'，這樣應(yīng)收賬款科目和客戶檔案就可以自動建立起聯(lián)系。以上面的分錄為例，在填制憑證的時候，計算機會彈出一個輔助窗口，由憑證填制人員選擇是與哪一個公司發(fā)生的業(yè)務(wù)往來，然后輸入金額3萬。

設(shè)置往來核算可以按往來目錄進行分類和匯總，即下一級將自動向有隸屬關(guān)系的上一級進行匯總;設(shè)置部門核算可以按部門進行分類和匯總;設(shè)置項目核算不僅可方便地實現(xiàn)對部分成本費用和收入按項目核算，而且為這些成本費用及收入狀況的管理提供了快速方便的輔助手段。

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審核憑證

審核憑證是審核員按照財會制度，對制單員填制的記賬憑證進行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等。

只有具有審核權(quán)的人才干進行審核操作。

會計制度規(guī)定，審核與制單不能為同一人。

憑證審核必須先重新注冊改換操作員。

[例]改換操作員。

以"劉偉'的身份重新注冊T3.

[例]審核憑證。

操作提示：

審核人必須具有審核權(quán)。

作廢憑證不能被審核，也不能被標錯。

審核人和制單人不能是同一個人;憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除;只有取消審核簽字后才可以修改或刪除;已標記作廢的憑證不能被審核，必須先取消作廢標記后才干審核。

3.記賬

在電算化方式下，記賬憑