寫(xiě)材料時(shí)要克服的幾種理解偏差

寫(xiě)材料時(shí)要克服的幾種理解偏差在工作中，朋友們拿到關(guān)于預(yù)備材料的要求或者接收領(lǐng)導(dǎo)對(duì)材料的要求，或多或少都遇到過(guò)理解偏差的問(wèn)題，就是說(shuō)，你寫(xiě)的材料沒(méi)有完全符合領(lǐng)導(dǎo)或者其他收取材料主體的預(yù)期，導(dǎo)致返工，今日我們就來(lái)聊一聊相關(guān)內(nèi)容。

要求：“統(tǒng)一格式”

場(chǎng)景：這類(lèi)要求根本是來(lái)自領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)材料內(nèi)容根本過(guò)關(guān)之后會(huì)要求統(tǒng)一格式。關(guān)于“統(tǒng)一格式”理解偏差，常見(jiàn)于預(yù)備PPT等展現(xiàn)類(lèi)材料的過(guò)程中。

誤會(huì)的情形：材料君A某某在接收領(lǐng)導(dǎo)要求后，第一反響就是單純看看PPT中的字體、段落格式、圖片大小等是否全都。但事實(shí)上，這個(gè)意見(jiàn)包含了許多內(nèi)容，除了第一反響想到的東西外，材料君A某某還需要進(jìn)一步看看前后的“展現(xiàn)性語(yǔ)言”是否全都，比方前一頁(yè)圖形中用綠色表示排名靠前或者工作精彩，用紅色表示排名靠后或者做的不好，那么后一頁(yè)的圖片中也要用一樣標(biāo)色，盡可能避開(kāi)前后不全都的問(wèn)題，即不能用紅色表示排名靠前或者工作精彩，用綠色表示排名靠后或者做的不好。又如，PPT前幾頁(yè)都使用了今年數(shù)據(jù)，后幾頁(yè)卻用了去年數(shù)據(jù)，除去特別狀況（例如有些數(shù)據(jù)就是一年一更新，今年的數(shù)據(jù)要明年才能出來(lái)），務(wù)必使用今年數(shù)據(jù)，哪怕是猜測(cè)出來(lái)的。

建議：在做PPT或者類(lèi)似材料時(shí)，肯定要有“統(tǒng)一格式”的意識(shí)，既要做到字體類(lèi)型、行間距等顯性要素的統(tǒng)一，又要做到圖例、表格等非文字語(yǔ)言的隱性要素統(tǒng)一。

要求：“工作做法”

場(chǎng)景：上級(jí)部門(mén)發(fā)文要求上報(bào)關(guān)于某項(xiàng)工作的做法和閱歷，或者召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議、座談會(huì)、研討會(huì)等要求預(yù)備閱歷溝通材料。這類(lèi)場(chǎng)景其實(shí)比擬多，預(yù)備材料的難度不算大，但是很簡(jiǎn)單踩不到點(diǎn)上。

誤會(huì)的情形：實(shí)踐中，一些朋友得到相應(yīng)任務(wù)后，往往會(huì)實(shí)行這樣的策略，即找一些現(xiàn)成材料進(jìn)展加工，主要分成工作開(kāi)展?fàn)顩r、成績(jī)成果、下一步準(zhǔn)備這么幾個(gè)局部。其實(shí)，“工作做法”類(lèi)材料的重點(diǎn)是要把工作方式方法寫(xiě)出來(lái)，把工作過(guò)程呈現(xiàn)出來(lái)。舉個(gè)例子，針對(duì)企業(yè)幫扶這個(gè)事情，你們工作上“出臺(tái)了某某政策，實(shí)行了某某措施幫忙企業(yè)釋放產(chǎn)能”，這些就是屬于工作開(kāi)展?fàn)顩r，假如要寫(xiě)工作方式方法，那么就要更加細(xì)致，例如某個(gè)政策中的某些條款怎么落地、從哪幾個(gè)方面給企業(yè)帶來(lái)了積極影響？由于政策支持，企業(yè)可以通過(guò)新增的某某形式進(jìn)展融資，同時(shí)也由于政策支持縮短了國(guó)外訂單的審單時(shí)間，產(chǎn)能進(jìn)一步釋放……可以發(fā)覺(jué)，工作方式方法的內(nèi)容寫(xiě)起來(lái)比擬瑣碎，假如平常素材積存不多的話，也是具有不小的挑戰(zhàn)性。

建議：假如是重要的會(huì)議或者匯報(bào)場(chǎng)合，肯定要仔細(xì)預(yù)備，收集素材，認(rèn)真挖掘，領(lǐng)導(dǎo)要聽(tīng)的就是詳細(xì)做法。假如一般性的場(chǎng)合，比方你們是某項(xiàng)工作的協(xié)作單位，只要交一個(gè)簡(jiǎn)潔材料就行，那就可以偷懶一下，把原來(lái)的工作狀況內(nèi)容略微擴(kuò)大擴(kuò)大。

要求：“工作開(kāi)展?fàn)顩r”

場(chǎng)景：一些工作會(huì)涉及評(píng)分、指標(biāo)排名以及考核，常常會(huì)組織專(zhuān)題會(huì)議或者領(lǐng)導(dǎo)要求聽(tīng)取專(zhuān)題匯報(bào)，需要預(yù)備匯報(bào)材料、會(huì)議發(fā)言材料等，詳細(xì)要求會(huì)在相應(yīng)通知中表達(dá)。

誤會(huì)的情形1：遺漏重要匯報(bào)內(nèi)容。有的通知會(huì)講的比擬細(xì)致，例如要求匯報(bào)指標(biāo)詳細(xì)狀況、存在的問(wèn)題、下步準(zhǔn)備，那么朋友們預(yù)備材料時(shí)就會(huì)比擬明確。有的通知寫(xiě)的比擬粗，例如只寫(xiě)了“匯報(bào)指標(biāo)狀況”，一些朋友就簡(jiǎn)潔理解為只要寫(xiě)一些指標(biāo)得分狀況、排名狀況就行了，然后再寫(xiě)一點(diǎn)下步工作安排。其實(shí)，雖然通知沒(méi)有寫(xiě)明，但通常來(lái)說(shuō)，假如有和你們相關(guān)的某個(gè)指標(biāo)落后、排名落后、失分嚴(yán)峻等狀況，確定要在材料中表達(dá)出來(lái)，并且進(jìn)一步分析緣由，最終再提出下一步工作。

誤會(huì)的情形2：搞錯(cuò)所匯報(bào)工作的時(shí)間周期。例如上級(jí)發(fā)通知要召開(kāi)“2023年度營(yíng)商環(huán)境測(cè)評(píng)工作分析會(huì)”，通知中寫(xiě)的要求是“匯報(bào)工作狀況、分析失分緣由、下步工作安排”。材料君A沒(méi)有留意通知的抬頭是“2023年度”，在初次預(yù)備材料時(shí)都寫(xiě)了2023年的狀況，后來(lái)發(fā)覺(jué)了問(wèn)題，就準(zhǔn)時(shí)把原內(nèi)容刪了并調(diào)整為2023年的狀況。其實(shí)，在補(bǔ)全2023年工作狀況之后，原先寫(xiě)的2023年工作狀況也還是有必要保存一局部，由于實(shí)際中，在匯報(bào)完2023年的狀況后，領(lǐng)導(dǎo)也許率會(huì)也會(huì)問(wèn)2023年截至目前的狀況甚至2023年的狀況。

建議：一方面，還是要和會(huì)議通知中的聯(lián)系人員做好溝通，明確匯報(bào)發(fā)言的內(nèi)容、形式、時(shí)