大型國際會(huì)議操作實(shí)務(wù)

前言天津–立志成為北方國際會(huì)展中心城市《天津市現(xiàn)代服務(wù)業(yè)布局規(guī)劃》近日正式出臺(tái)，到2020年，天津?qū)⒔ǔ杀狈絿H會(huì)展中心城市，全市會(huì)展設(shè)施總建筑面積達(dá)到180萬平方米。規(guī)劃9個(gè)國際會(huì)展中心、6個(gè)會(huì)議中心、8個(gè)展覽中心。其中3個(gè)國際會(huì)展中心為濱海國際會(huì)展中心(位于經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū))、天津國際會(huì)展中心(選址于才智城)，中國天津國際會(huì)展中心(選址于海河中游地區(qū))。6個(gè)會(huì)議中心為薊縣盤山金碧國際旅游度假中心、薊縣環(huán)秀湖國際會(huì)議旅游中心、東麗湖國際會(huì)議中心、京津新城國際會(huì)議中心、中新生態(tài)城會(huì)議中心和寧河臥牛湖會(huì)議中心，8個(gè)展覽中心為東疆保稅港國際展貿(mào)中心、天津港保稅區(qū)國際汽車城展貿(mào)中心、天津空港展覽中心、高新區(qū)展覽中心、武清自行車展貿(mào)中心、漢沽海產(chǎn)品展貿(mào)中心、子牙環(huán)保產(chǎn)業(yè)展覽中心和天津國際經(jīng)貿(mào)會(huì)展中心。國際活動(dòng)或會(huì)議中，邀請到了一大批國內(nèi)外政界要員、學(xué)者專家、知名人士、跨國公司企業(yè)家蒞津赴會(huì)，產(chǎn)生了強(qiáng)大的轟動(dòng)效應(yīng)和聚集效應(yīng)，為天津市的對外開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)營造了良好的國際環(huán)境，提高了天津的國際知名度，有效地推動(dòng)了天津市的國際化進(jìn)程。高層次的社會(huì)、文化、體育等欣賞性很強(qiáng)的國際活動(dòng)、演出大幅增加，這類活動(dòng)由于面對社會(huì)各界，吸引廣闊一般市民主動(dòng)參與到活動(dòng)中來，從而提升了天津市的文化品嘗和城市形象，給廣闊天津市民帶來了高品嘗的藝術(shù)享受，提高了市民的國際化素養(yǎng)，對于天津走向世界，讓世界更多地了解和感受天津，起到主動(dòng)的促進(jìn)作用。依托產(chǎn)業(yè)優(yōu)勢舉辦國際活動(dòng)，促進(jìn)國際活動(dòng)更好地為產(chǎn)業(yè)發(fā)展和招商引資服務(wù)。除了大量綜合性的國際活動(dòng)外，很多國際活動(dòng)或會(huì)議依托行業(yè)力氣舉辦，特殊是天津的一些優(yōu)勢產(chǎn)業(yè)，通過舉辦國際活動(dòng)擴(kuò)大自身影響，推動(dòng)產(chǎn)業(yè)邁向國際市場，促進(jìn)招商引資，取得了很好的效果。隨著國際活動(dòng)的日漸增多和頻繁，迫切須要在實(shí)踐中總結(jié)和完善適合天津市發(fā)呈現(xiàn)狀的模式。大型國際活動(dòng)和國際會(huì)議是個(gè)典型的系統(tǒng)工程，其實(shí)施和操作涉及到社會(huì)多個(gè)領(lǐng)域和部門，特殊是涉及到行政機(jī)構(gòu)、機(jī)場、海關(guān)、平安保衛(wèi)、交通、新聞宣揚(yáng)等政府機(jī)關(guān)和職能管理部門時(shí)只有政府有充分的權(quán)威和實(shí)力推動(dòng)和協(xié)調(diào)。但是，國際活動(dòng)在具體操作層面卻面臨著大量困難的事務(wù)性服務(wù)工作，這些工作全部依靠政府擔(dān)當(dāng)既不現(xiàn)實(shí)，也沒有必要，可以放手讓社會(huì)力氣參與和擔(dān)當(dāng)，從而提高效率。國際活動(dòng)的重要效果體現(xiàn)在社會(huì)影響上，特殊是通過國際活動(dòng)可以有效地提高當(dāng)?shù)氐膰H知名度，提升當(dāng)?shù)氐膰H地位。國際活動(dòng)的真正效果往往不干脆體現(xiàn)于參會(huì)人員的多寡，而是體現(xiàn)在參會(huì)人物的層次。國際活動(dòng)或會(huì)議的規(guī)模要適度，不是越大越好，從實(shí)踐效果來看，會(huì)議的層次比規(guī)模更重要。高層次人士參會(huì)會(huì)產(chǎn)生名人效應(yīng)，吸引社會(huì)和媒體的關(guān)注。以國際化的角度和視野組織舉辦國際活動(dòng)是其能否勝利的基點(diǎn)。國際性活動(dòng)通過多年的實(shí)踐和操作已經(jīng)在國際社會(huì)形成了比較定性的模式和慣例，這些模式和慣例即形成了國際化的基礎(chǔ)規(guī)范，因此我們能否遵循國際社會(huì)廣泛認(rèn)可的操作方式，嚴(yán)格把握策劃、邀請、組織、協(xié)調(diào)、接待、舉辦、傳播等各個(gè)環(huán)節(jié)，干脆關(guān)乎一場國際活動(dòng)的效果。在遵循國際化的前提下，要重點(diǎn)解決具體操作過程中的職業(yè)化問題。國際活動(dòng)的操作過程極其困難，須要高水平、高素養(yǎng)且具備專業(yè)學(xué)問和技能的專業(yè)隊(duì)伍和職業(yè)化操作方式。假如缺乏那些駕馭了專業(yè)技能，嫻熟運(yùn)用職業(yè)規(guī)范的人員，偏離職業(yè)化的操作規(guī)范，甚至接著沿用傳統(tǒng)的操作方式，國際活動(dòng)在具體操作過程中就會(huì)走樣和變形，就會(huì)脫離國際化的基點(diǎn)，產(chǎn)生負(fù)面影響。綜上，天津市在對外溝通方面日益突出的地位，對進(jìn)一步深化天津的對外開放和促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)起到了重要的推動(dòng)作用。眾多國際活動(dòng)和國際會(huì)議此起彼伏，異彩紛呈，呈現(xiàn)了天津國際都市的風(fēng)采，形成了國際溝通領(lǐng)域一道亮麗的風(fēng)景線。與此同時(shí)，隨著國際性活動(dòng)日趨頻繁，由其帶動(dòng)和推動(dòng)的會(huì)展經(jīng)濟(jì)初露端倪，很有希望發(fā)展成為天津新的產(chǎn)業(yè)和經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn)。國際活動(dòng)和國際會(huì)議的內(nèi)外影響有了顯著提高。充分利用會(huì)展設(shè)施資源，高水平組織好國際活動(dòng)和國際會(huì)議推動(dòng)天津會(huì)展經(jīng)濟(jì)發(fā)展，樹立天津國際都市形象。大型國際會(huì)議操作綜述一個(gè)完整、順暢、勝利的活動(dòng)，應(yīng)當(dāng)是有如下的操作指導(dǎo)思路和評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的：以一個(gè)會(huì)議為例，360°的一站式服務(wù)應(yīng)當(dāng)包括如下內(nèi)容：下面從執(zhí)行角度上分步概述。邀請邀請是整個(gè)活動(dòng)中特別重要的一環(huán)。一個(gè)大會(huì)是否勝利的舉辦，邀請環(huán)節(jié)占了特別大的比重。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及各項(xiàng)接待打算方案能更好的提升會(huì)議品質(zhì)及參會(huì)感受。一、邀請目標(biāo)的確立：VIP嘉賓一般嘉賓媒體二、邀請工作流程：邀請步驟起先時(shí)間完成時(shí)間負(fù)責(zé)方備注數(shù)據(jù)庫的整理，確定邀請嘉賓講演嘉賓確立及邀請邀請函的制作會(huì)議手冊郵遞郵件邀請傳真邀請電話邀請前的培訓(xùn)電話邀請統(tǒng)計(jì)參會(huì)人數(shù)更新變量再次確認(rèn)會(huì)前提示提示三、邀約方式： （一）電話邀約的技巧：語速和語氣（禮貌和友好；限制交談的時(shí)間）；信息明晰精確，溫馨提示留意事項(xiàng)；避開早餐、午休及非工作時(shí)間打電話。在電話上交談時(shí)不行能有視覺上的便利，但兩件事可以有助于最好地運(yùn)用自己的聲音。站立能使身體挺直，這樣能使呼吸輕松自然，聲音更加清晰光明。微笑能提升聲帶四周的肌肉，使聲音更加溫柔友善，替代缺失的視覺維度。（二）書面邀請（郵寄邀請函，電子郵件或傳真的方式）(1)邀請信包括會(huì)議簡介、日程，邀請意向及參會(huì)確認(rèn)。具有禮儀和告知雙重作用。范例一：GlobalXXXXSummitTianjin,VIPComplimentaryPass:XXCommittee’sGlobalGreenBusinessSummit,DearSir/Madam,YouarecordiallyinvitedtoXXCommitteeinauguralGlobalGreenBusinessSummitandXXCommitteeGreenerChinaBusinessAwardsinTianjin,China,onJune

ThisconferencewillgathertopexecutivesfromlocalChinesecompaniesandmultinationals,distinguishedpolicymakersandacademicstoexplorethetheme.ThankstothestrongChinesegovernmentsupportbehindtheevent,ourspeakingfacultyinclude:China’sMinisterofScienceMr.XX,Vice-ChairmanofNationalDevelopmentMr.XXX,andViceMinisterofEnvironmentalProtectionMr.XXX.ThisSummitisendorsedbytheTianjinGovernmentandTheRightHonorableTonyBlair,SpecialEnvoy,QuartetontheMiddle-EastandFormerPrimeMinisterofGreatBritainandNorthernIreland.SupportedbytheChinaEnterpriseConfederation(CEC),AmChamChina,BusinessEnvironmentCouncil(BEC)andtheChinaIhopethatyouwilljoinusatthiseventtostresstheimportanceofsustainabilitywithinthecontextofglobalbusiness.Byhighlightingtheurgentnecessityofdevelopingalow-carboneconomy,youcanhelpChinameettheenergyandenvironmentalchallengesthatitfacestoday.Toconfirmyourparticipation,simplyfillouttheattachedregistrationformoralternativelyvisitRSVPtoWangat:wang@xxcommitteeor+861067799595byJune3,IlookforwardtowelcomingyouinTianjin!Yourssincerely, Lee AsiaManagingDirector XXCommittee

P.S.:Ifyouareunabletoattend,wedoaskthatyoupassthisinvitationontoyourC-levelcolleaguesandthoseinvolvedwithsustainabilityandgreeninitiativeswithinyourcompany.范例二：全球XXXX峰會(huì)XXXX年X月X至X日●中國北京確認(rèn)注冊感謝閣下的預(yù)訂表格，本函確認(rèn)您會(huì)出席XXXX峰會(huì)?，F(xiàn)附上最新的會(huì)議日程表，到場注冊詳情會(huì)在活動(dòng)三天前通知您，在峰會(huì)當(dāng)天您會(huì)收到其它相關(guān)數(shù)據(jù)的章程，峰會(huì)及頒獎(jiǎng)典禮上會(huì)供應(yīng)同聲傳譯服務(wù)。在接近峰會(huì)的時(shí)間也會(huì)發(fā)會(huì)議提示電郵給您。注冊時(shí)間： XXXX年X月X日，星期日，13:30~14:00 或XXXX年X月X日，星期一，請于08:00到達(dá)議程：第一天下午一時(shí)起先注冊XXXX年X月X日，星期日，14:00~17:00其次天峰會(huì)時(shí)間：XXXX年X月X日，星期一，08:45~17:00，07:00起先注冊頒獎(jiǎng)：XXXX年X月X日，星期一，17:00酒會(huì)：XXXX年X月X日，星期一，17:30~18:30地點(diǎn)：————著裝要求：商務(wù)正裝幫助議程或演講者資料：Ms.S，X協(xié)會(huì)，電話：———電子郵件：————注冊及會(huì)議物流支配：Ms.S，X協(xié)會(huì)，電話：———電子郵件：————住宿：入住時(shí)間：14:00,退房時(shí)間：12:00電話：86-22-XXXXXXXX傳真：86-22-XXXXXXXX免費(fèi)電話：400XXXXXXXX銷售：86-22-XXXXXXXX銷售傳真：86-22-XXXXXXXX期盼在峰會(huì)上與您見面﹗XX峰會(huì)會(huì)務(wù)組請閱讀我們的網(wǎng)站：請留意：敬請回復(fù)：收到閣下的注冊后，我們會(huì)為您預(yù)留座位。請考慮我們供應(yīng)貴賓通行證予閣下的成本，出席峰會(huì)的全部環(huán)節(jié)。人員更換：我們接受參與活動(dòng)人選的更換，但必須在活動(dòng)舉辦前7個(gè)工作日內(nèi)（即X年X月X日星期X）以書面形式告知我方?！Ａ魧顒?dòng)支配、場所和/或演講人作出修改的權(quán)力，恕不另行通知。(2)報(bào)名表包括具體操作的信息，在項(xiàng)目設(shè)置上盡量具體和合理，便于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和活動(dòng)執(zhí)行，為提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率供應(yīng)最精確無誤的依據(jù)。XX會(huì)議嘉賓報(bào)名表XX年X月X日中國·北京·請您填妥此注冊表并將其電子版本發(fā)送至：基本信息姓名：性別：單位/職務(wù)：聯(lián)系地址：郵編：電話：__________________________手機(jī)：_________________________傳真：_________________________________________活動(dòng)項(xiàng)目請您在希望參與的活動(dòng)項(xiàng)目前的方框內(nèi)打“√”。另外，假如您對大會(huì)有何提議，請將您的建議發(fā)送至，我們將特別興奮接受您的珍貴看法。請選擇您將要參與的活動(dòng)項(xiàng)目（如選擇，請“”）?！鯕g迎酒會(huì)□高爾夫球挑戰(zhàn)賽□晚宴酒店預(yù)訂大會(huì)秘書處聯(lián)系了以下三家賓館，在會(huì)議期間為會(huì)議代表供應(yīng)實(shí)惠的價(jià)格；您也可自行選擇其他賓館，并請告知酒店名稱及聯(lián)系電話，以便會(huì)議聯(lián)系。XXXX賓館 □1個(gè)床位□1個(gè)標(biāo)準(zhǔn)間XXX酒店□1個(gè)標(biāo)準(zhǔn)間XXX酒店□1個(gè)標(biāo)準(zhǔn)間其它酒店 聯(lián)系電話：入住日期： 離開時(shí)間： 返程票務(wù)返程日期：目的地：身份證號(hào)：訂票種類：航班/車次：訂票數(shù)量：其他要求：接機(jī)服務(wù)：是否須要接機(jī) □是 □否假如是，請?zhí)顚懸韵聝?nèi)容交通形式：___________________ 到本地日期：__________________航班號(hào)：______________________匯款信息(銀行信息)四、參會(huì)者數(shù)據(jù)整理：建立EXCEL報(bào)名數(shù)據(jù)庫，隨報(bào)名者的增加不斷更新；參會(huì)者名單隨時(shí)導(dǎo)入大會(huì)注冊系統(tǒng)中；參會(huì)者的注冊費(fèi)管理（催繳等工作）；原始單據(jù)的備檔等工作 參會(huì)人員統(tǒng)計(jì)表：嘉賓資料序號(hào)姓別姓名職位公司名稱email電話傳真地址郵政郵編到達(dá)日期航班號(hào)是否須要接機(jī)酒店信息參與活動(dòng)付款狀況備注統(tǒng)計(jì)表剛好精確地更新，為了避開差錯(cuò)可以接受電話、短信等方式再次確認(rèn)信息。在可信任的信息統(tǒng)計(jì)表的基礎(chǔ)上，反映出的數(shù)據(jù)是制定最優(yōu)執(zhí)行方案的依據(jù)，例如：接機(jī)派車方案航班統(tǒng)計(jì)：在活動(dòng)前和參會(huì)嘉賓確認(rèn)好飛機(jī)到達(dá)時(shí)間，便利統(tǒng)計(jì)高峰時(shí)段和支配用車。特殊狀況：如遇到有來賓不須要隨車送往酒店，對其信息進(jìn)行相應(yīng)的登記，并指導(dǎo)來賓相關(guān)事宜和留意事項(xiàng)。工作人員聯(lián)絡(luò)方式：在事先發(fā)給來賓的手冊上，會(huì)有相關(guān)活動(dòng)執(zhí)行人員的聯(lián)絡(luò)方式，在整個(gè)活動(dòng)中，來賓有任何疑問，都可詢問工作人員。一、接機(jī)(目的地以北京國貿(mào)為例):1.路程：北京首都國際機(jī)場T3航站樓——國貿(mào)里程：約20.78公里,耗時(shí)：約40分鐘2.路程：北京首都國際機(jī)場T1/T2航站樓——國貿(mào)里程：約22.64公里耗時(shí)：約50分鐘3.路程：北京南苑機(jī)場——國貿(mào)里程：約18.99公里,耗時(shí)：約40分鐘

北京首都國際機(jī)場T1/T2航站樓班車路途（預(yù)估路途）北京首都國際機(jī)場T3航站樓班車路途（預(yù)估路途）車型參考?發(fā)言人/VIP來賓接機(jī)?一般來賓接機(jī)會(huì)議交通支配工作規(guī)劃表細(xì)微環(huán)節(jié)起止時(shí)間執(zhí)行人員備注接機(jī)人數(shù)的統(tǒng)計(jì)制作發(fā)車表供應(yīng)車(第三方)的考察制作接機(jī)牌接機(jī)者胸卡會(huì)議車標(biāo)接送機(jī)留意事項(xiàng)提前通知到須要此項(xiàng)服務(wù)的參會(huì)者,通過電子版或傳真物品的打算及制作培訓(xùn)(接待人員/司機(jī))文明禮貌、待人接物、著裝要求等等會(huì)議接送機(jī)執(zhí)行人員支配：人數(shù)共計(jì)__人?統(tǒng)計(jì)須要接機(jī)人數(shù)及航班：__人（首都國際機(jī)場T1/T2航站樓，T3航站樓，北京南苑機(jī)場各__人）?外聯(lián)車：__人（首都國際機(jī)場T1/T2航站樓，T3航站樓，北京南苑機(jī)場各__人）?現(xiàn)場機(jī)場接機(jī)人員：__人（首都國際機(jī)場T1/T2航站樓,T3航站樓，北京南苑機(jī)場各__個(gè)人）會(huì)議接送機(jī)應(yīng)急預(yù)案:?活動(dòng)前一周親密視察天氣狀況,如遇雨天，提早打算好一次性雨具供參會(huì)者運(yùn)用。?參會(huì)人員航班信息實(shí)時(shí)查詢?航班如誤需剛好和參會(huì)人取得聯(lián)絡(luò)更新最新信息?簡潔的醫(yī)療用品隨車備用會(huì)議接送機(jī)物品清單序號(hào)物品數(shù)量備注1接送機(jī)清單2接送機(jī)留意事項(xiàng)說明3車牌4接機(jī)牌5工作人員胸卡6雨傘/一次性雨衣7工作人員通訊錄會(huì)議資料會(huì)議中資料明細(xì):A、會(huì)議宣揚(yáng)手冊 B、會(huì)議資料C、會(huì)議資料電子版(光盤)D、溫馨提示手冊E、其他贊助商會(huì)議資料A、會(huì)議宣揚(yáng)手冊作用為了使參會(huì)嘉賓更多地了解會(huì)議內(nèi)容和意義,并且有留念功能. 會(huì)議宣揚(yáng)手冊內(nèi)容 領(lǐng)導(dǎo)致詞 會(huì)議日程及講演主題 講演嘉賓介紹 會(huì)議活動(dòng)介紹 會(huì)議報(bào)名說明 會(huì)議報(bào)名表 會(huì)議貨運(yùn)服務(wù)會(huì)議酒店介紹 會(huì)議旅游介紹 會(huì)議聯(lián)系介紹 會(huì)議展臺(tái)平面及說明 會(huì)議交通說明 會(huì)議宣揚(yáng)手冊工作規(guī)劃時(shí)辰表細(xì)微環(huán)節(jié)起止時(shí)間(工時(shí))數(shù)量負(fù)責(zé)方備注會(huì)議手冊內(nèi)容的打算手冊的設(shè)計(jì)手冊打樣手冊制作遞送手冊B、會(huì)議資料 為使來參與者在開會(huì)時(shí)能更快速的了解講者內(nèi)容，快速融會(huì)貫穿；另外在會(huì)議結(jié)束后可以有借鑒參考之用而制作。 會(huì)議資料內(nèi)容： 日程 贊助商Logo篇,贊助商介紹會(huì)議講解內(nèi)容會(huì)議資料工作規(guī)劃時(shí)辰表細(xì)微環(huán)節(jié)起先時(shí)間完成時(shí)間負(fù)責(zé)方備注會(huì)議資料的整理會(huì)議資料的設(shè)計(jì)排版須要探討定稿資料打樣資料制作資料光盤制作資料運(yùn)輸運(yùn)到會(huì)場C、會(huì)議資料電子版（光盤） 便利攜帶及保存D、溫馨提示作用：讓各位來賓提前了解活動(dòng)內(nèi)容和各項(xiàng)服務(wù)支配。保持整個(gè)活動(dòng)的有序進(jìn)行。溫馨提示手冊內(nèi)容：贊助商Logo篇日程列表（時(shí)間、地點(diǎn)等票務(wù)服務(wù)留意事項(xiàng)旅游舉薦和報(bào)名送機(jī)服務(wù)和地圖相關(guān)服務(wù)的聯(lián)絡(luò)人和聯(lián)絡(luò)方式溫馨提示手冊工作規(guī)劃時(shí)辰表細(xì)微環(huán)節(jié)起先時(shí)間完成時(shí)間負(fù)責(zé)方備注溫馨提示手冊內(nèi)容的打算手冊的設(shè)計(jì)須要探討定稿手冊打樣手冊制作電子版首先發(fā)送給參會(huì)者會(huì)議資料的工作流程：了解客戶需求出小樣組織相關(guān)材料 了解客戶需求出小樣組織相關(guān)材料確認(rèn)后做成品確認(rèn)后做成品設(shè)計(jì)網(wǎng)頁制作網(wǎng)頁的作用：建立特地的大會(huì)網(wǎng)站，歷屆都可以此為依據(jù)，更新本屆的亮點(diǎn)，從而形成統(tǒng)一標(biāo)識(shí)，能充分發(fā)揮大會(huì)的宣揚(yáng)作用，剛好發(fā)布添加大會(huì)的信息及動(dòng)態(tài)，擴(kuò)大大會(huì)的影響力，便利參會(huì)者網(wǎng)上在線報(bào)名，為大會(huì)主辦方贏得更多的贊助機(jī)會(huì)等等，是與會(huì)者溝通的平臺(tái)。內(nèi)容模板：中英文雙頁面包括：?首頁/基本信息：大會(huì)簡介、歡迎詞、主辦方、大會(huì)章程、行業(yè)背景、場館?展覽事項(xiàng)：展覽概況、展位信息/價(jià)格、展區(qū)平面圖、設(shè)備展區(qū)、參展商手冊、參展商相關(guān)服務(wù)、參展商常見問題、展覽回顧?會(huì)議事項(xiàng)：大會(huì)概況、參會(huì)信息/價(jià)格、大會(huì)日程、大會(huì)論文集、會(huì)議回顧?專題活動(dòng)：頒獎(jiǎng)、慶典晚宴、研討會(huì)、茶歇/雞尾酒會(huì)新的專題活動(dòng)?新聞中心：行業(yè)資訊、合作媒體、評論/媒體報(bào)道、視頻在線、相關(guān)網(wǎng)站訊息?贊助機(jī)會(huì)：贊助內(nèi)容、廣告機(jī)會(huì)、贊助商回顧?相關(guān)服務(wù)：現(xiàn)場報(bào)到須知、酒店預(yù)訂、交通地圖、出行指南、小提示?聯(lián)系我們：項(xiàng)目經(jīng)理：***電話、傳真、郵箱、地址大會(huì)發(fā)言人：***電話、傳真、郵箱、地址銷售：***電話、傳真、郵箱、地址媒體合作/參會(huì)服務(wù)：***電話、傳真、郵箱、地址展商服務(wù)：***電話、傳真、郵箱、地址網(wǎng)站建設(shè)流程：了解客戶需求出網(wǎng)頁小樣組織相關(guān)材料 了解客戶需求出網(wǎng)頁小樣組織相關(guān)材料客戶確認(rèn)后建客戶確認(rèn)后建網(wǎng)頁網(wǎng)頁設(shè)計(jì)簽到注冊 注冊簽到形式及優(yōu)勢：接受智能會(huì)議簽到系統(tǒng)便利快捷：遠(yuǎn)距離自動(dòng)驗(yàn)證參會(huì)人員身份并自動(dòng)簽到，不需指定刷卡或手工簽到；不會(huì)產(chǎn)生擁擠或排隊(duì)現(xiàn)象；

平安驗(yàn)證：與會(huì)人員攜帶授權(quán)參會(huì)證件，系統(tǒng)自動(dòng)驗(yàn)證身份，避開擔(dān)心全的隱患；

智能統(tǒng)計(jì)：與會(huì)簽到信息實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)、顯示和處理；

會(huì)議形象：高科技會(huì)議管理，提升會(huì)議形象及檔次，與會(huì)代表印象深刻，擴(kuò)大會(huì)議影響。簽到具體細(xì)微環(huán)節(jié)具體操作流程：—邀請過程中提前取得參會(huì)人員的資料，如參會(huì)人員姓名、性別、單位名稱等—工作人員將參會(huì)人員的資料輸入電腦，存入打印機(jī)的軟件中，并依據(jù)一般參會(huì)人員、VIP、VVIP設(shè)計(jì)三種不同的卡片—大會(huì)簽到時(shí)，搜尋參會(huì)人員的姓名，即可找到相對應(yīng)的卡片，如是VIP、VVIP，可現(xiàn)場安排入住房間。將卡片現(xiàn)場打印，既起到簽到作用，又能當(dāng)作胸卡，參會(huì)人員僅憑借胸卡出入大會(huì)。注：該打印機(jī)的打印速度為35秒打印一張卡片，即一小時(shí)能夠打印出100張卡片，由于大會(huì)簽到的密度很大，所以須要兩臺(tái)打印機(jī)。簽到工作時(shí)間規(guī)劃細(xì)微環(huán)節(jié)起先時(shí)間完成時(shí)間負(fù)責(zé)方備注與客戶確認(rèn)智能簽到的內(nèi)容10天內(nèi)完成簽到程序的設(shè)計(jì)一周內(nèi)簽到設(shè)備的考察一周內(nèi)胸卡小樣的設(shè)計(jì)7月初完成時(shí)間為圖最終確認(rèn)時(shí)間,剩余的時(shí)間為制作時(shí)間數(shù)據(jù)導(dǎo)入11月10日設(shè)備測試人員培訓(xùn)2天文明禮貌用語、著裝等會(huì)議注冊簽到執(zhí)行：__人前期工作人員:__人會(huì)議現(xiàn)場注冊人員:__人會(huì)議現(xiàn)場注冊簽到流程：注冊打印胸卡注冊打印胸卡Checkin及付費(fèi)Checkin及付費(fèi)來賓報(bào)出姓名即時(shí)整理數(shù)據(jù)簽字領(lǐng)資料即時(shí)整理數(shù)據(jù)簽字領(lǐng)資料會(huì)議現(xiàn)場注冊簽到示意：

執(zhí)行方案全套的執(zhí)行方案是全方位掌控活動(dòng)執(zhí)行的根本,功能強(qiáng)大,提綱挈領(lǐng)，起到溝通\統(tǒng)籌\備忘\時(shí)間管理\日程推動(dòng)\人員配置\聯(lián)系追蹤等作用.1、活動(dòng)日程：依據(jù)時(shí)間點(diǎn)的線索，串聯(lián)出事務(wù)點(diǎn)，簡明扼要地說明活動(dòng)脈絡(luò)。是執(zhí)行過程中的主線。2.工作人員聯(lián)絡(luò)表：保持各方工作人員充分溝通，以及其他可能須要的資源的聯(lián)系方法。在活動(dòng)前期籌備和現(xiàn)場的執(zhí)行過程中是常用的工具。3.控臺(tái)腳本：每種功能在活動(dòng)各個(gè)時(shí)間點(diǎn)上的狀態(tài)描述，是指揮彩排和現(xiàn)場的作戰(zhàn)書。4.現(xiàn)場分工：工作分工合理高效，無盲點(diǎn)，知人善用，兼職培訓(xùn)很重要。5．物料清單：依據(jù)類別記錄，盡量具體無缺項(xiàng)，物料精確符合客戶要求，到位剛好。6．酒店物料清單：記錄酒店各個(gè)和活動(dòng)有關(guān)的地點(diǎn)的可用資源和必需物品的協(xié)調(diào)，防止疏漏，防止和酒店之間無效的溝通。7．場地布置圖：施工圖、效果圖，都將是將場地布置實(shí)現(xiàn)的精確依據(jù)，留意施工圖的可操作性和平安第一的原則，效果圖切實(shí)可行。8.設(shè)計(jì)清單：列出全部須要設(shè)計(jì)的項(xiàng)目，依據(jù)規(guī)格和客戶的設(shè)計(jì)要求跟進(jìn)進(jìn)度，保障制作工期。設(shè)計(jì)清單活動(dòng)名稱：日期：地點(diǎn)：項(xiàng)目名稱尺寸材質(zhì)規(guī)格客戶確認(rèn)備注Wiswing部分主會(huì)場背景板17.08m*4.5mh寫真不低于80辨別率修改待確認(rèn)Deadline：活動(dòng)前5天9.攝影攝像備忘錄：特別重要，照片和影像資料是活動(dòng)后客戶最關(guān)注的，好的攝影攝像可以為一場好的活動(dòng)大大加分，這須要活動(dòng)前以及彩排時(shí)和攝影攝像師充分溝通流程，活動(dòng)現(xiàn)場要有專人盯拍，防止精彩瞬間消逝或者漏拍VIP而造成不完備的缺憾。10.工作進(jìn)度支配：駕馭工作進(jìn)度和節(jié)奏。工作進(jìn)度支配活動(dòng)名稱：日期：地點(diǎn)：A.物料設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)XX-6-25全部平面設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)交飛揚(yáng)博遠(yuǎn)刻成光盤B.方案執(zhí)行方案XX-6-30活動(dòng)流程確定XX-6-30現(xiàn)場執(zhí)行方案XX-6-24酒店落實(shí)清單發(fā)送酒店C、搭建制作搭建制作XX-6-29再次敲定搭建，AV，視頻及同傳設(shè)備清單XX-6-27噴繪小樣確認(rèn)，隨后制作最終下單時(shí)間XX-6-26確定運(yùn)輸車輛XX-7-2運(yùn)輸物料到現(xiàn)場XX-7-2設(shè)備到位XX-7-2舞臺(tái)搭建,場地布置D、資料資料人員XX-6-26VIP名單到位用于制作VIP桌卡XX-7-1全部PPT到位（含串場）XX-7-2各方資料送抵酒店XX-7-2一般音樂光盤彩排XX-7-2第一次彩排XX-7-2彩排，全體工作人員會(huì)議11.物料運(yùn)輸清單：便于追蹤物料運(yùn)輸狀況，保障物料運(yùn)輸剛好、平安。物料運(yùn)輸清單活動(dòng)：活動(dòng)日期：地址：發(fā)件單位發(fā)件人電話運(yùn)輸物品數(shù)量發(fā)送日期運(yùn)單號(hào)收件記錄風(fēng)險(xiǎn)管理案例：高爾夫球賽高爾夫球賽方案賽事概況賽事執(zhí)行(一)、賽事概況1、背景簡述主辦單位：承辦機(jī)構(gòu)：飛揚(yáng)博遠(yuǎn)公關(guān)競賽時(shí)間：XX年XX月參賽選手：參與大會(huì)嘉賓參賽人數(shù)：50-80人（按70人與球場預(yù)定，超過部分與球場協(xié)商另行結(jié)算）競賽規(guī)則：中高協(xié)高爾夫規(guī)則記分規(guī)則：新新貝利亞競賽場地：球場待定2、獎(jiǎng)項(xiàng)獎(jiǎng)品總桿冠軍、亞軍、季軍獲獎(jiǎng)：凈桿冠軍、亞軍、季軍獲獎(jiǎng)：最遠(yuǎn)距獎(jiǎng)最近洞獎(jiǎng)精確獎(jiǎng)游泳獎(jiǎng)最佳紳士獎(jiǎng)最佳淑女獎(jiǎng)參與（沒有得到任何獎(jiǎng)項(xiàng)的紀(jì)念獎(jiǎng)）3、高爾夫?qū)I(yè)模特現(xiàn)場互動(dòng)為提升本次賽事活動(dòng)的新異與現(xiàn)場的活躍性，我們將支配5－6名高爾夫行業(yè)內(nèi)，專業(yè)的模特現(xiàn)場與選手互動(dòng)，模特現(xiàn)場互動(dòng)內(nèi)容如下：a：開球儀式（如需可請高爾夫模特參與競賽，增加現(xiàn)場氣氛，可打配對賽）首先領(lǐng)導(dǎo)致詞后由我們的嘉賓分別開彩球b：午宴禮儀c:頒獎(jiǎng)儀式：領(lǐng)導(dǎo)致詞；頒獎(jiǎng)時(shí)當(dāng)發(fā)到得獎(jiǎng)嘉賓時(shí)，背板同行出現(xiàn)得獎(jiǎng)?wù)叩恼掌攘咙c(diǎn)4、午宴在午宴上將展示我們主辦方和贊助方公司內(nèi)容，以及高爾夫相關(guān)學(xué)問和發(fā)展歷史A：高爾夫發(fā)展歷史，依據(jù)個(gè)人的打球特點(diǎn)如何選擇應(yīng)用最適合自身的球具B：播放我們活動(dòng)的照片及內(nèi)容片斷C：領(lǐng)導(dǎo)講話D：用餐及頒發(fā)獎(jiǎng)品5、競賽當(dāng)天流程表時(shí)間項(xiàng)目6：30起先布置簽到臺(tái)7：10前打算好禮品、球會(huì)消費(fèi)本、更衣柜鑰匙、競賽規(guī)則、競賽分組表、競賽接待臺(tái)7：20—8：00球員簽到、領(lǐng)取禮品、更衣及用餐8：10—8：201號(hào)發(fā)球臺(tái)，領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言，發(fā)球儀式8：20—8：25選手集體合影留念8：3018洞同時(shí)開球10：00前布置頒獎(jiǎng)宴會(huì)現(xiàn)場12：30-13：00記分卡收集，記分，排名13：00—13：20全部活動(dòng)結(jié)束，參賽人員回場更衣13：20—14：20晚宴、頒獎(jiǎng)儀式14：40活動(dòng)結(jié)束，回到酒店(二)、賽事執(zhí)行負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)執(zhí)行內(nèi)容具體工作供應(yīng)廣告圖文內(nèi)容供應(yīng)競賽期間的廣告內(nèi)容，修改及最終審核；飛揚(yáng)博遠(yuǎn)招募、確認(rèn)分組、新聞發(fā)布、獎(jiǎng)品、禮品、宣揚(yáng)物料設(shè)計(jì)制作、現(xiàn)場拍攝、供應(yīng)招募選手標(biāo)準(zhǔn)、幫助招募、獎(jiǎng)品和禮品復(fù)核、宣揚(yáng)物料制作內(nèi)容數(shù)量供應(yīng)、協(xié)調(diào)球會(huì)、現(xiàn)場組織接待、頒獎(jiǎng)晚宴協(xié)調(diào)和執(zhí)行、協(xié)作媒體發(fā)布1、發(fā)布招募信息，起先按要求招募參賽選手；2、確認(rèn)分組標(biāo)準(zhǔn)及支配分組；3、開球儀式領(lǐng)導(dǎo)邀請，發(fā)言稿撰寫；4、協(xié)作接待；5、頒獎(jiǎng)嘉賓確認(rèn)；6、制定競賽規(guī)則和賽事手冊；7、與球場確認(rèn)競賽時(shí)間和開球時(shí)段，及幾洞開球；8、與球場協(xié)調(diào)現(xiàn)場可探望宣揚(yáng)物料的內(nèi)容和數(shù)量，并協(xié)調(diào)物料進(jìn)場費(fèi)用；9、供應(yīng)現(xiàn)場宣揚(yáng)物料的內(nèi)容和數(shù)量清單給主辦方，并確認(rèn)完成和進(jìn)場；10、現(xiàn)場宣揚(yáng)物品的設(shè)計(jì)制作；11、競賽獎(jiǎng)品、禮品的設(shè)計(jì)制作和選購 ；12、全部物料確認(rèn)和配送到場地；13、競賽場地檢查；14、競賽名單確認(rèn)；15、球場接待打算確認(rèn)，開卡、抽獎(jiǎng)券、抽獎(jiǎng)箱、禮品分裝、場地布置；16、簽到接待事宜，接包服務(wù)、簽到、開卡、調(diào)組、派更衣柜、派禮品；17、開球儀組織，致辭、宣讀規(guī)則、開球、合影；18、競賽接待，確認(rèn)球包、確認(rèn)球童、確認(rèn)球車、確認(rèn)開球臺(tái)；19、早餐接待支配；20、頒獎(jiǎng)晚宴場地布置；21、現(xiàn)場巡查，競賽進(jìn)度、競賽規(guī)則；22、記分打算，組織選手剛好提交記分卡和簽字確認(rèn)，最終一組返回后30分鐘內(nèi)出成果單；23、組織返回選手溝通；24、組織起先頒獎(jiǎng)晚宴25、組織頒獎(jiǎng)儀式，致辭、頒獎(jiǎng)；26、收尾，送客；(三)、競賽球場及價(jià)格（舉薦球場）廣州地區(qū)球場名稱參賽人數(shù)參賽費(fèi)用(元/人)會(huì)員嘉賓價(jià)訪客價(jià)內(nèi)容小計(jì)廣州九龍湖70人X元（預(yù)估）無--包含18洞果嶺費(fèi)、更衣室費(fèi)、球僮費(fèi)、球車費(fèi)因季節(jié)緣由需由球場確認(rèn)備注：跟球場方面按70人預(yù)定，如超過則按實(shí)際人數(shù)結(jié)算(四)、現(xiàn)場物料清單物料擺放地點(diǎn)數(shù)量規(guī)格cm材料單價(jià)合計(jì)橫幅球會(huì)、會(huì)所門外2條條幅布待定簽到背景板大堂簽到處1個(gè)寶麗布噴繪待定宣揚(yáng)易拉寶會(huì)所大堂6個(gè)寶麗布噴繪待定發(fā)球臺(tái)主背板發(fā)球儀式T臺(tái)1塊寶麗布噴繪待定路旗球會(huì)大門口至?xí)T口30面注水旗桿防水旗待定頒獎(jiǎng)背景板頒獎(jiǎng)現(xiàn)場1塊寶麗布噴繪待定球道廣告板球道內(nèi)6個(gè)寶麗布噴繪待定抽獎(jiǎng)桶晚宴抽獎(jiǎng)用1個(gè)待定餐券及抽獎(jiǎng)券用餐及抽獎(jiǎng)200張/待定餐廳懸掛旗250克銅板紙待定指示系統(tǒng)會(huì)所及球場5待定廣告進(jìn)場費(fèi)用合計(jì)(五)、獎(jiǎng)項(xiàng)安排設(shè)置及價(jià)格預(yù)算（建議）可選擇序號(hào)禮品名稱單價(jià)（RMB）數(shù)量備注1T恤一件（Taylormade;Callaway專賣店正版）x70可選擇2帽子（Titlelist、Taylormade和Mizino專賣店正版x70可選擇3球（TitleistProV1；Callaway正版x（條）70可選擇4總桿第一名：TaylormadeR7CGBMAX木桿1支x元5總桿其次名TaylormadeR7CGBMAX球道木1支x元6總桿第三名ODYSSETWhiteSteel2-BallSRT推桿1支x元7凈桿第一名CallawayFT-5木桿1支x元8凈桿其次名CallawayERCHOT球道木1個(gè)x元9凈桿第三名ODYSSETWhiteSteel2-BallSRT推桿1個(gè)x元10最遠(yuǎn)距離獎(jiǎng)NikeSasQuatchSumo2木桿1支x元11最近距離獎(jiǎng)ODYSSETWhiteSteel2-BallSRT推桿1個(gè)x元12精準(zhǔn)獎(jiǎng)ODYSSETWhiteSteel2-BallSRT推桿1個(gè)x元13游泳獎(jiǎng)TitleistProV11盒x元14紳士獎(jiǎng)Callaway（工具包）1支x元15淑女獎(jiǎng)Callaway（工具包）1支x元16一桿進(jìn)洞獎(jiǎng)1贊助17幸運(yùn)抽獎(jiǎng)（10名）鐵桿套或傘贊助18水晶獎(jiǎng)杯x元/個(gè)10個(gè)x元總計(jì)x元備注：獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置可依主辦單位需求做相應(yīng)調(diào)整；參與禮品按70人計(jì)算，禮品費(fèi)用每人（X元內(nèi)）標(biāo)準(zhǔn)，如人數(shù)增加費(fèi)用將相應(yīng)提高?？倵U冠軍： TaylormadeR7CGBMAX木桿 市場價(jià)：x元實(shí)惠價(jià)：x元總桿亞軍：TaylormadeR7CGBMAX球道木 市場價(jià)：x元 實(shí)惠價(jià)：x元總桿季軍：ODYSSETWhiteSteel2-BallSRT推桿 市場價(jià)：x元 實(shí)惠價(jià)：x元凈桿冠軍：CallawayFT-5木桿 市場價(jià)：x元 實(shí)惠價(jià)：x元凈桿亞軍：CallawayERCHOT球道木 市場價(jià)：x元 實(shí)惠價(jià)：x元凈桿季軍：ODYSSETWhiteSteel2-BallSRT推桿 市場價(jià)：x元 實(shí)惠價(jià)：x元最遠(yuǎn)距離：NikeSasQuatchSumo2木桿 市場價(jià)：x元 實(shí)惠價(jià)：x元最近距離:ODYSSETWhiteSteel2-BallSRT推桿 市場價(jià)：x元 實(shí)惠價(jià)：x元紳士獎(jiǎng):Callaway工具包 市場價(jià)：x元 實(shí)惠價(jià)：x元(六)、其他費(fèi)用（按實(shí)際數(shù)量計(jì)算）項(xiàng)目數(shù)量單價(jià)（元）1攝影師1x2開球禮彩球4x3相片夾及相片70x4交通巴士2x高爾夫球用車支配：酒店——CBD高爾夫俱樂部接送支配路程：香格里拉大酒店——九龍湖高爾夫球場里程：15公里30分鐘候車處：酒店大門口特殊狀況：如有來賓起晚或者其他緣由未趕上大巴，可以依據(jù)手冊上的向?qū)е改?，自行前去活?dòng)場地。工作人員聯(lián)絡(luò)方式：在事先發(fā)給來賓的手冊上，會(huì)有相關(guān)活動(dòng)執(zhí)行人員的聯(lián)絡(luò)方式，在整個(gè)活動(dòng)中，來賓有任何疑問，都可詢問現(xiàn)場工作人員。車型：豪華旅行車*15-20型號(hào)：金龍6113標(biāo)準(zhǔn)座位：50座備注：每輛車最多坐30人，因?yàn)檫€須要空間放高爾夫器具。附錄一：國際會(huì)議常用詞匯會(huì)議類別詞匯assembly大會(huì)

convention會(huì)議

party晚會(huì),社交性宴會(huì)

at-homeparty家庭宴會(huì)

teaparty茶會(huì)

dinnerparty晚餐會(huì)

gardenparty游園會(huì)

dance(party),ball,fandango舞會(huì)

readingparty讀書會(huì)

fishingparty釣魚會(huì)

sketchingparty觀劇會(huì)

birthdayparty生日宴會(huì)

Christmasparty圣誕晚會(huì)

luncheonparty午餐會(huì)

fancyball化妝舞會(huì)

commemorativeparty紀(jì)念宴會(huì)

weddingdinner,aweddingreception結(jié)婚宴會(huì)

banquet酒宴

pajamaparty睡衣派對

buffetparty立食宴會(huì)

cocktailparty雞尾酒會(huì)

welcomemeeting歡迎會(huì)

farewellparty惜別會(huì)

pinktea公式茶會(huì)

newyear'sbanquet新年會(huì)

year-enddinnerparty忘年餐會(huì)

boxsupper慈善餐會(huì)

fancyfair義賣場

generalmeeting,generalassembly會(huì)員大會(huì)

congress代表大會(huì)

boardofdirectors董事會(huì)

executivecouncil,executiveboard執(zhí)行委員會(huì)

standingbody常設(shè)機(jī)構(gòu)

committee,commission委員會(huì)

subcommittee附屬委員會(huì),小組委員會(huì)

generalcommittee,generalofficers,generalbureau總務(wù)委員會(huì)

secretariat秘書處

budgetcommittee預(yù)算委員會(huì)

draftingcommittee起草委員會(huì)

committeeofexperts專家委員會(huì)

advisorycommittee,consultativecommittee顧問委員會(huì),詢問委員會(huì)

symposium探討會(huì)

studygroup學(xué)習(xí)研討會(huì)

seminar講習(xí)會(huì),學(xué)習(xí)探討會(huì)

meetingincamera隱私會(huì)議(美作:executivesession)

openingsitting開幕會(huì)

finalsitting閉幕會(huì)

formalsitting隆重開會(huì)

plenarymeeting全會(huì)

sitting,meeting開會(huì)(美作:session)

session會(huì)期,會(huì)議期間(美作:meeting)

workingparty工作小組

seat,headquarters席位

governingbody主管團(tuán)體

roundtable圓桌

tositameeting,tomeetameeting,toholdameeting召開會(huì)議會(huì)議程序詞匯：procedure程序

agenda議程

timetable,schedule日程表,時(shí)刻表

itemontheagenda議程項(xiàng)目

otherbusiness其他事項(xiàng)

toplaceontheagenda列入議程

workingpaper工作文件

appointment任命

toappoint任命,委派

speaker報(bào)告人

tomakeaspeech,todeliveraspeech做報(bào)告

toaskforthefloor要求發(fā)言

togivethefloorto同意...發(fā)言(美作:torecognize)

totakethefloor,toaddressthemeeting發(fā)言

declaration,statement聲明

AmIinorder?我這樣做符合議程規(guī)定嗎?

calltoorder要求遵守秩序

toraiseapointoforder提出關(guān)于議程的問題

generaldebate長時(shí)間的探討

receivability可以接受,可接納

stand立場,主見

consensus看法

advisoryopinion顧問看法

proposal建議

totableaproposal提出建議

clarification澄清

comment評論

tosecond,tosupport贊成

toadopt通過

tooppose反對

toraiseanobjection提出異議

tomoveanamendment提出修正案

toamend修正

secondreading(法案、議案的)二讀

substantivemotion實(shí)質(zhì)性的動(dòng)議

decision確定

ruling裁決

toreject拒絕,駁回

resolution決議

draftresolution決議草案,提案

firstdraft,preliminarydraft草案初稿

whereas