時間管理學生

時間管理學生第1頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六熱烈歡迎各位輔導員參加《時間管理》課程學習！第2頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六自我介紹（4）聯(lián)系電話O）；傳真號碼機號碼-mail：yaokai@第3頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六認識時間障礙認識時間的重要性認識時間的本質(zhì)特征樹立卓越時間管理理念明確時間管理的五個步驟確認和區(qū)分不同類型的任務(wù)制定有效的日程表課程目標第4頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六向卓越的企業(yè)家學習向優(yōu)秀的職業(yè)經(jīng)理人學習向優(yōu)秀的輔導員學習第5頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六EDWARDWCARTET是BROADWAYHALE連鎖店的創(chuàng)始人及現(xiàn)任的董事長，他從1946年成立4間店，到1968年為止共擁有46家連鎖店，他曾經(jīng)在“FORTUNE”（財富雙周刊）上談到有關(guān)時間管理的問題：“對我們大部分人而言，我們必須下達的最重要決策，就是如何去使用自己的時間。對我來說，我就不會將自己的時間花在需要很多生產(chǎn)勞力，而成果卻平凡無奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我絕不會自己去做。”第6頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六墨西哥城推銷中心技術(shù)總監(jiān)維克托·米爾克

1、我使用的最重要方法是制訂每天工作計劃。現(xiàn)在我根據(jù)各種事情的重要性安排工作順序。2、首先完成第一號事項，然后再去進行第二號事項。過去則不是這樣，我那時往往將重要事項延至有空的時候去做。我沒有認識到次要的事項竟占用了我的全部時間。現(xiàn)在我把次要事項都放在最后處理，即使這些事情完不成我也不用擔憂。我感到非常滿意，同時，我能夠按時下班而不會心中感到不安。3、我認為，研討會后出現(xiàn)的一個最重要變化是，我更明確地確定了各項目標。過去我從未迫使自己寫出要做的事和將它們排列出優(yōu)先次序。我發(fā)現(xiàn)，這樣做使我對各項目標有了明確認識，把需要做的事交給別人，自己則可集中精力去處理那些需親自做的事。4、對我有極大幫助的另一點是‘現(xiàn)在就辦’的概念。我有意識地盡力克服工作上的拖拉現(xiàn)象。我在困境中抓住一件事情就努力一次性給以處理，這使我亂七八糟的辦公桌上出現(xiàn)了極大的變化。實際上，推銷中心參加研討會的50名管理人員已經(jīng)把雜亂無章的辦公桌和人為的混亂列為第二號浪費時間因素。第7頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六美電腦業(yè)著名企業(yè)家?guī)炖孛绹诙箅娔X公司的總裁庫拉特，每年有2/3的時間都不在公司。他怎么會有時間和客戶溝通？關(guān)鍵在于授權(quán)。他聘用一些退休的主管來擔任這項工作。他把與客戶的電腦溝通工作都授權(quán)出去了，所以雖然他不與客戶直接溝通？仍然可以掌握到客戶需求。庫拉特還授權(quán)別人替代他到外界去演講。因為他有授權(quán)，所以他才有更多的時間。第8頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六時間管理其實就是做決策，是決策哪些事情重要，哪些事情不重要——《名人管理時間的秘密》

第9頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六一、時間的本質(zhì)

1、時間是最稀缺的資源

“時間是最稀有的資源；管理不了時間，其他的一切也都無從管理了。”--彼得·杜拉克（PeterDrucker)第10頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六2、時間是慷慨而公平的資源金錢、勞動力和其他資源在這個世界上是不均等的金錢對所有管理者是慷慨的和平等的每個人每星期共擁有168小時，其中56小時在睡眠中度過，21小時在吃飯和休息中度過，剩下的91個小時由個人支配的（每天13小時）第11頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六3、時間價值啟示不同能夠的對象時間價值是不同的，時間管理的偏好也有所不同第12頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六分析一：計算時間價值年薪每天價值每小時價值每分鐘價值1500062.07.750.1325000103.312.90.2235000144.618.10.3045000186.023.30.3955000227.328.40.4765000268.633.60.5675000309.938.70.65850003310000046每天工作8小時，每年242個工作日第13頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六價值啟示你的每一天、每一小時、每一分鐘都有很大的價值錢是一分一分掙來的，時間是一分鐘一分鐘擠出來的浪費多少時間，就會浪費多少錢規(guī)劃時間，讓有限的時間產(chǎn)生最大的效益和收益第14頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六4、時間自然法則總結(jié)（表三）第15頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六5、時間浪費分析第16頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六工作日寫實參見案例第17頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六時間浪費分析表（1）浪費原因是否存在Y是/N不是嚴重度分1至5級，5為最嚴重

任務(wù)目標不清

信息不足

領(lǐng)導決定拖延

同事拖延

溝通有去無回

機械工作太多

需要閱讀的資料太多

別人的打斷干擾

電話

缺乏時間計劃習慣

開會

秘書太漂亮

人員能力不足

授權(quán)不足

自我紀律不夠

來訪客人太多

培訓新員工

缺優(yōu)先順序

第18頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六時間浪費分析表（2）浪費原因是否存在Y是/N不是嚴重度分1至5級，5為最嚴重

“救火”現(xiàn)象

臨時會議

要找人時找不到

垃圾電子郵件

檔案管理太差

疲勞

缺流程

照顧辦公室內(nèi)同事關(guān)系

缺工作焦點

缺管理工具

找我?guī)兔Φ娜颂?/p>

缺人手

身體不夠好

同時有太多目標

太喜歡說話，話匣子常開

個性無法拒絕別人

做決定太倉促

辦公室士氣太低

第19頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六時間浪費分析表（3）

浪費原因是否存在Y是/N不是嚴重度分1至5級，5為最嚴重

常犯錯

常犯一樣的錯誤

返工太多

秘書工作不夠嚴謹

有責無權(quán)

同事﹑員工個人問題太多

大家講關(guān)系，不能就事論事

人來瘋，好熱鬧

凡事自己來

凡事大家來

越級匯報

聆聽習慣不夠

第20頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六時間浪費分析

哪些是外在（別人、環(huán)境）造成的？哪些是內(nèi)在（你）造成的？哪些外在因素是你可控制的？哪些內(nèi)在因素是你可消滅的？第21頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六6、時間的管理切入點第22頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六重要結(jié)論（一）時間難管，因為它是由個人支配的。正如情緒、腦子、注意力、動機一樣，時間運用的主導權(quán)在個人。組織無法把它由個人身上取走，集中再分配。組織可以通過手段強迫一個人的身體，但無法強迫一個人的時間運用。第23頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六時間是個性化的個人時間價值與組織時間價值存在巨大落差時間怎么管？第24頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六時間的唯一管理杠桿

時間與情緒、注意力、動機同屬管理“高抗體”，但是，時間有一項其他高抗體所不具備的特性：時間是可度量的，度量的標準是人類一致的：每個人都有表；每個人的一小時都是60分鐘；每個人的一分鐘都是60秒。第25頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六重要結(jié)論（二）時間的唯一管理方式，就是把時間的絕對度量性，與組織的目標掛鉤，然后去管理這個掛鉤。時間本身是管不住的---無論你高興與否，手表都在走動；

“時間管理”或“管理時間”用語誤導，正確的說法是：用時間的絕對可度量性作杠桿，管理一切其他的事務(wù)。第26頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六時間如何與目標掛鉤？企業(yè)資源金錢人力腦力設(shè)備辦公場地產(chǎn)品企業(yè)部門財務(wù)市場技術(shù)產(chǎn)品生產(chǎn)人力資源法務(wù)行政企業(yè)目標盈利成長市場占有率第27頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六二、認識時間障礙第28頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六時間殺手的分類第29頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六時間殺手的分類第30頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六您的問題是什么？.5.第31頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六明確你的價值觀確定你的目標對你的目標按優(yōu)先級排序明確你的任務(wù)對任務(wù)按優(yōu)先級排序三、有效的時間管理步驟第32頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六價值觀是我們想和做的基本原則，是進行時間安排的最基本的因素。我們有不同的價值標準，它們形成我們個性的基礎(chǔ)，也是進行時間管理的基礎(chǔ)。工作？家庭？友誼？愛情？健康？價值觀決定目標排序第33頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六

目標是行動的導航燈!為什么需要目標？第34頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六成功就等于目標，其他的一切都是這句話的注解。－－美國潛能大師伯恩·崔西語為什么需要目標？第35頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六哈佛大學有一個非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對象是一群智力、學歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn)：27%的人沒有目標60％目標模糊10％有清晰但較短期的目標3％有清晰且長期的目標為什么需要目標？第36頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn)：27%的人沒有目標

60％目標模糊

10％有清晰但較短期的目標

3％有清晰且長期的目標

為什么需要目標？社會的最底層，抱怨整個世界社會的中下層面安穩(wěn)地生活與工作成為各行業(yè)的專業(yè)人士成為社會各界的頂尖人士第37頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六長期目標:個人目標-是否有關(guān)于健康,休閑和營養(yǎng)等的目標?事業(yè)目標長期的目標應(yīng)該是可以鼓勵自己和推動自己!!!第38頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六短期目標項目計劃(例如推行–新系統(tǒng))日常運作計劃(編寫每月生產(chǎn)報告)每周的行事安排每日的需要完成的工作短期的目標應(yīng)該是現(xiàn)實的!第39頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六MBO法“剝洋蔥法”“多叉樹法”分解目標第40頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六Specific-

明確的Measurable-可以量度的Achievable-可以達成的Realistic-實際可行的TimeBound-有時間性的計劃目標第41頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六命中是偶然的，打不中是必然的！如果沒有目標第42頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六時間管理樹形圖核心價值目標設(shè)置次要任務(wù)主要任務(wù)第43頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六區(qū)分優(yōu)先工作第44頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六花時間最多的事情？第四象限的雜亂瑣事—沒有壓力第三象限的日常事務(wù)—會響的轱轆有油喝第45頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六高效時間管理的奧秘在第2象限。如果把精力集中于第2象限，可以掌握時間的主動權(quán)，保持生活的平衡，減少未來可能出現(xiàn)的危機第46頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六發(fā)展任務(wù)與維持任務(wù)發(fā)展任務(wù)指：如果成功完成此項任務(wù)，你現(xiàn)在的情況將得到改善。如：學生干部培訓、樓的文化建設(shè)維持任務(wù)指：完成這些任務(wù)可以維持你現(xiàn)在的情況。例如，每個月向?qū)W工部門上報困難學生情況、繳水電費和辦公費用發(fā)展任務(wù)通常由你的目標衍生而來可以作為一項挑戰(zhàn)需要多加考慮第47頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六最重要的是我們必須常常把最重要的事列為最重要

Themainthingistokeepthemainthingthemainthingatalltimes-哲學家施格蘭第48頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六你是怎樣安排任務(wù)及編排時間計劃？一、年度計劃－甘特圖

二、周計劃－執(zhí)行事項清單

史蒂芬·柯維博士－“與時間有約”第49頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六TODOLIST-執(zhí)行事項清單第50頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六TODOLIST-執(zhí)行事項清單每天做每天同一時間做將優(yōu)先次序?qū)懴掠勺钪匾氖虑閷懴碌?1頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六四、怎樣可以增加

你的生產(chǎn)力?第52頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六1.你的辦公桌你的工作環(huán)境是怎么樣?有什么方法令你的辦公環(huán)境可以令你感到愉快和增加效率?第53頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六改善工作環(huán)境將所有可以吸引你視線的東西全挪開將你每天必須用的文具放在上面(電話,時間表,筆記本,日歷,筆座…..)將你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓勵自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方第54頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六將一些你知道不會作出反應(yīng)的信件拋棄利用文件夾來將不同的文件歸檔改善工作環(huán)境第55頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六2.歸檔所有的文件和書信應(yīng)只分成三類:馬上處理只作參考歸檔第56頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六歸檔系統(tǒng)一些你需要今天馬上完成的事情-DONOW一些你需要這個星期完成的工作-FILE一些你需要歸檔的文件-FILE有空才閱讀的書本-READ需要傳閱的文件-PASSON一些文件需要等待資料完成-PROGRESS第57頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六3.如何處理電話/電郵如果找不道要通話的對方-切記要留言,并說明事情的嚴重性,以確保對方回電打電話之前,要把事情重點寫下來

要談比較復雜的事情,可以先將文件傳真給對方先看,減少詳細解釋的時間備有有關(guān)文件自設(shè)時限第58頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六4.處理會議每次召開任何會議前,必須要緊記以下幾點:

我是否一定要出席這個會議會議之前應(yīng)派發(fā)議程說明開會的目的如果你是主席,你應(yīng)鼓勵發(fā)言和要求言之有物,要避免發(fā)言同事偏離主題最好設(shè)定一個時限,以方便各人安排工作第59頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六5.授權(quán)授權(quán)的定義和原因委派授權(quán)是一個向下級分配工作的過程,它通常與一個經(jīng)理的責任以及決策權(quán)利有關(guān)

委派授權(quán)可以幫助你節(jié)約時間的有力武器委派授權(quán)可以增強一個經(jīng)理的聰明才智

第60頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六授權(quán)應(yīng)有的心態(tài)?

把工作授權(quán)給下級,應(yīng)該存在一個給下屬發(fā)展的機會它不是用來懲罰下級不是讓經(jīng)理擺脫自己不喜歡做的事情第61頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六授權(quán)的形態(tài)主要可以分成兩種形態(tài)：下達指令充分信任第62頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六委派授權(quán)技巧預(yù)期的成果解釋所分配工作的重要性訂出需要的結(jié)果詢問下屬的意見及疑問應(yīng)守的規(guī)則訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定達到完成工作限期的共識訂出跟進時間表肯定成就,提高士氣第63頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六如何介定哪些工作委派?你必須自己做你應(yīng)該做,但有些人可以幫助你你可以做,但如果其他人有機會也可以做其他人應(yīng)該做,但情況緊急時你可以幫他其他人必須做第64頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六委派授權(quán)技巧解釋所分配工作的重要性訂出需要的結(jié)果訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定達到完成工作限期的共識詢問下屬的意見及疑問訂出跟進時間表肯定成就,提高士氣第65頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六6.要懂得說不說不應(yīng)該是有禮貌要給對方的清晰的解釋給對方另外的選擇和建議

第66頁，共74頁，2023年，2月20日，星期六7.處理拖延心態(tài)為什么我們會拖延?不知道如何或從何入手不知道為什么要做?不喜歡去處理個人情緒及健康問題缺乏獎勵沒有迫切性找借口過分憂