地方性大學(xué)檔案信息化管理問題與宏微觀策略,信息管理論文

地方性大學(xué)檔案信息化管理問題與宏微觀策略,信息管理論文摘要：研究發(fā)現(xiàn)，當(dāng)下地方性高校檔案信息管理普遍在管理制度、管理人員職業(yè)素養(yǎng)有待提高以及信息服務(wù)內(nèi)容等方面存在的問題。針對當(dāng)下高校檔案信息化管理中存在的問題，則能夠采用宏觀策略與微觀途徑相融合的方式加以優(yōu)化。在宏觀上能夠從下面三個(gè)方面入手：第一，統(tǒng)籌規(guī)劃機(jī)構(gòu)建設(shè)，加強(qiáng)軟硬件與技術(shù)落地；第二，明晰國家檔案文件，建立自恰性標(biāo)準(zhǔn)；第三，適度分層整理，確定整體推進(jìn)思路。在微觀途徑上，則能夠從下面三個(gè)途徑著眼：第一，強(qiáng)化檔案學(xué)科意識，突出學(xué)科建設(shè)需求；第二，加強(qiáng)人才培養(yǎng)，建設(shè)專業(yè)化檔案服務(wù)團(tuán)隊(duì)；第三，加強(qiáng)基礎(chǔ)性工程建設(shè)，突出網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體驗(yàn)。本文關(guān)鍵詞語：地方性高校;檔案信息化;現(xiàn)在狀況;優(yōu)化策略;從當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的情形來看，地方性高校檔案信息化是大勢所趨，然而，當(dāng)前部分高校的檔案信息化建設(shè)卻不容樂觀。有學(xué)者抽樣了115所地方性高校，在所抽樣的地方性高校中有38所院校檔案網(wǎng)站無法打開；15所院校檔案網(wǎng)站存在信息更新滯后的情況。窺一斑而觀全身，能夠講，地方性高校檔案信息化問題仍需進(jìn)一步深切進(jìn)入研究。怎樣破解當(dāng)下檔案信息化建設(shè)存在的問題是本文關(guān)注的重要內(nèi)容。本文意在從地方性高校檔案信息化管理現(xiàn)在狀況入手，對地方性高校檔案信息化存在的問題進(jìn)行一系列梳理，并在這里基礎(chǔ)上，提出優(yōu)化地方性高校檔案信息化的宏觀策略與微觀途徑，以期為檔案管理與工作人員提供一定的借鑒與參考[1]。一、地方性高校檔案信息管理的問題所在(一)檔案信息化管理制度有待提升眾所周知，數(shù)字信息化早已深切進(jìn)入到校園的各個(gè)角落，地方性高校檔案信息化管理理應(yīng)與數(shù)字信息化高度融合。然而，部分地方性高校檔案在數(shù)字信息化建設(shè)上相對滯后，尚未跟上時(shí)代的步伐，一度難以適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要。地方性高校檔案的相關(guān)的管理制度缺乏校本性。按常理來講，不同地方性高校所面對的實(shí)際問題也必然有所差異，如資料的收集、鑒別、整理、歸檔、利用與轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)都或多或少會(huì)牽涉到其本身院校的實(shí)際情況，在檔案信息化管理的經(jīng)過中都應(yīng)該有其本身的特點(diǎn)，然而，當(dāng)下照搬照抄同類地方性高校檔信息化案管理制度的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。(二)檔案信息化管理人員職業(yè)素養(yǎng)有待提高對全國百所地方性高校檔案工作人員的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案專業(yè)人才僅占總數(shù)的18%，計(jì)算機(jī)相關(guān)的專業(yè)人才占總數(shù)的15%，有43%的檔案管理人員不是專業(yè)檔案管理人才，他們對計(jì)算機(jī)相關(guān)知識把握也相對較少。從當(dāng)前調(diào)研的數(shù)據(jù)結(jié)果不難看出，當(dāng)下地方性高校檔案部門專業(yè)人才是相對缺乏的，并且，呈現(xiàn)出人員構(gòu)造不合理、信息素養(yǎng)普遍相對不高的態(tài)勢。顯見，在館際合作，信息分享成為常態(tài)化的當(dāng)下，檔案管理員的素養(yǎng)則已成為制約地方性高校檔案管理的一個(gè)重要因素[2]。(三)檔案信息服務(wù)內(nèi)容有待完善由于當(dāng)前大部分檔案管理人員均是在傳統(tǒng)檔案處理體系下成長起來的，在數(shù)字信息化日益增加的當(dāng)下，大多數(shù)從業(yè)人員固然對檔案信息化有一定的認(rèn)識，但在主觀上還是過于依靠傳統(tǒng)檔案管理形式，對信息化處理手段的應(yīng)用還是相對較低的，其服務(wù)方式相對滯后。換言之，當(dāng)下部分地方性高校檔案信息還是以人工筆錄、歸類及統(tǒng)計(jì)為主的處理形式，信息化檔案尚難以構(gòu)成體系，這也嚴(yán)重地影響了檔案信息化功能的發(fā)揮，使得檔案的信息化內(nèi)容發(fā)揮也遭到了嚴(yán)重的影響。二、地方性高校檔案信息化管理宏觀策略(一)統(tǒng)籌規(guī)劃機(jī)構(gòu)建設(shè)，加強(qiáng)軟硬件與技術(shù)落地毋庸置疑，地方性高校若想要建設(shè)優(yōu)質(zhì)的檔案工程，則必然需要在前期進(jìn)行一系列統(tǒng)籌策劃。一方面，要將地方性高校數(shù)字檔案建設(shè)納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃之中，并在人力、物力、財(cái)力等方面給予支持。另一方面，要成立專門的檔案信息化建設(shè)工作機(jī)構(gòu)，將詳細(xì)工作落實(shí)到個(gè)體，促進(jìn)詳細(xì)工作有序地推進(jìn)。從綜合發(fā)展的角度上來講，檔案信息化建設(shè)不僅僅僅是檔案部門的事情，同時(shí)，也是關(guān)乎學(xué)校各個(gè)部門的事情，需要各部門通力合作、協(xié)同支持。(二)明晰國家檔案文件，建立自恰性標(biāo)準(zhǔn)自2005年起，國家檔案局公布了一系列檔案信息化建設(shè)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)方面的文件，包括(電子文件歸檔與管理規(guī)范(2002)〕、(歸檔文件整理規(guī)則(2000)〕、(檔案信息化外包安全管理規(guī)范(2020)〕等等。梳理以上相關(guān)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)不難發(fā)現(xiàn)，各類文件均對落地化規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)進(jìn)行了要求，各類文件統(tǒng)一指出：在施行檔案信息化建設(shè)時(shí)，必須根據(jù)這些標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，同時(shí)，要結(jié)合本校工作的實(shí)際情況，制定統(tǒng)一的操作規(guī)范，建立自恰性操作標(biāo)準(zhǔn)，對每一個(gè)工作環(huán)節(jié)均要提出詳細(xì)的要求，使介入本工作的人員有規(guī)可依，這是極為關(guān)鍵的。(三)適度分層整理，確定整體推進(jìn)思路一般而言，各類地方性高校檔案館有著大量的檔案資料，在數(shù)字信息化的經(jīng)過中，在了解整體規(guī)劃的前提下，要有區(qū)別地對檔案資料進(jìn)行分類，制定相對有序的工作計(jì)劃，分階段、分批次地進(jìn)行。一方面，在施行與實(shí)踐的經(jīng)過中，要建立檔案業(yè)務(wù)自動(dòng)化流程。同時(shí)，建立業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化處理系統(tǒng)后，要加強(qiáng)電子檔案、資料的歸檔與接收。另一方面，要對地方性高校檔案專題性資料進(jìn)行梳理，使其實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)化，這部分工作能夠由檔案館專業(yè)人才來完成。對各類館藏資料進(jìn)行相應(yīng)的信息化處理，能夠由檔案館專職人員來完成，可以以交給校外外包的專業(yè)機(jī)構(gòu)來完成。三、地方性高校檔案信息化管理的微觀途徑(一)強(qiáng)化檔案學(xué)科意識，突出學(xué)科建設(shè)需求在某種程度上來講，在學(xué)科檔案方面，地方性高校檔案信息資源愈加具有優(yōu)勢。隨著數(shù)字信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)科檔案資源的信息化比例日益提高，信息化信息資源也日益豐富，影像資料、電子出版物、系統(tǒng)化數(shù)據(jù)，均不斷成為學(xué)科檔案的重要來源，也成為反哺學(xué)科教學(xué)的重要支持。地方性高校檔案部門要深切進(jìn)入把握本校學(xué)科建設(shè)的目的、詳細(xì)內(nèi)容以及地方性高校學(xué)科建設(shè)的將來走向，強(qiáng)化學(xué)科建設(shè)相關(guān)的檔案的內(nèi)容建設(shè)與分類，使其更為便捷地為教學(xué)與科研所用。簡言之，地方性高校檔案與社會(huì)檔案相比，除了要有檔案意識外，更重要的是要有學(xué)科化建設(shè)意識，要突出其特色與優(yōu)勢。(二)加強(qiáng)人才培養(yǎng)，建設(shè)專業(yè)化檔案服務(wù)團(tuán)隊(duì)對于大多數(shù)地方性高校而言，加強(qiáng)培養(yǎng)檔案數(shù)字信息化人才應(yīng)該放在檔案信息化建設(shè)的首位。詳細(xì)而言，檔案數(shù)字信息化人才不外乎培養(yǎng)檔案管理、系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等等方面的各類人才，將這些人引進(jìn)到體系中來，需要這些人來擬定數(shù)字檔案管理規(guī)劃，結(jié)合單位實(shí)際制定各類標(biāo)準(zhǔn)，積極策劃與組織各類培訓(xùn)等等，這一點(diǎn)在人才引進(jìn)與使用中要明晰。其次，要建立健全種類檔案類兼職隊(duì)伍。由于地方性高校檔案的各類數(shù)據(jù)分散地來源于各個(gè)院系、各個(gè)部門，要想有效地管理檔案，保持?jǐn)?shù)據(jù)一致性和有效性，建立健全兼職檔案人員配備，則是極為關(guān)鍵的。最后，在檔案人才的建設(shè)中，也要注意到除了專、兼職人才引進(jìn)外，也要注意吸引跨專業(yè)復(fù)合型人才的吸引，才能夠?yàn)樘嵘龣n案工作質(zhì)量提供一份活力[3]。(三)加強(qiáng)基礎(chǔ)性工程建設(shè)，突出網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體驗(yàn)從當(dāng)前建設(shè)情況來看，一大部分地方性高校的基礎(chǔ)建設(shè)是具備的，但存在著開放程度較低、檢索功能障礙、互動(dòng)體驗(yàn)差等問題，因而，需要在大力夯實(shí)基礎(chǔ)建設(shè)的同時(shí)，考慮開放權(quán)限、檢索與體驗(yàn)等問題。首先，能夠在校園搭建完好檔案系統(tǒng)，建立VPN或者在校外建立相應(yīng)的查詢端口，以供本校人員、師生以及社會(huì)人員查詢。其次，能夠提升更為智能化的檢索功能，提供符合個(gè)體習(xí)慣的檢索功能，并提供地理信息相關(guān)內(nèi)容，以供使用者能夠愈加直觀地進(jìn)行檔案查詢。第三，增加檔案查詢的互動(dòng)體驗(yàn)，設(shè)計(jì)一些互動(dòng)化的窗口，實(shí)現(xiàn)人機(jī)互動(dòng)、人人互動(dòng)，在線求助等功能，提高個(gè)體查詢的體驗(yàn)感與獲得感。以下為參考文獻(xiàn)[1]支鳳穩(wěn)，