物業(yè)集團會計檔案管理制度模版

物業(yè)集團會計檔案管理制度1、總則會計檔案是記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。為了加強物業(yè)系統(tǒng)內(nèi)財務(wù)部門會計檔案的科學化、現(xiàn)代化、規(guī)范化管理，根據(jù)國家會計檔案管理辦法和集團等相關(guān)規(guī)定，特制定本辦法。2、會計檔案分類2.1會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計證.2.2會計賬薄類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬薄。2.3財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告、審計報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明、驗資報告、其他財務(wù)報告。2.4稅務(wù)文件類：月度、季度、半年度、年度納稅申報表；納稅申報回執(zhí)；年度納稅證明；企業(yè)所得稅匯算清繳鑒證報告；稅收優(yōu)惠、減免稅證明；稅務(wù)檢查通知書、稅務(wù)稽查通知書、稅務(wù)處理決定書及相應(yīng)完稅證明。2.5公司文件證照類：稅務(wù)登記證、外匯登記證等。2.6其他類：重大事項報批件、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、發(fā)票及收據(jù)存根聯(lián)、工作交接書；各種經(jīng)濟合同、電算化會計資料備份、其他應(yīng)當保存的會計核算資料；檔案保管記錄：會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。3、會計檔案的整理和歸檔會計檔案由形成該檔案的物業(yè)管理中心及各分公司財務(wù)部經(jīng)理指定專人進行管理，對同一年度的會計檔案按會計憑證、會計賬薄、財務(wù)報告、稅務(wù)文件、公司證照和其他會計資料六大類別進行分類，根據(jù)不同的保管年限和檔案形成的時間順序?qū)γ款悤嫏n案分別經(jīng)行整理、裝訂、立卷、裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。3.1會計憑證的整理和歸檔要求3.1.1除每年12月會計憑證可在年度審計報告完成后裝訂歸檔外，其它會計憑證應(yīng)每月完成結(jié)賬工作后裝訂歸檔。3.1.2憑證封面按欄目內(nèi)容填寫、財務(wù)主管、憑證時間、憑證起止號數(shù)、冊數(shù)等相關(guān)信息。3.1.3憑證采用“物業(yè)標準打印模板”（自定義記賬憑證大小為：寬120MM,高240MM，橫向打印），打印前先預(yù)覽。每本憑證要求分類整齊，編號連續(xù)，附件齊全。原始憑證靠左沿粘貼至單據(jù)粘貼單，超出記賬憑證紙范圍折疊對齊。將憑證封皮和封底裁開，分別附在憑證前面和后面，再拿一張質(zhì)地相同的紙(可以再找一張憑證封皮裁用)放在封皮上角，做護角線，采用“角訂法”裝訂，在憑證的左上角畫一邊長4厘米等腰三角形，用夾子夾住，用裝訂機在底線上分布均勻地打兩個眼兒，用裝訂機塑壓或用大針引線繩穿過兩個眼兒，行二眼一線打結(jié)，節(jié)扣放在針眼處。3.2會計賬薄的整理和歸檔要求3.2.1賬薄裝訂要求牢固不松，折疊整齊，不缺不漏，賬頁較多的科目應(yīng)單獨分冊裝訂，賬頁較少的可與其他科目賬頁合并裝訂。3.2.2電腦賬目應(yīng)在每個會計年度終了后分類打印成冊，科目應(yīng)至明細最末級。3.3財務(wù)報告的整理和歸檔要求3.3.1各種月度報表應(yīng)按月裝訂成冊，年度決算報表及審計報告應(yīng)單獨裝訂。3.3.2分冊制作報表目錄，加封皮，按欄目內(nèi)容填寫相關(guān)內(nèi)容。3.3.3度決算報表及審計報告應(yīng)在完成當月將掃描件傳物業(yè)集團財務(wù)管理部存檔備查。3.4稅務(wù)文件的整理和歸檔要求3.4.1各稅種納稅申報表、納稅申報回執(zhí)按月保存，采用網(wǎng)絡(luò)申報方式的要求打印，年度匯總后裝訂成冊。3.4.2年度納稅證明、稅務(wù)專項審計報告應(yīng)單獨裝訂保管。3.4.3各項稅收優(yōu)惠、減免稅證明。3.4.4稅務(wù)檢查通知書、稅務(wù)稽查通知書、稅務(wù)處理決定書及相應(yīng)完稅證明除保留憑證必要附件外應(yīng)單獨保管。3.5公司基本文件、證照類的整理和歸檔要求3.5.1本類文件需按公司由專人負責保管，并須同時保留至少原件一份及復(fù)印件一份，同時進行掃描作為電子存檔文件。本類文件如有補充或更新的，應(yīng)在取得更新文件后一周內(nèi)更新復(fù)印件及電子掃描文件，且前期文件不得銷毀。3.5.2本類文件取得及更新后需在當月將掃描件傳物業(yè)集團財務(wù)理部存檔備查。3.6其他會計資料的整理和歸檔要求財務(wù)管理部和各分公司財務(wù)部經(jīng)理應(yīng)指定專人平時做好其他會計資料的收集與保管工作，根據(jù)其他會計資料的不同類型，分別進行整理、裝訂，并及時歸檔，防止丟失損壞。3.7檔案保管記錄檔案保管記錄除按本辦法規(guī)定保管年限進行保管外，需每年經(jīng)財務(wù)負責人簽字確認。4、會計檔案的借閱4.1會計檔案未經(jīng)批準不得借出。如有特殊需要，經(jīng)財務(wù)管理部負責人（物業(yè)集團財務(wù)檔案資料）或分公司財務(wù)財務(wù)分管高管（分公司財務(wù)檔案）批準，可以提供查閱或者復(fù)印，并辦理登記手續(xù)。4.2查閱檔案時，嚴禁將原卷拆散，并不得把檔案原件抽走、涂改、勾劃或損壞。5、會計檔案的保管5.1各下屬公司應(yīng)對下列會計檔案進行妥善管理，做到防磁、防火、防潮和防塵，重要會計檔案要雙備份并存放在兩個不同的地點。5.1.1存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)。5.1.2以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)。5.1.3計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等書面形式的會計數(shù)據(jù)。5.2會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年等5類。5.3會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，具體保管期限見附表會計檔案保管期限表。6、會計檔案的銷毀已到保管期限的會計檔案，應(yīng)由會計檔案保管人員提出銷毀申請，并編制“會計檔案銷毀清冊”，報經(jīng)集團財務(wù)負責人審批后按法定程序進行銷毀。7、附則7.1本制度由物業(yè)集團財務(wù)管理部起草與修訂，經(jīng)物業(yè)集團制度委員會評審審批后發(fā)布。7.2本制度由物業(yè)集團財務(wù)及采購部擬定，原有相關(guān)制度如與本制度沖突，以本制度為準，其解釋權(quán)歸物業(yè)集團財務(wù)及采購部所有，自頒布之日起實施。8、附表：會計檔案保管期限表檔案名稱保管年限備注一、會計憑證類原始憑證15年記賬憑證15年匯總憑證15年二、會計賬薄類總賬15年明細賬15年日記賬15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年輔助賬薄15年三、財務(wù)報告類月、季度財務(wù)報告3年包括文字分析。年度財務(wù)報告永久包括文字分析。年度審計報告永久驗資報告永久稅務(wù)報告永久包括申報表四、其他類資金調(diào)撥單5年付款審批單5年項目費用審批單5年銀行存款余額調(diào)節(jié)表5年銀行對賬單5年發(fā)票及收據(jù)存根聯(lián)5年各種經(jīng)濟合同經(jīng)濟事項結(jié)束后保管5年會計移交清冊15年會計