物業(yè)集團采購管理制度

物業(yè)集團采購管理制度1、目的為規(guī)范采購業(yè)務(wù)操作，保證質(zhì)量和效率，確保采購的產(chǎn)品或服務(wù)符合規(guī)定要求，特制定本制度。2、適用范圍適用于物業(yè)集團采購管理工作。3、基本原則3.1招標原則凡符合邀請招標的采購事項，不得以各種理由或方式規(guī)避招標。嚴禁通過肢解采購事項改變采購方式。壟斷項目須進行嚴格審查和求證。3.2透明規(guī)范原則任何采購事項均應(yīng)在權(quán)責范圍內(nèi)公開透明，杜絕暗箱操作。所有參與采購工作的人員須嚴格遵守制度，廉潔奉公，不得利用職務(wù)以權(quán)謀私。任何人不得干預(yù)或影響采購工作的客觀和公正。不得私下與供方接觸。與投標人有利害關(guān)系的，須主動回避相關(guān)采購工作。3.3保密原則投標文件、投標人信息、非公開性質(zhì)的標底或測算價、評定標、中標價、相關(guān)招標會議或決議等均屬絕密信息，無論是否已定標，均不得泄露。凡屬職責外的絕密信息不得打聽。定標審批完成前，不得向任何人透露、暗示或承諾定標意向。如不能判斷絕密信息是否可以公開，應(yīng)向上級請示。3.4資格預(yù)審原則供方須經(jīng)過嚴格的資格審查，原則上必須符合項目要求且為合格供方方可參加項目投標。3.5充分競爭、合理低價中標原則無論采用何種采購方式，都應(yīng)遵循貨比三家、充分競爭的原則。對于招標項目每次均應(yīng)有充分適量的投標人參與投標，公平競爭，在滿足招標要求的前提下，選擇合理低價單位中標。3.6規(guī)模采購優(yōu)先原則積極開展集團和區(qū)域戰(zhàn)略采購、分公司年度集中采購，以及多項目聯(lián)合的集中采購，通過以量換價，提高采購效益和效率。3.7對外統(tǒng)一原則采購職能為采購資料對外發(fā)放的唯一窗口。資料發(fā)放必須保證統(tǒng)一性、一致性。對于招標文件、答疑、補遺等重要資料，發(fā)放紙質(zhì)文件的，投標人必須簽收；采用電子郵件發(fā)放的，每次只能發(fā)給一個投標人（須設(shè)置郵件回執(zhí)或電話通知投標人，確保郵件送達），并抄送上級主管，同時相關(guān)郵件須存檔。公司內(nèi)部資料流轉(zhuǎn)，由提供部門直接發(fā)給需求部門。3.8維護信譽原則采購過程應(yīng)客觀公正，并及時做好與供方的溝通、反饋，樹立和維護公司良好的招標信譽和形象。3.9可追溯原則采購過程的文件、記錄、紀要等資料（包括電子文檔），均須在采購結(jié)束后及時進行整理和歸檔，并建立紙質(zhì)文檔和電子文檔兩個檔案管理平臺；因工程緊急等特殊原因，不能按相關(guān)流程、規(guī)定執(zhí)行的，須在事項審批時說明情況，保證采購過程的決策透明和可追溯性。4、職責4.1物業(yè)集團采購職能負責采購管理制度的制定與完善，并督導(dǎo)、監(jiān)控本制度的執(zhí)行。參與標準合同文本的制定與完善。負責標準招標文件文本的制定與完善。負責按責權(quán)手冊要求，組織集團經(jīng)辦、主導(dǎo)采購工作，參與下屬公司相關(guān)項目的采購工作，同時對下屬公司的采購情況進行定期檢查、考核，并向集團管理層匯報。負責指導(dǎo)下屬公司編制年度采購預(yù)算及年度招標（采購）計劃，并對其進行收集、匯總、跟蹤，監(jiān)督及實施。負責物業(yè)集團集中戰(zhàn)略采購規(guī)劃，對大宗采買項目實現(xiàn)全國范圍內(nèi)或區(qū)域范圍內(nèi)的集中戰(zhàn)略采購。4.1.7負責全集團各類供方的管理及審核，對各分公司供方情況進行督導(dǎo)。4.2下屬公司采購職能負責根據(jù)下屬服務(wù)中心年度預(yù)算及業(yè)務(wù)服務(wù)內(nèi)容匯總、編制下屬公司年度采購預(yù)算及年度招標（采購）計劃表。負責建立下屬公司合格供應(yīng)商庫，更新和完善供應(yīng)商資源，并按公司采購管理制度負責供應(yīng)商的管理。負責根據(jù)下屬公司及下屬服務(wù)中心采購計劃實施采購工作,包括外包服務(wù)、工程整改、物資采買等采購工作，其主要職責有：根據(jù)采購的產(chǎn)品及內(nèi)容確定正確的采購方式；組織招標采購工作，包括投標單位的資質(zhì)預(yù)審，招標文件的編制，組織招標小組開標、評標、定標。組織議價工作，并與供應(yīng)商簽訂合同。負責招標過程中招標文件、答疑文件、技術(shù)標書、技術(shù)評標報告、定標報告資料的收集、整理、歸檔、保存，組織安排全過程的招標會務(wù)工作。4.3物業(yè)集團/下屬公司業(yè)務(wù)職能按照公司計劃管理的要求，及時向采購職能提供本部門的采購計劃。負責按責權(quán)手冊要求，參與技術(shù)標的評審工作，主持技術(shù)澄清或談判，并給出書面意見。4.3.3負責編制招標文件的技術(shù)部分，提出詳細的招標要求（如承包單位、材料設(shè)備的進場計劃和技術(shù)要求），并負責提供招標所需的圖紙、資料、技術(shù)要求等；負責樣版的選樣和封樣。5、主要內(nèi)容5.1采購計劃管理采購計劃主要分為：招標計劃、供應(yīng)商考察計劃和物資采購計劃。5.1.1招標計劃管理計劃制定具體見招標（采購）操作指引。計劃執(zhí)行下屬公司年度招標（采購）計劃表經(jīng)公司審批通過后，采購職能應(yīng)該嚴格按照計劃內(nèi)容（包括招標方式、招標時間等）執(zhí)行。在執(zhí)行過程中，應(yīng)做好實際招標時間等關(guān)鍵時間的記錄，并及時填報在年度招標（采購）計劃表中。5.1.1.3計劃跟蹤下屬公司采購職能必須根據(jù)年度招標（采購）計劃表中當月采購計劃執(zhí)行情況，填報當月匯集各個服務(wù)中心的采購計劃，并于次月1日上報物業(yè)集團采購職能。在計劃執(zhí)行過程中，如因各種原因調(diào)整了服務(wù)中心推進計劃，下屬公司采購職能應(yīng)該及時調(diào)整招標計劃，填寫年度招標（采購）計劃調(diào)整表報下屬公司管理層審批并及時上報物業(yè)集團采購職能備案。5.1.2供應(yīng)商考察計劃管理按責權(quán)手冊規(guī)定，需物業(yè)集團審核評估的供應(yīng)商，下屬公司需要制定供應(yīng)商考察計劃（詳見附件供應(yīng)商考察計劃模板），并且羅列待考察供方的類別及相應(yīng)數(shù)量。下屬公司在每年1月份以郵件或網(wǎng)絡(luò)平臺方式將考察計劃上報物業(yè)集團采購職能，如物業(yè)集團采購職能認為需要調(diào)整考察對象或考察時間的，應(yīng)在2個工作日內(nèi)提出調(diào)整要求，并明確參與哪些類別的供方考察。下屬公司在2個工作日內(nèi)完成調(diào)整，重新報送物業(yè)集團采購職能。5.1.3物資采購計劃管理下屬公司采購職能應(yīng)督促各下屬服務(wù)中心于規(guī)定時間內(nèi)提交次月物資采購計劃，并按公司責權(quán)手冊參與審核。5.2供應(yīng)商管理5.2.1供應(yīng)商資訊來源新供應(yīng)商資訊來源包括，但不限于以下方式：新聞傳播媒體，如電視、廣播、報紙等。各類產(chǎn)品展示（銷）會。行業(yè)協(xié)會、行業(yè)網(wǎng)站、網(wǎng)上信息。行業(yè)或政府的統(tǒng)計調(diào)查報告或刊物。同行或供應(yīng)商介紹。公開征詢。供應(yīng)商主動聯(lián)絡(luò)。內(nèi)部推薦。其他途徑。5.2.2供應(yīng)商考察考察前，下屬公司采購職能負責組織小組成員考察供應(yīng)商，對于非招標類供應(yīng)商，考察人員應(yīng)來自兩個或兩個以上的相關(guān)職能，每個職能安排不少于1人參加且必須有經(jīng)理助理級或以上人員；對于需要參與招標的供應(yīng)商進行考察時，考察人員應(yīng)來自招標小組，且考察的公司必須為成立三年以上的公司（高科技類企業(yè)以及零星工程除外），大項如清潔外包、開荒、電梯維保等招標項必須有高管參與。物業(yè)集團在每年1月份確定參與的考察評估，下屬公司采購職能需提前一周將考察計劃以郵件形式發(fā)送至物業(yè)集團采購職能，由物業(yè)集團進行最終確定是否參與考察。針對某項預(yù)算金額大于10萬以上的招標需臨時進行供方考察評估，下屬公司采購職能需提前3個工作日將考察計劃以郵件形式發(fā)送至物業(yè)集團采購職能，并確認是否參加考察。對收到的供應(yīng)商資料，先資格預(yù)審，有同等規(guī)模項目業(yè)績的和同知名物業(yè)公司合作過的，列為考察對象。與考察對象公司的主要管理人員見面、會談：① 介紹本公司背景、發(fā)展情況（須注意保守公司商業(yè)機密）；② 介紹本公司及發(fā)展項目之管理特色，與其它公司之區(qū)別；③ 通過與供方主要管理人員的談話，應(yīng)盡可能清楚了解供方公司架構(gòu)、業(yè)績、質(zhì)量保證與服務(wù)特色、對行業(yè)動態(tài)的認知以及與國內(nèi)知名公司合作經(jīng)驗等信息。④ 參觀/察看供方之主要職能部門，以了解其職員素質(zhì)、辦公設(shè)備、公司規(guī)模、管理水平等；⑤ 察看其主要職能部門管理文件/資料，可針對性的要求提供關(guān)于某項目之文件，以了解供方對其現(xiàn)場管控力度。注：參觀時，應(yīng)注意查看被考察單位所在地址、前臺、辦公室環(huán)境、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽牌、企業(yè)架構(gòu)牌、質(zhì)量保證體系牌、安全與職業(yè)健康保證牌、ISO等方面的信息。5.2.2.5現(xiàn)場考察① 手工藝：察看工藝水平、成品及半成品保護，了解該公司施工質(zhì)量水平。② 勞動健康與安全：察看現(xiàn)場工作環(huán)境安全、場地整潔、安全設(shè)施配備狀況；③ 環(huán)境污染控制：察看污水控制、空氣污染控制、廢棄物控制狀況；④ 物料儲備：察看物料儲存情況，了解其現(xiàn)場平面規(guī)劃是否合理，物料質(zhì)量是否處于有效監(jiān)控狀態(tài)下；⑤ 現(xiàn)場機械/測量/檢測設(shè)備/工具使用、保養(yǎng)情況：察看機械/工具是否充足、保養(yǎng)是否及時到位、是否處于檢定有效期內(nèi)，現(xiàn)場操作人員的素質(zhì)如何；⑥ 現(xiàn)場管理、保安、施工人員情況：察看其現(xiàn)場管理是否有序，保安、施工人員素質(zhì)如何；⑦ 考察過程中應(yīng)拍攝施工現(xiàn)場全貌及重點細部照片。5.2.2.6對工程服務(wù)類和材料供應(yīng)類新供應(yīng)商組織考察時，采購職能側(cè)重考察公司資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、專業(yè)資質(zhì)證書等；節(jié)能項目需有節(jié)能認證）、業(yè)績、組織架構(gòu)、人員素質(zhì)、執(zhí)行能力等綜合方面；其它業(yè)務(wù)部門側(cè)重考察其管理能力、技術(shù)與項目要求的符合性，考察產(chǎn)品顏色、樣式、外觀、質(zhì)感等項目可選用性等。5.2.2.7對于零星工程（單筆金額不超過10000元）和零星物料（單次采購金額不超過5000元且一年內(nèi)的總采購金額不超過10000元）選擇新供應(yīng)商采購時，可不進行現(xiàn)場考察，直接在議價審批時附上供方相關(guān)資質(zhì)（包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼等）即可,對未進行現(xiàn)場考察，只進行資質(zhì)審查的供應(yīng)商列為“臨時供應(yīng)商”。下屬公司所在地的大型商場、一定規(guī)模的超市（能夠開具正規(guī)發(fā)票）、專業(yè)大型賣場（國美、蘇寧、順電）、國內(nèi)外大型知名企業(yè)、行業(yè)內(nèi)知名企業(yè)可不經(jīng)過現(xiàn)場考察程序，自動列為我司的“臨時供應(yīng)商”，但在文件報批中需給予注明?？疾旖Y(jié)束后3個工作日內(nèi)，考察小組負責填寫供方考察報告：包括現(xiàn)場考查報告（見模板）、供方現(xiàn)場考查評分表、供方資格審批表，考察結(jié)果分為“合格”、“不合格”兩類，“不合格”供應(yīng)商應(yīng)在供應(yīng)商名錄中注明，不能合作。資料管理考察結(jié)束后，采購職能應(yīng)做好相關(guān)資料的收集、整理、歸檔、保管工作，各類歸檔文件，為查找方便，必須有目錄，歸檔順序依次為：①供方資格審批表1：對于未考察過的供應(yīng)商，原狀態(tài)應(yīng)為“待考察”，考察結(jié)論為“合格”或“不合格”。2：考察情況由采購人員基本陳述，各參與考察人員在填寫意見時，需明確表述觀點。（例：評價意見為：建議列為合格單位或不合格單位等）。②供方現(xiàn)場考查評分表（每個參與人員需填寫此表，每人一份）③供方基本情況調(diào)查表④供方營業(yè)執(zhí)照及稅務(wù)登記證等⑤供方簡介資料等⑥供方推薦表（如有）5.2.2.11關(guān)于掛靠① 原則上我司允許掛靠，但要求供方須如實說明是否屬于掛靠單位。如為掛靠單位，必須考察掛靠人負責的項目，在供方資格審批表中須注明掛靠人，不得隱瞞。供方隱瞞掛靠關(guān)系的，我司有權(quán)取消其供方資格。② 當掛靠人、被掛靠人均為我司供方時，其供方評估應(yīng)分開進行。對于掛靠性質(zhì)的供方，供方評估僅限其自身完成的業(yè)務(wù)。③ 以下情況，可能屬于掛靠。如果經(jīng)核實供方隱瞞掛靠關(guān)系，我司可取消其供方資格：供方業(yè)務(wù)聯(lián)系人一般為供方公司的副總經(jīng)理或項目經(jīng)理。到供方公司本部考察時，該業(yè)務(wù)聯(lián)系人見到供方公司本部人員主動打招呼或聊天，言談中雙方語氣客氣。供方業(yè)務(wù)聯(lián)系人對供方公司本部人員、環(huán)境、公司整體情況等不甚熟悉。如供方業(yè)務(wù)聯(lián)系人身份為副總經(jīng)理，但供方公司本部人員不熟悉該業(yè)務(wù)聯(lián)系人，或?qū)υ摌I(yè)務(wù)聯(lián)系人視而不見。有條件的供方可要求提供業(yè)務(wù)聯(lián)系人的社保信息。不能提供社保信息或社保信息短的可能屬掛靠；但能提供長期社保信息的，并不能作為不是掛靠的依據(jù)。供應(yīng)商履約/年度評審在合同履行過程中，若供應(yīng)商交貨期、品質(zhì)、價格或服務(wù)產(chǎn)生重大變異時，相關(guān)業(yè)務(wù)部門可隨時提出對供應(yīng)商作必要之復(fù)查及履約評估。當合同金額大于10萬元（含）人民幣時，在合同履行完畢后，由合同簽訂部門提出，下屬公司采購職能主導(dǎo)組織各相關(guān)部門進行評審，包括服務(wù)中心、采購職能、工程職能、財務(wù)職能進行供應(yīng)商履約評審，評審主要內(nèi)容為供應(yīng)商工作質(zhì)量、進度、配合情況等。當合同金額小于10萬元人民幣時，統(tǒng)一安排進行年度履約評審。評估結(jié)束后，評估人員填寫供方履約評估表，由采購職能進行匯總，并根據(jù)評估結(jié)果填寫供方履約評估審批表進行上報審批。履約評審根據(jù)評審結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商的等級狀態(tài)，如履約評審評定為不合格，應(yīng)在供應(yīng)商名錄中標注明，嚴禁在凍結(jié)期間內(nèi)參與新的合作。每年年末，下屬公司采購職能負責組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門對當年有過合作的供應(yīng)商進行年度履約評估，并填寫履約情況匯總表按公司責權(quán)手冊進行上報審批。同時，依據(jù)批準后的評估結(jié)論，調(diào)整供應(yīng)商的狀態(tài)。集中采購按招標（采購）操作指引執(zhí)行。年度評審不合格的供應(yīng)商，取消供應(yīng)商資格。5.2.4供應(yīng)商評鑒體系供應(yīng)商的評價按照等級（狀態(tài)）可劃分為臨時、待考察、合格、不合格四種等級。經(jīng)過資質(zhì)初審的供應(yīng)商列為“待考察”供應(yīng)商。新增供應(yīng)商考察和評定通過后，列為“合格”；若評定不合格，列為“不合格”，并設(shè)置凍結(jié)期。5.2.4.4凍結(jié)期設(shè)置為2年，在凍結(jié)期內(nèi)，將不再組織考察，凍結(jié)期過后，該供應(yīng)商等級調(diào)整為“待考察”，下屬公司可根據(jù)需要再次進行考察。兩年內(nèi)沒有合作過的供方自動列為待考察。5.2.4.5“待考察”的供應(yīng)商經(jīng)現(xiàn)場考察得分在60分以下（含）鑒定為不合格，考察得分在60分以上可列為“合格”供應(yīng)商?！昂细瘛惫?yīng)商應(yīng)符合以下要求：證照齊全、守法經(jīng)營、管理規(guī)范；技術(shù)力量和資金實力雄厚，在本行業(yè)中有一定知名度；重合同、守信用，信譽良好；近三年無重大質(zhì)量、安全事故；近三年與集團范圍內(nèi)的各公司之間無訴訟。5.2.4.6供應(yīng)商經(jīng)下屬公司連續(xù)三年年度評估高于8.5分的，可適當進行獎勵，享受在同等條件下有優(yōu)先中標權(quán)。5.3供應(yīng)商編號管理5.3.1供應(yīng)商分類下屬公司根據(jù)供應(yīng)商供應(yīng)產(chǎn)品特點對其進行分類管理,如環(huán)境類、維保類、工程類等等。5.3.2供應(yīng)商編號為便于對供應(yīng)商的管理，需對其進行編號。一般情況下，供應(yīng)商編號由三部分組成：下屬公司代碼+年份+流水號。5.3.2.1下屬公司代碼由下屬公司名稱拼音首字母（大寫）組成，例：物業(yè)集團——ZB深圳公司——SZ珠海公司——ZH成都公司——CD長沙公司——CS上海公司——SH江蘇公司——JS5.3.2.2年份：以供應(yīng)商初次引進的年份為準；流水號：三位數(shù)字，每年的第一家供應(yīng)商以001開始，按順序編號，不區(qū)分項目和供應(yīng)商類別。5.3.2.3舉例：SZ-2009-001 深圳市玉禾田清潔服務(wù)有限公司是深圳分公司2009年引進的第一家供應(yīng)商。SZ-2010-007 深圳市中海電梯工程有限公司是深圳分公司2010年引進的第七家公司。5.4采購方式5.4.1采購方式類別采購方式分為：邀請招標、議價采購、直接委托、應(yīng)急采購四種方式。5.4.2邀請招標（簡稱邀標）以書面投標邀請函的方式，邀請三至五家（含）以上供應(yīng)商參與投標競爭的采購方式，中標單位只有一個。中標單位有兩個，需邀請五家供應(yīng)商參與投標競爭，邀請招標的有效投標單位的中標率不得大于50%。如果邀請招標的有效投標單位的中標率為100%應(yīng)按直接委托方式處理。單筆金額大于5萬元（含）的單項工程、制作、外包等采購項目，原則上應(yīng)采用邀請招標方式。單筆金額大于50萬元（含）及節(jié)能改造等的單項工程、制作、外包等采購項目，采用集團采購招標或集團采購參與招標的方式。5.4.2.5對于按規(guī)定應(yīng)招標，金額大于5萬元（含）但屬下述情況時：① 政府壟斷工程。② 因技術(shù)、市場原因造成實質(zhì)性壟斷，投標單位不足3家，且標的物無替代性的工程，可采用直接委托或議價確定合作單位。當合作單位有不止一家可供選擇時，優(yōu)先采用議價，具體操作時，由經(jīng)辦人提出申請，在授權(quán)中最終審批人批準后，按批準后的采購方式辦理。③ 為保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購的（例服裝、印刷、設(shè)備等），在總金額不超過原合同總價的30%或距上次合同簽訂時間不足3個月且價格波動幅度不超過3%的產(chǎn)品，可直接通過委托采購的方式進行采購。5.4.3議價采購議價單位在物業(yè)公司供應(yīng)商庫（含臨時供應(yīng)商庫）、大型商場（正規(guī)超市）、集團供方庫中優(yōu)先選擇。議價采購僅適用于普通項目采購中采購現(xiàn)貨或價值較小的標準規(guī)格的材料設(shè)備，或市場價格透明的，單筆金額小于5萬元的采購。5.4.4直接委托凡屬于已通過物業(yè)集團招標小組批準確定的戰(zhàn)略合作供應(yīng)商及單價。如必須保證與原有采購項目一致性要求的，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處采購的，且采購資金總額不超過原主合同采購金額30%的，超出應(yīng)重新進行招標。5.4.4.3距上次合同簽訂時間不足3個月且價格波動幅度不超過3%的產(chǎn)品。當?shù)卣蛐袠I(yè)主管機構(gòu)強制委托或指定的供應(yīng)商。某些產(chǎn)品或技術(shù)屬于專賣性質(zhì)或獨家代理的或因市場原因造成實際性壟斷的。5.4.5應(yīng)急采購應(yīng)急采購指不可預(yù)見的突發(fā)事件緊急采購處理。應(yīng)急采購單位在物業(yè)集團供方庫、與我司過往有過合作、大型商場（正規(guī)超市）、集團供方庫中優(yōu)先選擇。5.4.5.3緊急事項或特殊情況可采用應(yīng)急采購。但應(yīng)提前做好采購計劃，減少和控制使用應(yīng)急采購。① 首先按權(quán)責流程通過電話征得事項發(fā)起公司的相關(guān)部門、高管及最終審批人同意后，由采購負責人以郵件形式發(fā)起審批事項的情況說明。② 如該事項須審批至區(qū)域或集團，收件人為區(qū)域、集團對接人，同時抄送集團、區(qū)域以及發(fā)起公司審批流程上的所有部門及高管，征得最終審批人同意后方可執(zhí)行。③ 緊急事項可先以電話方式征得該事項的最終審批人同意，然后在一個日歷天內(nèi)通過郵件發(fā)起應(yīng)急采購審批。④ 緊急采購事項完成后，應(yīng)在兩個工作日內(nèi)按權(quán)責補報審批流程。⑤ 集團采購職能將不定期評估集團所屬各物業(yè)公司的應(yīng)急采購工作情況。5.4.6其它以下采購事項由業(yè)務(wù)部門負責，可以不經(jīng)采購線：5.4.6.1商場現(xiàn)場采買、行政及其他類直接委托，采購金額≤1萬元的。車輛相關(guān)費用。購物卡采購。校園招聘活動合作單位及獵頭公司選擇。5.5采購工作流程5.5.1招標采購管理流程具體詳見物業(yè)招標（采購）操作指引。5.5.1.1招標原則① 全面招標原則：物業(yè)集團和下屬公司的采購應(yīng)以邀請招標為主，凡能進行邀請招標的，不得以各種理由或方式進行規(guī)避。② 資質(zhì)審查原則：所有投標單位都要經(jīng)過嚴格的資質(zhì)預(yù)審，符合項目要求的投標單位才有資格參加項目投標。③ 合理低價中標原則：在滿足招標綜合要求的前提下，選擇報價較低且合理的投標單位中標。④ 公平、公正、保密原則：在未經(jīng)物業(yè)集團和下屬公司批準前，無論是否已定標或已簽訂合同或是合同已執(zhí)行完畢，均要做好標底、投標文件、評標、定標等內(nèi)容的保密工作，以防影響招標的公正與效果，損害公司的利益和形象及信譽。5.5.1.2采購（招標）計劃的編制具體詳見5.1.1條規(guī)定及物業(yè)招標（采購）操作指引。投標單位的選擇具體詳見物業(yè)招標（采購）操作指引。招標文件的編制具體詳見物業(yè)招標（采購）操作指引及相關(guān)模板。發(fā)標、答疑具體詳見物業(yè)招標（采購）操作指引?；貥?、開標① 下屬公司采購職能必須嚴格按招標文件及其補充文件的規(guī)定時間組織回標，相關(guān)投標文件接收人員應(yīng)做好回標記錄，并同時負責確保所有投標文件完整無損，無任何開啟跡象。投標截止日期之后，不再接受任何投標文件。② 投標文件一般由商務(wù)標和技術(shù)標兩大部分組成，對于有一定技術(shù)要求的，必須提供技術(shù)標。投標方需提供紙質(zhì)投標文件，如有需要可要求投標方提供文件電子版。③ 下屬公司采購職能，應(yīng)負責檢查投標文件完好性，在回標截止時間后組織開標，開標由招標小組成員參與，參與開標人員必須在開標記錄上簽字確認。具體明確如下：項目技術(shù)標商務(wù)標部門品質(zhì)及工行政及人財務(wù)職相關(guān)職品質(zhì)及工采購職財務(wù)職相關(guān)職內(nèi)容程職能力職能能能程職能能能能清潔外包須參加須參加須參加開荒須參加須參加須參加電梯維保須參加須參加須參加工程、園林須參加須參加須參加整改類行政、人力須參加須參加須參加須參加類其它業(yè)務(wù)須參加須參加④ 按照責權(quán)手冊要求需上報物業(yè)集團的采購事項，下屬公司開標后，需于當日內(nèi)將開標記錄傳真或掃描至物業(yè)集團采購職能。5.5.1.7評標、定標詳見招標（采購）操作指引。①評標程序(A)技術(shù)標評審技術(shù)標評審應(yīng)完成以下內(nèi)容：a.管理人員（團隊）專業(yè)素質(zhì)、管理能力；b.工期/計劃是否滿足要求，是否合理；c.施工組織設(shè)計（僅限工程類項目）；d.必須對各家技術(shù)標進行排序。(B)商務(wù)標評審a. 清單招標的，工程量是否有調(diào)整；非清單招標的，必須對工程量進行核算，對計量方式進行比對，有無漏項；b.綜合單價合同、預(yù)計實施工程量會發(fā)生變化的，對不平衡報價提出調(diào)整意見；c.主要單項價格是否合理，除了各家投標單位橫向?qū)Ρ纫酝猓€需要與過往項目、市場價格進行對比；d.必須對各家商務(wù)標進行排序。(C)澄清a.澄清工作并非必要環(huán)節(jié)，只有在商務(wù)標/技術(shù)標評審后，評標人員如發(fā)現(xiàn)投標人技術(shù)或商務(wù)標書內(nèi)容表述不清、理解存在歧義，對評標結(jié)果會產(chǎn)生明顯影響的，方可澄清。b.需澄清的投標單位以書面形式列明澄清內(nèi)容送招標人作為評定標的補充依據(jù)，不能存在故意漏報或不報，投標分析中需闡述。(D)洽談(E)定標②定標根據(jù)商務(wù)標/技術(shù)標評審結(jié)果，需要繼續(xù)洽談的投標單位，洽談工作須由招標小組參與，下屬公司采購職能主持，洽談后采購人員需填寫洽談記錄表，所有參與洽談人員簽字確認。定標時，對于無技術(shù)難度常規(guī)招標項目，可在開標現(xiàn)場直接洽談定標，洽談可采用現(xiàn)場免提電話方式，并將洽談情況填寫洽談記錄表，如是電話免提洽談，需在洽談記錄表中注明。定標時，必須填寫定標報告。如最低價投標單位招標前未劃分標段，定標時需要劃分標段的、非最低價定標的，招標小組開會確定（下屬公司由采購負責人負責通知和組織）。定標時，如果中標價格高于預(yù)算成本，采購職能需在定標報告中說明情況。定標時，如果不同投標單位的綜合評價結(jié)果相同或很相近，其中與公司在類似工程中有過良好合作關(guān)系的投標單位可考慮其在同等條件下，優(yōu)先中標。定標時，總額超過20萬的定標結(jié)果須下發(fā)中標通知書。5.5.1.8簽訂合同在中標通知書規(guī)定的合同簽訂時間之內(nèi)，按責權(quán)手冊由主辦部門與供方簽訂合同。5.5.1.9廢標①下列情況須重新招標：投標單位相互串通投標的；投標單位以行賄的手段謀取中標的；投標單位以他人名義投標或以其他方式弄虛作假，騙取中標的；中標單位中標后，不能有效履行其責任和義務(wù)的；招標產(chǎn)品出現(xiàn)大的方案變更，使投標報價無效的。② 出現(xiàn)廢標后，采購職能應(yīng)填寫廢標審批表，按權(quán)責進行報批。5.5.2議價采購5.5.2.1原則：① 議價采購僅適用于普通項目采購中采購現(xiàn)貨或價值較小的標準規(guī)格的材料設(shè)備，或市場價格透明的，單筆金額小于5萬元的采購，包括物資采購和零星工程等。② 議價范圍應(yīng)嚴格控制，能招標盡量采用邀請招標的方式。供應(yīng)商的選擇：大于1萬元（含）的物資采購和零星工程，詳見5.4.3條規(guī)定。議價① 采購職能根據(jù)相關(guān)部門的技術(shù)要求及質(zhì)量要求編寫報價要求或要點向符合條件的供應(yīng)商詢價。② 詢價時，采購人員應(yīng)至少選擇兩家以上（盡量三家）符合條件的供應(yīng)商作為詢價對象，特殊情況除外，如原廠采購，獨家代理，應(yīng)急采購等。對不能提供兩家或兩家以上供應(yīng)商報價的采購，采購人員在報批價格時進行充分說明。③ 采購人員可以郵件、電話或傳真的方式向供應(yīng)商詢價，當供應(yīng)商通過紙質(zhì)報價（當面提交、郵寄或傳真）時，報價有印章或摁有手印的前提下視為有效報價；當供應(yīng)商通過郵件報價時，需在郵件中注明供應(yīng)商名稱、報價人姓名，經(jīng)辦人將郵件打印出來，亦可視為有效報價。④ 在得到供應(yīng)商的報價信息后，采購人員對供應(yīng)商的報價條件、內(nèi)容等進行核對，對報價內(nèi)容，如單價、工/貨期、售后服務(wù)、付款方式等方面進行分析比較，選擇條件最優(yōu)的供應(yīng)商進行議價。⑤ 議價時，議價人員要對價格進行充分分析，對比歷史采購價格，根據(jù)市場行情定價。⑥ 當采購金額大于1萬元（含）時，則至少要有兩個或兩個以上職能參與商務(wù)談判（議價）工作，并形成洽談記錄；當采購金額小于1萬元時，可由采購職能負責參與商務(wù)談判（議價）工作，并形成洽談記錄，所有參與談判的人員都需在洽談記錄上簽字。若供應(yīng)商因各種原因無法抵達我司進行商務(wù)談判時，也可通過免提電話的方式進行商務(wù)談判（議價）工作。定價根據(jù)議價結(jié)果，采購職能按公司責權(quán)手冊進行報批。簽訂合同① 議價審批后可采用合同/訂購單/零星通知單三種方式實施采購，原則上能簽合同的須以合同形式體現(xiàn)。② 物資采購采用簽訂半年/一年合同，單次直接下訂購單形式實施采購。③ 單筆金額小于等于5000元的零星工程可采用直接發(fā)零星通知單形式實施采購。④ 簽訂合同（訂單）時需在物業(yè)集團合格供方庫、臨時供方庫、與我司過往有過合作、正規(guī)商場、超市、集團供方庫中選擇，自購產(chǎn)品除外。⑤ 自購：對于常態(tài)項目的零星物料或前期項目采購條件不成熟的情況，可視情況采取自購方式采購，若在大型商場（賣場）、超市進行自購時，可由采購職能人員直接前往采購；若在其他場所進行自購時，則需兩人或兩人以上進行陪同購買，原則是能簽合同/下訂單的須以合同/訂單方式體現(xiàn)。5.5.3直接委托5.5.3.1原則滿足本制度5.4.4條件的，方可采用直接委托的方式選擇供方。5.5.3.2洽談在與意向供應(yīng)商進行商務(wù)洽談之前，采購職能在市場上組織2-3家單位進行詢價，然后結(jié)合歷史數(shù)據(jù)，與意向單位進行談判，就合同主要條款（承包范圍、金額、付款條件、計價及結(jié)算方式、工期等）達成一致并形成洽談記錄。5.5.3.3簽訂合同根據(jù)洽談結(jié)果，采購職能按公司責權(quán)手冊進行報批，下發(fā)直接委托單給供方實施采購。5.5.4應(yīng)急采購原則：滿足本制度5.4.5條件的，方可采用應(yīng)急采購的方式處理。立項：各服務(wù)中心發(fā)生突發(fā)事件時，服務(wù)中心需填寫突發(fā)事件處理記錄表，按公司責權(quán)手冊報批后實施采購。流程見附件應(yīng)急采購流程。供應(yīng)商選擇：詳見4.4.5規(guī)定。洽談：在采購實施前，服務(wù)中心需就現(xiàn)場情況充分介紹予意向單位，雙方就承包范圍、金額、付款條件、計價及結(jié)算方式、工期等主要條款進行談判，達成初步協(xié)議。驗收、結(jié)算：采購實施完工后，服務(wù)中心組織相關(guān)部門組織驗收、核價，以零星通知單形式按責權(quán)審批后下發(fā)給供應(yīng)商。流程見附件預(yù)結(jié)算流程。5.6合同管理5.6.1合同訂立當合同金額小于1萬元時，合同條款談判可由采購職能人員負責進行；當合同金額大于1萬元（含）時，合同條款談判需兩人（包括采購職能人員在內(nèi)）或兩人以上共同參加。合同的談判，應(yīng)根據(jù)各方面要求，結(jié)合合同實施中可能發(fā)生的各種情況進行周密、充分的準備，保護公司的合法權(quán)益。簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解對方當事人的情況，包括：對方單位是否具有法人資格、有否有經(jīng)營權(quán)、有否履約能力及其資信情況，對方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權(quán)限。做到既要考慮公司的經(jīng)濟效益，又要考慮對方的條件和實際能力，防止上當受騙，防止簽訂無效經(jīng)濟合同，確保所簽合同有效、有利。下屬公司必須按照物業(yè)集團標準合同文本簽訂合同，如有變更，需顏色標出再上報審批。任何人對外簽訂合同，都必須以維護公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟效益為宗旨，決不允許在簽訂合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利。5.6.2合同標準文本5.6.2.1物業(yè)集團采購職能負責建立及完善“物業(yè)集團標準合同文本”，下屬公司應(yīng)予執(zhí)行。5.6.2.2“標準合同文本”包含內(nèi)容如下：標準合同文本要求對各方當事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。在招標（招標文件附件）及合同簽署時，應(yīng)執(zhí)行“標準合同文本”，物業(yè)集團尚采購職能未制訂標準合同文本的，下屬公司采購職能可參照相應(yīng)的合同文本編制，報物業(yè)集團采購職能備案。當客觀條件發(fā)生重大變化、原有合同標準文本不再適用時，下屬公司采購職能應(yīng)及時提出修訂意見,報物業(yè)集團采購職能審核、修改。5.6.3合同審查下屬公司采購職能負責組織下屬服務(wù)中心、工程職能、財務(wù)職能、行政職能等相關(guān)部門對合同內(nèi)容進行審查，主要審查內(nèi)容如下。合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力；合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定；合同的嚴密性。包括：合同應(yīng)具備的條款是否齊全；當事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預(yù)計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風險；合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失5.6.4合同履行在合同簽訂后，簽訂部門負責向各業(yè)務(wù)部門進行合同交底，可在物業(yè)平臺發(fā)起，一般要求至少說明工程范圍、工期、開工時間、付款方式等，以便各崗位人員協(xié)調(diào)、配合。在合同簽訂后，一切與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽”的原則，嚴格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保合同的全面履行。合同簽訂后，簽訂部門及業(yè)務(wù)部門應(yīng)隨時了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理匯報，否則，造成經(jīng)濟合同不能履行，或不能完全履行的，要追究有關(guān)人員的責任。5.6.5合同變更及解除在合同履行過程中，碰到困難的，首先應(yīng)盡一切努力克服困難，盡力保障合同的履行。如實際履行確有人力不可克服的困難而需變更、解除合同時，應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當事人進行協(xié)商，再按照合同訂立的程序辦理，嚴禁擅自變更合同。對方當事人提出變更、解除合同的，應(yīng)從維護公司合法權(quán)益出發(fā)，從嚴控制。變更、解除合同，一律必需采用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效，雙方就合同變更、解除另行簽訂合同或補充合同變更、解除合同，一律作為原合同的組成部分或更新部分，與原合同具有同等法律效力。以變更、解除合同為名，行以權(quán)謀私、假公濟私之實，損公肥私的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴懲處。5.6.6合同糾紛處理合同糾紛由下屬公司采購職能負責處理，涉及內(nèi)部業(yè)務(wù)部門，可以協(xié)商或確定一個部門為主負責處理部門，采購職能對糾紛的處理必須具體負責到底。各部門在處理糾紛時，應(yīng)加強聯(lián)系，及時溝通，積極主動地做好應(yīng)做的工作，不互相推諉、指責，統(tǒng)一意見。處理合同糾紛的原則：① 堅持以事實為依據(jù)、以法律為準繩，法律沒規(guī)定的，以國家政策或合同條款為準。② 以雙方協(xié)商解決為基本辦法，糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時與對方當事人友好協(xié)商，在既維護公司合法權(quán)益，又不侵犯對方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，互諒互讓，達成協(xié)議，解決糾紛。③ 因?qū)Ψ截熑我鸬募m紛，應(yīng)堅持原則，保障我方合法權(quán)益不受侵犯；因我方責任引起的糾紛，應(yīng)尊重對方的合法權(quán)益