文件管理制度

文件管理制度文件管理制度指的是企業(yè)或機(jī)構(gòu)為了規(guī)范和單純其文件管理過程而制定的一系列規(guī)章和制度。文件管理制度能夠幫助企業(yè)或機(jī)構(gòu)有效地管理文件，加強(qiáng)文件保存和運(yùn)用，降低文件管理成本和風(fēng)險(xiǎn)，并提高企業(yè)或機(jī)構(gòu)的工作效率和質(zhì)量。下面是一個(gè)關(guān)于文件管理制度的的介紹。一、制度目的公司為了規(guī)范企業(yè)文件管理行為，提高文件管理的效率和準(zhǔn)確性，掌握文件存儲、檢索、利用和保密等重要環(huán)節(jié)，特制定此制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有部門工作人員使用公司文件的過程中涉及文件的儲存、檔案管理、調(diào)閱等全過程所做的規(guī)范和約束。三、制度內(nèi)容1.文件的存儲與整理(1)根據(jù)文件類型、用途、年限等將文件分門別類、歸檔。文件存放時(shí)，應(yīng)標(biāo)明所屬單位、部門、日期、文件號，并在存檔鐵盒上登記好檔號的名稱、目錄、位置等內(nèi)容，以便查閱。(2)根據(jù)文件的緊急程度、保密等級，合理的選擇、編號、標(biāo)注文件密級。(3)文件存放的地方要整潔、干燥、通風(fēng)、避光、防潮、防火，并根據(jù)文件資料性質(zhì)、存儲時(shí)間以及防毀需要來選擇合適的保護(hù)措施。2.文件的檢索與調(diào)閱(1)經(jīng)過文件管理員核驗(yàn)后，才可大力調(diào)閱文件，避免影響文件的整理和存放。(2)根據(jù)文件名稱、年份、編號、存放位置等方式找到需要的文件。(3)在使用文件過后，要返回原位置，并清點(diǎn)文件。3.文件的保密管理(1)歸檔抄送件和密級不一的文件要在外部標(biāo)識其保密等級，并控制往來文件的流通，對密級較高的文件要進(jìn)行密碼保護(hù)，安排專人管理。(2)對重要文件、合同文件、合作開發(fā)文件、業(yè)務(wù)合作文件等所有要保密的文件進(jìn)行備份，以防遺失或?yàn)?zāi)害。(3)中午午餐時(shí)間、下班時(shí)間、休息時(shí)間等非工作時(shí)間，文件管理室應(yīng)加緊門禁控制，確保文件的安全。4.文件審批手續(xù)(1)文件制訂者應(yīng)經(jīng)過會簽、審核、印章審批、黨組書記（黨支部書記）審批等手續(xù)，并在文件正文處注明批準(zhǔn)人、審批人和審批時(shí)間等信息。(2)文件辦理過程的每一個(gè)實(shí)踐步驟應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，不得隨意更改文件的文件名稱、文件內(nèi)容，以免影響文件的審批手續(xù)。(3)文件制訂過程中應(yīng)確定正確、明確且不矛盾的文檔，內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，不能有隱晦模糊及矛盾之處。五、文件制作要求(1)文件必須采用規(guī)范格式，書寫要工整、清晰、易于泛讀，標(biāo)點(diǎn)符號使用規(guī)范。(2)全公司職工入職時(shí)應(yīng)培訓(xùn)文件制定規(guī)范，防止套字及錯誤制成的文件。(3)文件密級、檔案號、頁碼和日期等標(biāo)識必須標(biāo)明，以免在文件管理和歸檔中出現(xiàn)混亂和遺漏。六、文件的銷毀處理(1)文件的歸檔期限到期后應(yīng)及時(shí)銷毀。特殊情況需要保留的文件應(yīng)報(bào)報(bào)紙?jiān)蠄?bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，方可保留。(2)對已銷毀的文件要逐一核對、登記，比照檔案管理規(guī)范，保證操作的正確性和可信度，防止實(shí)行的銷毀清單存在漏項(xiàng)。七、文件管理制度的責(zé)任(1)公司內(nèi)文件的管理由文件部門負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件的管理、藏身、整理、歸檔、銷毀等各個(gè)階段工作的安排。(2)對部門及工作人員的文件管理技能與經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行培訓(xùn)，并發(fā)給標(biāo)準(zhǔn)的操作技能書和規(guī)范流程圖，以確保全公司管理制度嚴(yán)密可行。(3)文件管理員不得隨意公布沒有清晰的審查程序和不明確