2023年協(xié)同辦公產品設計看這一篇就夠了（3）｜流程協(xié)同產品的特性

協(xié)同辦公產品設計，看這一篇就夠了（3）｜流程協(xié)同產品的特性class="size-fullwp-image-902022aligncenter"src="/wp/2023/02/D127otKDkjD8EdvUGuQ1.jpg"alt=""/>

在「協(xié)同」辦公場景越來越豐富，功能越來越強大的今日，只要有網絡，人們就能夠實現多?、跨地域、多終端實時溝通協(xié)作。這其中，協(xié)同辦公產品起到了關鍵性的作用。

除了易學性、效率、有用性、容錯性等通用的設計原則之外，協(xié)同辦公產品在設計上還有什么特殊要關注的嗎？我們從多個協(xié)同辦公產品的實戰(zhàn)閱歷動身，發(fā)覺并總結出兩類典型協(xié)同辦公產品的系列特性，并通過實際案例闡述了針對這些特性的設計思索。

他們分別是：以在線協(xié)同文檔（美事文檔）為代表的實時協(xié)同工具，和以項目協(xié)同（58云效）和任務協(xié)同EHR為代表的流程類協(xié)同工具。

由于他們既存在協(xié)同辦公產品特有的共性，又在各自的場景中體現出明顯的差異性，為了能敘述地更加詳盡，我們的文章會分成上中下三篇。今日要共享的是第三篇——流程協(xié)同產品的特性。

01流程類協(xié)同產品特性

流程協(xié)同，是指多人在一條或多條流水線上依照流程合作去完成某項任務。流程類任務涉及到多個角色、多個環(huán)節(jié)，甚至需要使用多個產品才能完成。這種簡單性給流程類的項目設計帶來了挑戰(zhàn)。常見的協(xié)同工具例如：項目管理類產品、辦公審批類工具等。

本文通過設計閱歷針對流程協(xié)同工具的討論，為大家總結了以下三大設計特性，以此保證在設計過程中充分考慮到用戶使用體驗，提高協(xié)同編輯效率和質量，供大家參考。

1、產品流程性

流程的本質是狀態(tài)的流轉，狀態(tài)是由于滿意了某種條件而觸發(fā)產生的，被觸發(fā)的條件可能是由于用戶操作某種動作或是滿意了某種規(guī)章。

在設計流轉的流程時，我們需要留意三個重要因素：生命周期、可用操作和流轉條件。

首先是利用狀態(tài)搭建生命周期，在設計時需要明確流轉對象會依次經受的狀態(tài)，讓我們能知曉流轉對象的完整生命周期。其次在各狀態(tài)下總結用戶的可用操作，比如：「點擊了XX按鈕」或「完成了XX表單」。

最終需要明確流轉條件，即對象在什么狀況下會流轉，我們在上一步總結中找到操作性質的流轉條件，同時也會依據產品策略，設計判定類的流轉條件，如「是否滿意XX條件」。

明確了三要素（生命周期、可用操作、流轉條件），設計師可以使用多種可視化的方式梳理出抱負的流程設計。

項目狀態(tài)的流轉

以58云效為例，我們在項目流轉方面進行了優(yōu)化，掩蓋了從需求策劃到上線全鏈路流程。產品在云效上創(chuàng)建了一個需求，并在線撰寫了文檔，此時呢他可以將需求流轉給設計，設計收到后需求和產品溝通需求，確認排期后可開頭設計，此時該需求的狀態(tài)就變?yōu)榱恕冈O計中」以此類推角色持續(xù)推動需求流轉，直至完成上線。

在一期我們采納關鍵操作的流轉方式，在將來我們會嘗試豐富流轉策略，盡可能做到高度自動化流轉。

面試流程的流轉

以聘請SaaS為例，我們搭建了面試官的面試流程。在流程內設定四個任務狀態(tài)：待面試、已取消、待評價和已完成。

我們設計了每個任務物狀態(tài)關鍵操作，如在待面試場景下，用戶完成線下面試后點擊「完成面試」并調起面評表，此時需要判定面試的流轉條件，即“是否填寫面評表”，當場填寫會流轉到“已完成”，稍后填寫則流轉到“待評價”，待面試官完成填寫后，再流轉到“已完成”。

2、流程可配置性

流程簡潔的項目可以由系統(tǒng)供應預設流程模板。規(guī)律簡單、敏捷度要求高的流程則需要有后臺配置的力量。配置項依據系統(tǒng)的需求和簡單性定義，可能包括以下內容：節(jié)點挨次、節(jié)點類型、任務名稱、配置模板、節(jié)點角色、查看權限、進入條件、退出條件、跳過條件、喚醒條件、是否為結束點、是否為自動發(fā)起等。

由于流程配置帶來的簡單性，在用戶進入流程類任務時，應賜予清楚的流程信息說明，以便讓用戶了解流程任務概況。

3、可視化

流程類協(xié)同產品的流程可視化能讓用戶更加清楚的看懂流程，但是流程類協(xié)同產品不僅僅只有流程能可視化，我們還可以通過可視化來明確個流程節(jié)點的負責角色，或通過可視化反饋流程的數據和狀態(tài)

流程可視化

流程是一個高度抽象化的東西，因此需要設計師用圖形、圖像、數字等元素將簡單流程的設計為易懂易學的圖像化表達。關心用戶在視覺體驗上感知整體的流程，并降低理解成本。

1.增加流程感知，用于關心用戶感知整體流程，展現當前所在狀態(tài)節(jié)點；明確要完成的任務；明確負責人；對于流轉下一步進行的引導，或對于下一步狀態(tài)的感知；上一步狀態(tài)的結果反饋。

2.降低認知成本，在創(chuàng)建項目時會有對流程的介紹，但簡單的流程讓人頭疼，文字描述也晦澀難懂。這時我們可以通過流程可視化的方式，將流程展現給用戶，有效的降低理解成本。

角色責任可視化

流程類產品在各流轉節(jié)點上都有相應的負責人。為了能明確負責人，會將他們一并進行可視化處理，大多數以頭像展現，考慮到部分公司沒有統(tǒng)一風格的證件照，也可用姓氏替代。

數據可視化

項目類協(xié)同產品為保證流程運轉，各節(jié)點都會自動化監(jiān)控并反饋數據，以便管理者能實時了解到各項目的工作進度、員工工時和風險提示，因此需要有數據可視化的看板關心用戶了解項目動向，提升管理效率。

02小結

相較于實時協(xié)同類產品，流程類產品更關注于工作流程整體把控和設計師對于業(yè)務的熟識程度。設計師需要更加的深化產業(yè)了解流轉過程中涉及到角色和環(huán)節(jié)，這種簡單性給流程類的項目設計帶來了挑戰(zhàn)。

綜上所述，在「流程協(xié)同」這一主題的設計上具有許多獨有的特性，包括：

流程性；流程可配置性；可視化