文件控制程序

0PAGE3/04ZS/CX/SB01文件控制程序，2003年9月26日生效0目的對(duì)與集團(tuán)公司一體化管理體系有關(guān)的文件、資料進(jìn)行控制，確保與一體化管理體系有關(guān)的場(chǎng)所使用有效的文件和資料。1適用范圍適用于本集團(tuán)公司一體化管理體系有關(guān)的文件、資料控制。2術(shù)語(yǔ)和定義2.1本程序中的術(shù)語(yǔ)采用GB/T19000-2000標(biāo)準(zhǔn)、GB/T24001-1996標(biāo)準(zhǔn)、GB/T28001-2001標(biāo)準(zhǔn)中的術(shù)語(yǔ)。文件持有者：經(jīng)批準(zhǔn)后領(lǐng)用一體化管理體系文件的保管人員。2.3格式文件：按《文件編寫(xiě)導(dǎo)則》格式擬制的文件。3職責(zé)3.1文件批準(zhǔn)3.1.1一體化管理手冊(cè)的批準(zhǔn)由公司總經(jīng)理負(fù)責(zé);3.1.2一體化管理手冊(cè)的審核、程序文件的批準(zhǔn)由管理者代表負(fù)責(zé);3.1.3格式作業(yè)文件的批準(zhǔn)由分管公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，非格式作業(yè)文件的批準(zhǔn)根據(jù)需要由分管公司領(lǐng)導(dǎo)或者責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)；3.1.4技術(shù)文件的批準(zhǔn)由公司總工程師負(fù)責(zé)。3.2責(zé)任部門(mén)3.2.1負(fù)責(zé)擬制職責(zé)范圍內(nèi)的程序文件、作業(yè)文件；3.2.2負(fù)責(zé)分發(fā)非格式作業(yè)文件；賄之公司辦另芬負(fù)責(zé)擬制本偉程序并督導(dǎo)侍實(shí)施,負(fù)責(zé)小印制分發(fā)格題式文件；續(xù)冠企劃部另莊負(fù)責(zé)擬制一淋體化管理手抗冊(cè)，負(fù)責(zé)審邁核格式文件寺及其文件更概改通知書(shū)與姓一體化管理廉手冊(cè)的一致?lián)煨?、協(xié)調(diào)性漁。利3.3文孤件持有者昏筍維護(hù)一體飯化管理體系只文件的規(guī)范撐性，督導(dǎo)有尖關(guān)人員履行饅文件內(nèi)容；縮瞧按文件更州改通知書(shū)及綁時(shí)更改文件卻內(nèi)容；集團(tuán)臟公司領(lǐng)導(dǎo)所豐持一體化管欄理體系的文洋件浮的更改，由窮公司辦安排調(diào)辦理。青竊發(fā)現(xiàn)不妥熊之處向擬文貴部門(mén)提出修琴改意見(jiàn)；野城妥善保存雹一體化管理撤體系文件，蘭防止破損及寬遺失；賴(lài)專(zhuān)受控文件戀不準(zhǔn)復(fù)制（疊除表格外）烤和對(duì)外借閱傷；蔥容因故離崗寫(xiě)時(shí)，將吼“勉有效文件清蛛單更”瞎、絕“疼受控文件清遺單愚”圣及所列文件遠(yuǎn)移交給繼任攻人員，或?qū)⒎虐l(fā)文部門(mén)所震發(fā)受控文件厲移交給發(fā)文孤部門(mén)。狼3.晃4項(xiàng)辮目部蓄禍負(fù)責(zé)對(duì)所甩在工程項(xiàng)目親與一體化管諒理體系有關(guān)旬的文件和資承料的控制；最皂負(fù)責(zé)根據(jù)水工程項(xiàng)目實(shí)搬際制定落實(shí)圍集團(tuán)公司《亭文件管理程懇序痛》文件的實(shí)妥施性文件,說(shuō)亂并定期對(duì)畫(huà)項(xiàng)目部及下致屬各工區(qū)執(zhí)庭行該文件的托情況進(jìn)行檢價(jià)查,檢查結(jié)算果書(shū)面報(bào)公擔(dān)司避辦。工作程序辜文件煩擬制和審核牌廣一體化管呢理手冊(cè)由企召劃部擬制，梳管理者代表餡審核;狡發(fā)攝誓蔽辛加掌癥抽南催程序文件預(yù)擬制為格式留文件，長(zhǎng)期炕執(zhí)行的作業(yè)發(fā)文件可擬制疑為格式文件任;墓揚(yáng)責(zé)任部門(mén)本制定的作業(yè)石文件必須與赴一體化管理槽手冊(cè)和程序壘文件相融;摸叛作業(yè)文件繪由責(zé)任部門(mén)增提出文件發(fā)鴿放范圍。閑呼文件需引帝用國(guó)標(biāo)、部如標(biāo)、行業(yè)標(biāo)福準(zhǔn)及政府法雀令、法規(guī)等輔有效資料，悟應(yīng)注明出版殘社、版號(hào)、舌生效日期。萌4.2魔文件批準(zhǔn)因擬文部門(mén)將曠擬制后經(jīng)過(guò)捧審核的一體林化管理文件跪稿件按3款廁職責(zé)規(guī)定送協(xié)交批準(zhǔn)。毯4.3文為件印制頑足批準(zhǔn)后的僑文件由公司玉辦打出清樣賠，擬文部門(mén)寬負(fù)責(zé)校核。飲令公司辦按圖照文件發(fā)放胃范圍印制，夠并蓋公司章雀和受控印章學(xué)。提供給顧猶客的一體化檢管理體系文暢件不受控，位應(yīng)在文件顯幸要處注明些“毅非受控文件柔”我，如有修改調(diào)可不通知。常反格式文件養(yǎng)注明擬制部吩門(mén)/審核人臉/批準(zhǔn)人，熊非格式文件寇需注明批準(zhǔn)醋人。近雙受控文件決應(yīng)加蓋受控繁印章，注明霧其受控號(hào)，凱格式文件的烤受控號(hào)與該規(guī)套文件中一賭體化管理手余冊(cè)受控號(hào)相濁同；一次發(fā)構(gòu)放多份格式藥文件時(shí)，由拌公司辦標(biāo)注較第一份文件案的受控號(hào)，段其余文件由仍文件持有者削標(biāo)注受控號(hào)怖。該4.4文客件收發(fā)竄阻根據(jù)批準(zhǔn)徒的發(fā)放范圍出，公司辦分總發(fā)格式文件珠，其它文件拴由擬文部門(mén)恥分發(fā)。湊衫發(fā)文控制粘a)龍配發(fā)給機(jī)關(guān)肥相關(guān)崗位的附文件，公司靠辦/擬文部牢門(mén)填寫(xiě)冬“撒發(fā)文登記表狐”郵，文件持有付崗位人員簽繼字領(lǐng)取并負(fù)互責(zé)保管；配楚發(fā)給機(jī)關(guān)部投門(mén)的文件，塘部門(mén)指派人漏員簽字領(lǐng)取身并負(fù)責(zé)保管急。訴b)壯凡是通過(guò)郵念寄的文件，嗎公司辦/擬耳文部門(mén)應(yīng)在燒“胞發(fā)文登記表唱”六上記錄清楚快，對(duì)受控文洋件隨同文件皮發(fā)出修“豈收文回執(zhí)?！币В瘴膯挝唤?部門(mén)收到裹文件后，填鴨寫(xiě)收文回執(zhí)痰寄回或傳真鷹發(fā)文部門(mén)；伐非受控文件辜可以其它適研當(dāng)方式確認(rèn)世收文。脹導(dǎo)收到內(nèi)、煌外部文件后敲，填寫(xiě)收文俯登記表。對(duì)僻外部文件，撐需轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行漢的，即轉(zhuǎn)化痕為內(nèi)部文件岔，按有關(guān)規(guī)軟定辦理；不主轉(zhuǎn)發(fā)而直接克執(zhí)行該文件束的，該文件鋒在使用上應(yīng)振受控，在文刪件的適當(dāng)位奇置加蓋受控戀印章，注明友受控號(hào)。廉4.5文樂(lè)件更改顆鴉原文件擬預(yù)制部門(mén)擬制頑更改內(nèi)容，悟說(shuō)明更改原亂因，注明更伸改標(biāo)記和生艘效日期，對(duì)榆技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、罷政策條文還舊應(yīng)附有充分顆依據(jù)，填寫(xiě)稱(chēng)“陜文件更改通錯(cuò)知書(shū)柴”嫌，按所更改士文件原審核耗、批準(zhǔn)程序焰執(zhí)行。案免更改應(yīng)由棋文件資料的賭原審批崗位灰進(jìn)行審批。好因特殊原因雄，更改由非守原審批崗位吼審批時(shí)，文盡件原擬制部歷門(mén)應(yīng)提供審祖批所需的有綠關(guān)背景資料鞋。文件更改勇時(shí)應(yīng)注意與余之相關(guān)的文堪件也應(yīng)做相劑應(yīng)更改。墨墊更改批準(zhǔn)詞后，擬制部巧門(mén)將貸“色文件更改通弊知書(shū)疫”蘋(píng)送公司辦印卵制，公司辦販/擬文部門(mén)睜按原文發(fā)放避范圍發(fā)放一時(shí)份文件通知機(jī)書(shū)至文件持論有者，并填始寫(xiě)鑰“鋪發(fā)文登記表國(guó)”技。映查文件持有童者收到宰“傲文件更改通愈知書(shū)談”視后，作好收郊文登記，及枝時(shí)對(duì)文件進(jìn)溫行更改和督/或換頁(yè)，誼按文件更改裳時(shí)間順序保蜻存好諸“褲文件更改通棒知書(shū)啄”姓。手冊(cè)的更平改，須采用板換頁(yè)方式，墻并填寫(xiě)臺(tái)“出文件更改狀耍態(tài)記錄謹(jǐn)”腫。井征文件經(jīng)過(guò)懸多次更改或蠻需進(jìn)行大幅炭度修改時(shí)要商進(jìn)行換版，唐重新執(zhí)行本藝程序。躲騰文件更改足標(biāo)識(shí)為：在竹被更改文件荷的條款前面環(huán)注明：第一陸次更改為績(jī)①世，第二次更淚改忙為?、谔艘来晤?lèi)推。拋對(duì)文件的附慚表作更改時(shí)貸，更改標(biāo)識(shí)廊為在被更改香的附表代號(hào)勾后加吼“也/殼①”猛、哥“孔/智②”斗，依次類(lèi)推姐。驕4.6文驟件、資料管偏理共皮蓋公司章裁的文件底稿壺由公司辦統(tǒng)竄一保存，擬患文部門(mén)將文仙件底稿交公嘆司辦，其它防文攪件底稿由責(zé)致任部門(mén)保存拿。毯傭需要摘抄口使用文件資文料時(shí)，摘抄顏人應(yīng)將文件予標(biāo)題、文件筆編號(hào)、生效種日期摘錄清少楚。嚴(yán)文件持有者撥負(fù)責(zé)填寫(xiě)溪“類(lèi)摘抄文件記遵錄凳”乖。當(dāng)摘抄的只文件內(nèi)容更凡改時(shí)，文件捐持有者應(yīng)同陪時(shí)通知摘抄炸人對(duì)摘抄的幸文件內(nèi)容進(jìn)榮行更改。稼煌格式文件限破損需領(lǐng)用揚(yáng)文件，填寫(xiě)塞“草文件領(lǐng)用申年請(qǐng)表滲”叔，經(jīng)分管公償司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)懂后到獵公司辦以破移損文件換取夸，受控號(hào)按屑原文標(biāo)注。簽公司辦填寫(xiě)峰發(fā)文登記，禿并銷(xiāo)毀破損厚文件。害關(guān)格式文件液增加使用范基圍或文件丟頑失，應(yīng)說(shuō)明坐原因，填寫(xiě)內(nèi)“絕文件領(lǐng)用申騎請(qǐng)表淡”慣，經(jīng)碼分管公司領(lǐng)兼導(dǎo)批準(zhǔn)后到皂公司辦領(lǐng)取啄，確定新的盟發(fā)文受控號(hào)節(jié)。甜狼文件持有滔者收到文件擇新?lián)Q版本或辟文件作廢通稀知后，原版擺本即告作廢妙，應(yīng)及時(shí)將債作形廢文件撤出咳，自行銷(xiāo)毀恐，并做好銷(xiāo)肌毀記錄，記筐錄清楚銷(xiāo)毀湖文件理由，龜日期，文件炭名稱(chēng)，編號(hào)螞，版號(hào)，銷(xiāo)謎毀人，監(jiān)銷(xiāo)司人。彈生需保留作童廢文件時(shí)，超做譜“伍作廢保留綠”索標(biāo)識(shí)，注明咽作廢范圍，環(huán)與有效文件傳分離存放。襯疏當(dāng)執(zhí)行內(nèi)磁、外部文件獻(xiàn)新?lián)Q版本后道，責(zé)任部門(mén)計(jì)應(yīng)及時(shí)將新憲換版本、出墨版社以書(shū)面蹦形過(guò)式發(fā)至文件堂持有者。集體團(tuán)公司未提痛供的文件，蔽文件使用單低位自行配置遠(yuǎn)，用筐“乓收文登記表拘”裹記錄清楚配禁制日期。紙4箱.6.斥8責(zé)任部籠分/項(xiàng)目部刻應(yīng)對(duì)所發(fā)文巷件和執(zhí)行的勁有關(guān)外部文饞件進(jìn)行定期戚評(píng)審，并公坦布掘“氏有效文件清黑單戚”共。每年元月豬底，責(zé)任部匹門(mén)/項(xiàng)目部處公布前一年睛“顧有效文件清與單謊”果發(fā)往文件持瘡有者，公司壇領(lǐng)導(dǎo)可不發(fā)爹。項(xiàng)目部的肺“振有效文件清蜜單犬”煤主要內(nèi)容是姨項(xiàng)目部發(fā)文欺和轉(zhuǎn)錄/摘抵抄甲方（業(yè)鞭主）、設(shè)計(jì)劫、監(jiān)理的文妻件和資料。巧每次公布/館收到崗“飄有效文件清士單壩”凳后，上次公帝布/收到的綠“旺有效文件清航單鋪”厭即告作廢，股及時(shí)自行銷(xiāo)滲毀。使用單公位/崗位當(dāng)坐獲得外部文然件換版信息張后，及時(shí)與池相應(yīng)責(zé)任部垮門(mén)確認(rèn)有效棋性。脫連責(zé)任部門(mén)束、項(xiàng)目部應(yīng)論建立呼“肆受控文件清重單秒”侵。皺4.6.命昂公司訂購(gòu)的躁與一體化管研理體系有關(guān)逗的書(shū)籍按4土.6.7辦除理。懇4.6.男迫手冊(cè)、程序市文件和格式盾作業(yè)文件的括底稿及其所變有的文件更降改通知書(shū)的倆底稿都由公芬司辦負(fù)責(zé)歸熄檔到公司辦你檔案科。每孕三年歸檔一苦次，即與認(rèn)恥證周期同步碰，在認(rèn)證（脖換證）后的疫6個(gè)月內(nèi)，良將前一個(gè)周鳥(niǎo)期三年內(nèi)的倒以上文件和內(nèi)資料歸檔。普4.6.兩館本程序所附掠發(fā)文編號(hào)表順專(zhuān)為發(fā)文部北門(mén)發(fā)文編號(hào)柳用；發(fā)文登觸記表分兩種濃表樣，代號(hào)匹為S/CX刪/SB01翁-2表適合塔于收文單位避較少時(shí)的發(fā)女文，代號(hào)為楚S/CX/昨SB01-捧3表適合于趨收文單位較去多時(shí)的發(fā)文橫。蹄相關(guān)/支持占性文件習(xí)5.1那文件編寫(xiě)導(dǎo)壺則計(jì)（ZS/Z俗Y/SB0阻1）申5.2圖記錄控制程膚序丈（ZS/C秀X/SB0秋2）括6記游錄進(jìn)嫂6.1發(fā)妄文登記（二勞級(jí)）驢6.2收沙文登記（二乎級(jí)）威文件更改通碌知（二級(jí)）濁飄文件領(lǐng)用申集請(qǐng)（二級(jí)）柜親受控文件清孤單（一級(jí)）涼贈(zèng)有效文件清懼單（二級(jí)）丟釀?wù)募浺洠ǘ?jí)）政收文回執(zhí)（壺二級(jí)）抓渾文件銷(xiāo)毀記必錄（二級(jí)）附表/附錄示7.1營(yíng)發(fā)文編號(hào)柜表浴7.2京發(fā)文登記玩表（兩種表斧樣）渾7.3舉收文登記問(wèn)表熔7.4降文件更改擠通知書(shū)毒7.5賓文件領(lǐng)用悲申請(qǐng)表途7.6殲有效文件氣清單餐7.7顧受控文件宰清單沸7.8亂摘抄文件顆記錄表收文回執(zhí)碎7.10捷文件銷(xiāo)毀快記錄表倦欲<返回>置柔盾且黑倡橡跟紛S/CX/布SB01殖-1蛛發(fā)文激編號(hào)吳表談懸退阿年資發(fā)文液日期或序隙號(hào)宿收文單位披文刻件罷編功號(hào)資版號(hào)寄受控號(hào)芝份吊數(shù)薦文夫抽件伯妹名臉賽稱(chēng)賽附后件想批準(zhǔn)人墳備注饞月趣日榮月炮日捏月風(fēng)日板月唐日犬月薯日例情娛鬼嶺攪配顛毯擱羅徐暗哈羽恰做每逗帳玻破根披膛瓦醉鄉(xiāng)槐醉考蹦些棉去章黎S/C槳X/化SB窩0辦1圣-2訓(xùn)發(fā)文瓣登記嫂表將棚蔑年匠發(fā)文滲日期樹(shù)收文單鵝位骨文柿件窄編躺號(hào)嶼版號(hào)救受控號(hào)絞份季數(shù)飛文件名膛稱(chēng)哨收文人簽字捕訊蒜澇侍角仙怪殃恭史壩普瓶駐豪烏雞獸悼錘儲(chǔ)執(zhí)貨參王本掏造含判番填效迅崗銳理棋份S/CX/妻SB津0若1番-4妻收文莊登記扛表陣赤糕年岸收開(kāi)文談日原期丹序甩號(hào)星發(fā)文愁單位刑文王件鋒編照號(hào)鑒份切數(shù)也版號(hào)阻受控號(hào)務(wù)文件遼名稱(chēng)莊附銷(xiāo)件糖辦復(fù)情況傾歸入檔案喂備注渴月耗日殖月雕日衛(wèi)月向日悔月標(biāo)日澡月奏日壟S/CX/灌SB夾01-7級(jí)有效文燈件清僻單腥箭編號(hào)：魄公布單位運(yùn)日期歷文件持有者月文件課狀況雕序號(hào)宴文件名跨稱(chēng)賴(lài)編號(hào)蘿版號(hào)理發(fā)文部持門(mén)桃備注直罷化緊漲怨聾設(shè)描溉獲據(jù)案釋臣瓶臉指豐恐愧第禍歲頁(yè)借剃攏姜分畏夫玻踐?；帜芫Ξa(chǎn)盒泄史者畏鼓皇魔S/CX/內(nèi)SB童01-8年受控文坦件清忌單陶佛紫建立單位壓文件疑狀況飾序號(hào)腸文件名帶稱(chēng)確編號(hào)找版號(hào)躬受控號(hào)混發(fā)文部門(mén)坑建立時(shí)間換拋籠網(wǎng)浪與摩育艘私著鵝眾歇慧夫室久錄祝緩凱第墾頁(yè)智S/CX/柔SB01-頑3藍(lán)發(fā)波心文抵洽登防爸記逃獅表岡信稱(chēng)糟冶殖抬墨遼修環(huán)槍赤頑以廚否妨吸香欺與總針拉年范月呼日滋文件編號(hào)區(qū)文件名稱(chēng)你掛號(hào)幼收文單位柏份數(shù)偶簽章歪掛號(hào)素收文單位就份數(shù)垮簽章縮掛號(hào)脾收文單位糠份數(shù)癥簽章刊掛號(hào)老收文單位忌份數(shù)吐簽章豐港銳殘附護(hù)設(shè)燈形摟簡(jiǎn)公嚷S/CX辯/竹SB帖0貌1對(duì)-5嚴(yán)嚇文件歡更改隨通笛知書(shū)賤因編號(hào)：朋逮劣寫(xiě)緞嚇搏暖嗎更改文件名突稱(chēng)賴(lài)文件編證號(hào)刮責(zé)任部門(mén)仆更改理由：豬更改內(nèi)容：享更改文件人堪：筋叮棕猶年啟月日識(shí)更改方侄式多手改囗/換純頁(yè)囗漂更改狀態(tài)獻(xiàn)部門(mén)初丹審乏日蝶期伍企劃部審核蓮日水期流批沖準(zhǔn)責(zé)日愁期局生效日倍期舍針撐捐本佛氏掩蓬堡盆第去頁(yè)忌拜聾薪熊祖淚僅鋤充S/易CX/SB疲0抓1戀-6嫩文件領(lǐng)帆用申灣請(qǐng)表顛回編號(hào)：鞋遞跑先略午艇也添皇領(lǐng)用文件申饒請(qǐng)人充文件持有者緞日期幣申請(qǐng)雄理由鳳申請(qǐng)領(lǐng)豈用文埋件名稱(chēng)揉文件編號(hào)級(jí)版號(hào)狠份數(shù)貸管理者找代表探批示死日期某領(lǐng)用文畏件人馳簽字傷日期奔橫篇懼違貌拋香鏡奸臟探第草頁(yè)刊籮廁駝膀焰機(jī)孕抄爬季母渾S/CX/共SB0察1剪-9極摘抄文蛇件記窗錄表察編號(hào)嫁:由嚼盒援驢幕蹤丙浪倦摘抄慚時(shí)間泥摘抄核崗位立摘抄文件奪名稱(chēng)/版號(hào)闊摘抄條款暫/或頁(yè)碼龍通知更改時(shí)礙間腸蛙