哈爾濱樞紐改造工程合同管理實施細則

哈爾濱樞紐改造工程合同管理實施細則哈樞指財2011]第53號第一章總:則第一條為加強哈爾濱樞紐改造工程建設期間的合同管理工作，規(guī)范合同行為，依法維護合同雙方的合法權益，依據(jù)《中華人民共和國合同法》、《鐵路合同管理方法》（鐵政法〔2005〕178號）、《哈爾濱鐵路局合同管理方法》（哈鐵企〔2007〕41號）等法律法規(guī)以及《鐵路建設項目管理指南（試行）》（建建〔2007〕72號）等相關規(guī)定，結合本建設項目實際，制定本實施細則。其次條本實施細則所稱合同是指哈爾濱樞紐改造工程指揮部（以下簡稱指揮部）與同等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議，具體包括建設工程合同、托付合同、詢問、選購 合同、借款合同、保險合同以及其它各類民事合同（或協(xié)議）。合同分為重大建設合同和一般建設合同。其中重大建設合同是指5000萬元及以上的施工合同、1000萬元及以上的物資設備選購 合同、300萬元及以上的征地拆遷合同、50萬元及以上的其他合同；一般建設合同是指5000萬元以下的施工合同、1000萬元以下的物資設備選購 合同、300萬元以下的征地拆遷合同、50萬元以下的其他合同。重大建設合同由路局審核，一般建設合同由指揮部審核（哈鐵企網(wǎng)電（2009）第826號）。第三條簽訂和履行合同應遵守國家法律、法規(guī)和政策，敬重社會公德，不得擾亂社會經(jīng)濟秩序和損害社會公共利益，堅持同等、自愿、公允和誠懇信用原則，嚴格依據(jù)合同約定行使權利、履行義務。其次章合同管理機構和職責第四條指揮部合同管理實行歸口管理、分工負責。安排財務部是指揮部的合同歸口管理部門，指揮部其他相關部門是合同承辦部門，依據(jù)其職責職能具體承辦主要相關合同業(yè)務如下：1.綜合部：人員聘用、對外宣揚、后勤保障、法律事務和辦公用品等合同；2.安排財務部：融資、財務等合同；3.工程管理部：勘察設計、詢問、評估、工程承包、征地拆遷、三電遷改等合同；4.平安質量部：監(jiān)理、質量監(jiān)督、檢測試驗等合同；5.物資設備部：甲供物資設備選購 代理服務和甲供物資設備選購 等合同；6.未盡事宜另行規(guī)定。第五條指揮部設立合同管理領導小組指揮部是合同管理主體，指揮部設立合同管理領導小組。指揮長為領導小組組長，負責合同管理中的重大決策和各部門的協(xié)調(diào)工作；分管領導和各部門負責人為小組成員，幫助指揮長做好各專業(yè)合同管理工作。合同管理領導小組負責合同管理的領導工作，主要負責指導有關制度的制訂和監(jiān)督執(zhí)行，審定合同有關事宜。指揮部安排財務部、承辦部門和法律顧問（如有時）應在指揮部授權范圍內(nèi)履行合同管理職責。第六條安排財務部合同管理基本職責1.負責合同管理日常工作，定期向相關領導匯報合同管理狀況；2.組織學習、宣揚并貫徹執(zhí)行國家有關合同管理的法律、法規(guī)和規(guī)章，結合實際制定合同管理實施細則；3.負責指導其它部門的合同管理工作，負責審查合同文本，參與合同的論證、審查、談判和簽訂履行、變更、解除等工作,督促合同的履行，并剛好反饋合同履行狀況；4.建立合同專用章運用制度，統(tǒng)一管理合同專用章；5.建立合同管理臺賬，各部門所承辦的合同在簽訂后，統(tǒng)一將合同正本及相關資料送指揮部安排財務部歸檔統(tǒng)一管理；6.負責合同檢查工作，向合同管理領導小組提出改進看法；7.幫助辦理法定代表人的法人授權托付書手續(xù)；8.負責組織合同糾紛案件的訴訟或仲裁工作；9.協(xié)作各部門辦理合同的報批、鑒證和公證等事項；第七條合同承辦部門主要職責6.合同簽訂后全面履行合同，建立合同履行狀況臺帳，仔細做好合同標的物的交接、驗收，確保標的物的質量、數(shù)量符合合同要求，交接、驗收均應有合同當事人共同簽字確認的書面記錄；7.保存好合同文本及履行、變更、終止、解除等有關資料（含合同當事人之間往來的電傳、電報、信件、信函等相關資料），合同履行完畢或合同履行期滿時，應剛好書面對物資設備部報送合同履約狀況；9.主動接受安排財務部指導，剛好向安排財務部通報合同簽訂和履行中發(fā)生的問題，必要時干脆向指揮部領導報告。第八條安排財務部配備合同管理人員，負責合同的日常管理工作?；韭氊煟?.負責審查簽訂的合同文本；2.指導合同具體承辦人做好相關調(diào)查論證工作，參與合同的談判、起草、簽訂，幫助辦理合同變更、解除以及合同糾紛處理等事項；3.會同合同承辦部門辦理有關合同的文書、簽章，妥當保管合同文本、相關文件、重要數(shù)據(jù)及證據(jù)材料，負責管理合同專用章、建立合同臺賬、合同檔案；4.監(jiān)督檢查本單位合同履行狀況，向領導提出有關合同管理的看法和建議，匯總分析報送有關合同管理狀況及合同統(tǒng)計資料。第九條每份合同須由合同承辦部門確定合同承辦人。合同承辦人由指揮部正式人員擔當，臨時借、聘人員不得擔當合同承辦人。承辦人須依法律、法規(guī)及本實施細則進行工作，對自合同成立起至合同履行完畢全過程負責，期間發(fā)生的相關問題，承辦人應剛好與本部門、安排財務部和法律顧問（如有）協(xié)商，并以承辦人為主解決問題。第十條必要時指揮部可聘請法律顧問，法律顧問隸屬綜合部，法律顧問的基本職責是：1.受理指揮部的法律詢問；2.受托付起草合同文本；3.審查合同文本；4.受托付代理訴訟或仲裁；5.對指揮部人員進行法律學問培訓。第三章合同簽訂第十一條合同簽訂一律采納書面形式，嚴禁口頭協(xié)議和非正式書面協(xié)議，有關修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。第十二條指揮部負責人依據(jù)《法人授權托付書》的托付范圍對外簽訂合同。第十三條合同承辦部門在合同簽訂前應驗證合同對方當事人有效的營業(yè)執(zhí)照、資質證書、資信狀況，驗明合同對方當事人是否具有簽訂合同的主體資格，審查合同對方的主辦（經(jīng)辦）人是否具有代理權及其權限，查驗上述資料的真實性、合法性，并保存有關資料。合同條款等有關內(nèi)容，由指揮部相關業(yè)務部門依據(jù)職責分工，負責合同內(nèi)容的談判、起草工作。合同條款等有關內(nèi)容必需經(jīng)合同管理領導小組審核。第十四條合同審查實行聯(lián)簽審查責任制度。在合同正式簽訂前，合同承辦部門應當將擬簽合同文本送相關業(yè)務部門負責人、安排財務部負責人聯(lián)簽后，由承辦部門報請指揮部指揮長批準。第十五條合同審查由合同承辦部門組織實施，可采納會議審查或會簽審查的方式進行。不論實行何種方式審查，均應做出審查記錄，并妥當保存。第十六條合同審查內(nèi)容第十七條在合同簽訂之前須要進行合同談判的，經(jīng)合同承辦部門、安排財務部和法律顧問（如有）審查后，由安排財務部匯總形成合同審查紀要，在此基礎上制訂具體的合同談判安排，用以指導合同談判工作。第十八條合同談判由指揮部負責人或其代理人和安排財務部的負責人共同參與，合同具體承辦部門負責人及有關人員依據(jù)須要參與談判并供應有關的技術資料。合同談判要依據(jù)合同談判安排進行。第十九條合同內(nèi)容一般包括以下條款：當事人的名稱或者姓名和居處，標的，數(shù)量，質量，價款或者酬金，履行期限，地點和方式，違約責任，解決爭議的方法以及合同生效條件等。其次十條合同承辦部門應保證最終簽訂的合同與通過聯(lián)簽審查的合同一樣，并依據(jù)有關規(guī)定，辦理合同簽訂的報批、備案、登記、鑒證或公證等手續(xù)。其次十一條正式簽署的合同統(tǒng)一進行編碼，并與合同審查記錄及合同文本、電子文件以及附件等一起送交安排財務部歸檔備案。合同編碼由安排財務部統(tǒng)一編碼登記發(fā)放。合同編碼方式：HSN20XX-XXX例如:指揮部2011年簽訂的第一份合同，其編碼為HSN2011-001；其次份簽訂的是XX協(xié)議，其編碼為HSN2011-002。合同、協(xié)議統(tǒng)一依次編碼。其次十二條合同的簽訂應當由當事人各方的法定代表人或其授權代理人簽字，并加蓋當事各方單位的合同專用章（或法人單位公章，我單位加蓋合同專用章），同時需供應法定代表人身份證明書，授權代理人簽字的，還應供應授權托付書。其次十三條簽訂合同正本、副本數(shù)按須要確定，正副本應區(qū)分標明，一般狀況正本1份、副本數(shù)量依據(jù)涉及部門確定。合同簽訂后正本交安排財務部留存，其余副本剛好編號、承辦部門分發(fā)。合同的發(fā)放均應進行登記。其次十四條須要經(jīng)國家有關部門或上級主管機關批準、登記或備案的合同，履行相應的手續(xù)。其次十五條合同專用章管理合同專用章僅用于對外簽訂合同，并嚴格在授權范圍內(nèi)運用；合同專用章做到專人專管，嚴格印章運用，全部用章均需由經(jīng)辦人簽字登記并建立運用臺帳，禁止未經(jīng)批準攜帶合同專用章外出簽訂合同；加蓋合同專用章之前必需經(jīng)指揮部負責人審查簽字，未經(jīng)簽字的任何合同都不得加蓋合同專用章；非合同的其他文稿不允許蓋合同專用章，空白紙張不得蓋合同專用章。第四章合同履行其次十六條依法成立的合同應全面履行，不得隨意變更合同條款或解除。其次十七條合同承辦部門應當建立合同承辦專人負責制度，承辦人發(fā)生變更時，必需做好資料的完整移交。承辦人對合同談判、履行過程中雙方往來的電報、傳真、會議紀要、文件、圖表、電子郵件等文件資料，應當收集和妥當保管。其次十八條合同承辦人應當隨時駕馭合同履行的動態(tài)。對于對方當事人提出的有關合同履行問題，應剛好起草書面說明回復對方，不得拖延，避開造成經(jīng)濟損失。其次十九條合同承辦部門應嚴格依據(jù)合同約定檢查和督促合同的履行，發(fā)覺對方不履行或者不完全履行合同時，合同承辦人應主動與對方當事人協(xié)商，督促其履行合同約定義務，同時應將其不履行或不完全履行合同的狀況剛好書面報告指揮部負責人和安排財務部，并幫助在索賠期限內(nèi)收集和保存證據(jù)，剛好索賠。第三十一條合同結算必需通過合同承辦部門、財務部和相關部門進行。安排財務部門應當依照已生效合同的約定，剛好辦理收付結算。對未經(jīng)審批、簽章的合同，不得辦理收付結算。第五章合同變更和解除第三十二條合同變更是指合同標的、數(shù)量、質量、價款或者酬勞、履行期限、履行地點和方式、違約責任和解決爭議方法等的變更。第三十三條合同生效后任何一方當事人不得單方面變更或者解除合同。確需變更或解除的，應當經(jīng)各方當事人協(xié)商一樣并簽訂書面協(xié)議。當事人協(xié)商一樣的變更或者解除合同的協(xié)議，視同新合同，應當依據(jù)合同審查程序履行審查聯(lián)簽手續(xù)。第三十四條合同變更的原則：合同變更的批準必需按規(guī)定的程序進行；合同的變更均應簽署補充協(xié)議，并依據(jù)合同約定的費用計算原則確定變更費用。第三十五條對方當事人要求變更或解除合同的，合同承辦部門應當剛好報告指揮部負責人，通知安排財務部，審查對方當事人的理由是否正值。對于符合合同變更或解除條件，同意變更或解除的，依據(jù)審查聯(lián)簽程序與對方當事人簽訂變更或解除協(xié)議。因對方當事人變更或解除合同造成經(jīng)濟損失的，應當在變更協(xié)議中明確賠償數(shù)額和方式，并剛好向對方當事人提出索賠。第三十六條合同的解除必需依據(jù)《合同法》及本實施細則的規(guī)定辦理。對于特別狀況下合同履行過程中的終止，指揮部合同承辦部門應協(xié)同安排財務部剛好辦理終止手續(xù)，并收集終止合同給指揮部帶來的經(jīng)濟損失的證據(jù)和資料，為糾紛的處理做好打算。第三十七條合同終止時，承辦部門做好終止記錄，收集履行合同過程中全部與合同有關的文件，做好經(jīng)濟往來和結算工作，辦理解除合同的手續(xù)，并將資料交安排財務部保存。第三十八條合同簽訂時依據(jù)法律規(guī)定或者約定辦理了批準、登記、公證等手續(xù)的，在變更、撤銷或者解除合同時仍應需辦理相應的批準、登記、公證等手續(xù)。第六章合同糾紛處理第三十九條合同中應當約定合同糾紛處理條款，對于涉外合同還應當明確選擇合同適用的法律和語言。第四十條合同的糾紛處理優(yōu)先采納和解或調(diào)解方式處理。和解或調(diào)解不成的，可選擇仲裁或訴訟。選擇仲裁作為解決合同糾紛方式的，應當在合同中約定仲裁條款或者單獨簽訂仲裁協(xié)議，明確約定仲裁事項和仲裁機構。選擇訴訟方式解決合同糾紛的，應約定在哈爾濱鐵路中級運輸法院進行訴訟。合同糾紛的主要處理方式：1.和解或調(diào)解；2.仲裁或訴訟。第四十一條發(fā)生合同糾紛后指揮部合同承辦部門或承辦人員應剛好報告本單位負責人，并通報安排財務部，在其指導下妥當處理糾紛。必要時，相關業(yè)務部門和法律顧問（如有）應賜予幫助。第四十二條如在合同執(zhí)行過程中發(fā)生糾紛，剛好報告合同領導小組，與合同履行有關的部門應剛好分析查明緣由，提出解決看法并通報安排財務部，剛好與對方協(xié)商解決；第四十三條須要經(jīng)過訴訟、仲裁解決的合同糾紛，由安排財務部牽頭登記、審查，由指揮部負責人或其托付代理人代理訴訟或仲裁，相關部門幫助處理。必要時，也可外聘律師代理訴訟或仲裁，訴訟或仲裁方案應當與有關業(yè)務部門協(xié)商一樣并經(jīng)合同管理領導小組同意。第四十四條合同糾紛解決后代理訴訟或仲裁的有關人員，應當在結束之日起10個工作日內(nèi)向指揮部提交書面報告，并將案件有關材料裝訂送安排財務部存檔。第七章合同監(jiān)督與檔案管理第四十五條合同管理應當接受上級主管部門的檢查和監(jiān)督。安排財務部定期或不定期地組織開展合同檢查。第四十六條合同檢查的主要內(nèi)容：1.合同管理制度的建立與落實狀況；2.合同管理檔案、臺賬建立狀況；3.合同的簽訂與履行狀況；4.合同糾紛的處理狀況。第四十七條合同檢查人員履行合同檢查職責時，被檢查單位應當照實反映本單位合同管理狀況，供應相關文件、資料，并對檢查事項涉及的問題做出說明和說明。檢查中發(fā)覺被檢查單位存在合同管理漏洞，或者合同承辦人員有失誤，被檢查單位應按要求予以改正，并將整改狀況報告檢查部門。對指揮部資產(chǎn)平安構成隱患的，檢查人員有權向主管領導提出對責任人的處理建議。第四十八條安排財務部要建立合同管理臺帳和檔案，收集、整理各類合同的檔案資料并進行歸檔管理，定期做好統(tǒng)計分析。第四十九條合同及與合同有關的補充協(xié)議、會議紀要、信函、電報、傳真、電話記錄、簽證、索賠報告、合同臺帳及其他形式的文件等均作為合同履行動態(tài)信息匯總歸檔的組成部分。第五十條合同履行完畢，合同承辦部門應提交合同履行的工作報告。經(jīng)審查后，剛好連同合同、結算書及一切往來文書、經(jīng)濟鑒證、變更記錄、竣工驗收證書等全部資料裝訂成冊，移交指揮部綜合部存檔。涉及須要保密的內(nèi)容，依據(jù)保密的規(guī)定辦理。第八章獎懲規(guī)定第五十一條指揮部對在合同簽訂、履行過程中發(fā)覺重大問題，主動實行補救措施，避開重大經(jīng)濟損失以及在經(jīng)濟糾紛處理過程中，避開或挽回重大經(jīng)濟損失的部門或個人，予以表彰和嘉獎。第五十二條在合同簽訂、履行過程中，對給指揮部造成重大經(jīng)濟損失或擴大經(jīng)濟損失的，對責任人予以通報指責或行政處分；情節(jié)嚴峻的，指揮部向責任人追償經(jīng)濟損失。第九章附則第五十三條本實施細則未盡事宜依據(jù)《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國鐵路法》、《鐵路合同管理方法》等法律法規(guī)及相關規(guī)定辦理。第五十五條本細則由指揮部安排財務部負責說明，下發(fā)之日起執(zhí)行。附件1-1.合同簽訂會簽單附件1-2.會簽看法附件附件2.合同執(zhí)行狀況檢查表附件3.合同變更單附件4.合同管理簽發(fā)臺賬附件5.合同管理統(tǒng)計臺賬

附件1-1合同簽訂會簽單合同名稱：

對方單位：

合同編碼：

合同金額（大寫）：

會簽部門如需會簽（打√）會簽看法簽名簽字日期綜合部

財務部

工程管理部

平安質量部

物資設備部

律師（如有）

總工程師

副指揮長（生產(chǎn)）

副指揮長（平安）

副指揮長（財務）

指揮長

承辦部門：

部門主管：

承辦人：

年

月

日

附件1-2會簽看法附件

部門：

簽字：

時間：

合同會簽單填寫說明一、本會簽單由兩部分組成，第一部分為如附件1-1所示的會簽單；其次部分為附件1-2，它是附件1-1的補充。當須要簽署具體看法時，可以填寫在附件1-2中。二、由承辦部門負責填寫合同名稱、對方單位、合同金額，并需部門負責人和合同承辦人簽字。三、會簽部門的確定。由承辦部門依據(jù)合同內(nèi)容選定須要會簽的部門，并在須要會簽部門處打“√”。四、合同會簽背景資料。為集思廣益、規(guī)避合同風險，合同承辦部門應隨會簽單供應如下內(nèi)容：合同簽訂依據(jù)、合同版原來源、合同起草單位、合同標的額計算依據(jù)、概算（或費用）來源和指揮部費用限制指標、提請合同會簽重點審查的主要內(nèi)容等有助于合同會簽的相關內(nèi)容。五、會簽部門會簽看法要明確，不能模棱兩可，會簽看法在會簽單上填不下的，可以在附件1-2填寫具體看法。六、依據(jù)合同重要程度和涉及面，承辦部門也可以會議評審形式會審，然后會簽。七、領導審批完畢后，由承辦部門送各部門閱知。物資設備部可定期檢查會簽后合同執(zhí)行狀況，并由指揮部領導對落實狀況作出批示。

附件2合同執(zhí)行狀況檢查表時間：

合同名稱

合同編碼

承辦部門

承辦人

生效及失效日期

合同金額

對方單位

合同執(zhí)行狀況注：應說明本年度（或本季度或本月度）安排進度和實際進度狀況及其比例;本年度（或本季度或本月度）內(nèi)所支付合同款項名稱、金額、支付方式和支付時間（如與合同規(guī)定不符，應說明緣由）；假如發(fā)生合同變更，應說明緣由、變更生效形式、具體內(nèi)容和執(zhí)行狀況。承辦人：主要問題及其解決方案

承辦人：下一年度（季度或月度）合同執(zhí)行安排主要內(nèi)容

承辦人：承辦部門看法

負責人：

附件3合同變更單