對科研院所科研檔案質(zhì)量的思考

PAGEPAGE1對科研院所科研檔案質(zhì)量的思考近年來，我們國家科研體制發(fā)生了一系列變化，尤其在科研資源配置上，相當(dāng)一部分科研院所把科研工作者對外爭取到科研項(xiàng)目數(shù)量和科研經(jīng)費(fèi)多少作為科研工作評價(jià)與考核的硬性指標(biāo)，并將此與個(gè)人利益和職稱晉升掛鉤。在這種大形勢下，每年立項(xiàng)和結(jié)題的課題數(shù)量越來越多，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)數(shù)量越來越大，與此同時(shí)結(jié)題項(xiàng)目質(zhì)量卻滑坡明顯?？蒲惺潜締挝缓鸵还P寶貴的可再生財(cái)富，為此我們必須認(rèn)真分析原因，及時(shí)調(diào)整工作方式方法，努力提高科研檔案質(zhì)量，盡力讓科研檔案工作適應(yīng)時(shí)代需要，為單位和保留有價(jià)值的科研檔案資料。一、科研檔案質(zhì)量下降的表現(xiàn)及其原因科研檔案的質(zhì)量主要包括兩個(gè)方面，一是內(nèi)容質(zhì)量，即科研檔案所反映的科研成果的技術(shù)水平及數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。其二是案卷質(zhì)量，即科研檔案案卷中科研文件的完整性、系統(tǒng)性和規(guī)范化程度[1]。近年來，相當(dāng)一部分科研院所單位的科研檔案質(zhì)量呈不同程度的下降趨勢，具體有以下表現(xiàn)：〔一〕歸檔的完整性差絕大部分結(jié)題科研項(xiàng)目只保存了部門上交的性文件，比如：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、計(jì)劃書、任務(wù)書、合同書、年度進(jìn)展報(bào)告、結(jié)題報(bào)告。大量研制階段的技術(shù)性文件，比如：檢測報(bào)告、工藝流程、技術(shù)配方、設(shè)計(jì)訣竅、合作單位協(xié)議、實(shí)驗(yàn)記錄本等關(guān)鍵技術(shù)材料，仍留在科研人員手中，未向檔案館移交。這種情況究其原因大致有兩點(diǎn)：第一，市場條件下，科研競爭非常激烈，在項(xiàng)目原創(chuàng)性本身不強(qiáng)的情況下，所謂的創(chuàng)新點(diǎn)可能就是一層窗戶紙，一捅即破。因此科研人員有一種擔(dān)心，生怕過多的材料交到檔案室有泄密風(fēng)險(xiǎn)，不如留在自己手中，防止技術(shù)秘密外泄，從而保護(hù)好自己切身利益。第二，當(dāng)下科研體制下的項(xiàng)目組，為自身生存往往擁有多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)在研，主要參與人員通常是研究生和少部分工作人員，如此，項(xiàng)目周期長、人員組成多、人員流動大的弊端凸顯，形成的原始材料數(shù)量繁多、種類繁雜而且分散于各個(gè)項(xiàng)目組成員間，要統(tǒng)一收齊或收集到有檔案價(jià)值的資料難度很大。第三，近年國家科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)投入不斷增多，大量動輒千萬上億的項(xiàng)目涌現(xiàn)，這些重大項(xiàng)目涉及多、領(lǐng)域多、單位多、人員多，要形成完整性強(qiáng)、質(zhì)量高的檔案難度非常大?！捕硽w檔材料的系統(tǒng)性差科研檔案因以一個(gè)專題為研究對象，每個(gè)專題都應(yīng)該有一個(gè)完整的科研過程，形成的檔案專題性、系統(tǒng)性和成套性很強(qiáng)。然而在當(dāng)下科研體制的變化下，同一個(gè)研究專題的經(jīng)費(fèi)來源非常多元化，除了傳統(tǒng)的科技部、基金委、部等國家縱向撥款外，大量橫向經(jīng)費(fèi)包括：地方配套經(jīng)費(fèi)、單位自有資金、合作資金、國外合作資金、科技貸款等等都可以介入科研活動?？蒲腥藛T為自身生存，不斷去爭取各種來源的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，然而結(jié)題方式的簡單化和形式化，又使得科研人員容易忽視研究活動過程中的方法、思想、結(jié)果和經(jīng)驗(yàn)，忽視項(xiàng)目與項(xiàng)目之間的互助和遞進(jìn)關(guān)系，人為割裂了科研活動過程中的連續(xù)性、系統(tǒng)性。在實(shí)際工作中，即便是一線科研人員自己也不清楚歸檔應(yīng)該上交什么資料，不清楚什么是項(xiàng)目重要資料，值得保存，更有甚者不愿意上交重要資料，因?yàn)楹罄m(xù)各種項(xiàng)目申請還需要用。這種多樣化的科技投入方式本身并無過錯，但是科研檔案收集難度增大和檔案資料的質(zhì)量無法保證[2]。〔三〕歸檔文件中復(fù)印件增多其中可能的原因大致有以下幾方面：第一，由于課題鑒定報(bào)獎時(shí)必須向有關(guān)部門上交原件，而原件數(shù)量有限，為了確保通過鑒定和獲得獎勵形式審查，只能將復(fù)印件提供給檔案部門歸檔。第二，產(chǎn)生的檢測報(bào)告、合作協(xié)議、使用報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄本等原件，包括論文、專利等，為了多個(gè)項(xiàng)目結(jié)題交差反復(fù)使用，這些資料在多個(gè)項(xiàng)目中重復(fù)出現(xiàn)，只能上交復(fù)印件給檔案部門。二、提高科研檔案質(zhì)量的幾點(diǎn)對策上文提出一些科研院所科研檔案質(zhì)量下降的表現(xiàn)并分析了可能的原因。就解決對策而言，由于國家科研體制機(jī)制正在變革中，有些問題當(dāng)下還無法改變。僅從單位內(nèi)出發(fā)，還是有許多提升和優(yōu)化的可能。〔一〕提高人員的檔案規(guī)范化意識對于單位管理層來說，科研檔案是本單位和社會一筆寶貴的可再生財(cái)富，這需要管理層有高度認(rèn)識，切實(shí)認(rèn)可科研檔案工作對本單位可持續(xù)發(fā)展的意義，對已經(jīng)建立的檔案制度，狠抓落實(shí)，同時(shí)在人、財(cái)、物上給予保障。對專職檔案人員來說，傳統(tǒng)的“等、靠、要〞的思想和消極意識不可要。有條件的單位可以聘用高校檔案專業(yè)人員負(fù)責(zé)科研檔案業(yè)務(wù)整理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。沒有條件的，需要其他專業(yè)人員兼任擔(dān)當(dāng)科研檔案管理人員的，一定要讓該人員先期參加專業(yè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)或在職進(jìn)修，提高科研檔案的規(guī)范化管理水平。只有單位科研檔案管理人員熟悉檔案管理制度，提升檔案工作重要性的意識，才能使得單位的建檔和科研工作相互協(xié)調(diào)，才能理順科研檔案的歸檔程序，掌握規(guī)律，確保能夠系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整、高效地進(jìn)行科研檔案收集。對一線科研人員來說，具有良好的科研作風(fēng)是形成高質(zhì)量科研檔案的必要條件。本著對自己和對單位負(fù)責(zé)任的態(tài)度，明確檔案管理的責(zé)任和義務(wù)，接受專職檔案人員的指導(dǎo)，遵循科研檔案管理制度和收集規(guī)程上交資料?！捕辰∪蒲袡n案的管理機(jī)制任何科研院所如果沒有完善的科研檔案管理機(jī)制，沒有科學(xué)、規(guī)范的科研檔案管理制度，要實(shí)現(xiàn)科研檔案的集中、統(tǒng)一管理是十分困難的。第一，要明確綜合檔案室、科研管理部門及檔案形成部門的職責(zé)，自上而下的形成檔案管理。第二，要轉(zhuǎn)變管理模式，從項(xiàng)目立項(xiàng)之初就主動深入課題組協(xié)助、指導(dǎo)預(yù)立卷工作。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，聯(lián)合科研管理部門一起對項(xiàng)目執(zhí)行質(zhì)量和項(xiàng)目過程文件進(jìn)行年度檢查，實(shí)行全過程監(jiān)管。第三，規(guī)范并完善科研檔案管理制度，包括歸檔范圍、保管期限，檔案接收、整理、保管、借閱、、保密、鑒定、銷毀相關(guān)環(huán)節(jié)。第四，落實(shí)一線科研人員和科研管理部門人員的培訓(xùn)、檢查、獎懲制度，將參加檔案培訓(xùn)情況、檔案質(zhì)量檢查情況、歸檔完整率等納入項(xiàng)目組績效排序、個(gè)人績效考核，與項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)尾款撥付以及年度獎金發(fā)放掛鉤，從而確保制度有效落實(shí)。結(jié)束語科研檔案是科研院所寶貴的可再生財(cái)富，其質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到其