綠洲集團(tuán)檔案信息管理制度

綠洲集團(tuán)檔案信息管理制度一、總則1、為確保工程檔案的齊全、完整、精確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順當(dāng)達(dá)到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求，特制定本制度。2、基本建設(shè)工程檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目,從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過(guò)程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料,包括項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性探討、評(píng)估、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)打算、試運(yùn)行、移交生產(chǎn)、竣工等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。二、形成的文件材料要符合要求1、完整性。收集齊全，記錄全面，記錄內(nèi)容和數(shù)據(jù)應(yīng)能反映抽查頻率和質(zhì)量指標(biāo)2、真實(shí)性。現(xiàn)場(chǎng)記錄，同步進(jìn)行。3、精確性。施工原始記錄數(shù)據(jù)精確，竣工圖編制規(guī)范，圖物相符。4、規(guī)范性。試驗(yàn)檢測(cè)表格填寫應(yīng)按規(guī)范進(jìn)行，自檢看法、監(jiān)理看法應(yīng)明確，簽署手續(xù)完備，字跡清晰，復(fù)印清晰，字跡材料應(yīng)能滿意長(zhǎng)期保存須要。（簽字、填寫的內(nèi)容、格式、載體）三、工程檔案管理制度1、檔案資料管理1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過(guò)程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過(guò)程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過(guò)程的技術(shù)檔案資料，對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。1.2為了便于各個(gè)管理環(huán)節(jié)的連接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應(yīng)配置必要的庫(kù)房、檔案裝具、檔案愛(ài)護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。1.3工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關(guān)部門和單位指定專人辦進(jìn)領(lǐng)用手續(xù)。1.4購(gòu)置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)由檔案部門統(tǒng)一申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按安排辦理，或托付有關(guān)部門自行辦理。凡購(gòu)置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報(bào)銷手續(xù)。2、歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定2.1凡合同、協(xié)議等文件材料均應(yīng)為正本（即必需有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必需加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復(fù)印件歸檔）。2.2施工技術(shù)記錄、工程簽證單、試運(yùn)記錄、材料半成品試驗(yàn)單、設(shè)計(jì)修改通知單（含工程聯(lián)系單）等表格和數(shù)據(jù)均應(yīng)用70g以上的白色書寫材料書寫并原件（如表式為復(fù)印件，數(shù)據(jù)雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗(yàn)收簽證單中的各方人員必需簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。2.3調(diào)試措施，方案和報(bào)告等均應(yīng)為油印件或激光打印機(jī)打印件，不能用復(fù)印件或一般色帶打印件，以保證字跡的耐久性。2.4主送和抄送本單位的文件材料均應(yīng)以紅頭文件（不能用復(fù)印件）歸檔。2.5書寫規(guī)定A）書寫字跡工整，圖樣清晰。B）書寫墨水應(yīng)為碳素墨水，嚴(yán)禁用圓珠筆或鉛筆書寫。C）文件書寫格式應(yīng)用橫行排列，文件段落，章節(jié)編排，按有關(guān)文件編寫要求；漢字簡(jiǎn)化應(yīng)符合國(guó)家頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定。2.6書寫材料的大小尺寸應(yīng)規(guī)范,裝訂邊空白間距應(yīng)為25mm，裝訂邊空白間隙內(nèi)不能進(jìn)行書寫和留有信息。3、工程文件收發(fā)及管理規(guī)定為加強(qiáng)工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關(guān)系，并按工程進(jìn)度作好工程文件的供應(yīng)利用，特制定本制度。3.1、工程文件接收3.1.1各單位供應(yīng)應(yīng)工程部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料）由檔案資料室統(tǒng)一接收；上級(jí)黨政主管機(jī)關(guān)所發(fā)的行政及黨務(wù)方面的文件由辦公室統(tǒng)一接收。3.1.2工程部其它部門或個(gè)人從外單位帶回或通過(guò)其它途徑收到的工程文件，一律交檔案資料室。3.1.3設(shè)備文件，物資組匯同有關(guān)部門對(duì)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收后，剛好將設(shè)備資料立卷歸檔；設(shè)備文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口發(fā)放給有關(guān)單位。3.1.4檔案資料室對(duì)接收的工程文件資料，必需進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)覺(jué)問(wèn)題應(yīng)剛好通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。3.1.5檔案資料室對(duì)接工程文件應(yīng)剛好建立工程文件接收總登記帳和分類帳（簿式臺(tái)帳和電子臺(tái)帳），并能利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各類工程文件的查詢檢索。3.1.6登記完畢的工程文件，應(yīng)剛好予以處理，在保證歸檔份數(shù)后，應(yīng)按工程部領(lǐng)導(dǎo)審定的工程文件分發(fā)表剛好分發(fā)給有關(guān)單位和部門。3.1.7對(duì)接收的密級(jí)文件資料，要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥當(dāng)收存，并細(xì)致執(zhí)行密級(jí)文件資料的借閱規(guī)定。3.1.8檔案資料室僅對(duì)歸檔的工程文件資料實(shí)施整編作業(yè)，并建立檔案登錄總登記帳和分類登記帳；對(duì)分發(fā)各部門的工程文件資料不進(jìn)行整編作業(yè)。3.2工程文件資料發(fā)放3.2.1分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口辦理。3.2.2呈送上級(jí)單位的工程文件由工程部領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放單位和數(shù)量。3.2.3檔案資料室按工程部領(lǐng)導(dǎo)審定的施工圖分發(fā)表、設(shè)備資料分發(fā)表分發(fā)工程文件資料（當(dāng)工程施工圖、設(shè)備資料份數(shù)有限時(shí)），檔案資料室僅供應(yīng)施工單位一套或二套文件，不足部分施工單位可托付檔案資料室向設(shè)計(jì)院提出增加施工圖供應(yīng)數(shù)量；設(shè)備資料文件不足部分，由施工單位自行聯(lián)系復(fù)制，復(fù)制的設(shè)備資料應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章。3.2.4分發(fā)的圖紙資料應(yīng)建立資料分發(fā)臺(tái)帳，資料分發(fā)臺(tái)帳應(yīng)留存?zhèn)洳椤?.2.5為避開(kāi)工程文件資料分發(fā)過(guò)程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)發(fā)覺(jué)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定領(lǐng)取人名單，并書面通知檔案資料室；檔案資料室按指定名單發(fā)放工程文件資料。4、聲像檔案管理方法4.1建設(shè)工程聲像檔案主要是指在管理、施工活動(dòng)中干脆形成的，具有保存價(jià)值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。4.2照片檔案應(yīng)符合以下要求：（1）主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；（2）能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計(jì)特色、地理位置；（3）以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報(bào)送底片、正片（照片）；（4）運(yùn)用數(shù)碼相機(jī)拍攝，其影像不能進(jìn)行后期加工,光學(xué)辨別率不得小于400萬(wàn)有效像素（不允許插值）。4.3錄像檔案應(yīng)符合以下要求：（1）主題明確、內(nèi)容連貫簡(jiǎn)潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)；（2）需注明工程項(xiàng)目所在的地理位置、外觀、四周環(huán)境、人防設(shè)施、消防設(shè)施、水電設(shè)施、保安設(shè)施、標(biāo)準(zhǔn)房、標(biāo)準(zhǔn)層、設(shè)計(jì)特色、建筑特色等；（3）報(bào)送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤（DVD或以上素養(yǎng)的格式）。文字說(shuō)明包括：工程名稱、建設(shè)單位名稱、設(shè)計(jì)單位、施工單位、地點(diǎn)、開(kāi)工日期、竣工日期、投資額、占地面積、建筑面積、結(jié)構(gòu)、層數(shù)、攝影日期、攝影者等。5 檔案、資料、圖書借閱制度本公司全部文書、技術(shù)檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機(jī)密，又能充分發(fā)揮檔案、資料為水利建設(shè)發(fā)展服務(wù)的效益，凡因工作須要借閱者，須辦理下列手續(xù)：5.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（注明：用途、領(lǐng)用時(shí)間、歸還時(shí)間）。歸還時(shí)管理人員要對(duì)其檢查之后方可歸檔。5.2借閱檔案、隱私技術(shù)檔案和資料，須填寫借閱單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意即可。5.3絕密文書、技術(shù)檔案和資料一般不借出、不復(fù)制、不攝影，如確因工作須要，應(yīng)在借閱單上注明范圍、內(nèi)容、用途，先經(jīng)部門經(jīng)理同意，主管副總批準(zhǔn)、檔案人員只能按其范圍、要求、內(nèi)容供應(yīng)利用。5.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內(nèi)容、用途，屬機(jī)密、絕密檔案或資料，應(yīng)主管副總同意，總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱。5.5借閱的檔案材料要妥當(dāng)保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁(yè)等。借閱人必需妥當(dāng)保管，防止丟失和泄密。未經(jīng)同意，不得復(fù)印、抄錄和轉(zhuǎn)借，不能見(jiàn)檔案內(nèi)容公開(kāi)出去。如遇丟失，要?jiǎng)偤脤懗鰜G失報(bào)告，在沒(méi)有做出處理前停止借閱。5.6借閱時(shí)間在兩周以內(nèi)，如需接著運(yùn)用可辦續(xù)借手續(xù)。對(duì)特別狀況需較長(zhǎng)時(shí)間利用的要經(jīng)主管副總批準(zhǔn)，但年末要將所借檔案交到檔案室進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)后重新借出。對(duì)長(zhǎng)期借閱檔案不歸還，又不說(shuō)明緣由，不辦理續(xù)借手續(xù)的，檔案人員要通知借閱部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)催還，否則對(duì)其整個(gè)部門暫停借閱。并嚴(yán)格按經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核方法執(zhí)行。5.7凡借有檔案、資料者，在工作調(diào)動(dòng)、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不運(yùn)用者，必需將檔案或資料退回檔案室，否則不能辦理調(diào)離手續(xù)。同時(shí)檔案室如因工作須要有權(quán)將檔案、資料調(diào)回檔案室。6 設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單管理規(guī)定6.1設(shè)計(jì)變更制度6.1.1應(yīng)盡量削減施工中的設(shè)計(jì)變更與簽證，如若不行避開(kāi)，按本制度執(zhí)行。6.1.2各現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)工程師要有劇烈的責(zé)任心，嚴(yán)格履行自己的職責(zé)，把好工程質(zhì)量關(guān)，并努力降低工程造價(jià)。在工程開(kāi)工前，細(xì)致探討圖紙，并組織圖紙會(huì)審，將施工圖中出現(xiàn)的問(wèn)題提前解決，對(duì)工程圖紙不齊全的部分，需剛好督促設(shè)計(jì)單位補(bǔ)充、修改圖紙。6.1.3工程設(shè)計(jì)變更的詳細(xì)經(jīng)辦人是項(xiàng)目部技術(shù)負(fù)責(zé)人，詳細(xì)負(fù)責(zé)與公司總工及運(yùn)用單位、設(shè)計(jì)單位、施工承包單位聯(lián)系，并負(fù)責(zé)分發(fā)設(shè)計(jì)變更通知單。6.1.4全部設(shè)計(jì)變更必需有文字記載，禁止口頭承諾。特別狀況下，可以先口頭承諾，事后必需在7日內(nèi)補(bǔ)辦完設(shè)計(jì)變更通知單。6.1.5設(shè)計(jì)院以郵寄、傳真等方式的設(shè)計(jì)變更資料，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)簽收并報(bào)送工程部備確認(rèn)案后，技術(shù)負(fù)責(zé)人轉(zhuǎn)發(fā)專業(yè)工程師組織實(shí)施。6.1.6各專業(yè)工程師在接到設(shè)計(jì)變更資料后應(yīng)當(dāng)天分發(fā)到施工承包單位、監(jiān)理單位并監(jiān)督實(shí)施。6.1.7設(shè)計(jì)變更的內(nèi)容完成后三天內(nèi)由分管的專業(yè)工程師填寫執(zhí)行結(jié)果，并報(bào)送項(xiàng)目經(jīng)理審核。6.1.8經(jīng)審核的執(zhí)行結(jié)果備案登記，作為今后結(jié)算的依據(jù)。6.2簽證管理制度6.2.1簽證涉及到投資、工期等工程內(nèi)容。為了做到有效限制工程造價(jià)和工期，全部現(xiàn)場(chǎng)管理人員在開(kāi)工前須熟識(shí)合同書、招投標(biāo)文件，需審核施工單位提交的施工組織設(shè)計(jì)，嚴(yán)格限制現(xiàn)場(chǎng)簽證。6.2.2發(fā)生合同中約定可以變更的狀況或非施工單位緣由造成的工程內(nèi)容及工程量的增減經(jīng)批準(zhǔn)后，且在確保工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)保持不變的前提下，方能實(shí)施簽證。工程施工現(xiàn)場(chǎng)簽證由施工單位、工程監(jiān)理和項(xiàng)目部現(xiàn)場(chǎng)管理人員共同簽證，嚴(yán)禁事后補(bǔ)簽。6.2.3現(xiàn)場(chǎng)簽證單由施工單位報(bào)送，經(jīng)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工程師審核簽字蓋章后，由現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)工程師和項(xiàng)目經(jīng)理復(fù)核后，共同簽字并蓋章，簽證有效。6.2.4一次性簽定金額在10萬(wàn)元以內(nèi)，或工期延誤在5天以內(nèi)，由現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)工程師審核后報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理審批。超出上述金額（或天數(shù)），項(xiàng)目經(jīng)理需上報(bào)公司工程部經(jīng)理，經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可簽證。如遇緊急狀況，現(xiàn)場(chǎng)代表可先作處理，但必需按審批程序剛好補(bǔ)辦簽證手續(xù)。6.2.5工程運(yùn)用材料的質(zhì)量、價(jià)格如有特別狀況需簽證時(shí)，由工程監(jiān)理、項(xiàng)目部有關(guān)人員共同簽證，必要時(shí)可進(jìn)行招標(biāo)確定6.2.6已審核同意的簽證，施工單位必需按期執(zhí)行，否則，造成的損失由施工單位擔(dān)當(dāng)。由于施工單位對(duì)施工圖閱讀不細(xì)致等緣由造成的返工不予認(rèn)可，因此延誤工期由施工單位負(fù)責(zé)。6.2.7凡涉及到施工單位為評(píng)定優(yōu)質(zhì)工程等須要，而增加的施工管理、技術(shù)設(shè)施和部分材料、人工的費(fèi)用，應(yīng)由施工單位自行擔(dān)當(dāng)。7工程竣工圖編制管理規(guī)定7.1編制竣工圖的形式和深度7.1.1凡按圖施工沒(méi)有變動(dòng)的，則由施工單位（包括總包和分包施工單位，下同）在原施工圖上加蓋“竣工圖”標(biāo)記后，即作為竣工圖。7.1.2凡在施工中雖有一般性設(shè)計(jì)變更，但能將原施工圖加以修改補(bǔ)充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位負(fù)責(zé)在原施工圖（必需是新藍(lán)圖）上注明修改的部分，并附以設(shè)計(jì)變更通知單和施工說(shuō)明。加蓋“竣工圖”標(biāo)記后，即作為竣工圖。7.1.3凡結(jié)構(gòu)形式變更、工藝變更、平面布置變更以及有其他重大變更，不宜再在原施工圖上修改、補(bǔ)充者，應(yīng)重新繪制變更后的竣工圖。由于設(shè)計(jì)緣由造成的，由設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)重新繪圖；由于施工緣由造成的，由施工單位負(fù)責(zé)重新繪圖；由于其他緣由造成的，由建設(shè)單位自行繪圖或托付設(shè)計(jì)單位繪圖。施工單位負(fù)責(zé)在新圖上加蓋“竣工圖”標(biāo)記并附以有關(guān)記錄說(shuō)明，作為竣工圖。重大的改建、擴(kuò)建工程涉及原有工程項(xiàng)目變更時(shí)，應(yīng)將相關(guān)項(xiàng)目的竣工圖資料統(tǒng)一整理歸檔，并在原圖案卷內(nèi)增補(bǔ)必要的說(shuō)明。7.1.4竣工圖肯定要與實(shí)際狀況相符，要保證圖紙質(zhì)量，做到規(guī)格統(tǒng)一，圖面整齊、字跡清晰。不得用圓珠筆或其他易于褪色的墨水繪制?？⒐D要經(jīng)擔(dān)當(dāng)施工的技術(shù)負(fù)責(zé)人審核簽認(rèn)。7.2編制竣工圖的分工7.2.1建設(shè)項(xiàng)目實(shí)行總包制的各分包單位應(yīng)負(fù)責(zé)編制分包范圍內(nèi)的竣工圖，總包單位除應(yīng)編制自行施工的竣工圖外，還應(yīng)負(fù)責(zé)匯總整理各分包單位編制的竣工圖?？偘鼏挝辉诮还r(shí)應(yīng)向建設(shè)單位提交總包范圍內(nèi)的各項(xiàng)完整、精確的竣工圖。7.2.2建設(shè)項(xiàng)目由建設(shè)單位分別包給幾個(gè)施工單位擔(dān)當(dāng)?shù)?，各施工單位?yīng)負(fù)責(zé)編制所承包工程的竣工圖，建設(shè)單位負(fù)責(zé)匯總整理。7.2.3建設(shè)項(xiàng)目在簽訂承發(fā)包合同時(shí)，應(yīng)明確規(guī)定竣工圖的編制、檢驗(yàn)和交接等問(wèn)題。7.2.4建設(shè)單位應(yīng)組織、督促