采購(gòu)部工作流程

采購(gòu)部工作流程請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃流程詢價(jià)審批流程協(xié)議審批流程貨品入庫(kù)流程發(fā)票入賬流程貨款支付流程油料管理流程一、請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃流程車間生產(chǎn)用原輔料計(jì)劃提報(bào)：根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃安排，提報(bào)請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃時(shí)間規(guī)定為每月12日前提報(bào)下月（1日-30日）生產(chǎn)計(jì)劃用原輔料，各車間負(fù)責(zé)編輯原輔料計(jì)劃請(qǐng)購(gòu)單，先轉(zhuǎn)交倉(cāng)庫(kù)審核，填寫(xiě)原輔料庫(kù)存量，后附原輔料標(biāo)準(zhǔn)，再由請(qǐng)購(gòu)人制作生產(chǎn)計(jì)劃用量，轉(zhuǎn)交部門(mén)主管、生產(chǎn)總監(jiān)簽字審核匯總后，報(bào)采購(gòu)部，由采購(gòu)部審核完畢后統(tǒng)一上報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審批。原輔料標(biāo)準(zhǔn)是由品控部負(fù)責(zé)與車間主任、生產(chǎn)總監(jiān)共同溝通，三個(gè)部門(mén)共同簽字確認(rèn)的原輔料標(biāo)準(zhǔn)。并由品控部存檔一份，每月5日及時(shí)轉(zhuǎn)交與生產(chǎn)部各車間主任，請(qǐng)購(gòu)人報(bào)計(jì)劃時(shí)附在請(qǐng)購(gòu)單后面。后附請(qǐng)購(gòu)單樣式：序號(hào)請(qǐng)購(gòu)物料名稱規(guī)格單位正常生產(chǎn)天天用量現(xiàn)有庫(kù)存量請(qǐng)購(gòu)數(shù)量規(guī)定到貨時(shí)間使用周期（天數(shù)）原料標(biāo)準(zhǔn)附后（例如附件1）用途備注山東福寬生物工程有限公司原輔料請(qǐng)購(gòu)單請(qǐng)購(gòu)部門(mén)：請(qǐng)購(gòu)人：保管：倉(cāng)儲(chǔ)部主管：請(qǐng)購(gòu)主管：生產(chǎn)總監(jiān)：采購(gòu)部：財(cái)務(wù)總監(jiān)：總經(jīng)理：董事長(zhǎng)：相關(guān)規(guī)定說(shuō)明：計(jì)劃時(shí)間為每月12日：生產(chǎn)部提報(bào)原輔料請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃，審批完畢約計(jì)2天時(shí)間，采購(gòu)部制作采購(gòu)計(jì)劃單審批表至審核完畢，需要2天時(shí)間，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批做協(xié)議審批，至對(duì)方下訂單需要2天時(shí)間，發(fā)貨單位準(zhǔn)備發(fā)貨時(shí)間分析：距離較近供應(yīng)商可在2-3天送到產(chǎn)品，距離較遠(yuǎn)供應(yīng)商約在7-8天送到產(chǎn)品，特殊產(chǎn)品，如編織袋，我們下訂單至對(duì)方，對(duì)方需要安排生產(chǎn)定做，假如距離較遠(yuǎn)，需要10-12天時(shí)間到貨。從開(kāi)始計(jì)劃請(qǐng)購(gòu)到產(chǎn)品到廠，正?？煞譃槿齻€(gè)時(shí)間段：9天，14天，18天。根據(jù)實(shí)際情況分析生產(chǎn)部需要在每月12日安排下月生產(chǎn)用輔料。由車間填寫(xiě)天天生產(chǎn)正常用量，由倉(cāng)儲(chǔ)部測(cè)算剩余庫(kù)存使用量，車間可以準(zhǔn)確填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)數(shù)量，測(cè)算到貨時(shí)間。由品控部提前提供各車間用原輔料的標(biāo)準(zhǔn)，一是便于生產(chǎn)使用部門(mén)熟悉自身用原輔料的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)及用量，進(jìn)一步了解產(chǎn)品性質(zhì)，二是便于采購(gòu)部及時(shí)掌握詢價(jià)輔料產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)是否一致，以保證產(chǎn)品質(zhì)量及價(jià)格。2、車間生產(chǎn)用五金備件計(jì)劃提報(bào)：根據(jù)生產(chǎn)車間檢修需要，提報(bào)請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃時(shí)間規(guī)定為每月1日、8日、16日、24日提報(bào)生產(chǎn)計(jì)劃用五金備件，各車間負(fù)責(zé)將五金備件請(qǐng)購(gòu)單做好，先轉(zhuǎn)交至倉(cāng)庫(kù)保管員審核，填寫(xiě)五金件庫(kù)存量，再由請(qǐng)購(gòu)人制作出檢修計(jì)劃用量，轉(zhuǎn)交部門(mén)主管、生產(chǎn)總監(jiān)簽字審核匯總完畢后，報(bào)采購(gòu)部，由采購(gòu)部審核完畢后統(tǒng)一上報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審批。后附請(qǐng)購(gòu)單樣式：山東福寬生物工程有限公司五金備件請(qǐng)購(gòu)單請(qǐng)購(gòu)部門(mén)：序號(hào)請(qǐng)購(gòu)物料名稱規(guī)格型號(hào)（注明計(jì)量單位）材質(zhì)生產(chǎn)廠家（特殊產(chǎn)品需注明）單位現(xiàn)有庫(kù)存數(shù)量請(qǐng)購(gòu)數(shù)量規(guī)定到貨時(shí)間使用周期（注明天數(shù)或月數(shù)）用途備注請(qǐng)購(gòu)人：保管：倉(cāng)儲(chǔ)部主管：車間主管：設(shè)備經(jīng)理：生產(chǎn)總監(jiān)：采購(gòu)部：財(cái)務(wù)總監(jiān)：總經(jīng)理：董事長(zhǎng)：相關(guān)規(guī)定說(shuō)明：計(jì)劃時(shí)間為1日，8日，16日，24日：車間正常生產(chǎn)期間，為保證設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)，需及時(shí)檢修更換相關(guān)備件，生產(chǎn)部提報(bào)五金備件請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃單審批完畢約計(jì)2天時(shí)間，供應(yīng)部聯(lián)系采購(gòu)計(jì)劃詢價(jià)單需要2天時(shí)間，做審批表至審核完畢需要1天時(shí)間，根據(jù)審批結(jié)果告知安排發(fā)貨至供應(yīng)單位備齊五金件送貨到廠，需要3天時(shí)間，總共需要8天時(shí)間。特殊廠家購(gòu)買(mǎi)備件需要10天-12天到貨。由倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)填寫(xiě)庫(kù)存數(shù)量，防止導(dǎo)致反復(fù)采購(gòu)，導(dǎo)致五金件積壓。由設(shè)備部經(jīng)理確認(rèn)請(qǐng)購(gòu)單，重要是進(jìn)一步確認(rèn)產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)及材質(zhì)是否合理。緊急備件在備注欄注明后緊急備件后申報(bào)緊急請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃。3、各部門(mén)生產(chǎn)用辦公用品及勞保用品計(jì)劃提報(bào)：根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃安排，提報(bào)請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃時(shí)間規(guī)定為每月12日提報(bào)下月勞保用品辦公用品計(jì)劃，辦公用品由各部門(mén)自行提報(bào)，勞保用品由人力資源部進(jìn)行統(tǒng)一提報(bào)。各部門(mén)負(fù)責(zé)將辦公用品計(jì)劃請(qǐng)購(gòu)單做好，先轉(zhuǎn)交至倉(cāng)庫(kù)審核，填寫(xiě)辦公用品庫(kù)存量，再由請(qǐng)購(gòu)人制作出辦公用品計(jì)劃用量，轉(zhuǎn)交部門(mén)主管簽字審核匯總完畢后轉(zhuǎn)采購(gòu)部，由采購(gòu)部審核完畢后統(tǒng)一轉(zhuǎn)交至財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審批。后附請(qǐng)購(gòu)單樣式：山東福寬生物工程有限公司辦公用品請(qǐng)購(gòu)單請(qǐng)購(gòu)部門(mén)：序號(hào)請(qǐng)購(gòu)物料名稱規(guī)格型號(hào)（注明計(jì)量單位）單位現(xiàn)有庫(kù)存數(shù)量請(qǐng)購(gòu)數(shù)量規(guī)定到貨時(shí)間使用周期（注明天數(shù)或月數(shù)）用途備注請(qǐng)購(gòu)人：保管：倉(cāng)儲(chǔ)部主管：部門(mén)負(fù)責(zé)人：采購(gòu)部：財(cái)務(wù)總監(jiān)：總經(jīng)理：董事長(zhǎng)：4、公司用油采購(gòu)計(jì)劃提報(bào)1）請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃提報(bào)時(shí)間規(guī)定為每月24日。2）各車間及倉(cāng)庫(kù)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃核算用油數(shù)量，并申報(bào)請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行審批。（重要涉及車間、倉(cāng)庫(kù)叉車用油，熱動(dòng)車間鏟車用油，鍋爐點(diǎn)火用罐裝柴油）3）各車間汽油柴油為危險(xiǎn)物品，不能大量存放，每次庫(kù)存量在4桶以內(nèi)。為保證用油及時(shí)送到，建議倉(cāng)儲(chǔ)部在庫(kù)存量在剩余200L（1桶）的時(shí)候告知采購(gòu)部進(jìn)行及時(shí)采購(gòu)。熱動(dòng)車間用油庫(kù)存量定為1噸，以保證鍋爐點(diǎn)火用油。詢價(jià)審批流程1、原輔料詢價(jià)流程：原輔料詢價(jià)，根據(jù)采購(gòu)物品不同，詢價(jià)周期不同，定期詢價(jià)。對(duì)大宗采購(gòu)，在采購(gòu)前10日進(jìn)行，詢價(jià)目的涉及正用供應(yīng)商及新開(kāi)發(fā)供應(yīng)商，至少三家單位報(bào)價(jià)，做詢價(jià)報(bào)告評(píng)估表，根據(jù)車間提供請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃制作每月原輔料采購(gòu)計(jì)劃審批表上報(bào)審批。山東福寬生物工程有限公司原輔料詢價(jià)評(píng)估表序號(hào)產(chǎn)品名稱規(guī)格詢價(jià)單位聯(lián)系方式報(bào)價(jià)市場(chǎng)價(jià)格情況分析備注詢價(jià)人：詢價(jià)日期2、五金備件詢價(jià)流程：根據(jù)車間上報(bào)五金備件請(qǐng)購(gòu)單審批，匯總至五金備件詢價(jià)單，發(fā)至五金件供應(yīng)商按規(guī)定期間回傳詢價(jià)單。根據(jù)報(bào)價(jià)及產(chǎn)品保質(zhì)期限，定詢價(jià)單位及產(chǎn)品價(jià)格，制作采購(gòu)審批匯總表上報(bào)審批。山東福寬生物工程有限公司五金備件詢價(jià)單詢價(jià)日期：序號(hào)請(qǐng)購(gòu)物料名稱規(guī)格型號(hào)（注明計(jì)量單位）材質(zhì)生產(chǎn)廠家（特殊產(chǎn)品需注明）單位請(qǐng)購(gòu)數(shù)量單價(jià)總金額合計(jì)總金額詢價(jià)人：詢價(jià)日期相關(guān)規(guī)定說(shuō)明：1）辦公用品及勞保用品根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格每月在定點(diǎn)單位進(jìn)行采購(gòu)談價(jià)格。3、制作采購(gòu)審批匯總表上報(bào)審批1）采購(gòu)審批匯總審批表流程：根據(jù)詢價(jià)結(jié)果及產(chǎn)品質(zhì)量定好供應(yīng)商，作出采購(gòu)審批匯總表，分三大類（原輔料審批匯總表、五金備件采購(gòu)審批表、勞保及辦公用品采購(gòu)審批匯總表），后附原輔料詢價(jià)報(bào)告，五金備件詢價(jià)單，上報(bào)至部門(mén)負(fù)責(zé)人，財(cái)務(wù)總監(jiān)，總經(jīng)理，董事長(zhǎng)審批，簽字確認(rèn)完畢。2）采購(gòu)審批表匯總完畢后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部一份留存，發(fā)票解決審批時(shí)作為監(jiān)督審核用。3）車間緊急備品備件等，口頭電話詢價(jià)定價(jià)格后，先安排送貨，再補(bǔ)緊急采購(gòu)審批匯總表，并在備注欄注明已采購(gòu)。山東福寬生物工程有限公司原輔料審批匯總表表單號(hào)（20230501.20230502編號(hào)）請(qǐng)購(gòu)審批編號(hào)請(qǐng)購(gòu)物料名稱規(guī)格型號(hào)（注明計(jì)量單位材質(zhì)，生產(chǎn)廠家等）單位請(qǐng)購(gòu)數(shù)量單價(jià)總金額供應(yīng)單位送貨方式含稅價(jià)/不含稅價(jià)格結(jié)算方式備注0102合計(jì)總金額詢價(jià)人：審批人：財(cái)務(wù)總監(jiān)：總經(jīng)理：董事長(zhǎng)：協(xié)議審批流程1、相關(guān)原輔料采購(gòu)及特殊備品備件采購(gòu)做協(xié)議，與對(duì)方商議批準(zhǔn)后按照相關(guān)流程上報(bào)審批。公司內(nèi)部走協(xié)議審查會(huì)簽表。協(xié)議一式貳份，除原煤協(xié)議外，雙方簽字蓋章，各留存原件一份，其他輔料及五金備件的采購(gòu)建議以傳真件形式進(jìn)行蓋章回傳，以提高工作效率。后附：山東福寬生物工程有限公司協(xié)議審查會(huì)簽表山東福寬生物工程有限公司協(xié)議審查會(huì)簽表年度：編號(hào)№：承辦部門(mén)承辦人協(xié)議類別標(biāo)的金額簽約各方名稱法定代表人承辦人委托代理人法定代表人承辦人委托代理人法定代表人承辦人委托代理人對(duì)方當(dāng)事人基本情況審查結(jié)果（承辦人填寫(xiě)）是（否）1、具有主體資格，應(yīng)當(dāng)查詢對(duì)方住所的工商局及紅盾網(wǎng)2、資信可靠，有履約能力，負(fù)債比率%3、具有履約信用（過(guò)去三年無(wú)違約事實(shí)），應(yīng)當(dāng)查詢“全國(guó)法院被執(zhí)行人信息查詢”網(wǎng)（/search）4、擬簽協(xié)議標(biāo)的符合其經(jīng)營(yíng)范圍5、擔(dān)?；蚍磽?dān)保方式切實(shí)可靠6、委托代簽協(xié)議的具有法定代表人身份證明書(shū)，授權(quán)委托證明書(shū)，代理人身份證明書(shū)承辦部門(mén)意見(jiàn)：承辦人：年月日意見(jiàn)：部門(mén)負(fù)責(zé)人：年月日財(cái)務(wù)總監(jiān)審查意見(jiàn)：財(cái)務(wù)總監(jiān)：年月日總經(jīng)理審查意見(jiàn)：總經(jīng)理：年月日法定代表人審查意見(jiàn)：法定代表人：年月日綜合部檔案管理員：年月日備注：協(xié)議審查會(huì)簽時(shí)，協(xié)議承辦部門(mén)應(yīng)根據(jù)協(xié)議的不同性質(zhì)提供對(duì)方當(dāng)事人下列相應(yīng)材料1、對(duì)方當(dāng)事人的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)等級(jí)等相關(guān)文獻(xiàn)復(fù)印件2、對(duì)方當(dāng)事人法定代表人身份證明書(shū)及授權(quán)委托證明書(shū)3、對(duì)方當(dāng)事人履約證明資料，涉及資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、資信證明或驗(yàn)資報(bào)告等4、協(xié)議的其他附件，如擔(dān)保協(xié)議、反擔(dān)保協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等貨品入庫(kù)流程1、原煤入庫(kù)流程：貨品到廠后，告知倉(cāng)庫(kù)人員過(guò)磅，財(cái)務(wù)人員到現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，卸車完畢后，由抽樣小組人員（綜合辦，品控部，熱動(dòng)車間，倉(cāng)儲(chǔ)部，財(cái)務(wù)部，供應(yīng)部）到現(xiàn)場(chǎng)抽樣，取樣留存作為備用抽檢核對(duì)檢查結(jié)果，品控部做抽樣煤炭質(zhì)量檢測(cè)。根據(jù)檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)合格，不合格產(chǎn)品根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)核算折扣噸數(shù)，由品控部出具檢測(cè)報(bào)告單及折扣數(shù)量，轉(zhuǎn)倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)手續(xù)。原輔料入庫(kù)流程：貨品到廠后，告知倉(cāng)庫(kù)人員及品控部人員到廠，對(duì)方出具檢查報(bào)告單及送貨清單至我方，品控部人員對(duì)原輔料進(jìn)行抽檢，出具檢查報(bào)告單，倉(cāng)庫(kù)保管根據(jù)檢查告知單進(jìn)行入庫(kù)，不合格告知供應(yīng)部安排退貨。2、五金備件入庫(kù)流程：備件到廠后，由倉(cāng)儲(chǔ)部人員告知使用車間到現(xiàn)場(chǎng)檢查備件質(zhì)量檢測(cè)，對(duì)不合格產(chǎn)品填寫(xiě)不合格產(chǎn)品退貨清單，便于采購(gòu)部記錄追查及時(shí)換貨。規(guī)定不合格產(chǎn)品退貨時(shí)間與送貨時(shí)間周期不超過(guò)5日，以便于溝通協(xié)調(diào)及時(shí)退貨。不合格產(chǎn)品退貨清單不合格產(chǎn)品名稱規(guī)格單位數(shù)量送貨單位不合格因素檢查人3、辦公用品及勞保用品入庫(kù)流程：由保管員檢查合格后進(jìn)行入庫(kù)。發(fā)票入賬流程1,、發(fā)票時(shí)間：采購(gòu)部采購(gòu)商品，與供應(yīng)商規(guī)定及時(shí)開(kāi)具發(fā)票，力爭(zhēng)支付現(xiàn)款前發(fā)票到位。個(gè)別情況發(fā)票延期的，每月15日催要此周期發(fā)票。2、發(fā)票掛賬：發(fā)票掛賬規(guī)定,與倉(cāng)儲(chǔ)部入庫(kù)單數(shù)量金額保持一致，并在入賬憑單上注明采購(gòu)審批匯總表的審批編號(hào)日期，審批人，及審批金額，保證手續(xù)齊全，防止漏洞發(fā)生。貨款支付流程1、做好賬務(wù)臺(tái)賬登記。2、預(yù)付款：根據(jù)采購(gòu)審批結(jié)果，部分預(yù)付款物料由采購(gòu)部負(fù)責(zé)寫(xiě)支出憑單，并注明審批單號(hào)，審批日期，審批人。3、月結(jié)：按照支出流程進(jìn)行每月25日，由財(cái)務(wù)部按照規(guī)定，進(jìn)行25日-25日及時(shí)給與結(jié)算。由財(cái)務(wù)部辦理相關(guān)支出憑單手續(xù)。并注明審批單號(hào)，審批日期，審批人。3、協(xié)議分批結(jié)