數(shù)字化的組織與實施

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檔案數(shù)字化的組織與實施為保證中心電子檔案掃描加工項目的有序開展和順利進行，并結(jié)合中心實際情況,就項目工作的組織結(jié)構(gòu)、工作計劃、工作流程及工作問題應(yīng)急處理方案等各項內(nèi)容進行表述.以供中心和公司參考.項目工作組織結(jié)構(gòu)1、工作領(lǐng)導(dǎo)小組中心和金貝葉就中心的電子檔案掃描項目成立項目工作領(lǐng)導(dǎo)小組，全方位指導(dǎo)和協(xié)調(diào)整個項目工作的開展。工作領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)人員協(xié)調(diào)、調(diào)配,工作場地的安排、工作施工人員的引進和招聘.負責(zé)工作進程的監(jiān)督檢查，針對工作中出現(xiàn)的各種問題討論決定解決方案。項目工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員有：中心領(lǐng)導(dǎo)、分管信息科的領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)科室科長及金貝葉公司經(jīng)理尹雪松、開發(fā)負責(zé)人（）、施工負責(zé)人（）等。工作施工小組項目工作施工小組由金貝葉公司負責(zé)開展具體施工工作，現(xiàn)場施工負責(zé)人（）、技術(shù)負責(zé)人（）.現(xiàn)場施工負責(zé)人負責(zé)工作人員的招聘和培訓(xùn)指導(dǎo)、具體工作情況的監(jiān)督,檔案程序開發(fā)工作需求的確認和指導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司開發(fā)工作和中心業(yè)務(wù)需求的銜接工作。技術(shù)負責(zé)人負責(zé)數(shù)據(jù)問題篩查、數(shù)據(jù)問題的定位、數(shù)據(jù)的歷史問題的匯報和上報，以及負責(zé)根據(jù)中心就數(shù)據(jù)問題所做處理方案的具體處理工作.注：以下文檔中涉及的表格請現(xiàn)場負責(zé)人認真填寫歸檔，做為項目驗收的一部分。二。數(shù)字化工作人員準備

1、中心人員

職務(wù)：現(xiàn)場交接管理人員

人數(shù)要求：一名

專業(yè)要求：負責(zé)檔案管理工作的技術(shù)或管理人員。職責(zé)范圍:

①．負責(zé)與我方的檔案提卷和還卷等交接工作，協(xié)同我方人員作好交接清單記錄并簽字。

②負責(zé)監(jiān)督我方規(guī)范化加工。

③隨時把握我方加工進度并進行協(xié)調(diào).④及時關(guān)注并抽查我方加工質(zhì)量。⑤代表中心與我方進行及時的溝通及問題協(xié)調(diào),確保項目順利完工。２、我方人員

2．1．管理人員

主要為：熟悉現(xiàn)場加工管理,熟悉數(shù)字化整體作業(yè)流程，具有較強組織能力和現(xiàn)場管理及溝通能力的負責(zé)人。2．２．工程技術(shù)人員

主要為：熟悉計算機軟、硬件技術(shù)，了解檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)準和系統(tǒng)開發(fā).了解檔案管理等相關(guān)專業(yè)知識的乙方技術(shù)部技術(shù)支持工程師。

２．３

數(shù)據(jù)采集作業(yè)員

主要為：了解檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)標(biāo)準和計算機軟件應(yīng)用等相關(guān)知識的我方數(shù)字化制作工作人員人員安排如下：職務(wù)職責(zé)人員備注管理人員項目負責(zé)人負責(zé)人員、資源的調(diào)配工作。

2．負責(zé)施工組織設(shè)計、管理。

３．負責(zé)施工條件的保障及與雙方關(guān)于項目進展?fàn)顟B(tài)的匯報和協(xié)調(diào)工作。

現(xiàn)場負責(zé)人1.負責(zé)與中心的檔案提卷和還卷等交接工作

2.負責(zé)現(xiàn)場的人員管理和加工管理

3.負責(zé)數(shù)據(jù)的終驗.

４。配合項目負責(zé)人做好與中心的溝通協(xié)調(diào)工作.數(shù)據(jù)采集人員掃描人員負責(zé)按制定的技術(shù)規(guī)范將檔案資料掃描掃描的時候一定要注意不能漏。圖像處理人員去污:將掃描獲取的圖像進行圖像去污;去黑邊及去雜點等;２.糾偏：將偏斜的圖像進行糾正處理；

3。文字處理:將不清楚的文字進行加深或變淺;

４。拼接:將頁面較大的圖像進行拼接處理;在進行圖像處理的時候，肯定是逐頁處理,所以要留意每一頁掃描的質(zhì)量,發(fā)現(xiàn)掃描質(zhì)量問題立即發(fā)還上一工序重掃并作好記錄圖像檢查人員檢查己完成掃描的圖片質(zhì)量檢查是否發(fā)生漏掃人員安排表１-１數(shù)字化掃描加工的軟、硬件準備3。1軟件系統(tǒng)的準備進行數(shù)字化掃描加工的軟件系統(tǒng)為電子檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字化掃描加工平臺等。3。２硬件的準備３。2。1配備硬件數(shù)量及檔次要視數(shù)據(jù)采集工作情況及數(shù)據(jù)量大小。3。２。2中心提供PC機作為采集作業(yè)使用.(我方也可以自己提供PC機）３．2。３場地:中心提供，場地的選擇應(yīng)以有自然光為主,這樣對檔案的掃描質(zhì)量提供了保證，加工場地應(yīng)離檔案儲存位置近，檔案加工場地應(yīng)該安裝監(jiān)控設(shè)備，這樣提高了借出檔案的安全性。３.2.4辦公用具：中心提供打印機(以實際用量為標(biāo)準）﹑辦公桌椅﹑檔案資料的裝訂及打印機所用的全部耗材、網(wǎng)線、交接機等.3。2。5現(xiàn)場負責(zé)人搭建起數(shù)字化加工場所的局域網(wǎng),實現(xiàn)設(shè)備的互聯(lián)互通。3.2.6現(xiàn)場負責(zé)人應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，保證借出檔案的安全性。3。２。7其他條件:提供電力和飲水軟、硬件準備如下：配置表1－1軟硬件名稱數(shù)量詳細配置響應(yīng)時間備注ＰC機業(yè)務(wù)系統(tǒng)正常運行所要求的最低配置項目開始需要到位高拍儀業(yè)務(wù)系統(tǒng)兼容的高拍儀。項目開始需要到位打印機及其它辦公設(shè)備項目開始需要到位四、確定數(shù)字化內(nèi)容、數(shù)量及用戶需求

在數(shù)據(jù)采集之前，首先要客觀真實統(tǒng)計數(shù)字化內(nèi)容和數(shù)量,確定用戶使用需求，然后制定對應(yīng)方案和技術(shù)控制以便準確地進行施工安排.4.1數(shù)據(jù)范圍數(shù)據(jù)范圍的前期調(diào)研，主要是了解客戶需要掃描的檔案門類,以及各門類檔案的整體情況,對哪些需要整理、哪些需要復(fù)印、哪些需要掃描、要著錄哪些額外字段等情況進行明確。4。2數(shù)量評估在鎖定數(shù)據(jù)范圍的基礎(chǔ)上，對當(dāng)前紙質(zhì)檔案進行數(shù)量評估（評估方式:從每類檔案中抽取若干樣本進行分析，根據(jù)分析結(jié)果取平均值匯總），評估結(jié)果可作為制定項目計劃的重要依據(jù)之一。4．３質(zhì)量評估紙張規(guī)格:A4及以下尺寸的檔案均可通過公司提供的拍照設(shè)備進行圖像采集,Ａ４以上尺寸檔案需要制定的設(shè)備處理;紙張質(zhì)量：實體檔案經(jīng)過多年的整理及存放,可能存在褶皺、折角、腐蝕、紙張老化等各種情況，這些問題會直接影響項目的工期及難度；評估完成后請現(xiàn)場負責(zé)人詳細填寫檔案評估報告單檔案評估報告單1—1檔案類型檔案數(shù)量詳細說明紙張情況用戶要求貸款檔案約盒約件確定數(shù)字化加工檔案總體數(shù)量的方法如下：從每類檔案中抽取若干樣本進行分析，根據(jù)分析結(jié)果取平均值匯總檔案總頁數(shù)=（樣本總頁數(shù)÷樣本數(shù)）×年度內(nèi)總盒數(shù)注：在抽檢樣本數(shù)時，一定要從各個年度多次抽檢。五、制定服務(wù)周期與計劃服務(wù)周期:現(xiàn)場項目負責(zé)人根據(jù)檔案總量及人員的配置就可制定出大體的服務(wù)周期.服務(wù)周期表1—１檔案類型工作總量人員配置硬件配置計劃工期風(fēng)險分析服務(wù)計劃:根據(jù)己制定好的服務(wù)周期就可制定服務(wù)計劃。服務(wù)計劃可分為年度計劃、每月計劃和每周計劃。周工作計劃表部門：提交人:提交日期：星期計劃工作量實際工作量是否完成未完成原因備注一二三四五月工作計劃表部門:提交人:提交日期：月份計劃工作量實際工作量是否完成未完成原因備注注：檔案掃描加工現(xiàn)場負責(zé)人每周、每月及時總結(jié)工作是否按計劃在進行？如果有問題，問題出現(xiàn)在哪里以及如何解決。風(fēng)險分析及控制：在進行掃描加工過程中,難免會遇到各式各樣的問題,現(xiàn)場負責(zé)人要及時把控各種風(fēng)險,將風(fēng)險化解掉。以免影響到項目的服務(wù)周期與計劃。風(fēng)險分析表1—1檔案類型風(fēng)險種類風(fēng)險分析風(fēng)險影響解決方法備注軟件類程序數(shù)據(jù)硬件類關(guān)系人客戶操作人員管理者不可遇測風(fēng)險確定掃描工作流程根據(jù)業(yè)務(wù)信息流程和檔案數(shù)據(jù)確定數(shù)字化掃描的工作流程，檔案數(shù)字化加工流程主要包括檔案接收、檔案整理和修復(fù)、案卷目錄/文件目錄的一稿雙錄、目錄建庫、檔案掃描、數(shù)據(jù)著錄及校對、掃描校對、圖像精細處理、圖像質(zhì)檢、光盤制作、掛庫、批量掛接、掛接校對、數(shù)據(jù)備份及備份檢查、檔案恢復(fù)、質(zhì)量監(jiān)控和檢驗、安全管理、在線調(diào)檔、報表打印、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、檔案歸還、提交成果數(shù)據(jù)光盤等主要加工環(huán)節(jié)。5。1檔案出庫檔案處理小組每天有專人負責(zé)和中心檔案管理人員進行檔案的領(lǐng)取工作,要祥細記錄每一次領(lǐng)取檔案的具體信息（全宗號，盒數(shù)等），由檔案處理小組負責(zé)人填寫檔案出庫單,中心檔案管理人員進行核對,沒有問題時雙方負責(zé)人進行簽字確認。雙方簽字完成后檔案才可以出庫，出庫之前現(xiàn)場負責(zé)人要對出庫檔案進行物理編碼。檔案交接單(出庫)檔案類型：交接日期:起號止號備注中心簽字:現(xiàn)場負責(zé)人簽字：5.2檔案整理為保證檔案數(shù)字化質(zhì)量,要對檔案進行初步的整理工作，首先要查看檔案信息是否清晰、完整.檔案的紙張有沒有破損？如果紙張破損嚴重的要先進行修復(fù)，然后再進行掃描，并進行記錄。在整理過程中同時記錄檔案的殘、缺、漏、損頁,并記錄紙張的畫幅大小和特性。整理后的檔案為了滿足掃描的要求,需要對檔案進行拆訂時，一定要保證檔案原件不受損害。填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單,詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)交接登記表檔案類型：填寫人：填寫日期:姓名總頁碼數(shù)備注解決方法檔案整理人員要認真填寫檔案交接表，如果檔案有什么問題要在表中記錄清楚.5．3檔案掃描對照需掃描加工的檔案原件在中心業(yè)務(wù)系統(tǒng)查詢到對應(yīng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，在進行圖片掃描之前，要先將手中檔案原件和檔案交接單所記錄的總頁數(shù)進行核對，如果發(fā)現(xiàn)頁數(shù)不一致，馬上交給現(xiàn)場負責(zé)人,現(xiàn)場負責(zé)人和整理人員進行溝通，看問題出現(xiàn)在哪里,解決完之后在進行文件的掃描上傳。根據(jù)檔案選擇適當(dāng)?shù)膾呙鑳x，同時根據(jù)中心的要求能夠區(qū)分出掃描件和非掃描件,掃描過程中一定要愛護檔案原件,對于在檔案掃描過程中出現(xiàn)的原件破損,一定要和中心進行溝通處理,不得私自處理。掃描完成的檔案要及時的整理好.掃描完成的圖片要根據(jù)中心的要求進行圖片處理。5.３。１掃描注意事項不同年代、不同裝訂形式、不同技術(shù)要求的檔案資料要采用不同型號的掃描儀和掃描工藝.例如:灰度、彩色頁檔案，膠封、不易拆卷的檔案,需采用平板掃描儀和不拆卷掃描儀。使用掃描儀掃描圖像時，應(yīng)先進行試掃,調(diào)整掃描儀參數(shù)，以使掃描后的圖像清晰，盡量無黑邊。工作時要小心謹慎，嚴禁撕毀、遺落或銷毀檔案資料,以及將檔案資料帶離現(xiàn)場。逐頁掃描時要仔細地核查檔案頁碼，如發(fā)現(xiàn)存在漏編、錯編頁號的情況，需及時補編、改編頁號。遇到因掃描儀故障導(dǎo)致的紙張卡紙或撕紙,必須小心取出破損的紙張，將其粘貼復(fù)原.一件資料掃描完成后，必須及時核對首尾頁是否正確，掃描圖像與原檔是否一致；對圖像出現(xiàn)的歪斜、黑邊進行處理.一批資料掃描結(jié)束后,必須核對該批資料中的掃描文件份數(shù)是否與檔案資料的結(jié)果一致，如不一致，要仔細核對,找出原因及時更正。較薄紙張（如信紙、便箋紙),應(yīng)在紙張下加入白色打印紙作襯，調(diào)整掃描儀進紙為厚紙模式并采用中、低速檔進行掃描;破損紙張，先進行修復(fù)再掃描。將修復(fù)后的紙張夾入透明塑料薄膜內(nèi),調(diào)整掃描儀進紙為厚紙模式并采用中、低速檔進行掃描。對于原件破損嚴重的修復(fù)資料，則采用平板掃描儀完成。底灰較深的紙張（如草漿紙、油印紙），如采用黑白二值掃描應(yīng)將掃描對比度及亮度適當(dāng)調(diào)低,如采用灰度掃描，也應(yīng)注意適當(dāng)調(diào)值。字跡較淺的資料(如鉛筆字）,如采用黑白二值掃描應(yīng)調(diào)節(jié)掃描臨界值（閾值),拉大字跡與原稿的反差，效果不理想采用灰度掃描時也應(yīng)注意調(diào)值.如紙張幅面較長但幅寬不超過A3，可采用掃描儀長紙掃描功能，根據(jù)紙張狀況設(shè)定合適的掃描幅長即可。如紙線幅寬超過A３,則采用寬幅掃描設(shè)備進行掃描，或者分區(qū)掃描后進行圖像拼接,拼接成一個完整的圖像。掃描分辨率至少采用300DＰI。若檔案原件質(zhì)量較差,應(yīng)提高掃描分辨率,以使掃描資料能夠滿足計算機字符識別軟件（OCR軟件）智能識別的需要.每掃描一頁圖像,保存成一個文件?；叶葤呙璞４鏋镴PG文件或TIFF文件，以統(tǒng)一的保存格式為佳,電子文件的命名要求有明確統(tǒng)一的規(guī)則.掃描文檔的數(shù)量和存儲順序應(yīng)與原檔案資料的數(shù)量和順序一致.５.4檔案還原需要拆訂的檔案在掃描完成后要根據(jù)中心的要求進行檔案還原裝訂,在裝訂的過程中要按照檔案交接單所記錄的順序、頁碼進行還原，要保證檔案的排列順序不變，不錯頁、不漏頁。保證裝訂完成后檔案的正確性和完整性。注：檔案交接單不管流到哪個工作節(jié)點，具體負責(zé)的人都要簽字。5。5檔案還庫加工完的檔案由檔案處理小組負責(zé)人按照檔案出庫單進行歸還,由中心檔案管理人員進行核對(全宗號、盒數(shù)等)確認沒問題后由檔案管理人員和小組負責(zé)人進行簽字歸還。附件1業(yè)務(wù)掃描說明書３.１安裝插件為了保證業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的掃描按鈕能夠正常使用，需安裝一個掃描插件，方法如下：3．1.1雙擊ＳmaｒｔSｃａnActｉveXContral插件，彈出安裝界面如圖：3.１。2點擊繼續(xù)，如圖：瀏覽：點擊瀏覽可以改變插件的安裝路徑。3.1.３再點擊繼續(xù)，如圖:3.１.4再點擊安裝,插件開始自動安裝，直至安裝完畢。3。2測試插件點擊菜單欄中新安裝插件自動生成的文件夾SmartScanAcｔiveＸＣonｔral，選擇發(fā)布所需文件夾，返回上一級菜單選擇Samｐｌｅ文件夾，打開測試頁面（用ＩE瀏覽器打開)，如圖:彈出如圖掃描頁面,掃描插件安裝成功。如沒有正常彈出如圖頁面，請按上面方法重新安裝掃描插件。說明：測試頁面也可以用谷歌瀏覽器打開，但需安裝一個谷歌網(wǎng)銀助手暫不詳細說明.3．3支取檔案掃描流程使用IE瀏覽器正確進入業(yè)務(wù)系統(tǒng)后，選擇業(yè)務(wù)應(yīng)用－-歸集提取-－提取業(yè)務(wù)在頁面左側(cè)選擇提取查詢?nèi)鐖D:在圖中紅框的位置輸入相應(yīng)的檢索條件，點擊“查詢"按鈕選擇需要上傳文件的檔案記錄，點擊“檔案掃描”按鈕，打開掃描頁面;檔案信息顯示區(qū)圖片顯示區(qū)操作按鈕圖片調(diào)整按鈕檔案信息顯示區(qū)圖片顯示區(qū)操作按鈕圖片調(diào)整按鈕在掃描儀中放入要掃描的文件資料，確認掃描儀與電腦正確連接并正常啟動后，點擊“添掃”按鈕或者點擊“導(dǎo)入”按鈕，導(dǎo)入保存在本地電腦中的圖片文件（支持ｊpg格式圖片導(dǎo)入）；圖片導(dǎo)入完畢或文件掃描結(jié)束后，可以在圖片顯示區(qū)域瀏覽掃描或?qū)氲膱D片,點擊“上傳”按鈕，上傳圖片保存到檔案FTP服務(wù)器中,注意，上傳的圖片需要進行分類后才能上傳；如果上傳的圖片沒有進行分類，會提示圖片未分類，無法上傳;分類設(shè)置完畢后，在圖片顯示區(qū)使用鼠標(biāo)右鍵點擊需要分類的圖片,選擇分類,將所有的圖片分類完畢后,點擊上傳,如果提示“上傳成功”則表示圖片已經(jīng)正常保存到檔案FTP服務(wù)器中，可以在業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行查看了；點擊掃描頁面右上角的“ｘ”,關(guān)閉掃描頁面。查看:己經(jīng)完成掃描的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),可以通過“查看”