淺析提高地勘單位文書檔案管理

淺析提高地勘單位文書檔案管理

Summary：文書檔案是地勘單位的重要信息來源，目前許多地勘單位重視地質(zhì)資料檔案，而忽略文書檔案的管理開發(fā)和利用。文書檔案在日常檔案管理中普遍存在信息搜集落后，開發(fā)利用力低，信息化數(shù)字化亟待完善等問題，本文將對地勘單位的文書檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，研究如何有效提升地勘單位文書檔案的管理和應(yīng)用。Keys：檔案工作；檔案開發(fā)；檔案信息化檔案工作是地勘單位推進(jìn)各項事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，既能為現(xiàn)階段的各項工作提供決策指導(dǎo)又能提供重要的歷史憑證。如何有效管理好檔案、利用好檔案是新時代地勘單位檔案工作的一項重要課題。一、地勘單位文書檔案管理存在的問題（一）檔案搜集滯后。一是檔案意識方面。近年來，隨著檔案法律法規(guī)宣傳工作的大力開展，絕大多數(shù)工作人員對檔案管理工作的意識有一定的加強(qiáng)，但仍存在檔案具體搜集工作落實不到位的情況。比如因為工作繁忙而弱化資料成檔的工作，認(rèn)為主要工作完成即可，認(rèn)為歸檔是檔案管理部門的工作，最終導(dǎo)致到最后時間節(jié)點匆忙搜集資料，使得檔案搜集工作滯后。二是業(yè)務(wù)能力方面。對于一般地勘單位而言，為簡化管理一般將檔案管理職能綜合到辦公室中。而辦公室工作一般忙碌繁雜，很多單位則是安排辦公室工作人員兼職檔案管理工作，他們既要處理辦文辦會辦事，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項任務(wù)，又要做好各類檔案的搜集整理和歸檔?？陀^的繁忙造成對檔案工作投入時間不足，沒有時間用心鉆研檔案的最新方向、制度辦法等，最終導(dǎo)致歸檔速度不快，質(zhì)量不高，整體工作滯后。（二）信息化程度低。一是信息化管理理念方面。許多地勘單位缺乏對檔案主動進(jìn)行信息化的意識，只認(rèn)原始紙質(zhì)資料，不認(rèn)電子版資料，造成存量檔案數(shù)字化不足，增量檔案信息化不足，檔案信息系統(tǒng)建設(shè)落后，檔案歸檔工作原始且效率不高。二是信息化人才方面。地勘單位作為歷史悠久的傳統(tǒng)找礦單位，整體信息化程度不足，檔案方面雖然一般引入了單機(jī)版的檔案管理軟件，但因為缺乏檔案管理信息化專業(yè)人才，存在對軟件更新不及時、錄入不規(guī)范、門類未更新等問題，只能僅靠錄入簡單的目錄和檔案管理系統(tǒng)來進(jìn)行信息化。（三）檔案利用水平有待提高。一是檔案管理人員提供利用服務(wù)意識不強(qiáng)。目前大多數(shù)參與檔案歸檔具體工作的工作人員仍然停留在重歸檔輕利用服務(wù)的狀態(tài)，僅僅只按照規(guī)定做好搜集、整理、歸檔等工作，沒有從檔案開發(fā)利用的角度來深入考慮，降低了檔案查找的效率，降低了檔案的利用水平。二是主動開發(fā)利用檔案不夠。目前大多數(shù)的檔案開發(fā)和利用還停留在查詢或“等客上門”的狀態(tài)，往往是業(yè)務(wù)部門根據(jù)自身工作需要，對檔案進(jìn)行查詢后即結(jié)束。檔案部門主動根據(jù)時代發(fā)展，開發(fā)利用檔案的不多，造成檔案的“寶庫”開發(fā)利用不高二、如何提升地勘單位文書檔案管理和利用水平（一）加強(qiáng)檔案整理工作。一是提高檔案管理意識。單位的層面，應(yīng)該提高對檔案工作的認(rèn)識和了解，摒棄“只要找到就行了”的思想，而需要理解檔案是一項專業(yè)性強(qiáng)，系統(tǒng)性強(qiáng)的工作，優(yōu)秀的檔案利用案例往往是建立在扎實的檔案歸檔基礎(chǔ)上。應(yīng)適當(dāng)加大檔案經(jīng)費投入，引進(jìn)各類檔案管理設(shè)施，提高檔案管理人員的待遇。業(yè)務(wù)部門層面，應(yīng)提高辦文人員的檔案意識，提高行文、辦文質(zhì)量，及時準(zhǔn)確做好文件的記錄工作，交給檔案管理人員前做好粗略文件分類，從檔案管理的源頭上控制質(zhì)量，為后期檔案歸檔工作減輕壓力。二是提高檔案管理業(yè)務(wù)能力。要加強(qiáng)檔案管理人員配置，針對部分單位檔案歸檔壓力大的情況，可以配置專職檔案員，專門從事檔案管理歸檔工作，從而大大提高檔案歸檔的質(zhì)量和速度。要加強(qiáng)對專、兼職檔案管理員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極組織參加省市地方組織的各類檔案技能培訓(xùn)，使他們充分了解現(xiàn)階段檔案事業(yè)的發(fā)展方向，充分學(xué)習(xí)目前先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，充分掌握最新檔案管理的規(guī)章制度，全面提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力。（二）加強(qiáng)檔案信息化水平建設(shè)。一是更新檔案管理理念。各地勘單位應(yīng)不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識，了解檔案管理的各項先進(jìn)技術(shù)，更新檔案管理知識體系。充分了解數(shù)字化時代對檔案管理的影響，理解信息化對檔案工作的重要性。將歷史存量檔案有計劃的逐漸數(shù)字化，便于今后查找利用，也便于電子化的永久保存。引入先進(jìn)的檔案管理信息系統(tǒng)，在嚴(yán)格遵守涉密相關(guān)管理規(guī)定的前提下，充分利用先進(jìn)的計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，為地勘單位檔案管理信息化提供良好的載體。二是培養(yǎng)、引進(jìn)數(shù)字化檔案管理復(fù)合型人才。人才是檔案管理工作至關(guān)重要的因素，而既懂公文流轉(zhuǎn)、文書歸檔，又懂?dāng)?shù)字化、信息化知識的人才更加重要。地勘單位可以對現(xiàn)有文書檔案管理人員進(jìn)行數(shù)字化、信息化管理培訓(xùn)，也可以對信息化人才進(jìn)行公文文書和檔案管理培訓(xùn)，互補式提升他們各自的業(yè)務(wù)水平。也可以根據(jù)自己實際，直接引進(jìn)檔案數(shù)字化管理人才，或抽調(diào)相關(guān)工作人員到具有數(shù)字化檔案管理經(jīng)驗的工作進(jìn)行學(xué)習(xí)，最終組建自身的專業(yè)檔案數(shù)字化、信息化管理團(tuán)隊，服務(wù)地勘單位檔案數(shù)據(jù)的保存和管理，為地勘單位檔案資料的數(shù)字化共享打下基礎(chǔ)。（三）提高檔案利用水平。一是提高檔案管理人員的服務(wù)意識。要解放思想，更新觀念，在日常檔案歸檔工作中，多思考有沒有開發(fā)利用的潛力，思考如何歸檔能更方便查閱，從而提高檔案利用效率，真正起到為本部門甚至本地區(qū)經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展服務(wù)的作用。二是提高檔案開發(fā)利用人員的積極性。檔案工作人員方面，要提高主動開發(fā)檔案的意識，在前期充分整理歸檔的基礎(chǔ)上，結(jié)合時代發(fā)展和各項工作安排，主動對歷史檔案進(jìn)行開發(fā)，找出檔案中的“富礦”，為各項工作的開展、特別是宣傳工作的開展提供歷史的縱深。業(yè)務(wù)職能部門方面，在查詢利用檔案之后，應(yīng)主動對檔案利用的情況進(jìn)行總結(jié)，形成檔案利用報告，有始有終。三、結(jié)語地勘單位在注重地質(zhì)資料檔案的同時，也應(yīng)加強(qiáng)文書檔案的管理、利用和開發(fā)，緊跟時代發(fā)展，努力提高檔案管理人員