《新編秘書(shū)理論與實(shí)務(wù)》課件第三單元 項(xiàng)目二

項(xiàng)目二會(huì)前準(zhǔn)備010203擬定會(huì)議議程和日程選擇、布置會(huì)議場(chǎng)所擬寫(xiě)、發(fā)送會(huì)議信息目錄04準(zhǔn)備會(huì)議資料和會(huì)議用品05會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算與管理01擬定會(huì)議議程和日程任務(wù)一、會(huì)前的準(zhǔn)備工作(1)擬定會(huì)議議程和日程等會(huì)議文件。(2)選擇、布置會(huì)議場(chǎng)所。(3)擬寫(xiě)、發(fā)送會(huì)議信息。(4)準(zhǔn)備會(huì)議資料和會(huì)議用品。(5)預(yù)算和申請(qǐng)會(huì)議經(jīng)費(fèi)。二、擬寫(xiě)會(huì)議議程1.標(biāo)題的擬寫(xiě)：通常情況下,擬召開(kāi)的“會(huì)議名稱(chēng)+議程”,即成為此次會(huì)議議程的標(biāo)題。2.題注的擬寫(xiě)：(1)議程如未經(jīng)大會(huì)審議,應(yīng)在標(biāo)題后面或者下方居中處,用圓括號(hào)注明“草案”二字。(2)議程如已獲大會(huì)審議通過(guò),則去掉“草案”二字,在標(biāo)題下方注明該議程通過(guò)的日期、會(huì)議名稱(chēng),并用圓括號(hào)括入。(3)無(wú)須大會(huì)通過(guò)的議程,可注明會(huì)議的起訖日期3.正文的擬寫(xiě)4.落款：(1)會(huì)議組織機(jī)構(gòu)確定的議程,應(yīng)當(dāng)標(biāo)明制定機(jī)構(gòu)的名稱(chēng),如“秘書(shū)處”(2)由會(huì)議通過(guò)的議程不用標(biāo)寫(xiě)落款。5.制定日期三、擬寫(xiě)會(huì)議日程會(huì)議日程表必須包括:具體明確的會(huì)議時(shí)間、會(huì)議的內(nèi)容(包括報(bào)到、招待會(huì)、參觀(guān)、考察、娛樂(lè)等輔助活動(dòng)和工作環(huán)節(jié),都要明確寫(xiě)出)、會(huì)議地點(diǎn)、當(dāng)次會(huì)議(活動(dòng))的主持人(或負(fù)責(zé)人)。一個(gè)完整的會(huì)議日程通常由標(biāo)題、正文和落款三部分組成。四、擬寫(xiě)會(huì)議程序正大公司2014年度工作總結(jié)大會(huì)會(huì)議程序:(1)主持人宣布正大公司年度總結(jié)大會(huì)正式開(kāi)始。(2)公司總經(jīng)理彭程先生做2014年度公司工作總結(jié)報(bào)告。(3)會(huì)議分組討論總結(jié)報(bào)告。(4)各小組代表大會(huì)發(fā)言。(5)公司副總經(jīng)理劉青小姐做大會(huì)總結(jié)發(fā)言。(6)宣布散會(huì),會(huì)議結(jié)束。02選擇、布置會(huì)議場(chǎng)所任務(wù)一、考察、選定會(huì)議地點(diǎn)1.認(rèn)真考察和選擇會(huì)場(chǎng)的意義：好的會(huì)場(chǎng)能營(yíng)造出恰當(dāng)?shù)姆諊?有利于推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程,幫助實(shí)現(xiàn)會(huì)議效果;反之,則可能阻礙會(huì)議的進(jìn)程,給會(huì)議的組織者帶來(lái)許多意想不到的麻煩,也給與會(huì)者造成諸多的不便或不適。2.如何選擇會(huì)議場(chǎng)地：大小規(guī)格環(huán)境交通條件考察現(xiàn)成的專(zhuān)業(yè)性會(huì)場(chǎng)會(huì)場(chǎng)考察情況記錄表二、布置會(huì)場(chǎng)1.會(huì)場(chǎng)布置的作用：(1)充分利用場(chǎng)地,在會(huì)場(chǎng)面積有限的情況下合理安排座位格局,最大限度地利用會(huì)場(chǎng)。(2)提供完備的會(huì)議設(shè)施,確保實(shí)現(xiàn)會(huì)議的各項(xiàng)需要。(3)安排好座位、座次、導(dǎo)引、保衛(wèi)等,充分體現(xiàn)出會(huì)議的嚴(yán)肅性和有序性。(4)可以運(yùn)用座位格局和會(huì)場(chǎng)裝飾的特殊效果,營(yíng)造適當(dāng)?shù)臅?huì)議氣氛,幫助實(shí)現(xiàn)會(huì)議效果。二、布置會(huì)場(chǎng)2.會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)的原則：黨的代表會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求樸素大方;人民代表大會(huì)會(huì)場(chǎng)要求莊嚴(yán)隆重;慶祝大會(huì)、表彰大會(huì)會(huì)場(chǎng)要求喜慶熱烈;追悼會(huì)會(huì)場(chǎng)要求莊重肅穆;座談會(huì)會(huì)場(chǎng)要求和諧融洽;紀(jì)念性會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求隆重典雅;日常工作會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求簡(jiǎn)單實(shí)用。二、布置會(huì)場(chǎng)3.會(huì)場(chǎng)布置的方式：(1)主席臺(tái)的布置。1)主席臺(tái)前幕:可在其上方懸掛醒目的會(huì)標(biāo)。2)主席臺(tái)后幕:可在其居中處懸掛會(huì)徽。3)主席臺(tái)中央:設(shè)與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓的座位,座位要求排列座次。4)主席臺(tái)下或周?chē)?可適當(dāng)擺放綠色植物或鮮花作裝飾點(diǎn)綴。(2)主席臺(tái)座位及座次的安排。二、布置會(huì)場(chǎng)(3)會(huì)場(chǎng)整體布置的方式。1)相對(duì)式:具體有弦月式、禮堂式等。2)全圍式:具體有圓桌式、橢圓式、方形中空式、多邊形式等。3)半圍式:有馬蹄形、T字形和方拱形等。4)分散式:即將會(huì)場(chǎng)分成若干個(gè)中心,每個(gè)中心設(shè)一個(gè)圓桌。二、布置會(huì)場(chǎng)(4)代表席的安排方法：可將與會(huì)代表名單按姓氏筆畫(huà)排列后再排座,也可按不同領(lǐng)域的代表團(tuán)名稱(chēng)來(lái)安排大塊座位區(qū)域,還可以按與會(huì)代表所屬的地區(qū)來(lái)安排就座區(qū)域,或者直接按人名擺放座簽落實(shí)各人座位。03擬寫(xiě)、發(fā)送會(huì)議信息任務(wù)一、會(huì)議通知的作用及要求主要目的是讓與會(huì)者能清楚即將出席的會(huì)議的內(nèi)容及安排,使他們能在到會(huì)前做好充分的準(zhǔn)備(包括辦公用品、私人物品等方面的準(zhǔn)備),從而有助于保證會(huì)議的質(zhì)量。二、擬寫(xiě)會(huì)議通知1.會(huì)議通知的基本內(nèi)容(1)稱(chēng)呼:被通知者(此部分有些通知省略不用)。(2)會(huì)議名稱(chēng)。(3)會(huì)議時(shí)間:具體日期和會(huì)期長(zhǎng)短。(4)會(huì)議地點(diǎn):具體地址及交通線(xiàn)路(此部分如內(nèi)容多,可以用附件形式附于通知正文之后)。(5)出席對(duì)象:簡(jiǎn)要列舉參會(huì)的主要人員。(6)議事日程。(7)通知者或授權(quán)者。(8)注意事項(xiàng)(此部分有些通知省略)。(9)發(fā)文單位署名及日期。二、擬寫(xiě)會(huì)議通知2.會(huì)議通知的常用形式(1)文件式會(huì)議通知。二、擬寫(xiě)會(huì)議通知2.會(huì)議通知的常用形式(2)備忘錄式會(huì)議通知。(3)請(qǐng)柬式會(huì)議通知。會(huì)議通知××××××:茲定于×月×日上午8:30~9:00在公司三樓會(huì)議室召開(kāi)各部門(mén)經(jīng)理每周工作例會(huì),請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。×××公司辦公室××年×月×日××先生:為慶祝我校建校50周年,定于二一四年十月十日上午九時(shí),在本校中心會(huì)堂召開(kāi)×××學(xué)校建校五十周年座談會(huì)。敬請(qǐng)光臨×××學(xué)校二一四年九月十日二、擬寫(xiě)會(huì)議通知2.會(huì)議通知的常用形式(4)海報(bào)式會(huì)議通知。(5)公告式會(huì)議通知。第八屆校園文化藝術(shù)節(jié)文學(xué)鑒賞座談會(huì)海報(bào)在學(xué)院第八屆校園文化藝術(shù)節(jié)來(lái)臨之際,文學(xué)社特邀××大學(xué)的××教授和××大學(xué)的××教授前來(lái)我校,與我校的文學(xué)愛(ài)好者進(jìn)行座談交流。本次座談會(huì)主題:××××××座談時(shí)間:××××××座談地點(diǎn):××××××座談會(huì)主辦:學(xué)院文學(xué)社歡迎本社成員及校內(nèi)廣大的文學(xué)愛(ài)好者踴躍參加座談交流!三、會(huì)議通知的發(fā)送方式郵寄電話(huà)電子郵件傳真04準(zhǔn)備會(huì)議資料和會(huì)議用品任務(wù)一、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料1.需要準(zhǔn)備的會(huì)議文件資料：(1)開(kāi)幕詞(閉幕詞)(2)講話(huà)稿(3)工作報(bào)告(4)議程表、日程表、程序表(5)與會(huì)人員名單2.會(huì)前擬寫(xiě)文件的分工：(1)專(zhuān)門(mén)的秘書(shū)團(tuán)或?qū)懽靼嘧悠鸩葜匾募?2)會(huì)議籌備辦公室或秘書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)一般會(huì)議文件(3)各職能部門(mén)負(fù)責(zé)專(zhuān)門(mén)材料或業(yè)務(wù)性資料(4)發(fā)言單位或個(gè)人負(fù)責(zé)本部門(mén)發(fā)言稿或交流材料。一、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料3.準(zhǔn)備重要會(huì)議文件的程序4.會(huì)前文書(shū)整理工作：(1)擬制文件清單。(2)檢查文件。(3)盡快檢查、核對(duì)、發(fā)送會(huì)議通知(4)印制講話(huà)稿、會(huì)議日程安排表、會(huì)場(chǎng)指示圖、賓館內(nèi)部示意圖等文件交擬議擬撰擬審核簽發(fā)印制一、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料5.會(huì)前文件資料的發(fā)放工作準(zhǔn)備：(1)文件分裝。(2)文件袋編號(hào)。(3)文件發(fā)放：1)簽到時(shí)發(fā)放,由工作人員逐個(gè)發(fā)放到每位與會(huì)者手中。2)會(huì)前擺放在座位上,與會(huì)者依次就座后即可讀取材料。此法適用于主席臺(tái)或小型決策型會(huì)議。3)包裝成堆,按到會(huì)部門(mén)登記情況統(tǒng)一領(lǐng)取發(fā)放。二、準(zhǔn)備會(huì)議用品會(huì)議過(guò)程中會(huì)消耗一些紙、筆、水、文件袋等會(huì)議用品,這些屬于會(huì)議的消耗品,需要會(huì)議組織者根據(jù)會(huì)議預(yù)算和實(shí)際需要在會(huì)前做好充分考慮,逐一落實(shí)好會(huì)議用品可隨會(huì)議文件一同裝袋發(fā)放,也可以擺放在會(huì)場(chǎng)與會(huì)者的座位上,還可以采取不統(tǒng)一配發(fā),由與會(huì)者按需取用的方式來(lái)發(fā)放05會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算與管理任務(wù)一、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的目的編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算,其實(shí)就是對(duì)會(huì)議收入和會(huì)議支出進(jìn)行理性的預(yù)測(cè),估算會(huì)議未來(lái)的收入額,并將這些收入合理分配到各項(xiàng)會(huì)議活動(dòng)的開(kāi)支中去。二、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的內(nèi)容和計(jì)算方法1.會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算項(xiàng)目：(1)會(huì)議費(fèi)用(2)資料費(fèi)用(