電子檔倉庫管理

電子檔倉庫管理第1頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二課堂要求

歡迎閣下參加本次課程，本課程將為您打下一個良好的基礎(chǔ)，提高您的能力和水平。請注意以下的幾點：1、手機請將您的手機開為振動或關(guān)閉。2、吸煙在課堂內(nèi)請不要吸煙。3、其它課期間請不要大聲喧嘩,舉手提問；不要隨意走動。第2頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二電子檔Access倉庫管理第3頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二2.1“貨架”——認(rèn)識“表”的結(jié)構(gòu)如果將數(shù)據(jù)庫比作倉庫，那么數(shù)據(jù)庫中的“表”就是倉庫中的單個貨架。貨架上按照物品特性和倉儲空間，有規(guī)律的碼垛著各種貨物。第4頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二字段字段屬性第5頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二2.2存儲數(shù)據(jù)的架構(gòu)——創(chuàng)建表2.2.1輸入數(shù)據(jù)直接創(chuàng)建表123雙擊直接輸入單擊第6頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二單擊456單擊輸入第7頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二2.2.2使用“表模板”創(chuàng)建表選擇1單擊23設(shè)置“表”字段第8頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二2.2.3通過“表設(shè)計器”創(chuàng)建表1單擊“表設(shè)計”按鈕2單擊“創(chuàng)建”標(biāo)簽第9頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二34輸入字段名稱選擇數(shù)據(jù)類型在此可設(shè)置字段參數(shù)第10頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二右擊“ID”5選擇“主鍵”6第11頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二新建“部門”字段7單擊8第12頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二單擊9輸入單擊1011創(chuàng)建的“部門表”第13頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二2.2.4邊學(xué)邊練：“計件工資管理系統(tǒng)”的表對于一個中小規(guī)模的加工廠來說，工人工資多采用底薪加計件工資制，使用此種方法的優(yōu)點是可以有效的激發(fā)員工的積極性，缺點是工資不易管理，容易出現(xiàn)錯誤，因此建立一個簡單靈巧的工資管理系統(tǒng)，是很多企業(yè)所關(guān)注的。本書將自始至終、貫穿全文，在“邊學(xué)邊練”中以實例的形式講述計件工資管理系統(tǒng)的創(chuàng)建。下邊我們首先來了解一下在計件工資管理系統(tǒng)中需要創(chuàng)建的表格。第14頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二第15頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二2單擊“創(chuàng)建”設(shè)置主鍵1單擊“表設(shè)計”按要求輸入相應(yīng)的“字段名稱”，并設(shè)置字段的”數(shù)據(jù)類型“34第16頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二選中“性別”字段5在“有效性規(guī)則”屬性中輸入：“男“Or“女”7設(shè)置字段大小為26創(chuàng)建了“人事表”后，按照相同的操作步驟，創(chuàng)建其他表按照相同的步驟設(shè)置其它字段的“常規(guī)”屬性。設(shè)置完畢后將此對話框關(guān)閉，并選擇保存為“人事表”后，即可完成此表的創(chuàng)建8第17頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二2.3規(guī)劃“容器”——“表”中“字段”的設(shè)置2.3.1Access2007中的字段類型在Access2007數(shù)據(jù)庫中共有11種可用的數(shù)據(jù)類型：文本、備注、數(shù)字、日期時間、貨幣、自動編號、是/否、OLE對象、超級鏈接、附件和查詢，它們的作用如表所示。第18頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二第19頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二某種數(shù)據(jù)具體需要使用什么類型的字段存放，我們主要需要考慮如下幾個方面的內(nèi)容。1、字段存儲的是什么樣的數(shù)據(jù)。如中英文文字可以存儲在文本型字段里，卻不能存儲在數(shù)字型字段里。2、要存儲數(shù)據(jù)的大小，即數(shù)據(jù)需要的存儲空間的大小。文本型字段只能存儲255個字符，如果您需要存儲一篇文章，則可以考慮使用備注（存儲65535個字符）型字段。第20頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二3、是否需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行計算以及需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行何種計算。Access2007可以對數(shù)字型、貨幣型數(shù)據(jù)進(jìn)行求和計算，但對文本型、備注型數(shù)據(jù)則不能求和。4、是否需要排序或索引字段。備注、超級鏈接型及OLE對象型字段均不能使用排序與索引。另外文本型字段中存放的數(shù)字，將按字符串性質(zhì)進(jìn)行排序，而不是按大小排序，如1，11，120，2，21，210。5、是否需要在查詢或報表中對記錄進(jìn)行分組。備注型、超級鏈接型及OLE對象型字段無法進(jìn)行分組。第21頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二2.3.2Access2007的“字段”屬性在確定了數(shù)據(jù)類型之后，還應(yīng)設(shè)定字段的屬性，才能更準(zhǔn)確地確定數(shù)據(jù)在表中的存儲格式。右擊“人事表”，選擇“設(shè)計視圖”命令12選中“姓名”字段文本型字段的15個屬性第22頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二“字段大小”屬性的意義為：“字段大小”屬性用于限定文本字段的大小和數(shù)字型數(shù)據(jù)的類型。文本型字段的字段大小屬性是指文本型數(shù)據(jù)保存的大小和顯示的大小。在默認(rèn)情況下為50字節(jié)。文本型數(shù)據(jù)的大小范圍為0～255個字節(jié)。數(shù)字型的“字段大小”屬性是指數(shù)字型數(shù)據(jù)的類型，不同類型的數(shù)字型數(shù)據(jù)的大小范圍亦不相同。至于其它字段，這里不再詳細(xì)敘述。第23頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二2.3.3設(shè)置“字段”的顯示和打印格式1．文字型數(shù)據(jù)“格式”的設(shè)置方法我們以前邊創(chuàng)建的“部門表”為例，講述文字型數(shù)據(jù)“格式”的設(shè)置方法。我們先來看一下設(shè)置前和設(shè)置后的效果。設(shè)置前設(shè)置后第24頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二選中此數(shù)據(jù)類型12在格式欄中輸入：“所在部門是：&&&&&[藍(lán)色]”通過這些設(shè)置就會實現(xiàn)上邊的效果了右擊我們前邊創(chuàng)建的“部門表”，選擇“設(shè)計視圖”命令，打開此表的設(shè)計視圖窗口第25頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二2．?dāng)?shù)字與貨幣型數(shù)據(jù)“格式”的設(shè)置方法右擊“部門表”，選擇“設(shè)計視圖”命令打開此表的設(shè)計視圖窗口添加此字段，并將數(shù)據(jù)類型設(shè)置為“數(shù)字”

12單擊格式旁的下拉箭頭，可以選擇所要設(shè)置的貨幣格式這樣即設(shè)置了貨幣型數(shù)據(jù)類型第26頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二3．日期型數(shù)據(jù)“格式”的設(shè)置方法右擊“部門表”，選擇“設(shè)計視圖”命令打開此表的設(shè)計視圖窗口添加此字段，并將數(shù)據(jù)類型設(shè)置為“日期/時間”

12單擊格式旁的下拉箭頭，選擇所要設(shè)置的“日期/時間”格式這樣即設(shè)置了日期數(shù)據(jù)類型第27頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二2.3.4設(shè)置字段的輸入格式用戶在表格中輸入數(shù)據(jù)時，為了避免錯誤，有可能需要對輸入的內(nèi)容進(jìn)行限制，比如會要求在輸入“電話號碼”時，不能輸入字母和漢字，而且位數(shù)不能輸入錯誤。為了實現(xiàn)這些功能，我們需要設(shè)置字段的“輸入掩碼”屬性。字段的“輸入掩碼”屬性用來要求用戶必須按照特定的格式來輸入數(shù)據(jù)。第28頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二1．使用向?qū)гO(shè)置“輸入掩碼”

右擊“部門表”，選擇“設(shè)計視圖”命令打開此表的設(shè)計視圖窗口新建“部門電話”字段，并將數(shù)據(jù)類型設(shè)置為“文本”13選中“輸入掩碼”文本框單擊打開對話框按鈕繼續(xù)2第29頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二4單擊輸入56單擊第30頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二8單擊3次“下一步”按鈕7單擊“完成”按鈕產(chǎn)品表的數(shù)據(jù)輸入窗口點中此處將會見到輸入掩碼，并可按要求輸入數(shù)據(jù)第31頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二2．通過直接輸入格式符號設(shè)置輸入掩碼使用格式符號自定義“輸入掩碼”可以更靈活、方便的定義所輸入的格式。比如我們可以在“輸入掩碼”對話框中輸入“Password”，這樣，用戶輸入的所有字符就可以被“*”所掩蓋。第32頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二2.3.5設(shè)置字段的默認(rèn)值如果某個值在某個字段中出現(xiàn)的幾率特別高，那么您最好將此數(shù)據(jù)值設(shè)置為此字段的默認(rèn)值，操作步驟如下。右擊“部門表”，選擇“設(shè)計視圖”命令，打開此表的設(shè)計視圖窗口選中“錄入時間”字段1輸入“Now()”字符2自動填充的當(dāng)前日期和時間第33頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二2.3.6設(shè)置字段輸入的有效性規(guī)則如果我們的表中有一個字段為“性別”，那么在這個字段中，就應(yīng)當(dāng)只能輸入“男”或“女”，而不能輸入其它的字符，這時我們應(yīng)該怎么設(shè)置呢？這時使用字段的“格式”屬性已無法實現(xiàn)這個要求了，而必須設(shè)置字段的“有效性規(guī)則”屬性。有效性規(guī)則的設(shè)置方法如下。第34頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二選中“性別”字段1右擊“人事表”，選擇“設(shè)計視圖”命令打開此表的設(shè)計視圖窗口在有效性規(guī)則中輸入：“男”

Or“女”2系統(tǒng)出現(xiàn)的提示在“性別”字段輸入了錯誤的字符第35頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二2.3.7使用“查閱向?qū)А眲?chuàng)建“下拉列表”使用查閱向?qū)У淖罱K結(jié)果就是在我們的輸入表中產(chǎn)生下拉選擇列表（如下圖所示）。下拉選擇列表的使用，可以節(jié)省錄入數(shù)據(jù)的時間。表中字段的下拉列表第36頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二按圖中所示，建立這樣一個表，表中數(shù)據(jù)為空1選中“所在部門”的數(shù)據(jù)類型，選擇“查閱向?qū)А泵?第37頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二單擊“下一步”按鈕3選擇“部門表”45單擊“下一步”按鈕繼續(xù)第38頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二選中“部門”項69單擊“選中”按鈕7單擊“下一步”按鈕繼續(xù)8保持系統(tǒng)默認(rèn)，單擊“下一步”按鈕繼續(xù)第39頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二單擊“下一步”按鈕繼續(xù)11用鼠標(biāo)拖拽調(diào)整列寬10單擊“完成”按鈕12第40頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二2.3.8邊學(xué)邊練：為計件工資管理系統(tǒng)添加下拉菜單選擇此項后，按照2.3.7節(jié)中的描述進(jìn)行操作就可以了第41頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二2.4“歸類”引用——設(shè)置“表”的關(guān)系我們可以使用數(shù)據(jù)表間的對應(yīng)列將Access2007中的數(shù)據(jù)表關(guān)聯(lián)起來。如下圖所示兩個表間的對應(yīng)關(guān)系，下邊講述一下表間關(guān)系的創(chuàng)建方法。第42頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二單擊此按鈕1單擊此按鈕2選擇表單擊34拖動建立表關(guān)系5第43頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二這里可以對表間的關(guān)系進(jìn)行設(shè)置，然后單擊“確定”按鈕即可6第44頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二2.5“容器”包裝——設(shè)計“表”的外觀2.5.1隱藏和凍結(jié)列數(shù)據(jù)表打開后，Access2007會以默認(rèn)的格式進(jìn)行顯示，此時他所顯示的字體大小，列寬和行寬、分割線等并不一定符合我們的要求。為了方便我們的工作，我們不妨對他進(jìn)行設(shè)置。首先我們來看一下“隱藏”和“凍結(jié)列”的方法。第45頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二1．隱藏列右擊列標(biāo)題，選擇“隱藏列”命令，即可將此列隱藏首先打開“人事表”第46頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二如果要顯示隱藏的列，則右擊鼠標(biāo)，選擇“取消隱藏列”命令1將要顯示的列選中，再將此窗口關(guān)閉就可以了2第47頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二2．凍結(jié)列如果要將某列凍結(jié)，那么右擊列標(biāo)題，選擇“凍結(jié)列”命令即可如果要取消凍結(jié)列，則選擇此“取消對所有列的凍結(jié)”命令即可第48頁，共55頁，2023年，2月20日，星期二2.5.2改變字體切換至“開始”標(biāo)簽頁1這里的表格是未設(shè)置前的樣式，字體為“小五”號、宋體顯示設(shè)置字體2第49頁