第四章采購(gòu)管理業(yè)務(wù)流程

第四章

采購(gòu)管理業(yè)務(wù)流程第一頁(yè)，共三十二頁(yè)。

運(yùn)行MRPⅡ的結(jié)果一方面是生成計(jì)劃的生產(chǎn)訂單，另一方面就是生成計(jì)劃的采購(gòu)訂單。

1采購(gòu)管理工作采購(gòu)作業(yè)管理的工作內(nèi)容包括貨源調(diào)查和供應(yīng)商評(píng)審、建立供應(yīng)商檔案記錄、采購(gòu)作業(yè)操作、采購(gòu)訂單跟蹤、抽檢貨品質(zhì)量、控制進(jìn)度、安排運(yùn)輸、到貨驗(yàn)收入庫(kù)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告登錄、庫(kù)存事務(wù)處理、退貨、退款、補(bǔ)充貨品、返工處理等等。

第二頁(yè)，共三十二頁(yè)。選擇正確的供應(yīng)商

評(píng)價(jià)供應(yīng)商應(yīng)基于如下7個(gè)方面綜合評(píng)價(jià)：●價(jià)格●能力●靈活性●提前期●可靠性●制造過(guò)程●管理與財(cái)務(wù)狀況綜合起來(lái)，供應(yīng)商評(píng)審過(guò)程主要是找出哪些供應(yīng)商能在質(zhì)量、服務(wù)、定價(jià)3個(gè)方面達(dá)到可接受的水平。第三頁(yè)，共三十二頁(yè)?！駜r(jià)格：價(jià)格是一個(gè)主要考慮因素，但不總是最終決定因素；●能力：確定供應(yīng)商能滿足多大的需求量，以及是否能滿足波動(dòng)高峰需求；●靈活性：供應(yīng)商應(yīng)能適應(yīng)特定要求的工程設(shè)計(jì)水平與計(jì)劃的變化；●提前期：交貨提前期較長(zhǎng)或不穩(wěn)定交貨將影響供應(yīng)商的位置評(píng)價(jià)；●可靠性：隨著零件和消耗品等采購(gòu)的計(jì)劃化，可靠性的重要性也提高；●制造過(guò)程：供應(yīng)商的制造工藝可能對(duì)采購(gòu)物料的外觀、性能及可靠性有影響；●管理與財(cái)務(wù)狀況：管理混亂或資金不足常常意味著供應(yīng)商不穩(wěn)定。評(píng)價(jià)7指標(biāo)第四頁(yè)，共三十二頁(yè)?！褓|(zhì)量：質(zhì)量與價(jià)格或服務(wù)同等重要，采購(gòu)的消耗品、原材料、零件或備件必須滿足特定的質(zhì)量要求。保證好的質(zhì)量是采購(gòu)部門的職責(zé)。為了獲得要求的質(zhì)量，就需要準(zhǔn)確的技術(shù)規(guī)格指標(biāo)，也就是確切的物料描述，因而應(yīng)該與生產(chǎn)、工程部門一起協(xié)作，保證對(duì)所有物料提出準(zhǔn)確、適當(dāng)?shù)募夹g(shù)性能要求?！穹?wù)：服務(wù)的主要內(nèi)容是交貨的速度及可靠性。進(jìn)行采購(gòu)決策時(shí)，考慮交貨可靠性比提前期還重要。如果說(shuō)較長(zhǎng)的提前期是不理想的話，那么不可靠的提前期會(huì)引起生產(chǎn)混亂，從而導(dǎo)致制造部門嚴(yán)重的低效率和浪費(fèi)損失?！穸▋r(jià)：只有供應(yīng)商的質(zhì)量與服務(wù)水平合適時(shí)，才能考慮價(jià)格因素。在質(zhì)量與服務(wù)水平相同的情況下，選擇價(jià)格最低者。綜合評(píng)價(jià)3方面第五頁(yè)，共三十二頁(yè)。當(dāng)項(xiàng)目達(dá)到它的訂貨點(diǎn)，或物料需求計(jì)劃(MRP)系統(tǒng)中到了計(jì)劃訂單的下達(dá)日期，就需要加以判別，并觸發(fā)生成申請(qǐng)單。在計(jì)劃訂單下達(dá)日期或一個(gè)項(xiàng)目的庫(kù)存降到或低于其訂貨點(diǎn)時(shí)，手工操作的用戶部門可能要直接辨識(shí)MRP項(xiàng)目和補(bǔ)給品項(xiàng)目的需求程度，而計(jì)算機(jī)化的系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生申請(qǐng)單。但在申請(qǐng)報(bào)價(jià)單或下達(dá)采購(gòu)訂單之前，仍然需要計(jì)劃員和購(gòu)買人員進(jìn)行審查、編輯和審定。在計(jì)算申請(qǐng)單下達(dá)時(shí)間時(shí)，應(yīng)該分段考慮提前期的所有部分。提前期的時(shí)間段包括審查時(shí)間、認(rèn)可時(shí)間、采購(gòu)人員的時(shí)間、供應(yīng)商加工和發(fā)運(yùn)的時(shí)間、運(yùn)輸時(shí)間，以及收貨、檢驗(yàn)與移到要求的工作中心所必需的時(shí)間。對(duì)于一些日常使用的原材料和通用組件，價(jià)格可在下達(dá)訂單之前就知道。如果在安排訂單之前還需要報(bào)價(jià)，那么還要求有額外的時(shí)間。采購(gòu)時(shí)機(jī)選擇第六頁(yè)，共三十二頁(yè)?！裼嗀浥浚?供應(yīng)批量可能與訂貨批量不匹配；?大批量供貨時(shí)存在數(shù)量折扣的可能；?生產(chǎn)能力或現(xiàn)有庫(kù)存可能要求現(xiàn)在進(jìn)行部分訂貨，而其余的在將來(lái)訂貨；?運(yùn)輸因素的考慮?！裥薷陌l(fā)貨日期或下達(dá)日期：?運(yùn)輸?shù)目紤]，如把待運(yùn)物料與前一批一起裝運(yùn)以節(jié)省運(yùn)輸成本；?生產(chǎn)能力或現(xiàn)有庫(kù)存不匹配；?供應(yīng)商提前期可能比要求的長(zhǎng)?！裥薷囊?guī)格：?技術(shù)上達(dá)不到；?需要過(guò)長(zhǎng)的提前期。采購(gòu)變化處理第七頁(yè)，共三十二頁(yè)。2采購(gòu)作業(yè)過(guò)程(1)評(píng)價(jià)和審定供應(yīng)商；(2)確認(rèn)采購(gòu)需求；(3)生成申請(qǐng)單；(4)選擇供應(yīng)商；(5)修正申請(qǐng)單；(6)產(chǎn)生采購(gòu)訂單；(7)跟蹤采購(gòu)訂單；(8)接收采購(gòu)物品并登記；(9)支付購(gòu)貨款。第八頁(yè)，共三十二頁(yè)。

MRP建議計(jì)劃手工追加計(jì)劃認(rèn)證供應(yīng)商供應(yīng)商文檔預(yù)算/權(quán)限審查請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)單生成合并處理打印采購(gòu)合同跟蹤采購(gòu)單接受采購(gòu)單檢驗(yàn)/免檢退貨處理付款處理供應(yīng)商業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)審批？其它采購(gòu)單？常規(guī)采購(gòu)規(guī)范化的采購(gòu)流程始終補(bǔ)充？質(zhì)量？定單/質(zhì)量/價(jià)格質(zhì)量/交貨期/價(jià)格控制點(diǎn)計(jì)劃階段執(zhí)行階段財(cái)務(wù)及評(píng)價(jià)差良詢價(jià)比價(jià)第九頁(yè)，共三十二頁(yè)。3采購(gòu)訂單管理

為了跟蹤采購(gòu)計(jì)劃的實(shí)際執(zhí)行情況，通常用采購(gòu)訂單狀態(tài)來(lái)反映計(jì)劃的進(jìn)展情況。下面以某MRPⅡ軟件為例介紹采購(gòu)訂單的狀態(tài)、生命周期及管理。采購(gòu)訂單的狀態(tài)分類及代碼見(jiàn)下表。階

段計(jì)

劃

階

段完

成

階

段狀態(tài)計(jì)劃計(jì)劃凍結(jié)開(kāi)出開(kāi)出凍結(jié)取消無(wú)計(jì)劃報(bào)交缺欠報(bào)交超量報(bào)交代碼PPEOOFCNLICCSCL

MRP運(yùn)行結(jié)束后，輸出建議期的采購(gòu)單和加工訂單。將認(rèn)可的采購(gòu)訂單輸入采購(gòu)模塊即開(kāi)始了采購(gòu)訂單的生命周期。此時(shí)采購(gòu)訂單狀態(tài)為P或O。然后采購(gòu)訂單分別交給對(duì)應(yīng)的供貨商，最后接收采購(gòu)訂單上的各物料項(xiàng)目，直至確定了采購(gòu)訂單的報(bào)交狀態(tài)是C、CS或CL為止。采購(gòu)訂單生命周期結(jié)束。

第十頁(yè)，共三十二頁(yè)。由于企業(yè)同供應(yīng)商的關(guān)系不再僅僅是討價(jià)還價(jià)的關(guān)系，而是一種合作伙伴關(guān)系，采購(gòu)物料質(zhì)量可靠，可按照需用時(shí)間，由供應(yīng)商直接送貨到生產(chǎn)使用點(diǎn)，從而大大簡(jiǎn)化了采購(gòu)程序。雙方可以建立比較長(zhǎng)期的供求協(xié)定，互惠互利，按照滾動(dòng)計(jì)劃的方法，近期的采購(gòu)條件比較具體詳細(xì)，遠(yuǎn)期的條件可以比較籠統(tǒng)，但有一個(gè)控制范圍，把長(zhǎng)期協(xié)定(半年至一年)和短期合同(月周)結(jié)合起來(lái)，一次簽約、分期供貨。這就是所謂采購(gòu)計(jì)劃法或稱供應(yīng)商調(diào)度。使用ERP(或MRPⅡ)，能很容易地向供應(yīng)商提供一份6個(gè)月到1年的采購(gòu)計(jì)劃。而且在ERP(或MRPⅡ)環(huán)境下，定期更新這些計(jì)劃從而保持這些計(jì)劃的有效性也是不成問(wèn)題的。一份供應(yīng)商計(jì)劃如圖4-1所示。

第十一頁(yè)，共三十二頁(yè)。圖4-1供應(yīng)商計(jì)劃

第十二頁(yè)，共三十二頁(yè)。4采購(gòu)工作的變化

一個(gè)實(shí)施了MRPⅡ的企業(yè)，采購(gòu)管理人員的工作方式將發(fā)生明顯的變化：催促訂貨的時(shí)間下降，而調(diào)查研究尋求降低成本的時(shí)間增加；在周密和有預(yù)見(jiàn)的計(jì)劃指導(dǎo)下，能夠在留有足夠的采購(gòu)提前期的條件下適時(shí)下達(dá)采購(gòu)單，減少了混亂；通過(guò)將同類件合并，增加了訂貨批量和折扣率，使采購(gòu)成本下降。企業(yè)實(shí)施了MRPⅡ系統(tǒng)將明顯地提高了企業(yè)的采購(gòu)管理效能。第十三頁(yè)，共三十二頁(yè)。

MRPⅡ系統(tǒng)的實(shí)施對(duì)采購(gòu)管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，具體地說(shuō)，包括以下7個(gè)方面：

●深入細(xì)致地了解供方情況，做好“供方計(jì)劃員”的工作；

●參與分析決定一個(gè)零部件是企業(yè)自制還是外購(gòu)；

●參與產(chǎn)品設(shè)計(jì)選用材料、配套件的價(jià)值分析；

●參與采購(gòu)預(yù)算的編制；

●參與研究確定每種采購(gòu)件的批量規(guī)則和安全庫(kù)存量或安全提前期；

●研究縮短采購(gòu)提前期和保證按優(yōu)先級(jí)供貨的措施；

●工藝路線中的外協(xié)工序，統(tǒng)一由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)，選擇協(xié)作單位，制訂外協(xié)計(jì)劃。

第十四頁(yè)，共三十二頁(yè)。

成本構(gòu)成直接材料費(fèi)直接人工費(fèi)變動(dòng)制造費(fèi)固定制造費(fèi)銷售費(fèi)用財(cái)務(wù)費(fèi)用管理費(fèi)用直接成本間接成本(制造費(fèi)用)制造成本業(yè)務(wù)成本(期間成本)總成本(制造成本法)產(chǎn)品成本變動(dòng)成本固定成本第十五頁(yè)，共三十二頁(yè)。

本層人工費(fèi)本層間接費(fèi)增加成本低層人工費(fèi)低層間接費(fèi)低層材料費(fèi)低層采購(gòu)間接費(fèi)累計(jì)成本ACDX材料費(fèi)采購(gòu)間接費(fèi)材料費(fèi)采購(gòu)間接費(fèi)材料費(fèi)采購(gòu)間接費(fèi)材料費(fèi)采購(gòu)間接費(fèi)B本層人工費(fèi)本層間接費(fèi)增加成本低層材料費(fèi)低層采購(gòu)間接費(fèi)累計(jì)成本EROP增加成本本層人工費(fèi)本層間接費(fèi)低層人工費(fèi)低層間接費(fèi)低層材料費(fèi)低層采購(gòu)間接費(fèi)累計(jì)成本

成本累加第十六頁(yè)，共三十二頁(yè)。人工費(fèi)

材料費(fèi)間接費(fèi)庫(kù)存值應(yīng)收帳現(xiàn)金銷售收入銷售收入銷售收入成本固定資產(chǎn)流動(dòng)資產(chǎn)毛利潤(rùn)資金周轉(zhuǎn)數(shù)銷售利潤(rùn)率資本收益率資產(chǎn)110000023000001200000500000(2185000)(475000)30000030000012389101+2+3454-51211總資產(chǎn)6441311+12714155000000500000050000002900000110000040000004000008%1.25(10.3%)(1.26)10%(13%)46000008+9+10(4485000)(1075000)413÷64÷714ｘ(515000)(3975000)采購(gòu)成本與資本收益率的關(guān)系成本材料費(fèi)下降5％，銷售利潤(rùn)率提高29％第十七頁(yè)，共三十二頁(yè)。與供應(yīng)商結(jié)算由MRP生成倉(cāng)庫(kù)部門采購(gòu)部門供應(yīng)商財(cái)務(wù)部門訂單管理結(jié)算管理收貨管理采購(gòu)計(jì)劃用款計(jì)劃供應(yīng)商管理送貨下單采購(gòu)部門的主要工作第十八頁(yè)，共三十二頁(yè)。1.MRP展開(kāi)的需求。2.計(jì)劃采購(gòu)時(shí)所遺漏的需求。3.超耗用料的額外零星需求。4.非正常需求的其它需求，如客戶的額外訂單或代購(gòu)

品。

一般請(qǐng)購(gòu)作業(yè)的時(shí)機(jī)易飛ERP請(qǐng)購(gòu)流程第十九頁(yè)，共三十二頁(yè)。MRP系統(tǒng)主畫(huà)面第二十頁(yè)，共三十二頁(yè)。PUR系統(tǒng)主畫(huà)面第二十一頁(yè)，共三十二頁(yè)。

基本信息錄入采購(gòu)人員.供應(yīng)商創(chuàng)建與列表.采購(gòu)單據(jù)性質(zhì)廠商料件管理品號(hào)廠商信息及交易信息錄入價(jià)格交易管理錄入核價(jià)單日常交易處理錄入采購(gòu)單.采購(gòu)變更.進(jìn)貨及退貨作業(yè)采購(gòu)進(jìn)度管理預(yù)計(jì)進(jìn)貨表.采購(gòu)明細(xì)表收料驗(yàn)退管理進(jìn)貨明細(xì)表.進(jìn)貨統(tǒng)計(jì)表.料件歷史進(jìn)貨記錄表.驗(yàn)退件退回明細(xì)表交易管理采購(gòu)價(jià)格調(diào)幅表.供應(yīng)商供貨明細(xì)表廠商評(píng)核供應(yīng)商交貨/質(zhì)量評(píng)等.供應(yīng)商ABC分析表批處理重新計(jì)算采購(gòu)已交量.更新供應(yīng)商月統(tǒng)計(jì)信息。結(jié)束采購(gòu)單。廠商信息查詢應(yīng)付帳款.應(yīng)付票據(jù).采購(gòu)明細(xì).進(jìn)退貨明細(xì).商品計(jì)價(jià).進(jìn)貨

統(tǒng)計(jì).每月統(tǒng)計(jì)

(二)、系統(tǒng)功能圖第二十二頁(yè)，共三十二頁(yè)?；拘畔⒁?guī)劃日常交易登錄應(yīng)付票據(jù)管理信息創(chuàng)建與核對(duì)期初余額導(dǎo)入應(yīng)付帳款管理采購(gòu)人員、廠商、單據(jù)性質(zhì)未結(jié)案采購(gòu)單.品號(hào)廠商信息輸入基本信息列表錄入請(qǐng)購(gòu)單錄入采購(gòu)單進(jìn)貨.驗(yàn)收單退回驗(yàn)退件錄入退貨單請(qǐng)購(gòu)單憑證采購(gòu)單憑證進(jìn)貨單憑證驗(yàn)退單憑證退貨單憑證(三)、

系

統(tǒng)

主

作

業(yè)

程

序第二十三頁(yè)，共三十二頁(yè)。錄入請(qǐng)購(gòu)單主管核準(zhǔn)請(qǐng)購(gòu)單請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)詢價(jià)確認(rèn)請(qǐng)購(gòu)單生成采購(gòu)錄入采購(gòu)單書(shū)面核準(zhǔn)或計(jì)算機(jī)確認(rèn)1.請(qǐng)購(gòu)明細(xì)表2.請(qǐng)購(gòu)狀況表3.料件已請(qǐng)未購(gòu)明細(xì)表4.供應(yīng)商已請(qǐng)未購(gòu)列表易飛ERP請(qǐng)購(gòu)流程第二十四頁(yè)，共三十二頁(yè)。書(shū)面核準(zhǔn)或計(jì)算機(jī)核準(zhǔn)易飛ERP采購(gòu)核價(jià)流程品號(hào)廠商異動(dòng)詢/核價(jià)單核價(jià)單確認(rèn)更新供應(yīng)商料件信息核準(zhǔn)第二十五頁(yè)，共三十二頁(yè)。錄入采購(gòu)單采購(gòu)單進(jìn)度追蹤采購(gòu)單采購(gòu)單確認(rèn)需求確認(rèn)核準(zhǔn)供應(yīng)商預(yù)計(jì)進(jìn)貨表料件預(yù)計(jì)進(jìn)貨表工單預(yù)計(jì)進(jìn)貨表采購(gòu)預(yù)計(jì)進(jìn)貨表供應(yīng)商料件交貨排程表采購(gòu)需求書(shū)面或計(jì)算機(jī)1.現(xiàn)有庫(kù)存可用量2.品號(hào)庫(kù)存狀況表易飛ERP采購(gòu)流程第二十六頁(yè)，共三十二頁(yè)。易飛ERP采購(gòu)變更流程錄入采購(gòu)變更單采購(gòu)單進(jìn)度追蹤采購(gòu)變更單采購(gòu)變更確認(rèn)變更?變更核準(zhǔn)采購(gòu)單供應(yīng)商預(yù)計(jì)進(jìn)貨表料件預(yù)計(jì)進(jìn)貨表工單預(yù)計(jì)進(jìn)貨表采購(gòu)預(yù)計(jì)進(jìn)貨表供應(yīng)商供貨統(tǒng)計(jì)表第二十七頁(yè)，共三十二頁(yè)。易飛ERP進(jìn)貨流程錄入進(jìn)貨單進(jìn)貨記錄進(jìn)貨單進(jìn)貨單確認(rèn)到貨檢驗(yàn)進(jìn)料檢驗(yàn)貨供應(yīng)商供貨統(tǒng)計(jì)表料件歷史進(jìn)貨記錄供應(yīng)商進(jìn)貨明細(xì)表供應(yīng)商進(jìn)貨匯總表采購(gòu)單取回驗(yàn)退驗(yàn)退件未退明細(xì)表發(fā)票與送貨文件NY