《秘書(shū)基礎(chǔ)》第三章 辦公室事務(wù)管理

第三章辦公室事務(wù)管理

3.1辦公室環(huán)境管理

3.2辦公室接待工作

3.3辦公室電話接打

3.4值班事務(wù)

3.5印信管理

3.6辦公用品管理

3.7零用現(xiàn)金管理

3.8辦公時(shí)間管理

3.9辦公室信息工作

3.10辦公室車(chē)輛管理

3.11郵件收發(fā)管理

教學(xué)目的通過(guò)對(duì)本章的學(xué)習(xí)，讓學(xué)習(xí)者了解辦公室工作的相關(guān)知識(shí)，學(xué)習(xí)辦理各種辦公室事務(wù)的諸多程序和操作技能，從而達(dá)到全面提高自己“辦事”能力的目的。教學(xué)的重點(diǎn)1.能夠布置辦公室，維護(hù)辦公室環(huán)境；

能夠處理辦公室的安全隱患2.能夠接迎送來(lái)訪者，招待來(lái)訪者，制定接待工作計(jì)劃3.能夠正確接打電話4.能夠安排值班工作5.能夠管理印章和介紹信6.能夠訂購(gòu)、發(fā)放、管理辦公用品7.能夠辦理現(xiàn)金使用手續(xù)8.能夠編制工作時(shí)間表；編制、管理工作日志9.能夠收集、篩選、校核、傳遞、登記、保管信息。10.能夠預(yù)約、登記用車(chē)11.能夠處理郵件1.能夠處理辦公室的安全隱患2.運(yùn)用接待的基本禮儀，制定接待計(jì)劃，有技巧地接待來(lái)訪者3.掌握技巧接打電話，建立公司形象

教學(xué)的難點(diǎn)3.1辦公室環(huán)境管理3.1.1辦公環(huán)境的布置

麗華貿(mào)易公司的辦公環(huán)境存在什么問(wèn)題？如果你是譚紅，應(yīng)如何優(yōu)化麗華貿(mào)易公司的辦公室環(huán)境？討論交流1.辦公環(huán)境的整體布局2.辦公室的座位布置3.辦公桌面的布置知識(shí)講解辦公室布置更多小竅門(mén)（1）辦公桌的排列應(yīng)按照直線對(duì)稱的原則和工作程序的順序，其線路以接近直線為佳，防止逆流與交叉現(xiàn)象。（2）同室工作人員應(yīng)朝同一個(gè)方向辦公，不可面面相對(duì)，以免相互干擾。（3）座位間通道要適宜，應(yīng)以事就人，不以人就事，以免往返浪費(fèi)時(shí)間。（4）綠色植物生機(jī)盎然，令人賞心悅目，合理的辦公室綠化是改善工作環(huán)境的一個(gè)有效途徑。知識(shí)鏈接想一想廣州麗華貿(mào)易公司辦公室基礎(chǔ)布局圖的有些優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)？想一想3.1.2辦公環(huán)境的維護(hù)

如果你是秘書(shū)，早上上班后應(yīng)如何維護(hù)辦公室環(huán)境？討論交流1.維護(hù)上司工作環(huán)境的整潔2.維護(hù)秘書(shū)個(gè)人工作環(huán)境的整潔3.維護(hù)所參與的公共區(qū)域環(huán)境的整潔知識(shí)講解3.1.3辦公室安全隱患的處理

休息時(shí)段，當(dāng)你發(fā)現(xiàn)行政部有一文件資料柜未鎖，你會(huì)如何處理？會(huì)有什么隱患？討論交流1.會(huì)識(shí)別辦公室安全隱患2.填寫(xiě)《隱患記錄及處理表》3.掌握辦公環(huán)境安全隱患的簡(jiǎn)單處理辦法知識(shí)講解辦公軟環(huán)境安全保密注意事項(xiàng)

文件保密 會(huì)議保密 科技保密 其他保密知識(shí)鏈接除了文中所說(shuō)的辦公室安全隱患外，你認(rèn)為還會(huì)有那些安全隱患？想一想3.2辦公室接待工作3.2.1接待基本禮儀

在接待客人時(shí)，譚紅應(yīng)注意哪些禮儀，并確保不打擾總經(jīng)理和自己的正常工作？討論交流介紹技巧介紹他人的手勢(shì)握手技巧握手位置交換名片知識(shí)講解引領(lǐng)客人時(shí)，秘書(shū)譚紅與主賓并排而走，你認(rèn)為譚紅這種做法對(duì)嗎？想一想3.2.2日常接待要領(lǐng)

向客人問(wèn)好，以示歡迎對(duì)方的來(lái)訪，一般應(yīng)向客戶說(shuō)哪些禮貌用語(yǔ)？討論交流（1）接待預(yù)約客人。（2）接待未預(yù)約客人。（1）幫助送客。（2）協(xié)助服務(wù)。（3）整理會(huì)客室。迎接客人接待客人恭送客人動(dòng)作表情準(zhǔn)備語(yǔ)言應(yīng)對(duì)規(guī)范引領(lǐng)步入會(huì)客室請(qǐng)客人坐提供服務(wù)知識(shí)講解文明待客的“三聲”來(lái)有迎聲：是主動(dòng)熱情而友善地向接待的客人打招呼、問(wèn)候。問(wèn)有答聲：有問(wèn)必答，按時(shí)回答，不厭其煩。去有送聲：在客戶離開(kāi)時(shí)，要主動(dòng)與客戶道別。知識(shí)鏈接對(duì)于需要拒絕的客人，你還有什么好的辦法嗎？想一想3.2.3制定接待計(jì)劃

接待工作是秘書(shū)的一項(xiàng)重要工作，請(qǐng)說(shuō)說(shuō)它的重要性。討論交流1.確定接待規(guī)格（1）接待規(guī)格的種類（2）確定接待規(guī)格的方法2.制定接待計(jì)劃了解情況草擬計(jì)劃內(nèi)部溝通外部溝通領(lǐng)導(dǎo)審批知識(shí)講解在接待來(lái)訪中，秘書(shū)發(fā)現(xiàn)來(lái)訪領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為我方接待規(guī)格過(guò)低時(shí)，應(yīng)如何處理？想一想3.2.4接待來(lái)訪團(tuán)體

休息時(shí)段，當(dāng)你發(fā)現(xiàn)行政部有一文件資料柜未鎖，你會(huì)如何處理？會(huì)有什么隱患？討論交流確認(rèn)身份問(wèn)候客人雙方介紹代提行李引導(dǎo)乘車(chē)領(lǐng)導(dǎo)相迎交換名片（1）安排食宿。（2）迎接參觀者。（3）根據(jù)參觀路線，引導(dǎo)參觀。（4）適時(shí)發(fā)放宣傳資料，做好參觀解說(shuō)工作。（5）引導(dǎo)參觀者到休息室休息。（6）參觀結(jié)束，送出禮品。知識(shí)講解想一想：鞠躬背后的涵義是什么呢？想一想3.3辦公室電話接聽(tīng)3.3.1接聽(tīng)電話

如果你是秘書(shū)譚紅，接聽(tīng)電話時(shí)應(yīng)注意什么問(wèn)題？你有哪些地方做錯(cuò)了？討論交流1.接聽(tīng)電話的程序2.接聽(tīng)電話的技巧知識(shí)講解作為秘書(shū)，當(dāng)跟客戶說(shuō)“再見(jiàn)”后，一邊放下聽(tīng)筒，一邊與同事討論其它事項(xiàng)，這種做法正確嗎？想一想3.3.2撥打電話

為了把明天的工作盡早落實(shí)，譚紅在下班時(shí)間時(shí)段也要打電話跟客戶溝通，這種做法正確嗎？討論交流1.拔打電話的流程2.撥打電話的技巧知識(shí)講解在與客戶溝通過(guò)程中，電話交談中若突然斷線，你的做法是？想一想3.4值班事務(wù)3.4.1值班的工作任務(wù)

譚紅違反了值班工作制度中的什么要求？值班工作制度包括哪些方面？討論交流知識(shí)講解作為值班秘書(shū)的你，總經(jīng)理親屬來(lái)到值班室取總經(jīng)理的快件，你如何處理？想一想3.4.2值班的工作制度

1.崗位責(zé)任制度。2.領(lǐng)導(dǎo)干部帶班制度。3.請(qǐng)示和報(bào)告制度。4.交接班制度。5.保密制度。3.4.3值班記錄

一間公司如果沒(méi)做值班記錄，你認(rèn)為會(huì)發(fā)生什么后果？討論交流1.值班表的編制2.值班日志3.值班報(bào)告4.來(lái)人登記5.接待記錄6.電話記錄為了更好地做好值班工作，值班時(shí)在有空隙時(shí)間可以適當(dāng)休息，補(bǔ)充精力，這種做法正確嗎？想一想3.5印信管理3.5.1印章及其管理為什么遵照領(lǐng)導(dǎo)的旨意蓋公章也要經(jīng)過(guò)審批呢？討論交流一、印章的含義（1）印章是企業(yè)對(duì)外聯(lián)系的標(biāo)志和行使職權(quán)的憑證。（2）印章主要是指公司的公章、財(cái)務(wù)專用章、法人名章、合同專用章。二、印章的特性（1）法定性（2）權(quán)威性（3）效用性知識(shí)講解三、印章管理（1）印章的制發(fā)（2）印章的啟用（3）印章的使用（4）印章的保管（5）印章的交接（6）印章的停用與銷毀用印方法有哪些？如何根據(jù)不同的情況正確使用？知識(shí)講解3.5.2介紹信及其管理

談?wù)劷榻B信有什么用途。

討論交流（2）介紹信的特征具有介紹、證明的雙重作用具有時(shí)效性

（3）介紹信的類型及其使用管理規(guī)范填表式介紹信書(shū)信式介紹信（4）使用介紹信的注意事項(xiàng)（1）介紹信的概念

介紹信是用來(lái)介紹、聯(lián)系、接洽事宜的一種應(yīng)用文體，是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位派人到其他單位聯(lián)系工作、了解情況或參加各種社會(huì)活動(dòng)時(shí)用的函件。知識(shí)講解你認(rèn)為印信管理最主要的要堅(jiān)持什么原則？想一想3.6辦公用品管理3.6.1辦公用品的購(gòu)置

如果你是譚紅，你認(rèn)為同事小邱的要求合理嗎？你會(huì)怎么做？討論交流(1)制訂采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算的步驟清查辦公用品庫(kù)存情況了解各部門(mén)需求，各部門(mén)提出采購(gòu)申請(qǐng)制定采購(gòu)計(jì)劃報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批（2）采購(gòu)辦公用品貨比三家金額較大的采購(gòu)可采用招標(biāo)方式知識(shí)講解選擇供貨商有哪些要考慮的因素?想一想3.6.2辦公用品的發(fā)放

辦公用品的發(fā)放為何要依制度進(jìn)行？

討論交流（1）辦公用品發(fā)放流程申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)《物品領(lǐng)用單》發(fā)放辦公用品更新庫(kù)存記錄知識(shí)講解辦公用品發(fā)放有哪些注意事項(xiàng)？為什么？想一想3.6.3辦公用品的庫(kù)存管理

為什么要做好辦公用品的庫(kù)存管理？

討論交流（1）辦公用品庫(kù)存管理入庫(kù)出庫(kù)日常存放保管定期盤(pán)點(diǎn)安全管理報(bào)廢處理知識(shí)講解辦公用品庫(kù)存控制有什么作用？想一想

3.7零用現(xiàn)金管理

總經(jīng)理辦公室主任助理劉伶在費(fèi)用報(bào)銷上正確嗎？討論交流3.7.1零用現(xiàn)金的管理

1.零用現(xiàn)金報(bào)銷的范圍可以用來(lái)支付本市交通費(fèi)、郵資、接待用茶點(diǎn)費(fèi)、停車(chē)費(fèi)和添置少量辦公用品費(fèi)。知識(shí)講解2、零用現(xiàn)金報(bào)銷的程序(1)領(lǐng)用零用現(xiàn)金秘書(shū)從財(cái)務(wù)部門(mén)取得現(xiàn)金，放入保險(xiǎn)箱。秘書(shū)擔(dān)負(fù)起保管和支付備用的責(zé)任。（2）建立零用現(xiàn)金賬簿

秘書(shū)必須建立一本零用現(xiàn)金賬簿，清除注明收到現(xiàn)金的日期、收據(jù)編號(hào)、金額數(shù)量和支出現(xiàn)金的日期、用途、零用現(xiàn)金憑單編號(hào)、金額、余額等。有時(shí)還要對(duì)賬目進(jìn)行分析，了解花銷的情況，也可以作為資料存查。(3)填寫(xiě)零用現(xiàn)金憑單內(nèi)部工作人員在領(lǐng)取零用現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)“零用現(xiàn)金憑單”，提交花銷的項(xiàng)目和用途、日期、金額。

零用現(xiàn)金憑單填寫(xiě)時(shí)必須與報(bào)銷憑證的內(nèi)容一致，注明花銷的項(xiàng)目、用途、日期和金額。同時(shí)注意金額的填寫(xiě)要符合要求。(4)核對(duì)憑單和發(fā)票

秘書(shū)要認(rèn)真核對(duì)領(lǐng)取者提交的發(fā)票等報(bào)銷憑證內(nèi)容與零用現(xiàn)金憑單上填寫(xiě)的是否完全一致，然后將發(fā)票等報(bào)銷憑證粘貼在零用現(xiàn)金憑單后面。經(jīng)授權(quán)人審批簽字后，才可支付現(xiàn)金。授權(quán)人是零用金領(lǐng)用人員的直接上司。

單據(jù)封面填寫(xiě)注意事項(xiàng)1.所有單據(jù)用黑色墨水鋼筆或中性筆填寫(xiě)，不能用圓珠筆填寫(xiě)；2.大小寫(xiě)一致，大寫(xiě)首位前要全部加封頂符，后面的“零”要填寫(xiě)，不能劃掉。不允許有涂、改、挖、擦現(xiàn)象，報(bào)銷金額不能大于發(fā)票的金額，金額欄行數(shù)不滿劃上“S”標(biāo)志。3.字跡公整、規(guī)范：零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬(wàn)，不要簡(jiǎn)寫(xiě)和誤寫(xiě)，如廿，參等，所有小寫(xiě)金額以.00結(jié)尾，所有合計(jì)處都要加人民幣符號(hào)。4.單據(jù)下面一排都要簽名，其中經(jīng)辦人為實(shí)際付款人，收款人為在出納那里領(lǐng)款的人，所有簽名必須由本人簽字，不得代簽，招待費(fèi)明細(xì)表上的簽名為經(jīng)辦人簽名；5.出差人要寫(xiě)明出差人的姓名，出差事由也要寫(xiě)明，如去集團(tuán)開(kāi)會(huì)，起訖時(shí)間分別列明出差的來(lái)去時(shí)間，根據(jù)時(shí)間分別在每一項(xiàng)費(fèi)用里寫(xiě)明具體金額。

單據(jù)粘貼方法1.從下往上貼，從右往左貼，依次錯(cuò)開(kāi)，先小票再大票，保持上、下、左、右四邊整齊劃一，增票、運(yùn)輸發(fā)票等帶孔發(fā)票必須將兩邊虛線外的孔全部裁剪掉；2.發(fā)票用途、金額大小相同的依次排列；3.粘貼的厚度要適宜，保持報(bào)銷單據(jù)整份平整(5)賬簿登記每支出一筆現(xiàn)金秘書(shū)必須及時(shí)在零用現(xiàn)金賬簿上記錄，及時(shí)了解零用現(xiàn)金花銷的具體情況，以便達(dá)到一定數(shù)額后及時(shí)到財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷并將現(xiàn)金返還到零用現(xiàn)金中進(jìn)行周轉(zhuǎn)。(6)到財(cái)務(wù)報(bào)銷及現(xiàn)金返還當(dāng)支出的費(fèi)用到一定數(shù)額后或月末，秘書(shū)再到財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷并將現(xiàn)金返還到零用現(xiàn)金箱中進(jìn)行周轉(zhuǎn)。遇到節(jié)假日連續(xù)休假時(shí)，應(yīng)及時(shí)清理零用現(xiàn)金，并做好有關(guān)的安全措施。3.7.2公務(wù)費(fèi)用的報(bào)銷

1.公務(wù)費(fèi)用報(bào)銷的內(nèi)容

事先申請(qǐng)，事后報(bào)銷結(jié)算的公務(wù)活動(dòng)中發(fā)生的費(fèi)用稱為公務(wù)費(fèi)用。公務(wù)費(fèi)用主要包括：出差需要的費(fèi)用、會(huì)議需要的費(fèi)用、慶典需要的費(fèi)用、團(tuán)體接待等等。1.擬寫(xiě)費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或費(fèi)用申請(qǐng)表

2.支取差旅費(fèi)3.報(bào)銷差旅費(fèi)

根據(jù)樣本擬寫(xiě)申請(qǐng)報(bào)告授權(quán)人審核。報(bào)告或申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部門(mén)領(lǐng)取現(xiàn)金或支票(本次出國(guó)所要花費(fèi)的金額大，采取這種方式)收集、整理發(fā)票;填寫(xiě)“出差報(bào)銷單”;把發(fā)票附在“出差報(bào)銷單”后一起到財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷;

如實(shí)施商務(wù)工作時(shí)，事先計(jì)劃費(fèi)用不夠，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，取得許可后，超出部分方可報(bào)銷.2.公務(wù)費(fèi)用報(bào)銷的程序2、借支差旅費(fèi)：1.業(yè)務(wù)員填寫(xiě)借款單、出納員填寫(xiě)現(xiàn)金支票并加蓋印章，留下存根聯(lián)2.會(huì)計(jì)人員核對(duì)4.公司會(huì)計(jì)人員根據(jù)借款單、支票存根編制記賬憑證、登記日記賬、有關(guān)明細(xì)賬。3.公司會(huì)計(jì)人員確認(rèn)取款人身份無(wú)誤后，支付取款人現(xiàn)金

3、報(bào)銷差旅費(fèi)：

2、秘書(shū)審核原始憑證，填寫(xiě)差旅費(fèi)報(bào)銷單，交單位領(lǐng)導(dǎo)審批，出納根據(jù)業(yè)務(wù)員填寫(xiě)的借款單金額結(jié)清借款。1、出差回來(lái)，秘書(shū)持車(chē)票、住宿費(fèi)等單據(jù)到本單位財(cái)務(wù)科報(bào)賬3、會(huì)計(jì)人員根據(jù)差旅費(fèi)報(bào)銷單等憑證編制記賬憑證、登記日記賬及有關(guān)明細(xì)賬。認(rèn)識(shí)報(bào)銷單以下是公務(wù)活動(dòng)費(fèi)用的所有憑證，分析是否符合報(bào)銷的要求：

想一想3.8辦公時(shí)間管理

3.8.1時(shí)間管理的概念與原則

譚紅該如何合理安排好這一天的工作？討論交流（1）時(shí)間管理的分類不可控制的時(shí)間可以控制的時(shí)間（2）時(shí)間管理的概念是指對(duì)時(shí)間進(jìn)行有效地計(jì)劃和控制，從而在有限的時(shí)間內(nèi)創(chuàng)造最大的效益。（3）著名的時(shí)間管理理論及方法ABCD工作法崔西定律二八定律知識(shí)講解自己在日常的學(xué)習(xí)生活中有哪些浪費(fèi)時(shí)間的行為？想一想3.8.2時(shí)間表的分類

你有制定計(jì)劃或時(shí)間表的習(xí)慣嗎？請(qǐng)發(fā)表你對(duì)時(shí)間表的看法？

討論交流（1）時(shí)間表的分類全年預(yù)計(jì)時(shí)間表每月預(yù)計(jì)時(shí)間表每周預(yù)計(jì)時(shí)間表每日預(yù)計(jì)時(shí)間表單項(xiàng)重要事項(xiàng)預(yù)計(jì)表知識(shí)分類如何利用時(shí)間表來(lái)管理我們?nèi)粘５膶W(xué)習(xí)、生活、工作？想一想3.8.3工作日志的制作

你對(duì)未來(lái)有明確的目標(biāo)嗎？如何看待目標(biāo)對(duì)我們的引領(lǐng)作用？

討論交流（2）寫(xiě)日志的時(shí)間要求和方法每天下班前完成事畢隨手記錄每項(xiàng)任務(wù)以時(shí)間固定善用5W2H分析法（1）工作日志的內(nèi)容工作計(jì)劃工作完成情況工作備忘小結(jié)（3）工作日志的形式記事本、電腦、固定格式的工作日志等知識(shí)講解工作日志與時(shí)間表有什么區(qū)別？如何利用工作日志服務(wù)于我們的工作？想一想3.9

辦公室信息工作3.9.1信息工作的內(nèi)容與要求

如果你是譚紅，你將通過(guò)哪些途徑收集所需信息？討論交流1.信息工作的內(nèi)容

所謂信息工作，是指對(duì)人類社會(huì)信息活動(dòng)的各種相關(guān)因素進(jìn)行科學(xué)的計(jì)劃、組織、控制和協(xié)調(diào)，以實(shí)現(xiàn)信息資源的合理開(kāi)發(fā)與有效利用的過(guò)程。信息工作是秘書(shū)的一項(xiàng)常規(guī)性工作。在輔助決策過(guò)程中，秘書(shū)必須具有一定的信息理論知識(shí)，如信息收集、信息處理、信息輸出、和信息反饋的方法等。知識(shí)講解2.信息工作的要求1．準(zhǔn)確性即信息的內(nèi)容要準(zhǔn)確無(wú)誤，真實(shí)可靠。2．及時(shí)性即信息的收集、處理、傳遞、反饋要及時(shí)迅速，講究時(shí)效。3．全面性即信息的收集和處理要注意廣泛性，真實(shí)地反映事物各方面的情況。4．適用性秘書(shū)人員在收集、傳遞信息時(shí)，一定要有鮮明的目的性，處處以是否適合不同單位、不同層次的決策者的需要為出發(fā)點(diǎn)，在信息的投向上有針對(duì)性，區(qū)別對(duì)待。知識(shí)講解3.9.2信息工作的程序

信息收集時(shí)可以選擇哪些渠道?

討論交流1.收集

信息收集的內(nèi)容信息類型信息內(nèi)容內(nèi)部信息本單位的工作安排部署；本單位的重要工作進(jìn)展情況等。上級(jí)信息黨和國(guó)家的方針政策及有關(guān)法規(guī)；上級(jí)機(jī)關(guān)的指令性公文等。平行信息不相隸屬的單位的來(lái)往的文書(shū)材料，相互交換的信息資料等。社會(huì)信息社會(huì)公眾對(duì)本單位的意見(jiàn)和要求，以及最新的社會(huì)動(dòng)態(tài)等。國(guó)際信息世界環(huán)境的發(fā)展變化信息。知識(shí)講解（2）信息收集的渠道

收集渠道內(nèi)容特點(diǎn)剪報(bào)是對(duì)有用的報(bào)刊信息進(jìn)行組合、編輯，將資料專題化、集中化的信息產(chǎn)品。成本低、信息量大、但信息零散、缺乏時(shí)效性。索引是將文獻(xiàn)中具有檢索意義的事項(xiàng)按照一定規(guī)律有序編排起來(lái)，以供檢索。二次信息開(kāi)發(fā)，查找迅速。目錄編制是指將相關(guān)信息，按照一定次序編排而成的報(bào)道文獻(xiàn)的工具。二次信息開(kāi)發(fā)，信息量大，便于查閱文摘是對(duì)信息摘要其主要內(nèi)容以便全面展示的方法。篇幅短小，內(nèi)容客觀，不加評(píng)論和補(bǔ)充注釋。信息資料冊(cè)包括產(chǎn)品資料信息、產(chǎn)品銷售信息、求購(gòu)信息等。便于了解行業(yè)現(xiàn)狀.簡(jiǎn)訊是用概括的語(yǔ)言報(bào)道最新動(dòng)態(tài)信息的三次信息產(chǎn)品。精煉簡(jiǎn)短。調(diào)研報(bào)告是在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上經(jīng)分析研究得出的能真實(shí)反映事件本質(zhì)特征的信息產(chǎn)品。屬于三次信息開(kāi)發(fā)，綜合性大。

面對(duì)大量信息,如何篩選？討論交流2.篩選

從大量繁雜的信息中提取、挖掘有效信息，剔除失真、無(wú)效信息，對(duì)提高信息的準(zhǔn)確性和利用率是很重要的。篩選信息的具體要求有：(1)重要，重大信息是指關(guān)系全局的重要信息，包括政策性、思想性、動(dòng)態(tài)性的信息。(2)新穎，新穎就是信息中所反映的問(wèn)題或提出的觀點(diǎn)有新意。(3)準(zhǔn)確，準(zhǔn)確是信息的生命。準(zhǔn)確就是要真實(shí)、全面地反映客觀事物及其本質(zhì)特征。(4)完整，完整是指一篇信息材料，對(duì)所涉及的問(wèn)題或事件的性質(zhì)、處理方案、發(fā)展趨勢(shì)等都要交待清楚。如事件還在進(jìn)行或事故尚未處理，應(yīng)交待明白。（5）及時(shí)，這是由信息時(shí)效性的特征決定的。由于社會(huì)動(dòng)態(tài)發(fā)展變化快，秘書(shū)在篩選信息時(shí)，一是不要延誤，二是要注意反映事態(tài)發(fā)展的時(shí)間連續(xù)性。3.加工

信息的加工就是對(duì)信息從總體上進(jìn)行系統(tǒng)的歸納、整理，分析研究，綜合處理，或者從中找出重要課題進(jìn)行調(diào)查研究，最后形成比較系統(tǒng)、比較豐富的信息。加工后的信息應(yīng)有利于決策者把握全局情況，有利于領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)現(xiàn)規(guī)律性的變化或傾向性的問(wèn)題，有利于領(lǐng)導(dǎo)人預(yù)測(cè)未來(lái)，適時(shí)作出科學(xué)決策。知識(shí)講解4.傳遞

信息傳遞的要求

1)迅速。迅速不僅是傳遞效率上的要求，而且是關(guān)系到時(shí)效性的根本性要求，必須及時(shí)迅速傳遞，否則就會(huì)使的價(jià)值降低甚至失去使用價(jià)值。加速信息傳遞的方法，一方面要盡量采用現(xiàn)代化通訊手段；同時(shí)要通過(guò)建立直接聯(lián)系點(diǎn)、簡(jiǎn)化審批手續(xù)等方式疏通傳遞渠道。

2)準(zhǔn)確。要求信息內(nèi)容在傳遞中不變形扭曲，準(zhǔn)確無(wú)誤。書(shū)面信息傳遞要注意字體清楚，標(biāo)點(diǎn)正確；口頭信息傳遞要避免因方言、筆錄差錯(cuò)或通話線路干擾而造成的信息失誤。3)保密。要求傳遞者根據(jù)內(nèi)容的秘密程度，選擇適當(dāng)?shù)膫鬟f方式和嚴(yán)格控制傳遞范圍，并建立健全必要的保密制度，采取必要的保密措施。5.貯存

（1）登記。秘書(shū)在獲得信息資料后，要進(jìn)行登記，以建立存入的信息資料的完整記錄。

（2）編碼。為了便于管理和利用，需要對(duì)各類信息資料進(jìn)行統(tǒng)一編碼。信息資料的編碼結(jié)構(gòu)一般由字符(英文字母、數(shù)字)組成基本數(shù)碼，再由基本數(shù)碼結(jié)合成為組合數(shù)據(jù)。它應(yīng)表現(xiàn)出信息資料的組成方式及其相互關(guān)系。

（3）排列?？茖W(xué)地存放排列信息資料，便于查找利用。通常有三種排列方法：按來(lái)源部門(mén)排列、按信息資料內(nèi)容排列、按資料形式排列。無(wú)論選用哪種排列方法，一經(jīng)確定，就應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。

（4）檢索。檢索就是從信息庫(kù)中找出所需要信息資料。檢索分手工檢索和電子計(jì)算機(jī)檢索兩種。手工檢索信息資料，需要憑借檢索工具。檢索工具有四種，分別是：目錄、文摘、索引和信息資料指南。6.反饋

信息反饋一般表現(xiàn)形式為在決策過(guò)程中，決策部門(mén)的某項(xiàng)決策實(shí)施結(jié)果，通過(guò)信息工作部門(mén)返送回決策部門(mén)。決策部門(mén)根據(jù)反饋回來(lái)的信息，修改或補(bǔ)充原來(lái)的決策，再拿到實(shí)際中去實(shí)施，從而使決策取得預(yù)期效果。反饋過(guò)程中要合理控制決策實(shí)施的不同階段中正負(fù)信息的反饋量。一般來(lái)說(shuō)，初期應(yīng)適當(dāng)加大負(fù)反饋量，以便幫助領(lǐng)導(dǎo)人及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，糾正偏誤；中期要控制負(fù)反饋加強(qiáng)正反饋，以便幫助領(lǐng)導(dǎo)探索規(guī)律，深入實(shí)施；后期要注意正負(fù)反饋的結(jié)合，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，使決策得到完善和發(fā)展。正負(fù)反饋量的控制，必須堅(jiān)持實(shí)事求是的方法，客觀反映情況。信息反饋的要求包括準(zhǔn)確真實(shí)、迅速及時(shí)、廣泛全面。7.利用

信息是一種特殊的資源，信息管理的宗旨就在于充分地利用信息，獲取最大效益。這是信息工作的終極目的。領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)利用秘書(shū)提供的信息，輔助決策，了解掌握基層情況。信息利用的要求:

（1）遵守信息法規(guī)。秘書(shū)應(yīng)遵守黨紀(jì)政紀(jì)國(guó)法，嚴(yán)格按照相關(guān)政策規(guī)定管理、利用信息。

（2）維護(hù)信息安全。秘書(shū)要養(yǎng)成高度自覺(jué)的保密習(xí)慣。

（3）最大限度地滿足信息需求。可采取恰當(dāng)?shù)膫鬏斝问?，及時(shí)傳播給有關(guān)組織和人員加以利用，還可以采取恰當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)形式，將信息保存，形成信息中心、信息庫(kù)，供有關(guān)組織和人員瀏覽查閱。

（4）注意對(duì)日常信息的積累。廣泛開(kāi)拓信息渠道，充分利用文書(shū)、會(huì)議、調(diào)研、信訪、檔案網(wǎng)絡(luò)等各種渠道快速獲取有價(jià)值的信息。知識(shí)講解3.9.3信息保密工作

秘書(shū)的”秘”字如何理解?

討論交流1.保密的范圍秘書(shū)保密的范圍主要有兩大類內(nèi)容：一是國(guó)家秘密；一是工作秘密。所謂國(guó)家秘密就是關(guān)系國(guó)家的安全利益，依照法定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。工作秘密，則是在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，不宜于對(duì)外公開(kāi)的秘密事項(xiàng)。就秘書(shū)工作而言，工作秘密的保密范圍具體體現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

（1）文件保密。

（2）會(huì)議保密。

（3）科技保密（4）涉外保密。

（5）通訊保密。

（6）經(jīng)濟(jì)情報(bào)的保密。

（7）電子計(jì)算機(jī)的保密。知識(shí)講解2.保密的措施和方法(1)強(qiáng)化保密教育。

開(kāi)展經(jīng)常性的保密教育。采取多種教育形式，增強(qiáng)秘書(shū)部門(mén)人員的保密意識(shí)，是做好保密工作的首要條件。為了嚴(yán)守機(jī)密，秘書(shū)應(yīng)具有高度的職業(yè)敏感，隨時(shí)衡量各種信息的價(jià)值以及與各方面的利害關(guān)系。(2)完善保密制度。

加強(qiáng)法制建設(shè)，健全保密制度，是實(shí)現(xiàn)保密工作科學(xué)化和現(xiàn)代化的根本保證。

1）文件保密秘書(shū)應(yīng)自覺(jué)做好重要文件的保密工作，如通知、信函、會(huì)議記錄等，都要有登記、收回、歸檔等制度，以保證資料的安全。2）會(huì)議保密秘書(shū)經(jīng)常參加的各種會(huì)議，會(huì)議內(nèi)容中常有信息需要保密，是否公開(kāi)、何時(shí)公開(kāi)、向誰(shuí)公開(kāi)都由主管領(lǐng)導(dǎo)決定，秘書(shū)不得隨意擴(kuò)散和泄漏。知識(shí)講解3）科技保密。任何組織開(kāi)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都需要科學(xué)技術(shù)以及研發(fā)創(chuàng)新等方面工作做支持，可以說(shuō)它是企業(yè)在激烈競(jìng)爭(zhēng)中保持不敗的關(guān)鍵。因此做好這方面的保密工作是非常重要的。(3)嚴(yán)肅保密紀(jì)律。發(fā)生泄密事件的機(jī)關(guān)單位，應(yīng)當(dāng)迅速查清其所涉及的秘密的內(nèi)容和密級(jí)、可能造成危害的嚴(yán)重程度，搞清事件的責(zé)任者，并要依法追查，同時(shí)報(bào)告上級(jí)機(jī)關(guān)，及時(shí)采取補(bǔ)救措施。(4)采用先進(jìn)技術(shù)。要使保密工作適應(yīng)新時(shí)期的要求，就必須盡量采用先進(jìn)設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)保密手段現(xiàn)代化。和朋友間閑聊可以聊公司事務(wù)嗎？為什么？想一想3.10辦公室車(chē)輛管理3.10.1車(chē)輛管理的內(nèi)容

根據(jù)車(chē)輛安排的原則，你認(rèn)為葉詩(shī)曼主任會(huì)作出怎樣的安排？討論交流（1）車(chē)輛管理的內(nèi)容車(chē)輛調(diào)度管理車(chē)輛檔案管理駕駛